地下綜合管廊建設(shè)PPP項(xiàng)目信息與資料管理計(jì)劃方案

地下綜合管廊建設(shè)PPP項(xiàng)目信息與資料管理計(jì)劃方案為了使項(xiàng)目的溝通建立在準(zhǔn)確、有效的項(xiàng)目信息收集和傳遞的基礎(chǔ)上，應(yīng)建立項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)。建立項(xiàng)目記錄，在項(xiàng)目進(jìn)行期間交流的信息應(yīng)當(dāng)盡可能地以各種方式收集起來，并要保管得井井有條，為以后的索賠、仲裁等提供有力的證據(jù)。特別是對往來的文件管理更應(yīng)重視，防止發(fā)生丟失、短缺。項(xiàng)目公司按照系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，做好包括各種技術(shù)文件資料和竣工圖紙，以及政府規(guī)定辦理的各種報(bào)批文件的管理。1信息及文件的傳遞信息及文件發(fā)送必備條件：發(fā)送單位、簽發(fā)人、發(fā)出時間、接收單位、接收時間、接收人、接收單位、送交有關(guān)部門（領(lǐng)導(dǎo)）時間、簽收人。1）一般信息及文件傳遞設(shè)計(jì)出施工圖后經(jīng)審圖單位簽認(rèn)，每份圖均需設(shè)計(jì)、審圖單位蓋章圖紙方能生效。承包商不得使用未經(jīng)監(jiān)理發(fā)送的圖紙。設(shè)計(jì)變更（工程變更）所出圖紙均應(yīng)遵守上述程序。2）工程流轉(zhuǎn)文件格式。各類工程流轉(zhuǎn)文件的格式規(guī)定如下：1）工程聯(lián)系單。本項(xiàng)目參建各責(zé)任方之間的工程文件的交換?！豆こ搪?lián)系單》由發(fā)件方單位名稱、文件編碼、主送、抄送單位、文件屬性（工作階段、專業(yè)、文件類型）、標(biāo)題、正文（聯(lián)系事項(xiàng)）、簽發(fā)人、經(jīng)辦人、審核人、簽收人、日期及主送單位回復(fù)意見組成。所附工程文件可作為《工程聯(lián)系單》的附件一同發(fā)送。2）傳真?！秱髡妗酚砂l(fā)件方地址、電話、傳真號碼、單位名稱、文件編碼、收件人、收件人單位、抄送單位、收件人電話、傳真號碼，標(biāo)題、簽發(fā)人、經(jīng)辦人、傳真頁數(shù)、日期、回復(fù)要求（緊急、請審閱、批注、答復(fù)、傳閱）、正文（聯(lián)系事項(xiàng)）組成。3）備忘錄。各責(zé)任方之間的有關(guān)工程問題之情況說明，背景材料，證明材料，可使用備忘錄。備忘錄由發(fā)件方單位名稱、發(fā)件人、文件編碼、收件人、收件人單位、抄送單位、日期、標(biāo)題、正文（聯(lián)系事項(xiàng)）組成4）通知。是指由參加本項(xiàng)目建設(shè)的各方為項(xiàng)目發(fā)出的有關(guān)工程施工、進(jìn)度、質(zhì)量及其它有關(guān)事項(xiàng)的通知。5）會議議程。由參加本項(xiàng)目建設(shè)的各方為項(xiàng)目有關(guān)事宜舉行的會議，一律要在會議舉行之前，制定會議議程（臨時緊急會議例外）。會議議程的產(chǎn)生采用標(biāo)準(zhǔn)的會議議程格式，分發(fā)給各參會單位（人員）。會議議程由會議主題、文件編碼、會議名稱、舉行會議的日期、時間、地點(diǎn)、會議持續(xù)時間、會議的召集人、會議類型、主持人、記錄員、參會人員、需閱讀的文件、需攜帶的文件、會議議題、旁聽人員、資料員、下次會議日期、時間、地點(diǎn)、會議議程的傳閱單位組成。6）會議紀(jì)要。是指為本項(xiàng)目有關(guān)事宜舉行的會議所產(chǎn)生的會議紀(jì)要，共同采用標(biāo)準(zhǔn)的會議紀(jì)要文件格式。會議紀(jì)要由會議主題、文件編碼、會議名稱、會議舉行的日期、時間、地點(diǎn)，主持人、與會人員、缺席人員，會議紀(jì)要正文（對會議議題產(chǎn)生的問題；圍繞相關(guān)議題討論的結(jié)果；相應(yīng)責(zé)任方在規(guī)定日期的工作分配；下次會議的日期、時間、地點(diǎn)）、記錄員、打字員、簽發(fā)人、印發(fā)份數(shù)、傳閱單位。7）文件。是指參建各方為本項(xiàng)目發(fā)出的關(guān)于工程施工、進(jìn)度、質(zhì)量及其它有關(guān)事項(xiàng)的文件。8）發(fā)文記錄。是指由參加建設(shè)的各方為本項(xiàng)目發(fā)出的關(guān)于工程施工、進(jìn)度、質(zhì)量及其它有關(guān)事項(xiàng)的文件，應(yīng)對其進(jìn)行記錄。發(fā)文記錄由發(fā)文單和發(fā)文記錄表格組成。發(fā)文記錄表格發(fā)文記錄表格由文件名稱（主題）、文件類型、文件編碼（編號）、發(fā)文單位、日期、時間、收件人、抄送人、經(jīng)辦人、發(fā)文回執(zhí)組成。9）收文記錄。由參加建設(shè)的各方為本項(xiàng)目收到的關(guān)于工程施工、進(jìn)度、質(zhì)量及其它有關(guān)事項(xiàng)的文件，應(yīng)對其進(jìn)行記錄。收文記錄由文件名稱（主題）、文件類型、文件編碼（編號）、發(fā)文單位、日期、時間、收件人、抄送人、經(jīng)辦人、送文回執(zhí)組成。檔案資料管理是工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，是參建各方集體智慧的結(jié)晶。工程完成后，委托方應(yīng)將完整的、準(zhǔn)確的、齊全的、規(guī)范的檔案資料移交主管部門。2信息管理的方法與手段1）日常管理做好項(xiàng)目管理日志及工程大事記做好合同批復(fù)等各類往來文件的批復(fù)與存檔做好項(xiàng)目協(xié)調(diào)會、技術(shù)專題會的會議紀(jì)要做好施工現(xiàn)場記錄和信息反饋管理好實(shí)施期間的各類技術(shù)文檔按照項(xiàng)目管理合同的要求編制項(xiàng)目管理月報(bào)對項(xiàng)目管理的往來資料予以登記，并借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理管理資料分類存放并編目，以利于查尋管理資料的收發(fā)借閱，需經(jīng)資料管理人員辦理相關(guān)手續(xù)督促檢查各單位資料管理工作2）資料歸檔管理項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目經(jīng)理部整理管理資料，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后歸檔。依據(jù)委托PPP合同的約定，向使用單位和委托方報(bào)送管理資料，整理移交的文件包括項(xiàng)目決策立項(xiàng)文件、用地拆遷文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、各種項(xiàng)目合同、工程開工文件、商務(wù)文件、竣工驗(yàn)收及備案文件等3）信息管理的手段設(shè)立專崗和專業(yè)人員，建立檢查考核制度，配備計(jì)算機(jī)，保證工程信息的實(shí)時處理和高效應(yīng)用。3資料管理的總體要求資料管理執(zhí)行國家和當(dāng)?shù)卣鞴懿块T的《建筑工程資料管理規(guī)程》中的規(guī)定。技術(shù)文檔必須完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，并做到整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明。不接受經(jīng)涂改的技術(shù)資料竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，做到圖物相符，加蓋竣工圖章。