企業(yè)檔案管理制度15篇

企業(yè)檔案管理制度15篇

企業(yè)檔案管理制度1

一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度，確保檔案和案卷

機(jī)密安全。

二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔

案并履行清交手續(xù)。

三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人（檔案員）

對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技

術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的'正本原件由財(cái)務(wù)部

歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由中心實(shí)行

電腦化管理。

七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土

規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)

部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

八、歸檔資料必須符合下列要求：

①文件材料齊全完整；

②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷；

③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、

立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需

先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒

定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的

酌情處置。

十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、

防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。企業(yè)檔案管理制度

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第一章總則

第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)礦山（采掘施工）企業(yè)安全生產(chǎn)基礎(chǔ)

管理工作，規(guī)范企業(yè)安全生產(chǎn)臺(tái)帳與檔案管理，切實(shí)推進(jìn)礦山

（采掘施工）企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的

規(guī)定，結(jié)合我市礦山（采掘施工）企業(yè)的安全生產(chǎn)的實(shí)際狀況，

制定本制度。

第二條本指南適用于本市境內(nèi)非金屬露天礦山企業(yè)、小型

露天采石場(chǎng)企業(yè)和礦山采掘施工企業(yè)（以下統(tǒng)稱為礦山企業(yè)）。

第三條本指南所稱企業(yè)安全生產(chǎn)檔案是指礦山企業(yè)在安全

生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)及企業(yè)安全生產(chǎn)具有

保存與利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記

錄。本指南所稱安全臺(tái)帳是指礦山企業(yè)執(zhí)行安全生產(chǎn)法律法規(guī)，

標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章和落實(shí)企業(yè)安全生產(chǎn)制度過(guò)程中所形成的直接記錄材

料。

第四條礦山企業(yè)安全生產(chǎn)檔案與臺(tái)帳建設(shè)是礦山安全管理

的基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重

要依據(jù)。企業(yè)對(duì)本單位安全生產(chǎn)檔案具有依法管理、保護(hù)、使用

的義務(wù)和權(quán)利。

第二章管理與職責(zé)

第五條礦山企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確一

位負(fù)責(zé)人主管安全生產(chǎn)檔案與臺(tái)帳建設(shè)工作。

第六條礦山企業(yè)應(yīng)設(shè)置專用安全生產(chǎn)資料室或檔案室

（柜），配備具有安全生產(chǎn)及檔案常識(shí)的專（兼）職人員，集中統(tǒng)

一管理本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案，并對(duì)下屬各部門(mén)、班組、項(xiàng)目部的

安全生產(chǎn)臺(tái)帳工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。

第七條礦山企業(yè)應(yīng)建立健全本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案與臺(tái)帳管

理制度。

第八條安全生產(chǎn)檔案管理職責(zé)；

（一）凡是在礦山生產(chǎn)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全

關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔；

（二）礦山企業(yè)安全管理專職機(jī)構(gòu)（部門(mén)）或企業(yè)專

8、特種作業(yè)人員目錄及其資格證書(shū)復(fù)印件；

9、其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。

（二）企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計(jì)劃、總結(jié)方面的

內(nèi)容。

1、企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人、企業(yè)各部門(mén)、各級(jí)、各

崗位人員安全生產(chǎn)責(zé)任制；

2、安全檢查制度（含邊坡檢查制度）；

3、安全教育培訓(xùn)制度；

4、隱患排查整改制度；

5、安全教育培訓(xùn)制度；

6、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲制度；

7、生產(chǎn)安全事故報(bào)告及管理制度；

8、設(shè)備安全管理制度；

9、安全生產(chǎn)檔案管理制度；

10、職業(yè)危害預(yù)防與勞動(dòng)防護(hù)用品管理制度；

11、應(yīng)急救援預(yù)案；

12、安全技術(shù)措施專項(xiàng)費(fèi)用管理制度；

13、民用爆炸物品領(lǐng)用與退庫(kù)制度；

14、各工種、崗位或設(shè)備安全操作規(guī)程；

15、各類安全責(zé)任制、安全管理制度及操作規(guī)程實(shí)施、修訂

及作廢的,文件；

16、上級(jí)部門(mén)有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯

報(bào)、記錄；

17、企業(yè)上報(bào)的各種安全生產(chǎn)方面的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材

料；

18、其他安全相關(guān)的法律法規(guī)材料及有關(guān)規(guī)章制度。

（三）接受安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容。

1、接受各級(jí)政府及行業(yè)主管部門(mén)監(jiān)督檢杳所發(fā)的安全監(jiān)察

指令書(shū)、停產(chǎn)整頓通知書(shū)等各類執(zhí)法文書(shū)；

2、企業(yè)落實(shí)執(zhí)行各類文書(shū)所采取的措施及落實(shí)情況及其上

報(bào)上級(jí)主管部門(mén)的報(bào)告及記錄；

3、接受安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。

（四）安全檢查方面的內(nèi)容。

1、具有安全生產(chǎn)檢查職責(zé)的崗位和人員登記；

2、日常檢查，隱患排查檢查記錄及整改處理情況記錄；

3、月度、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄，各類隱患

排查整治報(bào)表記錄；

4、安全檢查存在問(wèn)題整改通知書(shū)及整改情況記錄；

5、各專項(xiàng)安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄及處理情況；

6、各項(xiàng)檢查的總結(jié)匯報(bào)材料及其他與安全檢查相關(guān)的材

料。

（五）安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容。

1、企業(yè)安全培訓(xùn)計(jì)劃；

2、企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組

長(zhǎng)安全培訓(xùn)的記錄；

3、員工三級(jí)安全教育記錄；

4、特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書(shū)及教育培訓(xùn)

