公司日常行政規(guī)章制度手冊

公司日常行政規(guī)章制度手冊一、入職與離職管理1.1入職手續(xù)辦理新員工入職是公司人力資源管理的重要環(huán)節(jié)。人力資源部門會向新員工發(fā)送入職通知，告知其入職所需的材料和相關事項。新員工需在規(guī)定時間內提交身份證、學歷證明、離職證明等相關證件的原件及復印件。同時要填寫入職登記表，包括個人基本信息、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等。人力資源部門會對新員工提交的材料進行審核，保證其真實性和完整性。審核通過后，為新員工辦理員工卡，分配辦公座位，并介紹公司的組織架構、規(guī)章制度等。還會安排新員工參加入職培訓，了解公司的文化、價值觀和業(yè)務流程，幫助其盡快適應公司環(huán)境。1.2離職流程及手續(xù)離職是員工與公司解除勞動關系的過程，需要按照一定的流程辦理手續(xù)。員工應提前向所在部門提交離職申請，說明離職原因和離職時間。部門負責人會對離職申請進行審核，并與人力資源部門溝通相關事宜。人力資源部門會根據(jù)離職申請，辦理離職手續(xù)，包括結算工資、歸還公司財物、辦理社保和公積金轉移等。同時要為離職員工開具離職證明，證明其在公司的工作經歷和離職原因。離職員工需在規(guī)定時間內辦理完所有手續(xù)，否則將影響其工資結算和社保公積金的轉移。1.3試用期管理試用期是公司對新員工進行考察和培訓的階段，旨在保證新員工符合公司的崗位要求和工作標準。在試用期內，公司會為新員工安排導師，指導其工作和學習。新員工需按照公司的要求和導師的指導，完成各項工作任務，并接受公司的考核和評估。公司會定期對新員工的工作表現(xiàn)進行評估，包括工作態(tài)度、工作能力、團隊協(xié)作等方面。如果新員工在試用期內表現(xiàn)優(yōu)秀，公司將考慮與其簽訂正式勞動合同；如果新員工在試用期內表現(xiàn)不佳，公司將根據(jù)實際情況決定是否延長試用期或解除勞動合同。二、考勤與請假制度2.1考勤打卡與請假申請考勤打卡是公司對員工出勤情況進行管理的重要手段，員工需每天按時打卡，記錄上下班時間。考勤打卡系統(tǒng)會自動記錄員工的打卡時間和出勤情況，公司會定期對員工的考勤記錄進行統(tǒng)計和分析。如果員工因特殊原因需要請假，應提前向所在部門提交請假申請，說明請假原因、請假時間和請假方式（如年假、病假、事假等）。部門負責人會對請假申請進行審核，并報人力資源部門備案。請假申請批準后，員工需按照公司的規(guī)定辦理請假手續(xù)，如填寫請假單、交接工作等。2.2病假、事假、年假規(guī)定病假是員工因生病需要休息而請假的情況，員工需提供醫(yī)院開具的病假證明，經部門負責人和人力資源部門審核批準后，方可享受病假待遇。病假期間，員工的工資按照公司的規(guī)定進行發(fā)放。事假是員工因個人事務需要請假的情況，員工需提前向所在部門提交請假申請，經部門負責人和人力資源部門審核批準后，方可享受事假待遇。事假期間，員工的工資按照公司的規(guī)定進行扣除。年假是員工根據(jù)工作年限享受的帶薪休假，員工需在規(guī)定的時間內提前向所在部門提交年假申請，經部門負責人和人力資源部門審核批準后，方可享受年假待遇。年假期間，員工的工資按照正常工資發(fā)放。2.3加班與調休管理加班是員工在規(guī)定工作時間之外額外工作的情況，公司會根據(jù)工作需要和員工的申請，安排員工加班。加班員工需填寫加班申請表，經部門負責人和人力資源部門審核批準后，方可加班。加班結束后，員工需及時填寫加班記錄，記錄加班時間和工作內容。公司會根據(jù)加班情況，安排員工調休或支付加班工資。調休是員工在加班后，通過調休的方式補休加班時間；加班工資是公司按照國家規(guī)定，支付給加班員工的加班費用。三、辦公用品管理3.1辦公用品采購與發(fā)放辦公用品采購是公司為滿足日常辦公需求而進行的物資采購活動，由行政部門負責統(tǒng)一采購。行政部門會根據(jù)公司的辦公需求和預算，制定辦公用品采購計劃，并按照公司的采購流程進行采購。