大學(xué)采購檔案管理辦法

——**大學(xué)采購檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)采購檔案的收集和管理，規(guī)范采購管理體系，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《\o"高等學(xué)校檔案管理辦法"高等學(xué)校檔案管理辦法》《上海市檔案條例》等國家和地方法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校檔案收集和管理制度及實(shí)際情況，制定本辦法。第二條成立招投標(biāo)檔案室，掛靠招投標(biāo)辦公室，負(fù)責(zé)收集與管理學(xué)校各類采購檔案。第三條采購檔案指學(xué)校采購活動(dòng)中形成的各類記錄、立項(xiàng)申請(qǐng)、采購預(yù)算、采購申請(qǐng)審批、招投標(biāo)文件等采購文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)疑及答復(fù)、投訴及處理等其他有關(guān)文件、資料。第二章職責(zé)分工第四條采購項(xiàng)目發(fā)出單位、各采購工作小組、招投標(biāo)辦公室、財(cái)務(wù)處等根據(jù)《**大學(xué)采購管理辦法》《**大學(xué)檔案館收集檔案范圍細(xì)則》等規(guī)定，負(fù)責(zé)收集和管理對(duì)應(yīng)的采購檔案，并建立相應(yīng)的采購檔案收集和管理制度。第五條招投標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)收集和管理招投標(biāo)辦公室受理的各項(xiàng)目從采購受理到中標(biāo)或成交通知書發(fā)出的采購過程檔案一套，包括采購申請(qǐng)、OA請(qǐng)示、立項(xiàng)論證材料、決策記錄、采購和成交公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、項(xiàng)目開標(biāo)和評(píng)審記錄、中標(biāo)或成交通知書質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料，交招投標(biāo)檔案室保存。第六條采購項(xiàng)目發(fā)出單位為采購檔案管理第一責(zé)任部門，負(fù)責(zé)收集和保管包括采購申請(qǐng)、OA請(qǐng)示、立項(xiàng)論證材料、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件（成交單位）、項(xiàng)目合同文本、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等整個(gè)過程材料。由采購項(xiàng)目發(fā)出單位負(fù)責(zé)保存。第七條各采購工作小組負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同文本的收集和保管。第八條財(cái)務(wù)處按照會(huì)計(jì)檔案的管理規(guī)定負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同履行相關(guān)的經(jīng)費(fèi)收支資料的保管。第九條檔案館負(fù)責(zé)采購檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，以及根據(jù)規(guī)定移交采購檔案的保管與利用。第十條招投標(biāo)辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案室管理。各采購項(xiàng)目發(fā)出單位應(yīng)明確專人為采購檔案管理員，負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目相關(guān)采購檔案的收集、整理與保管。各采購工作小組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案保管。第十一條招投標(biāo)辦公室應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)采購檔案電子化、數(shù)字化。第三章收集管理第十二條招投標(biāo)辦公室項(xiàng)目采購經(jīng)辦人為采購檔案立卷人，負(fù)責(zé)各自經(jīng)辦項(xiàng)目采購檔案的收集。采購項(xiàng)目完成后，及時(shí)將材料整理立卷歸檔。各采購項(xiàng)目審核人負(fù)責(zé)歸檔材料的復(fù)核。第十三條采購經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向采購項(xiàng)目發(fā)出單位的采購檔案管理員移交投標(biāo)文件（成交單位）等相關(guān)材料，形成書面移交清單，移交人、接收人簽字確認(rèn)。第十四條采購檔案應(yīng)齊全完整，包括從項(xiàng)目受理到中標(biāo)或成交通知書發(fā)出的全過程材料，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。規(guī)范編制案卷目錄，立卷人、審核人簽署完備。采購過程中的電子資料應(yīng)同步收集保存。第十五條采購項(xiàng)目完成后，采購項(xiàng)目發(fā)起單位整理采購檔案，集中保管。根據(jù)《**大學(xué)檔案管理辦法》等規(guī)定納入所屬的歸檔項(xiàng)目立卷的，移交檔案館。第十六條采購檔案應(yīng)按順序編號(hào)，建立年度案卷目錄，載明采購項(xiàng)目編號(hào)和采購項(xiàng)目名稱。第十七條采購檔案保管期限暫定為15年。到期后組織3人（含）以上的鑒定小組鑒定，出具鑒定報(bào)告提出存毀意見。鑒定報(bào)告提交采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第十八條經(jīng)采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批同意銷毀的采購檔案，由招投標(biāo)檔案室負(fù)責(zé)銷毀。銷毀檔案應(yīng)登記造冊(cè)，銷毀清冊(cè)與鑒定報(bào)告一并交校檔案館保存。第十九條電子采購檔案長期保存。第四章檔案利用第二十條采購檔案查閱須寫明查閱原因，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人同意，辦理登記手續(xù)，方可查閱。第二十一條采購檔案材料一般只準(zhǔn)在采購檔案室內(nèi)查閱，如確因工作需要外借的，須辦理借閱手續(xù)，明確外借時(shí)間及外借檔案明細(xì)，按時(shí)歸還。第二十二條查閱采購檔案人員應(yīng)自覺遵守保密制度，不得遺失、損毀、篡改和泄露采購檔案內(nèi)容。第二十三條如需復(fù)制、影印采購檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在檔案管理人員陪同下進(jìn)行。第五章監(jiān)督檢查第二十四條采購檔案隨時(shí)接受監(jiān)察、審計(jì)部門針對(duì)采購項(xiàng)目的監(jiān)察或?qū)徲?jì)。第二十五條檔案館定期對(duì)采購檔案的收集和管理工作開展檢查、指導(dǎo)。第六章附則第二十六條本