2024年公司文件檔案管理制度

2024年公司文件檔案管理制度

公司文件檔案管理制度1

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，

維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、適用范圍

1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。

2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等

3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件

4、公司各職能部門在工作中形成的.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

二、檔案保管

1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。

2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。

3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后

歸檔。

4、庫藏文檔要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

三、檔案借閱

1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。

2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，布導(dǎo)丟失、損壞、涂改。

3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、

復(fù)印。

四、檔案銷毀

經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷

毀。

五、檔案保密

1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

公司文件檔案管理制度2

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的

完整和安全，特制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，

保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范

化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的.文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、

各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、

立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。

五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司

的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案"八防"工作，特別是檔案室防火、

防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、

報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工蚱需要查閱檔案資料須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外單位人員要查閱、

復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不

允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查

閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作

人員要嚴(yán)守機(jī)密。

九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員

工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)防護(hù)用品采購發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)

作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄、特種作業(yè)人員登記記

錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、

維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目"三同時(shí)"、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息、職業(yè)健

康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。

公司文件檔案管理制度3

（一）意義

（二）文件檔案的類別與形式

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

公司文件檔案管理制度4

為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，

特制定本制度。

1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級(jí)來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽

批意見督辦落實(shí)。

2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案,實(shí)行從業(yè)人員一人一檔,安全管理每

一個(gè)過程一檔，每項(xiàng)活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。

4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可

以進(jìn)行銷毀處理。

5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購輅到退出市場(chǎng)的全過程監(jiān)督，及時(shí)進(jìn)行更新，確

保檔案資料完整性。

6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。

7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。

公司文件檔案管理制度5

一、目的

加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、

準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術(shù)語和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活

動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦

盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

四、職責(zé)

1、行政人事部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

4渙責(zé)公司檔案的.利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

2）向行政人事吾夠交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

公司文件檔案管理制度6

1目的

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作，并保存分公司在管理服

務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的'各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)夕公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實(shí)施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工

作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案，如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

421歸檔的文件資料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整

性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收.

4.2.4保持歸檔文件材科之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。

425案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管部門的次序啟左向右，自上

而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外，不得夕M昔。修改后的底圖入庫時(shí)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,

并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

434存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排

列在膠片柜或防火資*浙巨內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

4.3.5每年一季度，對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量

檢查工作，做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害

要及時(shí)消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理，

4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

4.4.2分公司員工查閱當(dāng)案資料,必須辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

4.43.1按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還；

4.43.2要愛護(hù)檔案資料，不得丟失；

4.43.3所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫；

444借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)油資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

445檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

446調(diào)離或辭職的人員必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由喈案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料

檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成，日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

452檔案鑒定小組的任務(wù)：

4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表；

4.522對(duì)到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對(duì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值（如技術(shù)圖紙、操作說明書等）,并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面

貌的檔案應(yīng)永久保存。

4.53.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次，由資料管理員在每年1月初提出。

455鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括：

456.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀強(qiáng)告分公司總經(jīng)理審批，銷毀清單及報(bào)

告要保存。

4.562檔案銷毀時(shí)，由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐?/p>

損失的，將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

公司文件檔案管理制度7

總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀

等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有直考利用價(jià)值的

文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的

文件；（主要收集部門：行政部）

2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄

音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）

4、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）

5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）

6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）

8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、

審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）

9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的'文件、協(xié)議、

報(bào)告等；（主要收集部門：行政部）

11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建

設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）

12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；

（主要收集部門：行政部）

13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證

書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)I、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)