記錄：

5、換崗教育培訓(xùn)記錄；

6、日常安全宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)；

7、應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)。

（六）安全投入方面的內(nèi)容。

1、全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃；

2、安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄；

3、隱患整改方面的投入記錄；

4、防護(hù)用品方面的投入記錄；

5、安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄；

6、安全評(píng)價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系建設(shè)、制度建設(shè)及安

全生產(chǎn)管理代理方面的投入；

7、其他與安全有關(guān)的投入。

（七）工傷保險(xiǎn)方面的內(nèi)容。

1、參加工傷保險(xiǎn)員工的名單；

2、企業(yè)為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)；

3、發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)；

4、其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

（A）職業(yè)病防治及勞動(dòng)防護(hù)用品方面的內(nèi)容。

1、企業(yè)內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病

種類；

2、產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況；

3、接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

4、企業(yè)內(nèi)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記

錄；

5、其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

6、勞動(dòng)防護(hù)用品管理制度及其落實(shí)執(zhí)行情況的記錄；

7、各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄；

8、員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄；

9、其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。

（九）“三同時(shí)”管理方面的內(nèi)容。

1、有關(guān)安全設(shè)施

“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、材料；

2、“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料；

3、“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料；

4、其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。

（十）特種設(shè)備及安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施方面的內(nèi)容。

1、特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、

使用維護(hù)說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料；

2、特種設(shè)備、設(shè)施的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄；

3、特種設(shè)備設(shè)施的日常使用狀況記錄；

4、特種設(shè)備設(shè)施及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控

裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄；

5、特種設(shè)備設(shè)施運(yùn)行故障和事故記錄。

6、各類安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施的種類及型號(hào)等基本情況資料；

7、各類安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施管理部門(mén)及設(shè)備運(yùn)行情況記錄；

8、各類安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄；

9、應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號(hào)及管理部門(mén)、狀況等

記錄；

10、其他與安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施相關(guān)的文件、資料和記錄。

（十一）危險(xiǎn)作業(yè)及危險(xiǎn)作業(yè)場(chǎng)所管理方面內(nèi)容。

1、企業(yè)在宕面、爆破、鏟裝、車(chē)輛運(yùn)輸、用電、機(jī)械維修

等危險(xiǎn)作業(yè)或危險(xiǎn)作業(yè)場(chǎng)所安全管理制度及作業(yè)檢查情況記錄;

2、民用爆炸物品的領(lǐng)、退和使用管理記錄；

3、爆破施工方案及批復(fù)批準(zhǔn)材料；

4、配備電設(shè)備設(shè)施維護(hù)與運(yùn)行狀況記錄。

（十二）事故處理方面的內(nèi)容。

1、發(fā)生事故的報(bào)告材料，事故情況經(jīng)過(guò)介紹材料；

2、有關(guān)事故分析會(huì)記錄；

3、關(guān)于事故的原因分析、防護(hù)措施的相關(guān)材料；

4、按“四不放過(guò)”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件材料，包

括：對(duì)事故責(zé)任人員進(jìn)行處理的決定文件，事故后“舉一反三”

進(jìn)行教育培訓(xùn)的記錄，事故防范措施的整改方案，整改落實(shí)情況

記錄等；

5、其他與事故相關(guān)的文件、材料；

（十三）其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的專項(xiàng)活動(dòng)或?qū)ｍ?xiàng)管理內(nèi)容

第十條收集與移交的基本要求。

（一）歸檔材料須是企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中形成的與安全生產(chǎn)

有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙

等資料；

（二）歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全

生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；

（三）歸檔材料應(yīng)按照上級(jí)有關(guān)部門(mén)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要

求，進(jìn)行整理、編目;

（四）用紙、用筆標(biāo)準(zhǔn)（不用鉛筆、圓珠筆），字跡清晰；

（五）具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙

質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

第十一條歸檔時(shí)間。

（一）基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形

成的與安全相關(guān)聯(lián)材料，在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔；

（二）礦山及礦山下屬各部門(mén)、班級(jí)、項(xiàng)目部在安全管理

過(guò)程中形成的臺(tái)帳等材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項(xiàng)

目或活動(dòng)結(jié)束后歸檔；

第十二條安全生產(chǎn)檔案管理人員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審

核。

第十三條安全生產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)對(duì)各部門(mén)送交的各類安

