檔案管理系統(tǒng)使用說明書（完整）

檔案管理系統(tǒng)說明書目錄TOC\o"1-2"\f\h\z\u1. 系統(tǒng)大綱介紹 2. 系統(tǒng)登錄 33. 系統(tǒng)維護(hù) 33.1. 字段對(duì)應(yīng)設(shè)置 33.2. 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)管理 73.3. 數(shù)據(jù)字典管理 133.4. 組織機(jī)構(gòu)管理 193.5. 部門管理 233.6. 角色管理 303.7. 報(bào)表管理 373.8. 原文存儲(chǔ)配置 403.9. 回收站管理 434. 文件管理 434.1 文件收集 434.2 已歸檔數(shù)據(jù) 695. 檔案管理 705.1 檔案整編 705.2 數(shù)據(jù)管理 736 開發(fā)利用 756.1 檔案借閱 756.2 檔案歸還 776.3 統(tǒng)計(jì)（先不寫） 786.4 權(quán)限審批 787 檢索 807.1模糊檢索 807.2全文檢索 818 關(guān)于系統(tǒng) 828.1 系統(tǒng)幫助 828.2 日志記錄 838.3 關(guān)于我們 849 修改密碼 85

系統(tǒng)概述檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)開放式的檔案管理平臺(tái)，通過各種設(shè)置可以最大程度上適應(yīng)各種用戶的檔案管理需求。在使用系統(tǒng)之前必須由系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置，然后才能正常使用，設(shè)置包括數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置、數(shù)據(jù)字典設(shè)置、原文存儲(chǔ)、字段對(duì)應(yīng)設(shè)置、定義用戶和角色等，這部分功能分布在系統(tǒng)維護(hù)模塊。系統(tǒng)還有四個(gè)業(yè)務(wù)模塊：文件管理、檔案整編、檔案管理、檔案利用共五大功能模塊。文件管理：前期文件的登記，以便及時(shí)登記收到的文件資料等。檔案整編：實(shí)現(xiàn)檔案的整理編目功能，打印各種檔案規(guī)范化表格。提供各種便利的操作功能，例如批量修改、導(dǎo)入導(dǎo)出excel數(shù)據(jù)等。檔案管理：已歸檔檔案的錄入，目錄打；檔案鑒定等。檔案利用：檔案借閱、歸還登記；檔案編研：建立編研庫，把檔案庫中相關(guān)信息根據(jù)字段對(duì)應(yīng)關(guān)系導(dǎo)入的統(tǒng)一個(gè)專題庫中，實(shí)現(xiàn)檔案的初步編研工作提供利用；檔案統(tǒng)計(jì)：自定義統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)形成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)圖。系統(tǒng)維護(hù)：數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置（比如定義文書檔案、科技檔案等檔案類型收發(fā)文庫的結(jié)構(gòu)，界面設(shè)置）、數(shù)據(jù)字典設(shè)置（比如定義密級(jí)、保管期限等代碼表的內(nèi)容）、界面設(shè)計(jì)（定義所有庫的錄入界面）、服務(wù)器配置（配置原文存儲(chǔ)參數(shù)）、字段對(duì)應(yīng)設(shè)置（定義各個(gè)庫之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移或復(fù)制時(shí)的字段對(duì)應(yīng)）、定義用戶和角色、進(jìn)行權(quán)限設(shè)置等。

系統(tǒng)登錄在瀏覽器打開登錄系統(tǒng)連接，初始賬號(hào)密碼為admin,如下圖：如果兩個(gè)組織機(jī)構(gòu)下人員的用戶代碼相同，則有選擇機(jī)構(gòu)的下拉框，選擇你所在的組織機(jī)構(gòu)，填寫密碼后登錄。系統(tǒng)維護(hù)字段對(duì)應(yīng)設(shè)置字段對(duì)應(yīng)設(shè)置：為了將文件收集庫中已經(jīng)錄入完成的數(shù)據(jù)，直接的歸入檔案庫中,就需要將文件庫表中的字段與檔案庫表中的字段對(duì)應(yīng)，點(diǎn)擊歸檔就會(huì)將已做字段對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)歸入檔案庫中，直接使用。