航空公司配件采購管理制度及流程

航空公司配件采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為確保航空公司在配件采購方面的高效性、規(guī)范性，降低采購成本，同時保證配件質(zhì)量與安全性，特制定本制度。本制度適用于航空公司所有配件的采購，包括但不限于機載設(shè)備、維護工具、航材及其他相關(guān)物資的采購。制度的實施有助于明確各部門的職責(zé)，優(yōu)化采購流程，提高工作效率。二、采購原則1.所有采購活動必須遵循“公正、公平、公開”的原則，確保采購過程透明，選擇最佳供應(yīng)商。2.配件采購應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，所有物資必須提供有效的合格證明及發(fā)票。3.各部門需指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人應(yīng)為不同人員，確保采購過程的獨立性與公正性。4.采購決策應(yīng)基于全面的市場調(diào)研，確保采購物品的經(jīng)濟性與實用性。三、采購流程1.采購申請流程1.1需求確認(rèn)：各部門根據(jù)實際需求，確定所需配件的類型、數(shù)量及規(guī)格，并填寫《采購申請表》。1.2庫存檢查：在申請前，申購人需與倉庫管理人員溝通，確認(rèn)庫存情況，避免重復(fù)采購。1.3申請?zhí)峤唬荷曩徣藢⑻顚懲瓿傻摹恫少徤暾埍怼诽峤恢敛块T負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程2.1部門審批：部門負(fù)責(zé)人審核申請內(nèi)容，確認(rèn)需求的合理性與必要性，并簽字批準(zhǔn)。2.2預(yù)算審核：若采購金額超出部門預(yù)算，需提交財務(wù)部進行預(yù)算審核。2.3高級管理審批：對于重要配件采購，需報公司高層審批，確保采購決策的高效性與合理性。3.詢價及選擇供應(yīng)商3.1市場調(diào)研：采購部門負(fù)責(zé)對市場進行調(diào)研，至少獲取三家符合條件的供應(yīng)商報價及相關(guān)資料。3.2報價分析：對各供應(yīng)商的報價進行分析，比較質(zhì)量、價格、交貨期及售后服務(wù)等因素。3.3供應(yīng)商選擇：根據(jù)分析結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商選擇記錄》。4.合同簽署4.1合同制作：采購部門根據(jù)選定的供應(yīng)商，制定并審核采購合同，確保合同條款的規(guī)范、完整。4.2合同審批：合同需經(jīng)法務(wù)部審核，確保法律合規(guī)性。4.3合同簽署：合同經(jīng)雙方確認(rèn)后，由授權(quán)代表簽字生效。5.采購實施與驗收5.1訂單發(fā)出：采購部門向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，確認(rèn)交貨時間及方式。5.2收貨與驗收：配件到貨后，相關(guān)人員需對照采購合同進行驗收，確保數(shù)量、質(zhì)量符合要求。5.3入庫管理：驗收合格的配件應(yīng)及時入庫，并更新庫存管理系統(tǒng)。6.付款及報銷6.1付款審核：在驗收合格后，采購部門提交付款申請，財務(wù)部審核后進行付款。6.2報銷流程：采購物資需在規(guī)定時間內(nèi)完成報銷，逾期未報銷的費用將不予受理。四、特別采購流程1.緊急采購1.1申請流程：因突發(fā)情況需要緊急采購時，申購人需填寫《緊急采購申請表》，并附上緊急情況說明。1.2快速審批：部門負(fù)責(zé)人可直接審批，快速啟動采購流程，無需經(jīng)過常規(guī)審批。1.3采購實施：緊急采購應(yīng)盡量選用已有合作關(guān)系的供應(yīng)商，以縮短采購周期。2.集中采購2.1定期需求：各部門需每季度提交一次集中采購需求，統(tǒng)一由采購部門進行集中采購，降低成本。2.2市場調(diào)研：采購部門對集中采購的物資進行市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商進行集中詢價。五、采購管理與記錄1.檔案管理1.1采購記錄：所有采購活動均需做好記錄，包括采購申請、審批文件、合同、驗收單及付款憑證等。1.2檔案存檔：采購記錄需按年度進行整理歸檔，以備后續(xù)查閱與審計。2.績效評估2.1供應(yīng)商評估：定期對供應(yīng)商進行績效評估，依據(jù)質(zhì)量、交貨期及服務(wù)等進行打分，促進供應(yīng)商的持續(xù)改進。2.2流程優(yōu)化：根據(jù)采購過程中的實際情況，不定期進行流程評估與優(yōu)化調(diào)整，以提高整體采購效率。六、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)1.1采購培訓(xùn)：所有采購人員需接受專業(yè)培訓(xùn)，確保其具備必要的采購知識與技能。1.2行為規(guī)范：采購人員不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不當(dāng)利益，違者將受到公司紀(jì)律處分。2.監(jiān)督機制2.1內(nèi)審制度：定期進行內(nèi)部審計，確保采購流程的合規(guī)性與透明度。2.2反饋機制：設(shè)立采購反