《計(jì)算機(jī)文化》課件-第9章

第9章Word字處理軟件9.1概論9.2Word2003的工作環(huán)境9.3Word的基本操作9.4文檔的創(chuàng)建與管理9.5文本編輯9.6文檔排版9.7文檔中表格的制作與使用9.8文檔中圖形的插入與使用9.9網(wǎng)絡(luò)功能及安全9.10其他功能9.11Word2003的使用技巧9.12Word2003使用實(shí)例習(xí)題

9.1概論

9.1.1Word的歷史和發(fā)展

Word作為一個(gè)優(yōu)秀的字處理軟件，與以往一些字處理軟件比較有許多獨(dú)到之處。它使圖形和文字不再壁壘分明，各種圖形可以任意穿插于字里行間，使得文章的表達(dá)更加清晰明了，生動(dòng)誘人。Word是微軟公司的MicrosoftOffice套裝軟件中的一員。MicrosoftOffice辦公自動(dòng)化軟件包含了Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等幾個(gè)主要的工具，它們都是基于圖形界面的應(yīng)用程序，運(yùn)行于圖形界面的操作系統(tǒng)之下。9.1.2Word的歷史版本

(1)?MS-DOS版。隨著Windows操作系統(tǒng)的大力推廣，用于DOS系統(tǒng)下的Word版本也漸漸地退出了歷史舞臺(tái)。

(2)?AppleMacintosh版本。蘋(píng)果公司出產(chǎn)的PC機(jī)(也稱蘋(píng)果機(jī))與IBM標(biāo)準(zhǔn)PC機(jī)比較來(lái)看，往往配置較好，多用于圖形領(lǐng)域。此外，蘋(píng)果機(jī)代表了潮流和時(shí)尚，代表了高端與精美的工業(yè)設(shè)計(jì)。但蘋(píng)果機(jī)并不使用Windows操作系統(tǒng)，而是使用MacOSX操作系統(tǒng)，且不兼容Windows軟件，因此針對(duì)該操作系統(tǒng)也推出了一系列的Word版本。

(3)?MicrosoftWindows版本。

(4)?SCOUNIX版本，即MicrosoftWordforUNIXSystemsRelease5.1。

(5)?OS/2版本，即1992年MicrosoftWordforOS/2版本1.1B。

(6)?WPS。WPS是由金山電腦公司開(kāi)發(fā)的WordProcessingSystem，是我國(guó)最早推出的DOS版字處理軟件。自1989年推出以來(lái)，由于操作方便、功能強(qiáng)大，備受用戶的歡迎。9.1.3Word的運(yùn)行環(huán)境

由于字處理軟件是在不同的系統(tǒng)環(huán)境下開(kāi)發(fā)的，因此不同的字處理軟件運(yùn)行的環(huán)境也是不同的。西文Word是指該軟件的工作環(huán)境是西文平臺(tái)，它在西文Windows環(huán)境下運(yùn)行，但也可以運(yùn)行在Windows的中文環(huán)境下。前者只能處理西文字符，后者具有中/西文處理能力。中文Word是在西文Word的基礎(chǔ)上漢化而來(lái)的，其工作環(huán)境是中文平臺(tái)，它只能運(yùn)行在中文Windows環(huán)境下，其窗口、菜單及系統(tǒng)提示信息等都是由漢字表示的。Word6.0是在Windows?3.x環(huán)境下運(yùn)行的，Word97/2000是在Windows98/2000環(huán)境下運(yùn)行的，Word2003/2007的運(yùn)行環(huán)境為Windows9x/2000/XP/2003/Vista。9.1.4Word的優(yōu)點(diǎn)

Word之所以能在眾多的字處理軟件中獨(dú)樹(shù)一幟，成為最受歡迎的字處理軟件并被廣泛應(yīng)用，是由于它具有以下眾多的優(yōu)點(diǎn)：

●直觀式操作；

●所見(jiàn)即所得(WYSIWYG，WhatYouSeeIsWhatYouGet)；

●快速排版功能；

●高效率的自動(dòng)圖文集；

●高度的圖文集成能力；

●快速圖標(biāo)制作；●編輯數(shù)學(xué)方程式；

●書(shū)簽、標(biāo)注、索引與目錄；

●英文拼寫(xiě)與語(yǔ)法檢查；

●多頁(yè)預(yù)覽；

●郵件合并；

●宏命令；

●高度兼容性；

●動(dòng)態(tài)的聯(lián)機(jī)幫助系統(tǒng)；

●預(yù)定樣式與圖樣；

●?Web工具。9.1.5Word2003的優(yōu)點(diǎn)

Word2003適用于制作各種文檔。比起以前的各種版本，Word2003做了很大的變動(dòng)。與先前版本的最大不同之處就是，使用Word2003時(shí)與他人交流更加方便，能夠很好地進(jìn)行協(xié)同工作，具體表現(xiàn)在以下幾方面：

(1)可以更加方便地開(kāi)始工作。

(2)全新的文檔保護(hù)。

(3)使用共享文檔。

(4)使用XML文檔。

9.2Word2003的工作環(huán)境

9.2.1Word2003的啟動(dòng)與退出

1．Word的啟動(dòng)

啟動(dòng)Word的方法，主要有以下幾種：

(1)利用“開(kāi)始”菜單。單擊“開(kāi)始”按鈕，執(zhí)行“所有程序”，找到“MicrosoftOffice”，單擊“MicrosoftOfficeWord2003”。

(2)利用桌面上的快捷方式。在裝MicrosoftOffice軟件時(shí)，如果選擇在桌面顯示快捷方式的話，就會(huì)在桌面上看到

圖標(biāo)，雙擊該圖標(biāo)即可啟動(dòng)Word。

(3)利用鼠標(biāo)右鍵。在桌面上或某個(gè)文件夾內(nèi)，單擊右鍵，選擇“新建”，在出現(xiàn)的菜單中有一項(xiàng)是“MicrosoftWord文檔”，單擊即可。

2．Word的退出

退出Word的方法一般有以下幾種：

(1)單擊Word工作窗口右上角的關(guān)閉按鈕。值得注意的是，關(guān)閉按鈕下面也有一個(gè)的按鈕，這個(gè)按鈕功能是關(guān)閉當(dāng)前的文檔，而不是關(guān)閉整個(gè)Word。

(2)單擊Word工作窗口中菜單欄的“文件”菜單，選擇“退出”命令。

(3)雙擊Word工作窗口左上角的控制菜單圖標(biāo)。

(4)按組合鍵Alt?+?F4。

(5)在最底端任務(wù)欄上點(diǎn)右鍵，選擇“關(guān)閉”。無(wú)論使用哪種退出Word的方法，如果在退出之前，文檔還未存盤(pán)，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，詢問(wèn)是否保存該文檔，單擊“是”按鈕，則保存(如果是新文檔，則需要確定保存的位置和文件名)；單擊“否”按鈕，則本次修改文檔結(jié)果不存盤(pán)直接退出Word；單擊“取消”，則此次點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕的操作無(wú)效，繼續(xù)返回Word編輯狀態(tài)。另外，如果在退出前，在剪切板尚有先前的文檔或圖片，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)另一個(gè)對(duì)話框，詢問(wèn)關(guān)閉Word之后，剪切板的內(nèi)容是否仍可以用于別的應(yīng)用程序中，單擊“是”，可以用于別的應(yīng)用程序中；單擊“否”，則剪切板的內(nèi)容失效；單擊“取消”，則恢復(fù)Word未完全關(guān)閉狀態(tài)。9.2.2Word2003的操作界面

新建一個(gè)Word文檔，就會(huì)出現(xiàn)如圖9-1所示的Word2003操作界面。它由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、標(biāo)尺、文本區(qū)、視圖按鈕、瀏覽按鈕、滾動(dòng)條以及狀態(tài)欄組成。

1．標(biāo)題欄

標(biāo)題欄位于窗口的最上方，激活時(shí)呈現(xiàn)藍(lán)色，未激活時(shí)呈現(xiàn)灰色。標(biāo)題欄包含了控制菜單按鈕、所要編輯的文檔名、程序名稱、最小化按鈕、還原按鈕和關(guān)閉按鈕。從Word控制菜單中選擇“最大化”命令或單擊標(biāo)題欄右端的“最大化”按鈕，可以使Word窗口充滿整個(gè)屏幕；單擊“還原”按鈕，可以將Word恢復(fù)成普通的窗口，此時(shí)將鼠標(biāo)移到Word窗口的邊框或四角，看到鼠標(biāo)變成了箭頭符號(hào)后，拖動(dòng)鼠標(biāo)就可以任意改變窗口的大??；單擊標(biāo)題欄中的“最小化”按鈕或選擇控制菜單中的“最小化”命令，Word窗口則縮小為顯示在任務(wù)欄中的圖標(biāo)，單擊該圖標(biāo)，又可以恢復(fù)為原窗口的大?。贿x擇控制菜單的“關(guān)閉”命令或單擊標(biāo)題欄中的“關(guān)閉”按鈕，可以退出Word。退出Word時(shí)，若編輯的文本沒(méi)有進(jìn)行保存，則會(huì)彈出提示是否保存當(dāng)前文檔的對(duì)話框。圖9-1Word2003操作界面

2．菜單欄

標(biāo)題欄的下面是菜單欄，它包含文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口、幫助等菜單。如果計(jì)算機(jī)上裝了AdobePDFProfessional，Word的菜單欄還會(huì)出現(xiàn)AdobePDF，可以實(shí)現(xiàn)Word到PDF格式的轉(zhuǎn)變。

點(diǎn)擊菜單欄上的任意一項(xiàng)，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)相對(duì)應(yīng)的下拉菜單。Word2003的菜單有自動(dòng)記錄功能，一些命令在一段時(shí)間內(nèi)不使用，就會(huì)自動(dòng)隱藏。在菜單底端有一個(gè)箭頭按鈕，單擊這個(gè)按鈕或在菜單欄停留一會(huì)，就會(huì)顯示全部的菜單命令。在下拉菜單中，某些菜單命令后有箭頭符號(hào)，這表明還有下一級(jí)的子菜單，鼠標(biāo)在此停留片刻會(huì)顯示下一級(jí)的子菜單。

如果在菜單上的命令前有一個(gè)，表明該命令已經(jīng)被激活；如果去掉這個(gè)對(duì)號(hào)，則該命令就沒(méi)有被激活。另外，如果有的命令顏色是淺灰色，表明這個(gè)命令當(dāng)前狀態(tài)不能使用；如果一些命令前有圖標(biāo)顯示，表明這些命令可以添加到工具欄中。

用戶在使用鼠標(biāo)選擇命令時(shí)，直接點(diǎn)擊想要的命令即可。如果我們看到某個(gè)命令后帶有(…)，說(shuō)明在使用該命令時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框；否則，直接出現(xiàn)想要的結(jié)果。

此外，Word2003還添加了直接幫助的功能，在菜單欄最右邊有一個(gè)對(duì)話框，可以直接輸入需要幫助的問(wèn)題。

3．工具欄

在菜單欄的下方便是工具欄，工具欄是由一些帶有圖標(biāo)的按鈕組成的。將鼠標(biāo)短暫地停留在該按鈕上，系統(tǒng)就會(huì)顯示出該按鈕的名稱。使用時(shí)，直接選擇這樣的按鈕即可。

