物業(yè)管理辦公室管理制度手冊范本

中海物業(yè)管理管控

編號(hào)：WI/O—001

（深圳）有限公司辦公室職責(zé)

版號(hào)/狀態(tài)：A/1

ZHPM

第1頁共1頁

一、負(fù)責(zé)安排公司的季度、年度工作會(huì)議及總經(jīng)理辦公會(huì)議，做

好記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要和決議，并督促各單位貫徹執(zhí)行，及時(shí)了解和

反饋有關(guān)信息。

二、負(fù)責(zé)公司相關(guān)文件的起草、印制和分發(fā)，做好公司各類文件

的審核、編號(hào)、立卷、存檔工作，管理管控好公司的文書檔案。

三、負(fù)責(zé)上級(jí)和外部來文來電的簽收、登記和領(lǐng)導(dǎo)批示后的傳閱、

催辦、回復(fù)。

四、搞好調(diào)查研究工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問題、總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)

決策提供參考，為基層工作提供借鑒。

五、注意收集合理化建議情況，會(huì)同有關(guān)部門提出推廣和獎(jiǎng)勵(lì)意

見，

六、搞好業(yè)內(nèi)工作情況交流，編發(fā)公司內(nèi)部簡訊。

七、管理管控公司印信，制發(fā)基層單位印鑒。

八、負(fù)責(zé)保密管理管控，抓好保密教育、保密檢察和對失泄密事

件的調(diào)查處理。

九、完善公司行政管理管控制度，審查基層主要行政用品采購相

關(guān)計(jì)劃；督察公司內(nèi)部通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；安排落實(shí)節(jié)假日值班；管理管

控公司房產(chǎn)；具體做好機(jī)關(guān)行政用品和辦公用品的供應(yīng)工作。

十、負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)車輛的調(diào)度、使用和維修保養(yǎng)工作。

十一、負(fù)責(zé)服務(wù)、督促、檢查、協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)工作，保證機(jī)關(guān)各項(xiàng)工

作的正常運(yùn)行。

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（深圳）有限公司行文規(guī)則

版號(hào)/狀態(tài)：A/1

ZHPM

第1頁共5頁

一、公司公文是指公司在行政管理管控過程中所形成的具有法定

效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。

二、行文要堅(jiān)持少而精、注重效用的原則，有如下情況時(shí)可以以公

司名義行文：

1、向上級(jí)機(jī)關(guān)請示、報(bào)告工作。

2、向不相隸屬的單位聯(lián)系工作、商洽問題。

3、向所屬單位下達(dá)指示、布置任務(wù)、頒布規(guī)章制度、答復(fù)重要請

示、通報(bào)獎(jiǎng)懲事項(xiàng)和重大情況，以及轉(zhuǎn)發(fā)需要貫徹的上級(jí)或外部文件?。

4、其它需要以公司名義行文的事項(xiàng)。

三、行文要根據(jù)合適的內(nèi)容選擇適當(dāng)?shù)奈姆N：

發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施用“命

令”（令）;

對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)人員或單位用“決定，，；

向公司內(nèi)外宣布重大事件用“公告”，在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守

或周知的事項(xiàng)用“通告”；

傳達(dá)上級(jí)指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和外部公文，傳達(dá)要求下級(jí)周知、辦理或

共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免管理管控人員用“通知”;

交流工作情況，表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況用“通

報(bào)”；

向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，以及回復(fù)詢問

用“報(bào)告”；

向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)用“請示”；

與平行或不相隸屬的單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題用“函々

記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定的事項(xiàng)用“會(huì)議紀(jì)要二

四、草擬公文由主辦部門負(fù)責(zé)，重要公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)筆或提

出要求。草擬公文要做到：

1、符合國家的法律、法規(guī)和黨的方針政策。

2、保持與公司以往工作思路的連貫性，如提出新的創(chuàng)意需另外加

以說明。

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第2頁共5頁

3、全面、真實(shí)地反映客觀實(shí)際情況。

4、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的意圖。

5、觀點(diǎn)明確，重點(diǎn)突出，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字簡練，符合

語法、修辭、邏輯和文體要求，人名、地名、數(shù)字、引文無誤。

6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)排列依次一、（一）、1、（1）。

7、使用國家法定計(jì)量單位。

8、盡量避免使用難懂的術(shù)語、行話、方言，必須使用時(shí)應(yīng)當(dāng)加注

釋。

9、使用簡稱除已通用的簡稱外，一般要先用全稱，并注明簡稱，

公元紀(jì)年不得略稱。

10、公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、

慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字

外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

五、草擬公文的合適的內(nèi)容涉及其他部門，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與

有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽，如有分歧，主辦部門要將各方意見報(bào)送主管領(lǐng)

導(dǎo)研究解決。

六、公文稿擬出，在首頁附上發(fā)文稿紙，依次由主辦部門領(lǐng)導(dǎo)、相

關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)核閱、修改、簽字，再送辦公室核稿，校核文稿的重點(diǎn)是：

1、把行文關(guān)。看是否確需行文，是否符合行文關(guān)系的有關(guān)要求。

2、把政策關(guān)。看合適的內(nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策、法

律、法令，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)文件相銜接，措施和辦法是否切

實(shí)可行。

3、把文字關(guān)。看篇章布局是否合理，結(jié)構(gòu)層次是否嚴(yán)謹(jǐn)，語言文

句是否通順、簡練、貼切、得體。

4、把格式關(guān)?？次募捏w式是否規(guī)范，版式是否符合本規(guī)則的要

求3

5、把手續(xù)關(guān)。看送核文稿是否有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，涉及其他部門的

問題是否己協(xié)商一致。

七、核定的文稿由辦公室呈總經(jīng)理簽發(fā)，亦可由總經(jīng)理授權(quán)人簽發(fā)。

簽發(fā)的文稿退辦公

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室編號(hào)登記，再交主辦部門印發(fā)。

八、起草、審核、簽發(fā)公文文稿均不得使用鉛筆和原珠筆，筆跡不

得超過左側(cè)裝訂線。

九、公司行文采取標(biāo)印格式，標(biāo)印格式包括版式和文件體式的有關(guān)

部分：

1、版頭。左側(cè)為紅色中海標(biāo)識(shí)及上下排列、用隸書中英文書寫的

公司規(guī)范化簡稱“中海物業(yè)管理管控（深圳）有限公司”，下端用一紅線

將其銜接承托；右上方是上下排列用黑體中英文書寫的公司地址及聯(lián)

系電話、傳真等。

2、發(fā)文字號(hào)。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成，機(jī)關(guān)代

字為“中海物深”加主辦部門的第一個(gè)字，發(fā)文年度外加括號(hào)。發(fā)文

字號(hào)貼近版頭下方，使用的字體應(yīng)小于正文。

3、秘密等級(jí)和緩急時(shí)限。需要標(biāo)注秘密等級(jí)和緩急時(shí)限時(shí),秘密

等級(jí)標(biāo)注在文件首頁左上角，緩急時(shí)限標(biāo)注在密級(jí)下方。字型均用與

正文字號(hào)相等的宋體字。

4、標(biāo)題。標(biāo)題由公司名稱、公文合適的內(nèi)容、文種三部分組成,

其中公司名稱一般情況下可以省略。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名

號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題的字型一般選用二號(hào)黑體字。標(biāo)題在

