醫(yī)院被服洗滌服務(wù)檔案管理方案

醫(yī)院被服洗滌服務(wù)檔案管理方案

目錄

第一節(jié)檔案管理人員及職責................................................................................................2

一、人員配備..................................................................................................................2

二、崗位職責..................................................................................................................3

三、檔案資料管理的要點...............................................................................................5

第二節(jié)檔案管理流程............................................................................................................7

一、目的..........................................................................................................................7

二、適用范圍..................................................................................................................7

三、術(shù)語和定義..............................................................................................................7

四、職責..........................................................................................................................8

五、工作程序..................................................................................................................9

六、相關(guān)記錄................................................................................................................16

第三節(jié)檔案管理制度..........................................................................................................22

一、檔案人員崗位責任制.............................................................................................23

二、檔案保管制度........................................................................................................24

三、檔案復制制度........................................................................................................25

四、檔案查借閱制度....................................................................................................25

五、檔案庫房管理制度.................................................................................................26

六、檔案立卷歸檔制度.................................................................................................27

七、文書材料歸檔制度.................................................................................................28

八、檔案移交制度........................................................................................................31

九、檔案保密制度........................................................................................................31

十、檔案鑒定銷毀制度.................................................................................................32

十一、檔案利用制度....................................................................................................33

十二、檔案統(tǒng)計制度....................................................................................................35

1

（注：本章為公司檔案管理內(nèi)容的模板，投標人

應(yīng)根據(jù)項目的實際情況編寫項目檔案管理內(nèi)容。）

第一節(jié)檔案管理人員及職責

一、人員配備

主要人員配備表

持何種資格證件

職務(wù)姓名已承擔項目情況

證書名稱級別

共計人數(shù)

2

二、崗位職責

（一）工作人員分工

分管領(lǐng)導：

辦公室主任：

檔案管理員：

兼職檔案員：

（二）各成員職責

1.分管檔案工作領(lǐng)導

（1）領(lǐng)導本公司的檔案管理工作。

（2）審定本公司案管理各項制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。

（3）解決檔案工作中的實際問題。

2.主管檔案工作辦公室主任

（1）組織制定檔案管理制度，并認真執(zhí)行。

（2）抓好本公司檔案建設(shè)與管理工作。

（3）定期組織檔案管理人員學習檔案工作的法律、法

規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。

3.檔案管理員崗位

（1）對公司各個辦公室形成的各種文件材料的收集、

整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。

（2）負責集中統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案

以及有關(guān)資料。

（3）為黨和國家積累檔案財富，按規(guī)定將具有長遠保

存價值的檔案向縣檔案館移交。

3

（4）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，

建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。

（5）對檔案實行科學管理，熟悉所藏檔案情況，積極

提供利用，為全鄉(xiāng)各項工作服務(wù)。

（6）辦理領(lǐng)導交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

4.兼職檔案員責任制

（1）協(xié)助檔案管理員做好本機關(guān)各種文件材料的收集、

整理、立卷、歸檔工作。

（2）負責檔案信息微機錄入及信息化管理工作。

（3）辦理領(lǐng)導交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

（三）檔案室工作職責

1.貫徹執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的方針、政策，自覺遵守

檔案管理的各項規(guī)章制度，制定本單位檔案工作的相應(yīng)制

度，并組織實施。

2.貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于保守黨和國家機密的規(guī)定，認

真做好檔案的安全、保密和保護工作。

3.制定檔案室工作計劃，做好檔案目標管理工作。

4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收

集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時歸檔。

5.對新接收的檔案進行分類入庫，積極做好檔案信息資

源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準

確迅速地提供利用。

6.準確及時地搞好各類檔案的轉(zhuǎn)遞、銷毀和統(tǒng)計工作。

4

7.嚴格執(zhí)行檔案室有關(guān)查（借）閱制度，做好檔案的查

閱、借閱工作，為有關(guān)部門提供檔案的有關(guān)情況。

8.負責檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ?，嚴格按照八防的?/p>

求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。

9.加強業(yè)務(wù)學習，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高服務(wù)質(zhì)量，完成