一般來(lái)說(shuō)，最常用的就是“常用”和“格式”兩種工具欄，分兩層放置，上面一層是“常用”工具欄，下面一層是“格式”工具欄。用戶也可以根據(jù)自己的需要來(lái)顯示或隱藏工具欄，方法是執(zhí)行“視圖”里的“工具欄”命令，彈出“工具欄”子菜單，單擊子菜單中相應(yīng)的名稱，只要前面有，則該工具欄就會(huì)顯示在操作界面中；反之，如果要在操作界面上隱藏某個(gè)工具欄，則取消其前面的即可。在每行工具欄的右邊都有一個(gè)下三角，單擊該下三角，選擇“在一行內(nèi)顯示按鈕”，會(huì)將該行按鈕和其他行的按鈕并排顯示；點(diǎn)擊“添加或刪除按鈕”，會(huì)顯示當(dāng)前工具欄中所有的按鈕，在按鈕前有的表示該按鈕已經(jīng)顯示在當(dāng)前的工具欄中，沒(méi)有的表示該按鈕還未顯示在當(dāng)前工具欄中，用戶可以根據(jù)自己的需求來(lái)選擇顯示或隱藏該工具欄中的按鈕。

另外，用戶也可以自定義自己需要的工具欄，選擇“自定義”即可。

4．標(biāo)尺

標(biāo)尺由兩部分組成，即水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺。在Word?2003默認(rèn)的情況下，水平標(biāo)尺位于工具欄的下方。標(biāo)尺的功能在于縮進(jìn)段落、調(diào)整頁(yè)邊距、改變欄寬和設(shè)置制表位等。如果選擇頁(yè)面視圖，那么編輯區(qū)的左側(cè)還會(huì)出現(xiàn)垂直標(biāo)尺。標(biāo)尺顯示了所編輯文檔的度量。

如果視圖菜單中的標(biāo)尺命令前有，則標(biāo)尺就會(huì)出現(xiàn)在操作界面上；反之，則隱藏標(biāo)尺。在Word2003中，當(dāng)把鼠標(biāo)指針移動(dòng)到標(biāo)尺的制表符、縮進(jìn)、分欄等標(biāo)記上時(shí)，會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的屏幕提示，讓用戶知道每個(gè)標(biāo)記所代表的功能。

標(biāo)尺的度量單位是可以改變的，用戶可以根據(jù)編輯文檔的需要來(lái)設(shè)置標(biāo)尺的單位。

5．文本區(qū)

文本區(qū)也稱為編輯區(qū)，就是在水平標(biāo)尺下方的面積很大的空白區(qū)域，是Word2003窗口的主要部分。該區(qū)除了可以輸入文本外，還可以插入表格和圖形，編輯和排版也都在此區(qū)進(jìn)行。文本區(qū)中閃爍的“”稱為插入點(diǎn)，表示當(dāng)前輸入文字或是插入的表格圖片將要出現(xiàn)的位置；后面那個(gè)彎曲的箭頭是回車鍵符，表示一個(gè)段落的結(jié)束。

6．視圖按鈕

從圖9-1中可以看到視圖按鈕在整個(gè)操作界面的位置，這五個(gè)按鈕從左到右分別是普通視圖、Web版式視圖、頁(yè)面視圖、大綱視圖和閱讀版式視圖。除了顯示在操作界面上之外，選擇菜單欄里的“視圖”下拉菜單中也有這五個(gè)視圖轉(zhuǎn)換的命令。用戶可以根據(jù)自己的需要來(lái)選擇合適的視圖。其中，頁(yè)面視圖是最常用的工作視圖。

7．瀏覽按鈕

通過(guò)位于垂直滾動(dòng)條下方的就是瀏覽按鈕，可以快速查看文檔內(nèi)容。在默認(rèn)情況下，點(diǎn)擊最上面的雙向上箭頭

是到前一頁(yè)；點(diǎn)擊最下面的雙向下箭頭是到后一頁(yè)；點(diǎn)擊中間的小圓點(diǎn)可以選擇瀏覽對(duì)象，可以按照“標(biāo)題”、“圖形”、“表格”、“域”、“尾注”、“腳注”、“批注”、“節(jié)”或“頁(yè)”等對(duì)象進(jìn)行查看，然后配合上下兩個(gè)跳轉(zhuǎn)的按鈕進(jìn)行相應(yīng)的瀏覽。

8．滾動(dòng)條

滾動(dòng)條包括兩種：水平滾動(dòng)條和垂直滾動(dòng)條，分別位于Word操作界面的右部和下部，見(jiàn)圖9-1，用來(lái)顯示文檔的不同部分。

滾動(dòng)條也可以方便地隱藏。用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊菜單欄中“工具”，選擇“選項(xiàng)”，在對(duì)話框的“視圖”標(biāo)簽下，通過(guò)是否保留“水平滾動(dòng)條”和“垂直滾動(dòng)條”前的對(duì)號(hào)，來(lái)決定是否在操作界面上顯示滾動(dòng)條。

9．狀態(tài)欄

在操作界面最下面的是狀態(tài)欄，其中包括頁(yè)數(shù)、節(jié)、當(dāng)前頁(yè)數(shù)/總頁(yè)數(shù)、插入點(diǎn)所在位置、行數(shù)和列數(shù)等。錄制、修訂、擴(kuò)展、改寫(xiě)是工作方式按鈕，顏色發(fā)黑表明在工作狀態(tài)，發(fā)灰則表明在非工作狀態(tài)，雙擊按鈕可以進(jìn)入或者退出這種工作方式。語(yǔ)言框用來(lái)說(shuō)明當(dāng)前文字所使用的語(yǔ)言，如中文、英文等。

9.3Word的基本操作

9.3.1鼠標(biāo)的使用

Windows操作環(huán)境下，鼠標(biāo)是必不可少的，它既可以控制指針動(dòng)作，還可以下達(dá)命令、選擇對(duì)象等。Word中隨著鼠標(biāo)指針的移動(dòng)，鼠標(biāo)在屏幕畫(huà)面的不同位置可以出現(xiàn)多種不同的形狀。常用的三種鼠標(biāo)形狀包括：

(1)：在文本區(qū)，可鍵入、選定文本或者重新設(shè)置插入點(diǎn)。

(2)：在工具欄、菜單欄、滾動(dòng)條、標(biāo)尺，可選擇命令、單擊按鈕或者拖動(dòng)。

(3)：在窗口左邊緣的選定欄、表格選定欄、樣式區(qū)，可選定行、段落或整個(gè)文檔。鼠標(biāo)的基本操作包括：①移動(dòng)鼠標(biāo)，將鼠標(biāo)指針移至屏幕某選項(xiàng)上；②單擊，在選項(xiàng)上按鼠標(biāo)左鍵選取菜單或命令、在工作區(qū)內(nèi)插入光標(biāo)選取圖形；③右擊，按鼠標(biāo)右鍵，顯示快捷菜單；④雙擊，在選項(xiàng)上按鼠標(biāo)左鍵兩次，可選取對(duì)象或打開(kāi)對(duì)話框；⑤拖動(dòng)，可選取多項(xiàng)文本內(nèi)容或進(jìn)行移動(dòng)。

注：若需要修改鼠標(biāo)屬性，可以選擇“開(kāi)始?|?控制面板”命令，在“控制面板”窗口中選擇“鼠標(biāo)”，在“鼠標(biāo)屬性”對(duì)話框中根據(jù)需要設(shè)置鼠標(biāo)屬性。比如習(xí)慣左手操作的人，可以將左右鍵的功能對(duì)調(diào)。9.3.2菜單的使用

下拉式菜單是當(dāng)前視窗的功能列表，Word還提供了一個(gè)快捷菜單，在所需地方右擊或按Shift+F10就可出現(xiàn)。

菜單的使用在Word里非常便捷，將功能相近的命令都集成在同一個(gè)下拉式菜單下，便于查找。同時(shí)，在屏幕顯現(xiàn)的一般是較常用的命令，不常用的命令會(huì)隱藏起來(lái)。這些在Word2003工作環(huán)境一節(jié)中已經(jīng)有較詳細(xì)的介紹，這里不再贅述。9.3.3工具欄的使用

工具欄位于標(biāo)題欄和菜單欄的下方，常用的工具欄會(huì)出現(xiàn)在操作界面中。同時(shí)，用戶也可以根據(jù)自身需要設(shè)置工具欄，自定義工具欄。自定義工具欄的步驟如下：

(1)在菜單欄選擇“視圖?|?工具欄?|?自定義”項(xiàng)，出現(xiàn)“自定義”對(duì)話框。

(2)在“工具欄”選項(xiàng)卡下單擊“新建”按鈕，出現(xiàn)“新建工具欄”對(duì)話框，可自己設(shè)置工具欄名稱；在“工具欄可用于”欄可選擇已經(jīng)存在的模板或文檔，如果只在一個(gè)文檔中使用，可以選擇一個(gè)文檔的名字；如果用于所有的文檔，一般情況下選擇“Normal”。

(3)點(diǎn)擊“確定”按鈕，會(huì)出現(xiàn)空白的工具欄。

(4)點(diǎn)擊“自定義”對(duì)話框中的“命令”選項(xiàng)卡，左邊是菜單欄類別，右邊是對(duì)應(yīng)菜單欄的命令。用鼠標(biāo)將選中的命令可直接拖到空白工具欄中；也可點(diǎn)擊“重排命令”按鈕，在顯示的對(duì)話框中點(diǎn)擊“工具欄”，并通過(guò)左邊的下拉菜單選中要添加的工具選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“添加”即可。添加完畢后點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕可完成操作。

設(shè)置好的自定義工具欄如圖9-2所示。圖9-2設(shè)置好的自定義工具欄9.3.4快捷鍵的使用

Word2003提供了常用功能的快捷鍵，用戶使用鍵盤(pán)可實(shí)現(xiàn)許多操作。如：按下Alt+F可打開(kāi)“文件”的下拉菜單；按下Alt+E可打開(kāi)“編輯”的下拉菜單。菜單欄每個(gè)菜單右邊的括號(hào)里都有一個(gè)字母，用Alt+對(duì)應(yīng)字母，就可以打開(kāi)該菜單。同時(shí)在下拉菜單中也可看到有的命令右邊對(duì)應(yīng)Ctrl+字母，如Ctrl+S，這是對(duì)應(yīng)該命令的快捷鍵，如Ctrl+S是保存，Ctrl+P是打印。大多數(shù)情況下，快捷鍵比鼠標(biāo)選擇菜單更有效率。9.3.5獲取幫助的途徑

使用Word過(guò)程中遇到問(wèn)題的話，可直接求助于Word自帶的“幫助”，它位于菜單欄。單擊“MicrosoftOfficeWord幫助”項(xiàng)，用戶可獲得一個(gè)內(nèi)容詳盡的電子手冊(cè)，從中可查閱有關(guān)Word的各種幫助信息，或點(diǎn)擊“常用”工具欄的按鈕來(lái)獲得幫助。

Word提供了多種幫助途徑，還提供了Office助手，單擊助手出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框。同時(shí)，用戶可根據(jù)自身需要點(diǎn)擊“選項(xiàng)”，對(duì)Office助手進(jìn)行各種設(shè)置。點(diǎn)擊幫助后的操作界面，其右邊是“幫助”任務(wù)窗格，用戶可在“搜索”里尋找待解決問(wèn)題的答案。如果計(jì)算機(jī)沒(méi)有連網(wǎng)，系統(tǒng)會(huì)在自帶的脫機(jī)文件中尋找主題內(nèi)容，并在任務(wù)窗格中顯示搜索到的信息；如果計(jì)算機(jī)連網(wǎng)，通過(guò)點(diǎn)擊“OfficeOnline”，可以到互聯(lián)網(wǎng)上尋找信息。

