山東友臣食品有限公司采購業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司采購業(yè)務內(nèi)部控制基本情況......................................1

2.1采購部門人員配置............................................1

2.2采購方式及組織架構..........................................1

2.3采購業(yè)務內(nèi)部控制流程........................................2

3公司采購業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題....................................3

3.1采購人員素質(zhì)不高............................................3

3.2缺乏完備的供應商選擇機制....................................3

3.3采購計劃制定不合理..........................................4

3.4采購費用控制不合理..........................................5

4公司采購業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計......................................5

4.1提高采購人員素質(zhì)............................................5

4.2完善供應商篩選機制..........................................6

4.3制定完備的采購計劃..........................................7

4.4將采購費用控制在合理范圍....................................7

5總結..............................................................8

參考資料...........................................................9

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

山東友臣食品有限公司采購業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計

1公司簡介

山東友臣食品有限公司于2013年在臨沂經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)市場監(jiān)督管理局登

記成立的一家民營企業(yè)，是一家食品制造業(yè)，注冊資本1000萬人民幣；經(jīng)營范

圍包括研發(fā)、生產(chǎn)、銷售：糕點（烘烤類糕點）、膨化食品、糖果制品（糖果）、

餅干、其他休閑食品、飲料（果汁及蔬菜汁類、蛋白飲料、茶飲料類）、罐頭、

飲料類保健食品開發(fā)，通過互聯(lián)網(wǎng)及實體店銷售預包裝食品及其他休閑食品等。

公司推出各種衍生產(chǎn)品，并不斷根據(jù)品牌定位和市場需求優(yōu)化升級，致力于打

造一流的烘焙品牌。在研發(fā)及品質(zhì)把控方面，友臣擁有國內(nèi)先進的研發(fā)中心和

經(jīng)驗豐富的研發(fā)團隊，掌握多項核心技術知識產(chǎn)權。

2公司采購業(yè)務內(nèi)部控制基本情況

2.1采購部門人員配置

為了確保采購工作的順利進行，我們需要在企業(yè)內(nèi)組建一支高效，團結的

采購隊伍，每一位都具有自己特有的職能，以確保采購工作的順利進行。采購

人員應具有良好的素質(zhì)和能力，才能使采購業(yè)務順利開展。友臣公司的采購團

隊由市場及需求分析員、供應商管理人員、采購經(jīng)理、采購人員、庫存管理人

員、采購統(tǒng)計分析人員以及財務與成本核算人員等多個專業(yè)人員組成。

采購部門

市場及需求供應商管理庫存管理人采購統(tǒng)計分財務與成本

采購經(jīng)理采購人員

分析員人員員析人員核算人員

圖1采購部門人員配置圖

2.2采購方式及組織架構

該公司采購方式為采購方式不限于公開招標和邀請招標，而應根據(jù)技術特

點、使用環(huán)境和市場供求等因素制定相應的采購計劃，以獲取貨物、工程和服

務。在政府投資項目中應用非招標方式可以減少中間環(huán)節(jié)、簡化程序、降低成

1

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

本、提高效率、避免腐敗。以下是可供選擇的非招標采購方式：通過詢價現(xiàn)購、

比價采購、議價采購、訂價收購以及公開市場采購等方式。

該公司采用混合型采購的組織架構，即總部采購負責建立整體采購戰(zhàn)略，

負責供應商的篩選，各個事業(yè)部負責日常業(yè)務交易?；旌闲徒M織架構整合企業(yè)