21個(gè)字以下時(shí)單行排列，超過21個(gè)字時(shí)用每行在10至21個(gè)字之間

的多行排列，多行排列應(yīng)在保持語意完整的情況下，排列成上梯型、

下梯型和菱型。

5、主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)即行文對象。在上行文中，一般只有一個(gè)

主送單位；在下行文中，主送垂直系統(tǒng)的諸個(gè)直接下級(jí)可以用并列或

泛稱，批復(fù)下級(jí)請示的主送單位只能是請示單位。主送機(jī)關(guān)一般標(biāo)在

標(biāo)題之下，頂格，末尾加冒號(hào)；有時(shí)也可以在文件末的發(fā)放范圍內(nèi)標(biāo)

注。

6、正文。正文是公文的核心部分，印刷時(shí)一律從左向右編排。正

文與標(biāo)題的距離為12毫米左右。

7、附件。在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件的名稱和順序。

8、成文日期。以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)。一般標(biāo)注在正

文結(jié)束以下的5行處，

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7HPM

第4頁共5頁

成文日期的最后一個(gè)字要比上文縮進(jìn)4至6個(gè)字。如果正文恰滿一頁,

成文口期要在下頁打印時(shí)，必須首先在下頁的第一行打上“此頁無正

文”字樣，并附括號(hào)。

9、印鑒。成文日期上為加蓋印章的位置，要求上不壓正文，下騎

年蓋月。

10、發(fā)放范圍。除主送機(jī)關(guān)外，對其他需要了解文件合適的內(nèi)容的

上級(jí)機(jī)關(guān)用“抄報(bào)”，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)用“抄送”，下級(jí)機(jī)

關(guān)用“抄發(fā)”。發(fā)放范圍標(biāo)注在文件末頁下端。

11、字形。除以上另有規(guī)定外，均采用四號(hào)宋體字。篇幅較長的,

內(nèi)文小標(biāo)題和重點(diǎn)段落亦可間用四號(hào)黑體字。字型均為標(biāo)準(zhǔn)字型。

12、編排。一般情況下，每頁26行，每行27字。頁面安排原則上

應(yīng)做到單字不占行、單字不占頁、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不轉(zhuǎn)行。篇幅較多需標(biāo)注

頁碼時(shí)，頁碼標(biāo)注在每頁的右下角。整頁布局要?jiǎng)蚍Q，空白處上端略

寬于下端，左側(cè)略寬于右側(cè)。

13、紙型。文件用紙的幅面規(guī)格一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297毫

米X210毫米）。

14、裝訂。在左側(cè)用兩釘裝訂，裝訂線距紙邊約10毫米，兩裝訂

各距上下紙邊100毫米左右。

十、公文的繕印由主辦部門負(fù)責(zé)，繕印前要認(rèn)真校對無誤，一般采

用三校制：

1、初校。由電腦操作人員對校，即在屏幕上對照原稿進(jìn)行校本。

要求杜絕竄行、漏行、多字、漏字現(xiàn)象，保證條塊安排、字型選擇、

內(nèi)文編排正確。

2、復(fù)校。由二人或多人讀校，即一人讀原稿，另一個(gè)或數(shù)人看校

樣,要求消滅錯(cuò)字、別字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用上的錯(cuò)誤，達(dá)到標(biāo)印格式要

求,

3、校紅。由擬稿人看校，即先看復(fù)校標(biāo)出需要改正的地方是否

已經(jīng)改好，然后通校一遍，

要求一切無誤，并對文印的最終質(zhì)量負(fù)責(zé)。

十一、加印時(shí)'辦公室要對文件作進(jìn)一步檢查，看格式是否妥當(dāng)、

組成是否完備、版面是否整潔。對不符合要求以及超過規(guī)定份數(shù)的公

文，不予蓋章。

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（深圳）有限公司行文規(guī)則

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十二、加印后，主辦部門應(yīng)當(dāng)立即將文稿并正式文件兩份交辦公室

存檔。

十三、公文的封發(fā)由主辦部門負(fù)責(zé)。封發(fā)前要首先檢查裝訂后的文

件有無倒頁、錯(cuò)頁、重頁等現(xiàn)象，有則重新裝訂后再封發(fā)。要看清楚

文件標(biāo)注的發(fā)放范圍和份數(shù)，以免漏發(fā)和發(fā)錯(cuò)。信封上的地址要寫清

楚，封口不得用訂書機(jī)釘。文件的分發(fā)情況要登記清楚。

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（深圳）有限公司收文處理辦法

版號(hào)/狀態(tài)：A/1

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第1頁共2頁

一、收文處理是指上級(jí)來文、下級(jí)來文和外單位來文的處理，它一

般包括簽收、登記、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等

環(huán)節(jié)。

二、來文統(tǒng)一由辦公室文員拆封、簽收。簽收文件要逐件清點(diǎn)，重

要文件要逐頁查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的

處理措施，急件要注明簽收的具體時(shí)間。標(biāo)注具體領(lǐng)導(dǎo)“親啟”、“親

收”的信件，須送受件人親拆親閱后再作處理。

三、所有來文都要登記。登記時(shí)機(jī)密件與普通件分開。登記文件須

將順序號(hào)、收文時(shí)間、來文單位、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、緩急時(shí)限、標(biāo)題、

件數(shù)等項(xiàng)登記清楚，以利查詢。對文件處理的運(yùn)轉(zhuǎn)事項(xiàng)也要登清，基

本反映出文件流程。

四、來文登記后，文員要在文件首頁附上公文處理單，送辦公室主

任審閱后，按辦公室主任簽署的意見送有關(guān)部門辦理或送公司領(lǐng)導(dǎo)閱

批。

五、需要送領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室主任一般要在文件處理單上先

提出擬辦意見。擬辦意見是對收文辦理中可能涉及的事項(xiàng)、問題以及

應(yīng)由誰負(fù)責(zé)處理、如何處理等提出建議，可以簡明扼要，也可以提出

幾種合適的方案。如果三言兩語難以表達(dá)清楚，就應(yīng)當(dāng)面向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

必要時(shí)，還應(yīng)當(dāng)附有背景材料（如政策依據(jù)、機(jī)構(gòu)沿革等），以供領(lǐng)導(dǎo)

決策時(shí)參考。必須提出擬辦意見的來文有：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)主送本公司并需貫徹落實(shí)的文件。

2、下屬單位主送本機(jī)關(guān)需要回復(fù)和要求批轉(zhuǎn)的文件。

3、不相隸屬機(jī)關(guān)和單位主送本公司并需答復(fù)的商洽性文件等。

六、文件送交領(lǐng)導(dǎo)后，辦公室文員要及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)盡快閱批，特別

是對有處理時(shí)限要求的文件。

七、領(lǐng)導(dǎo)批辦的意見要明確、肯定。緊急公文，應(yīng)當(dāng)規(guī)定辦理時(shí)

