采購詢價與合同管理制度

采購詢價與合同管理制度一、目的與范圍本制度旨在規(guī)范企業(yè)的采購詢價與合同管理流程，確保采購活動的透亮、公正、高效，并嚴格掌控采購本錢，保障企業(yè)利益。本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部采購活動。二、定義采購詢價：指企業(yè)向供應商詢問產(chǎn)品或服務價格、交貨期限等信息的過程。合同管理：指企業(yè)對已簽訂的采購合同進行履約跟蹤、更改管理和停止等相關事務的管理工作。三、采購詢價管理流程采購需求確定采購部門負責確認采購需求，并向管理層提出采購申請。管理層依據(jù)采購申請，確認采購需求，并指派負責人負責后續(xù)采購流程。供應商預選負責人負責依據(jù)采購需求，從已登記的供應商列表中篩選預選供應商。負責人需要綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質量、價格以及交貨本領等因素進行評估。詢價邀請負責人向預選供應商發(fā)送詢價函，并說明詢價截止時間和相關要求。詢價函應明確產(chǎn)品或服務規(guī)格、數(shù)量、質量要求以及需要的文件等。供應商報價評估負責人收集供應商報價，并對報價進行評估與比較?？紤]到價格、質量、交貨期限等因素，選擇最具競爭力的報價。采購談判與合同簽訂負責人可依據(jù)實際情況，與供應商進行談判以取得更有利的合作條件。談判結果確定后，負責人準備采購合同，并確保合同內(nèi)容符合需求與商定。四、合同管理流程合同登記與備案合同簽訂后，負責人將合同登記進入合同管理系統(tǒng)，并進行備案。合同登記應包含合同編號、合同主體、合同金額、履行期限等信息。履約跟蹤負責人負責監(jiān)督供應商的履約情況，確保供應商按合同的商定供應產(chǎn)品或服務。定期進行履約檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商協(xié)商解決。合同更改管理如需更改合同內(nèi)容，負責人應征得相關方面的同意，并進行合同更改手續(xù)。更改內(nèi)容應清楚明確，并記錄在合同更改單中。合同停止與結算合同履行完畢后，負責人確認產(chǎn)品或服務的質量和數(shù)量，并與供應商進行結算。合同停止時，負責人對合同進行歸檔，并在合同管理系統(tǒng)中進行標記。五、管理要求實施采購詢價和合同管理時，應確保信息的保密性與安全性。負責人及相關人員應熟識本制度，并按流程執(zhí)行采購詢價和合同管理工作。采購詢價和合同管理的決策應記錄并留存相關文件與憑證，以備查閱與審計。對供應商的評估及采購過程的記錄應進行歸檔，并定期進行績效評估與優(yōu)化。發(fā)現(xiàn)與處理違規(guī)行為時，應采取適當措施并及時上報。六、附則本制度的修訂與更改需經(jīng)企業(yè)管理層批準后生效。本制度的解釋權歸企業(yè)管理層全部。以上即為本企業(yè)采購詢價與合同管理制度，