文件檔案與資料管理制度

文件檔案與資料管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為確保企業(yè)文件檔案和資料的管理有序、規(guī)范，維護(hù)企業(yè)信息的完整性和可用性，訂立本《文件檔案與資料管理制度》（以下簡稱“本制度”）。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全體員工，包含各部門、分支機(jī)構(gòu)及其相關(guān)人員，適用于企業(yè)文件檔案和資料的創(chuàng)建、存儲、傳遞、利用和保管等環(huán)節(jié)。第三條定義文件：指通過文字、圖片、圖表等形式表達(dá)和記錄信息的載體，包含紙質(zhì)文件、電子文件等。檔案：指具有肯定價值、需要長期保存和使用的文件的集合，包含紙質(zhì)檔案、電子檔案等。資料：指與企業(yè)運營相關(guān)的各類信息，包含經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、管理等方面的文件和數(shù)據(jù)。第二章文件管理第四條文件創(chuàng)建文件的創(chuàng)建應(yīng)符合企業(yè)相關(guān)管理規(guī)定，在文件上標(biāo)注清楚的標(biāo)題、日期、頁碼等信息。文件的創(chuàng)建須經(jīng)相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人審核并簽署，確保文件的真實性和合法性。第五條文件傳遞文件傳遞應(yīng)通過正式渠道進(jìn)行，包含會議、郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊工具等，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和安全性。緊要文件傳遞時，應(yīng)供應(yīng)相應(yīng)的傳遞記錄，記錄傳遞的時間、雙方負(fù)責(zé)人以及傳遞的文件內(nèi)容等信息。第六條文件存儲文件存儲應(yīng)布置特地的文件柜或文件架進(jìn)行分類存放，確保文件的整齊有序。文件存儲應(yīng)依據(jù)文件的緊急程度和保密級別進(jìn)行歸類，將緊要的文件放置在安全可靠的地方。第七條文件歸檔文件在不再需要使用的情況下，應(yīng)依照規(guī)定的時間節(jié)點進(jìn)行歸檔。歸檔后的文件應(yīng)依照文件分類系統(tǒng)進(jìn)行整理，并在每個檔案盒上標(biāo)注文件名稱、日期、保管責(zé)任人等信息。第八條文件銷毀文件無需保存時，應(yīng)依照規(guī)定的銷毀期限進(jìn)行銷毀，銷毀操作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并記錄銷毀的時間、文件名稱等信息。對于保密級別較高的文件，應(yīng)采取特殊的銷毀方式，如碎紙機(jī)等，確保文件內(nèi)容不被泄露。第三章檔案管理第九條檔案管理責(zé)任人指定特地的檔案管理員負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的管理工作，確保檔案的安全性和可查性。檔案管理員應(yīng)配備充分的人員，具備相關(guān)的檔案管理知識和技能。第十條檔案的整理和登記檔案管理員應(yīng)定期對企業(yè)檔案進(jìn)行整理和清點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案管理員應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中登記相關(guān)檔案信息，包含檔案名稱、保管位置、借閱記錄等。第十一條檔案的保管檔案應(yīng)放置在安全、防潮、防火的地方，避開受到外界的損壞和破壞。涉及商業(yè)秘密和個人隱私的檔案應(yīng)進(jìn)行特殊保護(hù)，僅限授權(quán)人員查閱。第十二條檔案借閱需要借閱檔案的人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限依照實際需要確定，借閱結(jié)束后應(yīng)及時歸還，并在《檔案借閱登記表》中進(jìn)行記錄。第十三條檔案轉(zhuǎn)移檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)經(jīng)過相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人同意，并填寫《檔案轉(zhuǎn)移記錄表》明確轉(zhuǎn)移的檔案名稱、接收人和轉(zhuǎn)移日期等信息。轉(zhuǎn)移后的檔案責(zé)任即轉(zhuǎn)移給接收人，接收人應(yīng)簽署確認(rèn)收到，并妥當(dāng)保管。第十四條檔案歸檔檔案歸檔應(yīng)依照文件分類系統(tǒng)進(jìn)行整理，并在每個檔案盒上標(biāo)注檔案名稱、日期、保管責(zé)任人等信息。歸檔后的檔案應(yīng)放置在特地的檔案庫房或柜子內(nèi)，確保安全可靠。第四章資料管理第十五條資料歸集對于各類資料，應(yīng)定期進(jìn)行歸集和整理，確保資料的完整性和可用性。資料歸集后應(yīng)訂立清楚的分類和索引系統(tǒng)，方便后續(xù)的查詢和利用。第十六條資料傳遞資料的傳遞應(yīng)通過正式渠道進(jìn)行，確保傳遞的準(zhǔn)確性和安全性。緊要資料傳遞時，應(yīng)供應(yīng)相應(yīng)的傳遞記錄，記錄傳遞的時間、雙方負(fù)責(zé)人以及傳遞的資料內(nèi)容等信息。第十七條資料存儲資料存儲應(yīng)布置特地的存儲空間進(jìn)行分類存放，確保資料的整齊有序。針對不同類型的資料，應(yīng)采取不同的存儲方式，如文件柜、數(shù)據(jù)庫等。第十八條資料借閱需要借閱資料的人員應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限依照實際需要確定，借閱結(jié)束后應(yīng)及時歸還，并在《資料借閱登記表》中進(jìn)行記錄。第十九條資料銷毀資料無需保存時，應(yīng)依照規(guī)定的銷毀期限進(jìn)行銷毀，銷毀操作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并記錄銷毀的時間、資料名稱等信息。對于涉及商業(yè)秘密和個人隱私的資料，應(yīng)采取特殊的銷毀方式，如數(shù)據(jù)徹底清除等。第五章監(jiān)督與責(zé)任第二十條監(jiān)督機(jī)制檔案管理員應(yīng)建立健全的檔案管理制度，并定期進(jìn)行檔案管理的檢查和評估。定期對文件、檔案和資料進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時矯正，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。第二十一條違規(guī)違紀(jì)處理對于違反本制度相關(guān)規(guī)定的行為，將依照企業(yè)相應(yīng)的紀(jì)律規(guī)定進(jìn)行處理，包含警告、記過、記大過等紀(jì)律處分。對于嚴(yán)重違規(guī)的行為，將移交相關(guān)部門進(jìn)行處理，追究其法律責(zé)任。第六章附則第二十二條培訓(xùn)企業(yè)應(yīng)供應(yīng)相關(guān)的檔案和資料管理培訓(xùn)，提高員工的管理意識和本領(lǐng)。檔案管理員應(yīng)定期參加相關(guān)培訓(xùn)，不絕提升自身的檔案管理水平。第二十三條制度修訂本制度的修訂應(yīng)經(jīng)過企業(yè)