DB5105T 57-2022 機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范　　

ICS03.080CCSA16DB5105Specificationsforservicesofgovernmentoffices瀘州市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布IDB5105/T57—2022 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語(yǔ)和定義 14基本要求 15會(huì)前準(zhǔn)備 36會(huì)中服務(wù) 77會(huì)后整理 88評(píng)價(jià)與改進(jìn) 8附錄A（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)崗位設(shè)置及其職責(zé) 9附錄B（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)人員禮儀要求 附錄C（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表 附錄D（資料性）會(huì)場(chǎng)物品布置要求 16附錄E（資料性）會(huì)場(chǎng)座次安排和座牌擺放要求 附錄F（資料性）設(shè)備調(diào)試 附錄G（資料性）會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查表 附錄H（資料性）續(xù)茶規(guī)范 附錄I（資料性）突發(fā)事件應(yīng)急處置程序 附錄J（資料性）滿意度評(píng)價(jià)表 30參考文獻(xiàn) DB5105/T57—2022本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由瀘州市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局提出并歸口。本文件起草單位：瀘州市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、瀘州市接待服務(wù)中心。本文件主要起草人：劉勇、羅淼、萬(wàn)勇琳、劉雨明、高劍波。本文件為首次發(fā)布。1DB5105/T57—2022機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范本文件規(guī)定了機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)的術(shù)語(yǔ)和定義、基本要求、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后整理、評(píng)價(jià)與改進(jìn)。本文件適用于瀘州市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)活動(dòng)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB2894安全標(biāo)志及其使用導(dǎo)則GB/T10001.1公共信息圖形符號(hào)第1部分：通用符號(hào)GB13495.1消防安全標(biāo)志第1部分：標(biāo)志GB14934食品安全國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)消毒餐（飲）具GB/T30520會(huì)議分類和術(shù)語(yǔ)GB/T41568機(jī)關(guān)事務(wù)管理術(shù)語(yǔ)3術(shù)語(yǔ)和定義GB/T30520、GB/T41568界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1機(jī)關(guān)會(huì)議governmentofficesmeetings以黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)，以及各民主黨派、工商聯(lián)、各人民團(tuán)體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位的名義舉辦的會(huì)議、會(huì)見及其他按要求承辦的活動(dòng)。3.2會(huì)議服務(wù)conferenceservices為機(jī)關(guān)提供會(huì)議預(yù)訂、接待、保障的服務(wù)工作。4基本要求4.1總則4.1.1機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)應(yīng)遵循專業(yè)化、安全化、人性化、信息化、節(jié)約化的原則，可通過購(gòu)買社會(huì)服務(wù)引入具備符合本規(guī)范要求的第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)開展機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)工作。2DB5105/T57—20224.1.2建立完善的機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)管理制度，包括人員管理、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、服務(wù)質(zhì)量管理、應(yīng)急管理等。4.1.3機(jī)關(guān)應(yīng)大力推進(jìn)會(huì)議服務(wù)數(shù)字化，提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和效率。4.2場(chǎng)所4.2.1配置與機(jī)關(guān)會(huì)議規(guī)模、規(guī)格等相適的會(huì)議室，且會(huì)議室的數(shù)量、類型、功能結(jié)構(gòu)合理。配置的設(shè)施應(yīng)包括但不限于：——足夠的插座、網(wǎng)絡(luò)接口、視頻接口等基本設(shè)施；——能實(shí)行分區(qū)光控且滿足可調(diào)控性要求的燈具，色溫應(yīng)滿足攝像攝影要求；——獨(dú)立的溫控、通風(fēng)系統(tǒng)；——相鄰會(huì)議室應(yīng)設(shè)置隔音設(shè)施；——醒目的禁煙標(biāo)志。