全生產(chǎn)檔案材料認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)（一

式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。

第四章臺(tái)帳與檔案的管理

第十四條企業(yè)安全生產(chǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況設(shè)立

類目。安全生產(chǎn)檔案類目設(shè)置要層次分明，概念明確，案卷排列

應(yīng)反映本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的分類體系，便于科學(xué)管理與利用。

礦山企業(yè)安全生產(chǎn)檔案按檔案的范圍建議設(shè)置以下類別：

（一）安全紐織；

（二）安全規(guī)章制度；

（三）監(jiān)督執(zhí)法檢查；

（四）安全檢查及隱患排查；

（五）教育培訓(xùn)；

（六）安全投入；

（七）工傷保險(xiǎn)；

（A）職業(yè)病防治及勞動(dòng)防護(hù)用品；

（九）“三同時(shí)”管理；

（十）特種設(shè)備及安全防護(hù)設(shè)備管理；

（十一）危險(xiǎn)作業(yè)管理；

（十二）事故管理。

第十五條礦山企業(yè)日常安全生產(chǎn)臺(tái)帳應(yīng)按照企業(yè)安全生產(chǎn)

管理工作的實(shí)際，執(zhí)行安全規(guī)章制度，落實(shí)安全措施，應(yīng)形成以

下基本的臺(tái)帳：

（一）作業(yè)環(huán)境安全條件記錄；

（二）職業(yè)衛(wèi)生健康記錄；

（三）安全生產(chǎn)會(huì)議記錄；

（四）安全技措經(jīng)費(fèi)提取和使用記錄；

（五）安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)記錄；

（六）安全生產(chǎn)大檢查記錄；

（七）當(dāng)日安全生產(chǎn)管理記錄。

第十六條礦山應(yīng)配置保存安全生產(chǎn)檔案的專用柜屜和保護(hù)

設(shè)備，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案

安全。對(duì)破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)

制。

第十七條安全生產(chǎn)檔案保管期限不得少于3年。

第十八條礦山企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必

須辦理好安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。企業(yè)檔案管理制度

3

檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司

綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門(mén)的檔案資料管理

工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)

責(zé)。各處、各部門(mén)指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作

制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門(mén)的檔案管理人員

應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本

部門(mén)或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致

地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督

和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建

設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任

何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不

能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處俁存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸

檔；以公司名義發(fā)出的'文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性

質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問(wèn)題的，由勞資員保存原件；屬

工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸

檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范

圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門(mén)自行保管。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)

理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份

原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。

7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門(mén)庫(kù)房，各處、部門(mén)應(yīng)根

據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防

蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄°

3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需

要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分

明，存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的

需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每

年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)

公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員

永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工

作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方

可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位

人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱部門(mén)保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批

準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門(mén)經(jīng)辦的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借

閱非本部門(mén)經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在

辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合

處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。

過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理

批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)

明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、

不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追

究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)

告主管部門(mén)及時(shí)處理。企業(yè)檔案管理制度4

一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù)，檔案屬于涉及

托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫(xiě)《檔案借（查）閱申

請(qǐng)單》

三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書(shū)指定的委托

人，經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程后方可借閱。

四、外單位來(lái)人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借

（查）閱申請(qǐng)單》并經(jīng)科長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的.安

全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)

期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

六、外借的檔案借閱者必須妥善俁管，借閱的檔案只限本人

使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開(kāi)、調(diào)換、污損文件或在文件

上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損執(zhí)、銷(xiāo)毀等，應(yīng)立即知會(huì)辦

公室進(jìn)行處置。

八、檔案室對(duì)外借逾期未歸還的檔案，要及時(shí)做好催還工

作。

九、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員與

借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。企業(yè)檔案管理制度5

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財(cái)務(wù)檔案的立

卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證財(cái)務(wù)檔案妥善保

管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范

化、系統(tǒng)化，特制定本制度C

第二條財(cái)務(wù)部門(mén)是財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門(mén)，財(cái)務(wù)檔案管理

工作分為六大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)資料管

理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來(lái)文件、決議檔案管

理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。

第二章會(huì)計(jì)檔案管理

第三條會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等

會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。

具體包括：

L會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會(huì)計(jì)

憑證。

2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔

助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表

及附表、附注和文字說(shuō)明，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.其它類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔

案銷(xiāo)毀清冊(cè)、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資

料。

第四條每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)

整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案?jìng)R管清冊(cè)，檔案依據(jù)分類，

分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

第五條應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人

負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。

第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借

閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手

續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)憑證上涂畫(huà)，不

得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。

第七條財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記

查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門(mén)、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期

等。

第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管

期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特歡要求的，可以報(bào)董事會(huì)批

準(zhǔn)。

第十一條保管期滿的’會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：

1.編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、冊(cè)

數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間

等內(nèi)容。

2.集團(tuán)總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

3.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與董事長(zhǎng)辦

公室人員共同監(jiān)銷(xiāo)。

4.監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所

列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案;銷(xiāo)毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)

毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司總裁。

第十二條保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷(xiāo)

毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書(shū)面會(huì)計(jì)

檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成光盤(pán)進(jìn)行備份保管。

第十四條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另

一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)

計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保

存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。

第十五條公司合并，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的

單位統(tǒng)一保管。

第十六條公司之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)

