第二章 秘書職業(yè)

章

秘書職業(yè)2021/6/271引言本章在介紹有關(guān)西方國家對(duì)秘書的界定，以及我國古代和當(dāng)代對(duì)秘書的界定基礎(chǔ)上，明確了秘書的基本概念；結(jié)合國內(nèi)工作實(shí)際對(duì)秘書進(jìn)行了分類；從工作內(nèi)容和工作方式的角度討論了秘書的職業(yè)特點(diǎn)；最后介紹了目前已在我國進(jìn)行的國際國內(nèi)比較權(quán)威的秘書職業(yè)資格認(rèn)定和考試情況。2021/6/272秘書界定1秘書的分類2秘書職業(yè)的特點(diǎn)3秘書職業(yè)資格4目錄CONTENTS2021/6/273PART1秘書界定2021/6/274一、國外對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)和界定（一）西方國家對(duì)秘書的界定在西方，“秘書”一詞源于拉丁文“secretarius”，意思是“可靠的職員”。英語“秘書”一詞由拉丁文演變而來，寫作“secretary”，其中，“secret”是“秘密”的意思。在英語里，“secretary”既可以指秘書這一職業(yè)，又可以指從事這種職業(yè)的人（秘書工作者），還可以指書記、大臣等官員。2021/6/275一、國外對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)和界定（二）日本對(duì)秘書的界定在日本，“秘書”一詞采用中文繁體字，寫作“秘書”。它也有兩種含義：一種是引用了英文的詞義，指政府機(jī)關(guān)或社會(huì)團(tuán)體日常事務(wù)的負(fù)責(zé)人，如內(nèi)閣官房長官的英語名稱譯為“ChiefCabinetSecretary”，中文也可譯為“首席內(nèi)閣秘書”。另一種更廣泛的含義是指“幫助上司處理各種事務(wù)的工作人員”，即秘書。2021/6/276二、我國對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)和界定（一）我國古代對(duì)秘書的界定我國最早出現(xiàn)“秘書”一詞是在東漢時(shí)期，其含義與字義是相關(guān)的，指宮中密藏之書，即皇宮中秘密收藏的圖書典籍。隨著時(shí)代的發(fā)展，“秘書”的含義逐漸發(fā)生了改變，由原來的指物演變?yōu)橹溉耍瑥臇|漢后期開始，“秘書”一詞開始指朝廷中掌管圖書秘籍的一類人的官職。2021/6/277二、我國對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)和界定（一）我國古代對(duì)秘書的界定我國自遠(yuǎn)古以來，就有類似現(xiàn)代秘書的工作，也有相當(dāng)于現(xiàn)代秘書的職位，但都不用“秘書”這個(gè)名稱。古代中國從事秘書工作的人，在不同的時(shí)期有不同的叫法。漢代以前皇帝的秘書統(tǒng)稱為“史官”。漢代以后，朝廷的秘書官員因朝代的更迭而時(shí)有變化，有時(shí)是尚書、中書、侍中、仆射，有時(shí)又是中書舍人、翰林學(xué)士。2021/6/278二、我國對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)和界定（二）我國當(dāng)代對(duì)秘書的界定《現(xiàn)代漢語詞典》（修訂本）認(rèn)為，秘書是“掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員”；《辭海》則認(rèn)為，秘書是“職務(wù)名稱之一。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項(xiàng)”。2021/6/279對(duì)秘書的定義應(yīng)從以下幾個(gè)方面考慮：第一，秘書的主要活動(dòng)范圍是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊。第二，秘書的主要工作方式是處理信息和綜合服務(wù)。第三，秘書工作的根本性質(zhì)是輔助管理。2021/6/2710二、我國對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)和界定秘書的定義：秘書是指身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合服務(wù)的方式輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的工作人員。2021/6/2711PART2秘書的分類2021/6/2712一、從組織內(nèi)部分工看秘書的分類行政秘書：指在黨政機(jī)關(guān)工作，屬于行政編制，其職級(jí)參照國家行政級(jí)別確定的秘書。他們一般具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力和組織能力，能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種行政事務(wù)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)事宜，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手。他們不僅能從事文字工作，有時(shí)還要起到參謀和智囊的作用。2021/6/2713一、從組織內(nèi)部分工看秘書的分類文字秘書：指以文字工作為主，以撰寫文稿為主要職責(zé)的秘書。他們大都能說會(huì)寫，具有較強(qiáng)的口頭與書面表達(dá)能力，能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成公文撰寫等工作任務(wù)。