教學課件-新編會計電算化V3.0(理論篇-第三版)

新編會計電算化高等職業(yè)教育會計與電算化會計類課程規(guī)劃教材電子教學課件目錄第1章會計電算化概述第2章會計電算化信息系統(tǒng)第3章會計電算化組織與開展第4章會計軟件安裝及基礎設置第5章賬務系統(tǒng)初始化及日常處理第6章報表管理系統(tǒng)第7章工資管理系統(tǒng)第8章固定資產管理系統(tǒng)第9章供應鏈管理系統(tǒng)第1章會計電算化概論1.1會計電算化基本概念

會計電算化基本概念1.2會計電算化發(fā)展概況

會計電算化發(fā)展概況第1章會計電算化概論

1.1會計電算化基本概念1.1.1會計電算化的含義

“會計電算化”的含義有兩層:狹義上講，會計電算化是指電子計算機技術在會計工作中的應用過程;廣義上講，會計電算化是指與電子計算機在會計工作中應用有關的所有工作，可稱之為“會計電算化工作”。1.1.2會計電算化的作用

（1）減輕了會計人員的工作強度，提高了會計工作效率（2）促進會計工作規(guī)范化，提高會計工作質量（3）促進會計職能的轉變（4）促進了會計隊伍素質的提高（5）為整個管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎（6）促進了會計理論的研究和會計實務的不斷發(fā)展1.2會計電算化發(fā)展概況1.2.1國外會計電算化的發(fā)展1954年10月美國通用電氣公司第一次在計算機上計算職工工資，從而引起了會計處理技術的變革。20世紀50年代中期到60年代，隨著人們利用電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行綜合處理，系統(tǒng)地提供經濟分析、決策所需要的會計信息，手工簿記系統(tǒng)被電算化信息系統(tǒng)取而代之。20世紀70年代，計算機技術迅猛發(fā)展，計算機網絡的出現(xiàn)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的應用，形成了應用電子計算機的管理信息系統(tǒng)。20世紀80年代，微電子技術蓬勃發(fā)展，微型計算機大批涌現(xiàn)，進入了社會各個領域，微型機的通信線路相互聯(lián)結，形成計算機網絡，提高了計算和數(shù)據(jù)處理的能力，取代了大型電子計算機。1.2.2我國會計電算化的發(fā)展（1）緩慢發(fā)展階段（1983年以前）這個階段會計電算化的發(fā)展比較緩慢。（2）自發(fā)發(fā)展階段（1983年～1987年）這一階段的主要表現(xiàn):一是沒有經過認真調查研究就匆匆上馬的會計軟件開發(fā)項目占大多數(shù)。二是開展會計電算化的單位之間缺乏必要的交流。三是會計軟件的開發(fā)多為專用定點開發(fā)，通用會計軟件開發(fā)的研究不夠，會計軟件的規(guī)范化、標準化程度低，商品化受到很大的限制。四是會計電算化的管理落后于客觀形勢發(fā)展的需要，五是既懂會計又懂計算機的人才正在培養(yǎng)之中。（3）普及與提高階段（1987年至今）這一階段相繼出現(xiàn)了以開發(fā)經營會計核算軟件為主的專業(yè)公司，而且業(yè)務發(fā)展很快，逐步形成了會計軟件產業(yè)。1.2.3會計電算化的發(fā)展趨勢

（1）會計軟件由和核算型向管理型發(fā)展

（2）向網絡化方向發(fā)展（3）會計軟件由“手工型”向“智慧型”發(fā)展第2章會計電算化信息系統(tǒng)２．１會計電算化信息系統(tǒng)概況電算化信息系統(tǒng)概況２．２會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)２．３商品化會計軟件的選擇與系統(tǒng)轉換商品化會計軟件的選擇與系統(tǒng)轉換2.1會計電算化信息系統(tǒng)概況2.1.1會計信息系統(tǒng)

1.會計數(shù)據(jù)和會計信息在會計工作中，從不同的來源和渠道取得的各種原始會計資料稱為會計數(shù)據(jù)，如某日倉庫的進貨量、金額，某日某產品的產量、費用等。按一定的要求通過加工處理的會計數(shù)據(jù)，稱為會計信息。

2.會計信息系統(tǒng)會計信息系統(tǒng)就是以完成會計工作為目的的信息系統(tǒng)，也就是以輸入、處理和輸出會計信息為目的的系統(tǒng)。

2.1.2會計電算化信息系統(tǒng)１．硬件３．人員２．軟件５．規(guī)程４．數(shù)據(jù)2.1.3會計電算化信息系統(tǒng)的特點

1.手工會計信息系統(tǒng)的特點

①數(shù)據(jù)量大

②數(shù)據(jù)結構復雜

③數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴格

④數(shù)據(jù)的及時性、真實性、準確性、完整性及全面性等要求嚴格

⑤安全可靠性要求高

2.會計電算化信息系統(tǒng)的特點

①及時性與準確性

②集中化與自動化

③人機結合的系統(tǒng)

④內部控制更加嚴格

2.1.4會計電算化信息系統(tǒng)與手工會計信息系統(tǒng)的比較

1.會計數(shù)據(jù)的采集

①直接輸入。

②間接輸入。

③自動輸入。

2．會計數(shù)據(jù)的處理

3．會計信息的存儲

4.會計信息的輸出方式

①屏幕顯示輸出。

②打印輸出。

③軟盤輸出。

④網絡輸出。5.數(shù)據(jù)處理流程手工會計的處理流程一般有“記賬憑證處理程序”、“科目匯總表賬務處理程序”、“匯總記賬憑證賬務處理程序”、“多欄式日記賬賬務處理程序”等。在會計電算化信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程中，從輸入會計憑證到輸出會計報表，所有的中間加工過程都由計算機控制，上一過程數(shù)據(jù)的結果作為下一過程數(shù)據(jù)處理的來源，整個處理過程都在程序的安排下完成，具有數(shù)據(jù)處理的“集中化”和“自動化”的特點。6.會計內部控制制度（1）內部控制制度形式的變化。（2）內部控制制度內容的變化。（3）內部控制重點的變化。7.會計職能2.2會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)2.2.1會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)方法１．生命周期法第一階段：系統(tǒng)準備，稱可行性分析第二階段：系統(tǒng)分析第三階段：系統(tǒng)設計第四階段：系統(tǒng)實施第五階段：系統(tǒng)運行、維護與評價２．原型法第一階段：確定用戶需求第二階段：設計統(tǒng)計原型第三階段：試用、評價原型第四階段：修改和完善系統(tǒng)原型確定用戶需求設計系統(tǒng)原型試用原型評價正式使用修改系統(tǒng)原型圖２－１原型法的開發(fā)過程2.2.2會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)設計

1.系統(tǒng)開發(fā)的準備階段（1）初步調查（2）可行性分析（3）可行性分析報告

①初步調查情況。

②可行性分析。

③新系統(tǒng)備選方案。

④結論。2.系統(tǒng)開發(fā)的分析階段（1）詳細調查調查的內容主要包括組織機構、系統(tǒng)功能、業(yè)務流程以及業(yè)務流程中各環(huán)節(jié)涉及的賬證表和具體輸入處理、輸出內容及現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題等。（2）描述現(xiàn)行系統(tǒng)的模型常用的方法是結構化系統(tǒng)分析方法。其原理是采用“自上而下，逐層分解”的方法，將一個功能復雜的系統(tǒng)逐步分解為若干個能用計算機直接處理的功能模塊，分析的結果以結構化的圖表的形式來描述對象的邏輯模型。（3）建立新系統(tǒng)的邏輯模型（4）系統(tǒng)分析說明書系統(tǒng)分析說明書的主要內容①線性系統(tǒng)概況②新系統(tǒng)的邏輯模型③系統(tǒng)配置方案設計3.系統(tǒng)開發(fā)的設計階段（1）總體設計