對(duì)應(yīng)字段設(shè)置如下：點(diǎn)擊系統(tǒng)維護(hù)模塊中的“字段對(duì)應(yīng)設(shè)置”出現(xiàn)下圖所示：（1）增加對(duì)應(yīng)表功能第一步：選中左邊的“對(duì)應(yīng)表”，點(diǎn)擊“增加對(duì)應(yīng)關(guān)系”，出現(xiàn)下圖：第二步：選擇文件管理庫中的表，選中后點(diǎn)擊“”作為源表；檔案管理庫中的表為目的表，點(diǎn)擊“”，選好后建立“對(duì)應(yīng)”會(huì)在下面列表中顯示所選的對(duì)應(yīng)關(guān)系。點(diǎn)擊右側(cè)的“刪除”按鈕可以刪當(dāng)前條的對(duì)應(yīng)關(guān)系；也可以做好多條對(duì)應(yīng)后最后點(diǎn)擊“保存”按鈕。（2）刪除對(duì)應(yīng)表功能在右側(cè)頁面中勾選需要?jiǎng)h除的對(duì)應(yīng)表，點(diǎn)擊刪除對(duì)應(yīng)表，提示是否刪除，點(diǎn)擊“確定“按鈕即可刪除，如下圖（3）設(shè)置對(duì)應(yīng)字段鼠標(biāo)點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)表樹中某條對(duì)應(yīng)表，出現(xiàn)下圖：選擇源表中的字段等于目的表中的字段點(diǎn)擊“右移”按鈕就完成一個(gè)字段對(duì)應(yīng)，最后點(diǎn)擊“保存”即可，如下圖：數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)管理該檔案系統(tǒng)是平臺(tái)化的系統(tǒng)，默認(rèn)沒有任何類型，需要按照用戶的需要進(jìn)行定義各種類型（例如文書檔案、科技檔案等）。當(dāng)然為了節(jié)約用戶的時(shí)間系統(tǒng)安裝后已經(jīng)初始化了基本的檔案類型，如果能夠滿足用戶的需求，用戶可以不在做此操作，如果不能滿足，就可以添加新的檔案類型。點(diǎn)擊系統(tǒng)維護(hù)模塊中的“數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)管理”設(shè)置，如下：（1）新建檔案類型只需要選擇在文件庫模式或者檔案管理庫模式；選擇庫類型管理（默認(rèn)的）點(diǎn)擊“增加庫”，如下圖：必須輸入需要新建的檔案類型名稱，點(diǎn)擊“保存”。（2）數(shù)據(jù)庫表管理1.新建表在左側(cè)的目錄樹中找到已經(jīng)建好的檔案類型，點(diǎn)擊出現(xiàn)下圖：點(diǎn)擊“新建表”，如下：輸入需要新建的表名，點(diǎn)擊“保存”。選中新建好的表，出現(xiàn)下圖：在界面中可以看到基本信息、字段管理、定義錄入卡片、定義卡片事件。如果檔案類型只需要一級(jí)管理，比如只有文件級(jí)或只有案卷級(jí)，則建一個(gè)表就可以了，如果二級(jí)管理則要建多個(gè)表，系統(tǒng)默認(rèn)第一個(gè)建的表是第一級(jí)的，隨后選擇一級(jí)表建的是二級(jí)表，選擇二級(jí)表建的是三級(jí)表，最多可以有三級(jí)，最后一級(jí)可以有一個(gè)或多個(gè)。新建二級(jí)表或者是三級(jí)表，只是在選擇對(duì)應(yīng)的表即可（如新建二級(jí)表只需要在左邊的目錄樹選中以及表即可）?；拘畔ⅲ菏菍?duì)已經(jīng)建好的表，可以編輯、刪除、自動(dòng)生成等操作。2.刪除表：選中需要?jiǎng)h除的表，點(diǎn)擊刪除表，根據(jù)提示完成表的刪除。3.編輯表：對(duì)于已經(jīng)建好的表需要修改一些信息，需要先選中表（只能夠修改表的中文名稱），點(diǎn)擊編輯表出現(xiàn)下圖：4.自動(dòng)生成設(shè)置，主要是針對(duì)一些有需要的情況下，可以根據(jù)一些字段的數(shù)據(jù)，自動(dòng)的生成另一個(gè)字段的值，操作如下：選中需要設(shè)置自動(dòng)生成的表，點(diǎn)擊“自動(dòng)生成”按鈕，出現(xiàn)下圖：點(diǎn)擊“增加”按鈕，添加自動(dòng)生成的名字，選擇生成的字段，在右側(cè)的函數(shù)列表中選擇相應(yīng)的函數(shù)，通過按鈕添加到組成方式中，建好以后，點(diǎn)擊“保存”“確定”后，完成整個(gè)自動(dòng)生成的設(shè)置。（3）字段管理在左邊目錄樹中選擇新建好的表，點(diǎn)擊右側(cè)的“字段管理”出現(xiàn)下圖：1．新增字段點(diǎn)擊“新增字段”，如下圖：輸入對(duì)應(yīng)的字段中文名、英文名、選擇好需要的字段類型、是否需要在錄入卡片中顯示、錄入方式等。