時(shí)間管理與提升工作效率培訓(xùn)課件

PPT模板LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPTLFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMLFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COM免費(fèi)PPT模板下載LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT模板LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPTLFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT模板下載LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT模板免費(fèi)下載LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT教程LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT素材LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT課件麥克PPT網(wǎng)-PPT模板麥克PPT網(wǎng)-免費(fèi)PPT模板時(shí)間管理與提高工作效率匯報(bào)人：XXX20XX.XX優(yōu)化你的時(shí)間管理：提高工作效率的關(guān)鍵問題提出你是否同時(shí)進(jìn)行著多項(xiàng)工作，但似乎無法全部完成？你是否每晚回家的時(shí)候累得精疲力竭，卻又覺得好象有什么事沒有做完？你是否覺得總是沒有時(shí)間運(yùn)動(dòng)或休閑，甚至是隨便玩玩也沒空？心里的聲音常常對(duì)您說：“今天不做沒有關(guān)系，反正明天也能做！”每件事情都想依預(yù)定時(shí)間進(jìn)行，但每次都無法準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)完成。常常把事情延到最后，使自己在時(shí)間上沒有變通的彈性。CONTENTS15234基本概念時(shí)間管理BasicConcepts重要意義VitalMeaning時(shí)間管理基本策略BasicStrategy時(shí)間管理統(tǒng)籌技巧ManagementSkills時(shí)間管理具體應(yīng)用ConcreteApplication管理技巧時(shí)間管理基本概念BASICCONCEPT01|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||道具鐵桶一只大石頭兩塊碎石若干細(xì)沙一堆水一罐提問如果請(qǐng)你做這個(gè)實(shí)驗(yàn)——你將會(huì)按怎樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶——方法把以上物品裝進(jìn)鐵桶啟示鐵桶象征著什么？細(xì)沙象征著什么？碎石象征著什么？大石頭又象征著什么？水象征什么？這個(gè)實(shí)驗(yàn)說明了什么？小實(shí)驗(yàn)EXPERIMENT定義概念CONCEPTS時(shí)間管理“時(shí)間管理”——由于時(shí)間所具備的基本特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象并不是時(shí)間本身，而是探索如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)的行為。目的：通過計(jì)劃統(tǒng)籌而相對(duì)合理利用和節(jié)約時(shí)間。時(shí)間管理重要意義VITALMEANING02有限性速度競爭生命只有一次如何控制它們的“流向”各個(gè)年齡階段大魚吃小魚→快魚吃慢魚速度競爭成為主導(dǎo)信息大爆炸重要意義MEANING魯迅先生說：“時(shí)間是組成生命的材料，浪費(fèi)別人的時(shí)間是無異于謀財(cái)害命的?！惫芾頃r(shí)間就像管理生命一樣重要時(shí)間管理基本策略BASICSTRATEGY03你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生星期六是一個(gè)好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡你有好幾個(gè)月沒有回老家，也沒有寫信或打電話有一份夜間兼職不錯(cuò)，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19點(diǎn)以前），估計(jì)要花1小時(shí)明晚8點(diǎn)有個(gè)1小時(shí)長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系明晚有一場演唱會(huì)你在圖書館借的書明天到期外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交計(jì)劃書之前把它復(fù)印一份明天下午2點(diǎn)到4點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議你欠某人200元錢--他明天也將參加那個(gè)會(huì)議你明天早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)要聽一場講座你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見面你沒有干凈的外套，一大堆臟衣服沒有洗你想好好洗個(gè)澡你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開會(huì)，預(yù)計(jì)1小時(shí)你身上只有5塊錢，需要取錢大家明天晚上聚餐你錯(cuò)過了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄這個(gè)星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時(shí)你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，沒有回信，也沒有打電話給他星期天早上要作一次簡報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備簡報(bào)要花費(fèi)15個(gè)小時(shí)，而且只能用業(yè)時(shí)間你邀請(qǐng)女朋友后天晚上來你家吃燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試每天上班時(shí)間為8點(diǎn)-18點(diǎn)（含往來交通時(shí)間，中午有1小時(shí)休息）練習(xí)Question在這些項(xiàng)目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行有效的時(shí)間管理呢？