9.4文檔的創(chuàng)建與管理

9.4.1新建文檔

1．建立普通文檔的方法

一般來(lái)說(shuō)，在啟動(dòng)Word2003后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)空白文檔，默認(rèn)名為“文檔1.doc”。另外，如果當(dāng)前正在編輯一個(gè)文檔，新建文檔時(shí)，可以單擊常用工具欄的“新建”按鈕，或選擇“文件”菜單中的“新建”命令，打開(kāi)新建對(duì)話框，選擇“常用”模板中的“空文檔”，然后單擊“確定”即可。也可以利用快捷鍵Ctrl+N新建文檔。

2．使用文檔模板建立專用文檔的方法

在“文件”中選擇“新建”命令，在右邊出現(xiàn)的“新建文檔”對(duì)話框中，用戶可以根據(jù)自己的需要選擇新建的是空白文檔、XML文檔、網(wǎng)頁(yè)、電子郵件等。同時(shí)，也可以選擇自己需要的模板，一般默認(rèn)的是Normal。9.4.2打開(kāi)文檔

要繼續(xù)編輯或查看一個(gè)已存在的文檔，首先要把它打開(kāi)。打開(kāi)文檔的常用方法有：

(1)選擇“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令或常用工具欄的“打開(kāi)”按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl+O，屏幕上將出現(xiàn)“打開(kāi)”對(duì)話框，用戶可以在該對(duì)話框中尋找想要打開(kāi)的文檔。

(2)?Word可以記住最近使用過(guò)的多個(gè)文檔，將它們排列在“文件”菜單下方，用戶可以根據(jù)需要直接選取。

(3)通過(guò)“我的電腦”或“資源管理器”或“搜索”命令找到要編輯的文檔，然后雙擊該文檔即可將其打開(kāi)。

★小技巧：如何同時(shí)打開(kāi)多個(gè)文檔?在使用Word時(shí)，為了便于集中編輯或?yàn)g覽，可以同時(shí)打開(kāi)多個(gè)文檔，下面就介紹幾種打開(kāi)多個(gè)文檔的方法：

(1)在資源管理器中，選中要打開(kāi)的多個(gè)Word文檔，按下回車鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)Word，并將所選文檔全部打開(kāi)。在選擇文檔時(shí)，如果是要選中多個(gè)連續(xù)文檔，可以按下Shift鍵再用鼠標(biāo)單擊相應(yīng)的文件名；如果要選中多個(gè)不連續(xù)文檔，就按下Ctrl鍵再用鼠標(biāo)單擊相應(yīng)的文件名。

(2)如果Word已經(jīng)啟動(dòng)了，可以單擊工具欄上的“打開(kāi)”按鈕，在彈出的“打開(kāi)”對(duì)話框中，找到文件所在目錄，然后選擇要打開(kāi)的文件，單擊“打開(kāi)”按鈕，就可以把選中的文件依次打開(kāi)了。文件的選擇方法與第(1)種方法是一致的。

(3)如果文件在不同的目錄中，可以在資源管理器中的相應(yīng)目錄中選中要打開(kāi)的文檔按下鼠標(biāo)左鍵，將文檔拖到任務(wù)欄中的Word圖標(biāo)上(注意：此時(shí)的Word中沒(méi)有打開(kāi)的文檔)，所選文檔就被打開(kāi)了；再找到其他目錄，用同樣方法將所選文檔拖到Word圖標(biāo)上。那么又如何快速關(guān)閉多個(gè)文檔呢?要想將所有打開(kāi)文檔一次關(guān)閉，并且不退出Word，可以按下Shift鍵，再單擊“文件”菜單，從中選擇“全部關(guān)閉”命令即可。

如果只想關(guān)閉其中的幾個(gè)文檔，可以按下Ctrl鍵再單擊任務(wù)欄上要關(guān)閉的文檔的圖標(biāo)，圖標(biāo)都呈凹下?tīng)顟B(tài)。在圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“關(guān)閉”命令，可將所選的文檔全部關(guān)閉。用這種方法也可以將所選文檔最小化、還原或最大化。9.4.3保存文檔

保存文檔的方式有幾種：?jiǎn)螕簟拔募辈藛蜗碌摹氨４妗泵罨蚬ぞ邫谏系摹氨４妗卑粹o，或者用快捷鍵Ctrl+S。在關(guān)閉文檔時(shí)，如果所做修改未保存，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示是否要保存文檔。

當(dāng)對(duì)一個(gè)新建的文檔進(jìn)行保存時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“另存為”對(duì)話框，用戶可以選擇要保存文檔的位置，且輸入文檔的名稱。通過(guò)“另存為”命令還可將文件換名保存或以其他格式保存。同時(shí)，Word對(duì)用戶文檔的保護(hù)提供了一些設(shè)置，例如自動(dòng)保存、使用口令、建立備份及快速保存等，可以避免突然斷電或另外一些突發(fā)事件來(lái)不及保存文檔，或保護(hù)文檔不被他人修改。用戶可以選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，單擊對(duì)話框中的“保存”，進(jìn)行各項(xiàng)設(shè)置。9.4.4文檔視圖

所謂視圖，是指文檔在屏幕上的文檔窗體中的顯示方式。Word提供了幾種不同的文檔顯示方式，稱為“文檔視圖”。單擊水平滾動(dòng)條左側(cè)的五個(gè)按鈕，可以在普通視圖、頁(yè)面視圖、Web版式視圖、大綱視圖、閱讀版式視圖之間切換。

(1)普通視圖。普通視圖是具有多種用途的視圖，適用于文字錄入、編輯、格式編排以及在文檔中移動(dòng)等操作。該視圖方式下只有水平標(biāo)尺，沒(méi)有垂直標(biāo)尺。在普通視圖方式中文本的顯示是經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)化的。

(2)?Web版式視圖。Web版式視圖用于顯示文檔在Web瀏覽器中的外觀。在此視圖中可以創(chuàng)建能在屏幕上顯示的Web頁(yè)或文檔，可看到背景和為適應(yīng)窗口而換行顯示的文本，其圖形位置與在Web瀏覽器中的位置一致。

(3)頁(yè)面視圖。頁(yè)面視圖是最常用的一種視圖方式，也是Word?2003默認(rèn)的方法。采用這種視圖方式時(shí)，文檔在屏幕上的顯示與實(shí)際的打印結(jié)果更為接近，從中可看到文本和其他文檔元素在紙張上是如何放置的，并且可以看到代表紙張邊緣的圖式，即代表實(shí)際打印紙張的顯示形式。頁(yè)眉、頁(yè)腳、圖形都將出現(xiàn)在合適的位置上。

(4)大綱視圖。大綱視圖將所有的標(biāo)題分級(jí)顯示，層次分明，便于看清整個(gè)文章的結(jié)構(gòu)和每部分在文章中的位置，但如果需要設(shè)置段落格式，則需要切換到普通視圖或頁(yè)面視圖方式。

在大綱視圖下的主要操作集中在“大綱”工具欄：“提升”、“降低”按鈕功能為把選定的標(biāo)題級(jí)別提升或降低，“降為正文文字”按鈕功能為將所選標(biāo)題降級(jí)為正文。單擊“上移”、“下移”按鈕，可以把選擇的標(biāo)題上下移動(dòng)?！罢归_(kāi)”、“折疊”按鈕用來(lái)展開(kāi)或折疊標(biāo)題下的文字。

(5)閱讀版式視圖。在閱讀版式視圖下不顯示文檔的格式、水平和垂直標(biāo)尺、狀態(tài)欄，適合于用戶閱讀文檔內(nèi)容，便于差錯(cuò)校正。要退出該模式，只需點(diǎn)擊工具欄上的“關(guān)閉”命令，頁(yè)面就會(huì)切換到轉(zhuǎn)入閱讀版式視圖前的那種視圖方式。在閱讀版式視圖方式中的操作，可以利用“閱讀版式”工具欄進(jìn)行：

單擊工具欄上的“增大文本字號(hào)”按鈕，可以增大閱讀版式的字號(hào)；單擊“減小文本”按鈕，可以減小閱讀版式的字號(hào)；單擊“實(shí)際頁(yè)數(shù)”按鈕，可以在閱讀版式窗口中以實(shí)際的頁(yè)面顯示文檔，再次單擊“實(shí)際頁(yè)數(shù)”按鈕，則可以返回逐屏顯示的閱讀版式；單擊“允許多頁(yè)”按鈕，則可以在顯示單屏和顯示多屏之間轉(zhuǎn)換。9.4.5打印預(yù)覽及打印

通常在打印之前，我們需要對(duì)文檔進(jìn)行設(shè)置。Word提供了“打印預(yù)覽”，可以先預(yù)覽文檔的打印效果。選取“文件”菜單下的“打印預(yù)覽”命令或點(diǎn)擊工具欄上的放大鏡圖標(biāo)，會(huì)出現(xiàn)預(yù)覽窗口。在預(yù)覽工具欄中，可以選擇“單頁(yè)預(yù)覽”或“多頁(yè)預(yù)覽”。選擇工具欄上的“關(guān)閉”按鈕可以退出預(yù)覽模式，進(jìn)入編輯環(huán)境。如果預(yù)覽通過(guò)，便可以打印輸出。用戶可以選擇“文件”菜單的“打印”命令，或點(diǎn)擊工具欄上的打印機(jī)圖標(biāo)，也可以使用快捷鍵Ctrl+P，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)打印對(duì)話框。用戶可以在這個(gè)對(duì)話框中選擇打印機(jī)的類型，指定文件的打印范圍，如全部文檔、當(dāng)前頁(yè)或設(shè)置打印頁(yè)數(shù)，設(shè)置打印份數(shù)，選擇是否縮放，每頁(yè)打印的版數(shù)等。同時(shí)，用戶還可以點(diǎn)擊在打印機(jī)名稱右邊顯示的“屬性”按鈕，設(shè)置打印紙張的樣式、方向等。

如果用戶不需要將文檔打印出來(lái)，而需要轉(zhuǎn)換成別的格式，比如pdf格式的文件，也可以通過(guò)“打印”命令來(lái)實(shí)現(xiàn)。★小技巧：如何方便地進(jìn)行Word文檔的雙面打印呢？

用Word打印多頁(yè)的文檔時(shí)出于格式要求或?yàn)榱斯?jié)省紙張，可能需進(jìn)行雙面打印。

我們一般常用的操作方法是：選擇“打印”對(duì)話框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇數(shù)頁(yè)”或“打印偶數(shù)頁(yè)”，來(lái)實(shí)現(xiàn)雙面打印。我們?cè)O(shè)定為先打印奇數(shù)頁(yè)，等奇數(shù)頁(yè)打印結(jié)束后，將原先已打印好的紙反過(guò)來(lái)重新放到打印機(jī)上，選擇該設(shè)置的“打印偶數(shù)頁(yè)”，單擊“確定”按鈕。這樣通過(guò)兩次打印命令就可以實(shí)現(xiàn)雙面打印。我們也可以利用另一種更靈活的雙面打印方式：打開(kāi)“打印”對(duì)話框，選中“人工雙面打印”，確定后就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“請(qǐng)將出紙器中已打印好的一面的紙取出并將其放回到送紙器中，然后按‘確定’按鍵，繼續(xù)打印”的對(duì)話框并開(kāi)始打印奇數(shù)頁(yè)，打印完后將原先已打印好的紙反過(guò)來(lái)重新放到打印機(jī)上，然后按下該對(duì)話框的“確定”按鍵，Word就會(huì)自動(dòng)再打印偶數(shù)頁(yè)，這樣只用一次打印命令就可以了。