①子系統(tǒng)的劃分

②模塊結構圖

③系統(tǒng)配置方案設計（2）詳細設計

①代碼設計

②輸出設計

③數(shù)據(jù)文件設計（3）系統(tǒng)設計說明書

①系統(tǒng)設計的目標和任務

②系統(tǒng)總體設計方案

③系統(tǒng)詳細設計方案

④系統(tǒng)物理設計方案系統(tǒng)開發(fā)實施階段（１）程序設計（２）系統(tǒng)調試

①程序調試。

②系統(tǒng)聯(lián)調。5.系統(tǒng)運行、維護與評價（1）系統(tǒng)轉換

①直接轉換

②平行轉換

③逐步轉換

（2）系統(tǒng)維護

①硬件設備維護。

②數(shù)據(jù)文件及代碼維護。

③軟件維護。（3）系統(tǒng)評價（4）系統(tǒng)評價報告

①新舊系統(tǒng)的比較

②系統(tǒng)開發(fā)結果

③系統(tǒng)指標評價。

2.3商品化會計軟件的選擇與系統(tǒng)轉換

2.3.1商品化會計軟件的選擇

1.明確軟件的運行環(huán)境（1）硬件環(huán)境（2）軟件環(huán)境2.了解會計軟件的基本情況

（1）會計軟件是否通過財政部門評審（2）會計軟件的技術性能

①操作使用是否簡單易學

②軟件運行是否安全可靠

③文檔資料是否齊全（3）會計軟件實用性與先進性3.了解軟件公司的信譽和售后服務情況4.軟件的價格是否合理5.考慮單位會計電算化工作的發(fā)展

①會計核算程序的規(guī)范化。

②憑證的規(guī)范化。

③需要編碼的科目、部門、人員等內容的編碼應規(guī)范化。

④完成各項對賬工作，保證各種數(shù)據(jù)進入會計電算化系統(tǒng)前賬賬相符、賬實相符。

⑤成本核算方法的規(guī)范化。根據(jù)本企業(yè)的實際情況明確規(guī)定成本核算方法。（3）使用電算化會計核算信息系統(tǒng)進行試運行時，檢查和調整以下各項工作

①檢查和調整各種核算方法的實踐性、科學性和準確性。

②檢查會計科目體系。

③檢查已制定的各種方案、工作程序和各項管理制度是否完善。

④檢查會計軟件的完善程度。

⑤檢查是否按會計電算化正常的人員配置進行分工。

⑥檢查是否按日常會計核算的要求每日處理數(shù)據(jù)。

⑦檢查錯賬的處理是否按規(guī)定的程序和方法進行處理。2.3.3替代手工記賬

1.替代手工記賬的條件

①配備了適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備

②配備了相應的會計電算化工作人員

③建立了嚴格的內部管理制度。根據(jù)規(guī)定，計算機與手工并行3個月以上，一般不超過6個月，且計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并接受有關部門的監(jiān)督審查才可以用計算機替代手工記賬。

2.替代手工記賬的審批程序（1）提出申請（2）檢查（3）審批第３章單位會計電算化的組織與開展３．１會計電算化的總體規(guī)劃３．２會計電算化的崗位分工３．３會計電算化的日常管理與維護3.1會計電算化的總體規(guī)劃

1.明確會計電算化工作的目標

2.明確會計電算化系統(tǒng)建立的途徑

3.明確會計電算化系統(tǒng)的總體結構

4.明確會計電算化建設工作的管理體制和組織機構3.2會計電算化崗位分工

1.電算化主管2.軟件操作員

3.審核記賬員4.系統(tǒng)維護員

5.電算審查員6.數(shù)據(jù)分析員

7.檔案管理員8.系統(tǒng)分析人員

9.系統(tǒng)設計人員10.系統(tǒng)程序員3.3單位會計電算化的日常管理與維護3.3.1單位會計電算化的日常管理

1.建立崗位分工制度

2.建立操作管理制度

3.建立硬件管理制度

4.建立會計軟件和會計數(shù)據(jù)的管理制度

5.制定會計檔案的管理制度3.3.2單位會計電算化的維護

1.系統(tǒng)維護的類型（1）正確性維護。（2）適應性維護。（3）完善性維護。目的是為了提高系統(tǒng)的工作效率和性能。2.系統(tǒng)維護的內容（1）硬件設備維護（2）數(shù)據(jù)文件維護（3）代碼系統(tǒng)維護（4）軟件維護第４章會計軟件的安裝與基礎設置４．１會計軟件的安裝與啟動

會計軟件裝與啟動４．２賬套的建立與用戶的設置

賬套的建立與操作員的設置４．３系統(tǒng)的維護

系統(tǒng)的維護４．４基礎信息設置

基礎信息設置4.1會計軟件的安裝與啟動

4.1.1會計軟件的安裝

1.運行環(huán)境客戶端:內存512MB以上、CPU2GHz以上、磁盤空間4GB以上.數(shù)據(jù)服務器:內存2GB以上、CPU2GHz以上多CPU、磁盤空間20GB以上.發(fā)布服務器:內存2GB以上、CPU2GHz以上多CPU、磁盤空間10GB以上.2.會計軟件的安裝（1）運行安裝盤下的Setup.exe；（2）提示安裝用友ERP-U8普及版V3.0需要的下列系統(tǒng)補丁

（3）點“確定”，進入在安裝歡迎界面

（4）進入“許可證協(xié)議”界面

（5）如果同意許可協(xié)議選擇“是”，進入客戶信息界面，輸入用戶和公司名稱

（6）單擊“下一步”，進入“選擇目的地位置”界面

（7）單擊“下一步”，進入“安裝類型”界面

（8）單擊“下一步”，進入“選擇程序文件夾”界面，定義程序組名稱（9）單擊“下一步”，復制文件前的查看相關信息（10）單擊“下一步”，產品文件的安裝過程（11）安裝完成對話框中選擇重啟4.1.2會計軟件的啟動與退出1.會計軟件的啟動

（1）桌面啟動（2）程序組啟動2.會計軟件的退出4.2賬套的建立與用戶的設置4.2.1系統(tǒng)的注冊（1）單擊“開始”，選中“程序”，選中用友軟件中的“系統(tǒng)服務”后單擊“系統(tǒng)管理”，（2）以系統(tǒng)管理員Admin的身份進入系統(tǒng)，第一次進入沒有密碼，單擊“確定”即可，如設置密碼，則用鼠標單擊“改密碼”前面的空白框，打上對勾后單擊“確定”，輸入兩次密碼后單擊“確定”即可，如圖所示。4.2.2賬套的建立（1）單擊“賬套”，選中“建立”單擊。（2）如圖，輸入賬套號“888”，輸入賬套名稱“沈陽市華旭集團有限責任公司”，輸入啟用會計期間“2008年1月”，單擊“下一步”。（3）如圖所示，輸入單位名稱“沈陽市華旭集團有限責任公司”，輸入單位簡稱“華旭”，輸入單位地址“沈陽市友好街888號”，輸入法人代表“王一”，輸入電話，輸入稅號“21011111111”，單擊“下一步”。（4）如圖所示，輸入本幣代碼“RMB”，輸入本幣名稱“人民幣”，選擇企業(yè)類型“商業(yè)”，選擇行業(yè)性質“2007年新會計制度科目”，選定“按行業(yè)性質預置科目”選項，單擊“下一步”。（5）如圖所示，根據(jù)單位的實際情況，決定選中某些項。在本例中分別選中“存貨是否分類”、“客戶是否分類”、“供應商是否分類”、“有無外幣核算”。如果不能確定是否進行分類核算，在此可以不進行設置，等分銷軟件啟用時再進行設置。單擊“完成”，在“可以創(chuàng)建賬套了么?”中選擇“是”。（6）如圖所示，在“分類編碼方案”對話框中，根據(jù)單位制定的編碼方案設置存貨分類編碼級次、客戶分類編碼級次、供應商等分類編碼級次以及科目編碼級次，單擊“確認”。（7）根據(jù)單位的要求確定所有的小數(shù)位，單擊“確認”，新賬套“沈陽市華旭集團有限責任公司賬套”創(chuàng)建成功。

4.2.3用戶及權限的管理

1．角色管理

（1）注冊成功后，如圖所示，單擊“權限”，單擊“角色管理”。

（2）單擊“增加”按鈕，打開“增加角色”對話框

（3）輸入角色編號和角色名稱

2.用戶管理

（1）單擊“權限”，單擊“用戶”,進入“用戶管理”界面（2）如圖所示，單擊“增加”，輸入編號“101”，輸入姓名“李樂”，輸入所屬部門“財務部”，單擊“增加”。3.權限管理