限，防止拖拉誤事；兩個(gè)以上部門承辦，應(yīng)當(dāng)批明主辦部門，以免承

辦者互相推諉。

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（深圳）有限公司收文處理辦法

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八、承辦部門要認(rèn)真按照領(lǐng)導(dǎo)的批示辦事，同時(shí)遵循以下原則：凡

本部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，應(yīng)直接答復(fù)呈文部門；凡涉及其

他部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，應(yīng)主動(dòng)會(huì)同有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報(bào)請上級(jí)領(lǐng)

導(dǎo)機(jī)關(guān)審批的事項(xiàng)，應(yīng)負(fù)責(zé)擬出請示文稿。

九、重要的和限時(shí)的，承辦部門要及時(shí)同辦公室聯(lián)系，并說明辦理

進(jìn)展情況。如確實(shí)需要延長辦理時(shí)間，應(yīng)當(dāng)請示領(lǐng)導(dǎo)確定，必要時(shí)還

應(yīng)當(dāng)向來文機(jī)關(guān)說明原因。文件辦結(jié)后應(yīng)立即報(bào)告，必要時(shí)還要有書

面報(bào)告。

十、公文領(lǐng)導(dǎo)批示交由有關(guān)部門辦理，辦公室負(fù)有催辦、查辦的責(zé)

任，要做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重點(diǎn)公文重點(diǎn)催辦、查辦，一

般公文定期催辦、查辦。

十一、只需要在一定范圍內(nèi)傳閱的文件，由辦公室文員按先主要領(lǐng)

導(dǎo)再其他領(lǐng)導(dǎo)、先相關(guān)部門再其他部門的順序送閱，不能漏傳、誤傳。

傳閱者閱后退回辦公室，一般不能橫傳，如橫傳要立即告知辦公室。

十二、翻印除絕密和不準(zhǔn)翻印以外的其他上級(jí)機(jī)關(guān)公文，要經(jīng)公司

領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。翻印時(shí)，要注明翻印的機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)。翻印件視同原

文件管理管控。

十三、收文單位為公司而又沒有經(jīng)過辦公室文員簽收的文件，如參

加有關(guān)會(huì)議帶回的文件等，收文者應(yīng)及時(shí)交由辦公室補(bǔ)辦登記手續(xù)，

然后按以上規(guī)定進(jìn)行處理。

十四、公司收文處理完畢后，由辦公室文員歸卷、保存、備查。每

年年末按要求該造冊銷毀的造冊銷毀，該立卷歸檔的立卷歸檔。

十五、經(jīng)批準(zhǔn)需要銷毀的文件，不得亂扔亂放,不得作為廢品出售。

可以采取用火燒成灰燼、用水浸成紙漿、用機(jī)器切成碎沫和交到有關(guān)

部門指定的文件資料銷毀點(diǎn)等辦法進(jìn)行銷毀。無論采取哪種辦法，都

必須實(shí)行二人監(jiān)銷制。銷毀完畢后，二人要在銷毀文件清單上簽字，

以示負(fù)責(zé)。

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（深圳）有限公司印章管理管控制度

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第1頁共1頁

一、公司及所屬單位、部門的印章具有標(biāo)志作用、權(quán)威作用、憑證

作用和法律作用，對

其刻制、使用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)必須實(shí)行嚴(yán)格的管理管控和控制。

二、公司印章由公司的直接上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)，公司下屬單位和所屬

部門的印章由公司制發(fā)。

三、刻制印章要先繪制出印章的圖樣。圖樣中，印章所刊組織的

名稱一般用法定的、規(guī)范的全稱，全稱文字過多不易刻制清晰時(shí):可

適當(dāng)采用通用的簡稱；印章的樣式和規(guī)格必須符合有關(guān)規(guī)定。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)后，持公司信件和批準(zhǔn)圖樣，到公司機(jī)關(guān)所在地的公安部門辦理

登記手續(xù)，再到公安部門指定的刻制單位刻制。

四、新刻制的印章啟用，由公司發(fā)啟用通知發(fā)送有關(guān)單位；啟用通

知應(yīng)蓋有啟用公章的的印模。新印章啟用，舊印章隨即作廢。

五、所有印章都必須指定政治上絕對可靠的人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)，保管人不得擅自委托他人代管。存放印章的柜、桌必須加鎖。一

旦發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場，馬上報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)查處。

六、凡用印均需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。合適的內(nèi)容無差別、用印頻率高的例

行用印，可經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批授權(quán)，由被授權(quán)人掌握。不允許在空白信件或

紙張上用印。

七、要建立用印登記簿，堅(jiān)持用印登記制度。登記相關(guān)項(xiàng)目主要有

用印時(shí)間、用印單位、用印事由、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等。

八、印章要在辦公室為使用，一般不得拿出辦公室。極特殊情況下

必須拿出辦公室時(shí)，必須先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由持有者負(fù)責(zé)其安全。

九、領(lǐng)導(dǎo)要帶頭模范遵守印章管理管控制度，不能不受監(jiān)督自行蓋

印，

十、因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱改變、印章?lián)p壞等原因需要停止使用舊印章

時(shí)，要及時(shí)將舊印章

送繳制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，自己不得擅自處理。

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（深圳）有限公司文書檔案管理管控制度

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一、文書檔案是公司在社會(huì)活動(dòng)中形成的，能反映公司一定時(shí)期、

一定方面重要情況的歷史記錄。

二、公司文書檔案的主管部門為辦公室，主管人員為辦公室文員。

三、公司文書檔案的范圍為：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策性的文件材料。

2、其他機(jī)關(guān)的與公司工作密切相關(guān)的文件材料。

3、公司經(jīng)理辦公會(huì)議及重要會(huì)議的記錄。

4、公司關(guān)于整體工作的或關(guān)于某項(xiàng)工作重要的規(guī)劃、相關(guān)計(jì)劃、

安排、指示、決定、總結(jié)、匯報(bào)等文件資料。

5、公司關(guān)于機(jī)構(gòu)變更、印章使用、管理管控人員任免、員工獎(jiǎng)懲

的有關(guān)文件資料。

6、公司領(lǐng)導(dǎo)在重要會(huì)議上的講話的文稿或記錄稿。

7、新聞媒體刊載、播發(fā)的反映公司情況的報(bào)道材料。

8、其他有查考利用價(jià)值的各類資料

五、收集報(bào)刊應(yīng)注意收集整份，盡量不要剪裁，并要備有復(fù)印件供

利用。

六、對收集到的檔案資料，要逐件確定其保存價(jià)值，保存期限及是

否需要補(bǔ)充相關(guān)資料。

七、在充分占用檔案資料并經(jīng)過鑒定的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步對其進(jìn)行

整理，即進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目。

八、公司文書檔案分類采取年度一組織一保管期限分類法。

九、卷內(nèi)文件先按作者劃分，再按文件的形成時(shí)間順序排列。卷內(nèi)

目錄按預(yù)設(shè)相關(guān)項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫，附于卷內(nèi)文件前面。

