《大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教程》課件第4章

第4章Excel2010表格處理4.1Excel2010概述4.2工作簿與工作表的操作4.3數(shù)據(jù)的輸入4.4工作表的編輯4.5公式與函數(shù)4.6數(shù)據(jù)處理4.7圖表 4.1Excel2010概述

4.1.1Excel主要功能介紹

1．編輯表格

Excel可以根據(jù)需要快速、方便地建立各種電子表格，輸入各種類型的數(shù)據(jù)，并且具有比較強(qiáng)大的自動(dòng)填充功能。

Excel中每一張工作表就是一個(gè)通用的表格，直接向單元格中輸入數(shù)據(jù)，這樣就可以形成現(xiàn)實(shí)生活中的各種表格，如學(xué)生登記表、考試成績表、工資表、物價(jià)表等；對(duì)于表格的編輯也非常方便，可以任意插入和刪除表格的行、列或單元格；對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行字體、大小、顏色、底紋等的修飾。

2．?dāng)?shù)據(jù)管理與分析

Excel2010的每一張工作表由1048576行和16384列組成，行和列交叉處組成單元格，這樣大的工作表可以滿足大多數(shù)數(shù)據(jù)處理的業(yè)務(wù)，將數(shù)據(jù)輸入到工作表中以后，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、分類、排序、篩選、統(tǒng)計(jì)匯總等基本操作。

除此以外，Excel2010還提供了包括財(cái)務(wù)、日期和時(shí)間、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、邏輯、信息等內(nèi)置函數(shù)，可以滿足許多領(lǐng)域的數(shù)據(jù)處理與分析的要求。如果內(nèi)置函數(shù)不能滿足需要，還可以使用Excel內(nèi)置的VisualBasicforApplications(也稱做VBA)建立自定義函數(shù)。另外，Excel還提供了許多數(shù)據(jù)分析與輔助決策工具，例如數(shù)據(jù)透視表、模擬運(yùn)算表、假設(shè)檢驗(yàn)、方差分析、移動(dòng)平均、指數(shù)平滑、回歸分析、規(guī)劃求解、多方案管理分析等工具。利用這些工具，不需掌握很深的數(shù)學(xué)計(jì)算方法，不需了解具體的求解技術(shù)細(xì)節(jié)，更不需編寫程序，就可以完成復(fù)雜的求解過程，得到相應(yīng)的分析結(jié)果。

3．制作圖表

圖表能直觀地表示數(shù)據(jù)間的復(fù)雜關(guān)系，通過圖表，可以直觀地顯示出數(shù)據(jù)的眾多特征，例如數(shù)據(jù)的最大值、最小值、發(fā)展變化趨勢(shì)、集中程度和離散程度等都可以在圖表中直接反映出來。

Excel2010具有很強(qiáng)的圖表處理功能，它提供了多種圖表形式，可以方便地將工作表中的有關(guān)數(shù)據(jù)制作成專業(yè)化的圖表，如條形圖、氣泡圖、柱形圖、折線圖、散點(diǎn)圖、股價(jià)圖以及多種復(fù)合圖表和三維圖表。同一組數(shù)據(jù)可以用不同類型的圖表表示，并且可以任意編輯圖表標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等項(xiàng)目，從而獲得最佳的外觀效果。Excel還能夠自動(dòng)建立數(shù)據(jù)與圖表的聯(lián)系，當(dāng)數(shù)據(jù)增加或刪除時(shí)，圖表可以隨數(shù)據(jù)變化而方便地更新。

4．?dāng)?shù)據(jù)網(wǎng)上共享

Excel具有強(qiáng)大的Web功能，將Excel工作簿保存為Web網(wǎng)頁，可以創(chuàng)建超級(jí)鏈接獲取互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，供網(wǎng)絡(luò)用戶分享數(shù)據(jù)。4.1.2Excel2010啟動(dòng)與退出

與啟動(dòng)Word2010一樣，啟動(dòng)Excel2010也有兩種方法：一是通過【開始】菜單；二是通過快捷方式圖標(biāo)。

方法一：單擊桌面左下角的【開始】按鈕打開【開始】菜單，然后依次單擊【所有程序】/【MicrosoftOffice】/【MicrosoftExcel2010】命令，如圖4-1所示，就可以啟動(dòng)Excel2010應(yīng)用程序，進(jìn)入編輯狀態(tài)。

方法二：如果在桌面上創(chuàng)建了“MicrosoftExcel2010”的快捷方式，可以雙擊該快捷方式圖標(biāo)，快速啟動(dòng)Excel2010應(yīng)用程序。

在工作完成后需要退出Excel，退出時(shí)可采用以下方法：

方法一：單擊標(biāo)題欄右側(cè)的【關(guān)閉】按鈕。

方法二：使用鍵盤上的Alt+F4組合鍵。

方法三：切換到【文件】選項(xiàng)卡，然后單擊【關(guān)閉】命令，如圖4-2所示。圖4-1啟動(dòng)Excel2010應(yīng)用程序圖4-2執(zhí)行【關(guān)閉】命令4.1.3Excel2010界面組成

啟動(dòng)Excel以后，可以看到Excel的工作窗口與Word工作窗口很相似，很多組成部分的功能和用法與Word完全一樣，所以不再贅述。

下面針對(duì)Excel2010特有的組成部分進(jìn)行介紹，主要包括：編輯欄、行號(hào)與列標(biāo)、工作表標(biāo)簽、活動(dòng)單元格等，如圖4-3所示。編輯欄

行號(hào)

列標(biāo)工作表標(biāo)簽

活動(dòng)單元格全選按鈕

圖4-3Excel2010的界面組成

1．編輯欄

編輯欄是Excel特有的工具欄，主要由兩部分組成：名稱框和編輯框。

左側(cè)的名稱框用于顯示當(dāng)前單元格的名稱或單元格地址。如圖4-4所示，名稱框中顯示的是單元格區(qū)域的名稱；如圖4-5所示，名稱框中顯示的是當(dāng)前單元格的地址。圖4-4顯示單元格名稱圖4-5顯示單元格地址編輯框位于名稱框右側(cè)，用戶可以在其中輸入單元格的內(nèi)容，也可以編輯各種復(fù)雜的公式或函數(shù)。如圖4-6所示，編輯框中輸入的是文字；如圖4-7所示，編輯框中輸入的是公式。圖4-6編輯框中輸入的是文字圖4-7編輯框輸入的是公式此外，編輯欄中還有3個(gè)按鈕，分別是【取消】按鈕、【輸入】按鈕、【插入函數(shù)】按鈕。如果數(shù)據(jù)輸入不正確，可以單擊按鈕來取消輸入的數(shù)據(jù)；如果數(shù)據(jù)輸入正確，則單擊?按鈕來確認(rèn)輸入的數(shù)據(jù)；而單擊按鈕則可以插入函數(shù)。