資源，有利于供應商管控及進行更好的議價。

2.3采購業(yè)務內(nèi)部控制流程

（1）制定采購計劃。采購部門依據(jù)制定的生產(chǎn)計劃，并參考以往產(chǎn)品銷

售價格及以往產(chǎn)品銷售記錄等方面，做出相應的成本核算分析后擬定采購計

劃。

（2）供應商的選擇與考核。采購員根據(jù)公司所需物料清單，將所需原材

料及生產(chǎn)所需設備信息、產(chǎn)品參數(shù)、技術參數(shù)等相關信息提供給供應商，聯(lián)系

供應商，供應商進行相關信息提供及產(chǎn)品報價。

（3）詢價、比價、議價。采購人員建立供應商資料，綜合考慮價格、付

款方式等條件，貨比三家。

（4）合同的簽訂。與供應商協(xié)商后，達成一致，確定報價、交貨日期、

付款方式等。

（5）交貨驗收。采購人員需要確定貨物品種、數(shù)量、質(zhì)量的準確。質(zhì)檢

合格的貨物安排入庫，不合格的需要安排補救和退換貨。

（6）財務結算。會計人員會對采購合同、采購訂單、驗收單等進行仔細

審查，以確保各類明細數(shù)據(jù)的準確性和符合財務規(guī)定的要求。如有問題，就需

要財務人員與相關部門負責人溝通協(xié)商。在經(jīng)過財務部的審核并確認無誤后，

將按照企業(yè)的審批制度進行審批，并由財務部進行付款安排。

2

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

圖2采購內(nèi)部控制流程圖

3公司采購業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購人員素質(zhì)不高

采購部門作為一個擁有大量“油和水”的部門，采購部門人員混雜；采購

管理隊伍在政策，理論水平和管理能力等方面，普遍較低。由于知識結構存在

缺陷，對于招投標、合同、商業(yè)談判、市場調(diào)查、法律等方面的認知不足，因

此將采購活動委托給社會中介機構來主辦，從而導致采購成本的增加。這些都

是影響政府采購制度有效運行的主要原因。對于政府采購的復雜性，缺乏充分

的認知，不了解專業(yè)系統(tǒng)采購方式與流程，許多采購人員不熟悉采購業(yè)務與技

術，不掌握廠商信譽與商品質(zhì)量，缺乏市場信息搜索與解析能力，不敏感不了

解政府采購政策，不規(guī)范情況時有發(fā)生。

企業(yè)對采購監(jiān)管缺乏制約機制、對個別部門或者單人把握的采購工作不加

監(jiān)督、采購產(chǎn)生弊端的可能性很大。采購資金是否安全，采購材料是否優(yōu)質(zhì)都

不能準確保證，發(fā)展前景受到了很大威脅。

3.2缺乏完備的供應商選擇機制

在采購工作的推進過程中，首要問題在于如何進行供應商的篩選和選擇。

供應商的質(zhì)量好壞直接影響到企業(yè)能否順利地完成采購任務以及是否能夠按時

按質(zhì)保量地向客戶交付產(chǎn)品。為了確保生產(chǎn)作業(yè)的順暢進行，企業(yè)需尋覓品質(zhì)

卓越的供應商，以供應所需之相關物資。為了能夠快速響應市場需求，企業(yè)也

3

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

開始注重自身供應商體系的建設。然而，當前公司仍然奉行傳統(tǒng)的采購理念，

只有在物資供應不足的情況下，才會大力尋找相應的供應商，這導致了大量時

間和資金的浪費，同時也無法及時找到所需的供應商。另外，由于供應商之間

存在著不同的需求，所以在選擇供應商時往往會產(chǎn)生一些困難。盡管在規(guī)定時

間內(nèi)確定了供應商，然而缺乏足夠的時間去搜集既選供應商信息，致使提供的

信息無法滿足企業(yè)自身的生產(chǎn)需求。

山東友臣公司對供應商價值認識不到位，與供應商信息溝通過少。公司感

覺到采購工作只是企業(yè)開展日常工作的一項輔助職能，以為它只給企業(yè)提供生

產(chǎn)所需的原料，這樣就使得企業(yè)對于自身和供應商之間的關系沒有充分的了解，

也就沒有準確地評價供應商給自身企業(yè)帶來的沖擊，從而使得企業(yè)內(nèi)部采購效

率進有了比較明顯的降低。此外，在與供應商的合作中，均以企業(yè)自身利益為

主要準則，這使得與供應商難以維持長期合作關系，從而使得供應商對于本企

業(yè)所不具備的關注度不足，最終給企業(yè)帶來了嚴重經(jīng)濟損失。

3.3采購計劃制定不合理

采購工作計劃性不強。在編制采購計劃時，往往沒有考慮到物資采購的時

效性，有的甚至沒有考慮到物資配送的時間性。有計劃但不實行計劃管理，而

是由領導拍腦袋決定采購數(shù)量，采購計劃不符合企業(yè)實際情況，忽視了行業(yè)環(huán)

