合同部職責(zé)及管理制度

合同部職責(zé)及管理制度合同編號：__________甲方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________乙方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范合同管理，維護合同當事人的合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于本公司及所屬各單位對外簽訂的各類合同。3.基本原則（1）平等自愿原則：合同當事人在法律地位上是平等的，應(yīng)遵循自愿原則訂立合同。（2）公平原則：合同的訂立和履行應(yīng)遵循公平原則，合理確定各方的權(quán)利和義務(wù)。（3）誠實信用原則：合同當事人應(yīng)誠實守信，履行合同約定的義務(wù)。二、合同部的組織架構(gòu)與職責(zé)1.合同部的設(shè)置與人員配置公司設(shè)立合同部，負責(zé)合同的管理工作。合同部設(shè)經(jīng)理一名，合同管理員若干名。2.合同部的職責(zé)范圍（1）負責(zé)起草、審核各類合同，保證合同的合法性、完整性和有效性。（2）監(jiān)督合同的履行情況，及時發(fā)覺并解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（3）建立合同檔案，對合同進行分類、編號、歸檔，方便查詢和使用。（4）參與合同糾紛的處理，維護公司的合法權(quán)益。3.合同部與其他部門的協(xié)作關(guān)系（1）與業(yè)務(wù)部門密切合作，了解業(yè)務(wù)需求，為合同的起草和簽訂提供專業(yè)意見。（2）與財務(wù)部門協(xié)作，保證合同中的付款條款符合公司的財務(wù)政策。（3）與法務(wù)部門溝通，保證合同的合法性和合規(guī)性。三、合同的起草與審核1.合同起草的流程與要求（1）業(yè)務(wù)部門提出合同需求，填寫合同申請表，注明合同的類型、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式等內(nèi)容。（2）合同部根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同的主體、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。（3）合同起草完成后，合同部應(yīng)進行內(nèi)部審核，保證合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司的利益。2.合同審核的要點與程序（1）審核合同的主體資格，包括對方是否具有簽訂合同的資格和能力，是否具有相應(yīng)的資質(zhì)和許可證。（2）審核合同的內(nèi)容，包括合同的條款是否完整、明確，是否符合法律法規(guī)和公司的利益，是否存在潛在的風(fēng)險。（3）審核合同的形式，包括合同的格式是否規(guī)范，是否符合公司的合同管理制度。（4）合同審核的程序：合同管理員初審→合同部經(jīng)理復(fù)審→相關(guān)部門會簽→公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同的修改與完善（1）根據(jù)審核意見，合同部對合同進行修改和完善。（2）修改后的合同應(yīng)再次進行審核，保證合同內(nèi)容符合要求。四、合同的簽訂與履行1.合同簽訂的流程與權(quán)限（1）合同經(jīng)審核通過后，由合同部負責(zé)與對方當事人簽訂合同。（2）簽訂合同應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代理人簽字，并加蓋公司公章。（3）合同簽訂的權(quán)限：重大合同由公司領(lǐng)導(dǎo)簽訂，一般合同由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人簽訂。2.合同履行的監(jiān)督與管理（1）合同簽訂后，合同部應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門按照合同約定履行各自的義務(wù)。（2）合同部應(yīng)定期對合同的履行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)覺并解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（3）如發(fā)覺對方當事人有違約行為，合同部應(yīng)及時通知相關(guān)部門，采取相應(yīng)的措施，維護公司的合法權(quán)益。3.合同變更與解除的處理（1）如合同履行過程中需要變更或解除合同，應(yīng)由雙方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。（2）合同變更或解除的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進行審批。（3）合同部應(yīng)及時對變更或解除后的合同進行處理，包括修改合同檔案、通知相關(guān)部門等。五、合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理（1）合同簽訂后，合同部應(yīng)及時收集合同文本及相關(guān)資料，包括合同申請表、審核意見、對方當事人的資質(zhì)證明等。（2）合同部應(yīng)對收集的合同檔案進行整理，按照合同的類型、編號進行分類，建立合同檔案目錄。2.合同檔案的保管與查閱（1）合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失和損壞。合同檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（2）公司內(nèi)部人員查閱合同檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)合同部經(jīng)理批準后，方可查閱。（3）外部單位查閱合同檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同檔案的銷毀與處理（1）對超過保管期限的合同檔案，合同部應(yīng)提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀處理。（2）銷毀合同檔案應(yīng)編制銷毀清單，由專人負責(zé)監(jiān)銷，并永久保存銷毀記錄。六、合同糾紛處理1.合同糾紛的預(yù)防與預(yù)警（1）合同部應(yīng)加強對合同履行情況的監(jiān)督檢查，及時發(fā)覺可能導(dǎo)致合同糾紛的隱患，并采取相應(yīng)的措施加以防范。（2）建立合同糾紛預(yù)警機制，對可能發(fā)生的合同糾紛進行預(yù)測和評估，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出相應(yīng)的解決方案。