兩種方法對(duì)比，后者較前者更為方便。

9.5文本編輯

本節(jié)主要介紹文本的編輯、字符輸入、文本復(fù)制、查找等內(nèi)容，主要針對(duì)菜單欄“編輯”這一項(xiàng)。9.5.1中英文和標(biāo)點(diǎn)輸入

安裝好的MircosoftOffice2003如果是已漢化的版本，那么在打開(kāi)Word文檔時(shí)，默認(rèn)的輸入方式就是“微軟拼音輸入法”，輸入狀態(tài)是中文輸入狀態(tài)。這個(gè)狀態(tài)出現(xiàn)在Windows屏幕下端的任務(wù)欄中。用戶可以在此切換不同的輸入法，也可以選擇英文輸入。同時(shí)，用戶也可以安裝各種輸入法軟件。在這些中文輸入法的狀態(tài)下也可以進(jìn)行中英文切換，比如對(duì)于“微軟拼音輸入法”，用戶可以點(diǎn)擊Shift鍵或直接點(diǎn)擊“中”切換到英文，將顯示；在此狀態(tài)下，點(diǎn)擊Shift鍵或點(diǎn)擊“英”則會(huì)切換回中文輸入狀態(tài)。若狀態(tài)欄只顯示一個(gè)鍵盤(pán)標(biāo)記，則此時(shí)只能輸入英文。

中英文輸入方式下除了輸入字符不同之外，輸入的標(biāo)點(diǎn)也是不同的。9.5.2特殊符號(hào)的輸入

用戶在輸入文檔時(shí)，有些符號(hào)是不能從鍵盤(pán)上直接輸入的。用戶可以選擇菜單欄中的“插入?|?符號(hào)”命令，會(huì)出現(xiàn)一定的對(duì)話框，用戶可以通過(guò)拖動(dòng)右邊的滾動(dòng)條尋找自己需要的符號(hào)，也可以在“字體”處選擇。如果有子集的話，可以通過(guò)細(xì)化來(lái)簡(jiǎn)化尋找步驟。選好需要的符號(hào)后，點(diǎn)擊最下面的“插入”，然后點(diǎn)擊“關(guān)閉”，這樣需要插入到文檔內(nèi)的符號(hào)就會(huì)出現(xiàn)在文檔中。9.5.3漢字信息的數(shù)字化

所謂漢字信息的數(shù)字化，是指漢字信息輸入計(jì)算機(jī)成為文檔中顯示出的漢字。我們面對(duì)漢字信息化還是有許多的困難，漢字輸入效率低下，仍是讓人頭疼的一個(gè)問(wèn)題。我國(guó)的研究者們研究出類似于筆畫(huà)的“五筆字型輸入法”，風(fēng)靡一時(shí)。

最常用的漢字信息數(shù)字化工具是“拼音輸入法”。人們一般對(duì)漢字的發(fā)音比較敏感，加上近年來(lái)漢字輸入軟件的迅速發(fā)展，智能型的輸入軟件日益增加。9.5.4文字的增、刪

在輸入文檔時(shí)，有錯(cuò)誤的地方需要對(duì)文檔進(jìn)行修正，缺失地方需要補(bǔ)充內(nèi)容，這就涉及到文字的增、刪。

(1)文字的增。前面提到過(guò)文檔輸入點(diǎn)是一個(gè)不停閃動(dòng)的光標(biāo)，可在此輸入內(nèi)容。增加文字時(shí)，用戶可以找到需要增加文字的地方，單擊鼠標(biāo)左鍵，這樣光標(biāo)就會(huì)出現(xiàn)在需要的地方，然后輸入增加內(nèi)容即可。如果要增加一個(gè)段落，可將光標(biāo)落在上一段落結(jié)尾處回車符號(hào)前，然后按下Enter鍵，這樣光標(biāo)就另起一段了。

(2)文字的刪。文字的刪除有幾種方法：如果要?jiǎng)h除光標(biāo)前的文字，可以按鍵盤(pán)上的Backspace(退格)鍵，按一下刪除一個(gè)字符；如果要?jiǎng)h除光標(biāo)后的文字，可以按鍵盤(pán)上的Delete(刪除)鍵，按一下刪除一個(gè)字符；如果要?jiǎng)h除一大段文字，可以點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，一直到選中所有要?jiǎng)h除的文字，再放開(kāi)鼠標(biāo)按鍵，選中部分會(huì)顯示成黑色背景，然后按Backspace鍵或Delete鍵都可以刪除被選中的內(nèi)容。9.5.5插入與改寫(xiě)狀態(tài)

當(dāng)“改寫(xiě)”是灰色??且輸入狀態(tài)是插入時(shí)，在光標(biāo)閃動(dòng)的位置可以插入文字。通過(guò)按下鍵盤(pán)上的Insert鍵可以切換插入和改寫(xiě)狀態(tài)。如果“改寫(xiě)”不是灰色，表示此時(shí)激活了“改寫(xiě)”模式，在光標(biāo)閃動(dòng)處輸入的文字不再插入到文檔中，而是會(huì)代替后面的文字。9.5.6插入時(shí)間與日期

Word里提供了插入時(shí)間和日期的功能。用戶選擇“插入?|?日期和時(shí)間”命令，將出現(xiàn)“日期和時(shí)間”對(duì)話框。該對(duì)話框左邊是Word中給出的日期和時(shí)間的一些格式，右邊是“語(yǔ)言”組合框，選擇不同的語(yǔ)言對(duì)應(yīng)著不同的日期表示方式。在右下方有“自動(dòng)更新”復(fù)選框，如果選中該項(xiàng)，那么插入文檔的日期和時(shí)間會(huì)根據(jù)Windows系統(tǒng)時(shí)間的改變而改變。對(duì)話框設(shè)置好之后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，設(shè)置就會(huì)生效，在文檔中閃動(dòng)光標(biāo)處會(huì)插入日期和時(shí)間。9.5.7文本的剪切、復(fù)制及粘貼

一般涉及到剪貼板的操作有三個(gè)：剪切、復(fù)制和粘貼。

(1)剪切。用戶想要完成剪切操作，需要先選取被剪切的部分，之后點(diǎn)擊“編輯”菜單中的“剪切”命令；也可以單擊工具欄中的圖標(biāo)；或在選中文檔上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“剪切”命令；還可以通過(guò)快捷鍵Ctrl+X來(lái)完成。

(2)復(fù)制。該操作的實(shí)現(xiàn)方法與“剪切”類似，不同之處是其快捷鍵是Ctrl+C。

(3)粘貼。執(zhí)行這個(gè)操作的前提是已經(jīng)執(zhí)行過(guò)“剪切”或“復(fù)制”操作，其使用方法類似于“剪切”和“復(fù)制”，不同之處是，其快捷鍵是Ctrl+V。9.5.8文本的查找及替換

“編輯”菜單下包含有“查找”、“替換”、“定位”三個(gè)命令。選擇“查找”命令，用戶可以在“查找內(nèi)容”組合框內(nèi)輸入想要查找的內(nèi)容。點(diǎn)擊“查找下一處”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)從光標(biāo)所在處開(kāi)始查找與“查找內(nèi)容”相關(guān)的內(nèi)容。如果需要用“AA”來(lái)代替文檔中出現(xiàn)的“BB”，那么在對(duì)話框中首先要點(diǎn)擊“替換”選項(xiàng)卡，輸入“查找內(nèi)容”和“替換為”，之后點(diǎn)擊“替換”按鈕，系統(tǒng)會(huì)在光標(biāo)所在處開(kāi)始查找并將第一個(gè)“BB”替換成“AA”。如果點(diǎn)擊“全部替換”按鈕，系統(tǒng)會(huì)將文檔中所有出現(xiàn)“BB”的地方都替換成“AA”。如果點(diǎn)擊“查找下一處”，則只會(huì)從光標(biāo)所在處開(kāi)始，查找下一個(gè)出現(xiàn)“BB”的地方。9.5.9撤消鍵入和恢復(fù)鍵入

在“編輯”菜單下選擇“撤消”命令，或者在工具欄上點(diǎn)擊圖標(biāo)，都可以完成對(duì)前一次操作的撤消。同時(shí)Word還有多級(jí)撤消的功能，可以通過(guò)多次點(diǎn)擊撤消圖標(biāo)或多次選擇“撤消”命令，以及點(diǎn)擊“撤消”圖標(biāo)旁邊的倒三角，來(lái)完成多級(jí)撤消操作。

當(dāng)認(rèn)為某次“撤消”命令不應(yīng)該執(zhí)行時(shí)，可以選擇“編輯”菜單下的“恢復(fù)”命令或單擊工具欄中的圖標(biāo)，取消前面的“撤消”；同樣，多次選擇該命令或點(diǎn)擊恢復(fù)圖標(biāo)旁邊的倒三角，可完成多級(jí)恢復(fù)。9.5.10自動(dòng)更正

Word提供了“自動(dòng)更正”功能，用戶可以利用此功能更正一些常見(jiàn)的鍵入錯(cuò)誤、拼寫(xiě)錯(cuò)誤和語(yǔ)法錯(cuò)誤等。

選擇“工具”菜單的“自動(dòng)更正選項(xiàng)”，會(huì)出現(xiàn)對(duì)話框，用戶可在該對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。在“替換”框中輸入需要更正的內(nèi)容，在文檔編輯的過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地將其更正為設(shè)置好的內(nèi)容。比如在“替換”框中輸入“HIS”，在“替換為”框中輸入“HIS”，并點(diǎn)擊“添加”按鈕，則在文檔編輯時(shí)，如果輸入了“HIS”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更正為“HIS”。把鼠標(biāo)移動(dòng)到修正過(guò)的“HIS”處，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小菜單，詢問(wèn)“是否改回HIS”以及“撤消對(duì)HIS的自動(dòng)更正”。9.5.11中英文文本的拼寫(xiě)檢查

Word2003相較于前面的版本，增加了對(duì)中英文的校對(duì)功能。雖然它對(duì)中文校對(duì)的作用不是很大，但對(duì)英文校對(duì)還是很有用的。當(dāng)在文檔中出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤或者不識(shí)別的單詞時(shí)，Word會(huì)在該單詞下面用紅色的波浪線標(biāo)記，對(duì)有語(yǔ)法錯(cuò)誤的用綠色波浪線標(biāo)記，用戶可以通過(guò)這些標(biāo)記來(lái)進(jìn)行選擇性的修改。同時(shí)，用戶也可以選擇“工具”欄中的“拼寫(xiě)與語(yǔ)法”按鈕來(lái)挑出系統(tǒng)認(rèn)為錯(cuò)誤的地方。9.5.12字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)

另外，Word中為了方便用戶，提供了“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”功能。點(diǎn)擊“工具”菜單欄，會(huì)看到“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令，點(diǎn)擊后，會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，顯示當(dāng)前文檔的頁(yè)數(shù)、字?jǐn)?shù)、字符數(shù)、段落、行數(shù)等信息。