2．全選按鈕

單擊該按鈕，可以選擇工作表中的所有單元格。

3．行號(hào)與列標(biāo)

工作表是一個(gè)由若干行與列交叉構(gòu)成的表格，每一行與每一列都有一個(gè)單獨(dú)的標(biāo)號(hào)來標(biāo)識(shí)，用于標(biāo)識(shí)行的稱為行號(hào)，由阿拉伯?dāng)?shù)字表示；用于標(biāo)識(shí)列的稱為列標(biāo)，由英文字母表示。

按住Ctrl鍵的同時(shí)按下方向鍵↓，可以觀察到工作表的最后一行；按住Ctrl鍵的同時(shí)按下方向鍵→，可以觀察到工作表的最后一列。

4．工作表標(biāo)簽

在Excel中要搞清工作簿、工作表與單元格之間的關(guān)系。一個(gè)工作簿就是一個(gè)Excel文件，它可以由多個(gè)工作表構(gòu)成，默認(rèn)情況下，一個(gè)工作簿中包含3個(gè)工作表，而單元格是構(gòu)成工作表的最小單元。

在工作簿中，每一個(gè)工作表都有自己的名稱，默認(rèn)名稱為Sheet1、Sheet2、Sheet3……，顯示在工作界面的左下角，稱為“工作表標(biāo)簽”，單擊它可以在不同的工作表之間進(jìn)行切換。

5．活動(dòng)單元格

當(dāng)前正在使用的單元格稱為“活動(dòng)單元格”，外觀上顯示一個(gè)明顯的黑框。單擊某個(gè)單元格，它便成為活動(dòng)單元格，可以向活動(dòng)單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)?；顒?dòng)單元格的地址顯示在名稱框中。4.1.4Excel的基本要素

1．工作簿

工作簿(Book)以文件的形式存放在計(jì)算機(jī)的外存儲(chǔ)器中，每一個(gè)Excel文檔就是一個(gè)工作簿。啟動(dòng)Excel時(shí)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)名稱為“工作簿1”的文件，用戶可以在保存文件時(shí)重新命名。

也就是說，一個(gè)工作簿對(duì)應(yīng)于一個(gè)磁盤文件，默認(rèn)名稱為“工作簿1”，文件擴(kuò)展名為.xlsx。這里提示一下，Excel2003及以前版本，其文件的擴(kuò)展名為.xls。

2．工作表

工作簿相當(dāng)于一個(gè)帳冊(cè)，工作表(Sheet)相當(dāng)于帳冊(cè)中的一頁。默認(rèn)情況下，每一個(gè)工作簿中包含3個(gè)工作表，其名稱分別為Sheet1、Sheet2、Sheet3，其中Sheet1的工作表標(biāo)簽為白色，表示它是活動(dòng)工作表，即當(dāng)前處于操作狀態(tài)的工作表。

一個(gè)工作簿中理論上可以包含無數(shù)個(gè)工作表。工作表是由行和列組成的，最多可以包含16384列，1048576行，列號(hào)用A、B、C、…、Z、AA、AB、…、XFD表示，行號(hào)用數(shù)字1、2、3、…、1048576表示。

3．單元格與單元格地址

Excel工作表中行和列交叉形成的每個(gè)格子稱為“單元格”。單元格是構(gòu)成工作表的基本單位，是Excel中最小的“存儲(chǔ)單元”，用戶輸入的數(shù)據(jù)就保存在單元格中，這些數(shù)據(jù)可以是字符串、數(shù)字、公式等內(nèi)容。

每一個(gè)單元格通過“列標(biāo)+行號(hào)”來表示單元格的位置。例如，A1表示第A列第1行的單元格，我們稱A1為該單元格的地址。單元格地址有多種表示方法：

B2 表示第B列第2行的單元格。

A3:A9 表示第A列第3行到第9行之間的單元格區(qū)域。

B2:F2 表示在第2行中第B列到第F列之間的單元格區(qū)域。

5:5 表示第5行中的全部單元格。

E:E 表示第E列中的全部單元格。

2:6 表示第2行到第6行之間的全部單元格。

E:H 表示第E列到第H列之間的全部單元格。

B3:E10 表示第B列第3行到第E列第10行之間的單元格區(qū)域。

4．工作簿、工作表、單元格三者之間的關(guān)系

在Excel中，工作簿、工作表、單元格三者之間的關(guān)系是包含關(guān)系，一個(gè)Excel文檔就是一個(gè)工作簿，但是工作簿中包含一個(gè)或多個(gè)工作表(不能沒有工作表)；而單元格是組成工作表的最小單位，用于輸入、顯示和計(jì)算數(shù)據(jù)，當(dāng)用戶操作Excel時(shí)，直接與單元格打交道。工作簿、工作表、單元格三者之間的關(guān)系如圖4-8所示。圖4-8工作簿、工作表、單元格三者之間的關(guān)系

5．單元格區(qū)域

為了操作方便，Excel引入了“單元格區(qū)域”的概念。單元格區(qū)域是由多個(gè)單元格組成的矩形區(qū)域，常用左上角、右下角單元格的名稱來標(biāo)識(shí)，中間用“?:?”間隔。例如單元格區(qū)域“A1:B3”，表示的范圍為A1、B1、A2、B2、A3、B3共6個(gè)單元格組成的矩形區(qū)域，如圖4-9所示。

如果需要對(duì)很多單元格區(qū)域進(jìn)行同一操作，可以將這一系列區(qū)域定義為數(shù)據(jù)系列，由“，”隔開，例如區(qū)域“A1:B3，C4:D5”表示的區(qū)域由A1、B1、A2、B2、A3、B3、C4、D4、C5、D5共10個(gè)單元格組成，如圖4-10所示。圖4-9單元格區(qū)域“A1:B3”圖4-10單元格區(qū)域“A1:B3，C4:D5” 4.2工作簿與工作表的操作

4.2.1工作簿的基本操作

使用Excel處理數(shù)據(jù)之前，首先要學(xué)會(huì)工作簿的創(chuàng)建、打開、保存與關(guān)閉等基本操作，這是開始工作的前提，下面分別進(jìn)行介紹。

