電子合同與電子支付管理制度

電子合同與電子支出管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司電子合同與電子支出的管理，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，減少合同糾紛和支出風(fēng)險(xiǎn)，特訂立本電子合同與電子支出管理制度（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。第二條本制度適用于公司內(nèi)部全部與電子合同和電子支出相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。全部關(guān)于電子合同和電子支出的行為都必需遵守本制度。第二章電子合同管理第三條公司鼓舞使用電子合同，以提高效率、節(jié)省資源。電子合同指通過(guò)電子數(shù)據(jù)交換、數(shù)字簽名等方式形成并具有法律效力的合同。第四條公司對(duì)電子合同的管理包含合同簽訂、存檔、查閱和停止等環(huán)節(jié)。第五條合同簽訂的流程為：申請(qǐng)—審核—簽署—存檔。申請(qǐng)人將電子合同信息提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，經(jīng)審核通過(guò)后，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)與對(duì)方協(xié)商簽署合同事宜，并將合同存檔。第六條電子合同的存檔要求為：1.合同文本以PDF格式保管，以確保合同原文的真實(shí)性和完整性。2.合同存檔要有時(shí)間戳和數(shù)字簽名，確保管檔的法律效力和可追溯性。3.要設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只允許授權(quán)人員查閱和操作。第七條公司要定期對(duì)存檔的電子合同進(jìn)行備份和歸檔，確保合同的安全性和保密性。第八條電子合同的查閱要求為：1.任何員工可以依據(jù)權(quán)限查閱合同，但不得隨便修改合同內(nèi)容。2.合同查閱記錄應(yīng)當(dāng)有時(shí)間戳和相關(guān)人員的權(quán)限信息，以確保查閱的可追溯性。第九條電子合同的停止要求為：1.合同停止時(shí)，應(yīng)采取相應(yīng)措施注銷合同，并在系統(tǒng)中標(biāo)記合同狀態(tài)為停止。2.停止后的電子合同可以歸檔存儲(chǔ)，但不再具有法律效力。第三章電子支出管理第十條公司鼓舞使用電子支出方式，提高支出效率、降低操作風(fēng)險(xiǎn)。第十一條公司對(duì)電子支出的管理包含支出申請(qǐng)、支出審核、支出記錄和風(fēng)險(xiǎn)防控等環(huán)節(jié)。第十二條支出申請(qǐng)的流程為：申請(qǐng)—審核—支出。申請(qǐng)人將支出信息提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，經(jīng)審核通過(guò)后，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)進(jìn)行支出操作。第十三條在支出申請(qǐng)環(huán)節(jié)中，要求申請(qǐng)人供應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確的支出信息，包含收款方賬戶、交易金額、支出方式等。第十四條支出審核要求為：1.支出審核人員對(duì)支出信息進(jìn)行審查，確保支出的合法性和準(zhǔn)確性。2.審核人員要核對(duì)支出信息與合同或訂單的全都性，避開錯(cuò)誤支出。第十五條支出記錄要求為：1.每筆支出都要記錄支出時(shí)間、金額、收款方等信息，以確保支出記錄的真實(shí)性和完整性。2.要定期對(duì)支出記錄進(jìn)行審查，并與銀行對(duì)賬單核對(duì)，確保支出的準(zhǔn)確性。第十六條風(fēng)險(xiǎn)防控要求為：1.公司要建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，評(píng)估每筆支出的風(fēng)險(xiǎn)水平，并采取相應(yīng)的防范措施。2.要做好支出安全保密工作，防止支出信息泄露和非法操作。第四章違約與責(zé)任第十七條任何違反本制度的行為都將受到相應(yīng)的紀(jì)律處分或法律追究。第十八條對(duì)于有意竄改、偽造電子合同或支出信息的行為，公司將追究法律責(zé)任，保護(hù)公司的合法權(quán)益。第五章附則第十九條本制度的解釋權(quán)歸公司負(fù)責(zé)人全部，并有權(quán)對(duì)本制度進(jìn)行修訂和解