4.2.2會(huì)議室外圍應(yīng)配置相應(yīng)的輔助系統(tǒng)，包括但不限于：——規(guī)模適當(dāng)并分設(shè)機(jī)動(dòng)車進(jìn)出口與人員通道；——疏散通道、安全出口、消防車通道、應(yīng)急照明等應(yīng)急設(shè)施；——布局合理、設(shè)施完善的停車場(chǎng)，并配有醒目的安全標(biāo)志，標(biāo)志應(yīng)符合GB2894和GB13495.1的規(guī)定；——公共信息導(dǎo)向系統(tǒng)，如會(huì)議室位置標(biāo)志、導(dǎo)向標(biāo)志、樓層分布平面示意圖、會(huì)場(chǎng)分布平面示意圖等。引導(dǎo)標(biāo)識(shí)和指示牌應(yīng)符合GB/T10001.1的規(guī)定；——監(jiān)控系統(tǒng)，且設(shè)備安裝于所有出入口、主要通道等位置；——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎紙機(jī)、手機(jī)存放柜、手機(jī)干擾器等保密技術(shù)防護(hù)設(shè)備。4.2.3按需提供服務(wù)物品，可包括但不限于：投影設(shè)備、幕布、寫字板、音視頻設(shè)備、筆盒、紙巾碟、茶具等。4.2.4有特殊要求的，可租賃與機(jī)關(guān)會(huì)議規(guī)模、規(guī)格相適應(yīng)的場(chǎng)所及設(shè)施。4.3人員4.3.1建立機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)組織機(jī)構(gòu)，配置會(huì)議預(yù)訂員、會(huì)議主管、技術(shù)人員和服務(wù)人員等，明確崗位，制定崗位職責(zé)及說明書。崗位設(shè)置及其職責(zé)見附錄A。其中，選聘服務(wù)人員應(yīng)考慮以下方面：——文化教育程度；——年齡、身高、形象、氣質(zhì)；——溝通表達(dá)、隨機(jī)應(yīng)變能力；——工作技能；——其他行為素質(zhì)。4.3.2定期開展持續(xù)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，并做到內(nèi)容充實(shí)，方式多樣。培訓(xùn)內(nèi)容可包括但不限于：——機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)的理論知識(shí)；——儀容、儀態(tài)、言談舉止等，機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)人員禮儀要求見附錄B；——保密政策文件及相關(guān)制度；——安全管理與安全檢查；——技術(shù)人員專業(yè)技能；——服務(wù)人員服務(wù)技巧；——應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件處理能力；3DB5105/T57—2022——普通話及外語(yǔ)運(yùn)用能力等。培訓(xùn)方式可包括但不限于：——聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)；——組織內(nèi)部指導(dǎo)和實(shí)訓(xùn)；——定期進(jìn)行演練、考試。4.3.3服務(wù)人員應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)考核合格后方可上崗。4.4安全4.4.1建立健全機(jī)關(guān)會(huì)議安全管理制度和安全保衛(wèi)工作方案，并建立有效的執(zhí)行和監(jiān)督機(jī)制。4.4.2建立突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案并有相應(yīng)的處置措施。必要時(shí)，應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案并進(jìn)行培訓(xùn)和演練，明確組織機(jī)構(gòu)、工作職責(zé)和緊急突發(fā)事件處置程序。應(yīng)急預(yù)案涉及的范圍包括但不限于：——火災(zāi)；——電梯困人；——突發(fā)疾病；——消防系統(tǒng)故障；——地震。4.4.3機(jī)關(guān)會(huì)議期間應(yīng)加強(qiáng)安全巡查，發(fā)生公共突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并配合相關(guān)部門處理。4.5保密4.5.1建立機(jī)關(guān)會(huì)議保密制度，確定保密責(zé)任人，定期開展全員保密教育，明確保密紀(jì)律。4.5.2機(jī)關(guān)會(huì)議開始前，清理無(wú)關(guān)人員，對(duì)會(huì)議室及通信、辦公、擴(kuò)音等設(shè)備的保密性能進(jìn)行檢查；會(huì)議期間，巡視檢查有無(wú)違反保密紀(jì)律的行為和泄密隱患；會(huì)議結(jié)束后，檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)遺留涉密的文件和物品。5會(huì)前準(zhǔn)備5.1會(huì)議預(yù)訂5.1.1提供多種預(yù)訂渠道，如電話預(yù)訂、書面預(yù)訂、網(wǎng)絡(luò)預(yù)定和現(xiàn)場(chǎng)預(yù)訂等。5.1.2會(huì)議預(yù)訂員接到預(yù)訂通知后，應(yīng)做好會(huì)議登記并填寫《機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表》（見附錄C明確會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議密級(jí)等需求，并向會(huì)議舉辦方復(fù)述確認(rèn)后，將《機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表》交會(huì)議舉辦方會(huì)議負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.1.3會(huì)務(wù)主管應(yīng)提前對(duì)可能影響機(jī)關(guān)會(huì)議順利召開的因素進(jìn)行預(yù)判，必要時(shí)可與會(huì)議舉辦方再次溝通確認(rèn)，并按“先上級(jí)后下級(jí)、先重點(diǎn)后一般”的原則合理安排。