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外貿(mào)跟單實務

第一章外貿(mào)跟單概論本章學習要求了解外貿(mào)跟單及外貿(mào)跟單的定義；掌握外貿(mào)跟單要求；了解外貿(mào)跟單員工作的定位；掌握外貿(mào)跟單員的工作特點；掌握生產(chǎn)企業(yè)跟單與外貿(mào)公司跟跟單的異同。

第一節(jié)外貿(mào)跟單概論

一外貿(mào)跟單、外貿(mào)跟單員的定義1.外貿(mào)跟單的定義

“外貿(mào)跟單”是外貿(mào)行業(yè)一個細分的從業(yè)崗位，“外貿(mào)跟單”中的“跟”是指跟進、跟隨，“外貿(mào)跟單”中的“單”，是指企業(yè)中的涉外合同或信用證項下的訂單。

2.外貿(mào)跟單員的定義“外貿(mào)跟單員”是指在外貿(mào)企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務運作流向的專職人員。所有圍繞著訂單去工作、對出貨交期負責的人，都是外貿(mào)跟單員。

二．外貿(mào)跟單的分類外貿(mào)跟單的分類標準

外貿(mào)跟單的具體分類1．按業(yè)務進程分外貿(mào)跟單按業(yè)務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；中程跟單是指“跟”到裝船清關為止全程跟單是指“跟”到貨款到帳，合同履行完畢為止。2．按企業(yè)性質分分為生產(chǎn)型企業(yè)的跟單和貿(mào)易型企業(yè)的跟單。3．按業(yè)務性質分分為外貿(mào)公司跟單和生產(chǎn)企業(yè)跟單。4．根據(jù)貨物的流向分分為出口跟單和進口跟單。外貿(mào)、跟單、單證、報關、報檢、貨運代理等。外銷員主要負責國際貿(mào)易業(yè)務操作全過程；外貿(mào)單證員主要負責國際貿(mào)易業(yè)務中有關商檢、運輸、報檢、報關、結匯等環(huán)節(jié)的單證繕制事務；報關員主要是負責國際貿(mào)易業(yè)務中有關貨物、運輸工具、物品進出境時向海關辦理進出口報關納稅等海關事務；報檢員主要是負責辦理國際貿(mào)易業(yè)務中有關貨物、運輸工具、物品進出境時的商檢事務；外貿(mào)跟單員主要負責國際貿(mào)易業(yè)務中有關外銷員（經(jīng)理）交辦的涉及業(yè)務操作全過程的相關事務，側重于訂單獲取后對訂單的執(zhí)行跟蹤和操作，跟單員在不同的企業(yè)以及由于其工作熟練程度不同，其所涉及的工作內容是不同的；外貿(mào)跟單員在工作中，還會涉及上述崗位的部分工作內容。小知識:國際貿(mào)易相關的

從業(yè)崗位主要有：三．外貿(mào)跟單員的工作界定

1．業(yè)務跟單：對客戶進行跟進。尤其是對本公司的產(chǎn)品有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結業(yè)務關系，簽定合同為目標的一系列活動。對外叫跟單員或業(yè)務助理。

2．生產(chǎn)跟單：對已接來的訂單進行生產(chǎn)安排。對生產(chǎn)進度進行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內叫業(yè)務經(jīng)理或生產(chǎn)主管或總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的外貿(mào)跟單員，還是工廠企業(yè)里的外貿(mào)跟單員，他們基本職責都是由“業(yè)務跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構成。

四．外貿(mào)跟單員的工作定位1.外貿(mào)跟單員的工作性質：外貿(mào)跟單員是跟單員;2.外貿(mào)跟單員的工作范圍：外貿(mào)跟單員是業(yè)務助理

;3.外貿(mào)跟單員的工作方向：外貿(mào)跟單員是協(xié)調員

.四．外貿(mào)跟單員的工作定位外貿(mào)跟單員的工作定位外貿(mào)跟單員的工作內容1.外貿(mào)跟單員的工作性質：外貿(mào)跟單員是跟單員外貿(mào)跟單員要做的工作有：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設定目標：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。

（4）推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，以獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產(chǎn)品的售后服務，及對客戶的服務。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。2.外貿(mào)跟單員的工作范圍：外貿(mào)跟單員是業(yè)務助理外貿(mào)跟單員在許多時候扮演業(yè)務經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務經(jīng)理接待，管理，跟進客戶。因此,外貿(mào)跟單員要做的工作有：

（1）函電的回復；

（2）計算報價單；

（3）驗簽訂單；

（4）填對帳表；

（5）目錄，樣品的寄送與登記；

（6）客戶檔案的管理；

（7）客戶來訪接待；

（8）主管交辦事項的處理；

（9）與相關部門的業(yè)務聯(lián)系。3.外貿(mào)跟單員的工作方向：外貿(mào)跟單員是協(xié)調員外貿(mào)跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進行跟蹤，即進行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點是生產(chǎn)進度，貨物報關，裝運等。（１）在小企業(yè)中，外貿(mào)跟單員身兼數(shù)職，既是內勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能是物料采購員；（２）在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。五．外貿(mào)跟單員的工作特點

1．責任性;2．協(xié)調性;3．保密性;4．復雜性;5．綜合性.六．生產(chǎn)企業(yè)跟單和外貿(mào)公司跟單的異同

相同之處不同之處.跟單目標相同：都是以外貿(mào)訂單為中心，進行生產(chǎn)進度、產(chǎn)品的質量和數(shù)量的跟蹤，以保證訂單的貨物能夠按時、按質、按量達到信用證的要求；.跟單人員的知識構成相同：不僅需要外貿(mào)知識、海關知識、商檢知識、運輸知識、保檢知識、商品知識及外語和語言溝通能力，還需要具備使用計算機應用軟件的能力。3．跟單范圍相同：一名合格的外貿(mào)跟單員要具備某項商品的專業(yè)知識，精通該商品的生產(chǎn)操作要領，能分析和解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調各方（部門）的利益，妥善處理商品的質量問題，滿足和達到工藝單和客戶的要求。１．跟單工作側重不同。生產(chǎn)企業(yè)外貿(mào)跟單員的跟單工作大部分側重于生產(chǎn)跟單為主，即以生產(chǎn)過程的商品質量和數(shù)量的跟蹤為主。因此對生產(chǎn)企業(yè)外貿(mào)跟單員的素質要求，偏重與產(chǎn)品知識、工藝質量、一般的外語溝通能力以及計算機應用軟件等方面。由于生產(chǎn)企業(yè)從事外貿(mào)活動的能力不及專業(yè)的外貿(mào)公司，往往外貿(mào)跟單員要從事幾個崗位的工作，因此對外貿(mào)跟單員的要求是能夠勝任全程跟單的工作。２．所處企業(yè)不同。外貿(mào)公司外貿(mào)跟單員所涉及產(chǎn)品品種、結算方式等比生產(chǎn)企業(yè)外貿(mào)跟單員要相對多些，接觸的企業(yè)面比生產(chǎn)企業(yè)外貿(mào)跟單員相對廣些，跟單的主要內容與生產(chǎn)企業(yè)外貿(mào)跟單員有一定的差異。第二節(jié)

外貿(mào)跟單員的知識結構

一．外貿(mào)跟單員的素質要求二．外貿(mào)跟單員的知識構成三.外貿(mào)跟單員的工作內容

及技能要求

（一）外貿(mào)跟單員的工作內容主要有：外貿(mào)業(yè)務跟單；物料采購跟單；生產(chǎn)過程跟單；貨物運輸跟單；客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待）。（二）外貿(mào)跟單員的技能要求：１．外貿(mào)業(yè)務跟單：（外貿(mào)業(yè)務跟進）了解基本外貿(mào)知識：（談判，報價，接單，簽合同等等）?；A外語及函電往來。2．物料采購跟單：（業(yè)務跟進）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）3．生產(chǎn)過程跟單：（生產(chǎn)進度跟進）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。

4．貨物運輸跟單：（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。

5．客戶聯(lián)絡跟蹤：（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。四.外貿(mào)跟單員工作關聯(lián)部門1．外貿(mào)跟單員工作流程圖：

(1)客戶——(2)訂單處理中心——(3)訂單——(4)生產(chǎn)部門——(5)生產(chǎn)計劃——(6)物料采購部——(7)（庫存查詢）（出貨傳票）——(8)供應商業(yè)務部門客戶貨物運輸政府金融跟單員物料／計劃制造部門技術／品管財務／倉管行政部門國內業(yè)務部國外業(yè)務部業(yè)務員中間商國內客戶國外客戶海陸空運輸公司海關／銀行商檢／稅務／保險生產(chǎn)計劃物料進度樣品制造產(chǎn)品生產(chǎn)新產(chǎn)品開發(fā)產(chǎn)品檢驗出貨包裝結算／結匯出廠放行其他事物對外對內

