行政文書管理制度

行政文書管理制度第一章總則為規(guī)范企業(yè)行政文書的管理，提高行政工作效率，訂立本制度。本制度適用于本企業(yè)全部行政文書的創(chuàng)建、歸檔、存儲、保密等方面的管理。第二章行政文書的定義和分類第一節(jié)行政文書的定義行政文書是指為履行行政職能而產(chǎn)生的公文、函件、報告、備忘錄、公告、通知、通告等文件或記錄。第二節(jié)行政文書的分類行政文書依照用途可分為內(nèi)部文書和外部文書；依照形式可分為紙質(zhì)文書和電子文書。第三章行政文書的創(chuàng)建與審核第一節(jié)行政文書的創(chuàng)建行政文書的創(chuàng)建應(yīng)當(dāng)明確發(fā)起單位、起草人、審核人、批準(zhǔn)人等相關(guān)信息，并在文書上注明。行政文書的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確反映文書的內(nèi)容，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)清楚、簡明，并注明文號和日期。行政文書的格式應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)規(guī)定的格式要求。第二節(jié)行政文書的審核行政文書的審核應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人或指定人員進(jìn)行，確保文書的內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、完整。審核人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對文書的事實(shí)、數(shù)據(jù)、邏輯，確保文書的真實(shí)性和合理性。審核人對于存在問題的文書應(yīng)當(dāng)及時提出修改看法，并與起草人進(jìn)行溝通，確保文書的質(zhì)量。第四章行政文書的歸檔與存儲第一節(jié)行政文書的歸檔依照行政文書的性質(zhì)及緊要程度，確定相應(yīng)的歸檔等級，并設(shè)立相應(yīng)的檔案分類。設(shè)立特地的檔案室或檔案管理員，負(fù)責(zé)行政文書的歸檔工作。每份行政文書均應(yīng)標(biāo)明歸檔日期、歸檔責(zé)任人，確保歸檔的準(zhǔn)確性和可追溯性。第二節(jié)行政文書的存儲與保密紙質(zhì)文書應(yīng)當(dāng)存放在特地的柜子或文件夾中，保持乾凈、干燥，并設(shè)置相應(yīng)的防火、防盜措施。電子文書應(yīng)當(dāng)存儲在安全的電腦或服務(wù)器中，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和密碼保護(hù)，防止泄露和竄改。依據(jù)需要，設(shè)立相應(yīng)的保密級別，對涉密的行政文書進(jìn)行保護(hù)與管理。第五章行政文書的使用與歸檔查閱第一節(jié)行政文書的使用行政文書的使用應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)定，不得用于違法活動和違反職責(zé)的行為。使用行政文書時，應(yīng)當(dāng)核對文件的完整性和真實(shí)性，嚴(yán)禁涂改、竄改、仿制行政文書。行政文書應(yīng)當(dāng)及時轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員，并做好記錄和備份，確保文書的效力和可追溯性。第二節(jié)行政文書的歸檔查閱已歸檔的行政文書應(yīng)當(dāng)保管肯定時間，依據(jù)歸檔等級確定保管時限。未歸檔的行政文書在使用后應(yīng)當(dāng)及時歸檔，確保文書的完整性和檔案的規(guī)范性。行政文書的查閱應(yīng)當(dāng)遵從相應(yīng)審批程序，并保證文書的安全與機(jī)密。第六章行政文書的銷毀與報廢第一節(jié)行政文書的銷毀依照規(guī)定的保存期限，對已歸檔的行政文書進(jìn)行定期銷毀，確保信息的安全和空間的合理利用。行政文書的銷毀應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核，確保銷毀的合法性和對企業(yè)的風(fēng)險掌控。銷毀行政文書的方式應(yīng)當(dāng)符合環(huán)境保護(hù)和安全要求，可以選擇紙張回收或通過專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀。第二節(jié)行政文書的報廢對于已經(jīng)過期的行政文書，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行報廢處理，防止滯留和影響管理工作的進(jìn)行。行政文書的報廢應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相應(yīng)部門的審批，并做好相關(guān)記錄和報廢公告。第七章附則第一條行政文書管理制度的解釋權(quán)歸企業(yè)負(fù)責(zé)人。第二條本制度自頒布之日起執(zhí)行。第三條本制度的修訂由企業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，修訂后的版本應(yīng)當(dāng)重新發(fā)布并通知相關(guān)人員。第四條本制度未做規(guī)定的事項(xiàng)，依照國家法律法規(guī)以及企業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五條本制度解釋權(quán)