公司合同管理規(guī)定

公司合同管理規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u31786第一章合同管理總則 1119861.1合同管理目的 16091.2適用范圍 1185121.3合同管理原則 227424第二章合同的簽訂 2167712.1合同簽訂的流程 2276062.2合同簽訂的審批 226269第三章合同的履行 3170173.1合同履行的監(jiān)督 3240663.2合同履行的變更 3769第四章合同的歸檔 3241644.1合同歸檔的要求 365374.2合同歸檔的流程 415069第五章合同的查詢與借閱 4282955.1合同查詢的規(guī)定 473675.2合同借閱的流程 417855第六章合同的糾紛處理 5167346.1糾紛處理的原則 5301746.2糾紛處理的流程 5371第七章合同的保密管理 5178907.1保密責任的規(guī)定 5234837.2違反保密的處理 626290第八章附則 6159908.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 6293398.2生效日期 6第一章合同管理總則1.1合同管理目的合同管理的目的在于規(guī)范公司合同的簽訂、履行、歸檔、查詢、借閱、糾紛處理及保密管理等各項活動，保證公司的合法權(quán)益得到有效保障，提高公司的經(jīng)濟效益和市場競爭力。通過科學的合同管理，公司能夠更好地防范合同風險，避免潛在的法律糾紛，同時提高合同執(zhí)行的效率和質(zhì)量，促進公司的健康發(fā)展。1.2適用范圍本規(guī)定適用于公司及所屬各單位對外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、建設(shè)工程合同等。凡涉及公司經(jīng)濟活動的合同，均應按照本規(guī)定進行管理。同時本規(guī)定也適用于公司內(nèi)部的各類合同，如勞動合同、內(nèi)部承包合同等。1.3合同管理原則合同管理應遵循以下原則：（1）合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定。（2）平等自愿原則：合同當事人在法律地位上是平等的，應遵循自愿、公平、等價有償、誠實信用的原則，協(xié)商確定合同的內(nèi)容和條款。（3）風險防范原則：在合同管理過程中，應充分考慮可能出現(xiàn)的風險，采取有效的防范措施，降低合同風險。（4）全過程管理原則：合同管理應貫穿于合同的簽訂、履行、歸檔、查詢、借閱、糾紛處理及保密管理等全過程，保證合同管理的連續(xù)性和有效性。第二章合同的簽訂2.1合同簽訂的流程（1）合同發(fā)起：業(yè)務部門根據(jù)實際業(yè)務需求，起草合同文本，并填寫《合同審批表》，詳細說明合同的背景、目的、主要條款等內(nèi)容。（2）合同審核：合同文本及《合同審批表》依次提交相關(guān)部門進行審核，包括法務部門、財務部門、業(yè)務主管部門等。各審核部門應在規(guī)定的時間內(nèi)提出審核意見，如有需要，可要求業(yè)務部門進行修改和完善。（3）合同審批：經(jīng)過審核的合同文本及《合同審批表》提交公司領(lǐng)導進行審批。公司領(lǐng)導根據(jù)審核意見和公司的實際情況，決定是否批準簽訂合同。（4）合同簽訂：經(jīng)公司領(lǐng)導批準簽訂的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表與對方當事人簽訂合同。簽訂合同時應保證合同文本的內(nèi)容與審批通過的內(nèi)容一致，同時加蓋公司公章或合同專用章。2.2合同簽訂的審批（1）審批權(quán)限：根據(jù)合同的金額、性質(zhì)和重要程度，確定不同的審批權(quán)限。一般情況下，小額合同由業(yè)務部門負責人審批，大額合同或重要合同由公司領(lǐng)導審批。（2）審批內(nèi)容：審批人員應重點審查合同的合法性、完整性、可行性和風險性。具體包括合同主體的資格和資質(zhì)、合同條款的合理性和完整性、合同履行的可行性和風險性等內(nèi)容。（3）審批意見：審批人員應在《合同審批表》上明確簽署審批意見，包括同意簽訂、不同意簽訂或需要修改后簽訂等。對于不同意簽訂或需要修改后簽訂的合同，審批人員應說明具體原因和修改意見。第三章合同的履行3.1合同履行的監(jiān)督（1）合同履行責任人：合同簽訂后，業(yè)務部門應指定專人負責合同的履行，并對合同履行的全過程進行跟蹤和監(jiān)督。（2）監(jiān)督內(nèi)容：合同履行責任人應定期檢查合同的履行情況，包括對方當事人是否按照合同約定履行義務、合同履行過程中是否存在問題和風險等。如發(fā)覺問題，應及時采取措施加以解決。（3）監(jiān)督報告：合同履行責任人應定期向業(yè)務部門負責人和公司領(lǐng)導報告合同履行情況，包括合同履行的進度、存在的問題和解決措施等。對于重大問題，應及時提交專題報告，供公司領(lǐng)導決策參考。3.2合同履行的變更（1）變更條件：在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同的內(nèi)容進行變更的，應符合以下條件：一是變更的內(nèi)容必須是合同當事人協(xié)商一致的結(jié)果；二是變更的內(nèi)容必須符合法律法規(guī)的規(guī)定；三是變更的內(nèi)容必須是可行的，不會對合同的履行造成不利影響。