文書檔案管理制度（三篇）

文書檔案管理制度一、總則為規(guī)范文書檔案管理工作，提升工作效率，確保文件的安全性與可追溯性，特制定本制度。二、定義1.文書檔案：指機關、單位在履行職責過程中產生的各類書面文件，涵蓋公文、會議記錄、備忘錄等。2.檔案管理：指對文書檔案進行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理工作，涉及收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。三、管理機構和責任1.檔案管理部門：各單位應設立專門的檔案管理部門或指定專人負責文書檔案管理工作。2.檔案管理員：具體負責文書檔案的管理工作，包括文件的收集、整理、登記、保管等。四、檔案管理流程1.文件收集：各單位應依據文件分類標準，對產生的文件進行及時收集，并進行登記。2.文件整理：檔案管理員應對收集到的文件進行整理，包括分類、編號、目錄等。3.文件登記：檔案管理員應對每一份文件進行登記，記錄文件的編號、日期、標題、歸屬部門等信息。4.文件保管：收集到的文件應依據一定規(guī)則進行保管，包括使用密封袋、文件柜、密集架等檔案保管工具。5.文件利用：檔案管理員應根據需求，提供文件的查閱和復制服務，并確保文件的安全性和完整性。五、檔案管理規(guī)范1.文件整理規(guī)則：文件整理應依據文件分類標準進行，包括按照文件的種類、用途、日期等進行分類。2.文件編號規(guī)則：文件編號應依據一定的編碼規(guī)則進行，包括設定文件類別、順序號等信息。3.文件登記規(guī)則：文件登記應采用標準的登記表格，記錄文件的關鍵信息，以便查詢和跟蹤。4.文件保管規(guī)則：文件保管應依據一定的安全措施進行，包括定期檢查檔案柜、備份檔案等。5.文件利用規(guī)則：文件利用應遵循依法、及時、準確的原則，不得隨意使用和外借檔案。六、檔案查詢與跟蹤1.查詢方式：檔案管理員應提供多種查詢方式，包括電子檢索、紙質目錄查詢等。2.查詢權限：檔案查詢應根據工作需求設置權限，確保信息的安全性和保密性。3.跟蹤要求：對于需要跟蹤的文件，檔案管理員應進行特殊處理，并及時反饋查詢結果。七、檔案銷毀1.銷毀程序：檔案銷毀應遵循一定的程序，包括審批、備案、公告等環(huán)節(jié)。2.銷毀方式：檔案銷毀應采用安全可靠的方式，包括燒毀、粉碎等。3.銷毀記錄：檔案管理員應及時記錄銷毀的文件信息，包括日期、數量、種類等。八、檔案安全1.檔案保密：檔案管理員應嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案不被泄露。2.檔案備份：檔案管理員應定期對重要文件進行備份，以防止文件丟失或損壞。3.檔案防火：檔案存放地點應具備防火設施，并定期進行防火檢查。九、附則本制度由各單位自行制定執(zhí)行，并根據工作需求進行適當的調整和修改。十、責任追究對違反本制度的行為，將依照相關規(guī)定進行責任追究。文書檔案管理制度（二）一、目的與依據為規(guī)范企業(yè)文書檔案管理工作，確保文書檔案的完整性、準確性、可靠性和規(guī)范性，提升工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)內部所有文書檔案管理工作。三、文書檔案管理職責1.文件發(fā)放與接收：依據既定程序向相關部門或人員發(fā)放文件，并確保及時回收；2.文件歸檔：對回收文件進行歸檔處理，保障文件存儲安全及便于檢索；3.文件調閱：根據相關程序和要求提供文件調閱服務，并記錄調閱詳情；4.文件銷毀：依照規(guī)定程序處理到期、廢止或無效文件的銷毀事宜，并記錄銷毀詳情；5.