《采購與供應實務》課件-采購計劃 采購訂單的跟蹤管理

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采購訂單跟蹤過程主要包括如下三個階段采購訂單的跟蹤管理1.合同執(zhí)行前訂單跟蹤2.合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤3.合同執(zhí)行后訂單跟蹤一、合同執(zhí)行前訂單跟蹤

訂單人員在完成訂單合同之后，要及時了解供應商是否接受訂單，是否及時簽返訂單合同。

在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應商可供選擇，獨家供應商的情況很少。雖然每個供應商都有分配比例，但在具體操作時可能會遇到因為各種原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應商可能要提出改變某些合同條款，包括價格、質量、交貨日期等。

如果供應商按時返簽訂單合同，則說明供應商的選擇正確；如果供應商確實難以接受訂單，需要及時從供應商名單中選擇新供應商。與供應商正式簽訂的合同要及時存檔,以備后查。采購訂單的跟蹤管理二、合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤

進入訂單實際作業(yè)階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應全力跟蹤，并且應和供應商相互協(xié)調(diào),建立起相互之間的業(yè)務銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應注意以下事項：采購訂單的跟蹤管理

在跟蹤過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時反饋，對于合同變更需要謹慎處理，避免偏離采購目標。

不同種類的商品，其準備過程不同?？傮w上可分為兩類。采購訂單的跟蹤管理1.嚴密跟蹤供應商準備供貨的過程，保證訂單正常執(zhí)行

一類是

供應商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過程的周期長、變化多等特點。

對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應商單位派駐廠代表，以起到信息溝通、技術指導和監(jiān)督檢查的作用。駐廠代表應深入生產(chǎn)線各個工序與管理環(huán)節(jié)，幫助發(fā)現(xiàn)問題，提出改進措施，切實保證徹底解決有關問題。采購訂單的跟蹤管理1.嚴密跟蹤供應商準備供貨的過程，保證訂單正常執(zhí)行

采購訂單的跟蹤管理

另一類是供應商有存貨，可以直接按照庫存發(fā)貨。

對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進行監(jiān)督檢查，或者設監(jiān)督點對關鍵工序或特殊工序進行監(jiān)督檢查;要求供應商自己報告生產(chǎn)條件情況、提供相應檢驗記錄、讓實際使用方進行評議等辦法實行監(jiān)督控制。1.嚴密跟蹤供應商準備供貨的過程，保證訂單正常執(zhí)行

采購訂單的跟蹤管理

采購過程中遇到高時間優(yōu)先級的采購,需要在流程上進行調(diào)整，采用緊急采購流程。而對于下游市場變化導致需要臨時撤單的采購，也需要與供應商進行及時溝通，避免問題持續(xù)擴大。2.及時響應生產(chǎn)需求

采購訂單的跟蹤管理

庫存水平高低與生產(chǎn)的持續(xù)性以及企業(yè)的現(xiàn)金流管理具有密切關聯(lián)性。采購人員既要保證下游需求得到滿足，又要保持最低的庫存水平，降低資金占用。

3.慎重保有庫存采購訂單的跟蹤管理

根據(jù)訂單合約，采購對象到達指定的交貨地點，采購人員需要按照訂單對到貨的品種、批量、單價及總金額等進行確認，并按照合約規(guī)定履行支付義務。4.控制好采購驗收環(huán)節(jié)三、合同執(zhí)行后訂單跟蹤

應按合同規(guī)定的支付條款對供應商進行付款，并進行跟蹤。訂單執(zhí)行完畢意味著雙方都履行了應盡義務，對于采購方最大的責任是按照合同約定支付，延期支付行為雖然能夠