食品采購(gòu)索證索票進(jìn)貨查驗(yàn)記錄管理制度

食品采購(gòu)索證索票進(jìn)貨查驗(yàn)記錄管理制度第一章總則第一條宗旨本管理制度旨在規(guī)范公司食品采購(gòu)過(guò)程中的索證索票、進(jìn)貨查驗(yàn)和記錄管理，確保采購(gòu)食品的合法性、規(guī)范性和安全性。第二條適用范圍本管理制度適用于公司全部的食品采購(gòu)活動(dòng)，包含食品原材料、食品半產(chǎn)品和產(chǎn)品的采購(gòu)。第三條定義索證索票：指在采購(gòu)過(guò)程中，向供應(yīng)商索取各類證照、票據(jù)或相應(yīng)的批準(zhǔn)文件，以核實(shí)其合法性。進(jìn)貨查驗(yàn)：指對(duì)進(jìn)貨的食品進(jìn)行質(zhì)量和數(shù)量的檢查，確保符合公司的要求。食品原材料：指用于食品生產(chǎn)加工的各類原材料子，包含但不限于谷物、肉類、蔬菜、調(diào)味品等。食品半產(chǎn)品：指進(jìn)一步加工處理后可成為最終食品產(chǎn)品的半產(chǎn)品，包含但不限于醬料、面粉、調(diào)味劑等。食品產(chǎn)品：指經(jīng)過(guò)全部生產(chǎn)加工過(guò)程后的最終食品產(chǎn)品。第二章索證索票管理第四條供應(yīng)商備案公司食品采購(gòu)部門在選定供應(yīng)商前，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的備案審查。供應(yīng)商備案程序包含但不限于以下內(nèi)容：供應(yīng)商法人資格證明；供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)許可證或相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)；供應(yīng)商食品生產(chǎn)許可證或相關(guān)產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證明；供應(yīng)商采購(gòu)和供應(yīng)鏈管理制度；其他相關(guān)行業(yè)要求的證照或文件。第五條采購(gòu)合同與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同前，食品采購(gòu)部門應(yīng)核實(shí)以下內(nèi)容：供應(yīng)商的法人身份和經(jīng)營(yíng)許可證號(hào)；采購(gòu)貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；交貨時(shí)間、地方和方式；價(jià)格、付款方式及結(jié)算期限；合同履行期限和違約責(zé)任；其他雙方商定事項(xiàng)。第六條索證索票要求在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同前，食品采購(gòu)部門應(yīng)向供應(yīng)商索要以下證照、票據(jù)或批準(zhǔn)文件：供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本；供應(yīng)商的法人身份證；供應(yīng)商的食品生產(chǎn)許可證或相關(guān)產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證明；供應(yīng)商的稅務(wù)登記證和組織機(jī)構(gòu)代碼證；供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)。第七條證照存檔食品采購(gòu)部門應(yīng)將供應(yīng)商供應(yīng)的證照、票據(jù)或批準(zhǔn)文件進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，并依照時(shí)間次序編制檔案。檔案應(yīng)包含供應(yīng)商名稱、證照類型、證照編號(hào)、有效期等相關(guān)信息。第三章進(jìn)貨查驗(yàn)管理第八條進(jìn)貨查驗(yàn)程序食品采購(gòu)部門接收到供應(yīng)商交付的食品后，應(yīng)依照以下程序進(jìn)行進(jìn)貨查驗(yàn)：驗(yàn)收食品的外包裝是否完好無(wú)損；核對(duì)食品的品名、規(guī)格、數(shù)量與采購(gòu)合同是否全都；檢查食品的生產(chǎn)日期、保質(zhì)期是否符合要求；檢查食品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否合格。第九條進(jìn)貨查驗(yàn)記錄進(jìn)貨查驗(yàn)過(guò)程中，食品采購(gòu)部門應(yīng)編制進(jìn)貨查驗(yàn)記錄，記錄以下內(nèi)容：供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式；進(jìn)貨日期、數(shù)量、金額；食品的品名、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息；進(jìn)貨查驗(yàn)的結(jié)果和評(píng)價(jià)。第十條異常處理在進(jìn)貨查驗(yàn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)食品不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或有其他異常情況，食品采購(gòu)部門應(yīng)立刻采取以下措施：將不合格食品短時(shí)間隔離存放；向供應(yīng)商提出問(wèn)題，并要求解決或退換貨；確保公司的權(quán)益不受損害。第四章記錄管理第十一條進(jìn)貨記錄食品采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)全部的進(jìn)貨查驗(yàn)記錄進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，并依照時(shí)間次序編制檔案。進(jìn)貨記錄應(yīng)包含供應(yīng)商名稱、進(jìn)貨日期、進(jìn)貨數(shù)量、進(jìn)貨金額、食品的品名、規(guī)格及進(jìn)貨查驗(yàn)結(jié)果等信息。第十二條報(bào)表統(tǒng)計(jì)食品采購(gòu)部門應(yīng)定期匯總各類食品進(jìn)貨數(shù)據(jù)，編制采購(gòu)報(bào)表，并上報(bào)給上級(jí)管理部門。采購(gòu)報(bào)表應(yīng)包含供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)、品類統(tǒng)計(jì)、金額統(tǒng)計(jì)等相關(guān)數(shù)據(jù)。第十三條監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)食品采購(gòu)過(guò)程中的索證索票、進(jìn)貨查驗(yàn)和記錄管理進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改看法和建議。監(jiān)督檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，定期向公司高層匯報(bào)，并督促相關(guān)部門及時(shí)整改。第五章附則第十四條自查自糾各部門應(yīng)定期對(duì)自身食品采購(gòu)的索證索票、進(jìn)貨查驗(yàn)和記錄管理進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取矯正措施，并報(bào)告上級(jí)管理部門。第十五條違反處理對(duì)于違反本管理制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)厲處理，包含但不限于責(zé)令整改、停止供貨、停止合作等。第十六條有效性本管理制度自發(fā)布之日起生效，并適用于公司的食品采購(gòu)活動(dòng)。公司高層有權(quán)對(duì)本管理制度進(jìn)行解釋和修改