公司機(jī)構(gòu)-辦公系統(tǒng)建設(shè)方案

目錄

第1篇什么是網(wǎng)絡(luò)辦公自動化？..............................................2

第2篇企事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)辦公自動化解決利器....................................4

第3篇網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的原理、功能及應(yīng)用環(huán)境..................................5

3.1系統(tǒng)工作原理介紹.........................................................6

3.1.1系統(tǒng)工作原理介紹...............................................6

3.1.1.1系統(tǒng)針對單位領(lǐng)導(dǎo)所涵蓋的功能；..............................7

3.1.1.2系統(tǒng)針對普通員工所涵蓋的功能：..............................7

3.1.2針對管理流程的工作原理.........................................8

3.1.3系統(tǒng)功能概況....................................................8

3.1.3.1系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖...............................................8

3.1.3.1系統(tǒng)功能......................................................9

3.132系統(tǒng)特點(diǎn).....................................................14

3.1.4功能模塊........................................................17

3.1.4.1個(gè)人桌面....................................................17

3.142信息中心....................................................17

3.143人事機(jī)構(gòu)....................................................21

3.1.4.4考勤管理....................................................21

3.145工作計(jì)劃....................................................21

3.146公文流轉(zhuǎn)....................................................22

3.147會議管理....................................................30

3.1.4.8審批登記....................................................31

3.149辦公用品....................................................31

3.1410車輛管理...................................................31

3.1.4.11資料管理...................................................31

3.1.4.12文檔管理..................................................31

3.1.4.13資產(chǎn)管理..................................................32

3.1.4.14客戶資源管理..............................................32

3.1415發(fā)送手機(jī)短信息.............................................32

3.1.4.16系統(tǒng)管理....................................................32

笫4篇升級服務(wù)............................................................33

第5篇結(jié)構(gòu)分析............................................................33

4.1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖................................................................33

4.2系統(tǒng)詳細(xì)分析..............................................................34

第1篇什么是網(wǎng)絡(luò)辦公自動化?

隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)間競爭一直圍繞著企業(yè)內(nèi)部管理進(jìn)行，

強(qiáng)調(diào)企'也如何有效的利用自身的資源，提高生產(chǎn)能力、提高工作效率、降低成本。上個(gè)

世紀(jì)末，伴隨著信息技術(shù)革命，全球進(jìn)入了知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。信息技術(shù)的應(yīng)用加速了知

識的傳遞、加工和更新，提升了企業(yè)的有效利用信息的能力，從而提高了企業(yè)的工作效

率和生產(chǎn)能力。終于，經(jīng)過近二十年的迅猛發(fā)展，世界經(jīng)濟(jì)由“生產(chǎn)能力不足”逐漸變

成“生產(chǎn)能力過剩”。在這種經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)面臨著前所未有的競爭壓力。

這些都要求我們必須采用全新的信息處理手段，完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)和管

理運(yùn)作流程，消除信息孤島，建立協(xié)同工作的信息管理體制。

綜上所述，在全新的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，管理者需要一種全新的管理理念和管理手段，對

單位內(nèi)部辦公管理流程進(jìn)行整合。于是，網(wǎng)絡(luò)辦公自動化OA（OfficeAutomation）概

念應(yīng)運(yùn)而生。

無論是企業(yè)還是攻府機(jī)關(guān)，都會有大量的文案需要處理，復(fù)雜的工作流程需要安排,

決策者需要依據(jù)紛亂的信息出重要的決定。擁有一套智能化、信息化的辦公系統(tǒng)，對辦

公人員和企業(yè)決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的。在網(wǎng)絡(luò)連接千萬家的時(shí)代,

辦公自動化還使得不司地理位置之間的不同單位或部門之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能。今

天的中國，“企業(yè)信息化”、“政府部門信息化”都忙得如火如荼，一套優(yōu)秀的辦公自動

化（0A）系統(tǒng)將是企事業(yè)單位邁進(jìn)數(shù)碼時(shí)代的“基石”。

眾所周知，我們絕大多數(shù)企業(yè)和非贏利單位，都采用層層授權(quán)的金字塔式的管理模

式，從控制論的角度看，這種模式的好處是容易控制全局，但底層和中層人員與上級之

間的信息反饋往往不暢通，高層了解底層的信息除了通過的直接下屬（中層管理者）外,

就是自己親自了解，親自了解往往很累；通過中層管理人員，則有一個(gè)信息反饋的效率

和成本問題，無疑，單位的信息化能提高效率節(jié)省成本。

基于層層授權(quán)、各司其職的思想，近年來應(yīng)用較廣的企業(yè)信息管理系統(tǒng)（MIS）、

ERP等。這些軟件使企業(yè)高層很方便地了解企業(yè)采購，銷伐，庫存以至財(cái)務(wù)的情況，

企業(yè)的中層到底層都置「了最高層的管理監(jiān)督之下〈因此這類軟件大多上級對下級控制

有余，同級與同級的部門與人員協(xié)作交流不足?？刂铺?，人就會變成機(jī)器，工作就缺

乏樂趣，只有協(xié)作交流起來，工作就變得輕松有趣，更符合人性，更容易發(fā)揮普通人的

智慧和積極性。辦公自動化軟件把單位的各個(gè)部門緊密聯(lián)系在?起，強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員

工之間、部門之間的信息交流與協(xié)同工作，使得機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公、'業(yè)務(wù)流程都能在內(nèi)部

局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，相互間可以親密地交流協(xié)作！

辦公自動化的發(fā)展是一個(gè)不斷進(jìn)化的過程，隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以分為以

下幾個(gè)階段：辦公電腦化，單位有了電腦，可以打印文件，保存數(shù)據(jù)，用一些單機(jī)版軟

件等。辦公網(wǎng)絡(luò)化，單位的電腦有了局域網(wǎng)并連上了互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了資源共享，但內(nèi)部

缺乏秩序和安全。網(wǎng)絡(luò)程序化，在辦公網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，有了網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的辦公平臺，

實(shí)現(xiàn)了輕松有序的管理。將來還可能有網(wǎng)絡(luò)辦公的智能化，辦公變得越來越輕松。

辦公自動化軟件，具體米說有哪些作用呢？

首先能極大地提高工作效率，不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，

等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。

其次是節(jié)省運(yùn)營成本：包括時(shí)間和紙張。

第三是規(guī)范單位管理：把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：

公文會簽、計(jì)劃日志、用款報(bào)銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。

第四是提高企業(yè)競爭力、凝聚力：員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮

員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業(yè)的單.位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)。

第五是使決策變得迅速科學(xué)：高層決策不再是不了解情況，缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦

袋的事，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

辦公自動化應(yīng)該作為企事業(yè)單位除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合，應(yīng)該

是對于單位的領(lǐng)導(dǎo)來說，0A是決策支持系統(tǒng)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)。對于

中層管理者0A是信息管理系統(tǒng)，而對「普通管理者，0A又是事物/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。

0A能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效、愉快的工作.