9.6文檔排版

9.6.1頁(yè)面設(shè)置

在制作文檔時(shí)，用戶應(yīng)該先考慮頁(yè)面如何設(shè)置，比如頁(yè)邊距。用戶可以選取“文件”菜單下的“頁(yè)面設(shè)置”命令，在“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡下選擇參數(shù)。

當(dāng)文檔準(zhǔn)備打印輸出時(shí)，需要考慮打印紙張的大小，這時(shí)點(diǎn)擊“紙張”選項(xiàng)卡，用戶可以在“紙張大小”處的組合框中選取。一般常用的就是A4大小的紙，寬度和高度是相對(duì)應(yīng)的。點(diǎn)擊“版式”選項(xiàng)卡可以給整篇文檔分節(jié)，設(shè)置頁(yè)眉與頁(yè)腳的距離、頁(yè)眉和頁(yè)腳的內(nèi)容是否奇偶頁(yè)不同、首頁(yè)不同。

在“文檔網(wǎng)絡(luò)”選項(xiàng)卡中可以設(shè)置文檔中文字的排列方向(水平或是垂直)、是否分欄、有沒(méi)有網(wǎng)格等。9.6.2字符格式設(shè)置

字符的格式設(shè)置是指對(duì)英文字母、漢字、數(shù)字以及各種符號(hào)進(jìn)行的一系列設(shè)置，大部分都可以通過(guò)選擇“格式”工具欄的“字體”命令實(shí)現(xiàn)。

1．字體、字形和字號(hào)

所謂“字體”，就是宋體、黑體、楷體、行書(shū)、隸書(shū)等漢字的形狀；所謂“字形”，是指常規(guī)、加粗、傾斜等漢字狀態(tài)；所謂“字號(hào)”，是指一號(hào)、小一、二號(hào)等漢字的大小。

用戶在使用字號(hào)時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)字號(hào)有兩種表現(xiàn)形式，中文字號(hào)從八號(hào)至初號(hào)，英文磅值從5～72，它們之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系見(jiàn)表9-1。表9-1中文字號(hào)與英文磅值的對(duì)應(yīng)關(guān)系

2．間距與效果

“字符間距”用來(lái)設(shè)置字符的縮放、間距及位置?？s放有：縮放%；間距有：標(biāo)準(zhǔn)、加寬、緊縮；位置有：標(biāo)準(zhǔn)、提升、下降。

“動(dòng)態(tài)效果”用來(lái)產(chǎn)生字符的動(dòng)畫(huà)效果，如“赤水情深”、“七彩霓虹”等。

所有的設(shè)置選定之后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。

3．首字下沉

首字下沉是指為了顯示更加醒目，對(duì)段落開(kāi)頭的第一個(gè)字符增大字號(hào)，在版面上形成下沉的效果。用戶在“格式”菜單中選“首字下沉”，可以選定首字的位置，也可在“選項(xiàng)”中自行設(shè)置，完成后只需點(diǎn)擊“確定”即可。

4．中文版式

用戶可以通過(guò)“格式”菜單欄找到“中文版式”命令，其后面的三角會(huì)引出子菜單。

拼音指南：此功能可以對(duì)選定的文字加拼音。

帶圈字符：該功能可以對(duì)選定的一個(gè)字符加圈。在其對(duì)話框內(nèi)，可以直接輸入欲加圈的字符，可選擇不同的圈號(hào)和樣式，選好點(diǎn)擊“確定”即可。

縱橫混排：對(duì)選定的字符旋轉(zhuǎn)90°之后與正文混排。若選中“適應(yīng)行寬”選項(xiàng)，表示將所選文字的寬度壓縮為行高的尺寸。當(dāng)選定的字符較多時(shí)，為有好的效果，一般不選中此項(xiàng)；點(diǎn)擊“刪除”按鈕表示取消原縱橫混排。合并字符：將選定的字符(最多六個(gè)文字)合并在一起。默認(rèn)情況下合并后的寬度同一個(gè)漢字等寬；也可以改變字號(hào)和字體，使合并后的寬度變化，達(dá)到好的視覺(jué)效果。

雙行合一：該功能將選定的文字分兩行顯示，兩行的高度與原一行等高。該功能與“合并字符”很相似，不同的是“雙行合一”不可改變字體和字號(hào)，但可以增加括號(hào)。

5．格式刷

(1)段落格式的復(fù)制。段落格式包括制表符、項(xiàng)目符號(hào)、縮進(jìn)、行距等。單擊希望復(fù)制的段落，使光標(biāo)定位在該段落內(nèi)，單擊“格式刷”按鈕(在“常用”工具欄上可以看到該按鈕)，此時(shí)，鼠標(biāo)的樣式變成“刷子”形狀，把這個(gè)像“刷子”的鼠標(biāo)移到要應(yīng)用此格式的段落上，單擊即可。

(2)字符格式的復(fù)制。字符的格式包括字體、字號(hào)和字形等。選取希望復(fù)制格式的文本，不包括段尾的“回車”標(biāo)記，其余方法與段落復(fù)制類似。

(3)多次復(fù)制格式。首先雙擊“格式刷”按鈕，然后選取希望應(yīng)用此格式的文本，松開(kāi)鼠標(biāo)，繼續(xù)選擇希望應(yīng)用此格式的文本，可多次使用。退出時(shí)只需再次單擊“格式刷”按鈕即可。9.6.3項(xiàng)目編號(hào)和符號(hào)設(shè)置

1．自動(dòng)創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)

當(dāng)在段落的開(kāi)頭輸入類似“1.”、“a)”、“一、”等格式的起始編號(hào)時(shí)，在輸入文檔之后點(diǎn)擊“回車”，Word自動(dòng)將該段轉(zhuǎn)換為列表，下一段的開(kāi)始是下一個(gè)編號(hào)；如果不需要列表形式，可以刪除編號(hào)；如果在段落開(kāi)頭輸入“*”后輸入文本，在結(jié)束回車后，Word自動(dòng)將該段轉(zhuǎn)換為項(xiàng)目符號(hào)列表，“*”將轉(zhuǎn)換為黑色的圓點(diǎn)“●”。

2．添加編號(hào)

對(duì)已有的文本，可直接點(diǎn)擊“格式”工具欄上的“編號(hào)”按鈕

添加編號(hào)；也可選擇“格式”菜單欄中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，在其對(duì)話框中選擇想要的編號(hào)形式；同時(shí)也可以點(diǎn)擊“自定義”按鈕選擇默認(rèn)形式中沒(méi)有的編號(hào)形式。

3．添加項(xiàng)目符號(hào)

項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)不同之處是，編號(hào)為連續(xù)的數(shù)字或字母，而項(xiàng)目符號(hào)是相同的符號(hào)形式?？芍苯狱c(diǎn)擊“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕添加項(xiàng)目符號(hào)；也可選擇“格式”菜單欄中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，選擇想要的項(xiàng)目符號(hào)。如果需要選擇別的樣式的符號(hào)或圖片來(lái)代替已有符號(hào)，可以點(diǎn)擊“自定義”按鈕。

4．多級(jí)列表

多級(jí)列表可以清晰地表明各層次之間的關(guān)系。創(chuàng)建多級(jí)列表必須先通過(guò)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框中的“多級(jí)符號(hào)”標(biāo)簽確定多級(jí)格式，然后通過(guò)“格式”工具欄的“減少縮進(jìn)量”和“增加縮進(jìn)量”來(lái)確定層次的效果。9.6.4段落格式設(shè)置

Word中的一個(gè)段落是指一段文字的結(jié)束，以回車鍵為標(biāo)志。段落格式的編排內(nèi)容包括段落的對(duì)齊方式、段落縮進(jìn)、行距、段間距、標(biāo)尺和制表位等。

1.對(duì)齊方式

Word里提供了四種對(duì)齊方式，包括兩端對(duì)齊、居中、右對(duì)齊和分散對(duì)齊，“格式”工具欄中有四個(gè)按鈕，如果這四個(gè)按鈕都沒(méi)有選中，則系統(tǒng)默認(rèn)的就是左對(duì)齊方式。

2．段落縮進(jìn)

段落的縮進(jìn)是指正文與頁(yè)邊距之間的距離，包括左縮進(jìn)、右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)幾種縮進(jìn)方式。用戶可以選擇“格式”菜單欄中的“段落”命令來(lái)設(shè)置精確縮進(jìn)(可以選擇數(shù)字或輸入數(shù)字)；也可以點(diǎn)擊“格式”工具欄上專門(mén)控制左右縮進(jìn)量的按鈕(“減少縮進(jìn)量”按鈕和“增加縮進(jìn)量”按鈕)來(lái)進(jìn)行設(shè)置；還可以通過(guò)拖動(dòng)“標(biāo)尺”上的幾個(gè)縮進(jìn)標(biāo)記來(lái)改變縮進(jìn)。

3．行距

行距是指段落中行與行之間的距離，通常默認(rèn)的是單倍行距。Word也會(huì)根據(jù)字體的大小自動(dòng)調(diào)整行距。用戶可以在“段落”對(duì)話框中設(shè)置行距。Word給出的“行距”設(shè)置選項(xiàng)有五個(gè)：?jiǎn)伪缎芯啵荳ord默認(rèn)的形式，也是系統(tǒng)根據(jù)文字的大小自動(dòng)調(diào)整的最佳行距；1.5倍行距、2倍行距：是相對(duì)于單倍行距而言，即是單倍行距的1.5倍或2倍；最小值，是設(shè)置成可以自動(dòng)調(diào)節(jié)到可容納最大字體或圖形的最小行距值；固定值，是將行距設(shè)置成不需要Word自動(dòng)調(diào)節(jié)的固定行距值；多倍行距，也是相對(duì)單倍行距而言。

4．段間距

段間距是指段落與段落之間的距離，包括段前距離和段后距離，兩者之和構(gòu)成段間距。排版的時(shí)候并不需要多次輸入回車來(lái)增加段間距離，而是使用“段落”對(duì)話框設(shè)置段間距。距離的單位可以是“字符”也可以是“磅”，用戶可以根據(jù)自己的需要設(shè)置不同的值。

5．制表位和標(biāo)尺

在Word窗口中有一個(gè)標(biāo)尺欄，通過(guò)激活“視圖”菜單下的“標(biāo)尺”命令，可以讓“標(biāo)尺”出現(xiàn)在操作界面中，用戶只需拖動(dòng)縮進(jìn)符號(hào)到想要的地方即可。

使用標(biāo)尺只能粗略地設(shè)置縮進(jìn)，如果想要精確縮進(jìn)，需要在“段落”對(duì)話框中輸入確定的數(shù)字，也可使用“制表位”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。用戶可以選擇“格式”菜單中的“制表位”命令，在“默認(rèn)制表位”框中輸入或選擇一個(gè)數(shù)值，該數(shù)值可以代替原來(lái)默認(rèn)的制表位；“制表位位置”框顯示出了所有的選定段落中的制表位位置。單擊“全部清除”按鈕，可以刪除所選定段落中所有的制表位。點(diǎn)擊“確定”按鈕完成設(shè)置。9.6.5頁(yè)碼、頁(yè)眉、頁(yè)腳設(shè)置

在Word里提供了兩種設(shè)置頁(yè)碼的方式：一種是點(diǎn)擊“插入”菜單中的“頁(yè)碼”命令；一種是在“視圖”菜單中選擇“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令。一般情況下都是使用第一種方法來(lái)設(shè)置頁(yè)碼。

