旅游行業(yè)采購詢價管理流程

旅游行業(yè)采購詢價管理流程一、制定目的及范圍為了提升旅行業(yè)的采購效率和透明度，規(guī)范采購流程，確保資源的合理利用與成本控制，特制定本詢價管理流程。該流程適用于公司所有涉及的采購活動，包括但不限于旅游產(chǎn)品、交通工具、住宿、餐飲和其他相關(guān)服務(wù)的采購。二、采購原則1.采購活動應(yīng)遵循“公開、公平、公正”的原則，確保所有供應(yīng)商在同等條件下參與競爭。2.所有采購應(yīng)注重質(zhì)量和價格的平衡，優(yōu)先選擇信譽良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。3.各部門需明確采購責(zé)任人，申購人與采購人不得為同一人，以防止利益沖突。三、采購流程1.采購申請各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出采購申請。申購人需對所需采購項目進行詳細描述，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量和預(yù)算。完成后填寫《采購申請單》，并附上相關(guān)證明材料，如市場調(diào)研報告或需求說明。2.申購審批申請?zhí)峤缓?，部門負責(zé)人需對申請內(nèi)容進行審核，確認預(yù)算及實際需求的合理性。經(jīng)部門負責(zé)人的審批后，申請將轉(zhuǎn)交給財務(wù)部門進行預(yù)算控制審核，確保預(yù)算內(nèi)采購。3.詢價準備各部門根據(jù)審批后的采購申請，進行市場調(diào)查，確定至少三家合格的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時需考慮其服務(wù)質(zhì)量、歷史合作記錄及市場口碑。4.詢價各部門需向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價函，明確詢價的產(chǎn)品或服務(wù)的詳細規(guī)格、數(shù)量及交付時間。供應(yīng)商需在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)報價。詢價函應(yīng)包含評估標準，以確保供應(yīng)商報價的透明性和可比性。5.報價整理與分析收到各供應(yīng)商報價后，各部門需對報價進行匯總和分析，關(guān)注價格、質(zhì)量、交付期及售后服務(wù)等因素。填寫《報價分析表》，并對比各家供應(yīng)商的優(yōu)劣勢。6.核價與審批根據(jù)報價分析結(jié)果，相關(guān)人員需對報價進行核價，參考歷史價格及市場行情，確保報價的合理性。核價完成后，需將《報價分析表》與采購申請一并提交給管理層進行最終審批。7.采購實施審批通過后，采購人可與最終選定的供應(yīng)商簽署采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，交付時間、付款方式、售后服務(wù)及違約責(zé)任等。8.驗收與入庫貨物到達后，相關(guān)人員需對采購物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合合同約定。驗收合格后，及時入庫，并更新庫存記錄。9.報銷流程采購?fù)瓿珊螅柙谝?guī)定時間內(nèi)提交報銷申請。相關(guān)人員需將采購合同、發(fā)票及驗收單據(jù)一并交予財務(wù)部門審核。財務(wù)部門在審核無誤后，及時處理報銷事宜。四、特殊采購流程對于緊急或特殊情況的采購，需遵循不同的流程。1.應(yīng)急采購在突發(fā)情況下，如自然災(zāi)害或突發(fā)事件導(dǎo)致的緊急需求，采購人可通過應(yīng)急采購流程進行采購。此類采購需由應(yīng)急小組審批，且可不進行詢價。2.集中采購針對常規(guī)的辦公用品及服務(wù)，各部門需在每月特定時間提交需求，統(tǒng)一進行集中采購，以降低采購成本和提高效率。3.年度采購針對長期合作的供應(yīng)商，需提前制定年度采購計劃，明確采購預(yù)算并報備財務(wù)部門。年度采購計劃需在每年的預(yù)算審核過程中進行評估和調(diào)整。五、備案與記錄所有采購活動結(jié)束后，采購人需將相關(guān)文檔進行備案，包括《采購申請單》、《合同》、《驗收單》和《發(fā)票》等。所有文件需分別復(fù)印兩份，一份交財務(wù)審核，另一份存檔以備查閱。六、采購紀律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)采購人員需定期更新供應(yīng)商資料，注重市場調(diào)研，確保采購物資的質(zhì)量和可靠性。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，確保采購過程的公正性與透明度。若發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定的行為，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行處理。七、反饋與改進機制為確保采購詢價管理流程的有效性，各部門需定期對流程進行評估與反饋。建立反饋機制，鼓勵員工提出改進意見，以便根據(jù)實際情況進行調(diào)整優(yōu)化。同時，定期組織培訓(xùn)，提高員工對采購