鄭州迅馳貿(mào)易有限公司正是在上述前提下，看到了未來辦公管理軟件的發(fā)展趨勢。

基于全WEB技術(shù)開發(fā)出了辦公助手軟件?？梢暂p松的使企業(yè)實(shí)現(xiàn)通過INERNET進(jìn)行

日常辦公管理。符合未來企業(yè)管理軟件的發(fā)展方向。該產(chǎn)品是基于

INTERNET/INTRANT平臺上的企業(yè)辦公自動化解決方案，采用流行的WEB開發(fā)方式，

產(chǎn)品化、結(jié)構(gòu)化的設(shè)計(jì)方法，具有無須額外培訓(xùn)、單點(diǎn)維護(hù)、全面升級、INTRANET/

INTERNET無縫聯(lián)通等顯著優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)極大降低了各單位辦公自動化的實(shí)施及維護(hù)成

本，使企事業(yè)單位內(nèi)部管理輕松邁向自動化。

先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法使各模塊可獨(dú)立存在；整個(gè)軟件易拆分，易組裝，靈活方便；

采用了先進(jìn)的安裝盤制作方法，提供全中文安裝界面提示，安裝速度快，操作簡便，保

證軟硬件雙重加密，數(shù)據(jù)安全可靠；綠色軟件安裝對現(xiàn)有系統(tǒng)不造成任何破壞；良好的

系統(tǒng)開放能力和可擴(kuò)展性，使系統(tǒng)可根據(jù)各個(gè)不同企事業(yè)特點(diǎn)，為其定制增添各類業(yè)務(wù)

模塊，同時(shí)還可與客戶的其它信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)互聯(lián)。

第3篇網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的原理、功能及應(yīng)用環(huán)境

網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)是一個(gè)以日常辦公管理事務(wù)為中心，通過引入數(shù)據(jù)權(quán)限和功能權(quán)限對

不同部門及員工進(jìn)行權(quán)限劃分，以實(shí)現(xiàn)信息、管理、服務(wù)協(xié)同工作的辦公管理平臺。通

過對信息中心、人事考勤、公文會議、計(jì)劃項(xiàng)目、用款報(bào)銷、資產(chǎn)資料、辦公用品、車

輛補(bǔ)貼等日常辦公內(nèi)容的管理，實(shí)現(xiàn)對企事業(yè)單位F1常辦公工作的全面管理，并能規(guī)范

辦公流程，提高管理水平和管理質(zhì)量，準(zhǔn)確分析決第，達(dá)到全面提升單位辦公效率的目

的。

3.1系統(tǒng)工作原理介紹

3.1.1系統(tǒng)工作原理介紹

工

系統(tǒng)拽制中

針對人員角色的工作原理

網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)以崗位角色為核心，允許客戶根據(jù)本單位的實(shí)際管理需要，員活進(jìn)行

各類角色的定義，賦權(quán)工作。體現(xiàn)了現(xiàn)代管理中的定崗定員、對崗不對人的管理思想。

同時(shí)支持操作用戶身兼多職，極大降低了由于人員調(diào)動及崗位變動為系統(tǒng)設(shè)置帶來的影

響。

3.1.1.1系統(tǒng)針對單位領(lǐng)導(dǎo)所涵蓋的功能;

3.1.1.2系統(tǒng)針對普通員工所涵蓋的功能:

消息郵件

日程安排

普通員工

信息中心

其它工具

提交請示公文辦理

情

資

執(zhí)

辦

用

況

產(chǎn)

行

公

款

報(bào)

資

計(jì)

用

報(bào)

告

料

劃

品

銷

單位領(lǐng)導(dǎo)通過對各類職位角色的權(quán)限設(shè)定，就可以完成本單位架構(gòu)體系、管理范圍

的自動劃分。

3.1.2針對管理流程的工作原理

可由用戶通過流程設(shè)置功能對各種辦公審批、請示報(bào)告等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行完全的自定

義設(shè)置，實(shí)現(xiàn)了各類辦公文件的自由流轉(zhuǎn)，充分體現(xiàn)流程化管理的管理思想。系統(tǒng)功能

模塊介紹

3.1.3系統(tǒng)功能概況

3.1.3.1系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫

3.1.3.1系統(tǒng)功能

?系統(tǒng)初始化

/機(jī)構(gòu)配置.：機(jī)構(gòu)配置管理包括部門設(shè)置.、職位設(shè)置和人員基礎(chǔ)信息錄入。部門設(shè)置、

職位設(shè)置是系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)部分，通過根據(jù)本單位的實(shí)際情況設(shè)定部門、及各種職

位權(quán)限可實(shí)現(xiàn)對管轄范圍的劃分，同時(shí)對系統(tǒng)內(nèi)部工作流轉(zhuǎn)也將產(chǎn)生重要的影響。

在系統(tǒng)中部門是一個(gè)邏輯概念，因此部門設(shè)置與真實(shí)的組織結(jié)構(gòu)可以不同。系統(tǒng)中

部門的邏輯結(jié)構(gòu)主要取決于按照組織結(jié)構(gòu)劃分的部門權(quán)限和工作范圍。

/職位管理：系統(tǒng)中的職位可以自由定義。在給單位員工分配角色時(shí)可以與實(shí)際情況

一一對應(yīng)，也可以給員工對應(yīng)一個(gè)或多個(gè)已定義好的角色，系統(tǒng)支持身兼多職

/員工管理：通過員工管理，不僅可以詳細(xì)記錄員工個(gè)人信息、家庭信息、教育信息、

聯(lián)絡(luò)信息、還可登記工作履歷信息、上傳相片，以及進(jìn)行所屬部門和擔(dān)任職位的分

配。

/參數(shù)設(shè)置：系統(tǒng)中所有參數(shù)都可由用戶自行定義，包括各類字典數(shù)據(jù)、考勤參數(shù)、

計(jì)劃報(bào)告類別、公文參數(shù)、各類模版等等，在系統(tǒng)投入正常運(yùn)轉(zhuǎn)前，通過相關(guān)工作

人員將各種參數(shù)根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。可以提高系統(tǒng)對于本單位管理要

求的適應(yīng)性。

/流程設(shè)置：系統(tǒng)內(nèi)部各種工作流轉(zhuǎn)的工作流程可以由用戶根據(jù)實(shí)際情況自行定義。

通過流程設(shè)置，可以將單位日常辦公管理中的管理流程在系統(tǒng)中得到完整體現(xiàn)。實(shí)

現(xiàn)各種文件、請示、報(bào)告的流轉(zhuǎn)自動化。極大提高了工作效率，同時(shí)也強(qiáng)化了辦公

工作的規(guī)范性。

?信息中心

/信息中心：信息中心包括欄目管理、信息發(fā)布、信息瀏覽三大部分功能。各用戶可

以根據(jù)自己的實(shí)際需要自行進(jìn)行欄目的分級設(shè)置。并根據(jù)管理規(guī)定設(shè)定各欄目相關(guān)

的發(fā)布、管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理。

實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布的統(tǒng)一管理。信息中心欄目的構(gòu)成主要取決于單位內(nèi)部信息管理的劃

分需要。在中根據(jù)信息類別的區(qū)別，提供了兩種格式的信息發(fā)布一一普通類信息、

紅頭文件式信息，可以滿足單位對于多樣化信息管理的要求。

/常用鏈接：系統(tǒng)中的常用鏈接可以將單位經(jīng)常使用的各類相關(guān)站點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置，方便

日常工作中迅速堆確的連接。

/BBS：可由用戶靈活設(shè)置欄目、欄目權(quán)限、欄目用戶范圍的BBS,在實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工

交流的同時(shí)，可以充當(dāng)FI常辦公討論組的功能,大大提高了內(nèi)部交流的效率。

/其它功能：為了便于用戶的日常工作，在中還提供了飛機(jī)航班、火車時(shí)刻、昵編區(qū)

號等杳詢管理功能。

?人事考勤

/人事管理：人事管理包括人員檔案管理、調(diào)動分配管理、離職管理、及各種查詢統(tǒng)

計(jì)?？梢詫?shí)現(xiàn)對單位員工人事信息、崗位調(diào)動變化的管理查詢功能。離職管理模塊

中可以自動檢查員工目前未完工作，對人事管理人員進(jìn)行相應(yīng)提示。

,考勤管理：考勤管理由簽到、簽退、請假/銷假、加班申請、統(tǒng)計(jì)查詢等模塊組成。

可以對單位員工的考勤情況一覽無余。同時(shí)靈活的接口可以實(shí)現(xiàn)與其它考勤系統(tǒng)的

數(shù)據(jù)對接（如：打卡式考勤機(jī)。。。）

?工作計(jì)劃

,計(jì)劃安排：計(jì)劃安排實(shí)現(xiàn)對日常工作計(jì)劃的安排、下達(dá)、負(fù)責(zé)人員的指定，同時(shí)支

持進(jìn)行計(jì)劃的再分解操作。實(shí)現(xiàn)工作由上到下，由總到分的統(tǒng)一安排管理。

,跟蹤檢查：單位領(lǐng)導(dǎo)對于已經(jīng)安排的工作任務(wù)可以跟蹤檢查，對于提交完成的工作

申請進(jìn)行核準(zhǔn)操作。實(shí)現(xiàn)對于工作任務(wù)時(shí)間進(jìn)度、工時(shí)進(jìn)度、任務(wù)進(jìn)度的多種跟蹤

