采購(gòu)案例分析

1、案例分析題某企業(yè)倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)登記存貨明細(xì)帳，以便對(duì)倉(cāng)庫(kù)中的所有存貨項(xiàng)目的驗(yàn)收、發(fā)、存進(jìn)行永續(xù)記錄。當(dāng)收到驗(yàn)收部門(mén)送交的存貨和驗(yàn)收單后，根據(jù)驗(yàn)收單登記存貨領(lǐng)料單。平時(shí)，各車(chē)間或其他部門(mén)如果需要領(lǐng)取原材料，都可以填寫(xiě)領(lǐng)料單，倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)領(lǐng)料發(fā)出原材料。公司輔助材料的用量很少，因此領(lǐng)取輔助材料時(shí)，沒(méi)有要求使用領(lǐng)料單。各車(chē)間經(jīng)常有輔助材料剩余（根據(jù)每天特定工作購(gòu)買(mǎi)而未消耗掉的，但其實(shí)還可再為其他工作所用的），這些材料由車(chē)間自行保管，無(wú)須通知倉(cāng)庫(kù)。如果倉(cāng)庫(kù)保管員有時(shí)間，偶爾也會(huì)對(duì)存貨進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)。根據(jù)上述描述，回答以下問(wèn)題：（1）你認(rèn)為上述描述的內(nèi)部控制有什么弱點(diǎn)？并簡(jiǎn)要說(shuō)明該缺陷可能導(dǎo)致的錯(cuò)弊。（2）針對(duì)該企業(yè)存貨循環(huán)上的弱點(diǎn)，提出改進(jìn)建設(shè)。答案：1．存在的弱點(diǎn)和可能導(dǎo)致弊端。（1）存貨的保管和記帳職責(zé)未分離。將可能導(dǎo)致存貨保管人員監(jiān)守自盜，并通過(guò)篡改存貨明細(xì)帳來(lái)掩飾舞弊行為，存貨可能被高估。（2）倉(cāng)庫(kù)保管員收到存貨時(shí)不填制入庫(kù)通知單，而是以驗(yàn)收單作為記帳依據(jù)。將可能導(dǎo)致一旦存貨數(shù)量或質(zhì)量上發(fā)生問(wèn)題，無(wú)法明確是驗(yàn)收部門(mén)還是倉(cāng)庫(kù)保管人員的責(zé)任。（3）領(lǐng)取原材料未進(jìn)行審批控制。將可能導(dǎo)致原材料的領(lǐng)用失控，造成原材料的浪費(fèi)或被貪污，以及生產(chǎn)成本的虛增。（4）領(lǐng)取輔助材料時(shí)未使用領(lǐng)料單和進(jìn)行審批控制、對(duì)剩余的輔助材料缺乏控制。將可能導(dǎo)致輔助材料的領(lǐng)用失控，造成輔助材料的浪費(fèi)或被貪污，以及生產(chǎn)成本的虛增。（5）未實(shí)行定期盤(pán)點(diǎn)制度。將可能導(dǎo)致存貨出現(xiàn)帳實(shí)不符現(xiàn)象，且不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及計(jì)價(jià)不準(zhǔn)確。2．存貨循環(huán)內(nèi)部控制的改進(jìn)建議：（1）建立永續(xù)盤(pán)存制，倉(cāng)庫(kù)保管人員設(shè)置存貨臺(tái)帳，按存貨的名稱(chēng)分別登記存貨收、發(fā)、存的數(shù)量；財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)置存貨明細(xì)帳，按存貨的名稱(chēng)分別登記存貨收、發(fā)、存的數(shù)量、單價(jià)和金額。（2）倉(cāng)庫(kù)保管員在收到驗(yàn)收部門(mén)送交的存貨和驗(yàn)收單后，根據(jù)入庫(kù)情況填制入庫(kù)通知單，并據(jù)以登記存貨實(shí)物收、發(fā)、存臺(tái)帳。入庫(kù)通知單應(yīng)事先連續(xù)編號(hào)，并由交接各方簽字后留存。（3）對(duì)原材料和輔助材料等各種存貨的領(lǐng)用實(shí)行審批控制。即各車(chē)間根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制領(lǐng)料單，經(jīng)授權(quán)人員批準(zhǔn)簽字，倉(cāng)庫(kù)保管員經(jīng)檢查手續(xù)齊備后，辦理領(lǐng)用。（4）對(duì)剩余的輔助材料實(shí)施假退庫(kù)控制。（5）實(shí)行存貨的定期盤(pán)存制。2、某公司材料采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度可表述如下：