時(shí)間管理的基本策略把要做的事情全部看一遍，擬列一個(gè)時(shí)間表；確定每件事情的重要等級(jí)和緊急程度；根據(jù)重要程度把事情重新排序，列出任務(wù)完成計(jì)劃。把要做的事情全部看一遍，擬列一個(gè)時(shí)間表；時(shí)間管理的基本策略這件事如果不做，會(huì)有什么后果？如果認(rèn)為不會(huì)有任何影響，那么這件事情便該立刻取消。哪些事情可以放棄不做？這件事可以由別人代做而又不影響效果？將不必親自處理的事情清楚的交給別人去做。哪些事情可以由別人代做？哪些事情是非自己處理不可的要事，哪些是非自己處理不可的瑣事，區(qū)別重要度，將自己處理的要事選取精神最好的時(shí)間處理，將自己處理的瑣事利用空檔的時(shí)間處理。哪些事情需要自己處理？編好時(shí)間表后，再確定每件事情的重要等級(jí)和緊急程度;根據(jù)編好的時(shí)間表，考慮：時(shí)間管理的基本策略列出任務(wù)執(zhí)行計(jì)劃，執(zhí)行吧！TaskDoit!重要度是因人而異的，因此，任何有效的時(shí)間管理系統(tǒng)首先都必需要明確你的價(jià)值觀。價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，它是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。我們有不同的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個(gè)人特性的基礎(chǔ)，也是我們進(jìn)行時(shí)間管理的基礎(chǔ)。大多數(shù)時(shí)候，我們根據(jù)自己的價(jià)值觀采取行動(dòng)，雖然往往沒有意識(shí)到這一點(diǎn)。時(shí)間管理的基本策略確定目標(biāo)明確任務(wù)明確價(jià)值觀按優(yōu)先級(jí)排序按優(yōu)先級(jí)排序什么對(duì)你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什么，然后才能朝那個(gè)方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會(huì)到達(dá)別的地方。根據(jù)價(jià)值觀的不同，將練習(xí)中的任務(wù)區(qū)別出來：考慮一下，你的價(jià)值觀是什么？哪項(xiàng)任務(wù)對(duì)你是最重要的？時(shí)間管理的基本策略健康——看牙醫(yī)，洗澡，等等（1、15）家庭——給家里打電話，等等（3、14、17）友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等（2、8、11、18、21）愛情——準(zhǔn)備燭光晚餐，等等（23）工作——簡報(bào)，電視節(jié)目，會(huì)議，整理材料，考試，等等（5、9、10、12、13、16、19、20、22、24）金錢——夜間兼職的面試，等等（4）興趣——看演唱會(huì)，等等（6、7）時(shí)間管理的基本策略時(shí)間管理的效果是因人而異的，因此，任何有效的時(shí)間管理系統(tǒng)首先都必需要明確你的情緒焦點(diǎn)。明確情緒焦點(diǎn)學(xué)會(huì)感性時(shí)間管理明確你的任務(wù)對(duì)任務(wù)按優(yōu)先級(jí)排序情緒是不自主的思維，情緒的焦點(diǎn)決定了我們?nèi)绾伟才乓惶斓臅r(shí)間。感性時(shí)間管理關(guān)鍵是情緒管理，情緒決定了我們的焦點(diǎn)在哪里，而焦點(diǎn)決定了我們的時(shí)間用在哪里，是否有利于我們快速達(dá)成目標(biāo)。很多表面看來是銷售人員時(shí)間管理的問題，實(shí)際上卻是銷售人員情緒管理能力問題。時(shí)間管理統(tǒng)籌技巧ManagementSkills04人力資源部任經(jīng)理工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，分析一下任經(jīng)理的時(shí)間表8:30上司找任經(jīng)理談?dòng)嘘P(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。10:00正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來請(qǐng)示匯報(bào)工作，一直到11:00。11:00處理文件報(bào)告等，到12:00，還有一部分沒有過目。吃過午飯看了一會(huì)報(bào)紙，聊了一會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對(duì)招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項(xiàng)工作又占去兩個(gè)小時(shí)。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請(qǐng)示工作，順便聊了一會(huì)私事和公司最近的傳聞。16：30召集下屬開會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會(huì)議不僅沒有達(dá)到預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到17:00。需要加班已經(jīng)沒有時(shí)間寫報(bào)告，只好把未寫完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。案例仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？案例電話干擾——對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。會(huì)議安排沒有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒有實(shí)行有效控制。上司不定期召見使時(shí)間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請(qǐng)示匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)了許多時(shí)間。對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動(dòng)性。多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點(diǎn)，沒有周末，沒有休息時(shí)間，簡直就是“忙碌”二字的化身。由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們?cè)诠ぷ髦斜憩F(xiàn)出來的忙亂與普通員工有很大的差異。有沒有方法提高時(shí)間的利用率，有盡可能多的時(shí)間去陪陪家人？下面就來分析職業(yè)經(jīng)理之所以忙亂的原因透過現(xiàn)象看本質(zhì)——部分經(jīng)理人員的三個(gè)字特征忙茫盲時(shí)間管理失序做事缺乏計(jì)劃性做事分不清主次不善于說“不”無法恰當(dāng)處理外部的干擾時(shí)間管理問題在哪里？干擾因素分析干擾者后果對(duì)策缺乏自律