思考與練習1．什么是外貿(mào)跟單？什么是外貿(mào)跟單員？2．外貿(mào)跟單如何分類？3．外貿(mào)跟單員的工作有什么特點？4．請比較生產(chǎn)企業(yè)跟單和外貿(mào)公司跟單的異同。

第三章供應商跟單實務本章學習要點１．掌握供應商的定義與分類；２．掌握供應商選擇的標準、供應商選擇的步驟與方法；３．掌握供應商管理跟單必備知識。

第一節(jié)供應商的分類與調查跟單

一供應商的定義

供應商是指那些向買方提供產(chǎn)品或服務并相應收取貨幣作為報酬的實體，是可以為企業(yè)生產(chǎn)提供物料、設備、工具及其他資源的企業(yè)。二．供應商的分類一個企業(yè)的供應商有很多，通?？梢苑譃槿?/p>

供應商分類標準

分類解釋物料供應商物料供應商是指本企業(yè)產(chǎn)品中經(jīng)常使用的物料的供應商，或策略伙伴，可稱為管理型供應商，也是如今ERP中所提的供應鏈的主要部分。2.小額服務性供應商小額服務性供應商是指一些小金額的固定長期服務供應商，如食堂供應、電腦維護商、設備維護商、快遞公司、辦公用品供應商等，可稱為服務型供應商。臨時性供應商臨時性供應商是指一次性供應商，如設備供應商，可稱為臨時性供應商。二.供應商調查跟單

第一種是初步供應商調查；供應商調查可第二種是資源市場調查；分三種：

第三種是深入供應商調查。(一)初步供應商調查

所謂初步供應商調查，是對供應商基本情況的調查。主要是了解供應商的名稱、地址、生產(chǎn)能力、能提供什么產(chǎn)品、能提供多少、價格如何、質量如何、市場份額有多大、運輸進貨條件如何。1.初步調查的目的初步供應商調查的目的，是了解供應商的一般情況。其目的：一是為選擇最佳供應商做準備；二是為了了解掌握整個資源市場的情況。公司名稱公司地址負責人電話傳真創(chuàng)建日期品保負責人企業(yè)性質人員數(shù)量生產(chǎn)負責人注冊資本工商登記號稅務登記號轉廠核銷□可□否營業(yè)項目增值稅發(fā)票□有□無主要產(chǎn)品：通過何種品質系統(tǒng)認1.2.技術力量

人力資源研究生本科生大專中專高中初中人數(shù)比例主要設備資源序號名稱型號購買日期產(chǎn)量/小時設備供應商設備數(shù)量2.初步調查的方法初步供應商分析的主要內容包括：（1）產(chǎn)品的品種、規(guī)格和質量水平是否符號企業(yè)需要？價格水平如何？只有產(chǎn)品的品種、規(guī)格、質量適合于本企業(yè)，才算得上企業(yè)的可能供應商，才有必要進行下面的分析。（2）企業(yè)的實力、規(guī)模如何？產(chǎn)品的生產(chǎn)能力如何？技術水平如何？管理水平如何？企業(yè)的信用度如何？(二)資源市場調查跟單1.資源市場調查的內容（1）資源市場的規(guī)模、容量、性質。（2）資源市場的環(huán)境如何？（3）資源市場中各個供應商的情況如何？2.資源市場分析（1）要確定資源市場是緊缺型的市場還是富余型時常，是壟斷性市場還是競爭性市場。對于壟斷性市場，企業(yè)應當采用壟斷性采購策略；對于競爭性市場，企業(yè)應當采用競爭性采購策略，例如采用招標投標制、一商多角制等。（2）要確定資源市場是成長型市場還是沒落型市場，如果是沒落型市場，則要趁早準備替換產(chǎn)品，不要等到產(chǎn)品被淘汰了再去開發(fā)新產(chǎn)品。（3）要確定資源市場總的水平，并根據(jù)整個市場水平來選擇合適的供應商。通常要選擇在資源市場中處于先進水平的供應商、選擇產(chǎn)品質量優(yōu)而價格低的供應商。(三)深入供應商調查跟單1.適用情況進行深入的供應商調查，需要花費較多的時間和精力，調查的成本高。并不是所有的供應商都是需要的。2.調查階段對于最高級的深入調查，在具體實施深入調查時，也可以分成三個階段：第一階段：樣品檢驗。通知供應商生產(chǎn)樣品，最好生產(chǎn)一批樣品，從其中隨機抽樣進行檢驗。如果抽檢不合格，允許其改進一下再生產(chǎn)一批，再檢一次，如果還是不合格，則這個供應商就落選，不再進入下面的第二階段。只有抽檢合格的才能進入第二階段。第二階段：進行生產(chǎn)和管理過程的全面考慮。對于生產(chǎn)樣品合格的供應商，還要進入供應商生產(chǎn)過程、管理過程進行全面詳細考察，檢查其生產(chǎn)能力、技術水平、質量保障體系、裝卸搬運體系、管理制度等，看看有沒有達不到要求的地方。如果基本上符合要求，則深入調查可以到此結束。供應商符合要求，可以中選；如果檢查結果不符合要求，則進入下面第三階段。第三階段：對供應商提出改進措施并限期改進。什么情況下才需要深入供應商調查呢？只有在以下情況下才需要深入供應商調查：（1）準備發(fā)展成緊密關系的供應商。例如在進行準時化（JIT，JustInTime）采購時，供應商的產(chǎn)品準時、免檢、直接送上生產(chǎn)線進行裝配。這時，供應商已經(jīng)與企業(yè)結成了如同企業(yè)的一個生產(chǎn)車間一樣的緊密關系。如果要選擇這樣緊密關系的供應商，就必須進行深入的供應商調查。（2）尋找關鍵零部件產(chǎn)品的供應商。如果企業(yè)所采購的是一種關鍵零部件，特別是如精密度高、加工難度大、質量要求高、在企業(yè)的產(chǎn)品中起核心功能作用的零部件產(chǎn)品，在選擇供應商時，就需要特別小心，要進行反復認真的深入考察審核。四、供應商問卷設計與運用1.問卷的設計如何設計問卷調查？(1)設計調查的具體方法如下：(2)依企業(yè)本身需要設計內容及格式。(3)確實掌握能了解供應商的信息。(4)考慮供應商填寫的方便性及容易度。(5)考慮企業(yè)對此資料的容易整理、分析與運用。(6)易于將填寫的資料予以系統(tǒng)化，便于電腦化作業(yè)及管理。問卷內容應具體易懂。2.問卷的運用調查問卷的運用如下：(1)作為供應商評價前的參考。(2)作為印證供應商提供信息的真實性。(3)了解供應商的實力及潛能。(4)作為制定企業(yè)采購政策的參與。供應商能力調查表1企業(yè)名稱：2負責人或聯(lián)系人姓名：3地址：郵編：4電話：傳真：5企業(yè)成立時間：6主要產(chǎn)品：7職工總數(shù)：其中技術人員人；工人人8年產(chǎn)量/年產(chǎn)值（萬元）：9生產(chǎn)能力：10樣機、樣品、樣件生產(chǎn)周期：11生產(chǎn)特點：□成批生產(chǎn)□流水線大量生產(chǎn)□單臺生產(chǎn)12主要生產(chǎn)設備：□齊全、良好□基本齊全、尚可□不齊全13使用或依據(jù)的產(chǎn)品、質量標準：a.國際標準名稱/編號：b.國家/行業(yè)標準名稱/編號：c.供應商企業(yè)標準名稱/編號：d.其他：14工藝文件：□齊全□有一部分□沒有15檢驗機構及檢測設備：□有檢驗機構及檢測人員、檢測設備良好□只有兼職檢測人員，檢測設備一般□無檢測人員，檢測設備短缺，需外協(xié)16測試設備校準狀況：□有計量室□全部委托外部計量機構17主要客戶（公司/行業(yè)）：18主要物料來源：19新產(chǎn)品開發(fā)能力：□能自行設計開發(fā)新產(chǎn)品□只能開發(fā)簡單產(chǎn)品□沒有自行開發(fā)能力20國際合作經(jīng)驗：□是外資企業(yè)□是合資企業(yè)□給外企提供產(chǎn)品□無對外合作經(jīng)驗21職工培訓情況：□經(jīng)常、正規(guī)地進行□不經(jīng)常開展培訓22是否通過產(chǎn)品或體系認證：□是（指出具體內容）□否備注：企業(yè)負責人簽名蓋章：日期：年月日

第二節(jié)供應商選擇跟單

一．供應商選擇的標準

一是產(chǎn)品質量好；二是產(chǎn)品價格合適；三是產(chǎn)品先進、技術含量高、發(fā)展前景好；四是產(chǎn)品貨源穩(wěn)定、供應有保障。好供應商需具備的條件

