廣佛線二期工程合同文件歸檔管理細則

佛山市鐵路投資建設集團有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件編號版本/版次A版/0次管理制度流程匯編廣佛線二期工程合同文件歸檔管理細則頁碼第頁共8頁PAGEPAGE71.總則1.1為加強廣佛線二期工程的合同文件歸檔管理，建立、健全工程檔案管理工作，規(guī)范合同文件的收集、編號及分類、整理、歸檔、移交、查閱等管理，制訂本細則。1.2本細則根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001），以及國家、省市的相關法律法規(guī)、政策文件和佛山市軌道交通發(fā)展有限公司（以下簡稱市軌道公司）發(fā)布的《工程檔案管理辦法》，并根據(jù)廣佛線二期工程檔案的實際情況制定。1.3本細則所指的合同檔案是指合同正本，以及有關合同補充、變更、中止、終止等方面的材料。2.管理職責2.1通用職責2.1.1相關2.1.2合同檔案應隨2.1.3合同檔案2.1.42.2建設單位合同預算部管理職責2.2.1負責合同檔案總體管理，設專人對合同檔案進行收集、分類編號、整理歸檔、移交2.2.2在編制合同檔案期間，獲取各相關部門的需求，明確合同檔案的套數(shù)。2.2.3（1）合同各方當事人須簽字蓋章，并署明合同簽訂日期；（2）合同規(guī)定的附件應齊全；2.2.4每年第一季度將已完成的合同檔案移交給2.2.5在合同檔案移交前，做到定位存放，妥善保管2.3建設單位業(yè)務主辦部門職責2.3.1在簽訂設計、施工、監(jiān)理合同協(xié)議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目合同檔案以及所提交檔案的整理、歸檔責任。2.3.2收集好合同管理過程中的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料的全部原件（有條件的，應提供電子版），并審核其真實準確性，并依據(jù)合同管理辦法及本細則，報送至合同預算部。2.3.3協(xié)助、配合合同預算部，開展合同檔案管理工作。2.4造價咨詢單位職責根據(jù)相關法律法規(guī)、合同要求、本細則完成合同檔案相關工作。2.5施工單位職責根據(jù)相關法律法規(guī)、合同要求、本細則完成合同檔案相關工作。2.6設計單位職責根據(jù)相關法律法規(guī)、合同要求、本細則完成合同檔案相關工作。2.7監(jiān)理單位職責根據(jù)相關法律法規(guī)、合同要求、本細則完成合同檔案相關工作。3.合同文件的歸檔原則3.1合同檔案的管理應遵循以下原則3.1.1合同文件由合同管理部集中統(tǒng)一管理，合同管理員專人負責。3.1.23.1.33.1.43.1.5合同文件按軌道交通線路線別、專業(yè)類別、標段劃分進行分類、歸檔，如：第一篇勘察設計合同文件第一冊勘察合同文件第二冊土建工程設計合同文件第三冊裝飾工程設計合同文件第四冊設備工程設計合同文件第五冊勘察設計監(jiān)理合同文件第六冊其它工程設計合同文件第二篇監(jiān)理合同文件第一冊土建工程監(jiān)理合同文件第二冊裝飾裝修工程監(jiān)理合同文件第三冊設備工程監(jiān)理合同文件第三篇土建工程施工合同文件第四篇裝飾工程施工合同文件第五篇機電設備安裝工程合同文件第一冊設備供貨工程合同文件第二冊設備安裝工程施工合同文件第六篇科研項目合同文件第七篇管線遷改合同文件第八篇綠化遷移合同文件第九篇其它工程合同文件4.合同檔案的分類及編號4.1廣佛線二期合同檔案分類及編號4.1.1廣佛線二期工程合同文件劃分及歸檔編號按照下表4-1的規(guī)定。表4-1廣佛線二期檔案（合同文件）分類編號表一級二級三級四級五級案卷城際軌道(E1)廣佛線二期(E1.1)項目準備階段(E1·1·2)合同管理(E1·1·2·5)勘察設計合同勘察合同土建工程設計合同裝飾裝修工程設計合同機電設備工程設計合同勘察設計監(jiān)理合同其它工程設計合同監(jiān)理合同（按標段組卷）土建工程監(jiān)理合同裝飾裝修工程監(jiān)理合同機電設備工程監(jiān)理合同土建工程施工合同(按標段組卷）裝飾裝修工程施工合同（按標段組卷）機電設備工程合同（按標段組卷）機電設備供貨合同機電設備安裝施工合同其它工程合同科研項目合同管線遷改工程合同臨水臨電工程合同交通導改工程合同

