檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

1.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

1.1.1文書、科技檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

文書檔案和科技檔案通常以紙質(zhì)介質(zhì)作為專門的檔案載體，其數(shù)

字化過(guò)程是指通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)檔案采集為數(shù)字化數(shù)據(jù)并加以處理

和存儲(chǔ)。數(shù)字化過(guò)程必須保證檔案的真實(shí)性、有效性和完整性。使

用時(shí),數(shù)字化數(shù)據(jù)必須能從存儲(chǔ)介質(zhì)中正確讀取，并還原成電子文件

以備查詢利用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、

目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、

數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。應(yīng)加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的安全保密管理

機(jī)制,確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。每個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳

細(xì)的登記,并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè),在數(shù)字化工作完成時(shí)建立起

完整、規(guī)范的記錄。

L1.L1檔案整理

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按以下步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整

理，并視需要做出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量：

目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等耍求，規(guī)范檔

案中的目錄內(nèi)容，包括確定目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。對(duì)

于錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等,

應(yīng)進(jìn)行修改。

拆除裝訂:在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)

拆除裝訂物，注意保護(hù)檔案不受損害。

頁(yè)面修整:破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)

修復(fù);折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或燙平

等）后再進(jìn)行掃描。

檔案整理登記:制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記

表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

裝訂:掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管要求

重新裝訂,注意保持檔案排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

檔案掃描

掃描方式:根據(jù)檔案幅面大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的

掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀）進(jìn)行掃描。

大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)

換設(shè)備等進(jìn)行掃描他可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃

描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

掃描色彩模式

掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白

二值。

頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑

白二值模式進(jìn)行掃描。

掃描登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，登記掃描的

頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)

是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

1.1.1.3圖像處理

圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)

對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像

質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。由于操作不當(dāng)，造成掃描的

圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),

應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件

不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和

處理意見(jiàn)。

糾偏

對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)

偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

去污

對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、

黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提

下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

圖像拼接

對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理,

合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，

以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

1.1.1.4圖像存儲(chǔ)

存儲(chǔ)格式

采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存

儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的

壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量

減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。

提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為PDF或其他格式。

圖像文件的命名

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的

唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。

多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文

件命名。

1.1.1.5目錄建庫(kù)

數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接

或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

檔案著錄

按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目

錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)

量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，

發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

1.1.1.6數(shù)據(jù)掛接

匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)

質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。

通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖

像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所

得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)

文件夾時(shí)，耍認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中

該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該

份文件的頁(yè)數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總

數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中

該

份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,

為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)

聯(lián)后的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填

寫的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

1.1.1.7數(shù)據(jù)驗(yàn)收

數(shù)據(jù)抽檢

以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)

據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)

收時(shí)抽檢的比率不得低于5%。

驗(yàn)收指標(biāo)

目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之

一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合

格工一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以

上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過(guò)

合格率二抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)X95%

驗(yàn)收審核

驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

驗(yàn)收登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。

LLL8數(shù)據(jù)備份

備份范圍

經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。

備份方式

為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離

線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份

數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

備份標(biāo)簽

數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

備份登記

填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

1.LL9數(shù)字化成果管理

1.2專門檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

121照片檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

照片檔案數(shù)字化是指通過(guò)掃描儀將照片檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化數(shù)據(jù)并