政府領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導

簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導、辦公室主任、檔

案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進行鑒定——檔

案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室

主任簽字批準——主管領(lǐng)導裁簽字批準——一把手簽字批

準——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案

室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。

三、檔案資料管理的要點

1.重要的檔案資料的交接必須經(jīng)過服務(wù)中心經(jīng)理或其

指定責任人驗收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

2.檔案保管由專人負責，以達到文件管理要求，做到檔

案標識清晰，分類明確，易查找；檔案出室由具備資格的人

員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，

不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責任；檔案入室時經(jīng)過檢

查，如有輕微破損應(yīng)立即修補，損壞嚴重需追究借閱人員的

責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收

回在外文件。

5

3.檔案資料實行嚴格的借閱登記制度，歸還入檔時，必

須經(jīng)過審核檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補，損壞嚴重的須

追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情

況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導致文件流失。

4.檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定

必須由服務(wù)中心經(jīng)理或其指定的責任人負責，對檔案是否有

效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當文件狀況有所變動時，

應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效文

件。

5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防

盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器

材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期

檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。

6.采用各種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄像帶、

錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲存

方法。

7.盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于

查找和利用。

8.電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類管理，

并定期清除過期失效文件。

9.原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進行分類，并編

制相應(yīng)的文件目錄。當文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目

錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效的文件。

6

10.檔案的鑒定由管理處經(jīng)理或其他指定人員負責，對

檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等

做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。

11.檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號，

登記造冊，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存，為工

作方便可設(shè)置部門開架檔案。

第二節(jié)檔案管理流程

一、目的

加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程

序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供

符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及

歸檔。

三、術(shù)語和定義

1.檔案：

指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企

業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各

種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、

7

榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2.檔案管理：

就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利

用等活動。

四、職責

1.行政人事部：

（1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，

并負責督促指導部門檔案管理；

（2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查

執(zhí)行情況；

（3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔

案和其他資料；

（4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用

和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

（5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

（6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2.其他各部門相關(guān)人員：

（1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及

時通知行政人事部；

（2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

（3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、

標識、貯存、保管、利用、歸檔；

（4）財務(wù)部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

8

3.各部門檔案主管人員

負責部門檔案的管理。

4.各部門負責人

負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

五、工作程序

1.檔案資料的收集

（1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的

合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理

記錄目錄》。

（2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部

門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部

移交。

1）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。

2）檔案資料的標識

各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

3）檔案資料的日常管理：

電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放

于指定電腦硬盤內(nèi)。

文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）

管理記錄目錄》，以便檢索利用。

文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒

內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

4）檔案借閱

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借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱

檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，

需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導批準；

檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批

準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或

損壞，應(yīng)立即報告直接上級；

借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重

新辦理手續(xù)；

借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪

裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)

借或損壞；

5）檔案銷毀

對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報

告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。

執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得

少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準

手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2.檔案管理細則

（1）檔案資料的歸檔范圍

1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文

等；

2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司

有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準

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文件、證書等文件；

3）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

4）公司領(lǐng)導的批示、指示等；

5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、

領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

6）反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、

工作備忘等；

7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計

報表及簡報；

8）本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文

件正本及過程材料；

9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考

核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材

料等人事檔案資料；

10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動

的剪報、照片、錄音、錄像等；

12）外出公務(wù)活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會

議等）所獲得或形成的檔案資料；

13）財務(wù)檔案資料；

14）各種實物檔案；

15）其他具有利用和保存價值的文件資料。

（2）檔案資料的歸檔要求

1）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和

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批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

2）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文

件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要

留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部

門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本

歸檔。

3）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主

要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、

完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

4）子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，

并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

5）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、

牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

（4）檔案資料的歸檔時間

1）即時歸檔

下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束

或取得后即時歸檔：

公司規(guī)定的密級文件；

重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考

核的文件材料；

其他認為需要即時歸檔的資料。

2）定期歸檔

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部門應(yīng)在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清