1.優(yōu)秀的企業(yè)領導人2.高素質的管理人員3.穩(wěn)定的員工全體4.良好的機器設備5.良好的技術6.良好的管理制度7.地理位置8.可靠性

9.售后服務10.供貨提前期11.交貨準確率

12.快速響應能力

選擇合適優(yōu)質的供應商有如下意義（1）供應商供應物料的順暢：使生產(chǎn)不會因為待料而停工。（2）進料品質的穩(wěn)定：保障生產(chǎn)成品品質的穩(wěn)定。（3）交貨數(shù)量的符合：使公司生產(chǎn)數(shù)量準確。（4）交期的準確：保障公司出貨期的準確。（5）各項工作的協(xié)調：良好的配合使雙方的工作進展順利。二供應商選擇的步驟步驟1：分析市場競爭環(huán)境步驟2：建立供應商選擇的目標步驟3：建立供應商評價選擇標準步驟4：建立評價小組步驟5：供應商參與步驟6：選擇供應商步驟7：實施采購合作關系（一）供應商選擇的方法1.考核選擇

基本步驟為： （1）調查了解供應商。（2）考察、考核供應商。（3）考核選擇供應商。2.招標選擇（1）招標選擇的主要工作有：

①準備一份合適的招標書。 ②建立一個合適的評標小組和評標規(guī)則。③組織好整個招標、評標活動。（2）招標采購的形式。（二）供應商的評估

供應商的評估體系是指企業(yè)對供應商進行綜合評價的依據(jù)和體系具體步驟如下：

1.成立評審小組

2.決定評審的項目評審項目如下表所示評審項目具體內容一般經(jīng)營狀況企業(yè)成立的歷史登記資本額負責人的資歷員工人數(shù)完工記錄及實績主要客戶財務狀況營業(yè)證照供應能力生產(chǎn)設備是否新穎生產(chǎn)能量是否已充分利用廠房空間是否足夠工廠地點是否鄰近買方技術能力技術是自行開發(fā)或依賴外界有無國際知名機構技術合作現(xiàn)有產(chǎn)品或試制樣品的技術評估技術人員認輸及受教育程度管理制度的績效生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何物料管制流程是否已電腦化，生產(chǎn)計劃是否經(jīng)常改變采購制度是否能確實掌握物料來源及進度會計制度是否對成本計算提供良好的基礎品質能力品質管制制度的推行是否落實，是否可靠有無品質管制手冊是否訂有品質保證的作業(yè)方案有無政府機構的評鑒等級3.設定評審項目的權數(shù)及指標體系

供應商的考核主要是指供應商簽訂正式合同以后對供應商的整個運作活動的全面考核?？己说膬热葜饕校海?）產(chǎn)品質量產(chǎn)品質量是最重要的因素，要加強對產(chǎn)品質量的檢查。（２）交貨期交貨期也是一個很重要的考核指標，主要考察供應商的準時交貨率。

準時的次數(shù)準時交貨率＝——————×100%總交貨次數(shù)（３）交貨量考核交貨量主要是考核按時交貨量。按時交貨量可以用按時交貨率來評價。

期內實際未完成交貨量準時交貨率＝————————————×100%期內應當完成交貨量（４）工作質量考核工作質量可以用下面的公式來評價：

期內交貨差錯率交貨差錯率＝————————————×100%期內交貨總量

期內交貨破損率交貨破損率＝————————————×100%期內交貨總量（５）價格價格就是指供貨的價格水平，可用下面的公式來評價供應商的供貨價格—市場平均價平均價格比率＝————————————————×100%市場平均價

供應商的供貨價格—市場最低價最低價格比率＝————————————————×100%市場最低價（６）進貨費用水平考核供應商的進貨費用水平，可以用下面的公式來評價：

本期進貨費用—上期進貨費用進貨費用節(jié)約率＝————————————————×100%上期進貨費用（７）信用度考核供應商的信用度，可以用下面的公式來評價：期內失信的次數(shù)進信用度＝————————————×100%期內交往總次數(shù)（８）配合度主要考核供應商的配合程度和協(xié)調精神。4.合格供應商的分類分級

合格供應商分類是按各供應商的專業(yè)程度予以歸類，分級是將各類的合格供應商按其能力劃分等級。分類的目的是避免供應商包辦各種采購物件，預防外行人做內行事；分級的目的是防止供應商大小通吃，便于配合采購的需求，選擇適當?shù)墓獭?/p>

第三節(jié)

供應商管理跟單

供應商的管理就是對供應商的了解、選擇、開發(fā)、使用、和控制等綜合管理的總稱。其中考察了解是基礎，選擇、開發(fā)、控制是手段，使用是目的。供應商管理的目的就是要建立起一個穩(wěn)定可靠的供應商隊伍，為企業(yè)生產(chǎn)提供可靠的物資供應。一．供應商管理方法跟單供應商的管理通常分為下面幾類第一類供應商：通常按供應商管理體系去運作，對供應商進行相應的評分。第二類供應商：通常只是保存名單，選用幾個相關的供應商名單，當某個供應商不滿意時，隨時可以更換。第三類供應商：是在需要時去聯(lián)系或尋找，可以同時找?guī)准夜?lián)系，然后再從幾個供應商中選擇其中的一個。二．供應商管理跟單必備知識

作為一個外貿(mào)跟單員，在選擇或管理供應商時，應對供應商相應的行業(yè)特質有所熟悉，否則無法全面了解供應商的能力及品質，也無法有效地達到適質、適價、適時、適地的采購要求。五金部件產(chǎn)品或零部件內容五金部件分很多種，根據(jù)其最終配為成品的不同，也會有一定的差異，如燈飾五金、機械五金、小五金配件等等。行業(yè)特征產(chǎn)品工藝相對簡單，其加工工序直接同機械設備掛鉤，有些產(chǎn)品可能還需要電鍍或防銹處理；內部人員基本上都是經(jīng)驗型的，在新產(chǎn)品開發(fā)上相對會較弱；大多數(shù)企業(yè)一般都只能發(fā)展到500人左右；主要設備是：沖床、銑床、車床、刨光機臺等各種機械設備；行業(yè)利潤相對較高，正常狀況下都有20%-30%以上的利潤，但浪費也很大；現(xiàn)場管理很重要，若現(xiàn)場管理不好，很容易導致混料；客戶很多且分散，客戶的單個訂單通常也不會很大，很少有單一訂單可以生產(chǎn)半個月以上的時間，因此集中某一兩個客戶的機會很少國產(chǎn)通用件的企業(yè)會較多，甚至很多產(chǎn)品是國際的，因此很多企業(yè)在生產(chǎn)國際標件時，都會備一些庫存；一些非標件，企業(yè)都不會備庫存，同時生產(chǎn)的速度也很快，因此下單給此類企業(yè)，時間不需要太長，但給供應商的規(guī)格要求一定要非常清楚，否則對下單的企業(yè)將會有很嚴重的影響；由于小型一點的企業(yè)，其管理體系不一定很嚴謹，在非標件上容易出問題，因此要下訂單給此類型客戶是，來料檢驗人員必須有一定經(jīng)驗；該類型產(chǎn)品的檢驗設備除了各種常規(guī)標準之外，還需要有一定的特檢，如鹽霧實驗、各種拉力或彈力試驗、硬度計等等；產(chǎn)品相對簡單，其供應商通常都會是較大的基礎工業(yè)材料產(chǎn)品商。不同的供應商的物料對五金部件企業(yè)產(chǎn)品的品質有著至關重要的影響，因而在下訂單給此類企業(yè)時，一定要注明所用材質，也可注明一些技術要求，讓該類供應商去選擇；2．塑膠行業(yè)產(chǎn)品或零部件內容塑膠產(chǎn)品的主要工序就是將買來的膠粒經(jīng)注塑機一定溫度下熔解，通過注塑機的壓力擠壓到模具中成形，出模后稍經(jīng)冷卻去掉水口，再讓作業(yè)員把毛邊除去，需要絲印的則多一道絲印工序，如不需要則可以包裝。行業(yè)特征該類供應商都不大，一般有300到400人的規(guī)模較大了；最大的品質問題為：原膠粒是否有品質差異、膠粒配色、模具是否有變異等三大類。大多數(shù)中小型膠廠一般都有幾個穩(wěn)定的大客戶、且訂單會占到整個訂單的70%以上，若是大型工廠，其幾個穩(wěn)定的大客戶也會占到整個訂單量的50%以上，否則就是該廠做得不夠專業(yè)或管理有問題材料廠在供應管理上，較為簡單，其主要原因是它的原材種類很少，主要的供應商就是膠粒和包材。因受其生產(chǎn)工序特點的影響，其設備管理相對較為重要，一定要經(jīng)常維護或保養(yǎng)，最好能做到保養(yǎng)預知預知保養(yǎng)。所使用的膠粒對產(chǎn)生成本影響較大，要特別注意膠粒的選用與配置，還有一些水口料的搭配使用比例。對生產(chǎn)技術的最關鍵位置有兩點：模具開發(fā)是否完善（主要看模具設計能力是否強是否考慮周全）產(chǎn)品從注塑機上取出的冷卻過程（在什么樣的室溫、什么料性、多大料等條件下取出后在空氣中需要停幾秒初步冷卻，再用什么樣的方式冷卻及冷卻多久）。下定單給該類供應商時。要注意模具是有誰開，且行業(yè)中存在一個不成文的規(guī)定——最開始下某規(guī)格定單時，客戶必須提供模具或模具費，當該規(guī)格定單到一定數(shù)量時，模具或費用可以退還。在現(xiàn)場管理中，現(xiàn)場的清潔和溫度是塑膠廠的重點。3.五金產(chǎn)品種類及工藝要求五金產(chǎn)品行業(yè)，包括生活消費品和大型機械廠，其制程工序除了具有五金小部件的加工工序外，還可能會增加一些其他工藝，如切割、壓鑄、絲印、電鍍、烤漆、上膠、專用、包裝及運輸、配合其他一些部件（塑膠件、木制品部件）的組裝等等。生活消費品行業(yè)特質大部分企業(yè)都具有地方特色，即所做的產(chǎn)品都是最終消費品，一般都在本地區(qū)附近行銷，但發(fā)展的理想目標都是形成品牌行銷，在全國乃至全世界行銷。公司通常都不大，管理體系通常不夠完善，品質停留在事后檢驗狀態(tài)，品質觀念也不強，各企業(yè)之間的競爭程度不是很激烈。大多數(shù)企業(yè)無自己的行銷隊伍或渠道，甚至只是自行聯(lián)系一些批發(fā)市場或超市。這類企業(yè)很多都非常希望做一些大公司的代加工（OEM），而在國際市場中，做此類產(chǎn)品的企業(yè)絕大多數(shù)都是一些大型連鎖商場的供應商。某原料成本受原料影響很大，若自行做最終市場的企業(yè)，市場上同一產(chǎn)品的銷售價格通常不能變，做的OEM企業(yè)還有可能做一些調整。因而該類企業(yè)會經(jīng)常推出一些新的產(chǎn)品，以保證總體利潤空間。三．供應商行業(yè)結構布局跟單具體的規(guī)劃內容為：1.供應商地理位置布局