5.2制定方案制定機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)保障工作方案，明確各相關(guān)部門及崗位工作職責(zé)、服務(wù)人員數(shù)量、時(shí)間安排等事項(xiàng)，做到分工明確、職責(zé)清晰、落實(shí)到人，同時(shí)下發(fā)會(huì)議籌備通知，列明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及保障要求等內(nèi)容。4DB5105/T57—20225.3對(duì)外協(xié)調(diào)5.3.1涉及需與其他單位協(xié)調(diào)的機(jī)關(guān)會(huì)議，應(yīng)對(duì)會(huì)議服務(wù)任務(wù)進(jìn)行分解，明確任務(wù)要求及完成時(shí)限。必要時(shí)，可召開會(huì)議服務(wù)保障協(xié)調(diào)會(huì)。協(xié)調(diào)事項(xiàng)包括但不限于：——車輛停放；——疫情防控；——公共衛(wèi)生；——秩序維護(hù)；——交通保暢。5.3.2如會(huì)議舉辦方有需求變更的，應(yīng)及時(shí)將變更信息通報(bào)相關(guān)單位并作妥善處理。5.4布置會(huì)場(chǎng)5.4.1根據(jù)機(jī)關(guān)會(huì)議舉辦方的需求布置會(huì)場(chǎng)，會(huì)場(chǎng)布置普通會(huì)議宜半天完成，重大會(huì)議宜提前1天完5.4.2布置會(huì)場(chǎng)前應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)區(qū)域進(jìn)行清潔、消殺。會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生要求應(yīng)符合但不限于表1的規(guī)定。表1會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生要求1磚面及拼縫、邊沿線等處潔凈，無(wú)積垢、灰塵、紙屑、食品殘?jiān)?345DB5105/T57—202255.4.3服務(wù)人員應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)的布局、主席臺(tái)、桌椅、桌布、物品、會(huì)標(biāo)、座次座牌等進(jìn)行布置。會(huì)場(chǎng)布置要求應(yīng)符合表2的規(guī)定。表2會(huì)場(chǎng)布置要求1根據(jù)會(huì)議類型、規(guī)模等確定會(huì)場(chǎng)布局，包括23.擺放主賓位椅子時(shí)，應(yīng)考慮到主賓的舒適345茶杯的擺放要求見附錄D中D.3；茶葉準(zhǔn)備及放置要求見附6789簽到臺(tái)搭建于醒目且不妨礙參會(huì)人員通行的位置，座次圖5.4.4技術(shù)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議使用的線路、話筒、音響、視頻等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行布置，布置要求應(yīng)符合表3的規(guī)定。6DB5105/T57—2022表3設(shè)施設(shè)備布置要求12話筒數(shù)量滿足會(huì)議需要，有線話筒擺放高度距離桌面24cm左右、距桌面前沿3會(huì)議室前方左右對(duì)稱擺放音箱，科學(xué)合理布局，4視頻設(shè)備布置于所有參會(huì)人員可見處，與電腦正確連接5.4.5布置完成后應(yīng)對(duì)燈光、空調(diào)、音控設(shè)備、音頻設(shè)備、視頻設(shè)備、備份設(shè)備等進(jìn)行調(diào)試，調(diào)試方法見附錄F。調(diào)試要求應(yīng)符合表4的規(guī)定。設(shè)施設(shè)備調(diào)試完畢后應(yīng)由專人看管，并應(yīng)在明顯處張貼標(biāo)識(shí)，防止誤撞、誤扯。表4設(shè)施設(shè)備調(diào)試要求1燈光亮度與顏色正常，無(wú)損壞，還應(yīng)單獨(dú)檢查在使用投2空調(diào)運(yùn)行狀態(tài)正常，能將會(huì)場(chǎng)內(nèi)環(huán)境溫度控制在在22℃~26℃。3時(shí)序電源、調(diào)音臺(tái)、混音器、音頻處理器、功放、揚(yáng)聲器、會(huì)議電腦、高清混合矩陣運(yùn)行4565.如使用LED屏,投影機(jī)及配套幕布運(yùn)行正常。75.5檢查驗(yàn)收7DB5105/T57—20225.5.1建立布置會(huì)場(chǎng)檢查驗(yàn)收工作制度，根據(jù)工作需求成立專項(xiàng)工作組，對(duì)會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生、會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)施設(shè)備布置和調(diào)試情況進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并填寫《會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查表》（見附錄G）。檢查驗(yàn)收應(yīng)符合本標(biāo)準(zhǔn)中5.4條的規(guī)定。5.5.2檢查驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)指出，并由相關(guān)責(zé)任部門現(xiàn)場(chǎng)立即糾正，超過30分鐘不能解決的應(yīng)報(bào)會(huì)務(wù)主管。