單交行政人事部；

部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司

行政人事部；

3）電子聲像檔案的歸檔

重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。

一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次

制成光盤脫機保管。

每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸

檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫

機保管。

（5）歸檔文件的等級劃分及保管期限

1）需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限

如下：

文件等級文件類型保管期限

公司各項規(guī)章制

度、簡介、執(zhí)照、

資質(zhì)證書、榮譽、

一級秘密文件經(jīng)營計劃、管理決永久

策，單位往來發(fā)文，

人事方面的各種文

件，公司內(nèi)部人員

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任免、獎勵、處分

等文件材料，財務(wù)

報表、賬冊、資產(chǎn)

核算，合同及司法

文書等

會議記錄、重要談

話、各種總結(jié)、報

告、請示批復、企

二級重要文件五年以上

劃方面的宣傳方

案、形象展示、涉

及工程的文件等

員工考勤，前臺的

外出登記、鑰匙登

記、電話記錄、維

修登記、材料收發(fā)、

倉庫管理方面的材

三級普通文件料進出登記、核算、三年

保管、檔案方面的

管理指導、檔案保

管、核算、借閱、

銷毀，后勤方面的

費用申請、辦公用

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品管理、采購、出

車及維修

（6）檔案交接

1）部門內(nèi)檔案交接

部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫

《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后

簽字，行政人事部見證。

2）檔案移交公司的流程

經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門

每月提交的檔案清單核對；

檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單

上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

（7）檔案保管

1）檔案編號

檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充

分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)

含糊。

檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號

表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序

依次排列，以便查閱。

檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預留若干空檔，以備將來組織擴大或

業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。

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檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作

和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

六、相關(guān)記錄

1.《文件（合同）管理記錄目錄》

2.《文件檔案移交目錄》

3.《檔案移交清單表》

4.《檔案借閱審批單》

5.《檔案分類編號表》

6.《檔案管理流程》

文件（合同）管理記錄目錄

序文件（合標需抄送的相接收原/接收備

1號同）編號題關(guān)部門部門復人注

2

3

4

5

6

16

7

8

9

10

11

12

記錄編號：日期：

移交目錄

記錄編號：日期：年月日

序文件（合同）編號標題名頁數(shù)原/復備注

號稱

17

移交單位移交人日期

收件單位收件人日期

注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份

檔案移交清單表

記錄編號：日期：

檔案所屬

移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔

年度

保管期限數(shù)量

檔案類別

永久長期短期

18

合計

移交說明

移交人：

接收意見

接收人：

移交人（部門）接收人（部門）

經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：

移交日期：年月日接收日期：年月日

見證人：日期：年月日

19

注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。

檔案目錄

卷宗號：目錄號：部門：日期：年月日

案卷順立卷類起止卷內(nèi)保管

案卷標題備注

序號目號日期張數(shù)期限

20

檔案借閱審批單

記錄編號：日期：年月日

借閱部借閱借閱部門

門人經(jīng)理

使用目

的

總經(jīng)理主管副總行政部

序復歸還日經(jīng)辦

借閱內(nèi)容借閱

號印期人

1

2

3

4

備

注

檔案管理流程圖

21

相關(guān)部門/部門負責

行政部分管副總/總經(jīng)理

人

執(zhí)行相關(guān)建立、完善

檔案管理制度檔案管理制度

收集資料

鑒定

整理編目

否

立卷歸檔審核驗收

是

保管利用

配合完成監(jiān)督

監(jiān)督檢查

檢查工作

完成檢查報告

否

審核驗收

對不符合項進行是

整改

第三節(jié)檔案管理制度

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一、檔案人員崗位責任制

1.努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和

管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)

務(wù)培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

2.認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施

辦法》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作

的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對

造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及

時向領(lǐng)導報告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當事人

和直接領(lǐng)導人的行政責任或刑事責任。

3.熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件

材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4.切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證

檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化

的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

5.同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，

對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價

值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，

經(jīng)領(lǐng)導批準后，和有關(guān)人員一起進行認真負責地銷毀。

6.保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好

檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。

定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及

時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，

最大限度地延長檔案壽命。

23

7.編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動

地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴格

執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意

搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

8.積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價

值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務(wù)工作的需要。

9.積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗

收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述

活動形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

10.做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確

地向檔案管理部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查

統(tǒng)計表。

11.在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部

各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

二、檔案保管制度

1.收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交

接手續(xù)。

2.保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷

皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

3.檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他

防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直

射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

4.隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調(diào)節(jié)，

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并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