1．創(chuàng)建工作簿

在Excel中可以使用多種方法創(chuàng)建工作簿。一般情況下，用戶啟動(dòng)Excel后，會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)空白的工作簿文件“工作簿1”，其名稱顯示在標(biāo)題欄中。

如果要繼續(xù)創(chuàng)建新的工作簿，可以單擊快速訪問工具欄中的【新建】按鈕或者按下Ctrl+N鍵，也可以快速地創(chuàng)建新的工作簿，如圖4-11所示。

圖4-11創(chuàng)建新的工作簿另外，也可以切換到【文件】選項(xiàng)卡，單擊【新建】命令，然后在中間的【可用模板】列表中選擇“空白工作簿”，再單擊右下角的【創(chuàng)建】按鈕，這樣也會(huì)創(chuàng)建一個(gè)空白的工作簿，如圖4-12所示。圖4-12創(chuàng)建空白工作簿如果要基于模板創(chuàng)建工作簿，可以在【新建】命令的【可用模板】列表中單擊“樣本模板”選項(xiàng)，打開系統(tǒng)提供的模板，然后在其中選擇要使用的模板，如“銷售報(bào)表”，如圖4-13所示。再單擊右下角的【創(chuàng)建】按鈕，就可以基于模板創(chuàng)建工作簿，如圖4-14所示，其中會(huì)含有一些數(shù)據(jù)、工作表等信息，使用的時(shí)候修改這些數(shù)據(jù)即可。圖4-13選擇預(yù)設(shè)模板圖4-14基于模板創(chuàng)建的工作簿

2．保存工作簿

當(dāng)在工作簿中輸入了數(shù)據(jù)或者對(duì)工作簿中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改以后，需要對(duì)其進(jìn)行保存，這樣才能使數(shù)據(jù)不丟失，便于在以后的工作中使用。保存工作簿的具體步驟如下：

(1)切換到【文件】選項(xiàng)卡，單擊其中的【保存】命令(或者按下Ctrl+S鍵或Shift+F12鍵)，如圖4-15所示。

(2)如果是第一次保存，將彈出【另存為】對(duì)話框，在該對(duì)話框中指定保存文件的位置，并在【文件名】文本框中輸入名稱，如圖4-16所示。圖4-15執(zhí)行【保存】命令圖4-16保存工作簿

(3)單擊按鈕即可保存工作簿。

在原有的工作簿中修改了數(shù)據(jù)以后，再進(jìn)行保存時(shí)將不再彈出【另存為】對(duì)話框，而是直接保存并覆蓋掉原來的文件。

3．打開工作簿

當(dāng)需要使用存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的工作簿時(shí)，用戶只需要打開工作簿即可。若要打開工作簿，首先通過資源管理器進(jìn)入存放工作簿的路徑，然后雙擊工作簿文檔圖標(biāo)，就可以啟動(dòng)Excel，同時(shí)打開該工作簿。另外，也可以通過【打開】命令打開工作簿，具體操作步驟如下：

(1)切換到【文件】選項(xiàng)卡，執(zhí)行其中的【打開】命令(或者按下Ctrl+O鍵)，如圖4-17所示。

(2)在彈出的【打開】對(duì)話框中選擇工作簿的保存路徑，在文件列表中選擇要打開的工作簿，單擊按鈕即可將其打開，如圖4-18所示。圖4-17執(zhí)行【打開】命令圖4-18打開工作簿4.2.2工作表的基本操作

1．工作表的切換與選定

單擊工作表標(biāo)簽，可以在不同的工作表之間進(jìn)行切換。

如果用戶需要同時(shí)對(duì)多個(gè)工作表進(jìn)行操作，可以選定多個(gè)工作表，這樣就能夠在多個(gè)工作表中同時(shí)進(jìn)行插入、刪除或者編輯工作。選定多個(gè)工作表的方法如下：

如果要選定一組相鄰的工作表，可以先單擊第一個(gè)工作表標(biāo)簽，然后按住Shift鍵單擊要選定的最后一個(gè)工作表標(biāo)簽。

如果要選定不相鄰的工作表，可以先單擊第一個(gè)工作表標(biāo)簽，然后按住Ctrl鍵依次單擊其他工作表標(biāo)簽。

如果要選定工作簿中全部的工作表，可以在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【選定全部工作表】命令。選定多個(gè)工作表以后，Excel2010的工作簿標(biāo)題欄中將出現(xiàn)“工作組”字樣，如圖4-19所示。此時(shí)在“工作組”中的任意一個(gè)工作表中輸入文本，其他選定的工作表中也將出現(xiàn)該文本。圖4-19標(biāo)題欄中出現(xiàn)“工作組”字樣

2．重命名工作表

默認(rèn)情況下，工作簿中的工作表標(biāo)簽均是Sheet1、Sheet2、Sheet3……，如果工作簿中的工作表很多，使用這種命名方式就會(huì)造成工作上的不便，用戶需要依次查看才能知道每一個(gè)工作表中包含什么內(nèi)容，這顯然會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。

為了能對(duì)工作表的內(nèi)容一目了然，可以為每個(gè)工作表重新命名，例如Sheet1工作表中是學(xué)生成績，就可以將該工作表重新命名為“學(xué)生成績表”。

重命名工作表有兩種方法：一是在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【重命名】命令，如圖4-20所示；二是直接雙擊工作表標(biāo)簽，如圖4-21所示。不論哪一種方法，激活工作表名稱以后，輸入新名稱后按下回車鍵就可以了。圖4-20執(zhí)行【重命名】命令圖4-21雙擊工作表標(biāo)簽

3．插入與刪除工作表

默認(rèn)情況下，一個(gè)工作簿中只有3個(gè)工作表，如果不夠用，可以隨時(shí)插入工作表。新插入的工作表往往在原工作表數(shù)目的基礎(chǔ)上依次命名，例如原來有3個(gè)工作表，則新工作表的名稱為“Sheet4”。插入新工作表的具體操作步驟如下：

(1)在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】命令，如圖4-22所示。

(2)在彈出的【插入】對(duì)話框中切換到【常用】選項(xiàng)卡，選擇其中的“工作表”選項(xiàng)，然后單擊按鈕，如圖4-23所示，即可在當(dāng)前工作表的前面插入一張新的工作表。圖4-22執(zhí)行【插入】命令圖4-23【插入】對(duì)話框除了使用上述方法插入工作表外，Excel2010還提供了兩種快速插入工作表的方法：一是在工作表標(biāo)簽的右側(cè)單擊【插入工作表】按鈕(快捷鍵是Shift+F11)，如圖4-24所示；二是在【開始】選項(xiàng)卡的“單元格”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇【插入工作表】選項(xiàng)，如圖4-25所示。

