采購流程與供應管理制度

采購流程與供應管理制度一、總則本制度旨在規(guī)范企業(yè)的采購流程與供應管理，確保采購活動合規(guī)、高效，保障企業(yè)的利益最大化。本制度適用于企業(yè)全體員工，包含但不限于采購人員、部門負責人、供應商以及相關(guān)外部合作方。二、采購流程1.采購需求確認1.1采購需求發(fā)生時，相關(guān)部門負責人（以下簡稱申請人）應填寫《采購需求確認表》，認真描述物品或服務的名稱、數(shù)量、規(guī)格、要求等信息。1.2申請人應在采購需求確認表中注明需求的緊急程度、預算要求、交付日期等關(guān)鍵信息。2.供應商選擇與評估2.1采購部門應依據(jù)采購需求，訂立供應商選擇與評估的標準和流程，并組織相關(guān)人員進行供應商的篩選與評估。2.2供應商的選擇與評估應充分考慮其信譽度、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格等因素，并錄入《供應商評估報告》。2.3供應商的選擇應遵守公平、公正、公開的原則，避開利益輸送和不正當競爭行為。3.采購合同簽訂3.1采購部門應與選定的供應商進行合同洽談，確保合同條款明確、合理，并采用書面形式簽訂采購合同。3.2采購合同應明確雙方的權(quán)責、價格、質(zhì)量標準、交貨期、索賠條款等緊要內(nèi)容，避開產(chǎn)生糾紛和風險。3.3合同簽訂后，采購部門應將采購合同存檔，并及時通知相關(guān)部門。4.采購執(zhí)行與驗收4.1采購部門應按合同商定及時跟蹤采購進展，確保定時交付、物品或服務符合規(guī)格與要求。4.2采購部門應組織驗收，確保所采購物品或服務的質(zhì)量、數(shù)量與合同要求相符，并填寫《采購驗收記錄》。4.3如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務存在質(zhì)量問題或不符合要求，采購部門應及時與供應商溝通，協(xié)商解決方案，確保企業(yè)利益不受損害。5.供應商績效評估與管理5.1采購部門應定期對供應商的績效進行評估與管理，包含但不限于交貨按時率、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等方面。5.2供應商績效評估應進行記錄，形成《供應商績效評估報告》，并及時將評估結(jié)果反饋給供應商，以促進供應商的連續(xù)改進。5.3如供應商的績效評估不符合要求，采購部門應與相關(guān)部門協(xié)商，決議是否停止與供應商的合作關(guān)系。三、供應管理1.供應商準入管理1.1采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質(zhì)證書、信譽評級等相關(guān)資料。1.2采購部門應定期對供應商的準入資格進行審核與評估，確保供應商的合法性、穩(wěn)定性和可靠性。1.3準入審核的結(jié)果應及時通知供應商，并記錄在供應商檔案中。2.供應商合作與合同管理2.1采購部門應與供應商建立合作關(guān)系，并簽訂合作協(xié)議或合同。2.2合作協(xié)議或合同應明確雙方的權(quán)責、價格、交貨期、質(zhì)量標準、信息保密等緊要內(nèi)容，并采用書面形式進行簽訂。2.3供應商合作期間，采購部門應定期進行供應商業(yè)務跟蹤，確保雙方的合作連續(xù)順利進行。3.供應商信息管理3.1采購部門應定期核實和更新供應商的相關(guān)信息，包含但不限于聯(lián)系人、聯(lián)系方式、銀行賬號等。3.2供應商信息的管理應嚴格保密，不得泄露給任何未經(jīng)授權(quán)的第三方。四、違規(guī)處理與監(jiān)督1.違規(guī)處理1.1對于違反本制度的行為，相關(guān)部門負責人應依照企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進行處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、停職、解除勞動合同等。1.2如相關(guān)違規(guī)行為涉及違法犯罪行為，企業(yè)將搭配有關(guān)部門進行調(diào)查處理，追究相應責任。2.監(jiān)督與檢查2.1企業(yè)內(nèi)設監(jiān)察部門或指定專人對采購流程與供應管理進行監(jiān)督與檢查，確保各項規(guī)定的實施情況。2.2監(jiān)察部門或?qū)Ｈ擞袡?quán)對供應商進行現(xiàn)場檢查、抽查，并記錄檢查結(jié)果，形成檢查報告。2.3監(jiān)察部門或?qū)Ｈ藨皶r向上級主管部門匯報監(jiān)察情況，提出改進建議。五、附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)全部，如有需要，企業(yè)有權(quán)對本制度進行修訂或增補。本制度自頒布之日起正式生效，并應向全體員工進行宣傳與培訓。員工應嚴格遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，如有違反，將依法承當相應責任。六、制度的宣傳與培訓為確保本制度的有效實施，企業(yè)應定期組織相關(guān)培訓，使員工充分了解本制度的內(nèi)容與要求。企業(yè)應將本制度的相關(guān)內(nèi)容在企業(yè)