各類施工記錄、檢測記錄、交接驗(yàn)收記錄和變更簽證應(yīng)齊全建設(shè)項(xiàng)目施工過程中的圖片、照片、錄音、錄象等材料，以及建設(shè)項(xiàng)目施工過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整文字說明，同時要詳細(xì)填寫檔案資料情況登記表技術(shù)資料整理與項(xiàng)目進(jìn)展同步進(jìn)行4資料管理的內(nèi)容工程竣工時，應(yīng)將工程往來批件、技術(shù)資料和施工圖紙整理完好歸檔，其內(nèi)容包括建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、施工技術(shù)資料、設(shè)備和材料的質(zhì)量保證資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料、項(xiàng)目投入使用DE技術(shù)準(zhǔn)備文件等。PPP單位按照工程技術(shù)資料管理的總體要求，檢查工程技術(shù)檔案是否規(guī)范、齊全、正確，檔案組卷和裝訂是否符合歸檔要求，檔案移交手續(xù)是否規(guī)范。移交：涉及項(xiàng)目保修的各類合同、文件、資料由PPP單位整理成冊逐次移交委托方。5檔案資料的收集收集范圍。凡是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目成套檔案。收集時間。各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時收集；凡是引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件必須首先由委托方（或接受委托的承包單位）登記、歸檔，再行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。6歸檔資料的質(zhì)量要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。永久、長期保存的文件的不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程序應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。電子文件應(yīng)以光盤為長期儲存介質(zhì)。7項(xiàng)目文件的整理與歸檔形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、交工試運(yùn)行（生產(chǎn)）及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容，分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理?？辈臁⒃O(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件（施工圖除外），應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、交工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件、工程事故處理文件由承包商整理。組卷要遵循專案文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項(xiàng)目交工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件按文種組卷，原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程組卷。項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項(xiàng)目交工圖按結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項(xiàng)目交工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件按文種組卷，原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程組卷。案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。8項(xiàng)目歸檔卷內(nèi)文件的排列管理性文件按問題、時間或重要程序排列。施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實(shí)驗(yàn)記錄、評定、驗(yàn)收排列。設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。交工圖按專業(yè)、圖號排列。卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。9歸檔案卷編目編寫案卷頁號：卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖紙的頁號編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號；各卷之間不連續(xù)編頁號。卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄由序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號和備注等組成。1）序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件（或部件）一個號；2）文件編號，填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項(xiàng)目代號；3）責(zé)任者，填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；4）文件題名，填寫文件標(biāo)題全稱，或擬寫文件題名；5）日期，填寫文件形成日期；6）頁號，填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號。案卷封面和脊背。案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，內(nèi)容主要有：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔案號等；1）案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等；項(xiàng)目名稱與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)（包括代號）應(yīng)相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文；2）立卷單位，填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門；3）起止日期，填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；4）保管期限，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限；5）密級，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級；6）檔案號，依據(jù)委托方提供的項(xiàng)目檔案分類編號方案，填寫檔案的項(xiàng)目代號、分類號和案卷流水號；7）案卷脊背，填寫保管期限、檔案號和案卷題名或關(guān)鍵詞；8）案卷封面及脊背的檔案號暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。卷內(nèi)備考表1）卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)不同載體文件的數(shù)量，例如，文字材料100頁，照片10張，