圖4-24插入工作表(一)圖4-25插入工作表(二)如果工作簿中包含多余的工作表，可以將其刪除。刪除工作表的具體操作為：在要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令，如圖4-26所示；也可以在【開始】選項(xiàng)卡的“單元格”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇【刪除工作表】選項(xiàng)，如圖4-27所示。圖4-26執(zhí)行【刪除】命令圖4-27刪除工作表

4．移動(dòng)或復(fù)制工作表

當(dāng)要制作的工作表中有許多數(shù)據(jù)與已有工作表中的數(shù)據(jù)相同時(shí)，可以通過移動(dòng)或復(fù)制工作表來提高工作效率。移動(dòng)或復(fù)制工作表的具體操作步驟如下：

(1)在要移動(dòng)或復(fù)制的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇【移動(dòng)或復(fù)制】命令，如圖4-28所示。

(2)在打開的【移動(dòng)或復(fù)制工作表】對(duì)話框中選擇工作表移動(dòng)或復(fù)制的目標(biāo)位置，如果要復(fù)制工作表，再勾選【建立副本】選項(xiàng)，單擊按鈕，即可完成工作表的移動(dòng)或復(fù)制操作，如圖4-29所示。圖4-28執(zhí)行【移動(dòng)或復(fù)制】命令圖4-29【移動(dòng)或復(fù)制工作表】對(duì)話框4.2.3保護(hù)工作表和工作簿

使用Excel2010時(shí)，為了防止他人對(duì)工作簿進(jìn)行插入、刪除工作表等誤操作，或者對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)、圖表等對(duì)象的誤操作，避免造成不必要的數(shù)據(jù)丟失或破壞，可以對(duì)其進(jìn)行保護(hù)。保護(hù)工作表和工作簿的基本操作步驟如下：

(1)選定要保護(hù)的工作表。

(2)在【審閱】選項(xiàng)卡的“更改”組中單擊按鈕，如圖4-30所示。

(3)打開【保護(hù)工作表】對(duì)話框，在【取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼】文本框中輸入密碼，如“12345”，密碼長度不能超過255個(gè)字符，然后單擊按鈕，如圖4-31所示。

圖4-30保護(hù)工作表圖4-31【保護(hù)工作表】對(duì)話框

(4)在打開的【確認(rèn)密碼】對(duì)話框中重新輸入一遍密碼，然后單擊按鈕進(jìn)行確認(rèn)，如圖4-32所示，這樣就完成了工作表的密碼保護(hù)設(shè)置。

(5)如果要對(duì)工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口進(jìn)行保護(hù)，可以在【審閱】選項(xiàng)卡的“更改”組中單擊按鈕，如圖4-33所示。圖4-32【確認(rèn)密碼】對(duì)話框圖4-33保護(hù)工作簿

(6)在打開的【保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口】對(duì)話框中選擇【結(jié)構(gòu)】或【窗口】選項(xiàng)，并輸入保護(hù)密碼，如“123”，然后單擊按鈕，如圖4-34所示。

(7)在打開的【確認(rèn)密碼】對(duì)話框中輸入確認(rèn)密碼，然后單擊按鈕，如圖4-35所示，這樣就完成了工作簿結(jié)構(gòu)的保護(hù)。圖4-34【保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口】對(duì)話框

圖4-35【確認(rèn)密碼】對(duì)話框

4.3數(shù)?據(jù)?的?輸?入

4.3.1文字的輸入

在Excel中，文字通常是指字符或任何數(shù)字和字符的組合。輸入文字時(shí)，需要先單擊單元格將其選定，然后開始輸入文字。默認(rèn)的單元格寬度是8個(gè)12磅的英文字符，一個(gè)單元格內(nèi)最多可以存放3200個(gè)字符。當(dāng)輸入的文字超過了默認(rèn)的寬度時(shí)，如果其右側(cè)的單元格中沒有內(nèi)容，則該單元格的內(nèi)容將顯示到其右側(cè)的單元格中，但這只是一種表象，事實(shí)上它仍然在本單元格中，如圖4-36所示。

如果向右側(cè)的單元格中輸入數(shù)據(jù)，則該單元格中的文字只能顯示一部分，但其內(nèi)容依然完好無損地存在，用戶可以從編輯框中查看全部內(nèi)容，如圖4-37所示。

圖4-36超出單元格寬度時(shí)的顯示效果圖4-37在編輯框中查看全部內(nèi)容4.3.2數(shù)字的輸入

在單元格中輸入的數(shù)字存在兩種情況：

一種是可以參與工作表運(yùn)算的數(shù)字型數(shù)據(jù)，這種數(shù)字可以直接輸入到單元格中，默認(rèn)情況下，數(shù)字在單元格中居右對(duì)齊，如圖4-38所示。

另一種是不能參與運(yùn)算的數(shù)字字符串，如區(qū)號(hào)、郵政編碼、電話號(hào)碼等。這種數(shù)字最好不要直接輸入，否則容易被Excel認(rèn)為是數(shù)字型數(shù)據(jù)。如輸入?yún)^(qū)號(hào)“029”時(shí)，如果直接輸入，第一個(gè)“0”就會(huì)被忽略掉。為了與數(shù)字型數(shù)據(jù)區(qū)分開，可以在輸入數(shù)字前添加英文單引號(hào)“’”，這樣，數(shù)字就不會(huì)參與數(shù)據(jù)運(yùn)算了，并且在單元格中居左對(duì)齊，如圖4-39所示。圖4-38輸入的數(shù)字型數(shù)據(jù)圖4-39輸入的數(shù)字字符串在Excel中輸入數(shù)據(jù)要掌握以下原則：

數(shù)字字符中可以包含逗號(hào)，如“1，653，300”。

單元格中的單個(gè)英文句點(diǎn)作為小數(shù)點(diǎn)處理，如“56.362”。

在數(shù)字前輸入的加號(hào)將被忽略。

負(fù)數(shù)的前面應(yīng)加上一個(gè)減號(hào)或用圓括號(hào)將數(shù)字括起來，如“(35.2)”。

所有分?jǐn)?shù)必須以混合形式輸入，避免和日期型數(shù)據(jù)混淆，如輸入1時(shí)要依次輸入“1+空格+1/2”。

當(dāng)數(shù)字的位數(shù)超過11位時(shí)，Excel將自動(dòng)使用科學(xué)記數(shù)法來表示輸入的數(shù)字，如輸入“23659875632589”時(shí)，Excel會(huì)用“2.36599E+13”來表示該數(shù)字。4.3.3日期和時(shí)間的輸入