6會(huì)中服務(wù)6.1引領(lǐng)服務(wù)6.1.1服務(wù)人員應(yīng)著統(tǒng)一工作服提前30分鐘在會(huì)場(chǎng)門口迎候，指引參會(huì)人員做好簽到并引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)至候會(huì)室，有保密要求的，應(yīng)提前擺放指示牌提醒參會(huì)人員將隨身通信、錄音、錄像等設(shè)備統(tǒng)一存放于指定位置。6.1.2會(huì)議開始前宣讀或播放2次會(huì)議紀(jì)律，分別為會(huì)前10分鐘宣讀或播放1次、會(huì)前5分鐘再宣讀6.1.3會(huì)議即將開始應(yīng)提供打鈴提醒服務(wù)，宜臨會(huì)前3分鐘提醒一次，臨會(huì)前1分鐘再次提醒并引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)出席，有主席臺(tái)的將領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)至主席臺(tái)。6.1.4會(huì)前統(tǒng)一做好參會(huì)人員車輛通行、停放等安排。如遇下雨，還應(yīng)做好參會(huì)人員的撐傘、收傘等服務(wù)。6.2茶水服務(wù)6.2.1斟茶臨會(huì)前30分鐘斟倒第1次茶水，斟3分滿，做好沖泡前“醒茶”準(zhǔn)備，待15分鐘后茶葉舒展開斟倒第2次茶水，斟7分滿。6.2.2續(xù)茶茶水溫度和續(xù)茶要求見附錄H。6.3設(shè)備保障臨會(huì)前應(yīng)啟動(dòng)備用設(shè)備，并確保機(jī)關(guān)會(huì)議期間有專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)值守，根據(jù)會(huì)議情況及時(shí)調(diào)節(jié)音頻、視頻等設(shè)備。如正在使用的設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)能立即切換至備用設(shè)備，并迅速排除故障。6.4會(huì)場(chǎng)巡查6.4.1會(huì)場(chǎng)內(nèi)外應(yīng)分別安排服務(wù)人員值守，保密會(huì)議的值守應(yīng)安排在會(huì)場(chǎng)外。6.4.2在會(huì)議期間，每10分鐘～15分鐘會(huì)務(wù)人員應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行巡視，應(yīng)做到但不限于以下幾方面：——室內(nèi)氣溫恒定，空調(diào)溫度控制在26℃左右；——音響聲音適中，將麥克風(fēng)調(diào)整到最佳位置；無(wú)線麥根據(jù)使用情況及時(shí)更換電池；——投影無(wú)抖動(dòng)、無(wú)花屏、無(wú)色差；——燈光亮度與投影互相協(xié)調(diào)，保證觀眾能清晰地看清屏幕與主講人；——如有臨時(shí)參加會(huì)議人員，及時(shí)為其提供座椅；——及時(shí)增添茶水或替換已飲用的礦泉水；——滿足與會(huì)人員其他需求（傳遞紙條、傳遞麥克風(fēng)等——一切正常時(shí)，會(huì)務(wù)人員會(huì)場(chǎng)門口站立等候。8DB5105/T57—20226.4.3會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序應(yīng)配備專人維護(hù)，保持通道、洗手間等公共場(chǎng)所清潔，并能對(duì)會(huì)場(chǎng)周邊實(shí)現(xiàn)安全巡查，如遇突發(fā)事件應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，同時(shí)協(xié)助相關(guān)單位及時(shí)有效處置，突發(fā)事件情形及處置程序見附錄I。6.4.4中途如更換服務(wù)人員，應(yīng)做好交接班工作。簡(jiǎn)短休息時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)輔助整理會(huì)場(chǎng)，補(bǔ)充和更換相應(yīng)物品，不應(yīng)亂動(dòng)參會(huì)人員的文件、物品等。7會(huì)后整理7.1機(jī)關(guān)會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)有序引導(dǎo)參會(huì)人員離開，并組織服務(wù)人員仔細(xì)檢查會(huì)場(chǎng)。檢查內(nèi)容包括但不限于：——有無(wú)參會(huì)人員遺留的物品，如有遺失，應(yīng)立即送還，未能及時(shí)送還的，應(yīng)做好登記并妥善保管，并積極聯(lián)系辦會(huì)單位；——有無(wú)損壞的設(shè)施設(shè)備及物品，如有損壞的，應(yīng)記錄設(shè)施設(shè)備及物品的名稱、數(shù)目及損壞情況，并報(bào)會(huì)務(wù)主管；——有無(wú)散落在會(huì)場(chǎng)的會(huì)議資料，如有遺落，應(yīng)統(tǒng)一回收處理銷毀。7.2機(jī)關(guān)會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)場(chǎng)。整理內(nèi)容包括但不限于：——回收茶具、紙巾碟、筆盒、桌布等可重復(fù)使用的物品，清點(diǎn)數(shù)量；——收拾桌面，清掃會(huì)場(chǎng)，歸位桌椅，撤除會(huì)標(biāo)；——關(guān)閉設(shè)施設(shè)備，切斷電源，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)。7.3會(huì)務(wù)用品按以下要求進(jìn)行管理：——仔細(xì)清洗茶杯，完畢后，用消毒干毛巾擦拭干凈，放入消毒柜，進(jìn)行消毒處理；——宜用去污粉沾水擦洗瓷杯的茶垢，清潔后再消毒，消毒標(biāo)準(zhǔn)按GB14934的規(guī)定執(zhí)行；——根據(jù)領(lǐng)用的數(shù)量放回倉(cāng)庫(kù)，根據(jù)不同類別（一次性、盤類、壺類）分類集中擺放，定期盤點(diǎn)；——會(huì)議結(jié)束后將耗損類會(huì)務(wù)用品，如紙巾、濕巾、紙筆進(jìn)行盤點(diǎn)、登記臺(tái)賬，并根據(jù)庫(kù)存量與使用期限選擇性地采購(gòu)。