加以存儲(chǔ)的過(guò)程。照片檔案數(shù)字化必須保證其真實(shí)性、有效性、完

整性。在使用時(shí)必須保證數(shù)字化數(shù)據(jù)能從存儲(chǔ)介質(zhì)中正確讀取，并還

原成圖片信號(hào)輸出。同時(shí)作為通用的圖片格式能在網(wǎng)絡(luò)中正常瀏覽。

1.2.1.1基本概念

光學(xué)分辨率指掃描儀光電轉(zhuǎn)換器件的物理精度。例如一臺(tái)掃描

儀的光學(xué)分辨率為300dpi，也就是說(shuō)每一英寸可以掃描出300個(gè)象

素點(diǎn)。

差值分辨率也稱為最大分辨率，指掃描儀最高可以達(dá)到的線數(shù)。

差值分辨率是由光學(xué)分辨率差值運(yùn)算得來(lái)的，因此它并不能代表掃

描儀的本質(zhì)精度。

1.2.1.2技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

前提條件：所有要進(jìn)行數(shù)字化的檔案必須先進(jìn)行著錄，編制好

頁(yè)號(hào)。掃描方式：照片按全彩方式掃描。

分辨率：所使用掃描儀的光學(xué)分辨率必須大于或等于200dpio

掃描辦法：對(duì)于所掃的照片，以常見(jiàn)5寸照片大小

（12.5cmx8.5cm）為

參照，統(tǒng)一采用200dpi分辨率，（主要考慮在網(wǎng)絡(luò)瀏覽時(shí)其尺

寸為最佳的觀看效果，不須放大或縮?。?duì)于其它大于或小于5寸

的照片，其掃描線數(shù)可作相應(yīng)的調(diào)整，但不得低于150dpio例如：

7寸以上的大照片，可選用150dpi；5寸以下的一寸照片，必須選

用600dpi，若是2—3寸的黑白照片，必須選用300dpi或350dpio

文件存儲(chǔ)類型：掃描后的照片以TIF格式存儲(chǔ)，保存時(shí)必須選

用圖像選

項(xiàng)中的品質(zhì)為最佳值的（12）大文件，存入到統(tǒng)一的照片數(shù)據(jù)

庫(kù)。

文件存儲(chǔ)方式：檔案照片存儲(chǔ)時(shí)按全宗、目錄、相冊(cè)分級(jí)建立

文件夾保

存，照片名字以照片的檔案號(hào)命名。

照片命名方法：每一張照片必須定義完全。包括此張照片的檔

案號(hào)、拍

攝時(shí)間、組說(shuō)明或照片的定義內(nèi)容。以上注明需在文件名中全

部打出。

1.2.1.3補(bǔ)充說(shuō)明

無(wú)論彩色照片還是黑白照片都采用全彩格式掃描。

掃描儀有光學(xué)分辨率和差值分辨率兩個(gè)常用技術(shù)參數(shù)，其中光

學(xué)分辨率反映的是硬件系統(tǒng)確實(shí)可以達(dá)到的清晰程度，是掃描儀自

身性能的反映。

所掃描的照片必須經(jīng)過(guò)圖像處理軟件進(jìn)行圖片的亮度、色度調(diào)

整，對(duì)掃描的邊框進(jìn)行裁切。

1.2.2聲音檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

聲音檔案數(shù)字化是指通過(guò)硬件設(shè)備將聲音檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化數(shù)據(jù)

并加以存儲(chǔ)的過(guò)程。聲音檔案數(shù)字化必須保證其真實(shí)性、有效性、

完整性。在使用時(shí)必須保證數(shù)字化數(shù)據(jù)能從存儲(chǔ)介質(zhì)中正確讀取，并

還原成聲音信號(hào)輸出。同時(shí)作為輸出的流媒體信號(hào)能正常在網(wǎng)絡(luò)中

播放查閱。

1.2.2.1基本概念

采樣頻率和樣本大小采樣頻率和樣本大小是反映數(shù)字化聲音檔

案的精確度高低的兩個(gè)最基本的參數(shù)。采樣頻率即每秒鐘采集多少

個(gè)聲音樣本用Hz或kHz來(lái)表示。樣本大小一般指聲音卡的二進(jìn)制

位數(shù)，有8位、12位、16位等。采樣頻率越高，聲音波形就表達(dá)得

越精確，而需要的存儲(chǔ)空間就越大。

奈奎斯特理論奈奎斯特理論指出，采樣頻率不應(yīng)低于聲音信號(hào)最

高頻率的兩倍，這樣就能把數(shù)字表達(dá)的聲音還原成原來(lái)的聲音。采樣

頻率的高低是根據(jù)奈奎斯特理論以及聲音信號(hào)本身的最高頻率決定

的。

聲道數(shù)是聲音處理的重要參數(shù)。一般情況都采用兩個(gè)聲道的規(guī)