2.合同糾紛的處理流程與方式（1）當發(fā)生合同糾紛時，合同部應(yīng)及時與對方當事人進行溝通協(xié)商，尋求解決糾紛的途徑。（2）如協(xié)商不成，合同部應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，準備相關(guān)材料，向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟或向仲裁機構(gòu)申請仲裁。（3）在處理合同糾紛過程中，合同部應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報糾紛的處理進展情況，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示進行相應(yīng)的工作。3.合同糾紛的責(zé)任追究與賠償（1）對于因合同當事人的過錯導(dǎo)致合同糾紛的，應(yīng)追究其相應(yīng)的責(zé)任。（2）如因合同糾紛給公司造成損失的，應(yīng)根據(jù)合同的約定和相關(guān)法律法規(guī)，要求對方當事人進行賠償。七、合同風(fēng)險管理1.合同風(fēng)險的識別與評估（1）合同部應(yīng)定期對公司簽訂的各類合同進行風(fēng)險評估，識別可能存在的風(fēng)險因素。（2）風(fēng)險評估應(yīng)包括對合同對方當事人的信用風(fēng)險、市場風(fēng)險、法律風(fēng)險等方面的評估。2.合同風(fēng)險的防范與控制（1）根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，合同部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求對方當事人提供擔保、簽訂補充協(xié)議等。（2）加強對合同履行過程的監(jiān)控，及時發(fā)覺并處理可能出現(xiàn)的風(fēng)險問題。3.合同風(fēng)險的應(yīng)急預(yù)案（1）制定合同風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生合同風(fēng)險時的應(yīng)急處理流程和措施。（2）定期對應(yīng)急預(yù)案進行演練，提高應(yīng)對合同風(fēng)險的能力。八、合同信息管理1.合同信息的收集與錄入（1）合同部應(yīng)及時收集公司簽訂的各類合同的信息，包括合同的基本信息、履行情況、變更情況等。（2）將收集的合同信息及時錄入合同管理系統(tǒng)，保證合同信息的準確性和完整性。2.合同信息的統(tǒng)計與分析（1）定期對合同信息進行統(tǒng)計分析，包括合同的簽訂數(shù)量、金額、履行情況等方面的分析。（2）通過統(tǒng)計分析，發(fā)覺合同管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的改進措施。3.合同信息的安全與保密（1）加強對合同信息的安全管理，采取相應(yīng)的技術(shù)措施和管理措施，防止合同信息的泄露和丟失。（2）嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密的合同信息進行嚴格保密。九、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)1.合同相關(guān)知識的培訓(xùn)計劃（1）合同部應(yīng)制定年度合同相關(guān)知識培訓(xùn)計劃，包括法律法規(guī)、合同管理知識、風(fēng)險防范等方面的培訓(xùn)內(nèi)容。（2）根據(jù)培訓(xùn)計劃，組織公司內(nèi)部相關(guān)人員參加培訓(xùn)，提高其合同管理水平和風(fēng)險防范意識。2.合同部人員的學(xué)習(xí)與提升（1）合同部人員應(yīng)加強自身學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（2）鼓勵合同部人員參加相關(guān)的培訓(xùn)和考試，獲取相應(yīng)的資質(zhì)證書。3.外部培訓(xùn)與交流的安排（1）根據(jù)工作需要，安排合同部人員參加外部的培訓(xùn)和交流活動，學(xué)習(xí)先進的合同管理經(jīng)驗和方法。（2）加強與同行業(yè)的交流與合作，共同提高合同管理水平。十、績效考核與激勵機制1.合同部人員的績效考核指標（1）合同起草的質(zhì)量和效率。（2）合同審核的準確性和及時性。（3）合同履行的監(jiān)督效果。（4）合同檔案管理的規(guī)范性。（5）合同糾紛處理的能力和效果。2.績效考核的實施與評估（1）每月對合同部人員進行績效考核，根據(jù)績效考核指標進行評分。（2）績效考核結(jié)果作為合同部人員薪酬調(diào)整、晉升、獎勵的重要依據(jù)。3.激勵機制的設(shè)立與執(zhí)行（1）設(shè)立合同管理優(yōu)秀獎，對在合同管理工作中表現(xiàn)突出的人員進行表彰和獎勵。（2）對為公司避免或減少損失的合同部人員，給予相應(yīng)的獎勵。十一、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督與自查機制（1）合同部應(yīng)定期對本部門的工作進行自查，發(fā)覺問題及時整改。（2）公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對合同部的工作進行審計，檢查合同管理工作的規(guī)范性和有效性。2.外部監(jiān)督與審計的配合（1）積極配合有關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和情況。（2）對外部審計機構(gòu)提出的審計意見和建議，應(yīng)認真落實整改。3.監(jiān)督檢查結(jié)果的處理與反饋（1）對監(jiān)督檢查中發(fā)覺的問題，應(yīng)及時進行處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（2）將監(jiān)督檢查結(jié)果及時反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，以便公司領(lǐng)導(dǎo)了解合同管理工作的情況，做出相應(yīng)的決策。十二、附則1.術(shù)語解釋與定義本制度中涉及的術(shù)語和定義如下：（1）合同：指本公司及所屬各單位與其他法人、組織或個人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。（2）重大合同：指涉及金額較大、對公司經(jīng)營發(fā)展有重大影響的合同。（3）一般合同：指除重大合同以外的其他合同。2.本制度的修訂與完善本制度由合同部負責(zé)解釋和修訂。公司根據(jù)實際情況和法律法規(guī)的變化，適時對本制度進行修訂和完善。3.本制度的生效日期與