頁(yè)眉是每頁(yè)上方的一些說(shuō)明文字或頁(yè)碼，頁(yè)腳是每頁(yè)下方的一些說(shuō)明文字或頁(yè)碼。頁(yè)眉和頁(yè)腳的內(nèi)容可以是文字、日期、時(shí)間、頁(yè)碼或圖形。在Word中還提供了奇偶頁(yè)不同的設(shè)置，用戶可以制作出不同的文檔版面。點(diǎn)擊“視圖”菜單欄的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”，將自動(dòng)切換到頁(yè)眉模式。點(diǎn)擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄的“關(guān)閉”就可以恢復(fù)到編輯區(qū)狀態(tài)。

設(shè)置奇偶頁(yè)不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳時(shí)，首先在“頁(yè)面設(shè)置”的“版式”子對(duì)話框下，在“奇偶頁(yè)不同前”打?qū)μ?hào)，這時(shí)點(diǎn)擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，會(huì)出現(xiàn)“奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”、“奇數(shù)頁(yè)頁(yè)腳”和“偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”、“偶數(shù)頁(yè)頁(yè)腳”。設(shè)置首頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，在“首頁(yè)不同”前打?qū)μ?hào)。9.6.6批注、題注、腳注和尾注

1．批注

批注就是為文檔中的某些內(nèi)容添加的注釋文字。添加時(shí)，首先選定要批注的文字，將插入點(diǎn)光標(biāo)移到要添加批注的文字后面，在“插入”菜單欄中選擇“批注”命令，在光標(biāo)閃爍的地方輸入批注內(nèi)容即可。

2．題注

Word提供題注功能，可以自動(dòng)更改項(xiàng)目的編號(hào)。用戶可以點(diǎn)擊“插入”菜單中的“引用”命令，選擇“題注”命令，在彈出的對(duì)話框中系統(tǒng)自動(dòng)給出了默認(rèn)的項(xiàng)目標(biāo)簽和編號(hào)，在標(biāo)簽列表中可以選擇所需的標(biāo)簽如圖表、公式等。若系統(tǒng)給出的標(biāo)簽不能滿足要求，也可點(diǎn)擊“新建標(biāo)簽”按鈕，建立自己的標(biāo)簽。在設(shè)置好以后，點(diǎn)擊“確定”按鈕便完成設(shè)置。

利用自動(dòng)插入題注功能，Word會(huì)在插入圖片、表格及公式等項(xiàng)目的同時(shí)，在指定位置自動(dòng)插入題注。

3．腳注和尾注

腳注和尾注是對(duì)文檔中的文本進(jìn)行的兩種注釋，是文檔的組成部分。這一點(diǎn)與批注不同，批注是作者或?qū)忛喺邊⒖嫉膬?nèi)容，一般不提供給讀者。選擇“插入”菜單后，點(diǎn)擊“引用”，在出現(xiàn)的子菜單中選擇“腳注和尾注”，即可添加腳注和尾注。9.6.7分頁(yè)和分欄設(shè)置

在編輯區(qū)輸入文檔時(shí)，Word會(huì)根據(jù)所設(shè)定的頁(yè)型和頁(yè)邊距以及字體大小自動(dòng)分頁(yè)，在特殊情況下，用戶可以強(qiáng)制分頁(yè)。即選擇“插入”菜單中的“分隔符”命令，再選擇“分頁(yè)符”，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。如果要設(shè)置不同的節(jié)，選擇“下一頁(yè)”即在插入點(diǎn)設(shè)置分節(jié)符，使新的一節(jié)從下一頁(yè)開(kāi)始；選擇“連續(xù)”即在插入點(diǎn)設(shè)置分節(jié)符，但不分頁(yè)；選擇“偶數(shù)頁(yè)”即在下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)設(shè)置新的一節(jié)；選擇“奇數(shù)頁(yè)”即在下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)設(shè)置新的一節(jié)。如果要更改分節(jié)符的類型，可以直接在插入點(diǎn)刪除分節(jié)符類型；或在“版式”標(biāo)簽中，“節(jié)的起始位置”下拉列表中選取所需的分節(jié)符類型。

分欄可以通過(guò)“格式”工具欄中的“分欄”命令設(shè)置，也可以在“頁(yè)面設(shè)置”下的“文檔網(wǎng)格”中設(shè)置。9.6.8文檔網(wǎng)格

在“文件”的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中有“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，可以設(shè)置文字排列方向、欄數(shù)、有無(wú)網(wǎng)格、每行字符數(shù)和每頁(yè)行數(shù)等參數(shù)。根據(jù)紙型的不同，每頁(yè)中的行數(shù)和每行的字符數(shù)都有一個(gè)默認(rèn)值，調(diào)整這個(gè)值，可以滿足用戶不同的需要。用戶可以選中“指定行和字符網(wǎng)格”，然后在下面的下拉菜單中選擇不同的值來(lái)設(shè)定行數(shù)和字符數(shù)，之后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。9.6.9頁(yè)面背景設(shè)置

為了使文檔頁(yè)面更加好看，用戶可以自己設(shè)置頁(yè)面背景，即點(diǎn)擊“格式”工具欄中的“背景”一項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置。9.6.10制作水印

水印可以用來(lái)標(biāo)示文檔。設(shè)置好的水印可以打印出來(lái)。選擇“格式?|?背景?|?水印”后，會(huì)出現(xiàn)“水印”對(duì)話框，用戶可以選擇采用“圖片水印”或“文字水印”。若要去除水印，只需選擇“無(wú)水印”。9.6.11生成和修改目錄

1．自動(dòng)生成目錄

在使用自動(dòng)生成目錄時(shí)，首先要將文檔中的標(biāo)題選擇成“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”等的樣式，然后將插入點(diǎn)光標(biāo)移動(dòng)到需要插入目錄的地方，再選擇“插入?|?引用?|?索引和目錄”命令。編制目錄之后，可以通過(guò)點(diǎn)擊目錄跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的標(biāo)題。

2．修改目錄

正文中對(duì)應(yīng)的標(biāo)題或標(biāo)題的位置有所改動(dòng)時(shí)，需要更新生成的目錄，可以直接在目錄上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“更新域”，再選擇是更新頁(yè)碼還是更新整個(gè)目錄即可。

如果用戶感覺(jué)目錄的文字太過(guò)單調(diào)，可以在“索引和目錄”對(duì)話框的“目錄”選項(xiàng)卡下進(jìn)行修改，即點(diǎn)擊“修改”按鈕進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置好后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。9.6.12使用樣式和模板

1．樣式

樣式分為兩種：字符樣式和段落樣式。字符樣式保存了對(duì)字符的格式化，如文本的字體和大小、粗體或斜體、大小寫(xiě)以及其他效果等；段落樣式保存了字符和段落的格式，如縮進(jìn)、對(duì)齊方式、行距和段間距等。

應(yīng)用樣式可以在“格式”工具欄中選擇“樣式和格式”命令，在操作界面右邊會(huì)出現(xiàn)組合框，先選擇應(yīng)用樣式的對(duì)象，然后直接點(diǎn)擊所需的樣式名即可。用戶也可以在組合框中建立自己需要的樣式，只需輸入樣式名稱，最后回車就可以了。樣式也可以更新，應(yīng)用樣式的文本也會(huì)隨著樣式的更新而更新。

若想刪除某種樣式，只需在組合框的某個(gè)樣式上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“刪除”命令，應(yīng)用被刪樣式的文本會(huì)自動(dòng)應(yīng)用“正文”樣式。

2．模板

Word提供了幾類模板：信函與傳真、備忘錄、簡(jiǎn)歷、新聞稿、議事日程、Web主頁(yè)等，它們以?.dot為后綴存放在Template文件夾下。在新建一個(gè)文檔時(shí)，可以選擇查看本機(jī)上的模板。用戶一般新建立的空白文檔使用的是Normal.dot模板。除了Word自帶的模板外，用戶也可以把一個(gè)已存在的文檔創(chuàng)建成模板，即在保存文檔時(shí)將保存類型設(shè)為“文檔模板(.dot)”就可以了。

9.7文檔中表格的制作與使用

Word文檔經(jīng)常要用到表格來(lái)組織文檔中的數(shù)字和文字，或者利用表格將文字段落并行排列。Word提供了功能強(qiáng)大的表格處理能力，不僅可制作表格，還可嵌入其他軟件制作的表格，并對(duì)其重新編排，也可在表格中插入圖像。通過(guò)表格可簡(jiǎn)潔有效地將數(shù)據(jù)組織在一起。本節(jié)主要介紹表格的創(chuàng)建、編輯、美化等內(nèi)容。9.7.1創(chuàng)建表格

Word表格不僅可排列數(shù)字，還提供了計(jì)算、排序等功能。表格中的小方框被稱為“單元格”，可在其中填入文字、數(shù)字或者圖形。在文檔中插入表格時(shí)，一般有三種方法：

(1)利用工具欄的按鈕創(chuàng)建表格。在某行行首設(shè)置插入點(diǎn)，單擊“常用”工具欄上的表格按鈕，其中左邊是普通表格，右邊是插入MicrosoftExcel工作表。單擊普通表格按鈕，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，用戶可以選擇創(chuàng)建表格的大小，將鼠標(biāo)定位在第一行第一列的單元格上開(kāi)始拖動(dòng)，隨著鼠標(biāo)的拖動(dòng)在空白表格底部顯示選定的行列數(shù)，直到滿足要求為止。此時(shí)單擊鼠標(biāo)，在插入點(diǎn)處就會(huì)插入一個(gè)空白表格。插入MicrosoftExcel工作表的方法與此類似。

(2)使用菜單欄中的“表格”命令。選好插入點(diǎn)，選擇“表格”菜單中的“插入”命令，在后三角的下拉菜單中選擇“表格”，彈出“插入表格”對(duì)話框。在“列數(shù)”和“行數(shù)”框中選擇或輸入需要的列數(shù)和行數(shù)，在“固定列寬”后的框中可選擇列寬值，一般默認(rèn)是“自動(dòng)”。還可選擇“自動(dòng)套用格式”按鈕建立基于模板樣式的表格。Word中給出了多種表格模板樣式，用戶可根據(jù)自身需要選擇。選好后點(diǎn)擊“確定”按鈕，表格就會(huì)插入到文

檔中。

(3)繪制表格。點(diǎn)擊“表格”中的“繪制表格”命令，出現(xiàn)工具欄。用戶可利用該命令建立一些復(fù)雜的或不固定的表格。“表格和邊框”工具欄按鈕對(duì)應(yīng)此命令。9.7.2編輯表格文本

1．一般操作

首先用鼠標(biāo)定位插入點(diǎn)，然后逐一插入數(shù)據(jù)。鍵盤(pán)上的四個(gè)方向鍵可用來(lái)在上下左右的單元格中移動(dòng)；按“Tab”鍵也可移動(dòng)到下一個(gè)單元格。表9-2給出了鍵盤(pán)按鍵與單元格定位操作的對(duì)應(yīng)關(guān)系。表9-2鍵盤(pán)按鍵與單元格定位操作的對(duì)應(yīng)關(guān)系

在文檔中不同的單元格之間移動(dòng)或復(fù)制文字、數(shù)字或圖形時(shí)，可直接使用“常用”菜單欄中的“剪切”、“復(fù)制”、“粘貼”按鈕或采用拖放的方法或使用快捷鍵來(lái)完成。