輸入完成后，點(diǎn)擊“添加”按鈕可繼續(xù)添加下一個(gè)字段；點(diǎn)擊“確定”按鈕則保存當(dāng)前字段并退出編輯頁面；點(diǎn)擊“取消”按鈕，退出編輯當(dāng)前字段。2.刪除字段選中，需要?jiǎng)h除的字段，點(diǎn)擊刪除按鈕，根據(jù)提示完成刪除。3.編輯字段選擇需要編輯的字段，點(diǎn)擊編輯字段，出現(xiàn)下圖：（3）定義卡片錄入：在數(shù)據(jù)管理錄入數(shù)據(jù)信息，用戶可以根據(jù)自己的意愿，定義字段的顯示位置和長度，同時(shí)如果在界面定制完成的時(shí)候，重新新添加的字段可以在界面中的未綁定字段中選擇添加。操作如下：第一步：點(diǎn)擊“定義卡片錄入”,出現(xiàn)如下界面：第二步：鼠標(biāo)選中需要修改的字段，直接的進(jìn)行拖動(dòng)修改即可，修改完成后，點(diǎn)擊“保存”退出。（4）定義卡片事件：定義卡片事件是為了更方便數(shù)據(jù)的錄入，如下圖：1.增加事件 點(diǎn)擊頁面中“增加事件”按鈕，彈出如下頁面，如圖：第一步：選擇事件源字段及事件類型，例如源字段為“發(fā)文日期”，事件類型為“onclick單擊事件”。第二步：選擇目標(biāo)響應(yīng)字段，例如“發(fā)文單位”。第三步：設(shè)置表達(dá)式，響應(yīng)字段和響應(yīng)函數(shù)可以雙擊添加到表達(dá)式框中，表達(dá)式如：“發(fā)文單位.concat(‘1’)”。以上三步完成后點(diǎn)擊“添加”按鈕即完成了增加事件，關(guān)掉窗口會(huì)在事件列表中顯示。錄入頁面現(xiàn)象：單擊發(fā)文日期的時(shí)候發(fā)文單位在原來數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上尾端追加‘1’。2.編輯事件編輯事件是對(duì)當(dāng)前表下某個(gè)事件進(jìn)行修改，在事件列表中勾選某個(gè)事件列表后，點(diǎn)擊“編輯事件”，操作方法同增加事件。3.刪除事件在事件列表中勾選某個(gè)事件列表后，點(diǎn)擊“刪除事件”按鈕后點(diǎn)擊確定即可，如下圖。數(shù)據(jù)字典管理數(shù)據(jù)字典是為了給用戶在輸入數(shù)據(jù)時(shí)提供方便而設(shè)計(jì)的，比如我們要輸入的數(shù)據(jù)中有專業(yè)這么一個(gè)屬性，這個(gè)屬性是固定的幾個(gè)選項(xiàng),有土建、水工、電氣、橋梁等，按照常規(guī)我們每次都要輸入這些內(nèi)容，代碼表就可以改變這種現(xiàn)象，在輸入時(shí)可以利用選擇的方式，這樣可以方便快捷的完成工作。在定義數(shù)據(jù)字典表之前，首先要調(diào)研檔案管理需求，了解需要那些數(shù)據(jù)字典。（系統(tǒng)默認(rèn)的四個(gè)代碼表包括部門信息、保管期限、密級(jí)、借閱目的是系統(tǒng)必須的，用戶只需修改其內(nèi)容，不需要重新建立。）（1）新建數(shù)據(jù)字典步驟如下：點(diǎn)擊“系統(tǒng)維護(hù)”模塊中的“數(shù)據(jù)字典管理”出現(xiàn)下圖：第一步：選擇左側(cè)目錄樹的數(shù)據(jù)字典管理，在右側(cè)的字典管理中，點(diǎn)擊“增加字典”按鈕，如下圖：第二步：輸入字典名稱，點(diǎn)擊“添加”按鈕，會(huì)在新增字典列表中顯示出新添加的字段名稱，在操作列表中可以將不需要的字典名稱點(diǎn)擊“刪除”按鈕，進(jìn)行刪除；如下圖：添加完成以后，點(diǎn)擊“保存”按鈕。如下圖：（2）刪除數(shù)據(jù)字典選中左側(cè)目錄樹，數(shù)據(jù)字典管理，在右側(cè)的基本信息管理頁面選中，需要?jiǎng)h除的字典名稱，點(diǎn)擊“刪除字典”。（3）編輯數(shù)據(jù)字典選中左側(cè)目錄樹，數(shù)據(jù)字典管理，在右側(cè)的基本信息管理頁面選中，需要編輯的字典名稱，點(diǎn)擊“編輯字典”。出現(xiàn)下圖：1數(shù)據(jù)字典項(xiàng)管理對(duì)已新建完成的字典項(xiàng)，可以在左側(cè)目錄樹中選擇數(shù)據(jù)字典名稱，在右邊列表中會(huì)顯示出已經(jīng)建好的字典項(xiàng)，選擇后可以進(jìn)行編輯、刪除、排序等操作。如下圖：（1）新建數(shù)據(jù)字典項(xiàng)第一步：在左側(cè)的目錄樹列表中選擇已建好的字典，出現(xiàn)下圖：第二步，在下級(jí)信息列表中，點(diǎn)擊“增加字典項(xiàng)”按鈕，出現(xiàn)如下界面：第三步，在數(shù)據(jù)字典項(xiàng)添加頁面中，輸入字典項(xiàng)代碼、名稱、所屬組織機(jī)構(gòu)后，點(diǎn)擊“添加”按鈕，對(duì)應(yīng)的就會(huì)在新建字典項(xiàng)列表中顯示出添加的字典項(xiàng)。