8評(píng)價(jià)與改進(jìn)8.1建立服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)機(jī)制，明確評(píng)價(jià)內(nèi)容、評(píng)價(jià)方法、評(píng)價(jià)程序和評(píng)價(jià)結(jié)果及應(yīng)用。其中，評(píng)價(jià)內(nèi)容應(yīng)根據(jù)評(píng)價(jià)目的，選擇能反映機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量的要素、特性等關(guān)鍵信息，評(píng)價(jià)方法應(yīng)切實(shí)可行，定期面向會(huì)議舉辦方、參會(huì)人員等開展服務(wù)滿意度調(diào)查。滿意度評(píng)價(jià)表見附錄J。8.2加強(qiáng)對(duì)服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)的督促、檢查，匯總和分析評(píng)價(jià)過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，制定機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃，提出改進(jìn)措施。9DB5105/T57—2022A機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)崗位設(shè)置及其職責(zé)A.1會(huì)議預(yù)訂員A.1.1受理預(yù)訂信息，全面準(zhǔn)確了解會(huì)議需求。A.1.2做好會(huì)議預(yù)訂記錄，根據(jù)會(huì)議預(yù)定情況安排會(huì)議室。A.1.3按照相關(guān)規(guī)定和會(huì)議需求，通知會(huì)務(wù)主管做好會(huì)前人員、物品等相關(guān)準(zhǔn)備。A.1.4保持與會(huì)議舉辦單位的溝通聯(lián)系，如有變動(dòng)，及時(shí)做好調(diào)整。A.2會(huì)務(wù)主管A.2.1進(jìn)行日常管理，帶領(lǐng)服務(wù)人員、技術(shù)人員完成任務(wù)。A.2.2負(fù)責(zé)服務(wù)人員、技術(shù)人員思想政治教育和日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)。A.2.3督促檢查規(guī)章制度落實(shí)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題。A.2.4做好新進(jìn)員工的挑選及培訓(xùn)工作。A.2.5負(fù)責(zé)服務(wù)人員、技術(shù)人員的績(jī)效考核。A.2.6對(duì)違紀(jì)違規(guī)人員按權(quán)限進(jìn)行處罰或提出處罰意見。A.2.7具備一定的應(yīng)急處理能力，并定期組織相應(yīng)演練。A.3技術(shù)人員A.3.1負(fù)責(zé)會(huì)議室音響、投影、電腦、電子顯示屏等音頻、視頻設(shè)備的安裝調(diào)試、運(yùn)行管理、日常維護(hù)，確保設(shè)備完好正常。A.3.2負(fù)責(zé)提出音頻、視頻等會(huì)議設(shè)備的維修、采購(gòu)建議。A.3.3與時(shí)俱進(jìn)，能服務(wù)保障好信息化時(shí)代的會(huì)議設(shè)備保障需求。A.4服務(wù)人員A.4.1遵守服務(wù)程序和服務(wù)規(guī)范，熱情、主動(dòng)、有禮貌地接待參會(huì)人員，提供令參會(huì)人員滿意的服務(wù)。A.4.2根據(jù)機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)訂表相關(guān)內(nèi)容，做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后清理工作。A.4.3檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)參會(huì)人員遺留物品，及時(shí)送交會(huì)務(wù)主管。A.4.4嚴(yán)格遵守保密工作要求，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行會(huì)議服務(wù)。A.4.5提高警惕，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)向會(huì)務(wù)主管報(bào)告。DB5105/T57—2022BB（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)人員禮儀要求B.1儀表B.1.1服裝B.1.1.1一般要求B.根據(jù)實(shí)際情況選擇與制作服務(wù)人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證服務(wù)人員的服裝、配飾的顏色、樣式統(tǒng)一。B.工裝外不應(yīng)顯露個(gè)人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無(wú)明顯污跡、破損。B.1.1.2著裝要求B.女士著裝應(yīng)統(tǒng)一，身著裙裝時(shí)，西裙宜配長(zhǎng)襪和工鞋，西裙長(zhǎng)度于膝蓋上3cm；著褲裝時(shí)，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長(zhǎng)及鞋面。B.男士著裝應(yīng)統(tǒng)一，身著西裝時(shí)，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長(zhǎng)及鞋面；襯衫領(lǐng)口應(yīng)扣好，不應(yīng)敞開；著長(zhǎng)袖時(shí)，袖口應(yīng)扣好，不應(yīng)挽袖。B.1.2工作牌工作牌宜佩帶在左胸；工作牌距離肩縫18cm，距中線5cm，不應(yīng)斜戴。