DB12T 830-2018 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范　

2018-11-07發(fā)布2019-01-01實施I前言 II 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14紙質(zhì)檔案數(shù)字化原則 25紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工組織方式 26紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工基礎(chǔ)設(shè)施 27紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)和人員 27.1數(shù)字化加工機(jī)構(gòu) 27.2數(shù)字化工作人員 28質(zhì)檔案數(shù)字化外包 29紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目管理 29.1管理制度 3 39.3文檔管理 310紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程 310.1制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案 310.2檔案出庫 310.3數(shù)字化前處理 3 410.5元數(shù)據(jù)采集 410.6數(shù)字化掃描 510.7圖像處理 510.8紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像光學(xué)字符識別(OCR) 610.9版式轉(zhuǎn)換 610.10數(shù)據(jù)掛接 610.11數(shù)據(jù)驗收 610.12檔案歸還入庫 711數(shù)字化成果移交 712數(shù)據(jù)備份 7附錄A(資料性附錄)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程示例 8附錄B(資料性附錄)數(shù)字化管理登記表示例 9本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)由天津市檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：天津市檔案館。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：方昀、仇偉海、王麗春、朱雅晶、陳雪。1紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范1范圍凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GBT20530-2006文獻(xiàn)檔案數(shù)字化工作導(dǎo)則DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范檔辦發(fā)[2014]7號檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范3術(shù)語和定義紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitizationofpaper-based2通過OCR識別正確文字的比率，識別準(zhǔn)確率=(識別正確文字?jǐn)?shù)/應(yīng)識別文字總數(shù))×100%。根據(jù)本單位檔案的珍貴程度、破損情況、利用頻率及6.1配備專用加工場地并根據(jù)實際工作情況合理布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、數(shù)字化加工、6.2加工場地的選擇和溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)適合檔案實體的保管、存放。6.3場地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)6.4配備必要的檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn)，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。7.2數(shù)字化工作人員8.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，應(yīng)從數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的企業(yè)性質(zhì)、股東組成、企業(yè)規(guī)模、注冊資金、安全保密、工作業(yè)績等方面審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T20530-2006第5章的要求8.2在項目實施過程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求嚴(yán)格執(zhí)行。8.3檔案部門數(shù)字化工作組織的工作人員要參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)39.1管理制度9.1.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度包括崗位管理、人員管理、設(shè)備管理、場地管理、檔案實體管理、數(shù)據(jù)管理、安全保密制度等。9.1.2崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé)、操作規(guī)范、工作標(biāo)準(zhǔn)、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎懲辦法等。9.1.3人員管理制度主要對人員的出入、安全責(zé)任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進(jìn)行規(guī)范。9.1.4設(shè)備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范，確保設(shè)備安全、科學(xué)、高效運行。9.1.5場地管理制度主要對工作場地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進(jìn)行規(guī)范。9.1.6檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。9.1.7數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范。9.1.8安全保密制度主要對檔案實體的安全保密管理及數(shù)字化工作人員在數(shù)字化加工過程中的安全保密行為進(jìn)行規(guī)范。9.2流程控制制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程并根據(jù)工作流程制定各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全流程的安全、質(zhì)量、進(jìn)度要加強管理和控制，在工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時反饋和修正，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程參見附錄A。9.3文檔管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中工作文檔包括：紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、檔案實體出入庫登記單、數(shù)字化前處理登記單、數(shù)字化工作流程單、數(shù)字化成果驗收單、數(shù)字化成果交接單等。采取外包方式實施時，還應(yīng)包括項目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項目合同、保密協(xié)議等。明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。工作單示例參見附錄B。10紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程10.1制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案根據(jù)實際情況制定科學(xué)合理的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案，方案中應(yīng)包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化對象、數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化工作流程、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、人員分工、進(jìn)度安排、安全管理等內(nèi)容。