文件雜陳

拖延

不會(huì)說不

職責(zé)混淆

突然約見

當(dāng)下想干的事太多

經(jīng)?！熬然稹?/p>

條理不清

計(jì)劃不周

無效會(huì)議

不速之客

電話干擾

干擾因素分析表干擾者：可能是自己、朋友、客戶、上司、下屬、家人時(shí)間的浪費(fèi)外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等）B、餐飲服務(wù)（供餐窗口少、菜品少、座位少等）C、信息化程度電話干擾，陪同煲粥不速之客，禮節(jié)陪聊習(xí)慣拖延，超出期限會(huì)而不議，議而不決無視重點(diǎn)，做事低效不良授權(quán)，權(quán)責(zé)不清時(shí)間管理問題在哪里？時(shí)間管理處理原則輕重緩急：重要的事情不緊急，緊急的事情不重要；一次結(jié)清，同一類的事情最好一次把它做完；實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間總比預(yù)計(jì)的長；（墨菲定律）凡是可能出錯(cuò)的都會(huì)出錯(cuò)；每次出錯(cuò)的時(shí)候，總是在最不可能出錯(cuò)的地方；為突發(fā)事件預(yù)留時(shí)間；日常性事務(wù)維護(hù)原則；做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎(chǔ)工作要和你的價(jià)值觀相吻合，不可以互相矛盾；每一分鐘每一秒做最有效率的事情；遵守20：80定律；時(shí)間被占用說“不”原則；有效授權(quán)并權(quán)責(zé)分明；PrinciplesOfProcessing管理技巧具體應(yīng)用05ConcreteApplication你的時(shí)間（單位可以是小時(shí)，也可以是天）值多少錢？進(jìn)行時(shí)間價(jià)值的計(jì)算，可以幫助你理解時(shí)間意味著什么？樹立正確的時(shí)間價(jià)值觀牢固樹立時(shí)間的價(jià)值觀人的行動(dòng)受到思想支配首先解決思想認(rèn)識(shí)問題時(shí)間就是效益時(shí)間就是金錢時(shí)間就是生命思想方法決定行為模式時(shí)間價(jià)值的計(jì)算（1）每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大價(jià)值時(shí)間就是金錢，浪費(fèi)時(shí)間，就意味著增加了成本，減少利潤。浪費(fèi)的時(shí)間，無論如何也彌補(bǔ)不了。（2）錢是一分一分掙來的錢是通過每一分鐘、每一小時(shí)、每一天的努力工作掙來的。一天浪費(fèi)（不管什么原因）1—2小時(shí)，意味著在其他時(shí)間中掙錢的效率要提高10—30%（3）時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。做好時(shí)間管理的長短期準(zhǔn)備購買工具書/增加知識(shí)儲(chǔ)備/提高能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力把常用的文件/文具放好存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣長期準(zhǔn)備明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序?qū)⑾嚓P(guān)的工作列在一起把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見的地方每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘做好正式工作前的準(zhǔn)備工作臨時(shí)準(zhǔn)備ReadyForIt!要培養(yǎng)的好習(xí)慣為高效的時(shí)間管理，培養(yǎng)良好習(xí)慣利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時(shí)間把最困難的事放在效率最高的時(shí)候利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)午餐或下班前開會(huì)效率最高/避免上午開重要會(huì)休息片刻/伸個(gè)懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料每晚沉思片刻/回顧與總結(jié)培養(yǎng)與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力站著接待一向健談的來訪者從不主動(dòng)閑聊/盡量回避來閑聊者管理電話如遇瑣事纏身能快速擺脫A明確目標(biāo)，做好計(jì)劃避免出現(xiàn)工作千頭萬緒眉毛胡子一把抓被動(dòng)工作跟著感覺走明確目標(biāo)你為什么工作你要達(dá)到什么目的為什么不愿意設(shè)定目標(biāo)呢？第一不了解目標(biāo)的重要性，從小沒有人教導(dǎo)我們什么是目標(biāo)，更不知道為什么要設(shè)定目標(biāo)。第二不知道如何設(shè)定目標(biāo)，在我們的學(xué)校教育當(dāng)中從來沒有教導(dǎo)我們?nèi)绾卧O(shè)定目標(biāo)，如何去達(dá)成目標(biāo)。第三因?yàn)楹ε卤粍e人拒絕，假如我們不設(shè)定目標(biāo)，我們就不會(huì)被別人批評(píng)，嘲笑。我們可以免除害怕被拒絕的恐怖。第四害怕自己會(huì)失敗，一般成年人在生活上失敗最大的原因就是對(duì)失敗的恐懼感?？傄詾槲也荒?，我可能會(huì)損失錢財(cái)，但不能浪費(fèi)時(shí)間。R制定低目標(biāo)的原因員工業(yè)績考核體系不合理、獎(jiǎng)懲不科學(xué)對(duì)失敗的恐懼不能發(fā)現(xiàn)完成目標(biāo)的方法或手段過多的將注意力集中在現(xiàn)有的資源能力經(jīng)驗(yàn)性思維上司沒有鼓舞起員工的士氣作為主管，不可為員工的拒絕態(tài)度嚇倒，而應(yīng)通過溝通轉(zhuǎn)變員工的思維習(xí)慣！鼓勵(lì)員工尋找實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法，而不應(yīng)該就目標(biāo)值本身的高低討價(jià)還價(jià)！對(duì)心態(tài)消極、承諾目標(biāo)與上級(jí)期望目標(biāo)差距太大而有拒不轉(zhuǎn)變觀念、不去動(dòng)腦筋想辦法，而是挖空心思想借口的個(gè)別員工，只能不換腦筋就換人！我做不到用現(xiàn)在的方法主管要求的期限一個(gè)人完成現(xiàn)有的資源和的成本標(biāo)準(zhǔn)全部完成運(yùn)用什么方法可以完成？你認(rèn)為什么時(shí)間可以完成？需要哪些部門或崗位的協(xié)助？需要投入哪些資源？哪些可以保證完成？那些能部分完成？如何應(yīng)對(duì)低目標(biāo)我原來是可以做到的！目標(biāo)設(shè)計(jì)的SMART原則具體，不能籠統(tǒng)；SpecificSMeasurable可度量MAttainable可實(shí)現(xiàn)，指付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免過高或過低的目標(biāo)。ARealistic現(xiàn)實(shí)性，指目標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的。RTimebound時(shí)限，完成目標(biāo)的期限。T六、學(xué)會(huì)用時(shí)間管理達(dá)成目標(biāo)請(qǐng)閉上眼考慮3分鐘圖形化數(shù)字化完成時(shí)限具體的實(shí)際步驟督導(dǎo)與校正完成的獎(jiǎng)勵(lì)①一生的夢(mèng)想②10年內(nèi)想完成的事③5年內(nèi)想完成的事④今年內(nèi)想完成的事⑤這個(gè)月想完成的事⑥今天想完成的事微觀宏觀次重要較重要注：重要度取決于任務(wù)本身對(duì)戰(zhàn)略的影響力分清輕重緩急，運(yùn)用“四象限”分析法運(yùn)用“80、20”法則找出自己日常工作任務(wù)中重要的20%從微觀到宏觀。從次重要到較重要注：緊迫性取決于任務(wù)本身時(shí)間性的強(qiáng)弱分清輕重緩急，運(yùn)用“四象限”分析法次緊迫較緊迫次優(yōu)先較優(yōu)先運(yùn)用“80、20”法則找出自己日常工作任務(wù)中重要的20%從微觀到宏觀。從次重要到較重要緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會(huì)議的出席某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動(dòng)分清輕重緩急，運(yùn)用“四象限”分析法組織結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化，建立并行、串行的工作模式崔西定律——任何工作的困難度