檔案交接手續(xù)。

第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交

清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。

交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

上簽名或蓋章。

第三章年度會(huì)計(jì)報(bào)告及審計(jì)資料管理

第十八條年度資料包括年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，

這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人保管。

第十九條年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長(zhǎng)期保存，分別裝

訂，注明名稱、日期等。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)

制，

第二十條年度報(bào)告及審計(jì)資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借

閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部

門(mén)、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。

第四章資金類檔案管理

第二十一條資金類檔案包括資金日?qǐng)?bào)、資金周報(bào)、資金計(jì)

劃，資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報(bào)告、資金臺(tái)賬、融資臺(tái)賬、員工薪

酬信息等方面。

第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。

第二十三條融資臺(tái)賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的

合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

第二十四條資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。

第五章預(yù)算檔案管理

第二十五條預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算

方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、成本、費(fèi)用

及資本性支出等方面。

第二十六條預(yù)算檔案按年度分類俁管。年度預(yù)算應(yīng)永久保

存。

第六章日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件、決議檔案管理

第二十七條日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件分為內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件及外部

財(cái)務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件包括各子公司、各部門(mén)

之間以及部門(mén)內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”、“內(nèi)部

通知”“股東會(huì)決議”“董事會(huì)決議”等；外部文件包括公司同

外單位之間的所有國(guó)、內(nèi)外往來(lái)文件。

第二十八條日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存，如

內(nèi)部規(guī)章制度，審計(jì)往來(lái)文件等等；外部往來(lái)財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往

來(lái)單位進(jìn)行分類存檔。

第二十九條公司內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件或外部財(cái)務(wù)文件亦需依據(jù)

時(shí)間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

第七章合同檔案管理

第三十條依據(jù)集團(tuán)合同管理規(guī)定建立合同臺(tái)賬，進(jìn)行合同檔

案管理。

第三十一條按合同性質(zhì)進(jìn)行分類俁存，編制合同清單，每季

度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時(shí)處理。

第三十二條合同原件無(wú)特殊情況不得外借。可在財(cái)務(wù)部門(mén)查

閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，

經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，以影印件

借出。

第三十三條合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。

第八章附則

第三十四條本辦法由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。

第三十五條本辦法經(jīng)董事長(zhǎng)辦公室批準(zhǔn)后生效，自生效之日

起開(kāi)始實(shí)施。企業(yè)檔案管理制度6

一、總則

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、

保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。

二、文件材料的收集

第一條收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用

價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要

齊全完整地收集起來(lái)。其中應(yīng)以公司產(chǎn)生的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)或重要參考

價(jià)值的文件材料作為保存的重點(diǎn)，具體包括以下各項(xiàng)：

（一）上級(jí)來(lái)文

1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件材料及上級(jí)機(jī)

關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件：

2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題

詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。

（二）公司文件材料

1、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講

話稿等；

2、公司頒發(fā)（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)搞、印制

稿、重要

文件的修改稿；

3、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要往來(lái)函件、談判記錄、會(huì)議記錄、協(xié)

議等文件；

4、公司與各級(jí)行政部門(mén)往來(lái)公文，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司

的批復(fù)文件;

5、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)

告；

6、反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材

料；

7、公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材

料；

8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等）、

財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬薄、審計(jì)等文件材料；

9、公司黨委、團(tuán)委、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的

重要文件材料；

10、公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；

從外單位帶回的與公司有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料；

11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、圖紙文件、購(gòu)置大中型設(shè)

備的文件材料，公司直接管理的科研、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)

目的科技文件材料；

12、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改、注冊(cè)登記資料、人員編

制等文件材料；

13、公司制訂的工作條例、章程、制度等文件材料；

14、公司的歷史沿革、大事紀(jì)、年鑒，反映公司重要活動(dòng)的

剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和

展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職

務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、干部、工人名冊(cè)以及職工的‘錄用轉(zhuǎn)正、

定級(jí)、調(diào)資、調(diào)動(dòng)等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；

16、公司員工調(diào)動(dòng)、行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存

根；

17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；

18、公司訴訟的各類證據(jù)、記錄、協(xié)議、判決等文件。

19、公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；

20、公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考查總結(jié)、

重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)

禮品清單、工作來(lái)往文件等；

21、各種普查工作中形成的文件材料；

22、公司訴訟的各類證據(jù)、記錄、協(xié)議、裁決等文件。

第二條收集應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）文件正文和附件要同時(shí)收集。

（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存檔，但特

別重要的文件例外。

（三）作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘

缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

（四）有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存

檔。

（五）有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)或有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示的文件，應(yīng)當(dāng)查明原

因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒(méi)有書(shū)面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋

公章。

（六）用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫(xiě)的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿

單位復(fù)制。

（七）經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋

寫(xiě)上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

三、立卷歸檔

公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證

檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利

用。

第三條文件材料的分類

應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、

短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中

采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門(mén)別類。

第四條立卷分工

（一）各單位形成的文件，自行立卷；

（二）上級(jí)黨委文件，由黨委辦公室立卷；

（三）下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦部門(mén)