檢查。方便的穿透查詢功能，可以使管理者對于任務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行直接、準(zhǔn)確的監(jiān)

控管理。

/報(bào)告日志：系統(tǒng)提供的報(bào)告日志可以使工作任務(wù)負(fù)責(zé)人方便的進(jìn)行相關(guān)報(bào)告的提

交，可以細(xì)到每人每日的日志提交功能，極大的提高了管理的精確性，實(shí)時(shí)性。同

時(shí)也為將來的工作考評提供了準(zhǔn)確、翔實(shí)的數(shù)據(jù)。

/費(fèi)用管理：通過與費(fèi)用報(bào)銷模塊的連接，方便管理者對于相關(guān)工作任務(wù)的費(fèi)用投入

情況進(jìn)行直接管理。

?公文流轉(zhuǎn)

/發(fā)文收文：實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)部發(fā)文起草、發(fā)布來文登記的功能，通過系統(tǒng)提供的在線

編輯、附件上傳功能可以與其它文檔編輯工具進(jìn)行結(jié)合。

,公文辦埋：根據(jù)預(yù)先設(shè)置的公文辦埋流程，各環(huán)節(jié)的辦理功能定義，可以實(shí)現(xiàn)公文

的各項(xiàng)辦理工作，同時(shí)根據(jù)各辦理節(jié)點(diǎn)的權(quán)限設(shè)置，可以進(jìn)行相應(yīng)的加簽、退簽、

修改后續(xù)流程等操作。極大的滿足了日常公文辦理中對于操作靈活性的要求。

/催辦跳轉(zhuǎn)：對于超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進(jìn)行發(fā)送催辦通知、郵件,

跳轉(zhuǎn)操作等功能實(shí)現(xiàn)，對于辦理流程的跟蹤檢查、特殊流轉(zhuǎn)的要求。提高公文流轉(zhuǎn)

辦理的工作效率，

/歸檔銷毀：通過與系統(tǒng)文檔管理的連接，對于已完成流轉(zhuǎn)辦理的公文，可以進(jìn)行相

應(yīng)的歸檔、銷毀操作。

?會議管理

/會議登記：對于各類會議進(jìn)行登記，根據(jù)參加范圍自動發(fā)送會議通知郵件。打印會

議通知等功能可以降低會議管理人員的工作強(qiáng)度。

/會議室管理：對于單位會議室安排進(jìn)行預(yù)約申請，登記。使用情況查詢?？梢蕴岣?/p>

對于會議室資源利用的合理性。

/紀(jì)要管理：對于各類會議精神、決議的登記，相關(guān)文件的上傳管理?？梢允箚挝粫?/p>

議管理井井有條，便于日后對于會議決議執(zhí)行情況的跟蹤管理。

?文檔管理

/類別定義：通過對于單位內(nèi)部文檔庫的分類定義，權(quán)限劃分。建立單位內(nèi)部文檔資

源庫。

/文檔發(fā)布：各相關(guān)人員可對在授權(quán)范圍內(nèi)的文檔目錄進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)布管理操作。

/文檔查詢：各相關(guān)人員對在授權(quán)范圍內(nèi)的文檔進(jìn)行在線查找、瀏覽。提高了口常工

作效率。

?申請審批

“類別定義：系統(tǒng)本身提供了8種定制格式的申請審批類型。同時(shí)支持用戶根據(jù)口常

辦公的實(shí)際情況，自定義其它的申請、請示、報(bào)告等。通過設(shè)置相應(yīng)的流轉(zhuǎn)路徑，

實(shí)現(xiàn)申請審批的自動化。

/提交申請：員工可以通過桌面系統(tǒng)進(jìn)行各種申請、請示、報(bào)告的在線填寫、提交及

回復(fù)審批跟蹤。

/審批登記：管理者可以對需要自己進(jìn)行審批回復(fù)的各類申請、請示、報(bào)告進(jìn)行相應(yīng)

的審批、回復(fù)、填寫怠見等操作。

?用款報(bào)銷

/用款管理：對于單位內(nèi)部的各種用款進(jìn)行在線提交、審批、借出登記、歸還登記的

管理，降低日常用款管理工作的工作強(qiáng)度，提高工作效率。

/報(bào)銷管理：對于單位內(nèi)部的各種用款進(jìn)行在線提交、審批、報(bào)銷登記的管理，降低

口常報(bào)銷管理工作的工作強(qiáng)度，提高工作效率。系統(tǒng)同時(shí)提供的與計(jì)劃任務(wù)模塊的

接口，可以使報(bào)銷費(fèi)用歸口管理，為管理者監(jiān)督計(jì)劃項(xiàng)目的費(fèi)用情況提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

,統(tǒng)計(jì)查詢：支持用戶按部門、款項(xiàng)類別、相關(guān)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)查詢。方便管理

者進(jìn)行各種分析決策。

?辦公用品

,采購管理：用戶通過系統(tǒng)可在線填寫采購申請，相關(guān)采購管理人員進(jìn)行采購登記操

作。同時(shí)通過為各種辦公用品設(shè)定庫存報(bào)警值，方便辦公用品管理人員進(jìn)行相應(yīng)的

提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。

,領(lǐng)用管理：對于需要對辦公用品進(jìn)行領(lǐng)用的用戶，通過在線查詢、提交申請、相關(guān)

領(lǐng)導(dǎo)審批、出I庫登記完成對辦公用品領(lǐng)用的全流程管理。先進(jìn)準(zhǔn)確的移動庫存計(jì)算

辦法，可準(zhǔn)確的記錄相關(guān)費(fèi)用，自動完成庫存增減。

/統(tǒng)計(jì)查詢：各級管理者可通過部門、時(shí)間段、類別等不同口徑進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)查詢。

對「辦公用品庫存情況、領(lǐng)用情況、采購情況進(jìn)行管理。有效減少庫存浪費(fèi)、合理

監(jiān)控相關(guān)費(fèi)用。

?資產(chǎn)資料

/資料管理：通過系統(tǒng)建立資料管理檔案，支持用戶進(jìn)行資料借閱的在線申請、回復(fù)、

借出登記、歸還登記等全自動操作,擺脫了傳統(tǒng)的手工管理效率低下，查找煩瑣等

弊端。方便了單位員工對于各類資料的借閱操作。提高了內(nèi)部資料的利用率。同時(shí)

提供的借閱統(tǒng)計(jì)、缺庫登記等功能，對于資料管理工作提供了有效補(bǔ)充，可以快速

準(zhǔn)確的了解各類資料的使用情況，獲得缺庫信息。提升資料管理水平。

/資產(chǎn)管理：資產(chǎn)管理由資產(chǎn)檔案管理、使用歸還管理、查詢統(tǒng)計(jì)等功能模塊組成。

可以使管理者隨時(shí)對單位內(nèi)部資產(chǎn)分布情況、使用情況做到一目了然。同時(shí)，通過

資產(chǎn)領(lǐng)用責(zé)任到人的設(shè)計(jì)，可以明確使用責(zé)任人，有效杜絕資產(chǎn)流失。

車輛管埋

,車輛檔案：對于單位內(nèi)部車輛建立相應(yīng)的車輛檔案，詳細(xì)記錄購買情況，車輛情況。

,用車管理：對于出車情況建立申請、審批、登記的流程化管理制度，對車輛使用進(jìn)

