采購與財務審核管理制度

采購與財務審核管理制度一、背景和目的本公司為了規(guī)范采購與財務審核流程，確保資金安全和采購合規(guī)，訂立本制度。本制度的目的是明確采購與財務審核的職責與權(quán)限，加強內(nèi)部掌控，提高財務管理效率，降低企業(yè)風險。二、適用范圍本制度適用于本公司全部員工、部門、項目及合作伙伴的采購與財務審核活動。三、定義與職責1.采購部門（1）負責組織和管理公司的采購事務；（2）負責協(xié)調(diào)與供應商的談判、合同簽訂、交付等工作；（3）負責依據(jù)實際需要，編制采購計劃并供應給財務部門；（4）必需時，進行供應商評估與審查，確保供應商的資質(zhì)和合規(guī)性；（5）搭配財務部門，供應采購相關(guān)的文件和資料。2.財務部門（1）負責公司的財務管理和資金使用；（2）負責審核采購申請以及付款申請；（3）審查和核對采購合同、發(fā)票等相關(guān)文件的真實性、合法性和準確性；（4）確保采購和付款的流程符合公司的財務政策和標準；（5）定期檢查采購和付款過程中的風險，并提出改進看法；（6）幫助內(nèi)部審計部門進行審核工作。3.項目負責人（1）負責項目采購方面的決策和管理；（2）確保項目采購與財務審核流程符合公司制度；（3）對項目的采購與財務審核負有最終責任。4.采購員（1）負責依據(jù)采購計劃進行物料/設備的采購；（2）確保采購流程的合規(guī)性和及時性；（3）供應采購申請單和相關(guān)采購文件給財務部門審核。5.財務審核員（1）負責審核采購申請及付款申請是否符合財務政策和流程；（2）審核采購合同、發(fā)票等相關(guān)文件的真實性、合法性和準確性；（3）確保采購和付款流程的合規(guī)性和準確性；（4）對不符合財務政策和流程的申請?zhí)岢鎏幚砜捶?。四、流程與掌控1.采購流程（1）采購申請：項目負責人提出采購需求，填寫采購申請單，注明物料/設備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給采購部門。（2）采購審批：采購部門對采購申請進行審批，審批通過后，布置采購員進行采購工作。（3）供應商選擇與談判：采購員依據(jù)采購要求，選擇合適的供應商，并與供應商進行談判，商定供應條件。（4）合同簽訂：采購員將談判結(jié)果反饋給采購部門，采購部門與供應商簽訂正式采購合同。（5）交付與驗收：采購員與供應商協(xié)調(diào)，按合同要求完成物料/設備的交付，并進行驗收。2.財務審核流程（1）采購申請審核：財務審核員對采購申請進行審核，確保申請的真實、合法和準確，符合財務政策和流程。（2）付款申請審核：財務審核員對采購完成后的付款申請進行審核，審查采購合同、發(fā)票等相關(guān)文件的真實性和準確性。（3）財務審核結(jié)果：對通過審核的采購申請和付款申請，財務審核員授權(quán)財務部門進行相應的付款操作。（4）異常情況處理：對于不符合財務政策和流程的采購申請和付款申請，財務審核員應提出處理看法，并與采購部門、項目負責人進行溝通。五、記錄與報告1.采購記錄（1）采購部門負責記錄項目采購的相關(guān)信息，包含采購申請、采購計劃、采購合同、供應商資質(zhì)、交付與驗收情況等。（2）財務部門負責記錄采購的付款信息，包含付款申請、發(fā)票、付款憑證等。2.報告（1）采購部門應向項目負責人和財務部門供應定期的采購報告，包含采購計劃執(zhí)行情況、供應商情況、采購本錢等。（2）財務部門應向公司高層供應定期的財務報告，包含采購支出明細、資金使用情況等。六、培訓與監(jiān)督（1）公司應組織相關(guān)人員進行采購與財務審核制度的培訓，確保大家理解并熟識本制度的內(nèi)容和要求。（2）公司應定期進行內(nèi)部審計，對采購與財務審核流程進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時矯正。七、違紀與懲罰（1）對未經(jīng)采購部門和財務部門審批擅自進行采購活動的員工，將受到紀律處分，甚至追究法律責任。（2）對有意供應虛假信息、違規(guī)操作的員工，將受到紀律處分，并可能面對薪酬扣減或解雇。八、附則本制度由公司管理層負責解釋和修訂，并定期對其進行評估和更新。全部員工應遵從本制度