《鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理規(guī)范》編制說(shuō)明

鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理規(guī)范

征求意見(jiàn)稿

編制說(shuō)明

標(biāo)準(zhǔn)起草組

2023年11月

1、任務(wù)來(lái)源、起草單位、協(xié)作單位、主要起草人

1）任務(wù)來(lái)源

根據(jù)“中國(guó)交通運(yùn)輸協(xié)會(huì)關(guān)于2023年度第四批、第五批團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目立項(xiàng)

的公告”（中交協(xié)秘字〔2023〕58號(hào)）要求，由中鐵電氣化局集團(tuán)有限公司聯(lián)合

多家單位作為起草單位，負(fù)責(zé)本規(guī)程的編制工作。

2）起草單位

中鐵電氣化局集團(tuán)有限公司、北京中瀚潤(rùn)淇科技有限公司、中鐵電氣化局

集團(tuán)有限公司北京電氣化工程有限公司、云桂鐵路廣西有限責(zé)任公司、中鐵二

院工程集團(tuán)有限責(zé)任公司、中鐵電氣化局集團(tuán)有限公司第二工程分公司、北京

毅曄科技有限公司、航天信息系統(tǒng)工程（北京）有限公司。

3）協(xié)作單位

無(wú)

4）主要起草人

林云志、趙正路、王健、李育冰、張紅衛(wèi)、李廣東、田揚(yáng)、陶光毅、王廣冬、

余瑜等。

2.制定標(biāo)準(zhǔn)的必要性和意義

在鐵路電氣化建設(shè)過(guò)程中，為加強(qiáng)鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件管

理以及檔案工作，規(guī)范鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件形成和管理、電子

文件歸檔和電子檔案管理，維護(hù)電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，

提高管理效率，促進(jìn)信息共享，便于長(zhǎng)期保存，使檔案工作更好地服務(wù)鐵路電氣

化建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行和管理。

鐵路電氣化建設(shè)工程項(xiàng)目文件和檔案是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，是反映建設(shè)

全過(guò)程的有效載體，是質(zhì)量責(zé)任追溯的重要依據(jù)，也是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理和

維護(hù)的數(shù)據(jù)庫(kù)，是鐵路電氣化企業(yè)檔案體系的重要組成部分。鐵路電氣化建設(shè)

項(xiàng)目文件和檔案在鐵路電氣化企業(yè)技術(shù)管理和經(jīng)營(yíng)發(fā)展中具有重要作用和意

義。加強(qiáng)鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理，不僅有利于提高鐵路

電氣化建設(shè)項(xiàng)目工程質(zhì)量，而且能夠在鐵路電氣化企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮出

更加突出的作用。

目前我國(guó)鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目文件和檔案管理尚未形成完善的電子文件和

電子檔案管理機(jī)制，造成項(xiàng)目電子文件的形成、收集、整理、歸檔以及電子檔案

管理大多難于與工程施工同步進(jìn)行。鐵路電氣化工程建設(shè)周期長(zhǎng)，施工作業(yè)面多、

范圍廣、彼此間距離遠(yuǎn)，涉及的單位多，專(zhuān)業(yè)廣，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成海量的

工程文件，在流轉(zhuǎn)、審批、歸檔、移交的工作流程中，存在諸多問(wèn)題。

隨著鐵路電氣化建設(shè)大規(guī)模高質(zhì)量發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目文件形成、歸檔和檔案

管理工作任務(wù)日趨繁重，檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收作為建設(shè)項(xiàng)目國(guó)家正式驗(yàn)收的前置條件

之一，驗(yàn)收程序多，涉及內(nèi)容廣，涵蓋整個(gè)建設(shè)階段，工作標(biāo)準(zhǔn)高，質(zhì)量要求

嚴(yán)，需要采用先進(jìn)的創(chuàng)新技術(shù)，如業(yè)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目電子文件在線(xiàn)協(xié)同技術(shù)、項(xiàng)目

文件數(shù)字化技術(shù)、電子文件歸檔技術(shù)、著錄技術(shù)、存儲(chǔ)與備份技術(shù)、電子檔案

管理技術(shù)等，制定一套規(guī)范，可以切實(shí)解決工程項(xiàng)目文件的產(chǎn)、收、管、存、

用的問(wèn)題，提升項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理的水平。

3.主要工作過(guò)程

在標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃下達(dá)之前，牽頭單位通過(guò)定向邀請(qǐng)、征集等方式組建了《鐵路

