綜合檔案室管理制度

綜合檔案室管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)綜合檔案室的管理，提高檔案管理效率，保護企業(yè)檔案的安全與完整性，訂立本規(guī)章制度。二、定義和職責綜合檔案室是企業(yè)的檔案管理中心，負責管理和保管企業(yè)的各類檔案信息。綜合檔案室的職責包含：收集、整理、存儲企業(yè)內(nèi)部各類檔案資料；建立檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準確性和可追溯性；為企業(yè)供應(yīng)檔案查詢、借閱、歸檔等服務(wù)；訂立檔案管理制度和流程，確保檔案管理工作的順利進行；負責檔案的保密工作，確保檔案信息不被泄露。三、檔案管理制度檔案分類與歸檔：全部檔案依據(jù)分類規(guī)定進行分類，包含但不限于合同、財務(wù)、人事、行政等；檔案應(yīng)依照文件編號、文件標題、文件日期等進行歸檔，并做好相應(yīng)的檔案登記。檔案保管與訪問：檔案應(yīng)依照文件保管期限和緊要性進行合理的存放區(qū)分，確保易于查找和保管；檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的存儲設(shè)備，如防火柜、密封盒等，以保護檔案的安全；檔案管理人員應(yīng)依照規(guī)定的流程和權(quán)限供應(yīng)檔案查詢、借閱、復(fù)制等服務(wù)；對于涉密檔案，應(yīng)嚴格掌控訪問權(quán)限，僅限特定人員查閱和使用，并嚴格執(zhí)行保密措施。檔案借閱與歸還：檔案借閱需填寫借閱申請表，并經(jīng)過相關(guān)主管審批；借閱的檔案應(yīng)妥當保管，不得隨便移動或外借；借閱期限一般不超出7個工作日，如有特殊情況需要延期，需提前申請并經(jīng)過批準；檔案歸還后，應(yīng)進行檢查確認，確保檔案的完整性。檔案銷毀與歸檔期限：對于已過保管期限的檔案，應(yīng)依照規(guī)定的銷毀程序進行銷毀，銷毀記錄應(yīng)認真記錄；緊要檔案可依照公司要求存檔，存檔期限由相關(guān)部門決議；歸檔期限過期的檔案應(yīng)及時清理歸檔，確保檔案室的空間和環(huán)境乾凈。四、檔案管理流程檔案錄入流程：檔案管理人員收到檔案料子后，依照分類要求進行處理和整理；對檔案料子進行登記、編號，并錄入檔案管理系統(tǒng)。檔案查詢流程：檔案查詢需填寫查詢申請表，明確查詢的目的和范圍；檔案管理人員依據(jù)查詢申請，依照檔案管理系統(tǒng)進行查詢，并及時供應(yīng)查詢結(jié)果。檔案借閱流程：檔案借閱需填寫借閱申請表，并經(jīng)過相關(guān)主管審批；檔案管理人員依據(jù)借閱申請，核實檔案的可借閱性，并供應(yīng)借閱服務(wù)；借閱人應(yīng)定時歸還檔案，并填寫歸還確認表。檔案銷毀流程：檔案管理人員依照規(guī)定的銷毀期限和程序，對過期檔案進行銷毀；銷毀記錄應(yīng)認真記錄銷毀時間、檔案名稱等信息。五、檔案管理責任企業(yè)綜合管理部門：負責檔案管理制度的訂立與修訂，并定期組織檔案管理培訓；監(jiān)督檔案管理工作的實施和落實，確保檔案管理制度的執(zhí)行。綜合檔案室負責人：負責檔案室的日常管理和運營，確保檔案管理的有效性；組織、布置檔案整理、歸檔、借閱、銷毀等工作；負責檔案保密工作的組織和實施，確保檔案信息的安全性。檔案管理人員：負責檔案的分類、整理、存儲和查詢等工作；依照檔案管理流程和制度執(zhí)行各項工作，并做好相應(yīng)的檔案記錄。六、違紀處理對于違反檔案管理制度的人員，將依據(jù)違紀的嚴重程度采取相應(yīng)的紀律處分，并追究法律責任。七、附則本制度自頒布之日起生效，如有修訂，須經(jīng)企業(yè)綜合管理部門批準后執(zhí)行。檔案管理人員須嚴格遵守保密規(guī)定，將檔案信息視為商業(yè)機密，并妥當保管。檔案管理人員須接受相關(guān)培訓，掌握檔案管理