是指企業(yè)與供應商在地理上的分布狀態(tài)。一般來說，供應商的生產(chǎn)基地最好在企業(yè)的附近，若較遠，一般可以與供應商協(xié)商溝通，讓其在附近設一個倉庫。2.各行業(yè)供應商的數(shù)量是指在具體的各種材料中，其供應商的數(shù)量需要多少個，如一般用得較多材料，為了可以形成良性的競爭機制，一般要選擇三家以上的供應商。在做規(guī)劃時一般要對本企業(yè)的材料按ABC分析法先分等級，對每一類材料在一定時期內選定幾個主要的供應商，其他供應商也要下一些訂單，以用來維持關系，同時還可以備急用。3.供應商在其行業(yè)中的大小在選定其供應商的規(guī)模時，一般也講究“門當戶對”，即大企業(yè)的供應商最好也是相對大規(guī)模企業(yè)，至少也不能小于中型企業(yè)，而中型企業(yè)的供應商一般都為中小企業(yè)，如選擇相對大型的企業(yè)，則不利于企業(yè)對供應商的方針與策略的實施，但也不宜用“家庭作坊”式的企業(yè)，這樣難以保證品質。四．供應商關系管理跟單供應商管理跟單的一個重要策略就是搞好供應商的關系管理，逐步建立起與供應商的合作伙伴關系。思考與練習１．供應商的定義與分類是什么？２．供應商選擇的標準有哪些標準？供應商選擇的步驟與方法有哪些？３．供應商管理跟單必備知識有哪些？

第四章

物料采購跟單實務

本章學習要點1．掌握采購的含義、特征、目標；2．掌握物料采購的含義、內容；3．掌握物料采購跟單的含義；4．掌握物料采購的起因；5．掌握物料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題；6．掌握物料采購跟單流程；7．掌握物料采購跟單的要求。

第一節(jié)物料采購跟單概述

一.采購的含義

“采購”的“采”是從眾多對象中選擇若干的意思；“購”就是取得或購買，是通過商品交易的手段把所選對象從對方手上轉到自己手中一種活動。

采購的含義：采購就是指在一定的時間、地點、條件下，通過交易手段，實現(xiàn)從多個備選對象中選擇取得能滿足自身需求的物品的活動過程。二．采購基本的特征1．所有采購都是從資源市場獲取資源的過程；２．采購既是一個信息流、商流和物流相結合的過程；３．采購是一種經(jīng)濟活動。采購對企業(yè)的重要作用還表現(xiàn)在：1.是保證產(chǎn)品質量的關鍵。只有優(yōu)質的輸入，才能保證優(yōu)質的產(chǎn)出；2.是提升產(chǎn)品競爭力的重要手段。三．物料采購的含義資源市場是指經(jīng)過買家認可的、信得過的采購資源，由一些供應商組成。資源可能是一個有形的物品，如一顆螺絲，一塊集成電路；資源也可能是一個無形的物品，或者是參與一個系統(tǒng)運行的組成部分，如一個軟件，一項服務，有形物品的采購稱之為“有形采購”；無形物品的采購稱之為“無形采購”。在有形采購中僅用于生產(chǎn)目的的采購，稱之為“物料采購”。

四．采購的目標1．降低生產(chǎn)成本;2．提高產(chǎn)品質量;3．提供最新信息;4．推進產(chǎn)品開發(fā);5．提升企業(yè)競爭力。五．物料采購的內容企業(yè)的物料采購主要有以下內容：（一）原料（二）輔助材料（三）半成品（四）成品（五）固定設備（六）MRO物品

第二節(jié)物料采購跟單的流程

一．物料采購跟單的含義

物料采購跟單是指外貿(mào)跟單員根據(jù)對外合同、訂單所列明的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、質量、數(shù)量以交貨期等，需要在國內其他企業(yè)物料采購，并向生產(chǎn)企業(yè)提供對外合同、訂單所需產(chǎn)品的物料、零部件或輔料的物料采購跟進工作。

物料采購跟單流程采購申請采購計劃采購定單供貨商文件采購報價文件收貨管理庫存文件庫存管理采購發(fā)票歸檔采購政策文件

物料采購跟單的流程圖

三．物料采購流程具體闡述

采購實施是指采購工作的具體過程，主要包括采購認證、選擇供應商、簽訂合同、合同跟蹤、付款操作等幾個方面。一個完整的采購流程應包括以下環(huán)節(jié)（一）確認需求采購的起點是確認需求。在采購之前，應先確定需要采購哪些貨品、需要多少、何時需要、何時采購、由誰決定等。采購需求來自企業(yè)的各個部門，包括企業(yè)的生產(chǎn)部門、使用部門、維修部門、銷售部門、廣告部門和實驗室等。采購部門應協(xié)助生產(chǎn)部門預測物料需求。要求生產(chǎn)部門在填寫采購訂單時盡量采用標準訂單，盡量減少特殊需求訂單和緊急訂單。（二）描述需求描述需求是指對所需的物品、商品或服務的特點和數(shù)量進行準確的敘述。采購部門如果不了解使用部門到底需要什么，就不可能進行采購。因此，采購部門應對需求的細節(jié)如貨品的品質、包裝、售后服務、運輸和檢驗方式等加以明確說明。準確描述所需的物品或服務是采購部門和使用者或是跨職能的采購團隊的共同職責，這也是后期合理選擇供應來源和價格談判的基礎。知識鏈接:

在采購申請中應包含下列內容（１）采購日期；（２）采購品的編號；（３）采購申請的發(fā)出部門；（４）采購所涉及的金額；（５）對于所需采購品本身的型號、品名、規(guī)格、產(chǎn)地和數(shù)量的完整描述；（６）采購品需要的日期；（三）選擇供應商選擇供應商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供應商的質量直接關系到采購品的質量、交付、數(shù)量、價格和售后服務等。供應商與采購相關的品質要素，包括歷史記錄、設備狀況、技術力量、財務狀況、組織管理、聲譽、系統(tǒng)、通信、位置和供應柔性等也是采購部門要關注的。

小知識:

為了有效地采購，采購部門必須做到：對合同的履行情況進行監(jiān)控；提供多購貨品項目的分類表；做好供應商記錄；提供合同樣本。（四）確定價格確定所需制服的價格是采購過程中的一項重要決策。選定可能的供應商后，對供應商的報價進行分析，與供應商談判，選擇好供應商，最后發(fā)出訂單。為此采購人員必須了解各種定價方法及其使用時機，并能利用價格談判技巧來取得滿意的支付價格。（五）訂單安排價格談妥后，應辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求及權利、義務要明確列出。在采購過程中，如果使用的訂單不是供應商的銷售協(xié)議或總括訂單，采購人員就要擬定采購訂單。小知識:采購訂單包括哪些要素？