在Excel中，當(dāng)在單元格中輸入可識(shí)別的日期和時(shí)間數(shù)據(jù)時(shí)，單元格的格式就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成為相應(yīng)的日期或時(shí)間格式。

在Excel中，可以使用下列快捷鍵設(shè)置日期和時(shí)間格式：

輸入系統(tǒng)當(dāng)前日期，使用【Ctrl+;】快捷鍵。

輸入系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間，使用【Shift+Ctrl+;】快捷鍵。

使用12小時(shí)計(jì)時(shí)方式，使用“時(shí)間+空格+am／pm”格式，如“5：00pm”表示下午17：00。

系統(tǒng)默認(rèn)使用24小時(shí)制，不需輸入am或pm。4.3.4快速填充

在Excel中，對(duì)于一些規(guī)律性比較強(qiáng)的數(shù)據(jù)，可以使用快速填充的方法輸入，從而提高工作效率，減少出錯(cuò)率。這里將介紹一些快速填充的方法，供讀者參考。

1．填充相同數(shù)據(jù)

如果要在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)，可以先選定單元格區(qū)域(詳見4.4.1節(jié))，如圖4-40所示。在單元格中輸入數(shù)字或文字等內(nèi)容，例如這里輸入“大學(xué)物理”。輸入了數(shù)據(jù)以后，按住Ctrl鍵的同時(shí)按下回車鍵，則選定的單元格全部填上了同樣的內(nèi)容，如圖4-41所示。圖4-40選定單元格區(qū)域圖4-41填充相同的內(nèi)容

2．填充序列

填充序列在實(shí)際工作中的運(yùn)用范圍很廣，用戶可以按照等比序列、等差序列等類型進(jìn)行手動(dòng)填充。下面，以創(chuàng)建一個(gè)等差序列為例介紹填充數(shù)據(jù)的操作方法。

(1)首先在一個(gè)單元格中輸入一個(gè)起始值，如圖4-42所示。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“編輯”組中單擊按鈕，在打開的下拉列表中選擇【系列】選項(xiàng)，如圖4-43所示。圖4-42輸入起始值圖4-43選擇【系列】選項(xiàng)

(3)在打開的【序列】對(duì)話框中選擇【等差序列】選項(xiàng)，并設(shè)置步長值、終止值，如圖4-44所示。

(4)單擊按鈕，則在單元格中填充了等差序列，如圖4-45所示。圖4-44【序列】對(duì)話框圖4-45填充的等差序列在【序列】對(duì)話框中，各選項(xiàng)的作用如下：

【序列產(chǎn)生在】：用于設(shè)置按行或按列填充數(shù)據(jù)。

【類型】：用于確定系列填充的4種類型，如“等差序列”。

【預(yù)測(cè)趨勢(shì)】：選擇該選項(xiàng)，Excel自動(dòng)預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)變化的趨勢(shì)，并根據(jù)此趨勢(shì)進(jìn)行填充。

【步長值】：用于設(shè)置等差序列的公差或等比序列的公比。

【終止值】：用于設(shè)置序列的結(jié)束值。

3．自動(dòng)填充

Excel有一個(gè)特殊的工具——填充柄，如圖4-46所示，即黑框右下角的小黑點(diǎn)，將光標(biāo)指向它時(shí)，光標(biāo)會(huì)變成一個(gè)細(xì)的黑十字形，這時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)可以填充相應(yīng)的內(nèi)容，這種操作稱為“自動(dòng)填充”。對(duì)于一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)，比如1、3、5、7、……，A1、A2、A3、……，等等，用戶可以使用自動(dòng)填充的方法快速完成，無須逐個(gè)輸入。

使用填充柄填充單元格時(shí)有兩種情況需要分別說明。

第一，如果選定單元格中的內(nèi)容是不存在序列狀態(tài)的文本，拖動(dòng)填充柄時(shí)將對(duì)文本進(jìn)行復(fù)制，如圖4-47所示。圖4-46填充柄圖4-47復(fù)制文本第二，如果選定單元格中的內(nèi)容是序列，拖動(dòng)填充柄時(shí)將自動(dòng)填充序列。例如，在一個(gè)單元格中輸入“星期一”，選定該單元格后拖動(dòng)填充柄，將依次填充“星期二、星期三、……”，如圖4-48所示。

如果按住鼠標(biāo)右鍵進(jìn)行拖動(dòng)，釋放鼠標(biāo)后將彈出一個(gè)快捷菜單，通過這個(gè)菜單可以確定填充方式，如圖4-49所示。圖4-48填充序列圖4-49快捷菜單通常情況下，可以自動(dòng)填充的序列類型有以下幾種：

(1)時(shí)間序列：包括年、月、日、時(shí)間、季度等增長或循環(huán)的序列，如“一月、二月、三月、……”。

(2)等差序列：即兩兩差值相等的數(shù)字，如“1、4、7、10、……”。

(3)等比序列：即兩兩比例因子相等的數(shù)字，如“2、4、8、16、……”。

(4)擴(kuò)展序列：由文本與數(shù)字構(gòu)成的序列，如“產(chǎn)品1、產(chǎn)品2、產(chǎn)品3、……”。

4．自定義序列

除了可以使用系統(tǒng)提供的序列以外，用戶還可以自定義填充序列，如輸入固定名稱、固定數(shù)字、地址等，這可以大大提高錄入的工作效率。例如，平時(shí)工作中經(jīng)常需要制作表格，而表頭主要是“機(jī)電系、化工系、經(jīng)管系、政法系、歷史系”，這時(shí)就可以將它們定義為序列，以減少重復(fù)工作。

下面以序列“機(jī)電系、化工系、經(jīng)管系、政法系、歷史系”為例，介紹自定義序列的方法，具體操作步驟如下：

(1)切換到【文件】選項(xiàng)卡，單擊【選項(xiàng)】命令。

(2)在打開的【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框中單擊按鈕，如圖4-50所示。圖4-50【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框

(3)在打開的【自定義序列】對(duì)話框中輸入自定義的序列，如“機(jī)電系、化工系、經(jīng)管系、政法系、歷史系”，然后單擊按鈕，即可將其加入到【自定義序列】列表中，如圖4-51所示。

(4)單擊按鈕，返回【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框，再單擊按鈕，關(guān)閉該對(duì)話框，即完成了自定義序列的設(shè)置。