十、卷內(nèi)文件經(jīng)有機(jī)組合和系統(tǒng)排列后，要按每份文件在卷內(nèi)排列

的順序頁碼編寫張?zhí)?。其方法是卷?nèi)文件除空白紙外，凡載有圖文信

息的正反面均每頁依次編一個(gè)張?zhí)?。左?cè)裝訂

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的案卷，張?zhí)枠?biāo)注在每頁的右上角；上部裝訂的案卷，張?zhí)枠?biāo)注在每

頁的下方中間。

十一、裝訂之前，要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,

以免銹蝕案卷。

十二、檔案保管工作的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的完整和安全。具體要

做到：

1、防火、防光。保管檔案的器具要遠(yuǎn)離火源，附近要備有滅火

設(shè)施，要避免陽光直射。

2、防潮、防霉。要采取措施，控制好檔案存放環(huán)境的溫度和濕度，

保持通風(fēng)。

3、防塵、防蟲。檔案存放要相對密封，要防止和抑制檔案害蟲的

繁殖和發(fā)育。

十三、保管以錄音帶、錄像帶為載體的檔案還要注意防磁，只允許

使用木制的柜子存放，且每半年倒放一次磁帶。照片保管要防潮，要

收集底片并附樣照。

十四、檔案案卷擺放采取年度排列前提，即以年度流水編號(hào)，按

年度因素置前序次排列。

十五、辦公室積極提供文書檔案為公司的經(jīng)營管理管控和生存發(fā)

展服務(wù)，提供利用的主要方式是：

1、查閱。即在保管檔案的室內(nèi)閱讀需要利用的檔案,但不準(zhǔn)轉(zhuǎn)抄。

2、借閱。將檔案借走要有嚴(yán)格的交接簽字手續(xù)，并限定歸還日期。

3、復(fù)制。復(fù)制檔案的副本或摘錄要在辦公室文員的監(jiān)督下進(jìn)行,

對重要的復(fù)制件視同正本管理管控。

4、咨詢。由辦公室文員查閱檔案后，回答利用者的詢問。

十六、文書檔案屬于公司機(jī)密，無論采取何種方式利用文書檔案,

都必須事先經(jīng)過辦公

室主任批準(zhǔn)。

十七、積極推行文書檔案的電腦化管理管控，逐步增加文書檔案的

機(jī)讀載體。

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一、辦公室根據(jù)工作需要或領(lǐng)導(dǎo)指示，對公司所轄各部門和各單

位的職能活動(dòng)進(jìn)行督促并敦請辦理、落實(shí)有關(guān)事項(xiàng)的過程稱督辦。

二、督辦屬于領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)進(jìn)行的工作，它的要旨在于準(zhǔn)確把握督辦

事項(xiàng)”是否在執(zhí)行、辦理”，“怎樣在執(zhí)行、辦理”，“執(zhí)行、辦理的情

況如何”，“執(zhí)行、辦理的結(jié)果怎樣"，適時(shí)督導(dǎo)責(zé)任部門或單位提高辦

理質(zhì)量、加快辦理進(jìn)程，并按要求將辦理情況反饋給上級(jí)機(jī)關(guān)、公司

領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)方面。

三、需要督辦的是關(guān)系比較重大、影響比較深遠(yuǎn)、問題比較典型

的各類事項(xiàng)，其基本合適的內(nèi)容主要包括：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的要求匯報(bào)執(zhí)行情況和辦理結(jié)果的事項(xiàng)。

2、公司領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議重要決定和公司重要文件的貫徹落實(shí)情況。

3、公司領(lǐng)導(dǎo)指定或交辦的督促檢查事項(xiàng)。

4、下級(jí)的請示和解決難題的求助的辦理情況。

5、辦公室從各種信息渠道了解掌握到的需要進(jìn)一步核查的問題等。

四、辦公室所有人員在實(shí)施督辦過程中，都必須嚴(yán)格遵守以下原則：

1、求實(shí)原則。堅(jiān)持實(shí)事求是，準(zhǔn)確了解和如實(shí)反映客觀情況，有

喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂。

2、時(shí)效原則。嚴(yán)格按照時(shí)限要求辦理辦結(jié)，不拖拉，不延誤。

3、職級(jí)原則。一般不直接處理問題，即使領(lǐng)導(dǎo)明確而又確有必要

宜接處理時(shí)，也不能超越自身的職權(quán)范圍。

五、督辦工作一般由確定相關(guān)項(xiàng)目、檢查催辦、情況審理和結(jié)果

反饋四個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成：

1、確定相關(guān)項(xiàng)目。上級(jí)機(jī)關(guān)有明確指示、本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有具體交待、

下級(jí)單位有急迫要求和辦公室有必要掌握的都可以列為督辦相關(guān)項(xiàng)目,

哪些列為督辦相關(guān)項(xiàng)目由辦公室主任確定，列為督辦相關(guān)項(xiàng)目的要定

相關(guān)項(xiàng)目合適的內(nèi)容、定承辦單位、定完成時(shí)限、定負(fù)責(zé)人員。

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2、檢查催辦。檢查唯辦的形式可以靈活多樣，因事、因時(shí)、因地

制宜。主要形式有電話催辦、文字催辦、上門催辦、會(huì)議催辦等。

3、情況審理。承辦單位或承辦人將辦理結(jié)果報(bào)來后，要看事實(shí)是

否準(zhǔn)確無誤，看處理是否中規(guī)中矩，看問題是否解決落實(shí)。必要時(shí)應(yīng)

當(dāng)進(jìn)行實(shí)地實(shí)際核查。沒有達(dá)到要求的要推倒重來，確保督辦工作質(zhì)

量3

4、結(jié)果反饋。一項(xiàng)具體督辦工作任務(wù)完成后，要按照事事有結(jié)果、

件件有回音的原則，及時(shí)向有關(guān)方面反饋。反饋的方式主要有專題報(bào)

告、情況簡報(bào)、口頭匯報(bào)等。

六、具體的督辦工作，可以根據(jù)督辦事項(xiàng)的重要程度，選擇不同的

督辦方法：

1、直接督辦與間接督辦。重要事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)?shù)匠修k單位或現(xiàn)場直接督

辦，其他事項(xiàng)則可以間接督辦。

2、連續(xù)督辦與定期督辦。緊迫事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)始終跟蹤辦理過程連續(xù)督

辦，一般事項(xiàng)則可以定期督辦。

3、專項(xiàng)督辦與綜合督辦。中心工作應(yīng)當(dāng)擺到突出位置進(jìn)行專項(xiàng)督

辦，常規(guī)工作則可以綜合督辦。

4、抽樣督辦與普遍督辦。傾向問題應(yīng)當(dāng)選擇典型性的樣本抽樣督

辦，常見問題則可以普遍督辦。

5、聯(lián)合督辦與單獨(dú)督辦。復(fù)雜情況應(yīng)當(dāng)協(xié)同公司其他部門聯(lián)合督

辦，情況簡單則可以單獨(dú)督辦。

七、在督辦過程中，要積極主動(dòng)地搞好上下、左右、內(nèi)外的協(xié)調(diào),

為承辦單位提供有力的支持和具體的幫助。如果發(fā)現(xiàn)有關(guān)方面依靠自

身的力量很難完成督辦事項(xiàng)，而自己協(xié)調(diào)又不能奏效時(shí)，要迅速、客

觀地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便及時(shí)采取新的措施。

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（深圳）有限公司調(diào)查研究制度

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一、辦公室開展調(diào)查研究工作的主要任務(wù)，就是通過深入的調(diào)查