行合理安排，可以有效提高車輛的利用率。

/補(bǔ)貼管理：對于出車司機(jī)的補(bǔ)貼情況進(jìn)行登記管理。使管理者對于補(bǔ)貼費(fèi)用情況一

目了然。

/維修管理：對于車輛維修的情況進(jìn)行登記管理。便于對于車輛維護(hù)情況的了解。同

時(shí)對于維修費(fèi)用情況可以做到清晰、準(zhǔn)確。

?公務(wù)接待

/接待管理：對于各種來賓接待情況進(jìn)行相應(yīng)的登記管理。

?客戶資源

,客戶檔案：對于發(fā)生業(yè)務(wù)往米的合作伙伴、客戶、聯(lián)系人等各種相關(guān)資料進(jìn)行收集、

登記管理。同時(shí)可以方便查詢到歷史交往情況、歷史銷售情況。便于相關(guān)管理人員

進(jìn)行分析、決策，

/聯(lián)系記錄：對于與客戶交往的歷史記錄進(jìn)行準(zhǔn)確、翔實(shí)的登記管理。為市場銷售人

員進(jìn)行客戶分析、實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)打造了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

,銷售管理：對于銷售訂單進(jìn)行跟蹤管理。對于歷史銷售情況進(jìn)行各類查詢統(tǒng)計(jì)。使

管理者對于銷售情況了如指掌。

?個(gè)人工具

,郵件管理：通過內(nèi)部郵件功能、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工通過郵件進(jìn)行日常工作交流。同時(shí)具

備的POP3郵件管理功能，可以實(shí)現(xiàn)對外部郵箱的管理功能。附加提供的地址簿功

能，可實(shí)現(xiàn)與OUTLOOK郵件地址簿的相互轉(zhuǎn)換功能。

/個(gè)人名片夾：員工通過個(gè)人名片夾可以方便、快捷的實(shí)現(xiàn)對于常用聯(lián)系人的分類管

理、綜合查詢等功能。

,消息管理：實(shí)時(shí)短消息功能可以實(shí)現(xiàn)員工之間在線實(shí)時(shí)交流，極大的方便了日常辦

公。目前支持的聲音提示、圖標(biāo)提示功能進(jìn)一步增強(qiáng)了使用友好性。同時(shí)支持的提

醒鬧鐘設(shè)置功能，可以進(jìn)行日常按時(shí)提示的功能。

,日程管理：可以實(shí)現(xiàn)對個(gè)人日程的安排、提示備忘等功能。便于用戶對日常工作計(jì)

劃進(jìn)行安排、管理。

/個(gè)人理財(cái)：可以實(shí)現(xiàn)員工對個(gè)人財(cái)政情況的登記管理、查詢統(tǒng)計(jì)等功能。

,個(gè)人桌面：是員工個(gè)人工作處理的平臺。友好的界面風(fēng)格，方便易用的功能。對于

個(gè)人工作的合理整和，可以極大方便用戶的FI常工作。

3.1.3.2系統(tǒng)特點(diǎn)

?方便易用：

完全采用流程化客戶界面設(shè)計(jì)，操作簡便直觀，完全基于瀏覽器界面、安裝方便，

客戶端只需安裝大眾的IE瀏覽器，且操作簡單、方便，只要懂上網(wǎng)便能得心應(yīng)手使用

該軟件，不需要做額外的使用培訓(xùn)。

?維護(hù)輕松：

完全基于B/S結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，可使用戶輕松實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)維護(hù)、全面升級。擺脫了傳統(tǒng)

C/S結(jié)構(gòu)實(shí)施、維護(hù)工作復(fù)雜，升級系統(tǒng)時(shí)系統(tǒng)管理員需要四處奔波的情況。

?個(gè)性化的管理流程定義功能：

現(xiàn)代管理思想中十分重視過程管理(ProcessManagement)oIS09000的核心思

想正是通過對過程質(zhì)量的監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的質(zhì)量保證的。過程管理是將業(yè)務(wù)劃分為相對

獨(dú)立的過程，一個(gè)過程的輸出將成為下一個(gè)過程的輸入，而對于過程內(nèi)部則使用標(biāo)準(zhǔn)的

程序(Procedure)進(jìn)行管理和控制。基于這種思想，將各種需要進(jìn)行流程管理的口常

辦公行為劃分為申請梃交、審批流轉(zhuǎn)、登記辦理等幾個(gè)層次：各種不同事務(wù)的處理過程

完全由用戶自行設(shè)定，這樣，可以使單位根據(jù)自身特點(diǎn)充分實(shí)現(xiàn)管理工作的個(gè)性化特色,

同時(shí)為單位隨時(shí)調(diào)整管理流程變革提供了有力保證，除此以外，的工作流技術(shù)將日常辦

公的各種業(yè)務(wù)工作緊密聯(lián)系起來，不需要手工的干預(yù)就可以將“正確的信息在正確的時(shí)

間”傳遞給參與者，這樣就大大提高了信息傳遞的效率，減少了延遲。

?支持工作流程自動化應(yīng)用：

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交(交

互)過程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的核心應(yīng)用

公文審批流轉(zhuǎn)處埋、會議管理等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）

發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如

發(fā)出文件、歸檔入庫、發(fā)布）。

_L作流程自動化的目標(biāo)就是要協(xié)調(diào)組成工作流的四大元素，即人員、資源、事件、

狀態(tài)，推動工作流的發(fā)生、發(fā)展、完成，實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)控。不僅管理工作流全過程的所

有信息和操作，而且還可主動推進(jìn)工作流程的實(shí)現(xiàn)，如及時(shí)地自動收回或賦予不同人員

的操作權(quán)限（如起草人起草文件完畢即不可修改文件內(nèi)容，而其卜.級領(lǐng)導(dǎo)獲得文件的簽

署權(quán)或?qū)?nèi)容的修改權(quán)）、主動提示和催促工作人員實(shí)現(xiàn)某?階段的處理，從而整體提

高工作流處理的效率，

?一體化的工作管理平臺：

單位日常辦公管理工作有一個(gè)共同的特點(diǎn)，就是各部門的業(yè)務(wù)不是孤立的，而是在

互動的過程中相互促進(jìn)，共同提升。與單一的業(yè)務(wù)管理軟件不同，系統(tǒng)根據(jù)現(xiàn)代辦公理

念而設(shè)計(jì)，將各種相關(guān)辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行合理整合，提供了統(tǒng)一的操作平臺，實(shí)現(xiàn)了辦公管

理業(yè)務(wù)信息的全面共享。將各職能部門緊密結(jié)合，形成一個(gè)有機(jī)的整體，從而提升了單

位整體的管理、服務(wù)效率。

?自定義實(shí)現(xiàn)個(gè)性化：

擁有廣泛的適用能力，能夠適應(yīng)不同行業(yè)、不同類型、不同管理流程、不同組織機(jī)

構(gòu)的單位的需求。的適用性源于其出色的自定義能力。用戶可以根據(jù)自身的管理需求和

特點(diǎn)自定義部門結(jié)構(gòu)、角色權(quán)限、工作流程、字典參數(shù)等等。的這種靈活的機(jī)制不僅滿

足不同單位的個(gè)性化需求，同時(shí)為單位日后的管理提升提供了基礎(chǔ)?！斑\(yùn)動是永恒的”,

世界總是處在不斷的變化之中。各客戶單位為了謀求發(fā)展也要不斷的“求變”。當(dāng)用戶

單位增加新的管理項(xiàng)目、進(jìn)行管理革新時(shí)，可以方便的滿足管理變更的需求。

?先進(jìn)的目標(biāo)任務(wù)管理思想：

通過系統(tǒng)的工作計(jì)劃及口志管理功能，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部工作目標(biāo)的及時(shí)下達(dá)，反饋,

調(diào)整。使管理者對于目前工作的進(jìn)展情況一目了然。降低了工作實(shí)施管理中的潛在風(fēng)險(xiǎn),

提高了對于工作進(jìn)度與效果的監(jiān)管力度。同時(shí)提供企業(yè)員工工作業(yè)績考核的數(shù)據(jù)依據(jù)