(5)在單元格中輸入“機(jī)電系”，然后拖動(dòng)填充柄到相應(yīng)的單元格，則Excel會(huì)自動(dòng)填充自定義的序列，如圖4-52所示。圖4-51輸入的序列圖4-52填充自定義的序列 4.4工作表的編輯

4.4.1單元格的基本操作

在Excel中，單元格是最小的操作單位，單元格的基本操作包括選擇單元格、編輯單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)、移動(dòng)或復(fù)制單元格數(shù)據(jù)、插入或刪除單元格等。

1．選擇單元格

在Excel中，用戶可以一次只選擇一個(gè)單元格，也可以選擇多個(gè)連續(xù)的單元格，還可以同時(shí)選擇多個(gè)不連續(xù)的單元格。下面以表格的形式列出各種不同的選擇方法，如表4-1所示。2．修改單元格內(nèi)容

在進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這時(shí)需要修改已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)。在Excel中修改單元格內(nèi)容的方法有兩種：在單元格內(nèi)直接修改和在編輯欄中進(jìn)行修改。

第一種方法，在單元格內(nèi)直接修改內(nèi)容的操作步驟如下：

(1)選擇要修改內(nèi)容的單元格。

(2)輸入新的數(shù)據(jù)，則新輸入的數(shù)據(jù)將替換掉原來的內(nèi)容。

(3)如果只需要修改原來內(nèi)容中的個(gè)別字，可以雙擊單元格或按下F2鍵，進(jìn)入可編輯狀態(tài)，將插入點(diǎn)光標(biāo)移動(dòng)到要修改的位置處進(jìn)行修改，然后單擊編輯欄中的按鈕確認(rèn)操作。第二種方法，通過編輯欄修改內(nèi)容的操作步驟如下：

(1)選擇要修改內(nèi)容的單元格。

(2)這時(shí)單元格中的內(nèi)容將顯示在編輯欄中，在編輯欄中單擊鼠標(biāo)定位插入點(diǎn)光標(biāo)，或者選擇要修改的內(nèi)容，如圖4-53所示。

(3)輸入新的內(nèi)容后單擊編輯欄中的按鈕確認(rèn)操作即可，如圖4-54所示。圖4-53選擇要修改的內(nèi)容圖4-54通過編輯欄修改內(nèi)容

3．清除單元格內(nèi)容

如果要清除單元格中的內(nèi)容，可以按如下方法進(jìn)行操作：

選擇要清除內(nèi)容的單元格，按下Delete鍵。

選擇要清除內(nèi)容的單元格，在【開始】選項(xiàng)卡的“編輯”組中單擊按鈕，在打開的下拉列表中選擇【清除內(nèi)容】選項(xiàng)，如圖4-55所示。

選擇要清除內(nèi)容的單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇【清除內(nèi)容】命令，如圖4-56所示。圖4-55使用清除按鈕圖4-56使用快捷菜單

4．移動(dòng)或復(fù)制單元格內(nèi)容

在Excel中可以很方便地對(duì)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行移動(dòng)或復(fù)制操作。通常情況下，可以使用鼠標(biāo)移動(dòng)或復(fù)制單元格數(shù)據(jù)，也可以使用工具按鈕完成移動(dòng)或復(fù)制操作。

如果要使用鼠標(biāo)移動(dòng)或復(fù)制單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)，操作步驟如下：

(1)選擇要移動(dòng)或復(fù)制的單元格或單元格區(qū)域。

(2)如果要進(jìn)行移動(dòng)，可以將光標(biāo)指向所選單元格的邊框上，當(dāng)光標(biāo)變成箭頭形狀時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)到新位置，如圖4-57所示。

(3)釋放鼠標(biāo)后，則移動(dòng)了所選單元格中的內(nèi)容，如圖4-58所示。圖4-57移動(dòng)單元格內(nèi)容圖4-58完成了單元格內(nèi)容的移動(dòng)

(4)如果要進(jìn)行復(fù)制，可以將光標(biāo)指向所選單元格的邊框上，當(dāng)光標(biāo)變成箭頭形狀時(shí)，先按住Ctrl鍵，再按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)到新位置即可。

如果要使用工具按鈕移動(dòng)或復(fù)制單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)，操作步驟如下：

(1)選擇要移動(dòng)或復(fù)制的單元格或單元格區(qū)域，在【開始】選項(xiàng)卡的“剪貼板”組單擊按鈕或按鈕。

(2)選擇目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域，在【開始】選項(xiàng)卡的“剪貼板”組中單擊按鈕，即可以完成移動(dòng)或復(fù)制單元格內(nèi)容的操作。

5．插入與刪除單元格

用戶可以根據(jù)需要在工作表中插入空的單元格，操作步驟如下：

(1)選擇單元格或單元格區(qū)域，要插入多少單元格就選擇多少單元格。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“單元格”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇【插入單元格】選項(xiàng)，如圖4-59所示。

(3)在打開的【插入】對(duì)話框中選擇一種插入方式，如圖4-60所示。圖4-59選擇【插入單元格】選項(xiàng)圖4-60【插入】對(duì)話框

(4)單擊按鈕，即可插入單元格。

在【插入】對(duì)話框中，各選項(xiàng)的作用如下：

【活動(dòng)單元格右移】：選擇該選項(xiàng)，則插入單元格后原單元格向右移動(dòng)。

【活動(dòng)單元格下移】：選擇該選項(xiàng)，則插入單元格后原單元格向下移動(dòng)。

【整行】：選擇該選項(xiàng)，將插入整行單元格。

【整列】：選擇該選項(xiàng)，將插入整列單元格。刪除單元格的操作與插入單元格類似：選擇要?jiǎng)h除的單元格，在【開始】選項(xiàng)卡的“單元格”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇【刪除單元格】選項(xiàng)，如圖4-61所示，在彈出的【刪除】對(duì)話框中選擇一種刪除方式，單擊按鈕即可，如圖4-62所示。圖4-61選擇【刪除單元格】選項(xiàng)圖4-62【刪除】對(duì)話框

6．合并單元格

制作表格時(shí)，如果表格的標(biāo)題內(nèi)容較長，而且要居中顯示，需要占用多個(gè)單元格，這時(shí)就需要合并單元格。合并單元格的具體操作步驟如下：

(1)選擇要合并的多個(gè)單元格，如圖4-63所示。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“對(duì)齊方式”組中單擊按鈕，即可合并單元格，并使內(nèi)容居中顯示，如圖4-64所示。圖4-63選擇的單元格圖4-64合并后的單元格4.4.2行與列的設(shè)置