了解和周密的分析研究，全面、系統(tǒng)、真實(shí)地掌握實(shí)際情況，為公司

領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可資利用的意見和建議。

二、辦公室的調(diào)查研究既可以自己獨(dú)立進(jìn)行，乂可以協(xié)同其他部

門一道進(jìn)行，還可以組織和安排基層單位分別進(jìn)行。

三、辦公室的調(diào)查研究大致分為四種類型：

1、基礎(chǔ)性調(diào)查研究。即對公司運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)各基本要素（如人員狀況、

設(shè)備狀況、資金狀況等）的調(diào)查研究，主要以數(shù)據(jù)或圖表的形式反映。

2、全局性調(diào)查研究。即選擇特定視角來揭示公司的整體面貌、

基本走勢和客觀定位的調(diào)

查研究，主要以總結(jié)、匯報(bào)等形式反映。

3、專題性調(diào)查研究。即以工作進(jìn)程中的苗頭性、傾向性問題為

課題的調(diào)查研究，主要以

專題報(bào)告的形式反映。

四、開展調(diào)查研究的基本程序是：確定調(diào)查題目；明確調(diào)查目的；

選擇調(diào)查對象；組織調(diào)查人員；擬定調(diào)查提綱；實(shí)施調(diào)查相關(guān)計(jì)劃；

分析調(diào)查材料；起草調(diào)查報(bào)告。

五、對領(lǐng)導(dǎo)指定的調(diào)研課題和影響重大的調(diào)研課題進(jìn)行調(diào)研，在開

展調(diào)查研究工作的各個(gè)重要程序上，都要注意及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，聽取

領(lǐng)導(dǎo)的指示，以確保達(dá)到較高的工作效率和獲取良好的調(diào)研成果。

六、進(jìn)行調(diào)查研究應(yīng)根據(jù)調(diào)研課題的需要，采取不同的調(diào)查方法，

如普遍調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、典型調(diào)查法、走訪調(diào)查法、實(shí)地調(diào)查法、

閱讀調(diào)查法、會(huì)議調(diào)查法、統(tǒng)計(jì)調(diào)查法、對比調(diào)查法、跟蹤調(diào)查法、

問卷調(diào)查法等。為了提高調(diào)研工作的質(zhì)量，最好多種調(diào)查方法結(jié)合運(yùn)

用，

七、提高調(diào)查研究工作水平的關(guān)鍵，是調(diào)研人員要端正工作作風(fēng)與

態(tài)度：

1、實(shí)事求是。一切從實(shí)際出發(fā)，深入客觀實(shí)際探求其本質(zhì)和規(guī)律。

若發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況與

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“上”、“書”不符，應(yīng)不屈從于任何壓力而坦誠直言。

2、謙虛謹(jǐn)慎。不擺架子、不裝樣子、不講面子，甘當(dāng)小學(xué)生。會(huì)

和不同身份的各種調(diào)查對象接觸并能夠嬴得其信賴，使調(diào)查對象愿意

敞開心扉。

3、嚴(yán)細(xì)認(rèn)真。具有敏銳的觀察力和理解力，善于從各種渠道和蛛

絲馬跡中捕捉有價(jià)值的信息。在充分占用調(diào)查材料的基礎(chǔ)上去粗取精,

去偽存真。

4、博識(shí)思辨。借助豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，將大量的感性材料加以分析、

鑒別、整理、概括和歸納，上升為理性認(rèn)識(shí)?！耙娙酥匆姡l(fā)人之

所未發(fā)二

八、開展調(diào)查研究除情況發(fā)生變化而中途中止的以外，一般都要形

成調(diào)查報(bào)告或其他文字材料。調(diào)查報(bào)告等文字材料應(yīng)盡量達(dá)到揭示了

新思想、新事物，能反映新問題、新趨勢，讀后給人新啟示、新思路。

九、所有調(diào)查研究工作的文字成果，一律先呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱。如有必

要，可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，將其上報(bào)下發(fā)。

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（深圳）有限公司信息交流制度

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一、搞好公司內(nèi)部的信息交流，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策、強(qiáng)化企業(yè)管理

管控、保證政令暢通、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要前提，必須予以高度重視。

二、公司應(yīng)當(dāng)形成貫穿上下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外、縱橫交錯(cuò)、