B.1.3工鞋宜穿黑色皮鞋（以軟底鞋為宜）；鞋上飾品不宜過多,皮鞋表面保持光亮。B.1.4絲襪B.1.4.1女士著西裙時(shí)宜穿長(zhǎng)筒肉色絲襪，并保持絲襪干凈、完好，不宜穿短襪或不穿。B.1.4.2男士宜穿深色長(zhǎng)襪。B.1.5飾品B.1.5.1女士不宜佩戴夸張飾品、彩繩；可佩戴耳釘、項(xiàng)鏈等飾品，佩飾不宜過多。B.1.5.2男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他飾品。B.2儀容B.2.1發(fā)式簡(jiǎn)潔，面容清爽；女性可著淡妝，香水味不宜過濃，不可涂抹指甲油。B.2.2面部保持自然親切的微笑，精神飽滿、充滿自信。B.3儀態(tài)DB5105/T57—2022B.3.1站姿B.3.1.1女士站姿上身正直，頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；雙手搭握，稍向上提，放于小腹前；雙腳可前后略分開，一只腳略前，一只腳略后，呈小丁字步，前腳的腳跟稍稍向后腳的腳背處靠攏。女士站姿參見圖B.1。圖B.1女士站姿示意圖B.3.1.2男士站姿雙眼平視前方，頸部挺直。雙肩自然放松端平且收腹挺胸。雙臂自然下垂，處于身體兩側(cè)，腳跟并攏，腳呈“V”字型分開，兩腳尖間距約一個(gè)拳頭的寬度；或雙腳平行分開，與肩同寬。男士站姿參見圖B.2。圖B.2男士站姿示意圖B.3.2坐姿B.3.2.1女士坐姿入座時(shí)將裙子向前攏，坐椅子的三分之一處，背部挺直，兩個(gè)膝蓋合并，兩腿不能交叉，腿可放中間或兩邊，身體重心垂直向下，雙肩平穩(wěn)放松。女士坐姿參見圖B.3。DB5105/T57—2022圖B.3女士坐姿示意圖B.3.2.2男士坐姿上體挺直，下頜微收，雙目平視，兩腿分開，不超肩寬，兩腳平行，兩手分別放在雙膝上。服務(wù)人員坐姿參見圖B.4。圖B.4男士坐姿示意圖B.3.3行姿身體重心應(yīng)稍向前，頭朝正前方，眼睛平視，面帶微笑；上身保持垂直平穩(wěn)，肩部自然放松，兩臂擺動(dòng)自然，步幅適中、勻速。服務(wù)人員行姿參見圖B.5。圖B.5服務(wù)人員行姿示意圖DB5105/T57—2022B.3.4蹲姿B.3.4.1女士蹲姿左腳在前、右腳在后，左小腿垂直于地面，右膝靠于左小腿內(nèi)側(cè)。前腳掌著地，屈膝蹲下,形成左膝高右膝低的姿態(tài)，雙腿保持緊靠，上身保持挺直；側(cè)身?yè)煳飼r(shí)不應(yīng)低頭虧背。女士蹲姿參見圖B.6。圖B.6女士蹲姿示意圖B.3.4.2男士蹲姿同女士蹲姿，男性雙腿可適度的將其分開，男士蹲姿參見圖B.7。圖B.7男士蹲姿示意圖B.3.5引領(lǐng)B.3.5.1引領(lǐng)參會(huì)人員時(shí)，應(yīng)走在參會(huì)人員右前方或側(cè)身略向參會(huì)人員，保持行走距離，距離保持在1m左右。B.3.5.2遇拐彎或臺(tái)階處，應(yīng)回頭向賓客示意說“請(qǐng)當(dāng)心”。B.3.5.3引領(lǐng)參會(huì)人員時(shí)，應(yīng)用“這邊請(qǐng)”、“里邊請(qǐng)”等禮貌用語(yǔ)。B.3.5.4給參會(huì)人員指示方向，手臂伸直，手指自然并攏，手掌向上，以肘關(guān)節(jié)為軸指示目標(biāo)，眼睛兼顧參會(huì)人員和指示目標(biāo)。服務(wù)人員指引見可參見圖B.8。DB5105/T57—2022圖B.8服務(wù)人員導(dǎo)引示意圖B.4規(guī)范用語(yǔ)B.4.1每次與參會(huì)人員、領(lǐng)導(dǎo)見面時(shí)，應(yīng)主動(dòng)打招呼問好。B.4.2與參會(huì)人員談話時(shí)應(yīng)站立，目光注視對(duì)方面部，保持自然表情并微笑。B.4.3在工作時(shí)間不應(yīng)高聲喧嘩。談話時(shí)語(yǔ)調(diào)悅耳、清晰、語(yǔ)言準(zhǔn)確、充實(shí)，語(yǔ)氣誠(chéng)懇、親切，聲音高低適中。B.4.4回答參會(huì)人員詢問時(shí)，使用普通話，表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、清楚，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。B.4.5不說與服務(wù)無(wú)關(guān)的話，不應(yīng)以任何借口頂撞、挖苦、諷刺參會(huì)人員、領(lǐng)導(dǎo)。任何情況下都不應(yīng)與參會(huì)人員爭(zhēng)吵。忌中途打斷參會(huì)人員講話，應(yīng)讓參會(huì)人員講完后再作答。B.4.6接聽電話時(shí)，應(yīng)主動(dòng)報(bào)出崗位，致以問候，再征詢參會(huì)人員要求。DB5105/T57—2022（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表見C.1。表C.1機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表□課桌式□回字型□U字型□其他年月日時(shí)分，會(huì)期：□半天□一天□絕密□機(jī)密□秘密□話筒□視頻設(shè)備□其他會(huì)議期間是否需要服務(wù)人員在場(chǎng)內(nèi)支持：□是□否DB5105/T57—2022D會(huì)場(chǎng)物品布置要求D.1桌椅D.1.1檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)每張桌椅是否有損壞，根據(jù)參會(huì)總?cè)藬?shù)按比例擺放桌椅。桌椅擺放整齊、平穩(wěn)，桌與桌之間不應(yīng)低于90cm，椅子距臺(tái)裙1cm。（如：主席臺(tái)在下面可排10排，每排前后距離為90cm；主席臺(tái)在上面，可排10排-13排，每排前后距離90cm～110cm）。桌椅擺放示意圖見圖D.1。D.1.2桌椅擺放完后，應(yīng)采用拉線方式進(jìn)行擺放間距確認(rèn)，具備條件的可采用激光測(cè)距儀定量定位與拉線輔助相結(jié)合的方式進(jìn)行。桌椅拉線確認(rèn)示意圖見圖D.1。圖D.1桌椅擺放示意圖D.2桌布桌布包括臺(tái)呢和圍裙,均應(yīng)達(dá)到清潔、整齊、無(wú)褶皺的狀態(tài)。