檔案室管理制度及職責(zé)樣本（三篇）

檔案室管理制度及職責(zé)樣本第一章總則第一條為規(guī)范檔案室管理工作，確保檔案的安全、完整與有效利用，提升檔案管理效率與質(zhì)量，特制定本制度。第二條檔案室作為本單位的核心部門之一，承擔(dān)法定的檔案管理職責(zé)，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、借閱及銷毀等全鏈條工作。第三條檔案室在履行職責(zé)過程中，必須嚴格遵守國家及地方關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)與規(guī)章制度，確保各項工作的合法性與規(guī)范性。第二章檔案室職責(zé)第四條檔案室的主要職責(zé)明確如下：1.全面負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、借閱及銷毀等管理工作；2.對各部門的檔案管理工作進行專業(yè)指導(dǎo)與有效監(jiān)督；3.定期組織檔案的全面整理與科學(xué)鑒定工作；4.推進檔案的數(shù)字化進程，實現(xiàn)檔案的電子存儲與高效管理；5.積極開展檔案培訓(xùn)與宣傳工作，提升全員檔案意識與管理水平；6.深度參與本單位重大決策過程，為相關(guān)事項提供檔案查詢與信息服務(wù)。第五條檔案室需制定詳盡的工作計劃與年度目標，并定期向上級主管部門匯報工作進展與成效。第三章檔案的收集與整理第六條檔案室應(yīng)廣泛收集本單位及其下屬部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資源的全面性與完整性。第七條檔案的收集工作應(yīng)遵循以下基本原則：1.全面性原則：確保各類檔案（包括紙質(zhì)與電子檔案）的應(yīng)收盡收；2.及時性原則：對新產(chǎn)生的檔案進行及時收集，避免遺漏；3.安全性原則：加強檔案保密工作，確保檔案在收集過程中的安全無虞；4.有序性原則：按照既定的檔案分類與歸檔規(guī)則進行有序收集。第八條檔案室負責(zé)對收集到的檔案進行專業(yè)整理，依據(jù)檔案管理規(guī)定進行分類、編號、登記與歸檔處理。第四章檔案的保管與利用第九條檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管庫房，并嚴格按照檔案保管規(guī)定對檔案進行妥善存放與管理。第十條為確保檔案的安全與完整，檔案室需做好防火、防潮、防蟲、防盜等防護措施。第十一條檔案室應(yīng)定期對檔案進行清點與修整工作，確保檔案的可讀性與使用價值得到充分保障。第十二條檔案室負責(zé)為內(nèi)外部用戶提供檔案查詢、復(fù)制與借閱等利用服務(wù)，確保檔案資源的有效共享與利用。第五章檔案的銷毀第十三條檔案室應(yīng)依據(jù)檔案銷毀規(guī)定，定期對檔案進行審核，將符合銷毀條件的檔案進行規(guī)范銷毀處理。第十四條檔案的銷毀工作應(yīng)遵循以下原則：1.嚴格遵循既定的銷毀程序與標準進行操作；2.認真做好銷毀記錄與報告工作，確保銷毀工作的合法性與規(guī)范性。第六章檔案培訓(xùn)與宣傳第十五條檔案室應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)活動，不斷提升其檔案管理能力與服務(wù)水平。第十六條檔案室應(yīng)加大檔案管理宣傳力度，提高全體員工的檔案意識與知識水平，營造良好的檔案管理氛圍。第七章其他事項第十七條檔案室應(yīng)建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，推動檔案管理的信息化與智能化進程。第十八條檔案室應(yīng)及時向上級部門報告檔案管理工作中遇到的問題與困難，并提出切實可行的改進措施與建議。