（1）首先由倉(cāng)庫(kù)根據(jù)庫(kù)存和生產(chǎn)需要提出材料采購(gòu)業(yè)務(wù)申請(qǐng)，填寫(xiě)一份“請(qǐng)購(gòu)單”?！罢?qǐng)購(gòu)單”交供銷(xiāo)科批復(fù)。

（2）供銷(xiāo)科根據(jù)之前制定的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)“請(qǐng)購(gòu)單”進(jìn)行審批。如符合計(jì)劃，便組織采購(gòu)；否則請(qǐng)示公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

（3）決定采購(gòu)的材料，由供銷(xiāo)科填寫(xiě)一式二聯(lián)的“訂購(gòu)單”，其中一聯(lián)供銷(xiāo)科留存；另一聯(lián)由采購(gòu)員交供銷(xiāo)單位。采購(gòu)員憑“訂購(gòu)單”與供貨單位簽訂供貨合同。

（4）供貨合同的正本留供銷(xiāo)科并與“訂購(gòu)單”核對(duì)；供貨合同的副本分別轉(zhuǎn)交倉(cāng)庫(kù)和財(cái)務(wù)科，以備查。

（5）采購(gòu)來(lái)的材料運(yùn)抵倉(cāng)庫(kù)，由倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收入庫(kù)。驗(yàn)收時(shí)，將運(yùn)抵的材料與采購(gòu)合同副本，供貨單位發(fā)來(lái)的“發(fā)運(yùn)單”相互核對(duì)。然后填寫(xiě)一式三份的“驗(yàn)收單”一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為登記材料明細(xì)帳的依據(jù)；一聯(lián)轉(zhuǎn)送供銷(xiāo)科；一聯(lián)轉(zhuǎn)送財(cái)務(wù)科。

（6）供銷(xiāo)科收到“驗(yàn)收單”后，將驗(yàn)收單與采購(gòu)合同的副本、供貨單位發(fā)來(lái)的發(fā)票，其他銀行結(jié)算憑證相核對(duì)，相符或不符，以確定此采購(gòu)業(yè)務(wù)的完成情況。

（7）財(cái)務(wù)科接到驗(yàn)收單后，有主管材料核算的會(huì)計(jì)，將驗(yàn)收單與采購(gòu)合同副本，供貨單位發(fā)來(lái)的發(fā)票，其他銀行結(jié)算憑證相核對(duì)。以符或不符作為是否支付貨款的依據(jù)。

（8）應(yīng)支付款的，由會(huì)計(jì)開(kāi)出付款憑證，交出納員辦理付款手續(xù)。

（9）出納員付款后，在進(jìn)貨發(fā)票蓋章“付訖”章。再轉(zhuǎn)交會(huì)計(jì)記帳。

（10）財(cái)務(wù)科的材料明細(xì)帳，定期與倉(cāng)庫(kù)的材料明細(xì)帳核對(duì)。要求：針對(duì)該公司材料采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度進(jìn)行評(píng)審，指出控制的缺點(diǎn)，并提出改進(jìn)意見(jiàn)。1.控制弱點(diǎn)：

（1）倉(cāng)庫(kù)只填一張“請(qǐng)購(gòu)單”，無(wú)法核對(duì)供銷(xiāo)科所訂立的材料是否為本公司所需，也不宜發(fā)現(xiàn)供銷(xiāo)科未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前，自行定貨現(xiàn)象。

（2）雖然要求材料采購(gòu)按計(jì)劃執(zhí)行，但對(duì)無(wú)相應(yīng)的檢查措施，加上對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)與執(zhí)行均由一個(gè)部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)，因而缺乏必需的控制。

（3）供銷(xiāo)科未設(shè)立材料明細(xì)帳，不便于隨時(shí)掌握材料的收發(fā)動(dòng)態(tài)，不便于確定相適當(dāng)?shù)牟少?gòu)時(shí)間。2.改進(jìn)意見(jiàn)：（1）倉(cāng)庫(kù)填制的“請(qǐng)購(gòu)單”改為“一式三聯(lián)”。（2）采購(gòu)業(yè)務(wù)的審批，應(yīng)由生產(chǎn)計(jì)劃科負(fù)責(zé)，供銷(xiāo)科只負(fù)責(zé)材料的采購(gòu)業(yè)務(wù)。

（3）“請(qǐng)購(gòu)單”的處理程序：

A．倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)“請(qǐng)購(gòu)單”后，交生產(chǎn)計(jì)劃科審批。B．生產(chǎn)計(jì)劃科審批后，一聯(lián)留存，一聯(lián)退回倉(cāng)庫(kù)備查，一聯(lián)交供銷(xiāo)科辦理定貨和采購(gòu)手續(xù)。

C．倉(cāng)庫(kù)將批準(zhǔn)的“請(qǐng)購(gòu)單”內(nèi)容與