秘書與助理培訓(xùn)

秘書、助理培訓(xùn)ForSecretaries&Assistants歡迎參加2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)2培訓(xùn)日程Agenda自我職業(yè)認(rèn)知與發(fā)展前景規(guī)劃時(shí)間管理與工作效率的提高提升溝通技巧，建立共同的溝通平臺(tái)行動(dòng)計(jì)劃2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)3自我介紹WhoamI?What’smyjob?Myexpectation/challenge?2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)4男女性別的差異男性：攻擊性，獨(dú)立性，競爭性，喜歡冒險(xiǎn)……女性：喜歡聊天，機(jī)敏圓滑，溫和，善解人意，安靜……2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)5男女性別的差異男性：情緒穩(wěn)定，自信，善決斷，臨危不懼……女性：推理能力較差，好嫉妒…...2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)6種豆得豆，種瓜得瓜種下思想，收獲行動(dòng)種下行動(dòng)，收獲習(xí)慣種下習(xí)慣，收獲性格種下性格，收獲前途2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)7把握機(jī)會(huì)，發(fā)展自己全面了解你的企業(yè)提高你的技能抓住變革機(jī)會(huì)2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)8人才發(fā)展所需的三種能力專業(yè)技能策略技能行為技能策略技能行為技能專業(yè)技能職務(wù)技能要求2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)9案例分析一天，某公司經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓秘書記錄自己口述的回信：我沒有想到會(huì)收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時(shí)間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)10秘書的角色定位地位的從屬性作用的輔助性2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)11IfyouareGeneralManager,

你認(rèn)為作為秘書五點(diǎn)最重要的要求是什么？2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)12計(jì)劃與時(shí)間的管理Failtoplanisplanningtofail

不做計(jì)劃就等于為失敗做計(jì)劃“僅僅忙碌是不夠的，問題在于我們在忙些什么？”－－－梭羅2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)13計(jì)劃與時(shí)間管理理解時(shí)間管理的意義了解緊要與重要的概念向文件管理要時(shí)間收集與處理信息2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)14時(shí)鐘＋羅盤N2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)15緊要與重要ⅠⅡⅢⅣ重要緊要%OFTIME2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)16影響時(shí)間的十項(xiàng)因素！桌面雜亂無章/找不到東西缺乏優(yōu)先/目標(biāo)優(yōu)先順序不明確/危機(jī)管理貪多嚼不爛無效授權(quán)缺乏自律/拖延電話打擾不速之客不會(huì)說“不”會(huì)議2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)174Ｄ原則Doitnow馬上就做Doitlater以后再做Delegate授權(quán)Don’tdoit不做2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)18整理你的辦公室保持你的辦公桌整潔，僅把正在處理的工作放在手邊。注意每天整理，而不要留到明天早上。建立一套文件系統(tǒng)，適應(yīng)你自已、你的經(jīng)理和你的業(yè)務(wù)；每過幾個(gè)月就回顧這個(gè)系統(tǒng)。定期檢查你的文件，僅僅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。為無法正確歸檔的文件，設(shè)立一個(gè)“其它”文件夾。2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)19計(jì)劃的杠桿原理帕累托原理巔峰期每天十五分鐘2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)20大腦圖2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)21接聽/拔打電話TakingPhoneCalls學(xué)會(huì)使用“轉(zhuǎn)接”功能學(xué)會(huì)說“是”，當(dāng)對(duì)方問及“現(xiàn)在是否不方便接聽”記住自己的承諾，給對(duì)方回電話不要問一些細(xì)節(jié)性的問題，除非你真的需要運(yùn)用4D原則MakingPhoneCalls確認(rèn)你已經(jīng)準(zhǔn)備好了，把要討論的事寫下來，很清楚、簡潔地表達(dá)自己的意圖集中起來拔打電話不要把困難或緊急的電話放在最后介紹你自己利用等待的時(shí)間2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)22管理其他人的時(shí)間同事珍惜、尊重他人的時(shí)間團(tuán)隊(duì)工作，確定合理的工作期限及跟進(jìn)方法遵守對(duì)時(shí)間的承諾有效地管理項(xiàng)目進(jìn)展確保你明確地表達(dá)了你的目的到他的辦公室去有效地溝通經(jīng)理熟悉經(jīng)理的工作習(xí)慣并努力適應(yīng)讓經(jīng)理了解你的工作狀況讓經(jīng)理授權(quán)給你守時(shí)一次帶幾件事找經(jīng)理時(shí)間是最民主的有效地溝通2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)23信息的收集與處理時(shí)間上－4D原則形式上－二次加工內(nèi)容上－收與放渠道上－多元化2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)24溝通?!2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)25溝通模式