第十九條本制度的解釋權(quán)與修改權(quán)歸檔案室所有，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后正式生效。第二十條本制度自頒布之日起執(zhí)行，原有檔案管理制度同時廢止。檔案室管理制度及職責(zé)樣本（二）1.職務(wù)與職責(zé)劃分檔案管理員：承擔(dān)檔案室的日常運營，包括文件的搜集、分類、編目、保管和借閱等任務(wù)。部門主管：負責(zé)制定檔案管理政策與流程，并監(jiān)督檔案室的運行狀況。2.檔案管理政策制定檔案管理規(guī)程，明確檔案的收集、整理、保存、借閱和銷毀的流程和標準。規(guī)范檔案分類與編目，以保證檔案的準確性和可檢索性。實施檔案保密與安全措施，確保檔案的機密性和完整性。3.文件收集與組織定期進行文件的收集與整理，以維持有序的存儲環(huán)境。對文件進行編目與標識，便于后續(xù)的查找與使用。4.檔案存儲與借閱管理設(shè)立專門的檔案存儲區(qū)域，確保檔案的安全與完整保存。建立借閱登記與歸還流程，追蹤檔案的借閱情況，防止遺失和誤用。對外部人員的檔案訪問進行審批和控制，以保障檔案的安全性。5.檔案銷毀與歸檔工作定期清理過期和無效檔案，及時執(zhí)行銷毀程序。對需長期保存的檔案進行歸檔，并設(shè)定明確的保存期限。6.檔案室安全措施實施安全門禁系統(tǒng)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入檔案室。安裝監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控檔案室的人員進出與活動。對敏感檔案實施加密、存儲和傳輸控制，防止信息泄露。7.檔案查詢與報告建立檔案查詢系統(tǒng)，便于員工方便地查閱和檢索檔案。定期生成檔案報告，進行檔案統(tǒng)計與分析，為決策提供數(shù)據(jù)支持。8.培訓(xùn)與發(fā)展定期組織檔案管理培訓(xùn)，提升員工的檔案管理技能。配備專業(yè)人員，負責(zé)檔案管理的培訓(xùn)與知識傳承。以上為檔案室管理制度及職責(zé)的基本框架，具體細節(jié)可根據(jù)不同組織的實際情況進行調(diào)整和優(yōu)化。檔案室管理制度及職責(zé)樣本（三）1.定義與目標：檔案室是負責(zé)組織及管理機構(gòu)檔案信息的部門。其主要目標是確保檔案信息得到有效、安全及有系統(tǒng)地管理與保存，以保證檔案的完整性、準確性和可利用性。2.職務(wù)與權(quán)限：2.1檔案室主管：主導(dǎo)并監(jiān)督檔案室的日常運作；制定并執(zhí)行檔案室管理制度和流程；負責(zé)檔案室人員的培訓(xùn)及績效評估；支持其他部門進行檔案檢索及信息提供。2.2檔案管理員：確保檔案的分類、整理和編目工作，維持檔案的有序性；進行檔案的錄入和標簽管理，以保證信息的準確性；負責(zé)檔案的保管和存儲，確保檔案的安全；管理檔案的借閱與歸還，記錄檔案的流動和使用情況；協(xié)助主管進行檔案檢索及信息提供。3.檔案管理制度：3.1檔案分類與編目：檔案應(yīng)根據(jù)既定的分類標準進行分類，并建立相應(yīng)的編目系統(tǒng)；確保檔案管理員依據(jù)內(nèi)容和屬性進行分類編目，以實現(xiàn)有序性和檢索效率。3.2檔案錄入與標簽管理：檔案管理員需及時將新接收的檔案錄入系統(tǒng)，并賦予唯一標識；標識應(yīng)清晰標注在檔案包裝和文件上，便于識別和檢索。3.3檔案保管與存儲：檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲規(guī)范進行保管，以維護安全和完整性；檔案室需定期檢查存儲條件，確保環(huán)境適宜和設(shè)備正常運行。3.4檔案借閱與歸還：借閱檔案需填寫申請表并經(jīng)檔案管理員批準；根據(jù)檔案重要性和需求設(shè)定合理的借閱期限；借閱者應(yīng)遵守歸