（1）單擊“權限”，單擊“權限”,進入“操作員權限”界面

（2）在“操作員權限”窗口，選中用戶“李樂”，選中“888沈陽市華旭集團有限責任公司”賬套，選中“賬套主管”

（3）在“用戶權限”窗口中，選中用戶“張悅(102)”，單擊“修改”，選中“888”賬套，

（4）選擇“總賬”，即賦予“張悅”全部“總賬”權限，單擊“確定”。

4.3系統(tǒng)的維護4.3.1賬套的輸出（1）在“系統(tǒng)管理”窗口中單擊“賬套”，選中“輸出”，在賬套號中選中“888”賬套，如果要刪除當前賬套，則在“刪除當前輸出賬套”前打上對勾;如不刪除可直接單擊“確認”。

（2）在“選擇備份目標”中，選中E盤，找到事先建立的文件夾q，雙擊打開，單擊“確認”，然后系統(tǒng)開始備份，備份后出現(xiàn)提示“硬盤備份完畢!”。4.3.2賬套的引入（1）在“系統(tǒng)管理”窗口中單擊“賬套”，選中“引入”，如圖所示，選中E盤中的名為q的文件夾并雙擊打開，選中賬套文件后單擊“打開”。（2）當出現(xiàn)窗口詢問“此項操作將覆蓋［888］賬套當前的所有信息，繼續(xù)嗎?”時，單擊“是”，完成賬套引入。4.3.3“刷新”功能系統(tǒng)管理可以隨時將正在登錄到系統(tǒng)管理的子系統(tǒng)及其正在執(zhí)行的功能在界面列示出來。這些隨時可能改變的內容將根據(jù)系統(tǒng)的執(zhí)行情況自動變化。如果想看最新情況，可以在“系統(tǒng)管理”窗口中單擊“視圖”后選中“刷新”即可。4.3.4清除異常任務在操作軟件的過程中，如果出現(xiàn)網絡阻斷、死機等異?，F(xiàn)象，則單擊“視圖”后選中“清除異常任務”，系統(tǒng)會把這些異常任務所申請的系統(tǒng)資源予以釋放，使系統(tǒng)恢復正常，4.3.5上機日志為了保證賬套數(shù)據(jù)的安全，為審計留下更充足的線索，系統(tǒng)可以隨時對系統(tǒng)的操作員、操作起止時間、操作的具體內容進行自動記錄，形成上機日志。單擊“視圖”按鈕后選中“上機日志”，可以利用其中的“過濾”按鈕，輸入過濾條件后，單擊“確認”按鈕，即可查看各個操作員的上機日志。如果想看最新的上機日志，可以單擊“刷新”，將上機日志的內容進行刷新。4.3.6年度賬套管理年度賬套管理由賬套主管負責，包括年度賬套的建立、引入和輸出、結轉上年數(shù)據(jù)和清空年度數(shù)據(jù)等。4.4基礎信息設置4.4.1進入“企業(yè)門戶”1.應用流程圖

執(zhí)行“開始”→“所有程序”→“用友ERP-U8普及版V3.0”→“企業(yè)門戶”，以有權限的操作員身份注冊，進入系統(tǒng)默認的“企業(yè)門戶”窗口(應用流程圖)

。2.個性流程

通過“個性流程”功能，可以根據(jù)您處理的日常業(yè)務設計個性化的工作流程圖。

3.

工作中心

“工作中心”是企業(yè)門戶以登錄注冊的操作員為中心，將用戶負責的業(yè)務工作連同日常辦公需要的功能有機集成的產物4.4.2基本信息系統(tǒng)啟用

4.4.3基礎檔案1.基本信息設置

2．建立部門檔案

（1）雙擊“部門檔案”，進入“部門檔案”窗口。

（2）單擊“增加”，輸入部門編碼、部門名稱和部門屬性等，單擊“保存”即可。

（3）同理輸入其他部門信息3建立職員檔案

（1）雙擊“職員檔案”后的空白處，進入“職員檔案”。

（2）單擊“增加”，輸入職員編號、職員名稱、所屬部門及職員屬性后按回車鍵。

4客戶分類（1）雙擊“客戶分類”后的空白處，進入“客戶分類”。（2）單擊“增加”，輸入類別編碼、類別名稱，單擊“保存”。5建立客戶檔案（1）雙擊“客戶檔案”后的空白處，進入“客戶檔案卡片”。（2）如圖，先選中“02中期客戶”，單擊“增加”，選擇客戶檔案“基本”選項卡，如圖所示，輸入客戶編號“001”，客戶名稱“沈陽萬科有限公司”，客戶簡稱“萬科”，所屬行業(yè)“商業(yè)”，稅號“2101111222”，開戶銀行“工商銀行沈陽分行”，銀行賬號“111222333”。6供應商分類（1）在“供應商分類”后的空白處雙擊，進入“供應商分類”對話框。（2）單擊“增加”，輸入類別編碼、類別名稱，并單擊“保存”。7．建立供應商檔案

（1）雙擊“供應商檔案”，進入“供應商檔案”窗口。

（2）在“基本”選項卡，輸入供應商信息8．地區(qū)分類

企業(yè)可以根據(jù)自身管理要求對客戶、供應商的所屬地區(qū)進行相應的分類，以便于對業(yè)務數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析

9．存貨分類

如果企業(yè)存貨較多，需要按照一定的方式進行分類管理。存貨分類管理按照存貨固有的特征或屬性將存貨分為不同的類別，以便于分類核算與統(tǒng)計。如工業(yè)企業(yè)可以將存貨分為原材料、產成品、應稅勞務；商業(yè)企業(yè)可以將存貨分為商品、應稅勞務等。

10．計量單位

企業(yè)中存貨種類繁多，不同的存貨存在不同的計量單位。有些存貨財務計量單位、庫存計量單位、銷售發(fā)貨單位可能是一致的，如自行車的三種計量單位均為“輛”。同一種存貨用于不同的業(yè)務，其計量單位也可能不同。如對某種藥品來說，其核算單位可能是“板”，也就是說，財務上按板計價；而其庫存單位可能按“盒”，1盒＝20板；對客戶發(fā)貨時可能按“箱”，1箱＝100盒。因此，在開發(fā)企業(yè)日常業(yè)務之前，需要定義存貨的計量單位。

11．存貨檔案

存貨檔案中的數(shù)據(jù)是供應鏈所有子系統(tǒng)核算的依據(jù)和基礎，本功能完成對存貨目錄的設立和管理，隨同發(fā)貨單或發(fā)票一起開具的應稅勞務等也應設置在存貨檔案中。同時提供基礎檔案在輸入中的方便性，完備基礎檔案中數(shù)據(jù)項，提供存貨檔案的多計量單位設置。

12定義結算方式（1）在“結算方式”后的空白處雙擊，進入“結算方式”對話框。（2）單擊“增加”，輸入結算方式編碼“02”，結算方式名稱“支票”，選定“票據(jù)管理標志”，單擊“保存”即可。13．付款條件

用來設置企業(yè)在經營過程中與往來單位協(xié)議規(guī)定的收、付款折扣優(yōu)惠方法。這種折扣條件通?？杀硎緸?/10,2/20,n/30,它的意思是客戶在10天內償貸款，可得到5%的折扣；在20天內償還貸款，可得到2%的折扣；在30天內償還貸款，則須按照全額支付貸款。在30天以后償還貸款，則不僅要按全額支付貸款，還可能要支付延期付款利息或違約金。系統(tǒng)最多同時支持4個時間段的折扣。

14．開戶銀行

為了便于維護和查詢單位的開戶銀行信息，軟件能夠支持多個開戶銀行及賬號的情況。

4.4.10開戶銀行（1）如圖所示，在“開戶銀行”后的空白處雙擊，進入“開戶銀行”設置對話框。（2）單擊“增加”，輸入編號、開戶行、銀行賬號、暫封標識后按回車鍵保存。第5章