如下圖。第四步：在新建字典項(xiàng)信息列表中，可以對(duì)已經(jīng)第三步總添加的字典項(xiàng)進(jìn)行刪除操作，如果確認(rèn)無誤點(diǎn)擊“保存”按鈕，完成字典項(xiàng)的添加。（2）刪除數(shù)據(jù)字典項(xiàng)點(diǎn)擊左側(cè)目錄樹中選擇數(shù)據(jù)字典名稱，在右邊列表中會(huì)顯示出已經(jīng)建好的字典項(xiàng)，選擇需要?jiǎng)h除的字典項(xiàng)，點(diǎn)擊刪除字典項(xiàng)，完成刪除。（3）編輯數(shù)據(jù)字典項(xiàng)點(diǎn)擊左側(cè)目錄樹中選擇數(shù)據(jù)字典名稱，在右邊列表中會(huì)顯示出已經(jīng)建好的字典項(xiàng)，選擇需要編輯的字典項(xiàng)，點(diǎn)擊編輯字典項(xiàng)。出現(xiàn)下圖：組織機(jī)構(gòu)管理組織機(jī)構(gòu)管理，主要是針對(duì)多個(gè)下級(jí)單位組成的單位的情況下，將所有的單位進(jìn)行分開管理的方式管理。對(duì)組織結(jié)構(gòu)操作如下：第一步點(diǎn)擊系統(tǒng)維護(hù)模塊中“組織機(jī)構(gòu)管理”選項(xiàng)，出現(xiàn)下圖：第二步點(diǎn)擊左側(cè)目錄樹的組織機(jī)構(gòu)管理，出現(xiàn)下圖：第三步：在基本信息管理頁面中可以看到已有的組織機(jī)構(gòu)，管理員可以對(duì)已有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行編輯、刪除、排序等操作；同時(shí)還可以添加新的組織機(jī)構(gòu)，操作如下：1.組織機(jī)構(gòu)管理（1）增加組織機(jī)構(gòu)點(diǎn)擊“增加組織機(jī)構(gòu)”按鈕，出現(xiàn)如下界面：在輸入框中，輸入要組織結(jié)構(gòu)代碼、組織機(jī)構(gòu)名稱、備注等信息后，點(diǎn)擊“添加”或者“取消”按鈕，添加完成后，會(huì)在新增組織結(jié)構(gòu)列表中顯示出新添加的組織機(jī)構(gòu)列表，對(duì)已經(jīng)添加的組織結(jié)構(gòu)可以進(jìn)行刪除操作，如下圖所示：確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊“保存”按鈕，完成組織機(jī)構(gòu)的添加。（2）編輯組織機(jī)構(gòu)選擇建好的組織機(jī)構(gòu)，點(diǎn)擊“編輯組織機(jī)構(gòu)”，出現(xiàn)編輯頁面，如下圖：只是針對(duì)，組織機(jī)構(gòu)代碼和名稱的修改。（3）刪除組織機(jī)構(gòu)選擇需要?jiǎng)h除的組織機(jī)構(gòu)，點(diǎn)擊刪除組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)提示完成刪除工作。2.組織機(jī)構(gòu)庫類型管理組織機(jī)構(gòu)添加完成后，需要對(duì)組織機(jī)構(gòu)所能查看的庫進(jìn)行設(shè)置，操作如下：選擇新建的組織機(jī)構(gòu)，在右側(cè)頁面中點(diǎn)擊“庫類型管理”，出現(xiàn)如下圖：選擇可以查看的庫類型，點(diǎn)擊“編輯”下圖：選擇庫類型，點(diǎn)擊“保存”，完成庫類型管理。部門管理部門管理中可對(duì)部門進(jìn)行增刪查改，排序等功能；對(duì)人員進(jìn)行部門調(diào)整，增刪改查，排序，權(quán)限查看等功能。鼠標(biāo)移動(dòng)到”系統(tǒng)維護(hù)”處彈出下拉框，選中“部門管理”選項(xiàng)彈出部門管理頁面，可對(duì)部門進(jìn)行增、刪、查、改、排序等增加部門點(diǎn)擊“增加部門”，彈出“創(chuàng)建部門頁面”在編輯欄內(nèi)輸入相應(yīng)信息后，點(diǎn)擊“增加”點(diǎn)擊“保存”，完成部門的創(chuàng)建。在此頁面中也可一次添加多個(gè)部門，操作步驟同上，當(dāng)所有的部門添加完成后（還可點(diǎn)擊“刪除”對(duì)增加的部門進(jìn)行刪除），點(diǎn)擊保存，部門創(chuàng)建成功。新添加的部門會(huì)在左側(cè)部門樹中顯示。在左側(cè)部門樹中任意選擇一部門，可對(duì)其子部門進(jìn)行刪除、編輯和排序（2）刪除部門點(diǎn)擊左側(cè)全宗部門，在右側(cè)的下級(jí)信息框中會(huì)顯示其所有子部門信息。