2．表格中的對(duì)齊方式

用戶能對(duì)選定的一個(gè)或多個(gè)單元格、塊、行或列的文檔進(jìn)行對(duì)齊操作。表格中除了常見(jiàn)的兩端對(duì)齊、居中、右對(duì)齊和分散對(duì)齊以外，還提供了其他對(duì)齊方式：對(duì)水平排列的文本提供了頂端對(duì)齊、垂直居中和底端對(duì)齊三種對(duì)齊方式；對(duì)垂直排列的文本提供了左對(duì)齊、水平居中和右對(duì)齊。用戶可在“表格”菜單中的“表格屬性”中選擇對(duì)齊方式，或?qū)⒐鈽?biāo)移動(dòng)到將要改變對(duì)齊方式的某單元格上，點(diǎn)擊右鍵，選擇“單元格對(duì)齊方式”，再選擇對(duì)齊方式即可。

3．文本與表格的相互轉(zhuǎn)換

文本也可直接轉(zhuǎn)化成表格，但是需要在文本中間加入制表符作為分隔符。首先，激活“常用”工具欄的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕；然后，選中將要轉(zhuǎn)化成表格的文本，點(diǎn)擊菜單欄的“表格”菜單，在“轉(zhuǎn)換”命令后點(diǎn)擊“文本轉(zhuǎn)換成表格”。同樣，表格也可以轉(zhuǎn)換成文本，步驟同上。9.7.3編輯表格

編輯表格是通過(guò)“表格”菜單中的命令實(shí)現(xiàn)的。操作前，要先選定操作的表格，然后施加命令。下面介紹常用的表格處理過(guò)程。

1．選取單元格、行和列

行、列、單元格的選定方法與選定文本的方法相似。另外還有幾種快捷方式，比如當(dāng)鼠標(biāo)指針位于表格中時(shí)，表格左上角會(huì)出現(xiàn)“”符號(hào)，單擊此符號(hào)，可以選中整個(gè)表格。當(dāng)鼠標(biāo)位于表格的左邊時(shí)，鼠標(biāo)會(huì)變成一個(gè)向右的空心箭頭，可以用來(lái)選中整個(gè)一行；同樣，當(dāng)鼠標(biāo)位于表格的上方時(shí)，會(huì)變成一個(gè)向下的黑色箭頭?，可以用來(lái)選中整個(gè)一列。表格中的每個(gè)單元格都具有獨(dú)立性，當(dāng)需要選擇表格中間的一塊時(shí)，只需從要選定塊的左上角單元格的左邊界起，拖動(dòng)鼠標(biāo)到要選定塊的右下角單元格，松開(kāi)鼠標(biāo)，鼠標(biāo)經(jīng)過(guò)的單元格即被選中。

2．插入單元格、行和列

首先在表格中選中要處理的對(duì)象，然后點(diǎn)擊“表格?|?插入”命令，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框。有多種插入方式，用戶可根據(jù)自身需要來(lái)決定。

3．刪除單元格、行和列

首先選中處理對(duì)象，然后選擇“表格?|?刪除”命令，根據(jù)自身需要進(jìn)行刪除。也可在要處理的對(duì)象上右擊，在快捷菜單中選擇“刪除單元格”，會(huì)出現(xiàn)對(duì)話框，用戶可在該對(duì)話框中選擇要?jiǎng)h除的內(nèi)容。

4．調(diào)整行高和列寬

改變行高和列寬的最簡(jiǎn)方法是使用標(biāo)尺，通過(guò)拖動(dòng)標(biāo)尺可以很方便地調(diào)整，也可使用鼠標(biāo)拖動(dòng)表格中的框線進(jìn)行調(diào)整。如需精確改變行列的值，可通過(guò)點(diǎn)擊“表格?|?表格屬性”進(jìn)行修改。

Word還提供了自動(dòng)調(diào)整功能。選擇“表格?|?自動(dòng)調(diào)整”命令，用戶可根據(jù)自身需要來(lái)選擇，可以固定列寬，也可根據(jù)內(nèi)容或文檔的窗口來(lái)調(diào)整，也可選擇平均分布各行或各列。

5．拆分和合并單元格

所謂拆分單元格，是指將一個(gè)單元格拆分成多個(gè)單元格。操作時(shí)首先用光標(biāo)激活該單元格或選中該單元格，然后選擇“表格?|?拆分單元格”或直接右擊，在出現(xiàn)的快捷菜單中選“拆分單元格”，會(huì)出現(xiàn)對(duì)話框，選擇拆分后的單元格的列數(shù)和行數(shù)，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。

相反，合并單元格是將多個(gè)相鄰的單元格合并成一個(gè)單元格。操作時(shí)先選擇好要合并的單元格，點(diǎn)擊“表格?|?合并單元格”命令，或右擊單元格，在快捷菜單中選擇“合并單元格”。9.7.4邊框和底紋設(shè)置

為了保證表格的可視性，用戶可進(jìn)行一些美化表格的操作。首選就是“自動(dòng)套用格式”，此方法在前面創(chuàng)建表格時(shí)已介紹。另外就是自定義表格外觀，最常見(jiàn)的方法是為表格添加邊框和底紋。邊框和底紋可用于表格的修飾，也可用在段落修飾里。用戶可從“格式”菜單欄中選擇“邊框和底紋”，同時(shí)也可在表格中右擊，在快捷菜單中選擇“邊框和底紋”。用戶在“邊框和底紋”對(duì)話框中可隨意選擇邊框樣式、線型、顏色、寬度，可在右邊的“預(yù)覽”中看到選擇后的效果。利用對(duì)話框右下角的“應(yīng)用于”可選擇將邊框與底紋應(yīng)用于文字、段落、單元格或表格。一般表格或段落文檔的默認(rèn)格式都是無(wú)底紋的，可通過(guò)點(diǎn)擊“底紋”命令，為表格、段落或文字選擇添加各種顏色、紋理的底紋作為背景，其中顏色還可自定義添加。9.7.5表格的計(jì)算與排序功能

Word是功能強(qiáng)大的字處理軟件，同時(shí)也提供了計(jì)算和排序的功能。它可對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的加減乘除運(yùn)算，實(shí)現(xiàn)表格中數(shù)據(jù)的排序、求和、求平均值等功能。這些功能都可通過(guò)點(diǎn)擊菜單欄“表格”中的“排序”與“公式”命令來(lái)實(shí)現(xiàn)。

1．公式

“表格”菜單中的“公式”命令用來(lái)對(duì)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，包括求和、求平均值、求n個(gè)數(shù)的最大值或最小值等。Word中提供了多個(gè)函數(shù)，其中：“公式”文本框是數(shù)字計(jì)算的公式區(qū)，該區(qū)的內(nèi)容可由用戶填入；操作命令可從“粘貼函數(shù)”下拉菜單中選擇；“數(shù)字格式”下拉菜單用于確定計(jì)算結(jié)果的數(shù)字表示方式。

另外，Word規(guī)定用英文字母A～Z表示列坐標(biāo)，用數(shù)字0～9表示行坐標(biāo)，如公式“=SUM(A3：C2)”表示對(duì)從第一列第三行單元格到第三列第二行的單元格之間的所有單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行求和運(yùn)算。

2．排序

排序是指以某個(gè)數(shù)據(jù)為依據(jù)重新排列記錄的順序，該數(shù)據(jù)稱為排序關(guān)鍵字。此功能是通過(guò)“表格?|?排序”命令來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

排序的依據(jù)是關(guān)鍵字，關(guān)鍵字可以有一個(gè)或多個(gè)，分別為主要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字和第三關(guān)鍵字。排序類型是指分類的依據(jù)，如按照關(guān)鍵字的拼音、筆畫(huà)、數(shù)值大小、日期等排序。排序方式是指按照關(guān)鍵字的升序或降序來(lái)排序，數(shù)字型的數(shù)據(jù)按代數(shù)值進(jìn)行排序，字符型數(shù)據(jù)按ASCII碼值進(jìn)行排序，一級(jí)漢字按拼音的順序排列，二級(jí)漢字按偏旁部首來(lái)排序?！傲斜怼眳^(qū)有兩個(gè)單選按鈕：“有標(biāo)題行”，是指以選定區(qū)域第一行的數(shù)據(jù)作為排序關(guān)鍵字進(jìn)行排序，是系統(tǒng)默認(rèn)的格式；“無(wú)標(biāo)題行”，是指按列作為排序關(guān)鍵字進(jìn)行排序。不同的排序方式，排序關(guān)鍵字列表的內(nèi)容不同，排序效果也不同。選好之后，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。

“排序”命令的執(zhí)行過(guò)程是先根據(jù)第一關(guān)鍵字，按照指定的方式進(jìn)行排序，當(dāng)?shù)谝魂P(guān)鍵字相同時(shí)，再根據(jù)第二關(guān)鍵字的設(shè)置進(jìn)行排序，依次類推。9.7.6由表生成圖

Word提供了將表格的部分或全部數(shù)據(jù)生成各種統(tǒng)計(jì)圖，如直方圖、餅圖、折線圖等功能，從而達(dá)到圖文并茂的效果。Word默認(rèn)生成直方圖，用戶也可根據(jù)自身需要來(lái)選擇生成的圖形。首先在表格中選定要生成圖的數(shù)據(jù)，然后選擇“插入?|?對(duì)象”命令，在對(duì)話框中選擇“MicrosoftGraph圖表”，之后點(diǎn)擊“確定”按鈕。

由于系統(tǒng)默認(rèn)的是直方圖形式，如果想要選擇別的圖表形式，可在生成圖之后的工作頁(yè)面下，點(diǎn)擊“圖表?|?圖表選項(xiàng)”命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇想要的圖表類型。

9.8文檔中圖形的插入與使用

在文檔中插入或處理圖形時(shí)，先將光標(biāo)移動(dòng)到需要放置圖形的位置，然后點(diǎn)擊“插入?|?圖片”命令，在對(duì)應(yīng)的子菜單中選擇要插入的內(nèi)容。

9.8.1插入圖片

Word中提供了一個(gè)剪輯庫(kù)，包含了大量的剪貼畫(huà)、圖片，同時(shí)用戶可以通過(guò)別的途徑獲得一些圖片保存在磁盤(pán)上，比如來(lái)自于數(shù)碼相機(jī)或互聯(lián)網(wǎng)的圖片以及用戶自己加工生成的圖片。

1．插入剪貼畫(huà)

在“插入?|?圖片”命令對(duì)應(yīng)的子菜單中選擇“剪貼畫(huà)”，Word操作界面的右邊就會(huì)出現(xiàn)“剪貼畫(huà)”對(duì)話框，在該對(duì)話框中出現(xiàn)的圖片Microsoft剪輯庫(kù)中的圖片。用戶可以自己搜索想要的圖片，也可以在給出的圖片中進(jìn)行選擇。選好要插入的圖片后，單擊該圖片就會(huì)自動(dòng)插入到文字中?；蛟谶x好的圖片旁邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下三角，點(diǎn)擊下三角將出現(xiàn)一個(gè)子菜單，用戶也可以點(diǎn)擊子菜單中的命令對(duì)選中的圖片進(jìn)行操作。

2．插入來(lái)自文件的圖片

如果插入的圖片來(lái)自于一個(gè)圖形文件，可以在“插入?|?圖片”命令對(duì)應(yīng)的子菜單中選擇“來(lái)自文件”，將會(huì)出現(xiàn)“插入圖片”輸入框，用戶可以尋找并插入已經(jīng)保存在磁盤(pán)中的圖形文件。

