職工檔案管理制度

職工檔案管理制度第一部分檔案管理概述第一章檔案管理目的與意義第一條為了規(guī)范企業(yè)職工的檔案管理工作，加強人力資源管理，維護企業(yè)正常運營秩序，訂立本制度。第二條職工檔案管理是指對企業(yè)職工的個人信息進行系統(tǒng)化、全面化、規(guī)范化收集、分類、整理、保管和利用的工作，以便為企業(yè)供應有效的管理決策支持。第二章檔案管理范圍與責任第三條檔案管理范圍包含全部在企業(yè)工作的職工。第四條企業(yè)的各級管理人員負有檔案管理的責任，并應依照本制度要求，認真履行檔案管理職責。同時，每個職工也應樂觀搭配檔案管理工作。第三章檔案管理原則第五條檔案管理應遵從以下原則：依法合規(guī)：遵守國家相關法律法規(guī)，確保職工檔案管理合法合規(guī)。全面準確：收集、整理和保管職工檔案信息時，要確保信息的全面性和準確性。保密安全：職工個人檔案信息屬于機密信息，必需采取有效措施保護其安全性和私密性。樂觀利用：職工檔案信息應在合法范圍內得到樂觀利用，為企業(yè)管理和決策供應參考依據。規(guī)范操作：檔案管理工作必需依照規(guī)范的操作流程進行，確保檔案的完整性和可追溯性。第二部分檔案管理流程第四章檔案建立與歸檔第六條企業(yè)應在職工入職時，建立職工個人檔案。個人檔案應包含但不限于以下內容：職工基本信息：包含姓名、性別、降生日期、身份證號等。教育經過：包含學歷、學校名稱、專業(yè)等。工作經過：包含工作職位、公司名稱、工作時間等。獎懲記錄：包含榮譽、嘉獎、處分等。健康情形：包含體檢記錄、疾病史等。合同與協(xié)議：包含勞動合同、保密協(xié)議等。其他相關信息：包含家庭情況、緊急聯系人等。第七條個人檔案應依照檔案管理規(guī)定的文件分類和編號進行歸檔，并建立檔案目錄進行管理。第八條企業(yè)應確保個人檔案的及時歸檔和完整保管，防止遺失、損壞和泄露。第五章檔案查詢與使用第九條職工有權查詢本身的個人檔案，需提出書面申請，并經過檔案管理員審批后，方可查閱。第十條除職工本人外，其他人員查詢職工個人檔案需經過職工本人同意，并提出合理的查詢理由。第十一條個人檔案的使用應遵守工作需要和相關規(guī)定，并確保信息的安全性和保密性。第六章檔案保密與銷毀第十二條個人檔案信息是企業(yè)的緊要資產，全部人員都有保密職責。任何人不得將個人檔案信息用于違法活動或泄露給他人。第十三條個人檔案應妥當保管，避開水災、火災、偷竊等事故對檔案的破壞。第十四條檔案保管期滿后，應依據相關規(guī)定進行銷毀。銷毀方式應包含物理銷毀和電子銷毀，確保信息無法恢復。第三部分監(jiān)督與責任第七章檔案管理責任與監(jiān)督第十五條企業(yè)領導應重視檔案管理工作，明確檔案管理責任，建立檔案管理制度。第十六條企業(yè)應成立檔案管理部門或委托專業(yè)機構負責檔案管理工作，設立檔案管理員，并明確其職責和權限。第十七條檔案管理部門應定期進行檔案的檢索和盤點，確保檔案的準確性和完整性。第十八條工會和工會監(jiān)察委員會有權對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，并提出改進看法。第四部分附則第八章增補說明第十九條對于特殊情況下的檔案管理工作，可以訂立相應的配套文件，進行增補和規(guī)范。第九章生效與修訂第