桌面鋪設(shè)臺(tái)呢，座位方臺(tái)呢下垂25厘米～30厘米長(zhǎng)；間隔50厘米設(shè)置一個(gè)臺(tái)卡卡扣懸掛圍裙，圍裙懸掛好后褶皺均勻、整齊。將每張臺(tái)呢、圍裙褶皺處進(jìn)行熨燙，熨燙后再用除毛器清理桌面的毛球。桌布固定示意圖見圖D.2。圖D.2桌布固定示意圖DB5105/T57—2022D.3茶杯D.3.1茶杯應(yīng)清潔、無(wú)破損，且經(jīng)過消毒。擺放前應(yīng)對(duì)每個(gè)茶杯仔細(xì)檢查，是否有破損或污漬，發(fā)現(xiàn)破損應(yīng)及時(shí)回收不能使用。D.3.2茶杯擺放距離按座椅寬度的三分之一處擺放，預(yù)留出擺放座牌的位置。統(tǒng)一擺放客人右側(cè)，整體保持整齊一致；水杯距離客人12cm～15cm；瓷杯的杯把朝向客人，呈45°。茶杯擺放示意圖見圖D.3。圖D.3茶杯擺放示意圖D.3.3茶杯擺放完后應(yīng)采用拉線方式進(jìn)行確認(rèn)。茶杯拉線確認(rèn)示意圖見圖D.4。圖D.4茶杯拉線確認(rèn)示意圖D.4茶葉每杯茶葉為4g，臨會(huì)前30分鐘進(jìn)行第一次摻水泡發(fā)茶葉，待15分鐘后茶葉舒展開斟倒第2次茶水。茶葉放置示意圖見圖D.5。DB5105/T57—2022圖D.5茶葉放置示意圖D.5筆、紙擺放3張A4白紙，距桌面邊緣1厘米，按從左到右的順序豎向擺著黑色鉛筆、紅色彩鉛、黑色簽字筆。筆、紙擺放示意圖見圖D.6。圖D.6筆、紙擺放示意圖D.6紙巾、毛巾重要及特殊會(huì)議需在主席臺(tái)擺放毛巾和紙巾，毛巾需用熱水浸泡10分鐘，清洗擰干后折成長(zhǎng)方形，將折好的熱毛巾放入消毒柜消毒30分鐘，臨會(huì)前5分鐘取出放入毛巾碟中間位置。紙巾擺放在筆盒與毛巾碟之間，每個(gè)紙巾碟中放入5張紙巾，紙巾折口統(tǒng)一向左，花形方向一致。紙巾、毛巾擺放示意圖見圖D.7。DB5105/T57—2022圖D.7紙巾、毛巾擺放示意圖D.7會(huì)標(biāo)、座牌制作會(huì)標(biāo)分為兩種：布橫幅懸掛式會(huì)標(biāo)和固定背景板會(huì)標(biāo)，布橫幅懸掛式會(huì)標(biāo)一般都采用紅底白字，固定背景板會(huì)標(biāo)采用紅底白字或者藍(lán)底白字，會(huì)標(biāo)字體要求為漢儀超粗宋簡(jiǎn)體。布橫幅懸掛式會(huì)標(biāo)通過電腦程序編制會(huì)標(biāo)內(nèi)容，使用刻繪機(jī)刻字制作，由專人粘貼在紅布橫幅上完成會(huì)標(biāo)內(nèi)容的制作；固定背景板會(huì)標(biāo)可采用刻繪機(jī)刻字粘貼、噴繪等方式制作。座牌：座牌架采用透明塑膠，粉底黑字，字體要求為方正魏碑GBK。DB5105/T57—2022EE（資料性）會(huì)場(chǎng)座次安排和座牌擺放要求E.1座次安排E.1.1主席臺(tái)座次E.1.1.1大型會(huì)議主席臺(tái)應(yīng)排定座次，座次應(yīng)布置于會(huì)場(chǎng)前方正中央，位置突出。E.1.1.2領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，如圖E.1所示。主席臺(tái)觀眾席觀眾席圖E.1主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)座次安排示意圖E.1.1.3領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，如圖E.2所示。E.1.1.4其他情況下，按會(huì)議舉辦單位意見排列座次，最終由主辦單位檢查確認(rèn)。觀眾席觀眾席圖E.2主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)座次安排示意圖DB5105/T57—2022E.1.2課桌式場(chǎng)內(nèi)座次E.1.2.1橫排法。按參會(huì)人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右依次橫向排列。E.1.2.2豎排法。按各單位和成員的既定次序或姓氏筆畫，從前至后依次縱向排列。注意正式代表排在前面，職務(wù)高者排在前面。E.1.3回型（U型）場(chǎng)內(nèi)座次E.1.3.1會(huì)議桌與正門正對(duì)時(shí)，座位安排參見圖E.3。E.1.3.2會(huì)議桌與正門側(cè)對(duì)時(shí)，座位安排參見圖E.4。正門），圖E.3會(huì)議桌與正門正對(duì)時(shí)座位安排圖客方主方客方主方圖E.4會(huì)議桌與正門側(cè)對(duì)時(shí)座位安排示意圖E.1.4外賓會(huì)談座次注：與外賓會(huì)談時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖E.5。主方譯員DB5105/T57—2022主方譯員客方譯員圖E.5與外賓會(huì)談時(shí)座位安排示意圖E.2座牌擺放E.2.1宜選擇三角形座席牌，一般長(zhǎng)15cm～20cm，寬7.5cm～10cm，雙面展示。E.2.2座席牌字體格式應(yīng)統(tǒng)一、大小合理。E.2.3不同場(chǎng)合的擺放要求參見表E.1。表E.1座席牌擺放要求DB5105/T57—2022FF設(shè)備調(diào)試F.1燈光逐個(gè)開關(guān)燈光，檢查其照明效果。對(duì)主席臺(tái)燈光，應(yīng)單獨(dú)檢查開放投影時(shí)的燈光效果，同時(shí)還應(yīng)檢查燈光對(duì)主席臺(tái)人員的照射。燈盞應(yīng)無(wú)損，亮度與顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致。F.2音響音響宜提前1h打開，并將所有有關(guān)的音響設(shè)備連接，正式會(huì)議前15分鐘再次檢查確認(rèn)。抖動(dòng)連接線與移動(dòng)底座，搖動(dòng)麥克風(fēng)接口，測(cè)試音箱與麥克風(fēng)接口處，測(cè)試聲音是否正常；逐個(gè)調(diào)試麥克風(fēng)音量，以不同位置、最遠(yuǎn)的距離可以聽清、并感覺音量適中為準(zhǔn)；檢查麥克風(fēng)電池電量及備用電池情況。把音頻連接線連接電腦，測(cè)試是否有聲音，聲音效果是否正常。