3．從掃描儀或數(shù)碼相機(jī)中插入圖片

用這個(gè)方法插入圖片有個(gè)前提就是，用戶首先要將掃描儀或數(shù)碼相機(jī)與計(jì)算機(jī)相連，選擇的方法也是在“插入?|?圖片”命令對(duì)應(yīng)的子菜單中選擇“來(lái)自掃描儀或照相機(jī)”。9.8.2編輯圖片

對(duì)插入到Word文檔中的圖形，可以在Word文檔中直接編輯。當(dāng)鼠標(biāo)選中某一個(gè)圖形，點(diǎn)擊右鍵后，可以選擇顯示或隱藏“圖片”工具欄。

使用工具欄上的命令按鈕，可以實(shí)現(xiàn)如下功能：插入圖片、調(diào)解顏色、增加對(duì)比度、降低對(duì)比度、增加亮度、降低亮度、裁剪、向左旋轉(zhuǎn)90°、設(shè)置線型、壓縮圖片、文字環(huán)繞、設(shè)置自選圖形格式、設(shè)置透明色、重設(shè)圖片。

1．顏色、對(duì)比度的調(diào)整

對(duì)于已經(jīng)插入到文檔的圖片，通過(guò)點(diǎn)擊按鈕

即可設(shè)置圖片的顏色、對(duì)比度和亮度。

2．圖片裁剪

使用圖片工具欄上的“裁剪”按鈕可以對(duì)圖片進(jìn)行裁剪。首先選中要裁剪修改的圖片，然后單擊圖片工具欄上的“裁剪”按鈕，鼠標(biāo)指針變?yōu)闋?，將該形狀的鼠?biāo)移到一個(gè)尺寸控制點(diǎn)，當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)樾螤顣r(shí)按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)，到合適的位置后松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，被鼠標(biāo)拖過(guò)的部分將被裁減掉。

如果需要精確裁減，可以用右鍵點(diǎn)擊圖片，在快捷菜單中選擇“設(shè)置自選圖形格式”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“圖片”選項(xiàng)卡，設(shè)置完成精確裁減。雙擊圖片也可進(jìn)入該對(duì)話框。

3．設(shè)置圖形環(huán)繞方式

圖形插入文檔中的位置有兩種：浮動(dòng)型和嵌入型。Word中設(shè)置了幾種版式，分別有嵌入型、四周型、緊密型、浮于文字上方、襯于文字下方。設(shè)置時(shí)，可以在快捷菜單中選擇“設(shè)置自選圖形格式”命令，點(diǎn)擊“版式”選項(xiàng)卡就可以選擇環(huán)繞方式。9.8.3繪制圖形

在Word中提供了“繪圖”工具欄，用戶可以通過(guò)該工具欄提供的一些繪圖工具繪制出一些圖形。“繪圖”工具欄一般在操作界面的下端，狀態(tài)欄上方；或者執(zhí)行“視圖?|?工具欄?|?繪圖”命令，彈出“繪圖”工具欄。

1．繪制基本圖形

使用“繪圖”工具欄中的“直線”、“箭頭”、“矩形”和“橢圓”按鈕，可以繪制出這四種基本圖形。單擊這四個(gè)按鈕后，文檔中出現(xiàn)“在此創(chuàng)建圖形”的繪圖畫(huà)布，在需要繪制圖形的開(kāi)始位置單擊左鍵并拖動(dòng)到結(jié)束位置，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵即可繪制出所選的基本圖形。

在文檔中若需要繪制對(duì)稱圖形，可以在拖動(dòng)鼠標(biāo)繪制的同時(shí)按住“Shift”鍵。

2．繪制自選圖形

單擊“繪圖”工具欄中的“自選圖形”按鈕，可以在彈出的菜單中選擇包括“線條”、“連接符”、“基本形狀”、“箭頭總匯”、“流程圖”、“星與旗幟”和“標(biāo)注”在內(nèi)的多種自選圖形。

3．繪制組織結(jié)構(gòu)圖

在“繪圖”工具欄中有一個(gè)“插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖示”按鈕，利用它可以輕松地繪制常用的包括“組織結(jié)構(gòu)圖”、“循環(huán)圖”、“射線圖”、“棱錐圖”、“維恩圖”和“目標(biāo)圖”的六種結(jié)構(gòu)圖。9.8.4插入藝術(shù)字

為了一些特殊效果，Word中還給出了“藝術(shù)字”效果，在文檔中插入藝術(shù)字的操作步驟如下：

(1)把插入點(diǎn)定位到要插入藝術(shù)字的位置。

(2)單擊“繪圖”工具欄中的“插入藝術(shù)字”按鈕，也可以執(zhí)行“插入?|?圖片?|?藝術(shù)字”命令，彈出“藝術(shù)字庫(kù)”對(duì)話框。

(3)在該對(duì)話框中選擇一種藝術(shù)字樣式，單擊“確定”按鈕，彈出“編輯‘藝術(shù)字’文字”對(duì)話框。

(4)在“文字”文本框中輸入要編輯的藝術(shù)文字，單擊“確定”按鈕。另外，還可以設(shè)置藝術(shù)文字的字體、字號(hào)、加粗和斜體等屬性。

如果想要更改藝術(shù)字的文字，可以雙擊該藝術(shù)字，也可以打開(kāi)“藝術(shù)字”工具欄，利用工具欄對(duì)藝術(shù)字進(jìn)行修改，最后單擊“確定”按鈕即可。9.8.5插入文本框

選擇“插入?|?文本框”命令或者直接點(diǎn)擊“繪圖”工具欄上的按鈕(橫排)或(豎排)后，文檔中會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“繪圖畫(huà)布”及其工具欄。在繪圖畫(huà)布內(nèi)，鼠標(biāo)將變成“+”形狀。在畫(huà)布內(nèi)任意位置點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，就會(huì)出現(xiàn)插入的文本框，此時(shí)的文本框是初始大小，用戶可以進(jìn)行拖動(dòng)來(lái)擴(kuò)大或縮小文本框的大小。之后，在閃動(dòng)的插入點(diǎn)輸入文本框的內(nèi)容即可。對(duì)文本框進(jìn)行格式設(shè)置時(shí)，可以在文本框上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”，或者將鼠標(biāo)放到文本框的框邊，當(dāng)鼠標(biāo)變成形狀時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵就會(huì)出現(xiàn)“設(shè)置文本框格式”對(duì)話框，用戶可以在這里設(shè)置文本框格式。

文本框不能隨著內(nèi)容的增加而自動(dòng)擴(kuò)展，可以通過(guò)拖動(dòng)擴(kuò)大文本框來(lái)查看增加的內(nèi)容。但是文本框提供了文本框之間的鏈接，可以通過(guò)這個(gè)鏈接使得各文本框的文字從一個(gè)文本框排到另一個(gè)文本框。

9.9網(wǎng)絡(luò)功能及安全

9.9.1Web頁(yè)創(chuàng)建

在Word中，可以有兩種創(chuàng)建Web頁(yè)的方法：一種是新建一個(gè)Web頁(yè)，新建的方法和新建文檔的方法是一樣的，即選擇網(wǎng)頁(yè)而非文檔，則出現(xiàn)一個(gè)空白的在Web版式視圖下的網(wǎng)頁(yè)；第二種方法是將一個(gè)已存在的Word文檔文件另存為HTML或HTM格式的Web頁(yè)或者是MHTML、MHT格式的單個(gè)網(wǎng)頁(yè)。9.9.2創(chuàng)建和刪除超鏈接

創(chuàng)建超鏈接的方法一般有兩種：一種是直接點(diǎn)擊“常用”工具欄上的超鏈接按鈕；另一種是通過(guò)點(diǎn)擊“插入”菜單欄的“超鏈接”命令。不管用什么方法，都會(huì)出現(xiàn)“插入超鏈接”對(duì)話框。其中，“要顯示的文字”框內(nèi)是文檔或Web網(wǎng)頁(yè)中的鏈接點(diǎn)，下面的列表是鏈接對(duì)象的列表，可以從中選擇；選擇好后點(diǎn)擊“確定”按鈕。如果要?jiǎng)h除設(shè)置好的超鏈接，也有幾種方法；第一種是點(diǎn)擊“撤消”命令，會(huì)撤消上一步增加的超鏈接操作；第二種是直接將光標(biāo)放在鏈接點(diǎn)的前方，點(diǎn)擊Del鍵或者將光標(biāo)放在鏈接點(diǎn)的后面，點(diǎn)擊Backspace鍵；還有一種方法是右擊超鏈接，在快捷菜單中選擇“編輯超鏈接”，則出現(xiàn)“編輯超鏈接”對(duì)話框，在該對(duì)話框選擇“刪除鏈接”按鈕。9.9.3制作郵件合并文檔

我們通過(guò)一個(gè)大學(xué)新生錄取通知書(shū)的例子來(lái)詳細(xì)介紹郵件合并的功能。新生入學(xué)信息如表9-3所示。表9-3新生入學(xué)信息

1．創(chuàng)建主文檔

創(chuàng)建主文檔就是新建一個(gè)文檔或者打開(kāi)一個(gè)現(xiàn)有的文檔，然后選擇“工具?|?信函與郵件?|?郵件合并”命令。用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需要選擇信函、信封、標(biāo)簽、目錄等文檔類型。選好后，在下方會(huì)有簡(jiǎn)單的介紹。按“下一步”按鈕后，選擇開(kāi)始文檔：使用當(dāng)前文檔、從模板開(kāi)始、從現(xiàn)有文檔開(kāi)始。選好后點(diǎn)擊“下一步”按鈕。

2．創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

選定文檔后，下一步就是選取收件人，也就是我們前面所說(shuō)的數(shù)據(jù)源。如果已有列表，可以選擇“使用現(xiàn)有列表”，或“從Outlook聯(lián)系人中選擇”。如果沒(méi)有列表，可以選擇“鍵入新列表”來(lái)創(chuàng)建一個(gè)列表。點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕，在出現(xiàn)的“新建地址列表”對(duì)話框內(nèi)的“職務(wù)”、“姓名”等地址信息是Word中默認(rèn)給出的幾項(xiàng)內(nèi)容，如果不是用戶想要輸入的內(nèi)容，可以點(diǎn)擊“自定義”按鈕來(lái)創(chuàng)建自己的地址列表。用戶可以在這個(gè)對(duì)話框里刪除或添加一些想要的內(nèi)容，并且排列這些內(nèi)容的順序。我們按照表9-3建立地址列表，建立好地址條目之后將表9-3的內(nèi)容填入地址信息中，輸入好了第一個(gè)條目后，點(diǎn)擊“新建條目”，就可以輸入第二個(gè)人的信息了。建立好后保存并按“下一步”按鈕，撰寫(xiě)信函。

3．合并到新文檔

這里會(huì)用到“插入合并域”。首先將光標(biāo)停留到在前面撰寫(xiě)的信函中需要插入的部分，點(diǎn)擊，文檔中需要插入的內(nèi)容是什么可以從這個(gè)對(duì)話框中選擇，然后點(diǎn)擊“插入”即可。當(dāng)將數(shù)據(jù)源中所有需要插入文檔的部分都插入到文檔之后，就可以生成合并之后的文檔了。點(diǎn)擊工具欄上的“合并到新文檔”按鈕