通達(dá)靈便的內(nèi)部信息交流網(wǎng)絡(luò)。辦公室作為公司的內(nèi)部信息交流中樞,

要做好信息的接收和處理工作；各部門、各單位作為公司的內(nèi)部信息

交流節(jié)點(diǎn)，要承擔(dān)信息的收集和傳遞任務(wù)。

三、辦公室與各部門、各單位之間要建立信息聯(lián)系制度，各部門、

各單位都要指定一人兼做信息員，及時(shí)向辦公室反映各種有價(jià)值的信

息，

四、各部門、各單位需要及時(shí)向公司辦公室反映的內(nèi)部信息主要

有：

1、政務(wù)信息。如貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策和上級(jí)指示的新

舉措，員工隊(duì)伍建設(shè)的重要?jiǎng)討B(tài)等。

2、經(jīng)濟(jì)信息。如提高管理管控水平、提高服務(wù)質(zhì)量的新探索，培

植新的效益增長點(diǎn)的試驗(yàn)嘗試等。

3、科技信息。如自行組織技術(shù)開發(fā)、技術(shù)改造的新成果，采用新

技術(shù)、新材料、新設(shè)備、新工藝的實(shí)際效果等。

4、文化信息。如企業(yè)經(jīng)營理念宣傳滲透、企業(yè)形象塑造推介中的

新情況，企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)的具體實(shí)踐等。

5、社區(qū)信息。如來自相關(guān)機(jī)構(gòu)、社會(huì)公眾、服務(wù)對象的對公司工

作的新反映，以及他們當(dāng)前關(guān)注的熱點(diǎn)話題等。

五、各部門、各單位向辦公室反映的信息要具有“五性”：

1、主題要具有全局性。信息要盡量反映和透視重大問題，能夠“一

滴水見大海”小中窺大。

2、合適的內(nèi)容要具有新穎性。信息應(yīng)具體可感并包含較多的獨(dú)特

的創(chuàng)意，給人以新的知識(shí)、新

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（深圳）有限公司信息交流制度

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的感受。

3、表達(dá)要具有準(zhǔn)確性。信息要以文字材料為載體來傳遞，特別緊

急時(shí)可以先電話溝通。已然狀態(tài)的事件表述時(shí)應(yīng)當(dāng)講清時(shí)間、地點(diǎn)、

人物、原因、過程、結(jié)局，不允許虛構(gòu)。

4、傳遞要具有時(shí)效性。信息應(yīng)是近期發(fā)生的、正在發(fā)生的、即將

發(fā)生的事物，傳遞應(yīng)有時(shí)限。特別重要的上報(bào)不逾時(shí)，比較重要的上

報(bào)不過夜。

5、反映要具有系統(tǒng)性。信息要保持相對完整，來龍去脈清楚。為

保證時(shí)效可分階段反映，但在短期內(nèi)應(yīng)當(dāng)連續(xù)反映后續(xù)情況。

六、辦公室對各部門、各單位反映上來的信息要做進(jìn)一步的加工

整理：

1、鑒別。要判斷原始信息的真實(shí)程度和準(zhǔn)確程度，核實(shí)重要的

事實(shí)、數(shù)據(jù)。

2、提煉。要從不同角度、不同側(cè)面去挖掘信息的內(nèi)在價(jià)值，使其

正確、鮮明、更具高度、更有深度地揭示現(xiàn)實(shí)。

3、整理。要用簡潔的文字符號(hào)或最直觀的圖象圖表，將含量豐富

的信息表達(dá)出來。

4、加工。要把相關(guān)、相似、相近、相反的信息匯集起來作為整體

來研究，進(jìn)而推導(dǎo)出新的知識(shí)。

七、辦公室對各部門、各單位反映的有較高價(jià)值的經(jīng)過加工整理的

信息要進(jìn)行多向主動(dòng)傳遞：

1、對有良好社會(huì)影響、有助于提高企業(yè)社會(huì)美譽(yù)度的，要積極推

介給社會(huì)大眾新聞傳媒。

2、對有借鑒意義、有推廣價(jià)值的，要刊登在不定期編發(fā)的《中海

物業(yè)簡報(bào)》上上報(bào)下發(fā)。

3、對新鮮獨(dú)特、認(rèn)識(shí)不夠一致的，可編寫成內(nèi)部參考材料在一

定范圍內(nèi)交流。

3、對消極落后的、可能產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)的，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后摘要交相

關(guān)部門或單位處理。

八、除了搞好內(nèi)部信息交流以外，內(nèi)部信息交流網(wǎng)絡(luò)還應(yīng)當(dāng)注意收

集、傳遞、處理其他一切對公司的生存發(fā)展有利害關(guān)系的各類信息。

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（深圳）有限公司保密制度

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一、保密工作要貫徹突出重點(diǎn)、積極防范的方針，堅(jiān)持既便利工

作又確保秘密的原則，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和企業(yè)的生存發(fā)

展服務(wù)。

二、公司保密工作的職責(zé)是：

1、貫徹執(zhí)行黨和國家保密工作的方針、法令、條例和制度，結(jié)合

實(shí)際制定本公司的具體規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。

2、開展經(jīng)常性的群眾性的保密宣傳教育，加強(qiáng)對公司內(nèi)保密和涉

密人員的教育。

3、定期研究分析總結(jié)保密工作和組織保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解

決。

4、認(rèn)真追查失泄密事件，嚴(yán)肅處理。

5、指導(dǎo)保密工作不斷深入。

三、根據(jù)國家和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定，公司內(nèi)的保密事項(xiàng)劃定如下：

1、上級(jí)下發(fā)和本級(jí)形成的具有秘密合適的內(nèi)容的各類文書、內(nèi)部

十Ll物、音像制品。

2、組織人事部門對黨員、干部的考核材料、獎(jiǎng)懲意見、發(fā)展或任

免安排。

3、具有專利性質(zhì)的技術(shù)訣竅、科研相關(guān)項(xiàng)目及成果。

4、不宜公開的公司經(jīng)營活動(dòng)的具體的取向、策略和實(shí)施相關(guān)計(jì)劃

及尚未公開的公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要的信息、數(shù)據(jù)。

4、文書檔案、人事檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科技檔案。

6、銀行和電信密碼，電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、處理秘密信息的程序設(shè)計(jì)、

應(yīng)用程序和檢索查詢口令。

7、省部以上領(lǐng)導(dǎo)和重要外賓的活動(dòng)相關(guān)計(jì)劃及不允許公開的活動(dòng)

情況；

8、其他需要保守秘密的事項(xiàng)。

四、保密工作要注意堵塞一切失密的漏洞，清除一切失密泄密的

隱患，杜絕一切失密泄密事件的發(fā)生。根據(jù)目前的現(xiàn)實(shí)情況，其中重

點(diǎn)是抓好公文保密、會(huì)議保密、經(jīng)濟(jì)信息保密、中海物業(yè)管理管控

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（深圳）有限公司保密制度

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電子計(jì)算機(jī)信息保密。

五、公文是秘密的一種主要存在形式，公文保密應(yīng)注意以下幾個(gè)環(huán)

節(jié)：

1、印制。秘密文件印制前要規(guī)定發(fā)放范圍。印制時(shí)形成的廢頁要

及時(shí)銷毀。印制后其原稿、重要修改稿、印刷清樣視同正式文件妥為

保管。

2、收發(fā)。秘密文件的收發(fā)必須指定專人負(fù)責(zé)，在收發(fā)、分送、傳

遞、借閱等環(huán)節(jié)都應(yīng)履行登記手續(xù)。傳閱不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，并

只能在辦公室進(jìn)行且不得摘抄。遞送要有安全保障措施，不準(zhǔn)通過普

通郵政郵寄。

3、保管。秘密文件必須存放在有保密保障的房間和柜子內(nèi)，經(jīng)常

檢查保管情況。平時(shí)工作使用的文件，用后隨手入柜加鎖。文件管理

管控人員工作變動(dòng)要將文件清點(diǎn)、造冊，簽字移交。

4、處理。秘密文件每季度末進(jìn)行清點(diǎn)，節(jié)假日進(jìn)行清查，年底進(jìn)

行清理，該清退的造冊清退，該歸檔的立卷歸檔，該銷毀的登記銷毀。

六、會(huì)議保密是保密工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，會(huì)議保密中要做到以下

幾點(diǎn)：

1、依據(jù)會(huì)議的保密程度，確定出席會(huì)議人數(shù)，嚴(yán)格控制列席人員，

并對與會(huì)人員進(jìn)行保密教育，規(guī)定會(huì)議合適的內(nèi)容不得向外透露。

2、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議指定專人做好記錄，會(huì)議記錄要妥善保管，查閱

會(huì)議記錄必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只可查閱有關(guān)部分。

3、具有秘密合適的內(nèi)容的會(huì)議不準(zhǔn)使用無線電話筒，與會(huì)人員也

不得擅自攜帶無線電設(shè)備擴(kuò)音、錄音。

4、會(huì)議傳達(dá)秘密文件、內(nèi)部講話允許記錄的，要用保密手冊記錄，

按保密管理管控辦法處理。

七、經(jīng)濟(jì)信息保密對維護(hù)企業(yè)的利益至關(guān)重要，保守經(jīng)濟(jì)信息秘

密要突出注意以下幾點(diǎn)：

1、建立經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)一口徑披露制度，注意企業(yè)內(nèi)外有別，向外