（１）采購訂單應包括以下幾個基本要素：（２）采購品序列編號；（３）采購訂單發(fā)出的日期；（３）接受訂單的供應商名稱和地址；（４）所需貨品的數(shù)量和描述；（５）發(fā)貨日期；（６）運輸要求；（７）價格；（８）付款條件；（９）對訂單有約束的各種條件。（六）貨物跟催采購訂單簽訂和發(fā)出后，為使供應商按期、按質、按時、按量交貨，應根據(jù)合同規(guī)定，督促供應商按規(guī)定交運。（七）驗收貨物貨物驗收的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實際到達并檢查是否完好無損，數(shù)量質量是否與訂單相符合。（八）支付貨款供應商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，采購部門應核查發(fā)票的內容是否正確后財務部門才能付清貨款。（九）不符與退貨處理凡供應商所交貨品與合同不符的，應依照合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購手續(xù)，予以結案。（十）結案凡驗收合格付款或驗收不合格退貨的采購事項，均需辦理結案手續(xù)，查清各項書面資料有無缺失，審查采購成效好壞等，簽報高級管理部門或權責部門校閱批示。（十一）記錄并維護檔案經(jīng)過上述所有步驟后，對于一次完整的采購活動而言就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)結案的采購事項均應列入檔案、登記編號分類予以保管，以便參閱或事后發(fā)生問題時查考。

知識鏈接:

在采購實物務中要保存的檔案有1.采購訂單目錄2.采購訂單卷宗3.商品文件4.供應商歷史文件5.合同管理6.投標歷史文件7.工具和壽命記錄。四．物料采購單跟蹤

物料采購單跟蹤是外貿(mào)跟單員花費精力最多的環(huán)節(jié)，對于那些長期合作的、信譽良好的供應商，可以不進行物料采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的物料的物料采購單，外貿(mào)跟單員則應全力跟蹤。

采購物料申請單

日期：訂單編號：

供應商名稱供應商編號供應商地址電話/傳真序號料號規(guī)格名稱單位數(shù)量單價金額交貨數(shù)量交貨日期合計交貨方式交貨地點交易條款：交期：品質：不良品處理：其他：

5．附生產(chǎn)圖紙張，檢驗標準份。承制供應商總經(jīng)理采購經(jīng)理采購主管采購員外貿(mào)跟單員

在制作物料采購單時應注意：（一）審查《采購物料申請單》外貿(mào)跟單員在審查《采購物料申請單》時應注重以下內容：１．適當?shù)奈锪喜少徣?。２．以書面方式提出物料的物料采購。３．明確表明物料的要求。４．以型號規(guī)格表明物料采購的標準。（二）確認質量標準物料質量直接影響生產(chǎn)產(chǎn)品的質量，必須認真檢查物料采購物料的質量，使物料符合對外合同的要求。（三）確認物料采購量物料的物料采購數(shù)量應與對外合同、訂單總量相匹配，或者稍小對外合同訂單總量。

小知識:

采購單是物料采購跟單的重要內容，主要內容有:１．交貨方式２．驗收方式３．處罰條款４．履約保證５．品質保證６．仲裁或訴訟（四）物料采購單跟綜的工作內容物料采購單跟蹤的項目

外貿(mào)跟單員的工作內容1．跟蹤物料供應商的生產(chǎn)加工工藝物料生產(chǎn)加工工藝是進行加工生產(chǎn)的第一步，對任何外協(xié)件（需要供應商加工的物料）的物料采購單，外貿(mào)跟單員都應對供應商的加工工藝進行跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)供應商沒有相關加工工藝和能力，或者加工工藝和能力不足，應及時提醒供應商改進，并提醒供應商如果不能保質、保量、準時交貨，則要按照物料采購單條款進行賠償，甚至取消今后的物料采購。2．跟蹤物料備齊物料是供應商執(zhí)行工藝流程的第一步，有經(jīng)驗的外貿(mào)跟單員會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，供應商有時會說謊，因此外貿(mào)跟單員必須實地考察了解實際情況，遇到與供應商所述不符的情況時，外貿(mào)跟單員必須提醒供應商及時準備物料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應商要提高警惕。3．跟蹤加工過程不同物料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質量，外貿(mào)跟單員需要對加工過程進行監(jiān)控。對有些物料采購，其加工過程的質檢小組要有外貿(mào)跟單員參加。對于一次性大開支的項目物料采購、設備物料采購、建筑材料物料采購等，外貿(mào)跟單員要特別重視。4．跟蹤組裝總測外貿(mào)跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家物料采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。對這些零部件組裝總測是完成整機產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的完成，需要跟單員有較好的電子技術專業(yè)知識和行業(yè)工作經(jīng)驗，否則，即使跟蹤也達不到效果。5．跟蹤包裝入庫此環(huán)節(jié)是整個物料、零部件跟蹤環(huán)節(jié)結束點，外貿(mào)跟單員要與供應商聯(lián)系，了解物料、零部件最終完成的包裝入庫信息。對重要的物料、零部件外貿(mào)跟單員應去供應商的倉庫查看。五．物料檢驗跟單１．確定檢驗日期２．通知檢驗人員３．進行物料檢驗４．處理質量問題供應商／市場物料部預收ＩＱＣ物料部入倉物料部發(fā)料生產(chǎn)部使用不良品返納剩余品退倉盤點物料控制流程圖六．物料進倉流程跟單Ａ．協(xié)調送貨Ｂ．協(xié)調接收Ｃ．物料入庫Ｄ．處理物料接受問題物料的庫房接收過程有1.檢查即將送達的貨物清單信息是否完整；2.接受物料，對應物料采購單進行核查；3.檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)；4.檢查包裝與外觀，注意物料檢驗合格后才能卸貨；5.卸貨；6.清點物料；7.搬運入庫；8.填寫“物料入庫單據(jù)”，注意物料檢驗合格后才能填寫物料入庫單；9.將物料入庫信息錄入存儲信息系統(tǒng)中。

由于供應商或者外貿(mào)跟單員方面的原因，物料在接收環(huán)節(jié)上可能會出現(xiàn)以下問題：1.物料型號與物料采購單中要求不一致；2.未按照物料采購單中指定的物料數(shù)量送貨；3.交貨日期不對；4.物料的包裝質量不符合要求等。

小知識:JIT物料采購具有以下特點

(1)合理選擇供應商。（2）小批量物料采購。（3）實現(xiàn)零庫存或少庫存。

（4）交貨準時，包裝標準。

（5）信息共享。

（6）重視教育與培訓。

（7）嚴格的質量控制，產(chǎn)品國際認證。知識擴充：日商物料采購流程簡介

JIT（ＪＵＳＴＩＮＴＩＭＥ）物料采購是準時化生產(chǎn)系統(tǒng)（JIT）的重要組成部分。JIT是近四十年來由日本企業(yè)首創(chuàng)的一種新的生產(chǎn)管理系統(tǒng)，最早使用這一系統(tǒng)的公司是全球知名的豐田汽車公司。JIT系統(tǒng)是指企業(yè)在生產(chǎn)自動化、電算化的情況下，合理規(guī)劃并大大簡化物料采購、生產(chǎn)及銷售過程，使物料進廠到產(chǎn)成品出廠進入市場能夠緊密銜接，盡可能減少庫存，從而達到降低產(chǎn)品成本、全面提高產(chǎn)品質量、勞動生產(chǎn)率和綜合濟效益目的的一種先進生產(chǎn)系統(tǒng)。JIT物料采購是JIT系統(tǒng)得以順利運行的重要內容，是JIT系統(tǒng)循環(huán)的起點，推行JIT物料采購是實施JIT生產(chǎn)經(jīng)營的必然要求和前提條件。

日本企業(yè)的供應商開拓

(3個月--1年)

第三節(jié)物料采購跟單的要求

一．物料采購的起因1.生產(chǎn)企業(yè)因生產(chǎn)交貨需要，在接單備貨生產(chǎn)前，為控制和計算成本，2.需進行物料采購備料。3.生產(chǎn)企業(yè)因產(chǎn)品（成套）配套生產(chǎn)需要，需向外企業(yè)物料采購相應零部件、組件、輔料。4.外貿(mào)公司等因來料加工、供料加工需要，需物料采購物料提供給生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)加工，有利降低出口成本。5.外貿(mào)公司等因成套出口需要，需物料采購物料、設備、零部件等，供生產(chǎn)企業(yè)配套，有利降低出口成本。6.外貿(mào)公司在物料價格上漲行情中，為鎖定內外銷合同成本，確保對外合同的簽訂及簽訂后的正常履行，需進行物料采購，向生產(chǎn)企業(yè)直接提供材料。

