項目資金使用與報銷制度

項目資金使用與報銷制度1.背景介紹為了規(guī)范公司員工在項目中資金的使用和報銷流程，確保項目經(jīng)費的合理使用和財務管理的規(guī)范性，特訂立本《項目資金使用與報銷制度》。2.適用范圍本制度適用于公司全部項目，包含研發(fā)項目、市場推廣項目、生產(chǎn)項目等。3.權責明確3.1項目負責人項目負責人是項目資金的使用與報銷的重要責任人，負責確保資金的合理使用和報銷流程的規(guī)范性。具體職責如下：訂立項目資金使用計劃并報經(jīng)理層批準；監(jiān)督項目資金的使用和報銷情況；確保項目經(jīng)費依照預算和實際需求進行使用；提交完整、準確、合法的報銷申請料子；如有特殊情況需要超預算使用資金的，必需提前向經(jīng)理層提出申請并經(jīng)批準。3.2資金管理部門資金管理部門負責監(jiān)督項目資金的流轉和報銷流程的執(zhí)行情況，并在必需時予以項目負責人供應相關的幫助與引導。具體職責如下：審核項目資金的使用計劃；監(jiān)督項目資金的支出與報銷情況；對報銷申請料子的真實性、準確性進行審核；供應項目資金使用和報銷的咨詢服務；定期向經(jīng)理層匯報項目資金使用情況。3.3財務部門財務部門是項目資金的管理和核算主體，負責執(zhí)行項目資金撥付和報銷的具體工作，并對項目資金的使用情況進行定期核算和總結。具體職責如下：依據(jù)項目負責人的申請，依照預算計劃進行資金撥付；對項目資金的使用情況進行核算和記錄；對報銷申請料子的合法性、準確性進行審核；定期向經(jīng)理層匯報項目資金使用和報銷情況；幫助項目負責人和資金管理部門做好項目資金的賬務處理。4.資金使用流程4.1項目負責人的職責編制項目資金使用計劃，包含各項目階段的預算和資金需求；依照計劃提出資金申請，包含預算、使用理由、使用金額等；如有特殊情況需要超預算使用資金，必需提前向經(jīng)理層提出申請；使用項目資金時應與實際需要相符，并確保合理用于項目相關的活動；做好收據(jù)和憑證的保管工作，確保資金使用的合規(guī)性。4.2資金管理部門的職責審核項目資金使用計劃，確保其合理性和合規(guī)性；監(jiān)督項目資金的支出情況，與項目負責人進行溝通和協(xié)調；核實項目負責人提出的資金申請，確保申請金額的準確性；將資金使用情況及時記錄和報告給財務部門。4.3財務部門的職責依據(jù)項目負責人的資金申請，及時撥付項目所需資金；對項目資金的使用情況進行核算和記錄；審核報銷申請料子，確保其真實性和合規(guī)性；定期向經(jīng)理層報告項目資金使用和報銷情況。5.資金報銷流程5.1報銷申請項目負責人依據(jù)資金使用情況，填寫報銷申請表格，認真列明報銷事由、金額、項目階段等信息；隨申請表格一同提交相關憑證，如發(fā)票、收據(jù)等；5.2報銷審核財務部門對報銷申請料子進行審核，核實憑證的真實性和合法性；如有問題，財務部門將與項目負責人進行溝通，要求供應增補料子或解釋。5.3報銷支出審核通過的報銷申請將由財務部門進行支出；支出方式一般采用銀行轉賬的形式，項目負責人需供應正確的銀行賬戶信息。6.監(jiān)督和矯正措施6.1監(jiān)督措施資金管理部門對項目資金的使用情況進行定期檢查和核實；定期召開項目經(jīng)費使用情況的會議，對項目的資金使用進行評估和總結；不定期進行隨機抽查，核對資金使用和報銷的真實性和合規(guī)性。6.2矯正措施對違反規(guī)定的項目負責人，可以采取口頭警告、書面警告、扣款等懲罰措施；對有意違反規(guī)定、嚴重損害公司利益的項目負責人，可依法追究相應的法律責任；經(jīng)濟損失造成的，項目負責人承當相應的賠償責任。7.附則本制度經(jīng)公司經(jīng)理層批準后生效，并適用于公司全部項目，如有需