建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范

建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范1總則1.0.1“加強建設電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的城建電子檔案，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用”，既是制定本規(guī)范的目的，也是制定本規(guī)范的指導思想。真實、準確、完整、有效是尊重和保持建設電子檔案歷史原貌的科學要求。保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用是檔案歸檔與管理的目的。1.0.2本規(guī)范對從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理活動的部門與機構(gòu)產(chǎn)生的建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件的歸檔和管理具有普遍的適用性。1.0.3建設電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應執(zhí)行現(xiàn)行《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678.1）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）、《城建檔案分類大綱》、《城建檔案密級與保管期限表》等規(guī)范或文件的規(guī)定。2術(shù)語2.0.1建設電子文件主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件兩大類。其中建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件主要產(chǎn)生于建設系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設、村鎮(zhèn)建設、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運、規(guī)劃、勘察、設計、抗震、人防等專業(yè)管理單位)；建設工程電子文件產(chǎn)生于工程建設活動中，主要包括工程準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。2.0.7有效性，也可以稱作可用性，可用的文件指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解，能夠表明文件與形成它的業(yè)務活動和事件過程的直接關(guān)系。2.0.8元數(shù)據(jù)被稱作數(shù)據(jù)之數(shù)據(jù)，它主要描述電子文件的數(shù)據(jù)屬性。它是一種信息資源組織和管理工具，可以對文件進行詳細、全面、規(guī)范的描述，保證電子文件能夠被準確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長期存取，也是檢驗電子文件真實性、完整性和有效性的依據(jù)之一。2.0.9運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡通信技術(shù)將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)進行遠程的傳遞和移交這種在線式歸檔，是隨著電子文件的產(chǎn)生而產(chǎn)生的新的檔案工作方式，它有別于傳統(tǒng)的文件、檔案的傳遞和移交。2.0.10離線式歸檔是通過中間載體的轉(zhuǎn)存，來達到將應歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)從原電子文件管理、應用或存儲設備傳遞到檔案部門的電子文件管理、應用或存儲設備中。2.0.11固化是指針對內(nèi)容信息是由多個電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的城建電子文件，為避免其因動態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。另外，針對同一保管單元內(nèi)的各種不同格式的建設電子檔案，由于格式復雜多樣性給今后電子檔案的保管和遷移帶來很大的難度和工作量，因此，也可考慮采用信息固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用格式。2.0.13建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)是對建設電子文件進行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)。對建設電子文件的管理，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，從其形成到利用，都必須依靠一定的技術(shù)設備，包括硬件設備和管理軟件。功能齊全合理的建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)能使管理人員對建設電子文件主動管理，保證電子文件歸檔、檢測、安全保管和有效利用。3基本規(guī)定3.0.3建設（城建）檔案管理機構(gòu)是城鄉(xiāng)建設（或規(guī)劃）行政主管部門設置的負責全市城建檔案管理工作的機構(gòu)；或者是受城鄉(xiāng)建設（或規(guī)劃）行政主管部門委托負責全市城建檔案管理工作的城建檔案館（室）。3.0.5建設電子文件形成單位是指產(chǎn)生建設電子文件的單位，如城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、房地產(chǎn)、市政公用、園林綠化、市容環(huán)衛(wèi)、水務、交通等建設系統(tǒng)行政管理部門，供水、排水、燃氣、熱力、園林綠化、風景名勝等專業(yè)管理單位，以及建設、設計、施工、監(jiān)理、測量等參與工程建設的單位。3.0.7建設電子文件的安全技術(shù)措施主要有：網(wǎng)絡設備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。具體應該包括以下方面：1）建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。2）設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內(nèi)容等。3）對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標記。4）對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。4電子文件的代碼標識、格式與載體4.0.4適用于脫機存儲電子檔案的載體，按照保存壽命的長短和可靠程度的強弱，依次為：一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。5建設電子文件的收集與積累5.2.4各類建設系統(tǒng)業(yè)務管理（或建設工程）電子文件管理登記表（見附錄A、附錄B）是建設電子文件歸檔與管理過程中的業(yè)務用表。在建設系統(tǒng)各專業(yè)業(yè)務部門該表是建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件管理登記表；在參與工程建設的各建設、設計、施工、監(jiān)理、測量等單位該表是建設工程電子文件管理登記表。5.2.9“電子簽章”的含義是，泛指所有以電子形式存在，依附在電子文件并與其邏輯關(guān)聯(lián)，可用以辯識電子文件簽署者身份，保證文件的完整性，并表示簽署者同意電子文件所陳述事實的內(nèi)容。目前，最成熟的電子簽章技術(shù)就是“數(shù)字簽章”，它是以公鑰及密鑰的“非對稱型”密碼技術(shù)制作的電子簽章。6建設電子文件的整理、鑒定與歸檔6.1.5《城建檔案分類大綱》是由建設部辦公廳1993年8月7日以“建辦檔[1993]103號”印發(fā)的文件。7建設電子檔案的驗收與移交7.2.2建設單位向城建檔案館（室）移交建設工程電子檔案光盤時可只移交一套，城建檔案館在接受該建設工程電子檔案后，應將其導入檔案管理系統(tǒng)，補充有關(guān)著錄數(shù)據(jù)，并及時刻錄光盤三套。8建設電子檔案的管理8.2.2對電子檔案載體的定期檢測及抽樣機讀檢驗應