格，現(xiàn)在的杜比AC-3采用5+1個(gè)聲音通道,即左、中、右3個(gè)聲道，

左后、右后兩個(gè)環(huán)場(chǎng)聲道以及一個(gè)次低音聲道，另外，還有7+1聲音

通道等技術(shù)。

模數(shù)轉(zhuǎn)換(ADC)模數(shù)轉(zhuǎn)換是將輸入的模擬音頻信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)值,

數(shù)字化后的

音頻信號(hào)是數(shù)值，是離散的數(shù)，并非像音頻信號(hào)一樣為連續(xù)的波

形。

數(shù)模轉(zhuǎn)換(DAC)數(shù)模轉(zhuǎn)換完成將數(shù)字化的聲音數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成模擬

音頻信號(hào)輸出，它是模數(shù)轉(zhuǎn)換的逆過(guò)程。其主要的指標(biāo)與模數(shù)轉(zhuǎn)換相

同。

1.222硬件要求

放音設(shè)備放音設(shè)備必須能正確地將聲音源輸出。放吾設(shè)備應(yīng)根

據(jù)原載

體型號(hào)進(jìn)行選擇，如盒式錄入機(jī),開(kāi)盤式放音機(jī)等等。

計(jì)算機(jī)配置應(yīng)選用性能穩(wěn)定配置較高的計(jì)算機(jī)作為數(shù)字化設(shè)備。

本標(biāo)

存儲(chǔ)設(shè)備聲音信號(hào)除存儲(chǔ)在硬盤中隨機(jī)使用，應(yīng)備份至服務(wù)器中

或刻

錄成CD光盤中脫機(jī)使用，如有必要，應(yīng)再備一份歸庫(kù)保存。

聲音卡聲音卡（聲卡）是聲音數(shù)字化和數(shù)字化聲音轉(zhuǎn)換為可聽(tīng)到

的模擬

信號(hào)的部件。聲音卡必須符合聲音檔案數(shù)字化要求的技術(shù)指標(biāo)

和功能。聲音卡的采樣頻率至少應(yīng)支持11.025kHz、22.05kHz、

44.1kHz,最好支持48kHz。聲音卡必須是16位以上聲音卡。聲音卡

的聲道必須是雙聲道以上。

聲音卡應(yīng)能夠支持多種聲源輸入，如CDAudio、MIDI、話筒、

線性輸入等。

122.3技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn):聲音檔案數(shù)字化時(shí)要選用標(biāo)準(zhǔn)和通用的格式。本標(biāo)

準(zhǔn)規(guī)定使用的聲音文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)為:WAV或MP3。

采樣頻率:聲音檔案數(shù)字化選用44.1kHz作為聲音采樣標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)

于DVD中的聲音選用48kHz補(bǔ)充說(shuō)明。

1.2.2.4補(bǔ)充說(shuō)明

聲音檔案數(shù)字化時(shí)必須遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)等外部干擾。

數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)檢查聲音檔案載體質(zhì)量，確保聲音檔案的真實(shí)

性、完整性。

123影像檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

影像檔案數(shù)字化是指通過(guò)硬件設(shè)備將影像檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化數(shù)據(jù)

并加以存儲(chǔ)的過(guò)程。影像檔案數(shù)字化必須保證其真實(shí)性、有效性、

完整性。在使用時(shí)必須保證數(shù)字化數(shù)據(jù)能從存儲(chǔ)介質(zhì)中正確讀取，并

還原成影像信號(hào)輸出。同時(shí)作為輸出

的流媒體信號(hào)能正常在網(wǎng)絡(luò)中播放瀏覽。

1.2.3.1基本概念

視頻制式視頻制式標(biāo)準(zhǔn)主要有PAL制式、NTSC制式和

SECAM制式。中國(guó)及歐洲大多數(shù)地區(qū)使用PAL制式，規(guī)定為每秒

25幀，每幀尺寸為720x576像素。隔行掃描方式，場(chǎng)頻為50Hz,

行頻為625Hzo

視頻數(shù)據(jù)壓縮根據(jù)解碼后的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)是否安全一致，數(shù)