文件備份：對重要文件執(zhí)行備份操作，確保文件安全性和可靠性；6.文件整理：對文件進行分類整理，確保文件的有序性和易于檢索；7.文件傳送：按照規(guī)定程序將文件傳送給相關部門或人員，并記錄傳送詳情；8.文件編碼：對文件進行編碼處理，確保文件的唯一性和可識別性；9.文書檔案管理制度的宣傳與培訓：向相關人員宣傳和培訓文書檔案管理制度，以提高管理意識和工作效率。四、文書檔案管理流程1.文件發(fā)放與接收流程：(1)文件發(fā)放部門依據文件發(fā)放申請單發(fā)放文件；(2)文件接收部門或人員依據文件接收單接收文件。2.文件歸檔流程：(1)文件歸檔部門依據文件歸檔要求執(zhí)行歸檔；(2)歸檔完成后，將歸檔信息錄入檔案管理系統(tǒng)。3.文件調閱流程：(1)調閱部門或人員填寫文件調閱申請單；(2)文書檔案管理部門接收申請單并查找相關文件；(3)查找到相關文件后，將文件交付申請人，并記錄調閱詳情。4.文件銷毀流程：(1)文件銷毀部門依據文件銷毀要求執(zhí)行銷毀；(2)銷毀完成后，將銷毀信息錄入檔案管理系統(tǒng)。五、文書檔案管理制度的宣傳與培訓為提升文書檔案管理意識和工作效率，應定期開展宣傳和培訓活動。可通過組織培訓班、制作宣傳資料等形式進行。六、違紀違規(guī)處理對于違反文書檔案管理制度的人員，將依據企業(yè)相關規(guī)定予以處理，情節(jié)嚴重者將追究法律責任。七、附則本制度未盡事宜，應遵循國家相關法律法規(guī)及企業(yè)相關規(guī)定執(zhí)行。本企業(yè)文書檔案管理制度應由執(zhí)行人員嚴格遵守，確保文書檔案的完整性和規(guī)范性。如有必要，本制度可依據實際情況進行修訂和補充。文書檔案管理制度（三）【文書檔案管理制度】第一條為規(guī)范和統(tǒng)一文書檔案的管理工作，提升工作效率，確保信息安全，特制定本制度。第二條文書檔案涵蓋各類文件、公文、合同、報告、紀要、備忘錄等文字資料及電子檔案。第三條文書檔案管理工作應遵循以下原則：1.規(guī)范性原則：遵循國家法律法規(guī)及公司相關制度，實現統(tǒng)一規(guī)范管理。2.完整性原則：確保文書檔案的收集、整理、保存和歸檔工作全面、完整。3.保密性原則：依據文件性質及涉密程度，制定相應保密措施，保障信息安全。4.便捷性原則：確保文書檔案的查閱、調取和歸還工作便捷、高效。第四條文書檔案管理工作主要包括以下內容：1.文書檔案的收集：負責收集公司內部各類文書檔案，并進行分類和整理。2.文書檔案的保存：制定文書檔案的保存期限和方式，并負責文書檔案的存儲與保管。3.文書檔案的歸檔：將已停用或完成任務的文書檔案進行歸檔，并編制歸檔目錄。4.文書檔案的銷毀：根據公司相關制度，對即將銷毀的文書檔案進行審核，確保安全銷毀。5.文書檔案的查閱：負責根據工作需要或領導要求，提供文書檔案的查閱服務。第五條各部門應指定專人負責本部門文書檔案的管理工作，并定期對文書檔案進行檢查和整理。第六條違反文書檔案管理制度的，將按照公司相關制度予以處理，并承擔相應的法律責任。第七條本制度由公司檔案管理部門負責解釋和修訂，經審批后執(zhí)行?！靖健课臅鴻n案管理流程1.收集各部門負責收集本部門的各類文書檔案，包括紙質文件和電子檔案。文書檔案應依據分類標準進行整理，如按年度、部門、文件類型等。2.保存確定文書檔案的保存期限，依據公司相關制度進行存儲和保管。紙質文書檔案應保存于密閉的柜子或房間內，采取防潮、防火、防盜措施。電子檔案應保存于特定電腦或服務器中，設置密碼和權限控制，防止非授權人員訪問。3.歸檔將停用或完成任務的文書檔案進行歸檔，編制歸檔目錄。歸檔的文書檔案應妥善保管，確保不受損壞或遺失。4.銷毀根據