立卷；

（四）上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦部門(mén)立卷；非專

業(yè)性文件，由辦公室立卷；

第五條歸檔

（一）各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，整理

存檔，特別重要的檔案材料等，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、

財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門(mén)負(fù)責(zé)管

理）。

（二）各種文件、資料，按性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，必須

層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。

（三）具有不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，

單獨(dú)立卷注明。

（四）案卷必須整齊排序，底圖一律按要求存放，以便保

管、查閱。

四、檔案保管

第六條檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露

或捆扎堆放。

第七條膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母

片的拷貝要分別存放，必要時(shí)采用專用廚具進(jìn)行保存。

第八條底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。

第九條庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)

及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

五、檔案借閱

第十條借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱

的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

第十一條借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公

共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱C

第十二條借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，確因工作需要不能

到期歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

第十三條歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面清點(diǎn)清楚，并在

借閱登記薄上及時(shí)注銷(xiāo)。

第十四條凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司

領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

第十五條底圖一般不予外借。

六、檔案銷(xiāo)毀

第十六條對(duì)已過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)，派專人進(jìn)行銷(xiāo)毀。

七、檔案統(tǒng)計(jì)

第十七條銷(xiāo)毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不

丟失、不漏銷(xiāo)。

第十八條要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)

計(jì)。第十九條除按上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還

應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

第二十條統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

第二十一條對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期俁存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)

計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。

八、檔案保密

第二十二條檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)

鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

第二十三條不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。第二十四條檔案

資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。企業(yè)檔案管理制度7

1產(chǎn)生目的

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、

保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3正文

3.1文件資料的收集

3.1.1收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用

價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片

等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：

3.1.1.1上級(jí)來(lái)文

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料

及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；

（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、

題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。

3.LL2公司文件材料

（1）會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的

講話稿等；

（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印

制稿、重要文件的修改稿；

（3）公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司

的批復(fù)文件；

（4）公司各職能部門(mén)在工作中形成的、總結(jié)、報(bào)告；

（5）反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；

（6）公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材

料;

（7）公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片

等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

（8）公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件

材料；

（10）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件

材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；

（11）公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱、啟用印信及其組

織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料；

（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)

的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物

和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；

（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)

職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工

的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件

材料；

（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存

根；

（16）公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；

（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；

（19）公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總

結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、

互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；

（20）各種普查工作中形成的,文件材料。

3.1.2收集中應(yīng)注意的問(wèn)題

3.1.2.1公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同時(shí)收集。

3.L2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但

特別重要的文件例外C

3.L2.5有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單，應(yīng)隨文件一起

存檔。

3.L2.6有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措

施補(bǔ)齊，沒(méi)有書(shū)面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。

3.L2.8經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信

箋寫(xiě)上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸

檔。

3.2立卷歸檔

3.2.2文件材料的分類

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；

3.2.3.2下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦單

位立卷；

3.2.3.3上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非

專業(yè)性文件，由辦公室立卷。

3.2.4歸檔

3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交

檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求

的，由其職能部門(mén)負(fù)責(zé)管理）。

3.2.4.3不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單

獨(dú)立卷。

3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查

閱。

3.3檔案保管

3.3.1檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露

或捆扎堆放。

3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母

片和拷貝要分別存放。

3.3.3底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。

3.3.4庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)

及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

3.4檔案借閱

3.4.1借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱

的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共

場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

3.4.3借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不

能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.4歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借

閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)°

3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)

導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

3.4.6底圖一般不予外借。

3.5檔案銷(xiāo)毀

對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可

以定期銷(xiāo)毀。

3.6檔案統(tǒng)計(jì)

3.6.1銷(xiāo)毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟

失、不漏銷(xiāo)。

3.6.2要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

3.6.3除按上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)

做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

3.6.4統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

3.6.5對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，

以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。

3.7檔案保密

3.7.1檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)

關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

3.7.2不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。

3.7.3檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所°企業(yè)檔案管理制度8

1總則

1.1公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的歷史真實(shí)記錄，

它能反映公司整個(gè)活動(dòng)的歷史面貌。它不僅是對(duì)公司工作的總

結(jié)，而且對(duì)今后發(fā)展也是很有價(jià)值的文獻(xiàn)寶庫(kù)。

L2檔案工作的基本原則是集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合，以

集中管理為主；界定的部分檔案，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，以便于

利用。

L3凡屬檔案工作，都必須維護(hù)檔案的完整與安全。

2檔案機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)

2.1制定檔案工作的規(guī)章制度。

2.2對(duì)文秘部門(mén)和其他業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行

指導(dǎo)和監(jiān)督。

2.3負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔

案，確保檔案質(zhì)量。

2.4積極開(kāi)展檔案的提供利用工作。

3公司檔案的構(gòu)成與分類

3.1公司檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總

和，其構(gòu)成包括黨政、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、產(chǎn)品、設(shè)備（儀器）、基建、

會(huì)計(jì)、人事和聲像、榮譽(yù)等。

3.2檔案分類

3.2.1黨政文書(shū)檔案

主要指公司黨、工、團(tuán)組織和行政機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期工作中形成的文