二．物料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題在物料等物料采購跟單工作中，外貿(mào)跟單員要事先預計到可能發(fā)生的問題，其關鍵環(huán)節(jié)主要在物料供應商、物料采購方企業(yè)等控制方面。（一）供應商方面的原因，供應商方面的原因具體表現(xiàn)1．管理能力方面（1）交貨時間計算錯誤；（2）物料采購管理不健全；（3）質量管理不到位；（4）交貨期責任意識不強。2．生產(chǎn)能力方面（1）超過產(chǎn)能接單；（2）臨時插入急單；（3）小批量訂單需要合起來生產(chǎn)；（4）物料采購延誤影響生產(chǎn)量的準確掌握（5）不合格產(chǎn)品過多造成物料用料過多。3．技術能力方面（1）超過本廠生產(chǎn)技術能力接單；（2）對新下單產(chǎn)品不熟悉；（3）機器設備故障率高。4．其他方面原因（1）員工流動性大及員工待遇低對工作的抵制情緒造成產(chǎn)能下降；（2）經(jīng)營業(yè)績不佳需要調整經(jīng)營方向。（二）物料采購方企業(yè)方面的原因1.物料采購方的生產(chǎn)能力或技術能力調查不深入，出現(xiàn)物料供應商選定失誤；2.物料采購方提供材料、零部件給生產(chǎn)方加工的供應延遲，造成生產(chǎn)方下道工序加工耽誤；3.物料采購方與供應商溝通存在問題，物料采購單或者指示聯(lián)絡事項闡述不清，指示聯(lián)絡不切實際，單方面指定交貨期，業(yè)務手續(xù)不全造成工作耽誤；4.物料采購方對供應商生產(chǎn)工藝等技術指導、圖紙接洽、變更說明等不到位，質量要求不明確，造成產(chǎn)品交貨不符要求；5.外貿(mào)跟單員經(jīng)驗不足，確保貨期意識不強，未能掌握供應商產(chǎn)能的變動，對進度掌握與督促不夠。三．物料采購跟單的基本要求物料采購跟單的基本要求是：適當?shù)慕回洉r間，適當?shù)慕回涃|量，適當?shù)慕回浀攸c，適當?shù)慕回洈?shù)量及適當?shù)慕回泝r格。小知識：物料質量達不到企業(yè)使用要求的嚴重后果1.導致企業(yè)內部花費大量的時間與精力去處理，增加大量的管理費用；2.會導致企業(yè)的重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加；3.會導致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率；4.會導致生產(chǎn)計劃推遲，不能按時間客戶交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度；5.會引起客戶退貨，導致企業(yè)蒙受嚴重損失，嚴重的會丟失客戶。物料采購跟單要求外貿(mào)跟單員的工作內容1．適當?shù)慕回洉r間適當?shù)慕回洉r間是指企業(yè)所物料采購的物料在規(guī)定的時間獲得有效的供應。它是外貿(mào)跟單員進行物料采購跟單的中心任務。2．適當?shù)慕回涃|量外貿(mào)跟單員不能只看重交貨時間，適當?shù)慕回涃|量是跟進工作的重點之一。所謂適當?shù)慕回涃|量，是指供應商所交的物料可以滿足企業(yè)使用要求。過低的質量要求是不容許的，但過高的質量會導致成本提高，削弱產(chǎn)品的競爭力，這同樣不可取。3．適當?shù)慕回浀攸c適當?shù)牡攸c是指港口、物流中心企業(yè)的倉庫，甚至是企業(yè)的生產(chǎn)線上。為了減少企業(yè)的運輸與裝卸費用，外貿(mào)跟單員在進行物料跟單時應要求供應商在適當?shù)牡攸c交貨，只要離企業(yè)最近、方便企業(yè)裝卸的地點都是適當?shù)慕回浀攸c。4．適當?shù)慕回洈?shù)量適當?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的物料剛好夠企業(yè)用，不產(chǎn)生更多的庫存。交貨數(shù)量越多，價格越便宜，外貿(mào)跟單員的工作也相對越輕松。5．適當?shù)慕回泝r格適當?shù)慕回泝r格是指在市場經(jīng)濟條件下，對企業(yè)及供應商雙方均屬適當?shù)?，并且要與市場競爭、交貨質量、交貨時間及付款條件相稱。外貿(mào)跟單員長期與眾多供應商打交道，對物料價格十分熟悉。因此，在跟單時要十分注意交貨的價格。知識鏈接:

為什么交貨不能太早也不能太遲？1．延遲交貨成為增加企業(yè)成本的原因1)由于物料進貨的延誤，出現(xiàn)生產(chǎn)待貨空等或延誤，導致生產(chǎn)效率下降；2)為追上生產(chǎn)進度，需要加班或增加員工，致使人工費用加；3)采用替代品或使用低品質的物料，造成產(chǎn)品質量不符合要求，引起糾紛；4)交貨延誤的頻率越高，跟催工作費用就越高。2．提早交貨增加經(jīng)營成本1)不急于要用的貨品提早交貨，會增加物料采購方倉儲費、短途搬運費等費用；2)供應商提前交貨，物料采購方提前付款，增加物料采購方庫存貨物的資金占用時間，導致資金使用效率下降；允許供應商提早交貨，會導致供應商發(fā)生其他交貨的延遲。因為供應商為提高自身資金使用效率，會優(yōu)先生產(chǎn)高價格的貨品以提早交貨，會造成其他低價格產(chǎn)品的延遲交貨。

第四節(jié)物料采購跟單的方法

一物料采購催單的方法（一）按物料采購單跟催

1.聯(lián)單法

2.統(tǒng)計法

3.跟催箱法

4.計算機提醒法（二）定期跟催二物料采購催單的規(guī)劃（一）一般監(jiān)控（二）預定進度管理時間（三）生產(chǎn)企業(yè)實地考察三物料采購催單的工作要點（一）事前規(guī)劃

1.確定交貨日期及數(shù)量；

2.了解供應商生產(chǎn)設備利用率；

3.供應商提供生產(chǎn)計劃表或交貨日程表；

4.提高供應商的物料及生產(chǎn)管理；

5.貯備地帶來源。（二）事中執(zhí)行1)了解供應商備料情況；2)企業(yè)提供必要的材料、模具或技術支援；3)了解供應商的生產(chǎn)效率；4)加強交貨前的歸檔工作；5)交貨期及數(shù)量變更的通知；6)企業(yè)盡量減少規(guī)格變更。（三）事后考核1．對交貨延遲的原因進行分析并做好對策措施；2．分析是否需要更換供應商；3．執(zhí)行對供應商的獎懲辦法；4．完成物料采購單后對余料、模具、圖紙等收回及處理。思考與練習1．采購的含義、特征、目標是什么？2．物料采購的含義、內容是什么？3．物料采購跟單的含義是什么？4．物料采購的起因是什么？5．物料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題是什么？6．物料采購跟單流程是什么？7．物料采購跟單的要求是什么？

第五章出口樣品管理跟單實務本章學習要點１．掌握出口樣品的定義、作用；2．掌握出口樣品的重要性及種類；3．掌握紡織服裝樣品分類；4．掌握出口樣品管理跟單的流程。

第一節(jié)樣品的定義及種類

一．樣品的定義及作用１．樣品的定義樣品（sample）是能夠代表商品品質的少量實物。2.樣品的作用（1）當樣品被作為產(chǎn)品推廣展示時，可以使買方對商品的整體特征有個非常清晰的概念和了解;（2）將樣品品質作為交易中商品交付標準的，賣方要承擔交貨品質與貨樣必須一致的責任。如果交付商品的品質與樣品不同的，買方可根據(jù)樣品標準要求賣方承擔責任。

二.樣品的主要種類1．宣傳推廣樣

宣傳推廣樣是指企業(yè)用于境內參展、對外展示的實物。一般是從一批商品中抽取出來的，或是由生產(chǎn)使用部門設計加工出來能代表今后交貨質量的實物，通過樣品的實物形態(tài)向公眾放映出商品品質全貌。2．參考樣

參考樣是指賣方向買方提供僅作為雙方談判參考用的樣品。參考樣與成交樣品的性質不同，不作為正式的檢驗依據(jù)。樣品寄給買方只做品質、樣式、結構、工藝等方面的參考，為產(chǎn)品的某一方面達成共識創(chuàng)造條件。3．測試樣測試樣是交由買方客戶通過某種測試檢驗賣方產(chǎn)品品質的樣品。如果樣品測試結果不能達到客戶的要求，客戶可能不會下單訂貨。4．修改樣

修改樣是指買方對樣品的某個方面提出修改，修改后賣方有重新寄回買方確認的樣品。5．確認樣確認樣（ApprovalSample）是指買賣雙方認可、最后經(jīng)買方確認的樣品。一旦買方確認，賣方就必須據(jù)此來生產(chǎn)產(chǎn)品。這個樣品非常重要，一定要引起外貿(mào)跟單員足夠的重視。6．成交樣