界公布或提供尚未公開

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（深圳）有限公司保密制度

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第3頁共4頁

的能夠反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、能夠反映企業(yè)經(jīng)營狀況變化的工作相關(guān)計(jì)

劃、經(jīng)濟(jì)措施、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，必須事先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2、嚴(yán)格控制重要經(jīng)濟(jì)信息的擴(kuò)散，對進(jìn)行中的物業(yè)管理管控信息

追蹤活動(dòng)、編制中的投標(biāo)標(biāo)書和報(bào)價(jià)單的核心部分以及其它一旦泄漏

就會(huì)給企業(yè)造成不可彌補(bǔ)的損失的經(jīng)濟(jì)信息，應(yīng)當(dāng)采取特別保密措施,

盡量減少和限定清楚詳情的人員范圍。

3、加強(qiáng)接觸經(jīng)濟(jì)信息秘密人員的管理管控。不允許其向包括本企

業(yè)員工在內(nèi)的所有無關(guān)人員透露企業(yè)的經(jīng)濟(jì)秘密；不允許其借助本企

業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)從事為自己、為他人謀利的活動(dòng)；不允許其在工作

變動(dòng)時(shí)將自己掌握的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料據(jù)為己有。

八、電子計(jì)算機(jī)信息保密是隨著科技進(jìn)步給保密工作提出的一個(gè)

新課題，電子計(jì)算機(jī)信息保密要著力抓好以下幾點(diǎn)：

1、向計(jì)算機(jī)輸入或計(jì)算機(jī)處理有保密合適的內(nèi)容的文件、數(shù)據(jù)、

資料.、檔案等，必須在程序設(shè)計(jì)、應(yīng)用程序及檢索、查詢上采取保密

措施，并經(jīng)檢查確認(rèn)其正確可靠后方可實(shí)施。

2、聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)在傳輸秘密信息時(shí)，必須在信道上采取加密措施。

3、凡需送外檢修或請外人檢修計(jì)算機(jī)，要先將各種信息載體清理

干凈，確認(rèn)無信息殘跡后才能允許檢修，檢修后經(jīng)保密檢查方可使用。

4、嚴(yán)禁將不需要計(jì)算機(jī)處理的秘密文件、數(shù)據(jù)、資料、檔案等輸

入計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)。

5、在試機(jī)和調(diào)試時(shí)打印出的有秘密合適的內(nèi)容的紙頁等，要妥善

保管，集中統(tǒng)一銷毀，嚴(yán)禁隨意丟棄。

九、經(jīng)常開展保密檢查，有助于保密工作的落實(shí)。檢查的方式有

全面檢查、專項(xiàng)檢查和綜合性檢查。

十、發(fā)生失密泄密事件要立即報(bào)告，公司迅速組織力量認(rèn)真進(jìn)行追

查，盡量挽回或彌補(bǔ)損失。問題查清后，要寫出專題報(bào)告，并視情節(jié)

依法嚴(yán)肅處理有關(guān)責(zé)任者。

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第4頁共4頁

十一、公司員工尤其是保密涉密人員都要自覺遵守下列保密守則:

1、不該說的秘密，絕對不說。

2、不該問的秘密，絕對不問。

3、不該看的秘密，絕對不看。

4、不該記錄的秘密，絕對不記錄。

5、不在私人通信中涉及秘密。

5、不在非保密本上記載秘密。

7、不在公共場所和家屬、親友面前議論秘密。

8、不在不利于保密的地方存放秘密文件、資料等。

9、不用普通電話、明碼電報(bào)、普通郵件傳達(dá)秘密事項(xiàng)。

10、不攜帶秘密文件、資料游覽、探親、訪友和出入公共場所。

11、不委托非機(jī)要人員帶轉(zhuǎn)秘密文件、資料。

12、不擅自翻印、復(fù)制秘密文件、資料。

13、不隱瞞失泄密過失，發(fā)現(xiàn)失泄密情況及時(shí)報(bào)告并積極采取補(bǔ)

救措施。

14、向一切竊密行為作堅(jiān)決斗爭。

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（深圳）有限公司電話收話規(guī)則

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第1頁共1頁

一、電話機(jī)鈴響三聲之內(nèi)，應(yīng)當(dāng)拿起話筒應(yīng)答收話，拿起話筒要

先自報(bào)家門，應(yīng)答“您好，中海物業(yè)XXX（部門或單位名稱）、如果

因事延誤到鈴響四聲以后才應(yīng)答，要再補(bǔ)充一名“對不起，讓您久等

了”。

二、在通話過程中，要始終注意傾聽對方講話，一般不要直接追

問對方姓名。

三、對方講話，輕易不要插言，可以不時(shí)使用一些“嗯、啊”等

語氣詞，表示自己正在恭聽。如果有未聽清楚的地方，應(yīng)當(dāng)?shù)葘Ψ秸f

完一層意思之后再詢問。

四、對方詢問問題，當(dāng)時(shí)能夠答復(fù)的應(yīng)當(dāng)即時(shí)、準(zhǔn)確、負(fù)責(zé)地予

以答復(fù)，需要請示、研究才能答復(fù)的應(yīng)當(dāng)約定來電或復(fù)電的時(shí)間。

五、對方講述的問題比較重要，在對方講完后，應(yīng)當(dāng)復(fù)述一遍，

讓對方確認(rèn)。同時(shí)做好記錄或之后補(bǔ)做記錄，記錄應(yīng)包括通話時(shí)間、

授話人單位及姓名、通話合適的內(nèi)容、收話人，然后按收文處理程序

進(jìn)行處理。

六、在電話中對話，要態(tài)度和藹、語氣和緩、有熱情、有誠意，

不能裝腔作勢、不能故弄玄虛。

七、在通話過程中，因某種原因致使電話突然中斷，要在電話機(jī)旁

守候5分鐘，等對方重新掛通，如恢復(fù)通話，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ郊右越忉尅?/p>

八、通話結(jié)束，要等對方提出掛機(jī)，自己道完再見后，再放下話筒。

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（深圳）有限公司接待規(guī)則

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第1頁共2頁

一、對預(yù)知將要登門的賓客，要通過恰當(dāng)?shù)耐緩剑M可能多的掌

握來賓情況，包括人數(shù)、性別、身份、使命以及食宿要求等，在此基

礎(chǔ)上提出接待意見，報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后組織落實(shí)。

二、若賓客是來檢查工作、實(shí)地考察，需要停留較長時(shí)間、約見

較多人員或輾轉(zhuǎn)較多地點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)事先擬出活動(dòng)日程，等賓客到達(dá)后供