書(shū)，經(jīng)立卷歸檔后形成的。它是公司對(duì)方針政策貫徹的基本思想

和基本措施，企業(yè)工作的指導(dǎo)原則。

3.2.L1上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需公司執(zhí)行的方針、政策、指示、

決議、紀(jì)要等文件的全部，以及內(nèi)公司發(fā)布的自制文件的全部和

各種規(guī)章制度。

3.2.L2公司的重大決議，包括黨委會(huì)、職工代表大會(huì)、股

東大會(huì)、董事會(huì)、公司總部行政會(huì)議等形成的文件。

3.2.L3計(jì)劃和總結(jié)性文件。

3.2.L4統(tǒng)計(jì)年報(bào)表，包括黨員年報(bào)及名冊(cè)，干部年報(bào)及名

冊(cè)、團(tuán)員年報(bào)及名冊(cè)等。

3.2.1.5黨政工作中的其它文件，包括公司結(jié)構(gòu)調(diào)整，組織

機(jī)構(gòu)圖、廠慶活動(dòng)資料、工業(yè)普查資料等。

3.2.2經(jīng)營(yíng)文書(shū)檔案

主要指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所形成的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同

協(xié)議、憑證記錄、市場(chǎng)信息等文件材料。

3.2.2.1計(jì)劃類文件。指公司生產(chǎn)計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)

劃和其它專項(xiàng)業(yè)務(wù)性計(jì)劃。

3.2.2.2指導(dǎo)類文件。指計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量指標(biāo)、

市場(chǎng)銷(xiāo)售指標(biāo)等。

3.2.2.3價(jià)格類文件。指產(chǎn)品出公司價(jià)格、公司內(nèi)部勞務(wù)價(jià)

格、原材料計(jì)劃價(jià)格等。

3.2.2.4憑證類文書(shū)材料。指在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的原始記錄

和憑證，如財(cái)務(wù)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷(xiāo)售等的原始記錄。

3.2.2.5有關(guān)經(jīng)營(yíng)管理的文件、各類管理制度和工作指令

等。

3.2.3技術(shù)檔案

主要指公司在科學(xué)研究、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備等有關(guān)

科技活動(dòng)中形成的檔案。它是重要的技術(shù)活動(dòng)和重要的技術(shù)資

料，是與公司的生產(chǎn)和科技密切相關(guān)的資料。

3.2.3.1技術(shù)研究檔案。它是科學(xué)研究過(guò)程中形成的關(guān)于科

技成果、科研數(shù)據(jù)、工作狀況指標(biāo)等材料。

3.2.3.2產(chǎn)品檔案。它包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品工藝、產(chǎn)品技術(shù)

標(biāo)準(zhǔn)等方面的材料。

3.2.3.3設(shè)備（儀器）檔案。它是設(shè)備、儀器生產(chǎn)、使用、維

修、改造過(guò)程中形成的材料。

3.2.3.4基建檔案。它包括工程設(shè)計(jì)、工程施工、維修、交

工驗(yàn)收等方面的材料。

3.2.3.5引進(jìn)資料檔案。它包括引進(jìn)產(chǎn)品交往的文件、考定

資料、產(chǎn)品蘭圖、底圖等。

3.2.4會(huì)計(jì)檔案

主要指公司在會(huì)計(jì)工作中所作的'記錄，以及一些重要的原

始憑證，在會(huì)計(jì)活動(dòng)結(jié)束后經(jīng)立卷歸檔后形成的。它將為公司進(jìn)

行計(jì)劃工作和財(cái)務(wù)管理工作提供重要的資料，有利于公司進(jìn)行計(jì)

劃管理和經(jīng)營(yíng)決策。主要包括：

3.2.4.1會(huì)計(jì)報(bào)表檔案。它指全面總括反映公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)

過(guò)程中的財(cái)務(wù)狀況，成本水平和財(cái)務(wù)成果的數(shù)據(jù)報(bào)告歸檔后形成

的資料。

3.2.4.2會(huì)計(jì)帳冊(cè)檔案。它是會(huì)計(jì)所作的一定時(shí)期的連續(xù)的

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)簿籍，包括總帳、日記帳、月細(xì)帳等。

3.2.4.3會(huì)計(jì)憑證檔案。它包括原始會(huì)計(jì)憑證（發(fā)票、車(chē)

票、材料單等）和記帳憑證（會(huì)計(jì)記錄）。

3.2.5聲像檔案：它是指將公司一些重要的實(shí)況，用照片、

錄像、錄音等形式真實(shí)地記錄下來(lái)的各種資料所形成的檔案。包

括黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和文體活動(dòng)等。

3.2.6人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案

等。

3.2.7榮譽(yù)檔案：它主要指中央、省、市和有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)授

予公司的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗等。

具體歸檔文件材料范圍詳見(jiàn)《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)

定》

4文件材料歸檔時(shí)間要求

4.1產(chǎn)品圖和工藝底圖歸檔，在設(shè)計(jì)完成整理、經(jīng)樣機(jī)簽定

圖樣全部修改后歸檔。

4.2科技文件材料在試驗(yàn)成果鑒定后歸檔。

4.3新購(gòu)設(shè)備儀器，包括引進(jìn)設(shè)備或技術(shù)，在開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)接