在政府機(jī)關(guān)里，文字秘書是秘書隊(duì)伍中不可或缺的一類人。2021/6/2714一、從組織內(nèi)部分工看秘書的分類機(jī)要秘書：指從事機(jī)密文電處理、保管、傳遞，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的保密工作，承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的機(jī)密事項(xiàng)的秘書。在高、中層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和機(jī)密性較強(qiáng)的機(jī)關(guān)、單位，一般都配置機(jī)要秘書。高層領(lǐng)導(dǎo)干部根據(jù)工作需要，也可以配備機(jī)要秘書。他們是領(lǐng)導(dǎo)的貼身助手，主要工作內(nèi)容是收發(fā)、登記、保管機(jī)密文電資料，妥善安排領(lǐng)導(dǎo)的各種活動(dòng)日程。2021/6/2715一、從組織內(nèi)部分工看秘書的分類通信秘書：指服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和大中型企業(yè)，負(fù)責(zé)整個(gè)單位和領(lǐng)導(dǎo)的通信工作的秘書。信訪秘書：指在單位中專門負(fù)責(zé)處理人民群眾來信和接待人民群眾來訪的秘書。2021/6/2716一、從組織內(nèi)部分工看秘書的分類事務(wù)秘書：指以從事機(jī)關(guān)日常事務(wù)性工作為主的秘書。他們主要負(fù)責(zé)日常的來客接待、正常值班、印信管理以及車輛調(diào)度、房產(chǎn)分配等后勤總務(wù)管理。他們不需要很強(qiáng)的專業(yè)技能，但是需要具備較好的協(xié)調(diào)能力。生活秘書：指為較高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人或?qū)＜姨峁┥顜椭头?wù)的秘書。2021/6/2717一、從組織內(nèi)部分工看秘書的分類外事秘書：指從事對(duì)外事務(wù)工作的秘書。會(huì)務(wù)秘書：指專門從事會(huì)議的籌劃和組織安排工作的秘書。2021/6/2718二、從其所在行業(yè)特征看秘書的分類企業(yè)秘書：指在工商企業(yè)里輔助領(lǐng)導(dǎo)搞好經(jīng)營、實(shí)施管理的秘書。他們熟悉業(yè)務(wù)，具有一定的經(jīng)濟(jì)管理和法律知識(shí)，有較強(qiáng)的分析判斷能力和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，主要負(fù)責(zé)文書處理、后勤保障、接待來訪、安排會(huì)議和保密工作等。法律秘書：指在各級(jí)各類司法機(jī)關(guān)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理法律事務(wù)，從事秘書工作的秘書。他們多供職于公安、檢察、審判、民政、國家安全等機(jī)關(guān)或律師事務(wù)所，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)收集、傳遞信息，起草和整理司法文書、檔案，接待或陪同律師訪問當(dāng)事人，記錄、整理當(dāng)事人口述，安排法律事務(wù)的處理程序，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)或律師交辦的其他事宜。2021/6/2719二、從其所在行業(yè)特征看秘書的分類科技秘書：指在科研院所或?qū)W術(shù)機(jī)構(gòu)中從事秘書工作的秘書，也包括為高層領(lǐng)導(dǎo)和專家、學(xué)者配備的專職科技秘書。教學(xué)秘書：指在高等院校及其他各類學(xué)校中輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施教學(xué)管理、從事秘書工作的秘書。2021/6/2720二、從其所在行業(yè)特征看秘書的分類涉外秘書：指在涉外機(jī)構(gòu)從事秘書工作的秘書。他們主要供職于我國“三資”（中外合作、中外合資和外商獨(dú)資）企業(yè)和外貿(mào)、外事、海關(guān)、銀行、保險(xiǎn)以及賓館、商場(chǎng)、旅行社等涉外單位，其中，以“三資”企業(yè)涉外秘書數(shù)量為最多。2021/6/2721三、從職級(jí)高低看秘書的分類高級(jí)秘書：指在國家機(jī)關(guān)中擔(dān)任省、廳級(jí)以上職務(wù)的秘書，如中央及省、廳級(jí)國家機(jī)關(guān)中的秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任等。中級(jí)秘書：指在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位中擔(dān)任處、科級(jí)職務(wù)的秘書，如中央各職能部門和地方機(jī)關(guān)、單位的辦公廳以及秘書部門的處長等。初級(jí)秘書：指在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位中擔(dān)任科級(jí)以下非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的秘書。2021/6/2722PART3秘書職業(yè)的特點(diǎn)2021/6/2723一、從屬性秘書從屬性的特點(diǎn)，是由其自身的地位所決定的。