音響應(yīng)避免雜音、電流聲、音頻干擾等。無(wú)線麥克風(fēng)應(yīng)調(diào)試完整。F.3投影電腦切換的方法一般用Fn+F1～F8(有電腦標(biāo)志）鍵電腦切換，檢查電腦是否兼容，不兼容時(shí)可嘗試設(shè)置電腦的分辨率或更換電腦加以解決。投影應(yīng)無(wú)花屏、抖動(dòng)、聲響等影響投影效果的現(xiàn)象。F.4激光筆激光筆電池電量應(yīng)充足，使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將電池拆除。激光筆上下?lián)Q頁(yè)鍵與光束應(yīng)正常，激光筆在10m范圍內(nèi)應(yīng)可正常使用。F.5空調(diào)會(huì)議室內(nèi)溫度高于26℃時(shí)，宜開啟空調(diào)；溫度低于26℃時(shí)，可根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況及視要求開啟空調(diào)。會(huì)議開始前30分鐘打開空調(diào)，將溫度調(diào)控在26℃。未開啟空調(diào)時(shí)，應(yīng)打開新風(fēng)機(jī)。F.6LED顯示屏LED顯示屏電源開關(guān)順序：打開LED顯示屏?xí)r先打開主控計(jì)算機(jī)，后打開LED顯示屏；關(guān)閉LED顯示屏?xí)r先關(guān)閉LED顯示屏，后關(guān)閉計(jì)算機(jī)。打開計(jì)算機(jī)時(shí)，待計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)進(jìn)入主控軟件后，方可打開LED顯示屏電源，避免在全白屏幕狀態(tài)下開啟LED顯示屏。DB5105/T57—2022下列情況不應(yīng)開啟LED：——LED顯示屏主控計(jì)算機(jī)沒有進(jìn)入控制軟件等程序；——LED顯示屏主控計(jì)算機(jī)未通電；——LED顯示屏主控制部分電源未打開。LED顯示屏屏體部分出現(xiàn)一行非常亮的區(qū)域時(shí)，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間打開LED顯示屏，應(yīng)注意及時(shí)關(guān)閉顯示屏LED顯示屏的電源出現(xiàn)開關(guān)頻繁跳閘時(shí)，應(yīng)及時(shí)檢查L(zhǎng)ED顯示屏屏體或更換電源開關(guān)。根據(jù)LED顯示屏屏體、控制部分所處環(huán)境情況，避免蟲咬，必要時(shí)應(yīng)放置防鼠藥。DB5105/T57—2022G會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查表會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查表見G.1。表G.1會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查表類0□完成□未完成0□完成□未完成0□完成□未完成類0□完成□未完成0□完成□未完成0□完成□未完成0□完成□未完成0□完成□未完成類0□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成1□完成□未完成類1□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成2□完成□未完成3□完成□未完成3□完成□未完成3□完成□未完成DB5105/T57—2022H（資料性）續(xù)茶規(guī)范H.1茶水溫度茶水溫度要求如下：a）綠茶水溫控制在80℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃)放置8分鐘左右；b）紅茶水溫控制在95℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃)放置2分鐘左右；c）咖啡水溫控制在85℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃)放置5分鐘左右。H.2續(xù)茶要求H.2.1會(huì)議開始后每隔20分鐘續(xù)1次茶水。每次續(xù)茶時(shí)，所有服務(wù)人員應(yīng)排成1列同步續(xù)茶，并做到續(xù)茶步調(diào)和動(dòng)作的統(tǒng)一，H.2.2續(xù)茶時(shí)，瓶口不應(yīng)正對(duì)參會(huì)人員，不應(yīng)使茶具發(fā)出響聲，確保茶水不濺出水杯，沏茶續(xù)水以7分滿為宜。續(xù)茶動(dòng)作應(yīng)符合表5的規(guī)定。表5續(xù)茶動(dòng)作要求H.2.3續(xù)茶后，蓋好杯蓋，注意將每個(gè)茶杯位置應(yīng)往座椅方向后移7cm，挪出一些距離以防參會(huì)人員通過過道時(shí)打翻茶杯。將杯把轉(zhuǎn)向賓客右側(cè)放好，并將杯蓋留一條小縫。H.2.4續(xù)茶水要領(lǐng)參見圖G.1所示。圖H.1續(xù)茶水要領(lǐng)示意圖DB5105/T57—2022圖H.1續(xù)茶水要領(lǐng)示意圖（續(xù)）H.2.5續(xù)茶服務(wù)結(jié)束后，服務(wù)人員應(yīng)整齊有序退出會(huì)場(chǎng)，并關(guān)好會(huì)場(chǎng)大門。DB5105/T57—2022（資料性）突發(fā)事件應(yīng)急處置程序I.1緊急停電處理程序當(dāng)緊急停電時(shí)，宜采取以下應(yīng)急處理程序：——第一步：會(huì)場(chǎng)值守人員立即聯(lián)系技術(shù)人員并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案；——第二步：服務(wù)人員做好參會(huì)人員情況安撫工作；——第三步：如不能及時(shí)恢復(fù)供電，會(huì)務(wù)主管應(yīng)與會(huì)議舉辦方商議能否中斷會(huì)議，組織人員疏散；——第四步：會(huì)務(wù)主管向會(huì)議舉辦方說明突發(fā)停電原因，并表示歉意。I.2火災(zāi)事故處理程序當(dāng)發(fā)生火災(zāi)事故時(shí)，宜采取以下應(yīng)急處理程序：—