學(xué)生出國（境）短期交流學(xué)習(xí)工作流程

學(xué)生出國（境）短期交流學(xué)習(xí)工作流程事項任務(wù)負(fù)責(zé)人具體要求完成時間節(jié)點備注1遴選出國境學(xué)生，完成學(xué)生名單公示學(xué)生處（二級學(xué)院）根據(jù)《廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院選拔學(xué)生出國（境）交流學(xué)習(xí)暫行辦法》（附件1）遴選學(xué)生，并完成公示（出訪前2個月）1.公示1周，留出3周用于學(xué)生辦理護照，1-2周辦理簽證。2.護照在收到申請材料之日起十五日內(nèi)簽發(fā)，簽證辦理需1-2周，提前購買機票。2學(xué)生完成護照辦理帶隊老師遞交護照復(fù)印件和掃描件電子版至國際學(xué)院備案。護照要求：有效期需至少六個半月（從申請簽證的當(dāng)天算起，離護照的失效時間至少要有六個半月以上。如換發(fā)護照，提供新、舊護照復(fù)印件）。（出訪前2個月）1.為了防止交通緊張而造成的無票情況，保證出國交流全體師生統(tǒng)一購買同航班（車次）的機票（車票），護照需盡量提前辦理。2.護照復(fù)印件和掃描件電子版要求：復(fù)印有個人照片、信息、簽名的護照首頁一份3簽訂游學(xué)協(xié)議國際學(xué)院（二級學(xué)院）與游學(xué)院校簽訂協(xié)議，完成短期交流項目付款。（協(xié)議包含學(xué)生赴國外的食、宿、行及課程費用）（出訪前1個月）國際學(xué)院（承辦單位）與外方院校簽訂外方院校簽訂游學(xué)協(xié)議，并將復(fù)印件交國際學(xué)院備案4完成與學(xué)院中標(biāo)旅行社簽訂出訪合同（購買機票、保險，辦理簽字）帶隊老師帶隊老師與學(xué)院中標(biāo)旅行社簽訂出訪合同，確定學(xué)生往返機票、保險、簽證辦理事項。（出訪前1個月）遞交與旅行社簽訂的出訪合同復(fù)印件至國際合作學(xué)院備案5完成機票購買，辦理簽證（注）帶隊老師帶隊老師完成學(xué)生往返機票（必須有行程單和航空運輸子客票行程單）、保險的購買，完成簽證辦理。（出訪前2周）遞交往返機票行程單、護照簽證（注）頁復(fù)印件和掃描電子版至國際學(xué)院備案6召開行前動員大會帶隊老師帶隊老師組織游學(xué)團召開行前動員大會，簽訂承諾書、學(xué)生聲明、家長承諾書（附件2）（出訪前1周）1.承諾書、家長承諾書遞交國際學(xué)院備案；2.帶隊老師遞交出國師生團組班干、回國分享人員名單至國際學(xué)院備案。7進行行前教育國際學(xué)院國際合作學(xué)院召開行前教育會（出訪前1周）根據(jù)《中共廣州市委外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于做好因公出訪行前教育的通知》，召開行前教育會8核實出國前準(zhǔn)備材料帶隊老師帶隊老師核實學(xué)生身份證原件及復(fù)印件、護照原件及復(fù)印件、簽證（注）頁復(fù)印件、所有航段機票行程單、免簽國家出國照會原件、保險單、多功能轉(zhuǎn)換插座、開通國際漫游并獲得出國（境）聯(lián)系人聯(lián)系方式（出訪前1周）9出國帶隊老師短期交流生嚴(yán)格按照審批后的行程執(zhí)行（正式出訪）10新聞報道帶隊老師完成出訪新聞報道，遞交國際學(xué)院審核，并掛網(wǎng)出訪結(jié)束后2天11回國報銷帶隊老師回國后，帶隊老師下載指定旅行社中標(biāo)通知書（附件3）、兩校簽訂的短期交流學(xué)習(xí)協(xié)議等相關(guān)材料復(fù)印件，到財務(wù)處報銷游學(xué)課程、學(xué)生機票、保險以及簽證費用。出訪后1周內(nèi)《廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院報賬指南》12遞交總結(jié)報告帶隊老師回國后，帶隊老師應(yīng)在向國際學(xué)院提交學(xué)生總結(jié)報告、分享視頻、照片。出訪結(jié)束后1個月內(nèi)（寒暑假順延）13召開回國分享會帶隊老師帶隊老師組織面向全院的分享交流會，帶隊老師、學(xué)生代表分享心得。出訪結(jié)束后1個月內(nèi)（寒暑假順延）分享出國（境）短期交流學(xué)習(xí)成果，輻射帶動下一次活動的開展注：如游學(xué)項目是根據(jù)學(xué)校與國（境）外高校簽署合作協(xié)議，由學(xué)校選派的優(yōu)秀學(xué)生赴國（境）外參與的交流學(xué)習(xí)活動，國際學(xué)院作為事