?支持協(xié)同工作和移動辦公：

采用WEB開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上的應(yīng)用，提供辦公人員在辦公室以外

的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可

以訪問到企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)：將辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用地點(diǎn)由固定的物理位置延伸到其

他所有被網(wǎng)絡(luò)覆蓋的地方，可提高工作效率和減少費(fèi)用，并且符合現(xiàn)代辦公方式的發(fā)展

特點(diǎn)。

?與其它辦公工具軟件的良好結(jié)合：

信息是辦公自動化、決策科學(xué)化的基礎(chǔ)。電子覘件系統(tǒng)作為信息傳涕與共享的重要

的工具和手段，滿足辦公自動化系統(tǒng)最基本的通信需求。辦公助手軟件自主開發(fā)的WEB

一MAIL功能?？梢耘c各種通用的郵件服務(wù)器軟件結(jié)合使用，也可內(nèi)部獨(dú)立使用，實(shí)現(xiàn)

內(nèi)部郵件與外部郵件的無縫結(jié)合，提供了離線郵件處理、群發(fā)、多郵箱管、郵件接收自

動分類歸檔等各種功能。同時(shí)可與辦公助手軟件內(nèi)部管理功能結(jié)合，自動發(fā)送各種督辦、

通知、回復(fù)等固定格式郵件。

在企業(yè)內(nèi)部各種格式類型的文檔應(yīng)用越來越廣泛，通過聯(lián)達(dá)辦公助手軟件，可以實(shí)

現(xiàn)對于各種辦公文件的統(tǒng)一流轉(zhuǎn)、歸檔、在線調(diào)閱、管理。支持WORD、EXCEL.

POWERPOINT,圖片等各種文件格式。極大加強(qiáng)了公司內(nèi)部檔案信息的管理，為用戶

實(shí)現(xiàn)知識性管理提供了必要條件?？沙浞謱?shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源最大程度的集中共享。

?完整的安全控制功能：

辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息一般會涉及單位機(jī)關(guān)的機(jī)密，而且不同的辦公人員在

不同的時(shí)刻對辦公信息的處理權(quán)限也是不同的，因此安全性控制功能成為辦公自動化系

統(tǒng)得以投入使用的先決條件。辦公助手軟件采用三級加密技術(shù)，操作系統(tǒng)級（配合防火

墻軟件）、數(shù)據(jù)級（數(shù)據(jù)加密）、用戶級（安全權(quán)限的劃分限制）。為企業(yè)信息的安全暢

通提供了有力保障。

?靈活的系統(tǒng)體系構(gòu)架:

各類型單位雖然管理模式多種多樣，但究其管理內(nèi)容，大同小易，在產(chǎn)品化開發(fā)中，

注意從提高產(chǎn)品適用范圍的角度，充分調(diào)研各類企業(yè)單位管理模式、內(nèi)容，精心選擇設(shè)

計(jì)核心平臺功能，為用戶預(yù)留可反映其自身管理特色的設(shè)置功能，實(shí)現(xiàn)了用戶自行定義

內(nèi)部管理體系結(jié)構(gòu)，設(shè)置各種管理工作流程，系統(tǒng)參數(shù)全動態(tài)設(shè)置等功能。同時(shí)，可以

使用戶根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際情況靈活選取所需要的模塊，并可與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過定制

接口無縫銜接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息系統(tǒng)間的互通、互聯(lián)，

?產(chǎn)品化開發(fā)，降低用戶成本：

產(chǎn)品化開發(fā)的模式可以降低軟件開發(fā)商的開發(fā)費(fèi)用，提高技術(shù)投入的重復(fù)利用比

率，最終反映在產(chǎn)品價(jià)格上，使用戶的購買成本大大下降。

3.1.4功能模塊

3.1.4.1個(gè)人桌面

個(gè)人事務(wù)模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個(gè)性化服務(wù)功能。在這里，員工

可以及時(shí)了解需要辦理的各項(xiàng)事務(wù)，進(jìn)行自己的工作日程安排，管理個(gè)人名片夾，收發(fā)

電子郵件，同時(shí)可以進(jìn)行自己的日常財(cái)務(wù)管理，修改個(gè)人的登錄口令等。

功能包括：員工待辦事宜、我的郵件、個(gè)人辦公申請、個(gè)人名片夾、個(gè)人日程、個(gè)

人理財(cái)、簽退、我要離線、修改口令、收發(fā)短信息、設(shè)置定時(shí)提醒、杳看當(dāng)前在線人員

情況。

3.1.4.2信息中心

信息中心是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行員工之間、部門之間進(jìn)行信息交流與共享的公共平

臺。在這里，用戶可以根據(jù)本身實(shí)際情況自行定義信息欄目名稱（如新聞、公告、大事

記、機(jī)關(guān)介紹、規(guī)章制度、獎懲通報(bào)層次結(jié)構(gòu)（可進(jìn)行下級欄目設(shè)置，如按部

門設(shè)置新聞公告欄目、按類別設(shè)置規(guī)章制度、按主題設(shè)置機(jī)構(gòu)介紹、人員介紹。。。。），

設(shè)置各個(gè)欄目的發(fā)布管理人員、修改刪除人員，并可將指定欄目設(shè)置為默認(rèn)欄目，即進(jìn)

入信息中心后的默認(rèn)顯示欄目；員工可以查看組織中的最新消息，各種規(guī)章制度等等，

使用常用鏈接可以及時(shí)訪問所關(guān)心的Web站點(diǎn)；使用BBS功能，可以隨時(shí)發(fā)表相關(guān)的

意見或針對某一問題進(jìn)行討論；信息中心同時(shí)提供飛機(jī)航班和行政區(qū)號的管理和查詢功

能。

功能包括：信息欄目管理、信息發(fā)布管理、信息中心、常用鏈接管理、常用鏈接、

BBS欄目管理、BBS、航班管理、航班查詢、區(qū)號管理、區(qū)號查詢。

1）需求描述

“公共信息”包括各業(yè)務(wù)部門對公司全體內(nèi)部人員發(fā)布的業(yè)務(wù)工作情況，增進(jìn)不同

業(yè)務(wù)管理部門的相互了解和信息溝通，主要是為了實(shí)現(xiàn)各部

門及分支機(jī)構(gòu)之間的信息交流。主要提供各種公用信息的發(fā)布，如公告、簡報(bào)、啟

事、通知、海報(bào)等，根據(jù)具體需求設(shè)定各級權(quán)限，嚴(yán)格控制公告牌上所發(fā)布的內(nèi)容。分

為一般信息和等級信息，一般信息是供所有用戶查看的信息，等級信息是供擁有級別權(quán)

限的領(lǐng)導(dǎo)查看的信息，非發(fā)布部門或個(gè)人不能修改其內(nèi)容。

1）需求分析

領(lǐng)導(dǎo)一般用戶

各等級|一般

查信息向信息

詢

客戶端客戶端

各

業(yè)

務(wù)

單

位

重要問文件

收集、整理、錄入、更新、刪除

圖示:公共信息服務(wù)信息流程

(1)將要發(fā)布的各類信息編輯成相關(guān)文檔，由擁有權(quán)限者統(tǒng)?整理發(fā)此功能模塊具有以下功

能：

▲創(chuàng)建新文檔，并記錄公共信息。

▲記錄發(fā)布人員個(gè)人資料，包括發(fā)布時(shí)間、所屬部門和姓名。

▲將發(fā)布的公共信息和發(fā)布人員資料存入公共信息管理庫。

(2)對公告牌上的信息設(shè)置有效期限，可刪除過期信息，并可分類歸檔，以備查詢。

上報(bào)信息

1)需求描述

上報(bào)信息是系統(tǒng)提供的一個(gè)比較特殊的功能，它是作為單位內(nèi)的各個(gè)部門將定期的匯總

以簡報(bào)、月報(bào)、年報(bào)的形式上報(bào)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。由于此類文件在公司各個(gè)部門占很大一部分工