據(jù)壓縮方法一般被劃分為可逆編碼方法和不可逆編碼方法兩類。

用可逆編碼方法壓縮的圖像，其解碼圖像與原始圖像嚴(yán)格相同,

即壓縮是完全可恢復(fù)的或沒(méi)有偏差的。

用不可逆編碼方法壓縮的圖像，其還原圖像較之原始圖像存在

一定的誤差，但視覺(jué)效果一般是可被接受的。

123.2硬件要求

放像設(shè)備放像設(shè)備必須能正確、清晰、穩(wěn)定地將影像信息源輸

出。放像設(shè)備應(yīng)根據(jù)原載體型號(hào)進(jìn)行選擇，如S-VHS放像機(jī)、3/

4放像機(jī)、Hi8放像機(jī)、Betacam放像機(jī)、DVCPRO/DVCAM及DV

的數(shù)碼放像機(jī)。

計(jì)算機(jī)配置應(yīng)選用性能穩(wěn)定配置較高的計(jì)算機(jī)作為數(shù)字化處理

設(shè)備。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的計(jì)算機(jī)配置為：CPU為奔騰系列的P426G以

上,硬盤為120G以上，內(nèi)存256M以上，最好是雙CPUo機(jī)器系統(tǒng)硬

盤與視頻素材硬盤分開(kāi)。系統(tǒng)硬盤配置為80G以上，轉(zhuǎn)數(shù)為7200

轉(zhuǎn)/分，視頻硬盤最好為SCSI總線結(jié)構(gòu)，容量為120G以上，轉(zhuǎn)數(shù)

為10000轉(zhuǎn)/分以上。操作系統(tǒng)為WIN98/WIN2000。為確保穩(wěn)定性

及驅(qū)動(dòng)程序的兼容性，最好選用WIN2000PRO系統(tǒng)。安裝有視頻

壓縮卡，并有實(shí)時(shí)回放功能。

存儲(chǔ)設(shè)備影像信號(hào)除存儲(chǔ)在硬盤中隨機(jī)使用外，應(yīng)備份至服務(wù)

器中或刻錄在DVD光盤中脫機(jī)使用，如有必要，應(yīng)再備一份歸庫(kù)

保存。

視頻采集壓縮卡視頻采集壓縮卡是影像檔案數(shù)字化的關(guān)鍵部件。

它的指標(biāo)決定了影像數(shù)字檔案的質(zhì)量高低，因此必須符合影像檔案

數(shù)字化要求的技術(shù)指標(biāo)和功能。壓縮卡應(yīng)支持采集MPEG1和

MPEG2o壓縮卡的碼流最高值至少應(yīng)為lOMBo壓縮卡應(yīng)能夠支持

多種影像輸入，如復(fù)合信號(hào)、分離信號(hào)（即S-VIDEO）、數(shù)字信號(hào)

（DV接口即1394接口）o

1.233技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：影像檔案數(shù)字化存儲(chǔ)有兩種標(biāo)準(zhǔn)。第一作為可再利

用的圖像格式選用MPEG2格式。第二作為可在網(wǎng)絡(luò)上瀏覽查閱的

圖像格式選用MPEG4格式（常見(jiàn)文件名為ASF格式和RM格式）。

數(shù)據(jù)傳輸率：作為DVD備份保存的影像檔案數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)在

于6-8Mb/So

1.2.3.4補(bǔ)充說(shuō)明

影像檔案數(shù)字化時(shí)必須遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)等外部干擾。

數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)檢查載體質(zhì)量，確保影像檔案的真實(shí)性、完整

性。

1.3國(guó)標(biāo)有關(guān)歸檔電子文件數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

1.3.1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件

的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社

會(huì)組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。

132規(guī)范性引用文件

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)貝U

L3.3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件electronicrecords

指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、

光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)

上傳送的文件。

歸檔電子文件archivalelectronicrecords

指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件(3.1)。

背景信息context

指描述生成電子文件(3.1)的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦

理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。

元數(shù)據(jù)metadata

指描述電子文件(3.1)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編

排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、

字符集等數(shù)據(jù)。

邏輯歸檔logicalfiling

指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將

電子文件(3.1)的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。

物理歸檔physicalfiling

真實(shí)性authenticity

指對(duì)電子文件(3.1)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息(3.3)進(jìn)行鑒定