電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理規(guī)范》團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)起草組，啟動(dòng)團(tuán)體標(biāo)

準(zhǔn)草案編制工作并展開(kāi)鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理規(guī)范的調(diào)

查研究。

牽頭單位召開(kāi)了起草組會(huì)議，確定了標(biāo)準(zhǔn)框架和主體內(nèi)容，并進(jìn)行分工編

寫(xiě)。標(biāo)準(zhǔn)起草組經(jīng)過(guò)多次召開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)編制討論會(huì)，不斷修改完善標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，最終

形成標(biāo)準(zhǔn)草案及其他相關(guān)立項(xiàng)材料。

2023年8月1日，中國(guó)交通運(yùn)輸協(xié)會(huì)召開(kāi)立項(xiàng)會(huì)議，專(zhuān)家組同意立項(xiàng)，并建

議進(jìn)一步研究編制內(nèi)容。

2023年8月-9月，標(biāo)準(zhǔn)起草組根據(jù)立項(xiàng)評(píng)審專(zhuān)家組的建議和意見(jiàn)，對(duì)工作大

綱和標(biāo)準(zhǔn)草案進(jìn)行了完善。

2023年9月12日，中國(guó)交通運(yùn)輸協(xié)會(huì)下達(dá)了關(guān)于2023年第五批團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)制修

訂項(xiàng)目立項(xiàng)的公告。

2023年9月22日，中國(guó)交通運(yùn)輸協(xié)會(huì)召開(kāi)大綱審查會(huì)議，專(zhuān)家組同意編制大

綱通過(guò)審查，并建議優(yōu)化章節(jié)結(jié)構(gòu)，明確檔案管理流程內(nèi)容和要求。

2023年9月23日-10月，標(biāo)準(zhǔn)起草組根據(jù)大綱評(píng)審專(zhuān)家組的建議和意見(jiàn)，對(duì)

標(biāo)準(zhǔn)草案進(jìn)行了完善。

2023年10月19日，中國(guó)交通運(yùn)輸協(xié)會(huì)召開(kāi)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)征求意見(jiàn)稿草案審查

會(huì)，與會(huì)專(zhuān)家對(duì)草案逐條進(jìn)行了審查并提出了修改建議，同意通過(guò)審查。

2023年10月-11月，編寫(xiě)組根據(jù)審查會(huì)意見(jiàn)對(duì)征求意見(jiàn)稿草案進(jìn)行了修改完

善，形成本標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿。

4、制定標(biāo)準(zhǔn)的原則和依據(jù)，與有關(guān)的現(xiàn)行法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系

貫徹和落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)與政策制度。主要包括：《中華人民共和國(guó)檔案

法》、《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》、《中國(guó)鐵路總公

司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《中國(guó)國(guó)家鐵路集團(tuán)有限公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目

檔案進(jìn)館暫行辦法》等。貫徹落實(shí)現(xiàn)行國(guó)家、鐵路行業(yè)和檔案行業(yè)相關(guān)的技術(shù)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)制訂與現(xiàn)行相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)和銜接。

在本標(biāo)準(zhǔn)中采用創(chuàng)新、可實(shí)現(xiàn)、可落地的技術(shù)內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)編制過(guò)程中將

廣泛征集產(chǎn)、研、用等各相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜?、工程技術(shù)人員和用戶(hù)意見(jiàn)，以確保本

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的內(nèi)容科學(xué)合理。從當(dāng)前鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管

理規(guī)范的應(yīng)用實(shí)際情況出發(fā)，保障本標(biāo)準(zhǔn)的適用性和可推廣性。

按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)

則》（GB/T1.1-2020）的要求規(guī)范編寫(xiě)，進(jìn)一步規(guī)范用語(yǔ)、細(xì)化條款，形成適

用于指導(dǎo)鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)一致，沒(méi)有沖突。

5、主要條款的說(shuō)明，主要技術(shù)指標(biāo)、參數(shù)、實(shí)驗(yàn)驗(yàn)證的論述

1）主要內(nèi)容的解釋和說(shuō)明

范圍：規(guī)定了在鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件的形成、收集、整理、歸檔與

項(xiàng)目電子檔案管理的原則、方法和要求。適用于新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造

等鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件的形成、歸檔以及電子檔案管理。

規(guī)范性引用文件：本標(biāo)準(zhǔn)中引用最新版的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以充分保