作內(nèi)容，所以要建立了這樣一個(gè)系統(tǒng)模塊，以方便應(yīng)用。由于表格眾多，并且表格會時(shí)常變

化，所以在這里對表格的處理要有靈活性：(一)可以以附件的形式填加到郵件中；(二)

可以調(diào)用word、Excel等工具進(jìn)行文檔的制作。

2)需求分析

工作流程如下:

(1)登記、匯總

各單位辦事人員根據(jù)電話或傳真等信息記錄各種表格，并定期進(jìn)行匯總，形成FI報(bào)、月報(bào)

和年報(bào)等。此功能模塊具有以卜.功能：

▲如果此處沒有合適的表格則要調(diào)用WORD、EXCEL等工具制作表格或取出已經(jīng)作好的表

格文件。

▲填寫制表人、日期等記錄。

▲遞交給該科室領(lǐng)導(dǎo)，

▲填寫表格。并自動記錄表格處理流程記錄。

(2)科室領(lǐng)導(dǎo)審核

科室領(lǐng)導(dǎo)在查看文件之后填寫辦理意見，并有權(quán)退回。此功能模塊具有以卜功能：

▲領(lǐng)導(dǎo)在相應(yīng)位置填寫辦理意見

▲如果退回就直接回到遞交人。

▲自動記錄領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人信息。

(3)主管經(jīng)理審核

主管經(jīng)理在查看文件之后填寫辦理意見，并有權(quán)退回。此功能模塊具有以下功能：

▲領(lǐng)導(dǎo)在相應(yīng)位置填寫辦理意見。

▲如果退回就直接回到遞交人。

▲自動記錄領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人信息。

(4)簽字

一把手對上交的文件進(jìn)行審閱并簽字。此功能模塊具有以下功能:

▲查看文件。

▲簽字。

▲系統(tǒng)自動保存文件(回到原擬稿的科室進(jìn)行保存)。

(5)打印

各科室辦事人員可以將報(bào)表打印保存或上報(bào)到省里有關(guān)單位。

3.1.4.3人事機(jī)構(gòu)

人事機(jī)構(gòu)是對組織中的人員信息進(jìn)行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、

人員的調(diào)動分配、人員信息查詢統(tǒng)計(jì)等。

功能包括：人事信息管理、人員調(diào)動和分配、離職人員管理、人事信息統(tǒng)計(jì)查詢、

部門人事信息查詢、全體人事信息查詢、人事字典維護(hù)。

3.1.4.4考勤管理

考勤管理包括單位內(nèi)部員工自動簽到、簽退、請假申請、銷假核準(zhǔn)、加班申請、加

班核準(zhǔn)，生成考勤統(tǒng)計(jì)、考勤統(tǒng)計(jì)查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等。

其中審批請假單、加班申請審批在辦公事務(wù)里完成。

功能包括：請假/銷假、銷假核準(zhǔn)、加班/確認(rèn)、加班核準(zhǔn)、生成考勤統(tǒng)計(jì)、考

勤統(tǒng)計(jì)查詢、個(gè)人考勤信息杳詢、全部考勤信息查詢、考勤參數(shù)維護(hù)、休息日設(shè)置、

請假類別字典維護(hù)。

3.1.4.5工作計(jì)劃

工作計(jì)劃管理可針對整個(gè)組織機(jī)構(gòu)、部門或具體的工程項(xiàng)目進(jìn)行管理。管理人

員可以使用本功能制訂整個(gè)機(jī)構(gòu)工作計(jì)劃、部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目工作計(jì)劃，同時(shí)將

這些計(jì)劃分解到具體的執(zhí)行人員；并可以隨時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況。

員工根據(jù)分配到的工作計(jì)劃，可以定期上傳相應(yīng)的工作報(bào)告，填寫工作日志，同時(shí)

可以上傳相應(yīng)的附件。

工作計(jì)劃管理和報(bào)銷管理相結(jié)合，可以使相關(guān)管理人員及時(shí)了解有關(guān)計(jì)劃、項(xiàng)

目的費(fèi)用發(fā)生情況，便于對有關(guān)計(jì)劃、項(xiàng)目的費(fèi)用進(jìn)行跟蹤管理。

功能包括：報(bào)告類別管理、計(jì)劃類別管理、工作計(jì)劃管理、填寫工作日志、全體日

志查詢。

3.1.4.6公文流轉(zhuǎn)

公文流轉(zhuǎn)以用于處理口常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對傳統(tǒng)

公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡便易行。

公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文草擬、發(fā)文審核、發(fā)文會簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、

發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸

檔銷毀、公文查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。

公文流轉(zhuǎn)中，用戶可以預(yù)先定義公文的處理流程及相應(yīng)的處理權(quán)限，在擬制、

登記及公文流轉(zhuǎn)過程中具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以進(jìn)行公文在線編輯，可以進(jìn)行跳

簽、插簽、退簽、撤銷等處理。

收文處理

1）需求描述

收文處理是指送給本公司閱批的文件（包括正式文件和非正式文件）處理過程。收

文處理系統(tǒng)有以下需求：

▲對所有的來文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行簽收、登記、貼箋、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。

▲對來文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。

▲可根據(jù)緊急程度對待辦來文自動排序，并以不同顏色顯示。

▲對要求辦理的文件進(jìn)行全自動跟蹤、監(jiān)督管理。

▲所有來文格式能轉(zhuǎn)換成本系統(tǒng)能執(zhí)行的格式。

▲系統(tǒng)對文件每一個(gè)收、發(fā)環(huán)節(jié)的時(shí)間自動生成記錄和顯示，不可更改。

2）需求分析

收文處理流程如圖一

辦公室（黨辦）

領(lǐng)導(dǎo)審閱

電子文件、紙制來文辦公室（黨辦）簽收、公司領(lǐng)導(dǎo)批

分發(fā)示

辦

理

催

結(jié)

辦

果

相關(guān)部門處理

圖一收文處理流程

注：其中黨務(wù)口的收文則到黨辦，行政口的收文到辦公室。

黨務(wù)口的收文經(jīng)過書記的批示之后分發(fā)。

其他收文由一把手批示之后進(jìn)行分發(fā)。

以下是對流程中各環(huán)節(jié)功能的具體描述：

1）簽收、貼箋

在此涉及的文檔包括所有來文，其中包括電子文件、紙制文件等。簽收后由辦公室（黨

辦）收發(fā)根據(jù)來文的各種屬性：收文日月、收文號、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題、來文字號、密級、

附件、收到份數(shù)、承辦單位、簽收入、文書處理號等，存入收文登記簿作為查詢、統(tǒng)計(jì)和存

檔依據(jù)。同時(shí)將來文以各種方式（如：掃描、錄入等）存入收文管理數(shù)據(jù)庫，并生成收文處理

箋內(nèi)容包括：來文機(jī)關(guān)、來文號、事由、附件、份數(shù)、擬辦與批辦意見、閱者簽字等。

2）審閱

辦公室（黨辦）領(lǐng)導(dǎo)審閱擬辦意見，井有權(quán)修改擬辦結(jié)果接提交領(lǐng)導(dǎo)或者返還辦公室（黨

辦）人員呈送。

3）領(lǐng)導(dǎo)批示

領(lǐng)導(dǎo)批示原文，填寫批示意見欄后，返I可分送。

4）分送、催辦

根據(jù)批示意見將文件提交相關(guān)承辦科室。對到時(shí)未辦的實(shí)施催辦，將原文和處理過程、

辦理結(jié)果進(jìn)行存檔，如有多個(gè)相關(guān)科室，可將文件同時(shí)發(fā)到各相關(guān)科室。

5）承辦

承辦部門接到來文后由相關(guān)人員辦理。完畢填寫辦理結(jié)果，并返回辦公室（黨辦）。

6）查詢和統(tǒng)計(jì)

利用收文的統(tǒng)計(jì)查詢功能可統(tǒng)計(jì)和查詢到某一時(shí)段的收文數(shù)量，以體現(xiàn)辦公效率和工作量

等指標(biāo)°

發(fā)文處理

1）需求描述

發(fā)文管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部發(fā)文的審批、簽發(fā)過程的自動化，是實(shí)現(xiàn)各部門、事業(yè)單位