收歸檔。

4.4基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)接收歸檔。

4.5各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門(mén)負(fù)

責(zé)人審定歸檔。

4.6財(cái)會(huì)檔案文件材料在年度終了后暫由財(cái)會(huì)部門(mén)保存三

年，期滿后指定專人移交歸擋。

4.7聲像檔案在各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束經(jīng)整理隨時(shí)歸檔。

4.8榮譽(yù)檔案在上級(jí)授獎(jiǎng)單位頒發(fā)后隨時(shí)歸檔。

4.9人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。

5立卷要求

5.1立卷的文件材料，應(yīng)按以自然形成、保持歷史聯(lián)系的原

則和立卷要求、特征及文件內(nèi)容進(jìn)行立卷。

5.2在一個(gè)卷為要按問(wèn)題成文件形成的時(shí)間系統(tǒng)排列。

5.3案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷應(yīng)即確定案卷的保

管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期（十五年以上）、短期（十五年以

下）三種。

5.4按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)，填寫(xiě)卷首目錄備考表。

5.5案卷組成后，應(yīng)對(duì)案卷統(tǒng)一排列，編寫(xiě)全檔號(hào)，然后逐

一登記，填寫(xiě)案卷目錄。

6檔案保管

6.1檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長(zhǎng)檔

案的壽命，保護(hù)檔案的完整和安全。

6.2建立檔案管理人員崗位責(zé)任制。

6.3檔案接收按各類檔案交接手續(xù)辦理。

6.4以防為主，防治結(jié)合，重點(diǎn)在于防止人為的和自然的因

素對(duì)檔案損毀。檔案庫(kù)房應(yīng)做到“七防”，即防盜、防火、防

光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

6.5對(duì)受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時(shí)修復(fù)和抄

錄（復(fù)?。?/p>

6.6按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過(guò)規(guī)定

期限應(yīng)履行解密手續(xù)。

6.7檔案庫(kù)房管理要規(guī)范化，框架應(yīng)編號(hào)，編寫(xiě)檔案存放地

點(diǎn)索引。

6.8按規(guī)定方式、方法和手續(xù)，做好檔案提供利用工作。企

業(yè)檔案管理制度9

一、目的

加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確

保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保

證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。

2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)

的公文、通知、批復(fù)等資料。

三、術(shù)語(yǔ)和定義

1、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)

營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的

各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、

榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)

計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

四、職責(zé)

1、行政部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)

責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情

況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其

他資料；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀

的全過(guò)程，確保公司檔案的.安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知

行政部；

2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、

貯存、保管、利用、歸檔；

4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)

檔案資料；

3、各部門(mén)檔案主管人員

1）負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理°

4、各部門(mén)負(fù)責(zé)人

1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門(mén)資料或合同復(fù)印件的處置；

2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案管理的監(jiān)督檢查。

5、各公司總監(jiān)/副總

1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及

文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目

錄》。

2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別

進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

b）檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編

號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)《公司檔案管理規(guī)定》。

c）檔案資料的日常管理：

（1）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于

檔案室指定電腦硬盤(pán)內(nèi)或制作專門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)保存；

⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）

管理記錄目錄》，以便檢索利用：

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒

內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件/檔案柜中。

d）檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔

案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司

的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不

帶原件；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，

借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)

立即報(bào)告直接上級(jí)；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新

辦理手續(xù);

⑷借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪

裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或

損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20__不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重

者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依

法追究刑事責(zé)任。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或

本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱

覽，不可將檔案帶出檔案室C

e）檔案銷(xiāo)毀

⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)

告，編制銷(xiāo)毀目錄，報(bào)部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報(bào)總

經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷(xiāo)毀。

⑵執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少

于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、

部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理紐則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的

條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)

等文件;

⑶本公司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人

講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備

忘等；

⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

及簡(jiǎn)報(bào)；

⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本

及過(guò)程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文

件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔

案資料；

⑩本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪

報(bào)、照片、錄音、錄像等；

?外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)

所獲得或形成的檔案資料；

?財(cái)務(wù)檔案資料；

(M)各種實(shí)物檔案；

(15)其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、

復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以

根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件

或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總

經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人

物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的

特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做

好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、

饋贈(zèng)品等)必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。

4、檔案資料的歸檔時(shí)間

(1)即時(shí)歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦

理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

a)公司規(guī)定的密級(jí)文件;

b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

C）合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；

d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核

的文件材料；

C）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a）部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行

政部；

b）部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行

政部；

（3）電子聲像檔案的歸檔

a）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制

成光盤(pán)脫機(jī)保管。

c）每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子

文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管。

5、檔案交接

⑴部門(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職

的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)

無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。

6、檔案移交公司的流程

a）移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修

裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。

b）采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填

寫(xiě)，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

c）結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在

前，請(qǐng)不在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

結(jié)論在前，依據(jù)在后。

d）經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；

e）行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提

交的檔案清單核對(duì)；

f）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電

子檔移交清單，確認(rèn)無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽

字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號(hào)

a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分

表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

b）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)