賬務系統(tǒng)初始化及日常處理學習目標:了解賬務系統(tǒng)的特點，熟悉賬務系統(tǒng)的業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流程。掌握賬務系統(tǒng)的初始化中會計科目設置、錄入期初余額及設置各種分類、檔案資料的方法;掌握賬務系統(tǒng)日常業(yè)務處理中憑證處理和記賬的方法;熟悉出納管理的內容和處理方法;掌握賬務系統(tǒng)的期末業(yè)務的內容和處理方法。5.1

賬務系統(tǒng)概述賬務系統(tǒng)

是會計電算化信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，在整個會計電算化信息系統(tǒng)中既是中樞，又是基本的系統(tǒng)，它綜合、全面、概括地反映企業(yè)各個方面的會計工作內容，其他各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須傳輸?shù)劫~務系統(tǒng)，同時還要把賬務系統(tǒng)中的某些數(shù)據(jù)傳輸給其他子系統(tǒng)以供利用。許多單位的會計電算化工作往往都是從賬務處理系統(tǒng)開始的。賬務處理

是指會計憑證和賬簿的組織、記賬方法、記賬程序的相互結合方式。憑證、賬簿組織是指會計憑證和賬簿的種類、格式以及憑證、賬簿與各種賬簿之間的關系。記賬方法是指在會計賬簿中登記經濟業(yè)務的方法。記賬程序是指從填制憑證，登記賬簿到編制報表的整個過程的程序。5.1.1

賬務處理系統(tǒng)的業(yè)務流程科目匯總表核算形式的處理過程主要有以下幾個步驟:（1）根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證。會計人員在收集、整理、匯總原始憑證的基礎上，根據(jù)原始憑證匯總表編制有關的記賬憑證。（2）登記日記賬。出納員根據(jù)涉及現(xiàn)金和銀行存款的記賬憑證，登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。（3）登記各種明細賬。會計人員依據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表和記賬憑證登記各種明細分類賬。（4）根據(jù)記賬憑證編制科目匯總表并登記總分類賬。會計人員依據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表，依據(jù)科目匯總表登記分類賬。（5）編制會計報表。月末會計人員依據(jù)日記賬、明細賬、總分類賬的有關數(shù)據(jù)編制會計報表?？颇繀R總表核算形式的會計業(yè)務處理流程如圖5-1所示。會計業(yè)務處理流程圖原始憑證記賬憑證原始憑證匯總原始憑證科目匯總表會計報表銀行對賬單匯總填制編制登記匯總登記登記核對核對核對核對有關部門明細賬總賬現(xiàn)金日記賬表銀行日記賬表銀行圖5-1會計業(yè)務處理流程圖5.1.2

賬務處理系統(tǒng)特點（1）時序性強（2）數(shù)據(jù)量大（3）數(shù)據(jù)接口多（4）通用性強5.1.3

賬務處理系統(tǒng)的目標

一般來說，賬務處理系統(tǒng)的目標應包括以下內容：（1）及時、準確地采集和輸入各種憑證，保證進入電算化系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)及時、準確和全面。（2）高效、正確地完成記賬過程。（3）隨時輸出各個會計期間的各種賬表，及時提供會計信息。（4）建立賬務處理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的及時傳遞和數(shù)據(jù)共享。此外，為了充分發(fā)揮計算機處理的優(yōu)勢，增強賬務處理系統(tǒng)的核算和輔助管理功能，賬務處理系統(tǒng)往往還增加了往來核算管理、部門核算管理、自動轉賬管理等功能。5.1.4

賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程

賬務處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程可描述如下：（1）會計人員通過鍵盤錄入記賬憑證、原始憑證或系統(tǒng)自動獲取機制憑證，然后將有關憑證寫入臨時憑證文件。（2）會計人員對臨時憑證文件進行審核。（3）根據(jù)臨時憑證文件中的已審核的憑證進行記賬，并將臨時憑證文件中已記賬的憑證刪除。（4）根據(jù)企業(yè)銀行對賬文件和對賬單文件進行對賬。（5）根據(jù)匯總文件和歷史憑證文件輸出日記賬和明細賬以及會計報表，根據(jù)匯總文件輸出總賬。賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖，如圖5-2所示。會計部門錄入憑證臨時記賬憑證文件審核匯總文件錄入對賬單輸出賬表歷史憑證文件登記企業(yè)銀行對賬文件銀行對賬輸出對賬單文件圖5-2賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖5.1.5

賬務處理系統(tǒng)的功能一般來說，賬務處理系統(tǒng)的基本功能應包括系統(tǒng)設置（初始化）、憑證管理、記賬結賬、查詢、打印輸出、系統(tǒng)維護等。其基本功能模塊結構如圖5-3所示。憑證管理記賬結賬查詢系統(tǒng)維護系統(tǒng)設置打印輸出科目設置憑證類別賬簿設置其他設置初始余額憑證輸入憑證審核自動轉賬登記賬簿結賬其他查詢科目匯總賬簿查詢憑證查詢記賬憑證打印賬簿科目余額數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)恢復圖5-3賬務處理系統(tǒng)基本功能模塊結構圖賬務處理系統(tǒng)5.2

賬務系統(tǒng)的初始化

總賬系統(tǒng)初始設置就是結合本企業(yè)的實際情況，將一個通用的賬務核算系統(tǒng)改造為適合本企業(yè)核算要求的“專用賬務核算系統(tǒng)”。在使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動注冊系統(tǒng)?？傎~系統(tǒng)的啟動建立在整個軟件系統(tǒng)的基礎設置之上，具體操作步驟如下：（1）進入操作系統(tǒng)之后，單擊“開始”→“程序”→“用友ERP-U8普及版V3.0”→“企業(yè)門戶”。（2）選擇賬套“888沈陽市華旭集團有限公司”，選擇會計年度“2008”，輸入操作日期“2008-01-07”，用戶名“李樂”及相應的密碼，然后單擊“確定”。進入“企業(yè)門戶”窗口，如圖5-4所示。

5.2.1

總賬系統(tǒng)的啟動圖5-4企業(yè)門戶窗口企業(yè)門戶窗口5.2.2

設置會計科目1.增加會計科目具體操作步驟如下：（1）在“企業(yè)門戶”窗口中，選擇“設置”頁簽，執(zhí)行“基礎檔案”→“財務”→“會計科目”命令，打開“會計科目”窗口，如圖5-5所示。圖5-5會計科目（2）單擊“增加”按鈕，進入“會計科目_新增”對話框。（3）輸入科目編碼“

100201”，輸入科目名稱“工行存款”，選擇賬頁格式為“金額式”，如果有輔助核算的科目可以選擇輔助核算選項，如圖5-6所示。單擊“確定”。圖5-6“會計科目-新增”窗口2.復制會計科目為了加快建立會計科目的速度和準確性，我們可以對下級科目或者同級性質相近的科目進行復制，這樣只需稍作改動即可完成增加工作。具體操作步驟如下：（1）在“會計科目”窗口中，選擇“100201工行存款”后，在“編輯”菜單中單擊“復制”，如圖5-7所示，進入“會計科目_新增”對話框。圖5-7復制會計科目（2）如果企業(yè)新增會計科目為“100202中行存款”，將科目編碼和名稱分別改為“100202”和“中行存款”，單擊“確定”即可，如圖5-8所示。圖5-8復制會計科目3.成批復制科目

如果某一科目的下級與另一個或者幾個科目的下級內容相同，我們還可以將某一科目的下級成批復制到另一個科目作為下級。具體操作步驟如下：（1）在“會計科目”窗口中，選擇“編輯”菜單后，單擊“成批復制”，彈出對話框。（2）在“成批復制”對話框中，輸入被復制的科目編碼“6001”，在要復制的科目編碼中輸入“6401”，選擇“數(shù)量核算”復選框，如圖5-9所示，單擊“確認”。圖5-9成批復制4.修改會計科目

如果要對已設置完成的會計科目的名稱、編碼及輔助項目等內容進行修改，應在會計科目未使用之前在會計科目的修改功能中完成。但需要注意的是，已經使用的末級會計科目不能修改科目編碼，非末級會計科目的編碼不能修改或刪除，已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及下級科目余額清零后再修改，被封存的科目在制單時不可以使用，只有處于修改狀態(tài)才能設置匯總打印和封存。修改會計科目具體操作步驟如下：（1）在“會計科目”窗口中，單擊“修改”按鈕，進入“會計科目_修改”對話框。（2）選擇要修改的內容進行修改后，單擊“確定”即可。