秘書的產(chǎn)生源于領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，沒有領(lǐng)導(dǎo)就沒有秘書，無論是秘書部門、秘書還是秘書工作，都是依附于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)成員和領(lǐng)導(dǎo)工作的，秘書不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在，這就是秘書的從屬性。2021/6/2724秘書的從屬性對(duì)秘書提出的要求：首先，作為秘書，要正確認(rèn)識(shí)這一職業(yè)，要有良好的心態(tài)，要甘于服從領(lǐng)導(dǎo)的指揮和調(diào)遣。其次，所有工作都應(yīng)圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)在某一階段的工作重點(diǎn)也就是秘書在這一階段的工作重點(diǎn)。再次，工作方式要受制于領(lǐng)導(dǎo)，秘書可以在工作中發(fā)揮積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，但不能離開領(lǐng)導(dǎo)而自行其是、擅作主張。2021/6/2725二、輔助性輔助性是秘書工作的根本屬性，也是秘書的重要特點(diǎn)，秘書的從屬性地位決定了秘書工作的全部內(nèi)容都是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作起輔助作用。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及社會(huì)組織內(nèi)外的許多方面，面對(duì)需要處理的各種問題和需要協(xié)調(diào)的各種關(guān)系，能力再強(qiáng)、水平再高、精力再充沛的領(lǐng)導(dǎo)也難以獨(dú)勝其勞，更何況有些事務(wù)性的工作是沒有必要由領(lǐng)導(dǎo)來直接處理的，這就需要秘書從旁進(jìn)行輔助，秘書職業(yè)的輔助性由此而產(chǎn)生。2021/6/2726秘書的輔助性的表現(xiàn)：首先，從職業(yè)角色來看，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，他的作用就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。其次，從工作內(nèi)容來看，秘書的全部工作內(nèi)容都是為領(lǐng)導(dǎo)的工作、學(xué)習(xí)和生活提供幫助。再次，從工作方式來看，秘書處理任何問題都必須按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越自己的職權(quán)范圍，也不能違背領(lǐng)導(dǎo)的意圖。2021/6/2727秘書的輔助性對(duì)秘書提出的要求：首先，在職業(yè)角色定位上，秘書應(yīng)當(dāng)擺正自己的位置，認(rèn)清自己的角色，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用。其次，在工作內(nèi)容方面，無論是參謀咨詢還是管理事務(wù)，一切都要以輔助領(lǐng)導(dǎo)工作為目標(biāo)。再次，在工作方法上，要及時(shí)、主動(dòng)、全面地為領(lǐng)導(dǎo)提供各種服務(wù)，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，想領(lǐng)導(dǎo)之所想。最后，在工作技巧上，要做到為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行全方位的拾遺補(bǔ)缺。只有這樣，秘書的輔助作用才能充分發(fā)揮。2021/6/2728三、服務(wù)性服務(wù)性是秘書從屬性和輔助性特點(diǎn)的集中體現(xiàn)，秘書工作其實(shí)就是一種服務(wù)性工作。秘書的全部工作和所有職責(zé)都是為服務(wù)對(duì)象提供準(zhǔn)確、全面和及時(shí)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。秘書服務(wù)性的特點(diǎn)，要求秘書在工作態(tài)度上必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，樹立服務(wù)思想，勤勤懇懇、任勞任怨地做好本職工作；在工作內(nèi)容上，要事無巨細(xì)，都為領(lǐng)導(dǎo)和群眾想到、辦好；在工作方式上，要充分發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。2021/6/2729四、被動(dòng)性被動(dòng)性是秘書的從屬性和輔助性特點(diǎn)在秘書身上的直接體現(xiàn)。在秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是主，秘書工作是輔，秘書工作總是以領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的目標(biāo)為中心，受領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的制約和支配，秘書每天大量的時(shí)間是用于完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)和許多事先無法預(yù)料的臨時(shí)性工作，所以說被動(dòng)性也是秘書的一大特點(diǎn)。