1．插入行和列

下面結(jié)合實(shí)例講解插入行和列的方法，具體操作步驟如下：

(1)單擊行號(hào)5選擇該行，即“固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)”所在的行，如圖4-65所示。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“單元格”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇【插入工作表行】選項(xiàng)，如圖4-66所示。圖4-65選擇行

圖4-66選擇【插入工作表行】選項(xiàng)

(3)這時(shí)將在當(dāng)前行的上方插入新行，Excel自動(dòng)將行號(hào)依次順延，如圖4-67所示。插入新行以后，就可以在其中輸入內(nèi)容了。圖4-67插入的新行

2．刪除行和列

在編輯Excel工作表的過程中，如果遇到多余的行或列，可以將其刪除。具體操作步驟如下：

(1)選擇要?jiǎng)h除的行，可以是一行或多行。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“單元格”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇【刪除工作表行】選項(xiàng)。

刪除行以后，其下方的行號(hào)將自動(dòng)減少以順延編號(hào)，也就是說，刪除行以后，仍然依次排列。另外，刪除行以后，行中的內(nèi)容也一并被刪除。

刪除列與刪除行的操作類似，刪除列后，其右側(cè)的列標(biāo)會(huì)自動(dòng)向前順延。

3．移動(dòng)行和列

編輯工作表時(shí)，經(jīng)常需要調(diào)整某些行或列之間的順序，例如，課程表中的“星期一”與“星期二”位置錯(cuò)了，需要進(jìn)行調(diào)整，可以按如下步驟進(jìn)行操作：

(1)選擇“星期一”所在的列。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“剪貼板”組中單擊按鈕，剪切該列中的內(nèi)容，如圖4-68所示。

(3)選擇“星期二”所在的列。

(4)在【開始】選項(xiàng)卡的“單元格”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇【插入剪切的單元格】選項(xiàng)，即可互換位置，如圖4-69所示。圖4-68剪切所選的列圖4-69插入剪切的單元格

4．調(diào)整行高、列寬

編輯工作表時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到一些麻煩，如有些單元格中的文字只顯示了一半，有些單元格只顯示“#######”等。這些情況都是因?yàn)閱卧竦男懈呋蛄袑挷粷M足要求造成的，需要通過調(diào)整行高或列寬來解決。

將光標(biāo)指向兩行之間，當(dāng)光標(biāo)變成雙向箭頭時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)，即可調(diào)整行高，如圖4-70所示；同樣方法，將光標(biāo)指向兩列之間，當(dāng)光標(biāo)變成雙向箭頭時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)，即可調(diào)整列寬，如圖4-71所示。圖4-70調(diào)整行高圖4-71調(diào)整列寬4.4.3設(shè)置單元格格式

1．設(shè)置數(shù)字格式

通常情況下，輸入到單元格中的數(shù)字不包含任何特定的數(shù)字格式。由于Excel是一種電子表格，它的主要操作對(duì)象是數(shù)字，因此經(jīng)常需要將數(shù)字設(shè)置為一定的數(shù)字格式，以方便用戶識(shí)別與操作。設(shè)置數(shù)字格式的操作步驟如下：

(1)選擇要設(shè)置格式的單元格區(qū)域。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“數(shù)字”組中單擊按鈕右側(cè)的小箭頭，在打開的下拉列表中選擇【貨幣】選項(xiàng)，如圖4-72所示。

(3)選擇了數(shù)字格式后，馬上得到相應(yīng)的數(shù)字效果，如圖4-73所示。圖4-72選擇【貨幣】選項(xiàng)

圖4-73貨幣格式的數(shù)字

(4)如果要設(shè)置更多的數(shù)字格式，除了選擇下拉列表中的格式以外，還可以選擇列表中的【其他數(shù)字格式】選項(xiàng)，在打開的【設(shè)置單元格格式】對(duì)話框中設(shè)置其他格式，如圖4-74所示。

(5)單擊按鈕，則所選單元格中的數(shù)字將按指定的格式顯示。圖4-74【設(shè)置單元格格式】對(duì)話框

2．設(shè)置字符格式

為了美化工作表，可以設(shè)置字符的格式，這也是美化工作表外觀的最基本方法，主要包括字體、字號(hào)、顏色等。設(shè)置字符格式的基本操作步驟如下：

(1)選擇要設(shè)置字符格式的單元格區(qū)域。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“字體”組中可以設(shè)置字體、字形、字號(hào)、顏色及特殊效果等屬性，如圖4-75所示，具體方法可以參照Word部分的內(nèi)容。圖4-75【開始】選項(xiàng)卡的“字體”組

(3)如果要進(jìn)行更多的設(shè)置，可以單擊“字體”組右下角的按鈕，打開【設(shè)置單元格格式】對(duì)話框，在【字體】選項(xiàng)卡中可以設(shè)置字符格式，這里有更多的設(shè)置，如“上標(biāo)”或“下標(biāo)”等，如圖4-76所示。

(4)單擊按鈕，即可完成字符格式的設(shè)置。圖4-76【設(shè)置單元格格式】對(duì)話框

3．設(shè)置對(duì)齊格式

默認(rèn)情況下，輸入到單元格中的文字居左顯示，而數(shù)字、日期和時(shí)間則居右顯示。如果要改變單元格內(nèi)容的對(duì)齊方式，可以按如下步驟進(jìn)行操作：

(1)選擇要設(shè)置對(duì)齊方式的單元格區(qū)域。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“對(duì)齊方式”組中可以設(shè)置水平方向與垂直方向的對(duì)齊，如圖4-77所示。圖4-77【開始】選項(xiàng)卡的“對(duì)齊方式”組

(3)單擊這些按鈕，就可以設(shè)置相應(yīng)的對(duì)齊效果，如圖4-78所示為居中對(duì)齊后的效果。圖4-78居中對(duì)齊后的效果

(4)選擇單元格區(qū)域，例如選擇第2行的表頭，在【開始】選項(xiàng)卡的“對(duì)齊方式”組中單擊按鈕，在打開的下拉列表中選擇【順時(shí)針角度】選項(xiàng)，可以改變文字的方向，如圖4-79所示。圖4-79改變文字方向后的效果

4．設(shè)置邊框和底紋

在Excel中，默認(rèn)情況下網(wǎng)格線是不打印的，因此制作完表格后需要添加表格邊框。另外，為了美化裝飾表格，還可以為部分單元格添加底紋或圖案，突出顯示單元格內(nèi)容。為表格或單元格添加邊框的操作步驟如下：