5.匯總打印當在同一張憑證中，某一方向的末級科目有多筆同向的分錄，而又需要將它們按科目匯總成一筆進行打印時，則可以將該科目設置匯總打印。具體操作步驟如下：（1）在“會計科目”窗口中，選擇科目“100201”后雙擊，進入“會計科目_修改”對話框。（2）單擊“匯總打印”，在“匯總到”下拉列表框中選擇“1002”后，單擊“確定”即可，如圖5-10所示。圖5-10匯總打印6.刪除會計科目如果科目已制單或已錄入期初余額，則不能刪除。被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科目不能被刪除，如果想刪除必須先取消指定?！皠h除將不能恢復”是指不能自動恢復，以后如需恢復該科目可通過“增加”功能來完成。具體操作步驟如下：（1）在“會計科目”窗口中，選擇要刪除的科目后，單擊“刪除”按鈕。（2）在彈出的對話框中，單擊“確定”即可。7.設置輔助核算用友軟件的輔助核算有以下五類：（1）部門核算（2）個人往來（3）客戶往來（4）供應商往來（5）項目核算輔助賬類必須設在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可在其上級和末級科目上同時設置輔助賬類。具體操作步驟如下：（1）在“會計科目”窗口中，選擇“1122”，單擊“修改”按鈕。（2）如圖5-11所示，選中“輔助核算”中的“客戶往來”復選框后，單擊“確定”即可。圖5-11輔助核算（3）同理，可設置“應收票據(jù)”為“客戶往來”輔助核算；“其他應收款”為“個人往來”輔助核算；“應付賬款”和“應付票據(jù)”為“供應商往來”輔助核算；“生產成本”的二級科目和“研發(fā)支出”為“項目核算”輔助核算；管理費用二級科目“業(yè)務招待費”為“部門核算”輔助核算8.指定會計科目指定會計科目是指定出納的專管科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。一般情況下，現(xiàn)金科目要設為日記賬;銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。具體操作步驟如下：（1）在“會計科目”窗口中，選擇“編輯”菜單，單擊“指定科目”。（2）選擇“銀行總賬科目”后，在左框中選中“1002銀行存款”，單擊“”，將其添加到右側“已選科目”文本框中，如圖5-12所示。單擊“確認”即可。圖5-12指定會計科目指定會計科目5.2.3設置憑證類別實行會計電算化以后，根據(jù)單位核算和管理的要求，需要對記賬憑證進行分類。設置憑證類別后利于憑證的管理、記賬和匯總。但是，無論如何分類都不會影響記賬結果。具體操作步驟如下：（1）在“企業(yè)門戶”窗口中，選擇“設置”頁簽，執(zhí)行“基礎檔案”→“財務”→“憑證類別”命令。進入“憑證類別預置”對話框。（2）選中“收款憑證、付款憑證、轉賬憑證”后，如圖5-13所示。（3）單擊“確定”，進入“憑證類別”對話框，雙擊“收款憑證”后的“限制類型”欄，選擇“借方必有”，在“限制科目”欄中輸入限制科目編碼1001、100201、100202。如圖5-14所示。（4）在輸入限制科目時，也可以在（科目參照）中選擇“1001”或“100201”后，如圖5-15所示，單擊“確定”。（5）需要說明的是，由于實施會計電算化后，憑證的分類、匯總都由計算機來快速完成，因此使用“記賬憑證”就能滿足會計核算的需求，無需使用專用記賬憑證。圖5-13憑證類別預置憑證類別預置圖5-14設置憑證類別設置憑證類別圖5-15科目參照

科目參照5.2.4外幣種類

單位如果有外幣核算業(yè)務，則需要進行外幣設置。具體操作步驟如下：（1）在“企業(yè)門戶”窗口中，選擇“設置”頁簽，執(zhí)行“基礎檔案”→“財務”→“外幣設置”命令。進入“外幣設置”對話框。（2）單擊“增加”，輸入幣符（$）、幣名（美元），輸入?yún)R率小數(shù)位（5），確定固定匯率，輸入記賬匯率“7.30”，單擊“確認”，如圖5-16所示。圖5-16外幣設置

5.2.5設置項目目錄定義項目大類2.指定核算科目3.定義項目分類4.定義項目目錄（1）項目大類名稱

（2）定義項目級次

（3）定義項目欄目

定義項目大類

具體操作步驟如下:

①在“企業(yè)門戶”窗口中，選擇“設置”頁簽，執(zhí)行“基礎檔案”→“財務”→“項目檔案”命令。進入“項目檔案”窗口，如圖5-17所示。圖5-17項目檔案②單擊“增加”，進入“項目大類定義增加”對話框，③輸入新項目大類名稱“生產成本”，如圖5-18所示。圖5-18項目大類名稱④單擊“下一步”，進入“定義項目級次”窗口，如圖5-19所示。圖5-19定義項目級次⑤單擊“下一步”。進入“定義項目欄目”窗口，如圖5-20所示。最后，單擊“完成”。

圖5-20定義項目欄目2.指定核算科目

指定核算科目具體操作步驟如下：在“項目核算”窗口的“核算科目”頁簽中，選擇要核算的項目（直接材料）后，按“”按鈕即可。同理，把“直接人工”“制造費用”也選入。如圖5-21所示。圖5-21指定核算科目3.定義項目分類具體操作步驟如下：在“項目核算”窗口的“項目分類定義”頁簽中，單擊右下角的“增加”按鈕。輸入分類編碼“1”，分類名稱“自行開發(fā)”，單擊“確定”即可，如圖5-22所示。圖5-22定義項目分類

4.定義項目目錄

具體操作步驟如下：（1）在“項目核算”窗口中，選擇“項目目錄”頁簽中，如圖5-23所示。圖5-23定義項目目錄

（2）單擊“維護”，進入“項目目錄維護”對話框，單擊“增加”，增加一條新的目錄。（3）輸入項目編號“101”，項目名稱“A1產品”，“是否結算”欄為空，所屬分類碼選擇“1自行開發(fā)”，然后再單擊“確定”，然后單擊“退出”后返回。如圖5-24所示，圖5-24項目目錄維護結果5.2.6

設置操作權限1．設置功能操作權限2．分配數(shù)據(jù)操作權限具體操作步驟如下：（1）在“企業(yè)門戶”窗口中，選擇“設置”頁簽，執(zhí)行“數(shù)據(jù)權限”→“數(shù)據(jù)權限設置”。進入在“權限瀏覽”窗口。（2）在“權限瀏覽”窗口，選擇數(shù)據(jù)權限類型：“記錄”級權限。（3）選擇相應的業(yè)務對象（科目）。（4）在用戶中選擇“張悅”。（5）執(zhí)行“授權”后，單擊“保存”，5-25所示。圖5-25設置操作權限3．分配金額操作權限（1）在“企業(yè)門戶”窗口中，選擇“設置”頁簽，執(zhí)行“數(shù)據(jù)權限”→“金額權限分配”命令。進入“金額權限設置”窗口。（2）在“金額權限設置”窗口，點擊“級別”，打開“金額級別設置”對話框。（3）點“增加”按鈕，在“科目編碼”輸入（100201），“級別一”輸入（10000）；“級別二”輸入（50000）；“級別三”輸入（200000）；“級別四”輸入（1000000）。（4）點“保存”，然后退出。（5）在“金額級別設置”對話框，點“增加”按鈕，依次對“張悅”、“肖吉梅”、“張宏霞”賦不同級別的金額權限，如圖5-26所示。金額權限設置圖5-26金額權限設置5.2.7