5.合同文件的整理與歸檔5.1合同文件的整理5.1.1以下合同文件應作為合同檔案的不可或缺的一部分：（1）合同談判會議紀要；（2）合同會簽流轉單及合同報批稿；（3）中標通知書（招標項目）、項目立項依據(jù)：請示或會議紀要（非招標項目）；（4）合同談判過程形成的一切相關資料等；（5）合同正本（包括附件）；（6）合同變更文件（包括合同補充、變更、中止、終止等文件）；（7）合同糾紛與處理文件；（8）合同總結報告。以上文件原則均應為原件，簽字蓋章齊全。5.2合同文件的組卷5.2.1組卷要遵循合同文件資料的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。5.2.2組卷基本原則（1）合同文件檔案資料按“卷”管理，當一個合同資料過多時，可將資料按順序分冊裝訂，一個合同單獨設一個案卷號。合同正本及其他不可裝訂的檔案資料自然成冊存檔。（2）各合同文件檔案資料分別裝訂成冊，并分別按文字頁獨立編排頁碼、前置目錄和加裝封面，組成的案卷應美觀、整齊。（3）合同文件檔案資料應按照形成的時間順序排放，裝訂成冊（下稱“項目資料匯總”），并按文字頁編排頁碼，前置檔案卷內(nèi)目錄，后置卷內(nèi)備考表，并加裝封面。（4）案卷不宜過厚，一般不超過30mm。案卷內(nèi)不應有重復資料。（5）案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件、該卷保管期限從長。5.3組卷具體要求5.3.1合同文件基本文件資料全部列入卷內(nèi)目錄（見附錄1），如果還有其他文件資料，按生成的時間順序編入。5.3.2卷內(nèi)目錄采用表格形式,表格欄目設置包括：序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁數(shù)。各欄目具體填寫要求：——序號，按照題名以流水號順編；——文件題名，依據(jù)合同名稱命名；——備注，填寫需要附加說明的事項，例如，同一題名的文件資料份數(shù)為2份以上時，需在相應的備注欄內(nèi)填寫實際份數(shù)。5.3.3卷內(nèi)備考表設置包括：本卷情況說明、立卷人、立卷時間。各項填寫要求如下：——本卷情況說明，填寫需要說明的事項，如果沒有要特別說明的事項可以不填寫；——立卷人，案卷整理人簽名；——檢查人，合同預算室審核簽名；——立卷時間，具體立卷的日期。5.3.4合同檔案相關責任部門要建立檔案案卷目錄，案卷目錄采用表格形式，表格欄目設置包括：案卷號、題名、起始年月日、終止年月日、件數(shù)、頁數(shù)和備注。各欄目具體填寫要求：——題名，填寫“單位名稱+關于+**合同的文件材料”,例如，“佛山市軌道交通發(fā)展有限公司關于廣佛二期臨時用電工程施工合同的文件材料”、“佛山市軌道交通發(fā)展有限公司廣佛二期臨時用電工程施工合同的文件材料”；——起始年月日，填寫合同簽訂年月日，采用8位數(shù)，前4位數(shù)為年度，后4位數(shù)分別為月、日份，月、日份不足2位加“0”補齊，例如，“2010.07.02”；——終止年月日，填寫合同終止年月日，格式同上；——冊數(shù)，填寫本案卷內(nèi)包含的實際冊數(shù)；——頁數(shù)，填寫本案卷內(nèi)各冊資料頁數(shù)相加，例如“24+68+59+┄”；——備注，填寫其他需要說明的事項。5.4卷內(nèi)裝訂要求5.4.1將大小不一的文件材料用折疊的辦法整理成A4紙面大小，左、下側分別對齊，采用左側、棉線三孔一線裝訂（線頭應在后面）或用兩個不銹鋼釘裝訂成冊。5.4.2封面、封底用粘貼的方法固定在資料冊上，將裝訂線封裝在里面。5.5合同文件資料的歸檔5.5.1合同文件簽訂后，業(yè)務主辦部門應將經(jīng)整理、編目后所形成的資料按要求，向合同預算部歸檔。合同預算部審核通過后向公司檔案室歸檔。5.5.2歸檔資料應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反映建設項目的合同簽訂的全過程；真實記錄和準確反映合同簽訂全過程的實際情況，圖物相符、技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應符合規(guī)定。5.5.3需要向佛山市城建檔案館歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規(guī)定要求單獨立卷歸檔。5.5.4凡外來、外購的圖紙資料，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。5.5.5外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。5.6合同文件資料的歸檔時間5.6.1除受委托進行項目檔案匯總整理外，各部門應將合同履行過程中形成的資料應及時移交合同預算部歸檔。6.檔案的移交6.1所有文檔在編制完畢后，各相關單位（部門）合同管理專員負責對所收集資料的齊全、系統(tǒng)、完整，以及資料的電子版是否符合要求等進行復核、造冊，經(jīng)檢查無誤后，簽名認可并呈報部門負責人審核、簽字。按要求造冊歸檔清單(含電子版),認真填寫移交目錄并簽名，并辦理移交手續(xù)。6.2各單位（部門）合同管理專員在移交項目檔案或項目資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或資料不全的，或未按規(guī)定程序辦理移交的，市軌道公司合同預算部有權拒絕接收。6.3各單位（部門）成套的收集不齊的項目檔案資料，應由相關的責任部門負責如期補齊。6.4各單位（部門）合同管理第一責任人應及時跟蹤、檢查、督促業(yè)務經(jīng)辦人將工作中形成的工程資料進行清理，保證工程資料的及時歸檔、及時移交。除有明文規(guī)定的外，均應移交原件（含電子版光盤）至少一式六份，同時辦理工程文件移交手續(xù)。6.5為便于檔案的歸檔和查詢，工程文件移交前，先行移交市城建檔案移交書和移交目錄冊（應附帶電子文件）。移交目錄冊包括以下內(nèi)容：（1）檔案封面；（2）工程檔案編制說明；（3）案卷目錄；（4）全部案卷的卷內(nèi)目錄；（5）備考表。6.6承擔檔案業(yè)務的人員工作變動調(diào)動時，須將本人承擔任務中形成、積累的工程資料清理、移交接任人，方可辦理變動、調(diào)動手續(xù)。7.附則7.1本細則由合同預算部解釋和修訂。7.2本細則自發(fā)布之日起執(zhí)行。8.附錄8.1《卷內(nèi)文件目錄（模版）》

附錄1-1卷內(nèi)目錄（招標項目）序號文件編號責任者文件材料題名日期頁次備注1合同談判會議紀要2合同會簽流轉單及合同報批稿3中標