表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部

門：行政部）

16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根;（主要收集部門：人力資源及行政部）

17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）

18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲

像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。

（主要收集部門：曬圖室）。

二、立卷歸檔

文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司

的主要情況，以便于保管和利用。

（1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)T呆管。

（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制文件材料的編號(hào)類

別。

(3)文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理

后歸檔。

(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即

批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律

或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

三、檔案保管

1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆才施放。

2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3、底圖入庫要認(rèn)真檢直，平放或卷放。

4、庫藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

四、檔案借閱

1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損

壞、涂改，要如期歸還。

2、借出的檔案要注意保密，不彳導(dǎo)將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

3、借閱時(shí)間最長不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借

手續(xù)。

4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、

復(fù)印。

6、底圖一般不予外借，

五、檔案銷毀

經(jīng)確定需銷毀的檔案由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。

銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

六、檔案保密

1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

公司文件檔案管理制度8

第一章文件管理制度

第一條本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往

文書，從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

第二條公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理，綜合管理部指定

人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。

第三條各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔，建立文件的收發(fā)登記簿。

第四條公司常用公文種類為:請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等，要求

按公文規(guī)定格式行文。

第五條以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定發(fā)文

字號(hào)為:XXX公司發(fā)［XX年號(hào)］第X號(hào)。

第六條公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文，必須使用行文卡才以稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均

須簽字方可行文.

第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后，方可蓋章行文。

第八條打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單，任何人不得打印、復(fù)印私人

材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。

第九條制發(fā)文件涉及到多部門時(shí),由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽。

第十條綜合管理部對(duì)專閱的文件要及時(shí)收回處理。

第十一條公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

第二章檔案管理制度

第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。即公司

檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案，以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與

安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦

完的文件、資料及時(shí)歸檔。

第十三條公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案進(jìn)行

收集、整理、立卷、鑒定、保管。

第十四條歸檔資料包活：

1、公司與有關(guān)單位的來往信件，各種協(xié)議、合同；

2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定；

3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié)；

4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件；

5、公司對(duì)外交流的.文件、協(xié)議、報(bào)告等；

6、公司各部門的發(fā)文，

7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件；

9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件；

10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

第十五條檔案的借閱

1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案皇不能帶出，必須帶出檔案室杳閱的，需

經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損，所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、

不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

公司文件檔案管理制度9

第一章總則

第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件、檔案的規(guī)范管理，確保檔案保管和使用安全，提高利用效率,

更好的為公司經(jīng)營管瓚艮務(wù)，特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司、經(jīng)營、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備

用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用于公司各部門。

第二章基本原則及管理范圍

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)

工作的利用。

第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金

類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監(jiān)督

和指導(dǎo)的責(zé)任。

第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

第六條管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取總經(jīng)理直管模式,

即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

一、綜合類檔案主要包括彳亍政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣

告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案；

二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案，以及工程管理性材

料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技犬文件等檔案。

第八條重要檔案基本管理要求合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等

專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜，并設(shè)專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設(shè)

兼職檔案管理員。

第九條檔案管理部門（行政人事部）主要職責(zé)

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策制定公司文件材料歸檔和檔案保管、

利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度，確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系；

二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、筌定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，加強(qiáng)檔案

工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；

三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作；

四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作；

五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。

第四章檔案的歸檔、立卷和移交

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

一、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定，向公司行政人事部移交，集中管理,

任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交；

二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者，將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問

責(zé)。

第十一條歸檔要求

一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

（一）歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸

檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處；

（二）歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)

規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；

（三）文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)

的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存；

（四）聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)

間、背景、作者等信息。

二、相關(guān)工作要求

（一）如因工作需要不能及時(shí)歸檔的，應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存，待使

用完畢后立即歸檔；

（二）原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用否則，如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案

遺失、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理；

（三）新成立公司，在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3

個(gè)工作日內(nèi)，必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立

前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷.技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊(cè)；

二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作

完成后立即開始立卷，該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作；

三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔,

并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條檔案移交

一、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí)，須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府

部門批復(fù)的文件及附圖，在政府有關(guān)部門需回收時(shí)，公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二、公司內(nèi)部移交要求：

（一）行政人事部接收像時(shí)，應(yīng)根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點(diǎn)，雙方在每一頁都要簽名

確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷，更需要仔細(xì)核對(duì)，經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。（檔案移交登記表

格式見附表一）

（二）全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意"意見，并加蓋部門

印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。

三、對(duì)調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字，不得

辦理調(diào)離手續(xù)。

四、電子檔案管理（略）

第五章檔案的利用

第十四條檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重

要密級(jí)資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意，且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還，不得私

自帶出復(fù)印。（檔案查詢審批表見附表二）

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一、借閱檔案必須按F寸歸還，并及時(shí)辦理清戶手續(xù).逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手