錄入期初余額如果是第一次使用賬務處理系統(tǒng)，必須使用“錄入期初余額”功能，`經過整理的手工賬科目的期初余額錄入計算機。如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)，在使用“結轉上年余額”功能后，上年各賬戶余額將自動結轉到本年。假設企業(yè)主要科目如表1所示：1.錄入基本科目余額如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量和外幣余額。非末級會計科目的余額不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級明細科目自動匯總計算填入。其數(shù)據(jù)欄為黃色。出現(xiàn)紅字余額用負號輸入。修改余額時，直接輸入正確數(shù)據(jù)，然后單擊“刷新”即可。通常，初始余額確定后不能再修改，即憑證記賬后，期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再進行修改。具體操作步驟如下：（1）在“企業(yè)門戶”窗口，選擇“業(yè)務”頁簽，執(zhí)行“財務會計”→“總賬”，進入“總賬”系統(tǒng)。（2）在“總賬〔演示版〕”窗口，執(zhí)行“設置”→“期初余額”命令，進入“期初余額錄入”窗口，將光標定在“庫存現(xiàn)金”（1001）科目的“期初余額”欄，輸入期初余額“5000.00”。（3）同理，輸入100201、100202科目，如圖5-27所示。圖5-27“期初余額錄入”窗口2.錄入個人往來科目余額只要求錄入最末級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)由系統(tǒng)自動計算。借貸方累計發(fā)生額直接錄入，期初余額在輔助項中錄入。具體操作步驟如下：（1）在“期初余額錄入”窗口中，雙擊“其他應收款”科目的“期初余額”欄。進入“個人往來期初”窗口，如圖5-28所示。圖5-28個人往來期初界面

1（2）在“個人往來期初”窗口，單擊“增加”按鈕，輸入日期“2007-11-30”，憑證號“記-26”，部門“經理辦”，個人“張月”，摘要“出差借款”及金額“5000”。同理，輸入財務部肖吉梅的借款資料，如圖5-29所示。（3）單擊“退出”按鈕，

2個人的借款之合（7000元）記入“其他應收款”的“期初余額”中。圖5-29個人往來期初界面23.錄入客戶往來科目余額在總賬系統(tǒng)中錄入期初余額的具體操作步驟如下：（1）在“期初余額錄入”窗口中雙擊“應收票據(jù)”的期初余額處，進入“客戶往來期初”對話框。（2）單擊“增加”按鈕，修改日期為“2007-10-20”，在“類別”中選擇“記賬憑證”，輸入憑證號為“記-26”（3）在客戶欄填“萬科”，摘要“銷售A1產品”，金額“100000.00”，業(yè)務員選擇“張洪巖”，輸入票號“3325”。如圖5-30所示。（4）單擊“退出”。輸入的數(shù)據(jù)自動進入“應收票據(jù)”的“期初余額”中，如圖5-31所示。圖5-30客戶往來期初1

客戶往來期初1圖5-31客戶往來期初2

客戶往來期初24.錄入供應商往來科目余額具體操作步驟如下：（1）在“期初余額錄入”窗口中，雙擊“應付賬款”的“期初余額”處，進入“供應商往來期初”對話框。（2）單擊“增加”，日期為“2007-12-10”，憑證號為“記-12”，供應商為“聯(lián)想”，摘要為“賒購產品”，金額為“300000.00”，業(yè)務員為“張紅”，票號為“1234”，如圖5-32所示。（3）單擊“退出”，完成供應商數(shù)據(jù)錄入。5.項目核算科目余額具體操作步驟如下：（1）在“期初余額錄入”窗口中，雙擊“直接材料”的“期初余額”，進入“項目核算期初”窗口，如圖5-33所示。圖5-33項目核算期初1

（2）單擊“增加”，在“項目參照”對話框中，點擊“參照”按鈕，如圖5-34所示。圖5-34項目核算期初1（3）雙擊“A1產品”，單擊“確定”，確定余額方向“借方”，輸入期初余額為“200000”，單擊“退出”。（4）同理輸入“直接人工”和“制造費用”的期初余額。6.調整余額方向具體操作步驟如下：（1）在“期初余額錄入”窗口，將光標定在“壞賬準備”科目行上。（2）單擊“方向”，屏幕彈出對話框，如圖5-35所示。確定需調整的方向，如：借→貸，單擊“是”。

圖5-35調整余額方向

7.試算平衡

期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證。已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結轉上年余額”的功能。所以應進行試算平衡，具體操作步驟如下：錄入完所有余額后，在“期初余額錄入”對話框中單擊“試算”按鈕，可查看期初余額試算平衡表，如圖5-36所示，檢查余額是否平衡，如平衡，單擊“確認”返回。圖5-36試算平衡表

8.對賬具體操作步驟如下：（1）單擊“對賬”按鈕，在彈出的對話框中單擊“開始”按鈕，對當前期初余額進行對賬。如圖5-37所示。（2）如果對賬后發(fā)現(xiàn)有錯誤，可單擊“顯示對賬錯誤”按鈕，系統(tǒng)將把對賬中發(fā)現(xiàn)的問題列出來。圖5-37對賬

5.2.8設置業(yè)務處理控制參數(shù)4.選項——其他3.選項——會計日歷2.選項——賬簿1.選項——憑證1.選項——憑證具體操作步驟如下：（1）在“企業(yè)門戶”窗口中，選擇“業(yè)務”頁簽，執(zhí)行“財務會計”→“總賬”命令，進入“總賬”系統(tǒng)。（2）在“總賬〔演示版〕”窗口，執(zhí)行“設置”→“選項”命令，進入“選項”窗口。（3）單擊“憑證”選項卡，在“制單控制”中，選中“制單序時控制”、“支票控制”、“資金及往來赤字控制”及“允許修改、作廢他人填制的憑證”復選框。（4）在“憑證控制”中，選擇“打印憑證頁腳姓名”、“出納憑證必須經由出納簽字”復選框。（5）在“外幣核算”中，選擇“固定匯率”單選按鈕。如圖5-5所示。圖5-38選項——憑證2.選項——賬簿具體操作步驟如下：（1）單擊“賬簿”選項卡。（2）明細賬打印方式選擇“按年排頁”，如圖5-39所示。圖5-39選項——賬薄3.選項——會計日歷具體操作步驟如下：（1）單擊“會計日歷”選項卡。（2）確定會計日歷，確定會計年度為2008年，啟用日期為2008年01月01日，如圖5-40所示。圖5-40選項——會計日歷

4.選項——其他具體操作步驟如下：（1）單擊“其他”選項卡。（2）小數(shù)位均輸入“2”。（3）在“部門排序方式”、“個人排序方式”和“項目排序方式”中，均選擇“按編碼排序”單選按鈕，如圖5-41所示，最后點擊“編輯”“確認”。圖5-41建賬選項——其他

賬套名稱、單位名稱、賬套路徑、行業(yè)性質等賬套信息只在這里顯示，若要修改，可到“系統(tǒng)管理”中去修改。5.2.9總賬套打工具

具體操作步驟如下：（1）在“企業(yè)門戶”窗口中，選擇“業(yè)務”頁簽，執(zhí)行“財務會計”→“總賬”，進入“總賬系統(tǒng)”。（2）在“總賬〔演示版〕”窗口，執(zhí)行“設置”→“總賬套打工具”命令，進入“總賬套打工具”窗口。（3）在“套打紙型”處選擇“用友U8連續(xù)套打”，圖5-42所示。圖5-19套打工具5.2.10賬簿清理（1）在“企業(yè)門戶”窗口中，選擇“業(yè)務”頁簽，執(zhí)行“財務會計”→“總賬”，進入“總賬系統(tǒng)”。（2）在“總賬〔演示版〕”窗口，執(zhí)行“設置”→“賬簿清理”命令。（3）彈出“口令確認”窗口。輸入正確口令，進入“賬簿清理”對話框。（3）選擇“清理”，即可清理年度賬套中的相關數(shù)據(jù)庫。5.3日常業(yè)務處理

日常業(yè)務處理主要是通過輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬工作，查詢、打印輸出各種賬頁，對部門、項目、個人往來進行管理。5.3.1憑證處理

1.填制憑證

（1）基本信息具體操作步驟如下：①在“總賬〔演示版〕”窗口，執(zhí)行“憑證”→“填制憑證”命令，進入“填制憑證”對話框。②單擊“增加”按鈕，在憑證類別框中，選擇“記賬憑證”，輸入制單日期“2008-01-08”，輸入附單據(jù)數(shù)。如圖5-43所示。圖5-43填制憑證③如圖5-44所示，輸入摘要“提取現(xiàn)金”，點“科目名稱”參照按鈕，雙擊“1001庫存現(xiàn)金”，單擊“確定”，輸入借方金額“8000”，按回車鍵。圖5-44輸入憑證注意:金額不能為“零”;紅字以“-”號表示。（2）輸入輔助核算信息———待核銀行賬項目具體操作步驟如下：①“100201”科目為銀行科目，彈出“輔助項”對話框，參照選擇結算方式“101現(xiàn)金支票”，輸入票號“xj001”，選擇發(fā)生日期“2008.01.08”，如圖5-45所示，單擊“確認”返回。②輸入貸方金額“8000”后，單擊“保存”，在提示對話框中，單擊“是”。③系統(tǒng)顯示“憑證已成功保存”，單擊“確定”。圖5-45輸入銀行輔助信息（3）輸入輔助核算信息———部門輔助賬科目

