非營利組織采購流程與資金使用規(guī)范

非營利組織采購流程與資金使用規(guī)范一、制定目的及范圍為確保非營利組織在采購過程中的透明度與合規(guī)性，特制定本規(guī)范。該規(guī)范適用于所有項(xiàng)目采購、年度采購及臨時(shí)采購，旨在提高采購效率，合理使用資金，確保資源的有效配置。二、采購原則采購活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動(dòng)應(yīng)在公平、公正的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保每個(gè)供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與。2.透明性：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有相關(guān)方能夠獲取必要的信息。3.合理性：在采購決策中，需綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格及供應(yīng)商的信譽(yù)，確保選擇最優(yōu)方案。4.合規(guī)性：所有采購活動(dòng)必須遵循相關(guān)法律法規(guī)及組織內(nèi)部規(guī)章制度。三、采購流程1.采購申請(qǐng)采購需求由各部門提出，需填寫“采購申請(qǐng)表”，并附上相關(guān)的預(yù)算說明。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)列明所需物資的規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算金額。2.申請(qǐng)審核采購申請(qǐng)由部門負(fù)責(zé)人審核，確保申請(qǐng)的合理性與必要性。審核通過后，申請(qǐng)表需提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核，確認(rèn)資金的可用性。3.詢價(jià)與比價(jià)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織詢價(jià)，至少需獲取三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)應(yīng)包括物資的單價(jià)、交貨時(shí)間及售后服務(wù)等信息。比價(jià)后，需填寫“詢價(jià)記錄表”，并附上各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單。4.選擇供應(yīng)商根據(jù)詢價(jià)結(jié)果，財(cái)務(wù)部門與相關(guān)部門共同評(píng)估供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及服務(wù)，選擇最符合需求的供應(yīng)商。選擇結(jié)果需記錄在“供應(yīng)商選擇表”中，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.合同簽署與選定的供應(yīng)商簽署采購合同，合同應(yīng)明確物資的規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間及違約責(zé)任等條款。合同簽署后，需將合同復(fù)印件存檔，以備后續(xù)查閱。6.采購實(shí)施與驗(yàn)收供應(yīng)商按合同約定交貨后，相關(guān)部門需對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保其符合合同要求。驗(yàn)收合格后，填寫“驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。7.付款流程驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行付款。付款前需確認(rèn)供應(yīng)商提供的發(fā)票及其他相關(guān)憑證，確保所有文件齊全。8.檔案管理所有采購相關(guān)文件，包括采購申請(qǐng)、詢價(jià)記錄、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及付款憑證等，需進(jìn)行歸檔管理，以便后續(xù)審計(jì)及查閱。四、資金使用規(guī)范1.預(yù)算管理所有采購活動(dòng)需在年度預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，預(yù)算的編制應(yīng)充分考慮項(xiàng)目需求及資金來源。預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，任何超出預(yù)算的支出需重新申請(qǐng)審批。2.資金使用審批資金使用需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，所有支出需由部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門審核，確保資金使用的合理性與合規(guī)性。3.報(bào)銷流程采購物資的報(bào)銷需在貨物驗(yàn)收合格后進(jìn)行，報(bào)銷申請(qǐng)需附上相關(guān)憑證，包括發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其他必要文件。財(cái)務(wù)部門在審核后進(jìn)行報(bào)銷。4.資金使用記錄所有資金使用情況需進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期向管理層報(bào)告資金使用情況，確保資金使用的透明度與合規(guī)性。五、監(jiān)督與反饋機(jī)制為確保采購流程的有效實(shí)施，需建立監(jiān)督機(jī)制。定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，設(shè)立反饋渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)采購流程提出改進(jìn)建議，以不斷優(yōu)化采購管理。六、采購紀(jì)律所有參與采購的人員需遵守采購紀(jì)律，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂或其他不正當(dāng)利益。違反紀(jì)律者將受到嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究責(zé)任。七、總結(jié)通過制定規(guī)范的采購流程與