后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。

完整性integrity

指電子文件(3.1)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息(3.3)和元數(shù)據(jù)

(3.4)等無(wú)缺損。有效性u(píng)tility

指電子文件(3.1)應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息

的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

捕獲capture

指對(duì)電子文件(3.1)進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。

遷移migration

指將源系統(tǒng)中的電子文件(3.1)向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方

法與過(guò)程。

1.3.4總則

電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真

實(shí)性、完

整性和有效性。

應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程

管理與監(jiān)

控，保證管理工作的連續(xù)性。

應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、

版本、

數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電

子文件的質(zhì)量。

歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，

應(yīng)在內(nèi)容、

相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。

具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)

等拷貝件,

必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電

子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。

應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對(duì)只有電子簽章的電子文件，歸

檔時(shí)應(yīng)附

加有法律效力的非電子簽章。

135電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證

應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子

文件形成

開(kāi)始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的

產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規(guī)范。

登記處理過(guò)程中相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、

審核者、簽

發(fā)者等）。

登記處理過(guò)程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存

儲(chǔ)管理者等）。登記處理過(guò)程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（批示、簽名、

印章、代碼等）。登記電子文件傳遞、交接過(guò)程中的其他標(biāo)識(shí)。

應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。

建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制。

設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、

時(shí)間、

設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。

對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。

對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。

應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背

景信息和

元數(shù)據(jù)。

應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。

電子文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然

災(zāi)害、非

法訪問(wèn)、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要

求相符的防范對(duì)策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；

操作安全保證；身份識(shí)別方法等。

1.3.6電子文件的收集與積累

收集積累要求

1記錄了重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有查考價(jià)值的

電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如

果保管部門已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定

稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確

定是否保留。

2當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過(guò)程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格

的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文

件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。

3對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無(wú)法確定其保管責(zé)任的

電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件

暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。

4對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件

存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。

文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

5對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文

件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件

一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

6對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收

集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

7對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制

作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻

和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

8對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參

數(shù)和非通用格

式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

11對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下,

其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的

元數(shù)據(jù)保存。

12定期制作電子文件的備份。

電子文件的登記

1每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記。

2電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。

3電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存,

永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝

一起保存。

4電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件；U——非正式

電子文件；F—正式電子文件。

5電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件：G—

—圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；0——超媒體鏈結(jié)

文件；P—程序文件；D-數(shù)據(jù)文件。

1.3.7電子文件的歸檔

歸檔要求

文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件

的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到

符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。

鑒定

1電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、

有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。

有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，檢驗(yàn)和審核結(jié)果

填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見(jiàn)附錄A的表

A.3）o如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真

實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給

接收單位。

3電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)

規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

4電子文件保管期限和密級(jí)的劃分工作，參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文

件材料密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元

數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的

機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識(shí)。

歸檔時(shí)間

邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完

成。

檢測(cè)

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條

件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效

性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。

歸檔

電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩

步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔口

歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)

類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

1邏輯歸檔

將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中,

存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。

2物理歸檔

2.I凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理

歸檔。

2.2把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體

上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。

磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子

文件長(zhǎng)期保存的載體。

2.4存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明

載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔

后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

2.5特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查

看軟件。

2.6將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同

歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》

歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁(yè),

以件為單位填寫續(xù)頁(yè)。

2.7對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體

中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。

2.8歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的

載體保存至少1年。

138歸檔電子文件的整理

1.歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進(jìn)行。

2,歸檔電子文件以件為單位整理。

3.同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度一保管期限一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或

保管期限一年度一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等分類方案進(jìn)行分類。

4.按電子文件類別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體。

5.電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18進(jìn)行著錄，同時(shí)按照保證

其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和

其他標(biāo)識(shí)。

6.將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

139歸檔電子文件的移交、接收與保管

1.移交、接收與保管要求對(duì)歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)

行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門,

進(jìn)行集中保管。在己聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工

作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的

手續(xù)。

2.移交、接收檢驗(yàn)

2.1文件形成單位在移交電子文件之前，檔案