境，采購過多造成了庫存積壓，空間占用，浪費資源；采購過少導致物資緊

缺，造成斷貨，匆忙采購，成本可能過高，使得公司資金周轉產(chǎn)生一系列問

題，增加了計劃的隨意性，工作的計劃性不強。

采購計劃與生產(chǎn)及經(jīng)營脫節(jié)。由于公司缺乏必要的管理知識和管理水平，

在編制采購計劃時往往只是根據(jù)本單位的年度預算來決定采購量，而不是按照

產(chǎn)品規(guī)格、性能特點、批量大小及市場行情來確定采購量，這樣會導致物資采

購量超過本單位實際所需數(shù)量，這種做法是不利于企業(yè)經(jīng)營活動的正常進行。

在制定采購計劃過程中，單重視編制采購計劃，但是忽視了采購計劃的制定依

據(jù)與實際生產(chǎn)經(jīng)營情況之間的關系。按照上級領導提出的年度物資需求量來制

定下一年的采購計劃，忽視了實際生產(chǎn)經(jīng)營要求和成本控制目標，這樣制定的

采購計劃影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營秩序，會使得采購計劃往往與實際生產(chǎn)計劃

脫節(jié)，從而影響了公司的正常生產(chǎn)任務，不利于公司生產(chǎn)計劃的順利進行，在

采購周期上也受到了限制，使生產(chǎn)和需求之間形成一種惡性循環(huán)。

4

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

3.4采購費用控制不合理

一般而言，采購批量大，則采購次數(shù)少，存貨費用高。對于企業(yè)而言，至

關重要的是確定最優(yōu)的訂貨批量，以實現(xiàn)相關存貨成本的最小化目標。在訂貨

批量一定的情況下，企業(yè)應根據(jù)不同類型產(chǎn)品的特點，選擇合適的訂貨量及相

應的庫存水平。影響庫存成本的因素包括購買價、訂貨成本、儲存成本和缺貨

成本等，最為重要的是訂購成本和庫存成本。采購批量和采購次數(shù)是影響訂貨

和儲存成本的兩個重要因素。隨著采購次數(shù)的增加，所需的訂貨成本，包括采

購人員的費用等，也隨之增加。

該公司信息化程度不高。目前公司與供應商之間的信息交流十分有限，與

供應商之間是典型的非信息對稱的博弈過程。信息化程度差，導致工作效率很

低?，F(xiàn)代物流技術和電子信息技術technology的應用仍然處于低水平，各種采

購信息管理水平較低，導致采購業(yè)務的物流成本昂貴，嚴重影響了物流業(yè)的現(xiàn)

金流。而且由于物流信息系統(tǒng)使用欠缺，整個采購渠道的重復運輸非常嚴重，

定購提前期長，中間商、供應商無法直接與市場上的消費者聯(lián)系消費者反饋調(diào)

查，無法及時了解市場和產(chǎn)品信息。

4公司采購業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計

4.1提高采購人員素質(zhì)

提高員工的素養(yǎng)與價值理念。企業(yè)氛圍對采購業(yè)務有著決定性作用。首先，

企業(yè)員工把公司的利益放至第一位，還需避免出現(xiàn)個人利益與公司利益發(fā)生沖

突；企業(yè)要遵守誠信為根的基本理念，在平常工作中遵照有關的法規(guī)。企業(yè)要

明確職工遵守道德準則，嚴重違紀人員得免去職位；企業(yè)得針對地制定政策來

保護機密信息不被泄露，特別是在采購時要避免泄露。其次，提高勝任能力。

在新情況下，為了提高企業(yè)員工的勝任能力，管理層需要在選拔和招聘員工時

制定條件，并在完成各項工作任務時為其設定合適的工作崗位。在制定工作所

需的知識技能時，必須考慮到工作的本質(zhì)特征，同時也需要從實際情況出發(fā)，

對人力資源成本進行深入思考和研究。在采購部門的發(fā)展過程中，必須確保采

購人員具備敏銳的市場洞察力和高效的市場信息搜集能力。

完善職位不相容制度，避免一個職位擁有多個權限，防止以權謀私。按照

機構間相互支持、相互制衡原則建立相關監(jiān)管制度。以保證企業(yè)資金安全，采

購部門必須接受嚴格的監(jiān)管和限制，以避免權力過度膨脹的風險。在采購活動

5

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

中，通過設置監(jiān)督機構來實現(xiàn)對各環(huán)節(jié)的控制，并建立起完善的管理制度。監(jiān)