TheCommunicationModel發(fā)送者Sender接收者Receiver溝通渠道ChannelofCommunication過濾Filters2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)26TheSpokenWord“IknowthatyouthinkyouunderstoodwhatIsaidtoyou,butwhatyouthinkyouheardmesayisnotwhatIwasactuallysaying,andwhatIactuallysaidisnotquitewhatImeanttosay.”“我知道你以為你理解我對(duì)你說的話，但你認(rèn)為你聽到的我說的話并不是我實(shí)際說的話，其實(shí)，我實(shí)際說的并不是我真正想說的.”2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)27這是什么？

Whatisthis?2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)28凹？凸？

Concave?orConvex?2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)29溝通有什么用對(duì)個(gè)人的好處對(duì)企業(yè)的好處2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)30溝通對(duì)個(gè)人的好處能理解他人、善解人意溝通能力是個(gè)人能力的體現(xiàn)是創(chuàng)造和諧的人際關(guān)系環(huán)境的前提條件從旁人的經(jīng)驗(yàn)與習(xí)慣中吸取智慧減少重復(fù)勞動(dòng)，提高效率避免無胃的爭執(zhí)激發(fā)他人對(duì)你的理念與建議產(chǎn)生興趣2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)31溝通對(duì)企業(yè)的好處是企業(yè)順利運(yùn)行的前條件企業(yè)生產(chǎn)效率的提高創(chuàng)造良好的人際關(guān)系氣氛，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展是相當(dāng)重要的有助于化解隨著企業(yè)的擴(kuò)張而帶來企業(yè)內(nèi)多文化并存而引發(fā)的人際沖突2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)32溝通之道2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)33身體語言身體姿勢目光接觸面部表情手勢動(dòng)作接觸人體空間2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)34傾聽的意義有效的傾聽聽好的技巧2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)35封閉式問題：Didyou…?Areyou…?Canyou…?開放式問題：Howmany…?Whenareyou…?Whereareyou…?2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)36建議與要求2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)37聽想回應(yīng)2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)38Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)39有效解決問題的方法2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)40解決問題中的常見錯(cuò)誤Pitfalls過多地依賴于經(jīng)驗(yàn)，而不是事實(shí)還未考慮成熟，就直接尋求答案關(guān)注于癥狀，而不是原因指責(zé)他人，而不是尋求系統(tǒng)的原因Relayingon“expertopinion”insteadoffactsJumpingtosolutionprematurelyFocusingonsymptomsratherthancausesBlamingpeopleinsteadofthesystem2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)41查明問題

“問題的確定是解決問題的一半”－－－CharlesF.Kettering描述癥狀20％癥狀80％隱藏的原因2025/1/11

42確定可能的原因

“在這個(gè)小小的地球上意見比瘟疫或地震帶來的麻煩更多”

－－－Voltaire利用5－ＷＡＹ尋求原因?yàn)槭裁戳慵叽绯霈F(xiàn)誤差？因?yàn)榈毒吣p，引起尺寸誤差。為什么刀具會(huì)出現(xiàn)磨損現(xiàn)象？因?yàn)槭褂脮r(shí)間較長，而未發(fā)現(xiàn)。為什么會(huì)沒有發(fā)現(xiàn)？因?yàn)闆]有定期檢查。為什么沒有定期檢查？因?yàn)闆]有相應(yīng)的程序和規(guī)定。零件關(guān)鍵尺寸超差2025/1/11秘書與助理培訓(xùn)43計(jì)劃并實(shí)施永久性措施、在可能的地方加強(qiáng)防范

“如果你覺得可能會(huì)出錯(cuò)，那么一定會(huì)發(fā)生”－－－Murphy’slaw制定詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃：FAILSAFE失效保障2025/1/11秘書與助