輸入部門名稱有三種方法：一是直接輸入部門名稱；二是輸入部門代碼；三是參照輸入。不管采用哪種方法，都要求在部門目錄中預先定義好要輸入的部門，否則系統(tǒng)會發(fā)出警告，要求先到部門目錄中對該部門進行定義后，再進行制單。具體操作步驟如下：

完成憑證頭部分操作，輸入“660203業(yè)務招待費”科目時，該科目為部門輔助賬科目，在彈出的“輔助賬”對話框中輸入輔助信息，參照選擇部門“市場部”，如圖5-46，單擊“確認”返回，繼續(xù)完成其他輸入操作。圖5-46部門輔助賬科目（4）輸入輔助核算信息———個人往來科目

具體操作步驟如下：①完成借方信息輸入操作后，當輸入貸方信息時，1221科目為個人往來科目，需要在“輔助項”對話框中輸入輔助信息。②選擇部門“經理辦”，個人“張月”，票號“000888”，選擇發(fā)生日期“2008.01.08”，如圖5-47所示,單擊“確認”。③輸入貸方金額，單擊“保存”。圖5-47個人往來科目（5）輸入輔助核算信息———單位往來科目

具體操作步驟如下：①當輸入分錄貸方科目時，1122科目為單位往來科目，需要在“輔助項”對話框中輸入輔助項信息。②選擇單位“首鋼”，業(yè)務員“李寧”，發(fā)生日期“2008.01.14”，如圖5-48所示，單擊“確認”。③輸入貸方相關金額，單擊“保存”即可得到一個完整的憑證，同時，輸入的相關輔助核算信息在憑證的左下邊顯示出來，如圖5-49所示，（5）輸入輔助核算信息———單位往來科目

具體操作步驟如下：①當輸入分錄貸方科目時，1122科目為單位往來科目，需要在“輔助項”對話框中輸入輔助項信息。②選擇單位“首鋼”，業(yè)務員“李寧”，發(fā)生日期“2008.01.14”，如圖5-48所示，單擊“確認”。③輸入貸方相關金額，單擊“保存”即可得到一個完整的憑證，同時，輸入的相關輔助核算信息在憑證的左下邊顯示出來，如圖5-49所示，圖5-48單位往來科目1圖5-49單位往來科目2單位往來科目2（6）輸入輔助核算信息———外幣核算科目

具體操作步驟如下：①當輸入分錄的借方科目時，“100203”科目為外幣核算科目，需要在憑證增加的“外幣”欄中輸入相應的信息。②輸入外幣“10000”，輸入完畢后，系統(tǒng)會自動計算填列金額“73000”，繼續(xù)完成其他操作步驟，得到一張完整的外幣記賬憑證，如圖5-50所示。圖5-50外幣核算科目

（7）輸入輔助核算信息———項目核算科目具體操作步驟如下:

如圖5-51所示，當輸入分錄的借方科目時，“500101”科目為項目核算科目，系統(tǒng)要求輸入相應的輔助信息，在“項目名稱”框中，選擇“A1產品”，單擊“確認”按鈕。然后繼續(xù)完成其他操作步驟。圖5-51項目核算科目（8）輸入輔助核算信息———數(shù)量金額核算科目錯警告，但可能導致數(shù)量輔助賬的對賬不平。具體操作步驟如下：①當輸入分錄的貸方科目時，“600101”科目為數(shù)量金額核算科目，需要在“輔助項”對話框中輸入輔助信息。

②輸入數(shù)量“200”，單價“1000”，如圖5-52所示。圖5-52數(shù)量核算科目③單擊“確認”，系統(tǒng)自動計算出200000填在相關憑證位置。2.憑證修改具體操作步驟如下：（1）在“填制憑證”窗口中，通過“查詢”功能找到要修改的憑證，將光標定在要修改的地方即可直接修改。（2）雙擊要修改的輔助項，如項目，可直接修改“輔助項”對話框中的相關內容。（3）在當前金額的相反方向，按空格鍵可直接修改金額方向。（4）單擊“增行”，可在當前分錄前增加一條新的分錄。（5）若當前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，則在金額處按“=”鍵即可。（6）單擊“保存”，保存當前修改。3.沖銷憑證具體操作步驟如下：（1）在“制單”菜單中單擊“沖銷憑證”，如圖5-53所示。（2）如圖5-54所示，在對話框中選擇制單月份“2008.01”，選擇憑證類別并輸入憑證號，單擊“確定”，系統(tǒng)自動生成一張紅字沖銷憑證。圖5-53沖銷憑證圖5-54沖銷憑證4.作廢憑證具體操作步驟如下：在“填制憑證”中，找到要作廢的憑證，在“制單”菜單中單擊“作廢”，如圖5-55所示。圖5-55憑證整理5.整理憑證具體操作步驟如下：（1）在“制單”菜單中選擇“整理憑證”。（2）如圖5-56所示，選擇要整理的月份，如“2008.01”，單擊“確定”。（3）如圖5-57所示，單擊“全選”后，單擊“確定”。（4）如圖5-58所示，單擊“是”即刪除作廢憑證并對憑證號進行了整理。圖5-57作廢憑證表圖5-58憑證整理圖5-56選擇憑證期間6.查詢憑證具體操作步驟如下：（1）在“填制憑證”界面中，單擊“查詢”，如圖5-59所示。（2）選擇憑證類別:“付款憑證”;輸入憑證號，其他欄目可為空。單擊“確定”，即可找到符合查詢條件的憑證。（3）在各個會計分錄間移動光標，備注欄將動態(tài)顯示出該分錄的輔助信息。（4）單擊憑證右下方相應圖標，顯示當前分錄是第幾條分錄。（5）單擊“余額”，顯示當前光標所在科目包含所有已保存的記賬憑證的最新余額。（6）當光標定在憑證的某條分錄上時，在“查看”菜單中單擊“聯(lián)查明細賬”，顯示該筆業(yè)務發(fā)生科目的明細賬。圖5-59查詢憑證

