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文檔簡介
采購及供應管理制度一、前言本制度是為了規(guī)范公司的采購及供應管理流程,確保公司的采購與供應活動能夠順利進行,以提高采購的效率、透亮度和合規(guī)性。同時,本制度旨在確保公司在采購過程中能夠獲得最佳的采購結(jié)果,實現(xiàn)降低本錢和提升質(zhì)量的目標。二、適用范圍本制度適用于全部公司內(nèi)部的采購與供應活動,包含但不限于物料采購、設(shè)備采購、外包服務、合同管理等。三、采購流程3.1采購需求申請采購需求發(fā)生時,采購申請流程應由采購部門負責人發(fā)起。采購申請應包含但不限于采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、交付時間等信息。采購需求申請應提交給采購部門,并由采購部門進行初步審核。3.2供應商選擇與評估采購部門應依據(jù)采購需求,訂立供應商選擇與評估的標準。采購部門應與供應商建立有效的溝通渠道,以取得供應商的報價和相關(guān)信息。采購部門應對報價進行分析,綜合考慮供應商的價格、質(zhì)量、交貨期等因素,在與相關(guān)部門的反饋和確認后,確定供應商。3.3采購合同管理采購部門應與供應商簽訂采購合同,并確保合同條款符合公司法律法規(guī)和政策要求。采購合同應明確采購物品的具體要求、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交付時間、付款方式等內(nèi)容。采購合同的簽訂應經(jīng)公司法務部門或法律顧問審核確認后才略生效。3.4采購執(zhí)行與跟蹤采購部門應依照采購合同的要求,與供應商進行溝通和協(xié)調(diào),確保采購物品定時交付。采購部門應對供應商的交付情況進行跟蹤和記錄,并及時解決采購過程中顯現(xiàn)的問題和風險。采購部門應與相關(guān)部門進行溝通,確保采購物品的驗收和入庫工作得到有效執(zhí)行。3.5采購績效評估采購部門應建立采購績效評估的機制,對采購活動的成績進行評估和總結(jié)。采購績效評估應考慮采購物品的質(zhì)量、價格、交付時間的實際情況,并與供應商進行反饋和溝通。采購績效評估結(jié)果應及時通報給相關(guān)部門和供應商,以促進連續(xù)的改進和優(yōu)化。四、供應管理4.1供應商資質(zhì)管理采購部門應對供應商的資質(zhì)進行評估和管理,確保供應商符合公司的要求和標準。采購部門應建立供應商檔案,記錄供應商的注冊信息、資質(zhì)證書、老客戶評價等資料。采購部門應定期對供應商的資質(zhì)進行復查和更新,以保證供應商的合法性和信譽度。4.2供應商合作與關(guān)系管理采購部門應與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系,加強溝通和協(xié)作,共同提升供應鏈的效率和品質(zhì)。采購部門應定期與供應商進行業(yè)務評估,了解供應商的經(jīng)營情形和服務質(zhì)量。采購部門應鼓舞供應商供應創(chuàng)新和改進的建議,以提高供應商的參加度和貢獻度。4.3不良供應品管理采購部門應建立不良供應品管理制度,對于存在質(zhì)量問題的采購物品進行追溯和處理。采購部門應與供應商進行有效的溝通,及時反饋并要求解決不良供應品問題。采購部門應與相關(guān)部門協(xié)作,對不良供應品進行記錄、分類和評估,以防止仿佛問題再次發(fā)生。五、保密與合規(guī)5.1保密管理采購部門應對涉及商業(yè)秘密和公司機密的采購信息進行保密,確保相關(guān)信息不被泄露。采購部門應限制員工的采購信息訪問權(quán)限,對具有保密性質(zhì)的采購活動進行審查和授權(quán)。5.2合規(guī)管理采購部門應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)政策和流程,確保采購活動合規(guī)進行。采購部門應對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的操作進行風險評估,及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合規(guī)風險。采購部門應定期進行合規(guī)管理的培訓和教育,提高員工的合規(guī)意識和管理水平。六、責任與監(jiān)督采購部門負責訂立和執(zhí)行本制度,并對采購活動的質(zhì)量和效果負責。公司管理層負責對采購活動進行監(jiān)督和審計,確保采購活動的合規(guī)性和效率。員工應依照本制度的要求和流程進行工作,嚴守職責,如實記錄和報
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