5.檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室

分開，但要相對集中，便于管理。

6.庫房專管人員進出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人

員，不得隨意進入庫房。

7.必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、

褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因

失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。

8.檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資

料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

三、檔案復制制度

1.要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。

2.復制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導同意，由檔案管理人

員進行復制。

3.破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。

4.對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，并保

護原檔案，減少檔案的磨損。

四、檔案查借閱制度

1.本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予

借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

2.本公司有關(guān)部門因工作需要須借閱檔案，原則上只能

在閱文室內(nèi)查閱，確實要借出的檔案，必須經(jīng)分管部長簽批，

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方可辦理借閱手續(xù)，借閱時間一般不超過一周。

3.外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本

處領(lǐng)導簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

4.借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂

改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不

準將檔案保密內(nèi)容外泄。

5.查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

6.借閱者歸還檔案時，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認真

履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照

檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責任。

五、檔案庫房管理制度

為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，

確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

1.保持庫房內(nèi)保潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，

并認真做好記載。

2.注意庫房安全。庫內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。

進出庫房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內(nèi)。

3.定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24

℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去

濕機的定時開關(guān)工作。

4.搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、

防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

5.遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導和職能部門報告，保

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護現(xiàn)場不受破壞。

六、檔案立卷歸檔制度

1.歸檔范圍

凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價

值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、

照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項

規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

2.歸檔時間

（1）各項管理工作形成的文件材料，各部門應(yīng)在工作

完成后及時向綜合檔案室移交。

（2）化工產(chǎn)品項目在立項之初及供貨完成之間所形成

的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

（3）財務(wù)會計檔案，由財務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂

成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。

3.歸檔要求

（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基

建項目檔案一式一份，項目檔案按上級要求制定份數(shù)。

（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑

墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案

技術(shù)保護要求。

（3）歸檔的文件材料必須整齊、保潔、字跡清楚，便

于利用。

（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

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（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確的反映各

職能部門在各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。

4.歸檔手續(xù)

移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記

表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，

以備查找、負責。

七、文書材料歸檔制度

1.本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、

磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像

——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關(guān)綜

合檔案室歸檔。

（1）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末

前歸檔完畢。

（2）會計檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準后，

繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。

（3）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守

上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。

2.凡屬本處職能工作所應(yīng)當負責貫徹執(zhí)行及憑借指導

本機關(guān)職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動歷

史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙

（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）

和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

3.歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份

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數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

4.凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”

的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管

單位（案卷）編目歸檔。

5.歸檔文件材料中的文件與電報應(yīng)逐一分類立卷。正件

與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、

多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

6.按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨

年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請

示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件

歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

7.卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責任者——問題——

時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿

在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件

卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

8.卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件

號。即：

裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左

上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；

不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在

章內(nèi)填上順序件號；

圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件

編號。

9.凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須

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按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即

標題）；

（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)

內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；

（3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，

要考證清楚，補齊后填入有關(guān)項內(nèi)；

（4）會議記錄、應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；

（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

（6）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項填寫在備考表

內(nèi)。無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的

時間填上；

（7）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

10.聲像材料應(yīng)用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身

份（或職務(wù)）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。

11.凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭

針等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字

跡擴散褪變者，應(yīng)復制，復制件與原件一并歸檔。

12.凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，

須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預先

后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米

粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，

應(yīng)用細線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

13.歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考

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表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并

按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

14.歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，

一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負責者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門

組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

八、檔案移交制度

1.國家規(guī)定應(yīng)向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔

案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑

證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

2.檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方

可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

3.對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為

統(tǒng)計和移交工作作好準備。

4.移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報

表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

九、檔案保密制度

1.檔案工作人員應(yīng)嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保

密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。

2.保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須

按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥

善保管，絕密檔案要單獨保管。

3.檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門

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（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)

施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

4.不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，

不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

5.不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、

銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國

家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

6.不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履

行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶

出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

7.不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外

出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因

工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。

8.不準向家屬、子