采購完成后，將辦公用品發(fā)放給各部門和員工，保證員工能夠正常開展工作。辦公用品發(fā)放時，需填寫辦公用品發(fā)放登記表，記錄辦公用品的發(fā)放情況和領取人信息。3.2辦公用品使用與保管辦公用品使用是員工在日常工作中對辦公用品的實際使用情況，員工應合理使用辦公用品，避免浪費。如紙張應雙面打印，筆芯應及時更換等。同時員工要妥善保管辦公用品，避免丟失或損壞。如鋼筆應放在筆盒中，筆記本應放在文件夾中等。如果員工發(fā)覺辦公用品有質量問題或損壞，應及時向行政部門報告，以便及時更換或維修。3.3辦公用品維修與報廢辦公用品維修是對損壞的辦公用品進行維修和保養(yǎng)的活動，由行政部門負責統(tǒng)一管理。如果員工發(fā)覺辦公用品有損壞，應及時向行政部門報告，行政部門會安排維修人員進行維修。如果辦公用品無法維修或維修成本過高，將進行報廢處理。報廢辦公用品時，需填寫辦公用品報廢申請表，經部門負責人和行政部門審核批準后，方可進行報廢處理。四、會議與培訓管理4.1會議組織與安排會議組織是公司為了傳達信息、討論問題、做出決策等而組織的活動，由行政部門負責統(tǒng)一組織和安排。行政部門會根據(jù)會議的性質和目的，確定會議的時間、地點、參會人員等，并提前通知參會人員。會議期間，行政部門會負責會議的記錄和紀要的撰寫，并及時將會議紀要發(fā)送給參會人員和相關部門。4.2培訓計劃與實施培訓計劃是公司為了提高員工的業(yè)務能力和綜合素質而制定的培訓方案，由人力資源部門負責制定和實施。人力資源部門會根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和員工的需求，制定年度培訓計劃，并按照計劃組織實施培訓活動。培訓活動包括內部培訓、外部培訓、在線培訓等多種形式，員工可以根據(jù)自己的需求和時間安排選擇參加相應的培訓課程。4.3會議與培訓記錄與反饋會議與培訓記錄是對會議和培訓活動的過程和內容進行記錄的文件，由行政部門和人力資源部門負責負責。會議記錄應包括會議的時間、地點、參會人員、會議內容、決議等；培訓記錄應包括培訓的時間、地點、培訓師、培訓內容、學員反饋等。會議與培訓記錄是公司重要的檔案資料，應妥善保管。同時參會人員和學員應及時對會議和培訓活動進行反饋，提出意見和建議，以便公司不斷改進和完善會議與培訓管理工作。五、文檔與檔案管理5.1文檔撰寫與審核文檔撰寫是公司員工在工作中撰寫各種文件和報告的活動，如合同、報告、通知等。員工應按照公司的要求和格式，撰寫規(guī)范、準確、完整的文檔。文檔撰寫完成后，需經過相關部門負責人和領導的審核，保證文檔的內容和格式符合公司的要求。審核通過后，方可正式發(fā)布或使用。5.2檔案整理與歸檔檔案整理是對公司的各種文件和資料進行分類、整理、編號的活動，由行政部門負責統(tǒng)一管理。行政部門會根據(jù)檔案的性質和用途，將檔案分為不同的類別，如人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。并對檔案進行編號，建立檔案目錄，方便檔案的查詢和使用。檔案歸檔是將整理好的檔案存放在規(guī)定的檔案柜中，并進行登記和備案的活動。檔案歸檔時，需填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案的歸檔時間、歸檔人、檔案編號等信息。5.3檔案借閱與保密檔案借閱是公司員工在工作中需要查閱檔案的活動，由行政部門負責統(tǒng)一管理。員工需填寫檔案借閱申請表，經部門負責人和行政部門審核批準后，方可借閱檔案。借閱檔案時，需遵守檔案借閱的規(guī)定，如不得擅自復印、涂改檔案等。同時要對借閱的檔案進行保密，不得將檔案內容泄露給他人。如果員工違反檔案借閱的規(guī)定，將承擔相應的法律責任。六、辦公環(huán)境與設施管理6.1辦公區(qū)域衛(wèi)生與安全辦公區(qū)域衛(wèi)生是公司為了營造良好的工作環(huán)境而進行的清潔工作，由行政部門負責統(tǒng)一管理。行政部門會安排保潔人員定期對辦公區(qū)域進行清潔，包括地面、桌面、門窗等。