2021/6/2730秘書的被動(dòng)性對(duì)秘書提出的要求：秘書的工作必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，以領(lǐng)導(dǎo)的工作重點(diǎn)為重點(diǎn)；必須服從領(lǐng)導(dǎo)的指示和安排，按領(lǐng)導(dǎo)的意圖、要求行事，不能越職越權(quán)；在工作安排上一定要將領(lǐng)導(dǎo)的需要放在第一位，首先滿足領(lǐng)導(dǎo)的工作需求；在時(shí)間安排上一定要保證完成隨時(shí)可能發(fā)生的臨時(shí)性的工作任務(wù)。2021/6/2731五、全面性秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合性服務(wù)部門，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的綜合性辦事人員，秘書工作的內(nèi)容涉及機(jī)關(guān)的方方面面，秘書的活動(dòng)范圍非常廣泛，秘書的基本職能被概括為“輔助管理，綜合服務(wù)”，這些都決定了秘書工作具有鮮明的綜合性和全面性特點(diǎn)。2021/6/2732秘書的全面性對(duì)秘書提出的要求：秘書工作內(nèi)容全面性的特點(diǎn)要求秘書應(yīng)該是“通才”，應(yīng)該盡可能熟知各種辦事的程序，掌握各種辦事的技巧。另外，秘書職業(yè)全面性的特點(diǎn)還使秘書的工作角色具有多重性的特點(diǎn)，隨著服務(wù)對(duì)象的變化和工作職能的實(shí)施，秘書的角色也會(huì)發(fā)生不同的變化。2021/6/2733六、機(jī)密性秘書位居各社會(huì)組織的管理中樞，又是領(lǐng)導(dǎo)的貼身參謀和助手，他們不僅負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件資料，而且經(jīng)常參與各種機(jī)密會(huì)議，這就使他們比一般工作人員了解更多的機(jī)密事項(xiàng)，因而相對(duì)于其他工作而言，秘書工作還具有機(jī)密性的特點(diǎn)。秘書工作機(jī)密性的特點(diǎn)要求秘書時(shí)時(shí)處處都要做好保密工作。2021/6/2734PART4秘書職業(yè)資格2021/6/2735一、英國的秘書職業(yè)資格（一）劍橋辦公管理國際證書（劍橋秘書證書）考試該國際證書是英國劍橋大學(xué)考試委員會(huì)（UCLES）設(shè)計(jì)的。劍橋大學(xué)考試委員會(huì)是世界上著名的考試機(jī)構(gòu)之一，其設(shè)計(jì)的職業(yè)證書考試已在世界上160多個(gè)國家開展，每年有600多萬學(xué)員參加考試，具有相當(dāng)高的權(quán)威。2021/6/2736一、英國的秘書職業(yè)資格（二）倫敦工商會(huì)考試局秘書證書考試英國倫敦工商會(huì)考試局（LCCIEB）是世界上最大的職業(yè)技能鑒定和證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)之一，是一個(gè)國際性的職業(yè)資格證書授證機(jī)關(guān)，其開發(fā)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及頒發(fā)的證書被全球認(rèn)可，并享有“國際職業(yè)通行證”的美譽(yù)。LCCIEB的秘書證書適用于需繼續(xù)進(jìn)修的專業(yè)秘書，特別是去國外深造的學(xué)生，世界上許多大學(xué)都把LCCIEB秘書證書列為入學(xué)條件之一。2021/6/2737二、美國的秘書職業(yè)資格IAAP是國際行政管理者協(xié)會(huì)的英文簡稱。該協(xié)會(huì)是全球著名的跨國性職業(yè)組織，總部在美國，在27個(gè)國家和地區(qū)設(shè)立了分支機(jī)構(gòu)。IAAP每年舉辦“特許職業(yè)秘書”考試，于全世界設(shè)250個(gè)考場(chǎng)同時(shí)進(jìn)行。IAAP作為全球聞名的秘書協(xié)會(huì)組織，其考試影響力不可小覷，該考試在業(yè)內(nèi)被稱為“博士級(jí)”的資格證書。2021/6/2738三、我國的秘書職業(yè)資格（一）秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)2000年7月，勞動(dòng)和社會(huì)保障部正式頒布了《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》，2003年，秘書職業(yè)全國統(tǒng)一鑒定正式啟用新的國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。從此，我國的秘書職業(yè)資格就有了明確的規(guī)定，秘書作為一種社會(huì)職業(yè)正式進(jìn)入了我國的職業(yè)目錄，這在我國的秘書史上是一個(gè)重大的飛越。2021/6/2739三、我國的秘書職業(yè)資格根據(jù)秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我國的秘書職業(yè)分普通秘書和涉外秘書兩個(gè)種類，共四個(gè)等級(jí)，分別是：五級(jí)秘書（國家職業(yè)資格五級(jí)，原初級(jí)）、四級(jí)秘書（國家職業(yè)資格四級(jí)，原中級(jí)）、三級(jí)秘書（國家職業(yè)資格三級(jí)，原高級(jí)）、二級(jí)秘書（國家職業(yè)資格二級(jí)）。對(duì)秘書這一職業(yè)的基本學(xué)歷要求是高中畢業(yè)（或同等學(xué)歷），基本能力要求是具備文字與語言溝通能力、綜合協(xié)調(diào)與合作能力以及邏