勾選相應(yīng)部門后，點(diǎn)擊“刪除部門”，彈出提示框，點(diǎn)擊“確定”后，刪除成功。（3）編輯部門勾選部門“1111”后，點(diǎn)擊“編輯部門”，彈出部門編輯頁面，該部門原信息會(huì)在頁面中顯示，修改完成后，點(diǎn)擊“確認(rèn)”完成部門修改。（4）部門排序選中全宗部門，點(diǎn)擊“部門排序”，彈出“部門排序”頁面，通過點(diǎn)擊每個(gè)部門后的“向上”、“向下”按鈕來進(jìn)行部門排序，排序完成后，點(diǎn)擊“保存”二．人員管理在此頁面中，可對(duì)人員進(jìn)行增刪查改、調(diào)換部門、權(quán)限查看、修改密碼等增加人員點(diǎn)擊“增加人員”，彈出添加用戶頁面，輸入相應(yīng)信息后，點(diǎn)“增加“，再點(diǎn)擊”保存“，完成添加。在此頁面中，也可一次添加多個(gè)用戶，當(dāng)增加完成后，最后再點(diǎn)擊”保存“，完成添加。刪除人員勾選相應(yīng)人員后，點(diǎn)擊“刪除人員”進(jìn)行刪除編輯人員勾選相應(yīng)人員后，點(diǎn)擊“編輯人員”，彈出編輯人員頁面，修改后，點(diǎn)擊“保存”，完成修改人員排序點(diǎn)擊“人員排序”，彈出人員排序頁面，通過點(diǎn)擊每個(gè)人員后面的“向上”，“向下”按鈕，來調(diào)整順序，完成后，點(diǎn)擊“保存”人員權(quán)限查看人員擁有的功能權(quán)限機(jī)構(gòu)所有人員在新窗口中顯示該機(jī)構(gòu)所有人員信息修改密碼勾選任一用戶，點(diǎn)擊“修改密碼”，彈出修改密碼頁面，按要求在編輯框中輸入內(nèi)容，點(diǎn)擊“保存”，提示“修改成功”后，點(diǎn)擊“確定”，完成修改。角色管理鼠標(biāo)移動(dòng)到”系統(tǒng)維護(hù)”處彈出下拉框，選中“角色管理”選項(xiàng)彈出角色管理頁面，在此頁面中，可對(duì)角色進(jìn)行增加、刪除、編輯等操作在左側(cè)角色樹中，任選一角色，右側(cè)頁面中顯示該角色的基本信息。點(diǎn)擊上方“人員信息管理”，顯示頁面如下，點(diǎn)擊“增加人員”，在彈出頁面左側(cè)的部門樹中選擇部門，右側(cè)會(huì)顯示該部門中所有人員，勾選后，點(diǎn)擊“加入”，將人員加到下方的人員列表中，可添加多個(gè)，點(diǎn)擊“保存”，完成人員增加。點(diǎn)擊上方“庫信息管理”，顯示頁面如下，點(diǎn)擊“設(shè)置庫類型”，通過勾選后，點(diǎn)擊“增加”，來設(shè)置用戶可以訪問的庫類型。點(diǎn)擊上方“表信息管理”，顯示頁面如下，點(diǎn)擊“增加表管理”，彈出表權(quán)限設(shè)置頁面，在此頁面中可設(shè)置用戶對(duì)表的訪問權(quán)限，在下拉框中選擇用戶能訪問的庫類型和此庫類型下的表，在“查詢條件”框中，通過下拉框選擇字段和運(yùn)算符，并輸入條件值，來設(shè)置用戶能訪問的條目?？商砑佣鄠€(gè)檢索條件，通過“查詢關(guān)系”下拉框中的“并且”、“或者”、“非”來關(guān)聯(lián)。在“操作權(quán)限”欄，通過勾選或全選，來設(shè)定用戶的對(duì)檔案的操作權(quán)限。設(shè)置完后，點(diǎn)擊“保存”，“添加數(shù)據(jù)庫表管理”完成。點(diǎn)擊上方“功能信息管理”，顯示頁面如下點(diǎn)擊“功能權(quán)限信息”框中的“編輯功能”，來設(shè)置用戶的功能權(quán)限。勾選功能后，點(diǎn)擊“確定”完成功能權(quán)限設(shè)置。報(bào)表管理主要是為了，方便的將系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)，打印生成用戶所需的樣式，需要事先做好相關(guān)的報(bào)表，可以直接供用戶使用。第一步，點(diǎn)擊系統(tǒng)維護(hù)模塊中的“報(bào)表管理”，如下圖：出現(xiàn)報(bào)表管理頁面，如下圖：第二步，選擇要新建報(bào)表的庫類型、庫類型中所包含的表。如下圖：（1）新建報(bào)表點(diǎn)擊“增加報(bào)表”按鈕，出現(xiàn)下圖：輸入好報(bào)表名稱，選擇要需要打印字段所在的表，并將相關(guān)的需要打印的字段選中，點(diǎn)擊中間的“添加”按鈕，如下圖：在已選字段列表中，設(shè)置好字段的排序方式，點(diǎn)擊下方的“添加”按鈕，完成報(bào)表創(chuàng)建。（2）刪除報(bào)表在新建好的報(bào)表列表中，選擇需要?jiǎng)h除的報(bào)表，點(diǎn)擊刪除。