（2）變更流程：合同變更應由業(yè)務部門提出變更申請，填寫《合同變更審批表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容和影響等。變更申請依次提交相關(guān)部門進行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可進行合同變更。變更后的合同應及時送達對方當事人，并要求對方當事人簽字確認。第四章合同的歸檔4.1合同歸檔的要求（1）完整性：歸檔的合同文件應包括合同文本、合同審批表、合同履行過程中的相關(guān)文件（如付款憑證、驗收報告等）、合同變更文件等，保證合同文件的完整性。（2）準確性：歸檔的合同文件應內(nèi)容準確、清晰，無涂改、偽造等情況。合同文件的編號、日期、簽字、蓋章等應符合規(guī)定要求。（3）規(guī)范性：歸檔的合同文件應按照規(guī)定的分類標準進行分類整理，編號歸檔，便于查詢和管理。合同文件的裝訂應整齊、牢固，符合檔案管理的要求。4.2合同歸檔的流程（1）收集整理：合同履行完畢后，業(yè)務部門應及時將合同文件進行收集整理，保證文件的完整性和準確性。（2）移交歸檔：業(yè)務部門將整理好的合同文件移交公司檔案管理部門進行歸檔。檔案管理部門應按照規(guī)定的流程進行接收、登記和歸檔。（3）保管利用：檔案管理部門應妥善保管歸檔的合同文件，保證文件的安全和完整。同時應建立健全合同文件的查詢和借閱制度，為公司的經(jīng)營管理提供服務。第五章合同的查詢與借閱5.1合同查詢的規(guī)定（1）查詢權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查詢合同的，應填寫《合同查詢申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，方可進行查詢。查詢?nèi)藛T應在規(guī)定的范圍內(nèi)查詢合同，不得超越權(quán)限查詢無關(guān)合同。（2）查詢方式：查詢?nèi)藛T可以通過公司檔案管理系統(tǒng)進行查詢，也可以到檔案管理部門進行現(xiàn)場查詢。檔案管理部門應根據(jù)查詢?nèi)藛T的需求，提供相應的查詢服務。（3）查詢記錄：查詢?nèi)藛T在查詢合同后，應在《合同查詢登記表》上進行登記，記錄查詢的時間、人員、合同編號、查詢內(nèi)容等信息。5.2合同借閱的流程（1）借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同的，應填寫《合同借閱申請表》，詳細說明借閱的原因、期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人批準。（2）借閱審批：《合同借閱申請表》依次提交相關(guān)部門進行審批，包括法務部門、檔案管理部門等。審批人員應根據(jù)借閱人員的需求和合同的重要程度，決定是否批準借閱。（3）借閱登記：經(jīng)批準借閱的合同，借閱人員應到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取合同文件。檔案管理部門應在《合同借閱登記表》上進行登記，記錄借閱的時間、人員、合同編號、借閱期限等信息。（4）借閱歸還：借閱人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還合同文件。歸還時，檔案管理部門應進行檢查，保證合同文件的完整性和準確性。如發(fā)覺合同文件有損壞或丟失的，應及時追究借閱人員的責任。第六章合同的糾紛處理6.1糾紛處理的原則（1）及時處理原則：一旦發(fā)覺合同糾紛，應及時采取措施進行處理，避免糾紛的擴大和惡化。（2）合法合規(guī)原則：糾紛處理應依據(jù)國家法律法規(guī)和合同約定進行，保證處理結(jié)果的合法性和公正性。（3）協(xié)商解決原則：在糾紛處理過程中，應首先嘗試通過協(xié)商的方式解決糾紛，爭取達成雙方都能接受的解決方案。（4）維護公司利益原則：糾紛處理應以維護公司的合法權(quán)益為出發(fā)點，最大限度地減少公司的損失。6.2糾紛處理的流程（1）糾紛報告：當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務部門應及時向公司領(lǐng)導報告糾紛的情況，包括糾紛的起因、經(jīng)過、涉及的金額、對方當事人的態(tài)度等。（2）糾紛評估：公司領(lǐng)導組織相關(guān)部門對糾紛進行評估，分析糾紛的性質(zhì)、影響和可能的結(jié)果，制定相應的處理方案。（3）糾紛處理：根據(jù)處理方案，公司可以采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在處理糾紛過程中，應注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，為糾紛的解決提供有力支持。（4）糾紛總結(jié)：糾紛處理完畢后，公司應及時對糾紛進行總結(jié)，分析糾紛產(chǎn)生的原因和教訓，提出改進措施，避免類似糾紛的再次發(fā)生。第七章合同的保密管理7.1保密責任的規(guī)定（1）公司全體員工都有保守合同秘密的義務，不得泄露合同的內(nèi)容和相關(guān)信息。（2）接觸合同的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將合同內(nèi)容透露給無關(guān)人員。（3）對于涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的合同，應采取更加嚴格的保密措施，保證秘密信息的安全。7.2違反保密的處理（1）對