續(xù);（檔案借閱審批表見附表三）

二、借閱檔案最長應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過10天以上，須上報(bào)公司總經(jīng)

理審批；

三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、

涂改或作其它任何標(biāo)記；

四、嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做a不丟失不泄密；

五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)

理審批，各檔案室即可辦理；

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報(bào)公司總經(jīng)理簽

字同意；

七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)歸還檔案；

八、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備，按公司規(guī)定失職

問責(zé)處理；

九、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出，如確因工作需要，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可

借出；

十、外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由相關(guān)

部門人員帶領(lǐng)方可借閱；

十一、實(shí)物檔案T殳不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制；

二、復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋"再復(fù)印無效"印章。

第十七條檔案密級(jí)確定與管理公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類.（密級(jí)事項(xiàng)劃分表

見附表四）。密級(jí)檔案保管要求如下：

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；

二、查閱機(jī)密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱；

三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的‘制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保

存和銷毀，必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密；

四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖；

五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總

經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理；

六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過

其他方式傳遞公司秘密；

七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：

（一）涉及公司商業(yè)機(jī)密；

（二）涉及公司專利或技術(shù)秘密；

（三）涉及公司員工個(gè)人隱私；

（四）檔案形成部門規(guī)定限制使用。

第十八條檔案統(tǒng)計(jì)公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)

量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提

供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造,（檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附

表五）

第六章檔案的保管和鑒定

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全.檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)

入檔案室。檔案管理員離尸檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗，確保檔案安全；

二、檔案室應(yīng)按照“十防"進(jìn)行管理，即防光、防水、坊火、防塵、防蟲、防有害氣體、防

高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢杳、通風(fēng)；

三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火災(zāi);

四、定期對(duì)檔案室進(jìn)行險(xiǎn)查，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、

損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。

第二十條檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得

擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織，行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小

組。

一、檔案鑒定要求

（一）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定；

（二）技術(shù)檔案鑒定時(shí)，需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見；

（三）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值，要從公司利用的角度綜合衡量

后提出存、毀意見。

二、檔案銷毀規(guī)定

（一）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排，不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售；

（二）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)

上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字；

（三）檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申

請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。

第二十一條檔案保管期限檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長期和短期等，公司各類檔案

具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定.第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定

第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，對(duì)于

在檔案管理過程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人，整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)

理，給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十三條罰則

一、工作不負(fù)責(zé)任，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求，導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)

地檢查情況，對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。

（一）檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失，或因管理、使用不當(dāng)造成檔案材料損壞、遺失等；

（二）未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰，關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

（三）未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理人

員擅自夕M昔檔案材料等；

（四）未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄，立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等；

（五）未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致公司整體管理水平偏低，各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不

達(dá)標(biāo)等；

（六）專兼職管理員態(tài)度不端正，工作責(zé)任心不強(qiáng)，未按要求管理本部門的檔案資料，經(jīng)檢查管理

混亂等。

二、因管理或使用不當(dāng)違反公司檔案保密規(guī)定，造成檔案（保密）信息外泄;或者未經(jīng)允許，私自

★各檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況，公司X陰艮據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。

第八章附則

第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。附表：

一、《檔案移交登記表》

二、《檔案查詢審批表》

三、《檔案借閱審批表》

四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》

五、《檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》

公司文件檔案管理制度10

1.目的

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司實(shí)際工作情

況，特制定本制度。

2.范圍

公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸

檔范圍。

3.內(nèi)容

3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息；培訓(xùn)

記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；事故調(diào)查報(bào)告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全

生產(chǎn)會(huì)議記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測(cè)記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供

應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗(yàn)i己錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評(píng)價(jià)報(bào)告等。

3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒

絕歸檔。

3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史

面貌。

3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

3.7歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿.

3.8歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)

題后歸檔。

3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)

用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。

書寫工整、圖像、字跡清晰。

3.12歸檔范圍及保管期限

3.13歸檔時(shí)間：

(1)管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸

檔。

(2)凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定

后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

(3矽卜購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

(4)工程項(xiàng)目在竣工撿收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

(5)每年形成的財(cái)務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政

部移交歸檔。

(6)電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

(7)榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

(8)聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

(9)相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議)，在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

(10)外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔.

(11)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

(12)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

(13)公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中