其參考或與之商定。

三、對遠(yuǎn)道而來的賓客，要根據(jù)其身份，組織適當(dāng)?shù)娜藛T和車輛

前往迎接。到車站、機(jī)場、港口或預(yù)約上門迎接賓客，應(yīng)當(dāng)提前10

分鐘到達(dá)指定地點(diǎn)。如果不相識(shí)，要帶上書寫著“中海物業(yè)歡迎XX（單

位或地域名稱）客人”的接應(yīng)牌，以防漏接。

四、賓客抵達(dá)后，要將賓客引導(dǎo)至辦公室、會(huì)客室等地點(diǎn)。在道

路拐彎、樓梯拐角處，應(yīng)當(dāng)伸手示意，同時(shí)加以語言提示；在乘坐電

梯時(shí)，應(yīng)當(dāng)先告知到何層，并讓賓客先進(jìn)先出；在進(jìn)入公司領(lǐng)導(dǎo)辦公

室前，應(yīng)當(dāng)說明將見哪位領(lǐng)導(dǎo)：若門向里開，先推門進(jìn)入，再扶好門

讓進(jìn)賓客，若門向外開，先拉開房門，把住門讓賓客先入。

五、賓客突然到辦公室造訪，要馬上暫停手頭的工作，起身招呼

接待。如果有急事必須當(dāng)即處理，需要賓客稍候，應(yīng)當(dāng)向賓客說明并

致歉，同時(shí)送上報(bào)刊雜志，讓賓客消閑。

六、所有賓客進(jìn)門都要先讓座，后敬茶，再交談。

七、向賓客敬茶，要先詢問賓客的飲茶喜好，茶斟到杯的2/3處;

端送茶杯時(shí)，要用雙手，手不得觸及杯子上部1/3部分；茶杯從賓客

左側(cè)送上，擺放在賓客的左前方；敬茶的順序是先客后主、先重要賓

客后一般賓客；敬完茶后，先正面倒走兩步，再轉(zhuǎn)身退出。

八、在公司領(lǐng)導(dǎo)與重要賓客會(huì)晤過程中，盡量不要打擾。補(bǔ)充飲品

等需要進(jìn)入會(huì)晤場所，要先敲門，得到允許后再進(jìn)入。有緊急事務(wù)需

要告知領(lǐng)導(dǎo)，要簡明扼要地寫在紙條上，交領(lǐng)

導(dǎo)酌處。

九、賓客要求或需要轉(zhuǎn)由公司部門或基層單位接待，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)為其

聯(lián)系、指路和介紹有關(guān)情況。在可能情況下，最好能夠當(dāng)面引見。

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（深圳）有限公司接待規(guī)則

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第2頁共2頁

十、與賓客交談時(shí)，態(tài)度要和藹近人，表情要和顏悅色，語氣要

和氣親切，語速要和緩適中。對方談話要善于聆聽，不輕易打斷；自

己談話要留給別人發(fā)表意見的機(jī)會(huì)，不喋喋不休；互相交談要目視對

方以示尊重，不得邊聽談話邊處理其他事情；談話繼續(xù)過程中要精神

專注，不得頻繁走動(dòng)和頻繁看表。

十一、與賓客閑聊時(shí)，要掌握分寸、把握合適的內(nèi)容：

1、不涉及疾病、死亡等不愉快的事情。

2、不談?wù)摶恼Q離奇、恐怖淫穢等不健康的話題。

3、不徑直詢問對方的年齡、婚否、履歷、工資收入、家庭財(cái)產(chǎn)、

衣飾價(jià)格等個(gè)人生活方面的問題。

4、不隨便議論政治、宗教等敏感問題。

十二、與賓客交換名片、文件、資料等，要微微點(diǎn)頭示意，雙手接

納、雙手遞送。接過賓客的名片、文件、資料等，應(yīng)當(dāng)先略作瀏覽后，

再放置一邊。

十三、與賓客接觸，必須保持良好的形象。服飾要大方、整潔，，義

容要美觀、鮮亮，舉止要文雅、得體。坐立要端莊，不要蹺腿搖蕩；

站立要精神，不要歪靠在支撐物上；與賓客同行要注意姿態(tài)、步幅和

頻率，不要東搖西晃和過多的領(lǐng)先或落后于賓客。

十四、有接待賓客任務(wù)，不要吃蔥、蒜、韭菜等能夠產(chǎn)生異味的食

品，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)先清潔口腔。

十五、賓客欲別時(shí)，可根據(jù)需要與可能組織話別送行。賓客告辭,

要等賓客起立后再行起立。送別一般賓客，應(yīng)當(dāng)送到辦公室門外；送

別重要賓客，應(yīng)當(dāng)?shù)溶囕v啟動(dòng)后再離去。

十六、接送賓客，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)幫助賓客提拎行李、箱包等物品。但不

要主動(dòng)接拿賓客的公文包和手提包。

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（深圳）有限公司公共關(guān)系處理規(guī)則

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第1頁共3頁

一、為了給公司的生存和發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)最佳的人際環(huán)境，要以樹

立和保持公司良好的社會(huì)形象為出發(fā)點(diǎn)，妥善處理好企業(yè)外部公眾關(guān)

系。

二、處理好外部公眾關(guān)系，重點(diǎn)是要處理好與政府公眾的關(guān)系、

與新聞媒介公眾的關(guān)系、與社區(qū)公眾的關(guān)系、與消費(fèi)公眾的關(guān)系（即與

服務(wù)對象的關(guān)系）。

三、公司的成功離不開地方政府的理解和支持，處理與政府公眾

的關(guān)系要做到：

1、以建設(shè)和保持中國物業(yè)管理管控的名牌企業(yè)為目標(biāo)，扎扎實(shí)實(shí)

地做好自己的工作，靠實(shí)績贏得地方政府及主管部門、相關(guān)部門的信

賴，

2、擺正自己的位置，經(jīng)常、主動(dòng)向地方政府和政府部門匯報(bào)自己

的工作，認(rèn)真傾聽和落實(shí)其指示和教誨。

3、熟悉政府主管部門及政府與公司工作相關(guān)部門的內(nèi)部層次、工

作范圍、辦事程序，并與其保持經(jīng)常聯(lián)系，在處理有關(guān)事宜過程中體

現(xiàn)出中海物業(yè)員工良好的思想素質(zhì)、工作能力和精神風(fēng)貌。

4、積極參加地方政府和政府部門組織的各項(xiàng)活動(dòng)，保質(zhì)、保量、

保時(shí)完成其交辦的事項(xiàng)。

四、新聞媒體對于溝通公司與社會(huì)公眾的聯(lián)系具有十分重要的作

用。處理與新聞媒體公眾的關(guān)系要做到：

1、廣泛結(jié)交新聞界的朋友，經(jīng)常與他們法行多種形式的思想、工

作、感情諸方面的交流，積極主動(dòng)地為他們提供新聞線索，并盡可能

為他們的采訪創(chuàng)造便利條件。

2、在公司內(nèi)部組織通訊員隊(duì)伍，盡力取得新聞界人士的幫助和指

導(dǎo)，積極撰寫有價(jià)值的新聞稿件。

3、真誠地歡迎和接受新聞媒體對公司各方面工作的監(jiān)督，認(rèn)真、

迅速地回復(fù)新聞單位的查詢。

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（深圳）有限公司公共關(guān)系處理規(guī)則

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第2頁共3頁

4、對新聞工作者，無論熟悉的或不熟悉的、大媒體的或小媒體的、

資歷深的或資