管人員全程監(jiān)督和管理采購計劃和執(zhí)行過程。

4.2完善供應商篩選機制

完善供應商體系，多渠道、多方位獲取盡可能多的供應商資料，對材料的供

應商要求達到三四家，確保材料能及時供應。確保現(xiàn)有供應商、爭取潛在供應

商和健全供應商體系。隨著市場的沖擊，各類原材料價格均有不同程度的提高

或降低，采購員應搞好價格比較工作，搞好比價，議價工作，摸清市場價格，

擇優(yōu)選用供應商，避免供應商借故要求提價。

圖3供應商篩選流程

確保企業(yè)在采購信息上的保持信息暢通，加強各個時段與供應商的信息溝

通，從而使供應商能夠更好地滿足企業(yè)的需求，創(chuàng)造更大的價值。采購人員應

熟悉市場價格等動態(tài)，以便采購工作開展中能全面掌握具體資料加以比較，摸

清市場供求狀況，并能處于價格談判中的有利位置。之外，對市場信息的足夠

了解，確保企業(yè)采購的最佳進貨時間點，避免延誤給公司造成損失。

6

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

4.3制定完備的采購計劃

提前規(guī)劃采購計劃，同時保留一定的靈活性，以避免不利局面的出現(xiàn)。將

企業(yè)的內(nèi)外環(huán)境相結合，進行全面分析，以加強采購計劃的制定。在內(nèi)部環(huán)境

方面，我們會根據(jù)生產(chǎn)年度、季度和月廢計劃的需要，逐步制定采購計劃。在

執(zhí)行采購計劃時，我們會根據(jù)庫存量、生產(chǎn)計劃和供應商供貨周期等因素，制

定合理的采購物料計劃，以確保計劃的科學性和合理性。分析整個食品行業(yè)過

去的數(shù)據(jù)，預測未來的發(fā)展趨勢，以了解市場狀況。

表1采購計劃表

保持采購部門和生產(chǎn)部門之間信息的流通，能夠幫助采購部門提高預測的

準確性。計劃制定的重要輸入信息是預測結果，若預測不準確，則管理過程中

會暴露出許多問題，因此提高預測準確性的關鍵在于完善預測方法，采用滾動

預測的方法，準確預測需求。不同的預測方法會因行業(yè)特點有所差異，有的將

市場份額分析或者客戶選擇理論與其他方法相結合，有的將在宏觀經(jīng)濟相關分

析的基礎上進行，滾動預測能夠?qū)κ袌銮闆r做出更可靠的反應，從而使得所需

信息更精準。

4.4將采購費用控制在合理范圍

實施大規(guī)模采購以減少單次采購的費用，達到規(guī)模效應、降低采購成本。

大規(guī)模采購的最大優(yōu)勢在于發(fā)揮集中采購的規(guī)模效應，將分散采購物資集中采

購，一方面可減少采購批次，有效降低采購實施成本；另一方面，采購量的增

加可以帶來更多價格折扣，從而降低采購價格。整合采購資源、提升采購質(zhì)量。

集中采購可以通過整合現(xiàn)有供應商資源，從眾多供應商中選擇優(yōu)質(zhì)供應商進行

合作，提升采購產(chǎn)品質(zhì)量與售后服務質(zhì)量。統(tǒng)一采購標準、降低運作成本。集

中采購可以更加有效地推行上級機構采購策略，通過同步化供應鏈計劃進行控

制，統(tǒng)一策劃，統(tǒng)一采購，統(tǒng)一配置標準，從而提高物資采購供應管理水平，

降低采購價格，整合采購職能，減少作業(yè)和管理費用。

7

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

為控制采購費用，公司可進行存貨管理。存貨管理主要方法有:ABC分類管

理、經(jīng)濟訂貨批量法。ABC分類管理是指根據(jù)一定的標準把公司庫存分為A類、B

類和C類，再根據(jù)每一類庫存的重要性分別采用不同的方式進行管理，包括:A

類庫存具有金額大但是品種數(shù)量少等特點；B類存貨數(shù)額大、品種數(shù)量多；C類

存貨種類較多，但其價值數(shù)額較小。一般來說，這三種存貨金額比例大致是

A:B:C=0.7:0.2:0.1,品種數(shù)量比例則大致是A:B:C=0.1:0.2:0.7。經(jīng)濟訂貨批量

屬于固定訂貨批量模型，它可用于決定企業(yè)單次訂貨量。企業(yè)在按經(jīng)濟訂貨批

量訂貨的情況下，可以使訂貨成本與儲存成本的總和達到最小。進行存貨管理，

控制存貨水平，發(fā)揮存貨降低存貨成本功能，還可以發(fā)揮防止停工待料，適應

市場變化，維護均衡生產(chǎn)的功能。

表2采購成本費用表