表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次

排列，以便查閱。

c）檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)

務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

d）檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門(mén)

要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。

e）建立《檔案目錄》存于案券盒內(nèi)，便于查閱°

8、附則：本刃、法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。企業(yè)檔案

管理制度10

一、集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，做到專人、專室、專

柜管理，任何人不得據(jù)為已有。

二、加強(qiáng)庫(kù)房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防

塵、防鼠、防蟲(chóng)等方面的工作，配置必須的保護(hù)設(shè)備。

三、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，并作好記錄，

發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)，采取積極有效措施，保護(hù)檔案的安

全。

四、認(rèn)真做好檔案的.收集登記工作，做到目錄與室藏檔案

相符。

五、定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀，銷(xiāo)毀失

去價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人

批準(zhǔn)后，由二人在指定的地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。

六、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后，方

可離開(kāi)崗位。

七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的

有關(guān)規(guī)定，追究責(zé)任。企業(yè)檔案管理制度n

1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管

（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工

作。

2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、

管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人

事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，

他人不得動(dòng)用。

3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到

圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文

件清單及編號(hào)目錄。

4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司

備案。

5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或

接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原

件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管

書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不

符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的

對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益

的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任

的權(quán)利。企業(yè)檔案管理制度12

第一章總則

第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理，維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)合法

杈益，滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》

和有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條本辦法適用于中華人民共和國(guó)境內(nèi)企業(yè)作為投資主體

或母公司在境外設(shè)立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項(xiàng)目部、辦事機(jī)構(gòu)

等（以下統(tǒng)稱境外單位）的檔案工作。

第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、

經(jīng)營(yíng)、管理或項(xiàng)目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形

式的文件材料。

第四條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)在遵循所在國(guó)家或地區(qū)法律法規(guī)的

基礎(chǔ)上，本著有利于維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工

作、有利于保密、有利于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系

為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準(zhǔn)確、

有效、系統(tǒng)和安全。

第五條投資主體或母公司在設(shè)立境外單位時(shí)應(yīng)當(dāng)在公司章程

或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項(xiàng)，確保中方權(quán)

益。

第二章管理職責(zé)與人員

第六條各級(jí)檔案行政管理部門(mén)根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)境外檔案工作的

監(jiān)督、指導(dǎo);外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責(zé)，結(jié)合實(shí)際情

況，為境外檔案的應(yīng)急管理提供必要協(xié)助；國(guó)家商務(wù)主管部門(mén)、

發(fā)展改革部門(mén)、國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)將境外檔案工作納入

境外投資、資產(chǎn)、合作項(xiàng)目管理內(nèi)容;海關(guān)為境外檔案出入境提

供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國(guó)家檔案局會(huì)同海關(guān)總署共

同制定并實(shí)施。

第七條投資主體或母公司負(fù)責(zé)本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)

督、指導(dǎo)。

第八條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)有明確的‘分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部

門(mén)、專職檔案人員。

第九條境外檔案工作主要內(nèi)容：

（一）編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃；

（二）制定文件材料歸檔和檔案管理制度；

（三）指導(dǎo)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和信息

化等工作；

（五）組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作；

（六）負(fù)責(zé)境外檔案移交工作C

第十條境外檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技

能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；一般選用中方員工。

第十一條境外單位工作人員有保護(hù)境外檔案的責(zé)任和義務(wù)。

崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理文件材料移交手續(xù)，并清退借閱未還

的檔案。

第三章文件材料的形成與歸檔

第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)

當(dāng)納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃，納入業(yè)務(wù)部門(mén)

職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度。

第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國(guó)

家、地區(qū)及中華人民共和國(guó)法律法規(guī)，結(jié)合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，

并報(bào)投資主體或母公司審批。資本結(jié)構(gòu)或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化

的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂完善。

第十四條境外文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按

規(guī)定期限向檔案部門(mén)移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應(yīng)歸檔

的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第十五條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)符合如下要求：

（一）歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完整、準(zhǔn)確、系

統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

（二）歸檔文件材料為原件；因故無(wú)原件的，將具有憑證作用

的復(fù)制件歸檔并作出說(shuō)明。

（三）電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，文件格式符合電子文件

歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。

（四）非紙質(zhì)文件與其文字說(shuō)明一尹歸檔；外文文件材衿若有

中文譯文的，應(yīng)當(dāng)一并歸檔；沒(méi)有中文譯文的，譯出標(biāo)題和目錄

后歸檔。

（五）歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有

專門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

第十六條管理、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)

務(wù)、會(huì)計(jì)、人事等各類文件材料，參照國(guó)內(nèi)同類文件材料的歸檔

時(shí)間并結(jié)合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。

歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內(nèi)報(bào)投資主體或母公司備

案。

第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件歸檔管理

功能，符合電子檔案管理要求。企業(yè)檔案管理制度13

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)

密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、

有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)

果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原

件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整

理。

4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）

勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

L1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整

理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性

進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人

員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件

一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二）