同時要加強對辦公區(qū)域的衛(wèi)生檢查，保證辦公區(qū)域的衛(wèi)生符合公司的要求。辦公區(qū)域安全是公司為了保障員工的人身安全和財產安全而進行的管理工作，由行政部門負責統(tǒng)一管理。行政部門會加強對辦公區(qū)域的安全檢查，包括消防設施、電器設備、門窗等，保證辦公區(qū)域的安全符合國家的相關規(guī)定。同時要加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識和自我保護能力。6.2辦公設施維護與報修辦公設施維護是對公司的辦公設施進行維修和保養(yǎng)的活動，由行政部門負責統(tǒng)一管理。如果員工發(fā)覺辦公設施有損壞或故障，應及時向行政部門報告，行政部門會安排維修人員進行維修。維修人員會對辦公設施進行檢查和維修，保證辦公設施的正常使用。如果辦公設施無法維修或維修成本過高，將進行更換。辦公設施報修是員工在發(fā)覺辦公設施有損壞或故障時，向行政部門提交的維修申請，由行政部門負責統(tǒng)一管理。員工需填寫辦公設施報修申請表，說明辦公設施的損壞情況和故障現(xiàn)象，并提供相關的證明材料。行政部門會根據(jù)報修申請，安排維修人員進行維修，并及時將維修情況反饋給員工。6.3辦公設備使用規(guī)范辦公設備使用是公司員工在日常工作中對辦公設備的實際使用情況，員工應嚴格遵守辦公設備的使用規(guī)范，保證辦公設備的正常使用和安全。如電腦應定期進行殺毒和維護，打印機應注意紙張的規(guī)格和質量等。同時要愛護辦公設備，避免損壞或丟失。如果員工違反辦公設備的使用規(guī)范，將承擔相應的責任。七、車輛與差旅管理7.1車輛使用與調度車輛使用是公司員工在工作中需要使用車輛的活動，由行政部門負責統(tǒng)一管理。員工需提前向行政部門提交車輛使用申請，說明使用車輛的時間、地點、用途等。行政部門會根據(jù)車輛的使用情況和員工的申請，安排車輛的使用和調度。車輛使用時，需遵守交通規(guī)則和公司的車輛使用規(guī)定，保證車輛的安全和正常使用。7.2差旅申請與報銷差旅申請是公司員工在因公出差時需要向公司提交的申請，由行政部門負責統(tǒng)一管理。員工需提前向行政部門提交差旅申請，說明出差的時間、地點、目的、行程等。行政部門會根據(jù)員工的申請，安排差旅事宜，并提供相關的出差指導和注意事項。差旅報銷是公司員工在出差結束后，需要向公司提交的報銷申請，由行政部門負責統(tǒng)一管理。員工需按照公司的差旅報銷規(guī)定，填寫差旅報銷申請表，并提供相關的發(fā)票和憑證。行政部門會對差旅報銷申請進行審核，保證差旅費用的合理性和真實性。審核通過后，將按照公司的規(guī)定進行報銷。7.3出差安全與注意事項出差安全是公司員工在出差過程中需要注意的重要事項，由行政部門負責統(tǒng)一管理。員工在出差前，應了解出差地點的安全情況和相關的法律法規(guī)，做好安全防范措施。在出差過程中，要遵守當?shù)氐娘L俗習慣和交通規(guī)則，注意人身安全和財產安全。如果遇到突發(fā)事件，應及時向公司和當?shù)赜嘘P部門報告，并按照公司的應急預案進行處理。八、其他行政事務管理8.1員工福利與活動組織員工福利是公司為了提高員工的福利待遇而提供的各種福利措施，如節(jié)日福利、生日福利、健康體檢等。由行政部門負責統(tǒng)一組織和實施。行政部門會根據(jù)公司的規(guī)定和員工的需求，制定員工福利計劃，并及時將福利發(fā)放給員工。員工活動組織是公司為了豐富員工的業(yè)余生活而組織的各種活動，如團建活動、運動會、文藝晚會等。由行政部門負責統(tǒng)一組織和實施。行政部門會根據(jù)員工的需求和公司的實際情況，制定員工活動計劃，并及時將活動通知給員工。8.2對外聯(lián)絡與接待對外聯(lián)絡是公司與外部單位進行溝通和合作的活動，由行政部門負責統(tǒng)一管理。行政部門會根據(jù)公司的業(yè)務需求和對外聯(lián)絡的目的，確定對外聯(lián)絡的對象和方式，并及時與外部單位進行溝通和協(xié)調。接待工作是公司為了接待來訪客人而進行的活動，