7.憑證匯總具體操作步驟如下：（1）在“總賬系統(tǒng)”窗口，選擇“憑證”，單擊“科目匯總”，出現(xiàn)憑證匯總條件窗口，輸入月份“2005.06”，輸入憑證類別“全部”，選擇范圍“未記賬憑證”，其他條件為空，單擊“匯總”，可得如圖5-60所示。（2）顯示2008年01月份所有未記賬憑證的匯總表，如圖5-61所示。圖5-60匯總憑證圖5-61憑證匯總表8.打印憑證具體操作步驟如下：在“總賬系統(tǒng)”菜單中選擇“憑證”，單擊“打印憑證”，如圖5-62所示，在憑證類別中選擇“記賬憑證”，憑證格式為“金額式”，制單人“張悅”，單擊“打印設置”，根據(jù)需要重新調整行高和列寬，單擊“打印”即可。圖5-62憑證打印5.3.2簽字審核出納簽字是為了加強企業(yè)現(xiàn)金收入和支出的管理。具體操作步驟如下：（1）以出納（103）身份進入“總賬〔演示版〕”窗口，執(zhí)行“憑證”→“出納簽字”命令，輸入月份“2008.01”，單擊“全部”復選按鈕，如圖5-63所示，單擊“確認”。圖5-64出納簽字對話框（3）如圖5-65所示，在出現(xiàn)的一張憑證中單擊“簽字”按鈕，憑證底部“出納”處自動簽上出納人姓名，單擊“退出”。圖5-65出納簽字2.審核憑證具體操作步驟如下：（1）在“系統(tǒng)”菜單中，單擊“重新注冊”，更換用戶“張悅”，單擊“確定”。（2）以“張悅”的身份進入“總賬〔演示版〕”，執(zhí)行“憑證”→“審核憑證”命令，單擊“確定”。（3）如圖5-66所示，選擇“全部”單選按鈕，單擊“確認”。圖5-66審核憑證（4）如圖5-67所示，選擇要審核的憑證，單擊“確定”;如果不選擇，單擊“確定”即審核全部憑證。圖5-67憑證審核（5）如圖5-68所示，檢查后，單擊“審核”，憑證底部“審核”處自動簽上審核人姓名，單擊“退出”。圖5-68審核憑證3.主管簽字具體步驟如下：（1）在“系統(tǒng)”菜單中，單擊“重新注冊”，更換賬套主管“張宏霞”，單擊“確定”。（2）以“張宏霞”的身份進入“總賬〔演示版〕”，執(zhí)行“憑證”→“主管簽字”命令。（3）如圖5-69所示，選擇“全部”單選按鈕，單擊“確認”。（4）如圖5-70所示，單擊“簽字”即可，也可以成批簽字。圖5-69主管簽字圖5-70主管簽字主管簽字5.3.3記賬與取消記賬具體操作步驟如下：（1）如圖5-71所示，在“憑證”菜單中，單擊“記賬”，進入記賬向導1——“選擇本次記賬范圍”，單擊“下一步”。1．記賬圖5-71記賬向導1——選擇本次記賬范圍（2）如圖5-72所示，進入記賬向導2——“記賬報告”，如果需要打印，可單擊“打印”按鈕，單擊“下一步”。圖5-72記賬向導2——記賬報告（3）如圖5-73所示，進入記賬向導3——“試算平衡表”，單擊“記賬”，顯示“試算平衡表”，單擊“確認”。圖5-73記賬向導3——試算平衡表（4）如圖5-74所示，系統(tǒng)開始登錄有關的總賬和明細賬、輔助賬，記賬完畢。單擊“確定”。圖5-73記賬向導3——試算平衡表（4）如圖5-74所示，系統(tǒng)開始登錄有關的總賬和明細賬、輔助賬，記賬完畢。單擊“確定”。圖5-74記賬完畢2．取消記賬具體操作步驟如下：（1）在“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“期末”→“對賬”命令，進入“對賬”窗口，按“Ctrl+H”鍵，激活恢復記賬前狀態(tài)功能，單擊“確定”后單擊“退出”。如圖5-75所示。圖5-75取消記賬圖5-75取消記賬（2）在“憑證”菜單中，單擊“恢復記賬前狀態(tài)”。（3）如圖5-76所示，單擊“最近一次記賬前狀態(tài)”單選按鈕，單擊“確定”。彈出小對話框，提示“恢復記賬完畢!”，單擊“確定”。圖5-76恢復記賬前狀態(tài)5.3.4出納管理具體操作步驟如下：（1）以出納（103肖吉梅）的身份進入“總賬〔演示版〕”，選擇“出納”，單擊“現(xiàn)金日記賬”。（2）如圖5-77所示，在科目框中選擇“1001現(xiàn)金”，在“按月查”中選擇“2008.01”，單擊“確認”。1．現(xiàn)金日記賬圖5-77查詢現(xiàn)金日記賬（3）如圖5-78所示，顯示“現(xiàn)金日記賬”窗口，在“賬頁格式”下拉框中可以選擇需要查詢的格式“金額式”，雙擊某一行或選擇某一行后單擊“憑證”可以查看相對應的憑證，單擊“總賬”，可以查看該科目的三欄式總賬。圖5-78總賬系統(tǒng)——現(xiàn)金日記賬2．銀行存款日記賬具體操作步驟如下：在“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“出納”→“銀行日記賬”命令，其他同現(xiàn)金日記賬。 3．資金日報表具體操作步驟如下：（1）在“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“出納”→“資金日報表”命令。（2）如圖5-79所示，在查詢條件對話框中輸入日期“2008.01.08”，選擇“包含未記賬憑證”和“有余額無發(fā)生也顯示”復選框，單擊“確認”。如圖5-80所示，屏幕顯示查詢條件下的資金日報表。圖5-79資金日報表查詢條件圖5-80資金日報表4．支票登記簿具體操作步驟如下：（1）在“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“出納”→“支票登記簿”命令。（2）如圖5-81所示，在科目中，選擇“工行存款（100201）”，單擊“確定”。圖5-81支票登記簿查詢（3）如圖5-82所示，單擊“增加”，輸入領用日期“2008.01.08”，領用部門“財務部”，領用人“李樂”，支票號“xj001”，預計金額“8000”，單擊“保存”，然后單擊“退出”。圖5-82支票登記簿5．銀行對賬系統(tǒng)提供兩種對賬方式

自動對賬手工對賬（1）錄入銀行對賬期初數(shù)據(jù)具體操作步驟如下：①在“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“出納”→“銀行對賬”→“銀行對賬期初錄入”命令，在彈出“銀行科目選擇”對話框中選擇“100201工行存款”，單擊“確定”。進入“銀行對賬期初”窗口。②在單位日記賬“調整前余額”欄輸入“5000000.00”，在銀行對賬單“調整前余額”欄輸入“4983000.00”，經查：有一筆17000元的電費款已經劃給供電公司，單擊“對賬單期初未達項”。③如圖5-83所示，單擊“增加”，輸入日期“2007.12.28”。借方金額“17000.00”，單擊“保存”，單擊“退出”，回到上一步單擊“退出”。調整完未達賬項后，如圖5-84所示。圖5-83銀行方期初圖5-84調整后銀行對賬期初（2）輸入銀行對賬單在“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“出納”→“銀行對賬”→“銀行對賬單”命令，在彈出的對話框中選擇科目“工行存款（100201）”后，單擊“確定”。出現(xiàn)“銀行對賬單”界面，單擊“增加”，按銀行對賬期初錄入操作步驟，錄入所給的對賬單資料后，如圖5-85所示。單擊“保存”，單擊“退出”。圖5-85錄入的對賬單（3）自動對賬對賬依據(jù)結算方式結算號方向金額或方向金額①在“總賬系統(tǒng)”窗口，執(zhí)行“出納”→“銀行對賬”→“銀行對賬”命令，在彈出的對話框中選擇“工行存款（100201）”，單擊“確定”。進入“銀行對賬”窗口，如圖5-86所示。圖5-86銀行對賬②再單擊“對賬”，屏幕顯示“自動對賬”條件對話框，輸入截止日期“2008.01.31”;默認系統(tǒng)提供的對賬條件，并確定日期相差30天之內，單擊“確定”。對賬結果如圖5-86所示。圖5-86銀行對賬結果（4）手工對賬（5）輸出余額調節(jié)表具體操作步驟如下：在“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“出納”→“銀行對賬”→“余額調節(jié)表查詢”命令，進入“銀行存款余額調節(jié)表”窗口，點“查看”，得調整后的銀行存款余額調節(jié)表，如圖5-87所示。圖5-87銀行存款余額調節(jié)表（6）查詢對賬單或日記賬的勾對情況如果想詳細查看對賬單的勾對情況，具體操作步驟如下：①在“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“出納”→“銀行對賬”→“查詢對賬勾對情況”命令，在“科目”中選擇“工行存款（100201）”后，單擊“確定”。②如圖5-88所示，單擊“銀行對賬單”選項卡，顯示銀行對賬結果，單擊“單位日記賬”選項卡，顯示對賬結果，查詢后單擊“退出”。圖5-88查詢對賬情況（7）核銷已達賬具體操作步驟如下：①在“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“出納”→“銀行對賬”→“核銷銀行賬”命令。②如圖5-89所示，選擇“工行存款（100201）”，單擊“確定”，屏幕提示“您是否確實要進行銀行賬核銷?”，單擊“是”，屏幕提示“銀行賬核銷完畢!”，單擊“確定”。圖5-89核銷銀行賬5.3.5賬表查詢1．科目表（1）總賬:①“總賬〔演示版〕”中，執(zhí)行“賬表”→“科目賬”→“總賬”命令.②如圖5-90所示，在科目范圍選擇“1001—1901”，在科目的級次范圍選擇“1—1”，單擊“確定”.圖5-90總賬查詢條件（