證本標(biāo)準(zhǔn)條款的可依性和可行性。

總則：項(xiàng)目電子文件形成、歸檔和電子檔案管理應(yīng)遵循鐵路電氣化項(xiàng)目建

設(shè)和信息系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)律，堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、

安全保密的管理原則。建立嚴(yán)格的管理制度，明確相關(guān)部門(mén)職責(zé)與分工。

項(xiàng)目電子文件形成和管理：采用在線(xiàn)協(xié)同的方式。全流程在線(xiàn)數(shù)字化處理。

電子簽名簽章：自定義文件流轉(zhuǎn)及電子簽名簽章審批流程。安全認(rèn)證防復(fù)制、

篡改、偽造功能的數(shù)字簽名技術(shù)。

項(xiàng)目文件數(shù)字化：使用光學(xué)字符識(shí)別（OCR）軟件對(duì)圖像文件進(jìn)行文字識(shí)

別，采用基于AI的OCR文字識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)快速著錄。

項(xiàng)目電子文件的歸檔：自動(dòng)收集，自動(dòng)分類(lèi)，轉(zhuǎn)換成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件格式。

項(xiàng)目電子檔案的管理：采用可視化管理，如數(shù)字檔案虛擬裝盒，可視化呈

現(xiàn)。

項(xiàng)目電子文件和檔案的存儲(chǔ)：對(duì)于檔案保存期限為30年和永久保存的電子

檔案應(yīng)采用長(zhǎng)期保存用存儲(chǔ)介質(zhì)。

項(xiàng)目電子檔案的利用：應(yīng)支持在各種介質(zhì)上的數(shù)據(jù)檢索、全文檢索、高級(jí)

檢索等。

2）實(shí)驗(yàn)驗(yàn)證綜述

按照標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)要求，建立了《鐵路電氣化工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件形成、

歸檔、電子檔案管理和移交平臺(tái)》，提出工程建設(shè)文件全流程數(shù)字化管理技術(shù)方

案建議書(shū)和工程文件在線(xiàn)協(xié)同系統(tǒng)構(gòu)成關(guān)鍵模塊，已應(yīng)用于鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)

目電子文件和電子檔案管理，取得較好的效果。

6、預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益分析

近年來(lái)，隨著鐵路電氣化建設(shè)大規(guī)模高質(zhì)量發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目文件形成、歸檔

和檔案管理工作任務(wù)日趨繁重，檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收作為建設(shè)項(xiàng)目國(guó)家正式驗(yàn)收的前置

條件之一，驗(yàn)收程序多，涉及內(nèi)容廣，涵蓋整個(gè)建設(shè)階段，工作標(biāo)準(zhǔn)高，質(zhì)量要

求嚴(yán)，需要采用先進(jìn)的創(chuàng)新技術(shù)，如業(yè)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目電子文件在線(xiàn)協(xié)同技術(shù)、項(xiàng)目

文件數(shù)字化技術(shù)、電子文件歸檔技術(shù)、著錄技術(shù)、存儲(chǔ)與備份技術(shù)、電子檔案管

理技術(shù)等，通過(guò)制定《鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理規(guī)范》，更

好地解決鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理的問(wèn)題，提升項(xiàng)目電子文

件和電子檔案管理的水平，大幅度提高工作效率和質(zhì)量，節(jié)省人力物力，使信息

化和檔案更好地服務(wù)鐵路電氣化建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行和管理。

7、重大分歧意見(jiàn)的處理依據(jù)

本標(biāo)準(zhǔn)在編寫(xiě)過(guò)程中尚未出現(xiàn)重大意見(jiàn)分歧。

8、采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的，說(shuō)明采標(biāo)程度，以及與國(guó)內(nèi)外同類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)水

平的對(duì)比情況

本標(biāo)準(zhǔn)未采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)與我國(guó)現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不矛盾。

9、作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)建議及其理由

無(wú)

10、貫徹標(biāo)準(zhǔn)的措施建議

本標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)發(fā)布后，統(tǒng)一安排，召開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)宣貫會(huì)，對(duì)涉及鐵路電氣化建

設(shè)、施工、設(shè)計(jì)等單位開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施培訓(xùn)和宣貫普及。組織建設(shè)、施工、監(jiān)

理、設(shè)計(jì)等各環(huán)節(jié)人員進(jìn)行技術(shù)交流，加深對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的深入