指賣方交付的標的物與買方保留的樣品具有同一質量標準的買賣。它是從一批商品中抽取出來的，或是由生產(chǎn)、使用部門設計加工出來能代表今后交貨質量實物，通過樣品的實物形態(tài)放映出商品品質的全貌。7．產(chǎn)前樣產(chǎn)前樣（Per-productionSample）是指生產(chǎn)之前需寄客戶確認的樣品。一般是客戶為了確認大貨生產(chǎn)線的顏色、工藝等是否正確，向賣方提出的基本要求之一。如果客戶對產(chǎn)前樣確認，提升為確認樣。8．生產(chǎn)樣生產(chǎn)樣是大貨生產(chǎn)中的樣品。是在隨機抽取的前提下，放映大貨生產(chǎn)時品質等情況，客人根據(jù)生產(chǎn)樣，可能會作出一些新的改進指示。

9．出貨樣出貨樣是已經(jīng)做好的準備出貨之前的樣品。有些客戶就根據(jù)這個樣品來決定這批貨的品質。小知識:

紡織服裝的樣品是任何評估的？

評估重點：1.所選的材料是否與客戶要求完全一致；2.樣品各個部位的尺寸是否與客戶的圖紙完全一致；3.樣品的顏色和包裝是否與客戶的要求完全一致；4.樣品的數(shù)量是否與客戶的要求完全一致；5.樣品的數(shù)量是否有留樣。留樣要保留修改意見，以便做日后生產(chǎn)大貨訂單的實物依據(jù)。三．紡織服裝樣品分類

1．款式樣（PatternSample）

款式樣主要是給客戶看產(chǎn)品的款式和工藝水平。一般情況下用同類布料（即可用代替面料和輔料）打樣，主要用與設計師看款式效果及生產(chǎn)的用料計算，但當有配色時，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供工藝指示辦理。2．廣告樣（SalesmanSample）

是在訂單確定后客戶用來擴大宣傳、增加銷售量的樣品。一般要求齊色齊碼，外觀效果要好，起到門面宣傳作用。另外，廣告樣必須提前安排，一般是在大貨生產(chǎn)量的50%時，必須完成廣告樣。3．齊色齊碼樣（Size/ColourSample）是客戶要求出口商按照其工藝要求，提供所有顏色和尺寸的樣品。4．水洗樣（WashedSample）是產(chǎn)品進行水洗生產(chǎn)工序后的樣品，目的是檢查成衣經(jīng)過水洗后，成衣尺寸是否變化，成衣的形態(tài)如何。若發(fā)現(xiàn)水洗后對成衣影響較大時，須查找原因，提出解決辦法，如提前做好面料的預縮來控制縮水率等。小知識:如何確定成交樣？1.由賣方或買方提出，經(jīng)過雙方確認；2.由買方提供樣品，經(jīng)賣方復制樣品（又稱回樣）再寄買方確認；3.由買賣雙方會同簽封；4.申請出入境檢驗檢疫機構簽封，一般以相同的樣品一式三份，經(jīng)審核后簽封，買賣雙方各執(zhí)一份，另一份由出入境檢驗檢疫機構留存，供今后檢驗時對照。5．船樣（ProductionSample/ShippingSample）是代表出口貨物的品質水平的樣品，也稱“船頭版”或“大貨版”。如大貨是以海運方式運輸出口的，則要求船樣以空運方式直接寄客戶。在計算出口數(shù)量時，一般要將船樣的數(shù)量一并計算在內。由于船樣是先于大貨到達客戶手中，有時它是客戶檢驗大貨品質簽發(fā)“檢驗報告”的依據(jù)，因此外貿(mào)跟單員提供合格的船樣較為重要。6．色樣（LapDip）是出口商（生產(chǎn)商）按客戶的“色卡”要求，對面料和輔料進行染色后的樣品。出口商（生產(chǎn)商）的同一種顏色的色樣至少要有A、B、C三種，以便客戶確認最接近的顏色（即確認A、B、C三種色樣中的一種）。同時，出口商（生產(chǎn)商）不僅保留客戶的原“色卡”，而且也要保留要求客戶確認的“色卡”。由于光線會影響人的眼睛對顏色的辨認，因此，顏色的核對，必須在統(tǒng)一的光線下進行。通常需要在自然光或專用燈箱光線下進行顏色的辨認。7．繡（?。┗樱‥mbroidery/PrintedSample）是對面料、成衣等精心繡（印）花圖案后的樣品。8．輔料樣（AccessoryMaterialSample）是通過物料采購或加工生產(chǎn)的輔料樣品。四．樣品的重要性１．樣品是一個企業(yè)的形象代表。樣品直接反映一個企業(yè)的經(jīng)營推廣能力、生產(chǎn)制造能力、售后服務能力。２．樣品是產(chǎn)品品質的代表。樣品能體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)品的消費群體是適宜與專業(yè)品牌店銷售還是超市銷售。樣品的重要性具體體現(xiàn)１．樣品是一個企業(yè)的形象代表。樣品直接反映一個企業(yè)的經(jīng)營推廣能力、生產(chǎn)制造能力、售后服務能力。２．樣品是產(chǎn)品品質的代表。樣品能體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)品的消費群體是適宜與專業(yè)品牌店銷售還是超市銷售。３．樣品是價格的代表。很多時候同樣的產(chǎn)品圖片在不同的共產(chǎn)黨生產(chǎn)其價格有較大差別，只有看到了樣品，才能確定產(chǎn)品的定價。４．樣品是生產(chǎn)的代表。訂單都是根據(jù)確認的樣品來生產(chǎn)的，確認樣品的難度、工藝要求、結構直接關系到生產(chǎn)的難度、時間、進程。５．樣品是驗貨和索賠的依據(jù)驗貨是根據(jù)確認樣來檢驗的，索賠也是根據(jù)確認樣來進行的。

第二節(jié)出口樣品的制作與跟單流程

一．樣品的制作流程

1.

辨析客戶索樣意向。每個公司對樣品都會有一套措施。跟單員因為與客戶接觸最多，說話權也最大。作為跟單員來說，當然是寄出的樣品越多，接單的可能性也越大。但從公司整體利益及長遠的發(fā)展來說，跟單員需分辨是否需要為此客戶提供樣品很有必要：第一．公司資源有限：每天制作的樣品數(shù)量，樣品制作成本，公司整體出樣效率/速度。第二．產(chǎn)品款式曝光過多會使產(chǎn)品銷售壽命減短，新款式利潤減少。但以上兩點不要成為公司對跟單員樣品制作限制的借口。公司在樣品方面實行“按需分配，整體統(tǒng)計”的原則。按需分配：即按跟單員所需來制作樣品；整體統(tǒng)計：對每個跟單員打樣數(shù)量進行統(tǒng)計。

2.

與樣品制作部門進行溝通，保證寄出所有樣品符合要求，質量令客戶滿意?？蛻羰盏讲粷M意的樣品，后果是很嚴重的，有的客戶很可能連下次詢價的機會都不會給客戶。客戶對樣品的不滿意表現(xiàn)在：第一．產(chǎn)品不符合客戶要求（顏色，結構，配置，包裝等）；第二．產(chǎn)品質量有問題；第三．樣品根本不是客戶需要的樣品。3.

確認樣品制作細節(jié)，合理使用樣品制作部門的資源。在向樣品制作部門下單要求制作樣品前，需要和客戶完成樣品所有細節(jié)方面的確認。然后再向樣品制作部門下達制作指示。發(fā)出《樣品制作通知單》。因為樣品細節(jié)的任何更改將為樣品制作部門帶來很大的工作量而影響其他樣品的制作。

樣品制作通知單樣品單號碼：客戶編號：交期：項號產(chǎn)品代碼名稱規(guī)格顏色數(shù)量工藝要求包裝要求審核：制表：4.

樣品完成時間是體現(xiàn)企業(yè)能力的一部分。在決定要制作樣品時，樣品制作部門需盡一切辦法協(xié)助跟單員保證樣品在要求時間內完成。

5.

樣品收費和免費原則沒有絕對。它是企業(yè)不同階段采取的一種策略。公司制訂樣品費用規(guī)定后，跟單員需按照規(guī)定來執(zhí)行。

6.

樣品制作完成以后，跟單員需對樣品進行檢查，以確保樣品所有細節(jié)符合客戶要求。7.

樣品制作進度和情況需向客戶進行反饋，以讓客戶了解樣品正在制作過程中。

8.

樣品制作完成后需拍照后才能寄出。寄出時，需包裝完整并使用合適的包裝箱，以保證樣品在運輸過程中不被損壞。寄出后立即向客戶提供快遞單號，以方便客戶查收。二．服裝樣品制作流程

1．客戶向跟單員下達制作樣品任務；

2．跟單員要搞清楚：樣品數(shù)量,顏色,尺碼,交期;面輔料；客供,廠供.有否來樣,紙樣提供或自打等等.

3．跟單員向品質開發(fā)科及樣品擔當下達制作樣品任務。4．樣品擔當接到制作樣品任務,開展樣品工作:

A．開始制作樣品任務單,在電腦中作好分類統(tǒng)計工作.