（3）編輯報(bào)表在新建好的報(bào)表列表中，選擇需要編輯的報(bào)表，點(diǎn)擊編輯報(bào)表，出現(xiàn)下圖：（4）設(shè)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表，需要通過專門的設(shè)計(jì)工具，對(duì)導(dǎo)出系統(tǒng)的報(bào)表進(jìn)行定義，以設(shè)計(jì)程序要的報(bào)表。原文存儲(chǔ)配置進(jìn)入軟件主界面后，標(biāo)題系統(tǒng)維護(hù)中，選擇原文存儲(chǔ)配置如下圖下圖為原文存儲(chǔ)配置頁面（1）增加在左側(cè)樹頁面選擇根節(jié)點(diǎn)即“配置名稱”點(diǎn)擊右側(cè)的“增加”按鈕彈出增加頁面，服務(wù)器名稱、IP、端口、用戶名、和密碼都必須填寫。填寫完成點(diǎn)擊“保存”按鈕后，可以點(diǎn)擊“測試FTP連接”按鈕是否連通。如下圖：（2）刪除在配置列表頁面中勾選一條需要?jiǎng)h除的FTP配置信息，點(diǎn)擊“刪除”按鈕，后點(diǎn)擊“確定”即可完成刪除。下圖（3）編輯在左側(cè)的樹頁面中選中一個(gè)ftp的配置名稱，右側(cè)頁面可進(jìn)行編輯。如下圖回收站管理文件管理文件收集1.進(jìn)入軟件主界面后，標(biāo)題左側(cè)文件管理，選擇文件收集，選擇一個(gè)文件類型后如下圖：一目錄樹管理點(diǎn)擊左側(cè)樹頁面的“分類管理”按鈕，即彈出分類管理頁面如下圖：（1）增加組織機(jī)構(gòu)選中左側(cè)樹中“目錄樹管理”節(jié)點(diǎn)，點(diǎn)擊“增加組織機(jī)構(gòu)”按鈕，然后選中在下拉框中選中一個(gè)組織機(jī)構(gòu)，點(diǎn)擊“增加”按鈕，即完成對(duì)組織機(jī)構(gòu)的增加。（2）增加子節(jié)點(diǎn)選中一個(gè)組織機(jī)構(gòu)節(jié)點(diǎn)，點(diǎn)擊“增加子節(jié)點(diǎn)”按鈕，即彈出增加子節(jié)點(diǎn)頁面如下圖：如果選擇“增加數(shù)據(jù)庫節(jié)點(diǎn)”然后點(diǎn)擊“增加”按鈕則彈出增加庫頁面。選擇一個(gè)檔案類型，實(shí)體表名稱和節(jié)點(diǎn)名稱默認(rèn)為檔案類型的名稱，也可以對(duì)其修改。最后點(diǎn)擊“保存”按鈕就完成對(duì)檔案類型節(jié)點(diǎn)的增加。如下圖如果選擇“增加文件夾節(jié)點(diǎn)”，然后點(diǎn)擊“增加”按鈕則彈出增加文件頁面，必須填寫文件夾名稱，最后點(diǎn)擊“增加”按鈕，即完成了對(duì)文件夾節(jié)點(diǎn)的增加。如下圖：（3）編輯節(jié)點(diǎn)在彈出的分類管理頁面的左側(cè)樹頁面中選擇一個(gè)節(jié)點(diǎn)，然后點(diǎn)擊“編輯節(jié)點(diǎn)”按鈕，填寫好節(jié)點(diǎn)名稱后點(diǎn)擊“保存”按鈕，就完成了對(duì)節(jié)點(diǎn)的編輯。如下圖（4）刪除節(jié)點(diǎn)在彈出的分類管理頁面的左側(cè)樹頁面中選擇一個(gè)節(jié)點(diǎn)，然后點(diǎn)擊“刪除節(jié)點(diǎn)”按鈕，提示“刪除成功”二數(shù)據(jù)管理（1）增加鼠標(biāo)點(diǎn)擊某一個(gè)文件表區(qū)域，點(diǎn)擊‘增加’按鈕，則彈出用戶錄入頁面，頁面格式和字段顯示類型為管理員設(shè)置。錄入完成后點(diǎn)擊“保存”按鈕提示“保存成功”即可！保存成功后可以直接給當(dāng)前數(shù)據(jù)掛接原文！點(diǎn)擊“電子文件”按鈕，出現(xiàn)掛接電子文件頁面如下圖：點(diǎn)擊“選擇文件”按鈕，彈出瀏覽文件頁面，選擇一個(gè)文件，點(diǎn)擊“開始上傳”按鈕。上傳完成后，右側(cè)顯示已經(jīng)上傳成功的原文！下圖（2）編輯鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，選擇一條數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“編輯”按鈕，則彈出編輯數(shù)據(jù)頁面 “編輯”操作方式同“增加”（3）刪除刪除數(shù)據(jù)， 鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，選擇一條或者多條數(shù)據(jù)點(diǎn)擊“刪除”按鈕，提示“刪除成功”即刪除完成！