與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比。簡化工作是所有高效成功人士的共同特質(zhì)。必須要簡化工作流程。例如完成一件工作有3個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度為9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25并行工作模式起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐小王的一個(gè)早晨看電視早新聞5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘2分鐘起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐看電視早新聞什么情況下能并行工作？串行工作模式要充分考慮工作的連續(xù)性A主要領(lǐng)導(dǎo)不到場會(huì)議不能開B會(huì)議沒結(jié)束形不成工作決議C決議沒有下達(dá)工作無法開展D工作尚未結(jié)束無法進(jìn)行考核九、學(xué)會(huì)有效的授權(quán)[授權(quán)概念]上級(jí)將權(quán)力和責(zé)任授予下級(jí)，使下級(jí)在一定的監(jiān)督下，有相當(dāng)?shù)男袨樽灾鳈?quán)?？梢允跈?quán)的工作日常工作及需要專業(yè)技術(shù)型工作收集事實(shí)與數(shù)據(jù)某些特定領(lǐng)域中的決定監(jiān)管項(xiàng)目準(zhǔn)備報(bào)告不可以授權(quán)的工作人事問題（如激勵(lì)、保持士氣）發(fā)展及培養(yǎng)部下下達(dá)目標(biāo)解決部門間的沖突維護(hù)紀(jì)律和制度無可授權(quán)的人則不授權(quán)學(xué)會(huì)有效的授權(quán)授權(quán)步驟一:授權(quán)前的工作說明任務(wù)內(nèi)容、細(xì)節(jié)、完成期限及所需資源。說明你所期望