10.2檔案出庫檔案保管部門應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案中確定的數(shù)字化對象，對檔案實體進(jìn)行調(diào)取、清點、登記等準(zhǔn)備工作。并根據(jù)庫房管理要求經(jīng)過相關(guān)審批程序后，與數(shù)字化加工部門共同清點確認(rèn)，辦理相關(guān)出庫手續(xù)，進(jìn)行檔案交接出庫。10.3數(shù)字化前處理10.3.1確定掃描頁410.3.2.1應(yīng)以不破壞紙質(zhì)檔案為原則拆除裝訂物，對于沒有頁號或頁號不正確的檔案要重新編制頁無遺漏。10.4.1應(yīng)按照DA/T18的要求制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括字段內(nèi)容、字段類型、字段長度等。10.5元數(shù)據(jù)采集表1元數(shù)據(jù)項1數(shù)字化時間日期型著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化每份文件的起止時間格式為：YYYY-MM-DDhh:mm:ss/YYYY-MM-D23數(shù)字化授權(quán)信息4色彩空間著錄掃描圖像所應(yīng)用的色彩空間56789掃描設(shè)備類型著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化所用掃描設(shè)備的類型掃描設(shè)備制造商著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化所用掃描設(shè)備的制造商掃描設(shè)備型號著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化所用掃描設(shè)備的型號5數(shù)字化軟件生產(chǎn)商著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化所用軟件的生產(chǎn)商閱讀所需軟硬件條件數(shù)字化成果移交接收信息化成果交換單》的批次號、全宗號、內(nèi)容描述等。般文件掃描分辨率建議不小于300dpi。如原件質(zhì)量較差或字體很610.8.4輸出格式可采用雙層PDF,命名見10.6.3。用格式作為利用格式。命名見10.6.3。10.10.1借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)10.10.2應(yīng)對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容應(yīng)包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、掛10.11.1.1成立專門的驗收小組對10.11.1.2目錄數(shù)據(jù)(含元數(shù)據(jù)項)驗收，包括各條目的內(nèi)容、格式，必注項是否填寫齊全，元數(shù)據(jù)10.11.1.5數(shù)字化工作文件驗收，主要是數(shù)字化過程中形成的工作文10.11.1.6存儲載體驗收，包括載體的安全性、可用性等。采取計算機(jī)自動檢驗與人工抽檢相結(jié)合的方式進(jìn)行驗收，可利用計算機(jī)檢驗的項目要100%進(jìn)行檢驗，且合格率要達(dá)到100%。人工抽檢項目的抽檢率一般不低于10%,數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性抽檢合格率要達(dá)到100%,其他內(nèi)容的抽檢合格率要不低于98%。710.11.3.1符合本標(biāo)準(zhǔn)10.11.1和10.11.2要求的數(shù)據(jù)給予驗收“通過”,沒有達(dá)到要求的數(shù)據(jù)要退情況。對于驗收合格的檔案給予驗收“通過”,驗收不合格的紙質(zhì)檔案要重新整理裝訂直到驗收通過。11.1目錄數(shù)據(jù)文件(含元數(shù)據(jù)項)以DBF、XML、XLS等常用格式進(jìn)行移交，數(shù)字圖像以TIFF、JPEG、格式進(jìn)行移交。數(shù)據(jù)移交單示例參見附錄B。工作卷包括的材料詳見9.3。8實體檔案流程實體檔案流程數(shù)字檔案流程圖像處理數(shù)據(jù)移交檔案掃描目錄建庫9(資料性附錄)數(shù)字化管理登記表示例紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書見圖B.1。紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書數(shù)字化檔案保管部門意見部門意見單位意見現(xiàn)批準(zhǔn)對等全宗共計卷(件)紙質(zhì)檔案(單位簽章)圖B.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單見圖B.2。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單全宗號保管期限目錄號案卷號進(jìn)度□數(shù)字化前處理□前處理質(zhì)檢□數(shù)據(jù)庫建立□目錄質(zhì)檢□檔案掃描□圖像處理□圖像質(zhì)檢□OCR識別□版式轉(zhuǎn)換□數(shù)據(jù)掛接□掛接質(zhì)檢□數(shù)據(jù)驗收口裝訂還原前處理數(shù)據(jù)庫建立(數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)項)目錄檔案掃描圖像處理圖像識別數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)裝訂還原紙質(zhì)檔編頁目錄核校技術(shù)完成人員完成時間圖B.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單檔案實體出入庫登記單見圖B.3。檔案實體出入庫登記單調(diào)卷時間起始檔號終止檔號(卷)簽名還卷時間(卷)簽名圖B.3檔案實體出入庫登記單數(shù)字化前處理登記單見圖B.4。數(shù)字化前處理登記單檔號需掃描頁數(shù)是否存在不需掃描頁待修復(fù)頁質(zhì)檢情況說明圖B.4數(shù)字化前處理登記單數(shù)據(jù)錄入工作單見圖B.5。數(shù)據(jù)錄入工作單全宗號保管期限目錄號質(zhì)檢情況說明數(shù)據(jù)錄入人：完成時間：質(zhì)量檢驗人：完成時間：圖B.5數(shù)據(jù)錄入工作單紙質(zhì)檔案掃描工作單見圖B.6。紙質(zhì)檔案掃描工作單全宗號保管期限目錄號質(zhì)檢情況說明圖B.6紙質(zhì)檔案掃描工作單數(shù)字圖像處理工作單見圖B.7。數(shù)字圖像處理工作單全宗號保管期限目錄號質(zhì)檢情況說明圖像處理人：完成時間：質(zhì)量檢驗人：完成時間：圖B.7數(shù)字圖像處理工作單OCR識別工作單質(zhì)檢情況說明OCR識別人：完成時間：質(zhì)量檢驗人：完成時間：圖B.8OCR識別工作單版式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接工作單見圖B.9。版式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接工作單全宗號保管期限目錄號質(zhì)檢情況說明版式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接人：完成時間：質(zhì)量檢驗人：完成時間：圖B.9版式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接工作單紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表見圖B.10。紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表批次：全宗號總卷數(shù)驗收人驗收時間驗收意見圖像總數(shù)計算機(jī)全檢項全檢結(jié)果抽檢數(shù)抽檢項抽檢結(jié)果條目總數(shù)計算機(jī)全檢項全檢結(jié)果抽檢條目數(shù)抽檢項抽檢結(jié)果完整性規(guī)范性抽檢結(jié)果計算機(jī)全檢項全檢結(jié)果抽檢條數(shù)抽檢項抽檢結(jié)果總冊數(shù)抽檢冊數(shù)抽檢項抽檢結(jié)果合計—————一 一一—一—————圖B.10紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表檔案裝訂還原工作單見圖B.11。檔案裝訂還