（4）全選鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，點(diǎn)擊“全選”按鈕，系統(tǒng)會(huì)把該表當(dāng)前頁的數(shù)據(jù)全部選中，再次點(diǎn)擊一次‘全選’按鈕，取消全選（5）打印鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，勾選需要打印報(bào)表的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“打印”按鈕，則彈出選擇報(bào)表頁面，選擇一個(gè)報(bào)表點(diǎn)擊“確定”如圖：（6）檢索鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，點(diǎn)擊“檢索”按鈕，則彈出檢索頁面，選擇一個(gè)字段和運(yùn)算符，輸入條件值后點(diǎn)擊“添加檢索條件”即就會(huì)添加到檢索條件列表里，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕如下圖如果還想繼續(xù)添加檢索條件，選擇一個(gè)查詢關(guān)系如‘并且’，如果刪掉某個(gè)查詢條件，則選該查詢條件所在的行，點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕。（7）個(gè)性設(shè)置鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，點(diǎn)擊“個(gè)性設(shè)置”按鈕，則彈出個(gè)性設(shè)置頁面如下圖：選擇一個(gè)人員顯示模式，點(diǎn)擊“顯示字段設(shè)置”按鈕，然后勾選自己需要顯示的字段如圖：點(diǎn)擊“字段長度設(shè)置”按鈕式設(shè)置字段的頁面顯示長度，拖動(dòng)白色部分，可以設(shè)置長度。如下圖最后點(diǎn)擊“保存設(shè)置”按鈕完成個(gè)性設(shè)置。（8）歸入整編鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，選擇需要?dú)w入整編的數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“歸入整編”按鈕，彈出歸入整編頁面如下圖：選擇在‘字段對(duì)應(yīng)設(shè)置’模塊里設(shè)置的對(duì)應(yīng)表關(guān)系的目的表。如果原表和目的表的子表都做了對(duì)應(yīng)關(guān)系。則可以選擇“歸入子表”，會(huì)把該表的子表數(shù)據(jù)歸入到目的表的子表中去。（9）查看鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，選擇要查看的單條數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“查看”按鈕，則彈出詳細(xì)信息頁面如下圖點(diǎn)擊相關(guān)原文中的某個(gè)電子文件，有權(quán)限的用戶即可查看該條電子文件（10）批量修改鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，勾選上要修改的數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“批量修改”按鈕，批量修改頁面如下圖：選擇一個(gè)字段和表達(dá)式類別表達(dá)式類別：‘添加自動(dòng)編號(hào)’為下圖：比如起始值為1，勾選填充零，位數(shù)為5，點(diǎn)擊“添加”按鈕，點(diǎn)擊“保存”后那么修改完成后該表的字段的值為00001，00002，….。

表達(dá)式類別‘添加固定字符串’在輸入框中添加要修改成的字符串。如下圖點(diǎn)擊“添加”按鈕后，點(diǎn)擊“保存”按鈕那么修改完成后，該表的字段所有的字段值為輸入的值：表達(dá)式類別‘添加數(shù)據(jù)庫字段’為從該表的字段中選擇一個(gè)或者多個(gè)字段。獲得這些字段的值，拼成的字符串為要修改字段的值如果點(diǎn)擊“高級(jí)”按鈕出現(xiàn)下圖勾選“部分修改”是對(duì)要修改字段的值一部分字符串修改，起始位置為該字段的第幾位字符開始，取值長度為要修改位數(shù)。