無紙化、自動化辦公的重要環(huán)節(jié)。具有以下功能：

▲對所有發(fā)文能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行起草（擬稿）、審稿、會稿、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號、發(fā)文、

歸檔等。

▲W發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。

▲對發(fā)文全過程進(jìn)行自動化管理，跟蹤和記錄。

▲對發(fā)文處理流程中核稿人、會稿人及簽發(fā)人對原文的修改以不同方式（如不同顏色）予與

區(qū)分、保存、顯示和存檔，

▲對發(fā)文的編輯，閱讀權(quán)限的控制。

2）需求分析

發(fā)文處理流程

直接領(lǐng)導(dǎo)審稿領(lǐng)導(dǎo)

____________簽發(fā)

辦公室編號、蓋

章、分發(fā)

電

紙

子

制

文

文

件

件

打印相關(guān)科室單

位（傳閱）

發(fā)文登記表

發(fā)文發(fā)文密級承辦單位及簽發(fā)人文件份數(shù)發(fā)往磯關(guān)文書處

日期字號擬稿人標(biāo)題理號

發(fā)文稿件:

簽發(fā)：核稿：

會簽：主辦單位和擬稿人：

事由：附件：

抄報(bào)機(jī)關(guān)：

主送機(jī)關(guān)：

抄送機(jī)關(guān)：

發(fā)文字第號年月H封發(fā)

(1)擬稿

▲擬寫發(fā)文類別、文件標(biāo)題。

▲創(chuàng)建新文檔，以進(jìn)行發(fā)文擬稿。

▲對文稿編輯、擬定和瀏覽。提供編輯文本稿件，編輯多媒體文稿，對已擬定的文稿瀏覽，

提供word編輯工具，在編輯過程中能應(yīng)用字處理工具參考相關(guān)文檔并剪輯。

▲確定核稿人、會稿科室，并提交核稿人。

▲系統(tǒng)自動在發(fā)文流程狀態(tài)記錄中記錄主辦單位，擬稿人姓名，送核稿時(shí)間。

▲如需會稿，擬稿人收到核完稿的發(fā)文后，根據(jù)發(fā)文稿紙中會稿部門順序，送會稿科室會稿。

▲待會稿結(jié)束后，由擬稿人送辦公室進(jìn)行核稿。系統(tǒng)自動保存當(dāng)前文檔、流程狀態(tài)和下一流

程操作人。

▲如擬稿未完成，可單擊“保存”暫時(shí)保存，以后可以從''發(fā)文草稿”視圖中打開該發(fā)文草

稿，進(jìn)行修改。

(2)核稿

▲主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室領(lǐng)導(dǎo)在個(gè)人事務(wù)系統(tǒng)的待辦事宜中搜索要復(fù)核的文檔，以醒目的方式

(紅色)顯示提醒。

▲主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室領(lǐng)導(dǎo)可以對擬稿原文進(jìn)行修改，編輯發(fā)文稿紙，并填寫核稿意見，確定

簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，如果認(rèn)為有必要，可以在送簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)之前，先送辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核，審核完畢，直

接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

▲復(fù)核時(shí)，如果認(rèn)為擬稿不適合簽發(fā)，也可以直接送回?cái)M稿人。

▲系統(tǒng)自動在發(fā)文流程狀杰記錄中記錄核稿人姓名，核稿時(shí)間。

(3)會稿

▲會稿科室人員在個(gè)人郵件系統(tǒng)的待辦事宜中搜索要會簽的核稿的文檔，以醒目的方式(紅

色)顯示提醒。

▲會稿科室可以對擬稿原文進(jìn)行修改，編輯發(fā)文稿紙，可填寫核稿意見。全稿后返還擬稿人.

系統(tǒng)自動在發(fā)文流程狀態(tài)記錄中記錄會稿人員姓名，會稿時(shí)間。

(4)簽發(fā)

▲簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)在個(gè)人事務(wù)系統(tǒng)的待辦事宜中搜索要簽發(fā)的文檔的方式(紅色)顯示提醒。

▲簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)可以對擬稿原文進(jìn)行修改，編輯發(fā)文稿紙，并填寫簽發(fā)意見，送辦公室分送。如

果簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)拒絕簽發(fā)，可以返回?cái)M稿人。

▲系統(tǒng)自動在發(fā)文流程狀態(tài)記錄中記錄簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)姓名，簽發(fā)時(shí)間。

(5)登記、編號、發(fā)送

▲辦公室秘書在個(gè)人事務(wù)系統(tǒng)的待辦事宜中搜索要發(fā)出的發(fā)文，對其進(jìn)行登記、統(tǒng)一編號

后發(fā)出。

▲辦公室秘書填寫公文簽發(fā)單：包括發(fā)文編號、文件密級、文號、文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄

送機(jī)關(guān)、發(fā)文份數(shù)、主題詞，粘貼電子公章等。

▲向聯(lián)網(wǎng)主送單位和抄送單位發(fā)電子郵件，未聯(lián)網(wǎng)的單位打印紙質(zhì)文件，蓋章分發(fā)。

(6)查詢與統(tǒng)計(jì)

▲分別按發(fā)文單位、流程狀態(tài)、文號、發(fā)文類別、發(fā)文日期等進(jìn)行查詢。

▲定期對發(fā)文按發(fā)文單位及統(tǒng)計(jì)類型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)時(shí)輸入統(tǒng)計(jì)的起始時(shí)間和終止時(shí)間。用

戶必須輸入統(tǒng)計(jì)的起始時(shí)間和終止時(shí)間。

(7)流程跟蹤

發(fā)文在流轉(zhuǎn)的過程中，自動記錄流經(jīng)人辦理的詳細(xì)記錄。包括：流經(jīng)人、流經(jīng)時(shí)間、

辦理意見，對發(fā)文內(nèi)容的痕跡保留等。后序的經(jīng)辦人可以隨時(shí)查閱發(fā)文的狀態(tài)記錄。

（8）發(fā)文的編輯，閱讀權(quán)限的控制

在發(fā)文管理系統(tǒng)中，公文在流動的過程中只允許流經(jīng)人才有權(quán)看到公文，而其他未流經(jīng)

人不允許看到，同時(shí)要求具有編輯權(quán)限的人才能對公文進(jìn)行編輯。為此，發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫中

特設(shè)置一個(gè)特殊的讀者域，這樣只有讀者域中的人才能看到發(fā)文，發(fā)文流動時(shí)，每次發(fā)送之

前，都在讀者域中增加下一操作人的姓名。

簽承處理

1）需求描述

簽承處理系統(tǒng)主要用于各科室向領(lǐng)導(dǎo)的請示，對所有簽承通過計(jì)算機(jī)請示進(jìn)行起草，審

批、批辦等工作。

2）需求分析

簽承處理系統(tǒng)流程如下:

簽承稿紙：

密級：編號：簽名：（登記者：）

簽承內(nèi)容:

擬稿人:

日期:

簽承單位:

負(fù)責(zé)人簽名：

日期：

領(lǐng)導(dǎo)批示：

簽名：

日期：

辦理結(jié)果:

簽名：

日期：

(1)擬稿

擬稿人起草簽承原文，內(nèi)容包括:擬稿人,擬稿科室,擬稿日期.簽承內(nèi)容等。擬稿模塊具有

以下功能：

▲對文稿編輯、擬定和瀏覽。提供編輯文本稿件，編輯多媒體稿件，鏈接附加文件，對已擬

定的文稿瀏覽，提供WORD。

▲編輯簽承頭紙相關(guān)內(nèi)容，

▲提交領(lǐng)導(dǎo)審批，并自動填寫簽承處理流程記錄。

▲簽承完成后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示送相關(guān)科室。

⑵審批

科室領(lǐng)導(dǎo)對簽承進(jìn)行審批、修改、簽名。

審批模塊具有以下功能：

▲可修改簽承內(nèi)容。

▲直自動搜索待審批的文檔，以醒目方式顯示提醒。

▲直對文稿的編輯和瀏覽，提供編輯文本稿件，編輯多媒體稿件，鏈接附加文件，對已擬定

的文稿瀏覽，提供WORD編輯工具供選用。

▲填寫簽承頭紙審批欄。

▲提交領(lǐng)導(dǎo)簽批，并自動填寫簽承處理流程記錄。

(3)批示

領(lǐng)導(dǎo)對簽承進(jìn)行批示，具有以下功能：

▲自動搜索待批示的文檔，以醒目的方式顯示提醒。

▲對文稿的瀏覽。

▲批示完畢，并自動填寫簽承處理流程記錄。

▲填寫簽承頭紙簽批欄。

▲返回?cái)M稿人

(4)相關(guān)科室提交辦理結(jié)果

擬稿人發(fā)送簽承給相關(guān)科室，相關(guān)科室將辦理結(jié)果返回?cái)M稿人。

(5)查詢和統(tǒng)計(jì)，可杳詢和統(tǒng)計(jì)到某一時(shí)期簽承數(shù)量等指標(biāo).

(6)流程跟蹤

自動記錄簽承流經(jīng)所有人員概要信息，可以讓每一個(gè)經(jīng)手人隨時(shí)查看簽承當(dāng)前流轉(zhuǎn)狀態(tài)

及處理情況。

功能包括：擬制公文、公文辦理、公文登記、公文催辦、公文跳轉(zhuǎn)、歸檔銷毀、公文查

詢、密級管理、模板維護(hù)、流程設(shè)置、公文類別設(shè)置。

3.1.4.7會議管理

會議管理是對單位內(nèi)的相關(guān)會議及其內(nèi)容進(jìn)行登記和管理，同時(shí)可以查詢顯示會議室的

相關(guān)信息，可以向參加會議的有關(guān)人員發(fā)送會議通功能包括：會議室管理、會議室查詢、會

議登記、會議通知、會議紀(jì)要、會議信息查詢知。

3.1.4.8審批登記

審批登記是具有相關(guān)管理權(quán)限的人員對員工提出的各種申請進(jìn)行審批、登記處理，用戶

可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，自定義員工申請類別，并對其設(shè)置相應(yīng)的審批流程，使工作流

程的設(shè)置更加適應(yīng)單位的實(shí)際情況及今后發(fā)展的需要。

審批登記功能包括：事務(wù)審批、事務(wù)登記、事務(wù)打臼、申請類別設(shè)置。

3.1.4.9辦公用品

辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、采購、庫存報(bào)警功能

以及庫存、采購、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計(jì)功能，辦公用品的采購和領(lǐng)用申請?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行、審

批登記在審批登記模塊中完成。

辦公用品功能包括：用品管理、用品采購、用品統(tǒng)計(jì)、庫存報(bào)警、用品類別維護(hù)。

3.1.4.10車輛管理

車輛管理對機(jī)構(gòu)內(nèi)部的車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括車輛的基本信息、使用信息、維修信息、

油耗信息等，用車申請和維修申請?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行，在審批登記模塊中完成相應(yīng)的審批登

記處理。

車輛管理功能包括：車輛信息維護(hù)、油耗登記、里程補(bǔ)貼、維修情況查詢及用車情況查

詢。

3.1.4.11資料管理

資料管理部分用于單位內(nèi)資料的借閱、使用，庫存管理等功能。其中包括：員工借閱申

請及申請回復(fù)，借閱登記，歸還登記，資料統(tǒng)計(jì)，缺庫登記和查詢，資料信息維護(hù)，資料字

典維護(hù)等。

功能包括：資料信息維護(hù)、借閱申請、借閱回復(fù)、借閱登記、歸還登記、缺庫登記、

缺庫查詢、資料統(tǒng)計(jì)、資料字典維護(hù)。

3.1.4.12文檔管理

文檔管理是對組織機(jī)構(gòu)中的各類電子文檔進(jìn)行相應(yīng)的管理，使員工能夠及時(shí)方便地查

詢到自己所需要的相關(guān)信息。在文檔管理中，管理員可對文檔進(jìn)行分類，對各個(gè)文檔類別指

定相應(yīng)的發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限。

包括：文檔類別管理、文檔發(fā)布、文檔查詢。

3.1.4.13資產(chǎn)管理

本功能模塊的主要功能是對公司固定資產(chǎn)的管理，包括固定資產(chǎn)的卡片維護(hù)、使用情況

維護(hù)及相應(yīng)的直詢打印。

功能包括：資產(chǎn)信息管理、資產(chǎn)使用管理、部門資產(chǎn)使用查詢、全部資產(chǎn)使用查詢、資

產(chǎn)字典維護(hù)。

3.1.4.14客戶資源管理

客戶資源管理是為企業(yè)在激烈市場競爭中，提供一套方便有力的管理工具，它可以幫助

企業(yè)為客戶提供更加完備周到的服務(wù)，通過有效地進(jìn)行客戶資源管理，使企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)

更加滿足客戶的實(shí)際需要，從而給企業(yè)帶來更加豐厚的效益。

客戶資源管理功能包括：銷售人員管理、客戶信息管理、聯(lián)系記錄管理、訂單管理、銷

售情況查詢、客戶聯(lián)系人管理、企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)管理等。

3.1.4.15發(fā)送手機(jī)短信息

發(fā)送手機(jī)短信息功能是連接“計(jì)算機(jī)——手機(jī)”的橋梁，它利用internet和GSM甌絡(luò)的

及時(shí)、迅捷性，提高了企業(yè)溝通員工和客戶的效率。

3.1.4.16系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是為系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供管理功能，首次安裝完聯(lián)達(dá)辦公助手軟件后，首先要

通過系統(tǒng)管理中機(jī)構(gòu)配置管理功能建立起組織機(jī)構(gòu)的管理體系結(jié)構(gòu)。

系統(tǒng)管理包括審批流程的設(shè)置，用戶可自定義各種辦公事務(wù)的審批流程，如：請假、加班、

用款、報(bào)銷、用車、會議室預(yù)定、公務(wù)接待等等；設(shè)置各種公文的辦理流程和辦理權(quán)限

等。

系統(tǒng)管理同時(shí)提供了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份與恢密功能，保證系統(tǒng)的安全正常的運(yùn)行。

功能包括：機(jī)構(gòu)配置管理、審批流程設(shè)置。

升級服務(wù)和售后服務(wù)是產(chǎn)品的重要組成部分，它從系統(tǒng)初始選型和運(yùn)行支持兩個(gè)方

面確保了的成功應(yīng)用，為客戶提高工作效率、節(jié)省成本。

第4篇升級服務(wù)

升級服務(wù)就是對?企業(yè)進(jìn)行的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行深入分析和研究，結(jié)合企業(yè)

特點(diǎn)和管理需求、OA的理念以及產(chǎn)品三方面因素，進(jìn)行系統(tǒng)功能選型、功能合理整合,

最終實(shí)現(xiàn)在用戶單位中順利應(yīng)用的全過程。

環(huán)境不完全成熟的條件下，我們提供支持人員的上門服務(wù)，現(xiàn)場解決客戶的困難。

在系統(tǒng)的版本升級時(shí)，支持人員會提供全套升級服務(wù)，為客戶提供完善的后續(xù)服務(wù)。

升級服務(wù)包括：

?數(shù)據(jù)備份

?應(yīng)用程序升級

?數(shù)據(jù)庫升級

?數(shù)據(jù)恢復(fù)

?升級培訓(xùn)

?以及現(xiàn)場升級指導(dǎo)

第5篇結(jié)構(gòu)分析

4.1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

辦

公

系

統(tǒng)

工

事

務(wù)

審

批

登

4.2系統(tǒng)詳細(xì)分析

系%管理

------------「機(jī)構(gòu).置管理f

1部門職益設(shè)