B．整理分析樣品信息,分類操作:

a．紙樣1）戶提供紙樣；2）客戶來樣；b．面料：1）供面料；２）廠供料.

c．廠輔料：1）客供輔料；2）供輔料。

d,繡印花:1）繡印花客供卡帶或圖及實樣(包括繡花線配色),確定繡花工廠打樣確認.2）繡印客供圖稿及配色,確定印花工廠打樣確認。

e．包裝:1）戶有指定的包裝要求；2）大貨生產(chǎn)要求包裝。

5．特殊的疑難的樣品,由樣品擔當發(fā)起,召開<樣品分析>會,研討樣品制作如何適應大貨生產(chǎn),并將討論結果運用到樣品制作中去。

6樣品擔當為主,工藝員為輔,制作樣品工藝.工藝要簡明,突出重點,實效。7．樣品擔當向樣品制作負責人布置樣品要求,做好樣品。

8．樣品面料進廠,跟單員通知樣品擔當,樣品擔當布置:樣品面料,倉庫放料;面料與樣卡對色;面料測縮率。

9．面料測出縮率,交CAD校出樣品紙樣,包括繡印花定位紙樣;放料到位,對色無誤,才剪樣品。

10．樣品裁好,分出繡印花片,標明品名,顏色,尺碼,正反面,與繡印花定位紙樣一起送繡印花工廠。同時做好面料實樣色卡,繡印花留樣工作,記錄樣品面料門幅及用量。

11．繡印花裁片回廠,由專人進行復核,復核無誤,與其它裁片配包,送交樣品布置,準備樣品制作。

12．輔料進廠,樣品擔當要核對樣卡并制作實樣樣卡,清點數(shù)量,是否齊全,交付樣品布置,保管好備用。

13．收到配包好的樣品裁片,配齊對應的輔料,準備樣品制作。

14．樣品布置,安排樣品工制作樣品,布置樣品制作方法,制作要求,檢查制作結果。制作過程中,如有問題,要反饋樣品擔當解決,并記錄在工藝上備案.以利大貨生產(chǎn)避免。

15．樣品制作完工,由樣品擔當與樣品布置進行檢驗:檢驗面輔料,顏色,尺碼,規(guī)格,款式,縫制,線頭修凈等是否符合要求,合格的進行整燙色裝,不合格的進行回修至合格。同時填寫<樣品檢查表>,記錄有關事項,說明問題。

16．樣品整燙,整燙要按規(guī)格,控制樣品尺寸,按客戶要求燙好.燙好的樣品達標,美觀。

17．樣品包裝按客戶要求,掛吊牌上注明:品番,顏色.辦好入庫出庫手續(xù)。

18．樣品擔當做好每款樣品報價清單,經(jīng)科長復核后,報跟單員轉總經(jīng)理。

19．樣品完成聯(lián)系跟單員,送交客戶。

20．樣品擔當,編寫樣品結算清單,經(jīng)科長復核后,報財務結賬。三．樣品跟單流程(一)樣品跟單的定義:樣品跟單是對開發(fā)樣、試身樣、核可樣的樣品交期.樣品規(guī)格、質量等進行跟進。(二)服裝樣品跟單流程1.打樣準備階段：

1)跟單員收到外貿(mào)業(yè)務員提供的客人打樣資料，馬上編寫本廠編號，記錄在跟單表中。然后進一步跟催相關樣品物料到位。

2)編號原樣交留底樣房保管，紙版交紙版房，電傳版?zhèn)麟娔X房。

3)尺寸表貼標簽按客戶裝訂入冊。

4)分別通知主料倉庫簽收面/里/襯布并做布版。

5)根據(jù)客人資料填寫正確的樣品單。重點做如下指示：

6)如果有釘珠/繡花/壓褶/洗水/染色等特殊工藝要求的款式，在做樣品之前需提供標準原樣或其它資料給外發(fā)部門，了解這些工藝是否能夠按統(tǒng)一標準順利完成，以便客人驗貨時有可靠的操作性。另外，需通知相關部門負責人，并確認能否在大貨線上批量生產(chǎn)。同時，報外發(fā)加工費給業(yè)務檢查。

7)有些樣品需要買配額的，提前通知配紡部；需要出口文件的，通知進出口部準備許可證。

2.樣品進行階段

1)如果款式比較復雜或訂單量很大，應單獨提出與相關部門協(xié)商，并與樣品中心協(xié)調，簡化做工，便于大貨生產(chǎn)。如果客人有特別要求不能做改動的情況下，樣品中心要做A/B兩套版本（一件按客人指示，一件按工廠建議）。

2)分發(fā)樣品給樣品中心的相關部門，進行樣品制做。在生產(chǎn)過程中，如遇到紙版/尺寸/工藝等與客人要求不符，應盡快與客人澄清，確保樣品準確。

3)一旦完成樣品的工藝分析，就及時提供給業(yè)務部門。行套排。

3.樣品完成階段

1)QC檢驗完樣品并填寫檢驗單，應檢查樣品是否符合客人要求，并了解樣品在整個生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的更改事項及工廠建議，翻譯一份完整的修正報告，附在樣品上依客人要求吊掛或平裝寄給客人。

2)如果客人提供原樣/原版等，應隨樣品同時寄客人。

4.樣品核可階段

跟單員跟催客人及時提供樣品的核可評語：

1)樣品已核可。

A.由跟單員翻譯核可評語，審核后發(fā)給樣品中心，依客評語調整紙版與修正留底樣。之后按時傳紙版及送留底樣給相關工廠。

B.如果紙版或尺寸有更改，應通知相關人員重估并與上次打樣的數(shù)據(jù)比較，及時匯報給業(yè)務。

C.如果客人副料/做工等更改，也要馬上通知到業(yè)務，跟主料一樣能否做相應的調整與補救措施。

2)樣品未核可。

A.由跟單員翻譯未核可評語，同更新后的樣品MI一起發(fā)樣品中心重新打樣，（步驟同二．樣品進行階段）

5.樣品結案階段

1)檢查所做樣品剩余的物料，與業(yè)務確認是否需要退客人；否則，一個季度后將由樣品倉轉帳外倉。

2)列出當月所做樣品款數(shù)，針對不同類別的樣品，通知會計部向客人或其它工廠收取打樣費用，并要求反饋回。

3)與樣品中心一同檢查已打樣款式是否有大貨訂單的情形;針對已打樣但取消大貨訂單的款式，跟單員向客人收取打樣費用。

4)整理打樣資料，整理相關文件歸檔。二．樣品制作費的處理1.客戶提供樣品，模具等費用由客戶支付。2.客戶提供樣品，模具等費用由廠家支付。3.客戶提供樣品，模具等費用由廠家支付。4.客戶提供樣品則須分別列明每件樣品的單價及費用要求等。三．寄送樣品的運費處理預付（FreightPrepaid）：寄件方交付所需郵寄費用。此支付方式多用于寄送費用低，客戶信譽差或新客戶，成交希望大的情況下。到付（FreightCollect）：收件人交付所需郵寄費用四樣品的寄送方法1.郵政的航空大包;2.航空快遞

.五樣品通知將郵件或快遞底單第一時間通知客戶客戶的發(fā)樣信息，包括樣品跟蹤號碼何時發(fā)送，大約何時到達等信息。送交形式發(fā)票。形式發(fā)票除了是客戶清關的必須單據(jù)外，也是出口商樣品管理的重要記錄。請客戶收到樣品后確認。六樣品管理Ａ．可設計樣品管理表，包括送樣國別、客戶、樣品名、樣品的版本及生產(chǎn)批次、編號、樣品數(shù)量、金額、客戶對樣品評估內容等。Ｂ．妥善保存好形式發(fā)片，用以留檔。七樣品跟蹤

以質量檢驗報告跟進客戶端的樣品進展情況（準入測試、終端擁護使用體驗、參展效果等）。跟蹤客戶反饋意見?？蛻魧悠返脑u估，想辦法請客戶給出具體滿意或不滿意的說明。八樣品的確認

不管是什么樣品都很重要，千萬不要以為只有確認樣才是最重要的?？腿丝偸窍敕皆O法在買讓他更加滿意的產(chǎn)品，不要在任何樣品方面讓客人抓住把柄。無論短期內有無訂單，盡量與拿樣客戶建立起一種穩(wěn)定的聯(lián)系，不間斷通知其產(chǎn)品的最新情況。溝通的頻率很重要，要主要溝通節(jié)奏的把握，不要引起客戶的反感。讓客戶感到從客戶處可以不斷獲得產(chǎn)品信息，有少不了客戶的感覺，因為電子商務使的客戶始終面臨外界的誘惑。思考與練習

１．樣品的定義、作用是什么？2．樣品的有哪些種類？３．樣品有哪些重要性？４．樣品管理跟單有哪些流程？5．紡織服裝樣品如何分類？

第六章生產(chǎn)管理跟單實務本章學習要點１．掌握怎樣制訂生產(chǎn)計劃；２．掌握生產(chǎn)企業(yè)不能及時交貨的主要原因；