連同上面的條件一起對(duì)該字段修改，比如一個(gè)字段的值為“組織部3號(hào)樓”表達(dá)式類別選擇的為“修改固定字符”輸入的字符串為“test”然后起始值為1，取值長度為2，那么修改完成后該字段值為“test部3號(hào)樓”勾選‘部分修改’是對(duì)要修改字段的值一部分字符串修改，輸入查找字符串后，點(diǎn)擊保存，會(huì)把該字段值中有查找條件的修改為表達(dá)式設(shè)置的值（11）預(yù)設(shè)字段鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，勾選上要修改的數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“預(yù)設(shè)字段”按鈕，彈出預(yù)設(shè)字段頁面，選擇增加時(shí)設(shè)置下拉框選項(xiàng)，點(diǎn)擊“保存”按鈕后，以后增加數(shù)據(jù)就會(huì)按照預(yù)設(shè)字段這里設(shè)置（12）導(dǎo)入鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，點(diǎn)擊“導(dǎo)入”按鈕，導(dǎo)入是對(duì)當(dāng)前表進(jìn)行Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入，Excel格式為該表當(dāng)前顯示的格式，為了保證格式的正確性，最好把該表的數(shù)據(jù)選擇一條導(dǎo)出成EXCEL，然后在該Excel上錄入數(shù)據(jù)完成后進(jìn)行導(dǎo)入，導(dǎo)入過程選擇excel文件，點(diǎn)擊“開始導(dǎo)入”如下圖（為一級(jí)表導(dǎo)入頁面）下圖（為二級(jí)和三級(jí)表導(dǎo)入頁面），字段對(duì)應(yīng)導(dǎo)入，本表和父表各選一個(gè)字段作對(duì)應(yīng)，導(dǎo)入Excel中選擇的字段和父表中選擇字段值相同的時(shí)候，就把該條數(shù)據(jù)加入到父表那條案卷下。如果不選擇字段對(duì)應(yīng)。默認(rèn)為所有數(shù)據(jù)都只導(dǎo)入當(dāng)前案卷下。（13）導(dǎo)出鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，勾選需要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“導(dǎo)出”按鈕，生成EXCEL供其下載！如下圖（14）申請(qǐng)瀏覽原文申請(qǐng)瀏覽原文是對(duì)某條信息的原文進(jìn)行申請(qǐng)瀏覽或下載。鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)文件表區(qū)域后，勾選需要申請(qǐng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“申請(qǐng)?jiān)臑g覽”按鈕彈出填寫申請(qǐng)表單頁面必須選擇勾選“瀏覽”或者“下載”，必須選擇開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，然后點(diǎn)擊“申請(qǐng)”按鈕，申請(qǐng)成功后“提示申請(qǐng)成功，等待管理員審批”。已歸檔數(shù)據(jù)鼠標(biāo)移動(dòng)到文件管理處彈出下拉框，選中“已歸檔數(shù)據(jù)”選項(xiàng) 已歸檔數(shù)據(jù)中可以查看在文件收集中歸入整編的數(shù)據(jù)。選中一個(gè)檔案類型，即可查看該檔案類型下的已歸檔數(shù)據(jù)。如下圖:備注：其他功能同文件收集檔案管理檔案整編鼠標(biāo)移動(dòng)到檔案管理處彈出下拉框，選中“檔案整編”選項(xiàng)，如下圖選擇一個(gè)檔案類型如同下圖（1）拆卷：鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)檔案表區(qū)域后，選擇需要拆卷的數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“拆卷”按鈕。如下圖（2）歸檔鼠標(biāo)點(diǎn)擊某個(gè)檔案表區(qū)域后，選擇需要拆卷的數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“歸檔”按鈕。如下圖（3）拆出當(dāng)前卷鼠標(biāo)點(diǎn)擊二級(jí)檔案表區(qū)域后，選擇需要拆出當(dāng)前卷的數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“拆出當(dāng)前卷”按鈕。如下圖（4）加入當(dāng)前卷鼠標(biāo)點(diǎn)擊二級(jí)檔案待整理表區(qū)域后，選擇需要拆出當(dāng)前卷的數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊“加入當(dāng)前卷”按鈕。如下圖備注：其他功能同文件收集數(shù)據(jù)管理鼠標(biāo)移動(dòng)到檔案管理處彈出下拉框，選中“數(shù)據(jù)管理”選項(xiàng)，如下圖選擇一個(gè)檔案類型（1）返回整理鼠標(biāo)點(diǎn)擊檔案表區(qū)域