(1)選擇要添加邊框的表格或單元格。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“字體”組中單擊按鈕，在打開的下拉列表中選擇【所有框線】選項(xiàng)，則為表格添加了邊框，如圖4-80所示。圖4-80為表格添加邊框

(3)如果要進(jìn)行更豐富的邊框設(shè)置，可以在下拉列表中選擇【其他邊框】選項(xiàng)，打開【設(shè)置單元格格式】對(duì)話框，在【邊框】選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置，如圖4-81所示。圖4-81【邊框】選項(xiàng)卡

(4)單擊按鈕，即可完成表格邊框的設(shè)置。

設(shè)置了表格邊框以后，還可以為表格或單元格添加底紋，使其更加美觀，具體操作步驟如下：

(1)選擇要添加底紋的單元格區(qū)域，如A2:F2。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“字體”組中單擊按鈕，在打開的下拉列表中選擇一種顏色，則添加了底紋效果，如圖4-82所示。圖4-82添加底紋效果

(3)用同樣的方法，可以為其他單元格區(qū)域添加底紋效果，如圖4-83所示。圖4-83添加底紋后的表格效果

5．自動(dòng)套用格式

在制作表格的過程中，用戶往往先在表格中輸入數(shù)據(jù)，然后再逐項(xiàng)設(shè)置表格的格式，這樣制作出來的表格具有鮮明的個(gè)性，但會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。在Excel中，系統(tǒng)預(yù)設(shè)了多種表格樣式，用戶可以根據(jù)需要選擇一種表格樣式，直接將其應(yīng)用到表格中，這樣可以大大提高工作效率。自動(dòng)套用格式的基本操作步驟如下：

(1)選擇要套用格式的單元格區(qū)域。

(2)在【開始】選項(xiàng)卡的“樣式”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇要套用的單元格樣式，如圖4-84所示。圖4-84單元格樣式

(3)如果要對(duì)整個(gè)表格套用格式，則在“樣式”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇一種表格格式即可，如圖4-85所示。圖4-85套用表格格式 4.5公?式?與?函?數(shù)

4.5.1單元格引用

單元格引用通常是指單元格地址引用，即用單元格地址引用單元格到公式中。例如，顯示在B列8行交叉處的單元格，其引用形式為“B8”，與單元格地址的名稱完全相同。在Excel中使用函數(shù)或公式時(shí)都需要借助單元格引用完成數(shù)據(jù)運(yùn)算。

1．相對(duì)地址引用

除非特別指明，Excel一般使用相對(duì)地址來引用單元格位置。所謂相對(duì)地址引用，是指將一個(gè)含有單元格地址的公式復(fù)制到新位置時(shí)，公式中的單元格地址會(huì)自動(dòng)隨之發(fā)生變化，即單元格地址的行號(hào)和列標(biāo)都會(huì)隨著橫向或縱向的移動(dòng)而呈等差序列增減。

下面以“成績表”為例，利用相對(duì)地址引用的方式進(jìn)行填充，操作步驟如下：

(1)選擇要輸入公式的單元格(這里選擇F2)，然后輸入“＝B2+C2+D2+E2”。

(2)將光標(biāo)指向單元格(F2)右下角的填充柄上，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)楹谑中螤顣r(shí)按住左鍵沿F列垂直向下拖動(dòng)鼠標(biāo)復(fù)制公式，這里拖動(dòng)到F10單元格。

(3)釋放鼠標(biāo)，則復(fù)制了公式后的單元格中自動(dòng)填充了計(jì)算結(jié)果，如圖4-86所示，并且單元格地址的行號(hào)隨著縱向移動(dòng)而呈等差序列遞增。

下面，我們看一看復(fù)制公式后的單元格內(nèi)到底發(fā)生了什么變化。首先在【文件】選項(xiàng)卡中單擊【選項(xiàng)】命令，在打開的【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框中選擇【在單元格中顯示公式而非其計(jì)算結(jié)果】選項(xiàng)，如圖4-87所示。圖4-86利用相對(duì)地址引用填充公式圖4-87【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框確認(rèn)設(shè)置后，則F列中顯示出公式，如圖4-88所示?？梢钥闯?，公式中引用的單元格地址相應(yīng)地發(fā)生了變化，這就是相對(duì)地址引用的特點(diǎn)。圖4-88F列中的公式

2．絕對(duì)地址引用

所謂絕對(duì)地址引用，是指將公式復(fù)制到新位置時(shí)那些被引用的單元格地址固定不變。書寫的時(shí)候需要在單元格的行號(hào)和列標(biāo)前面加一個(gè)“$”符號(hào)，如$B$8，表示該引用是絕對(duì)地址引用。

下面以“銷售明細(xì)表”為例，計(jì)算出各月交納的稅金，以此比較相對(duì)地址引用與絕對(duì)地址引用的不同。具體操作步驟如下：

(1)在B8單元格中輸入公式“=B6*B7”，得到結(jié)果“8826.96”。

(2)將光標(biāo)指向B8單元格右下角的填充柄上，按住鼠標(biāo)左鍵向右拖動(dòng)鼠標(biāo)復(fù)制公式到D8單元格，這時(shí)將得到錯(cuò)誤的結(jié)果，如圖4-89所示。

出現(xiàn)上述錯(cuò)誤的原因是公式中使用了相對(duì)地址引用，將公式復(fù)制到D8單元格時(shí)，原公式就變成“=D6*D7”，而D7單元格內(nèi)容為零，因此D8單元格內(nèi)容為零。

(3)修改B8單元格公式為絕對(duì)地址引用，即“=B6*$B$7”，得到相同結(jié)果“8826.96”。

(4)將光標(biāo)指向B8單元格右下角的填充柄上，按住鼠標(biāo)左鍵向右拖動(dòng)鼠標(biāo)復(fù)制公式到D8單元格，這時(shí)就得到了正確的結(jié)果，如圖4-90所示。圖4-89錯(cuò)誤的結(jié)果圖4-90正確的結(jié)果

3．混合引用與三維引用

混合引用是指同一個(gè)公式中既有相對(duì)地址引用，又有絕對(duì)地址引用。如果公式所在單元格的位置發(fā)生變化，相對(duì)引用將改變，絕對(duì)引用則不變。

如公式“=B$6*B$7”中對(duì)單元格的引用就是混合引用，復(fù)制公式后，列標(biāo)改變是因?yàn)閷?duì)列標(biāo)使用了相對(duì)引用，行號(hào)不發(fā)生變化是因?yàn)閷?duì)行號(hào)使用了絕對(duì)引用，這種引用就是混合引用，如圖4-91所示。三維引用是指對(duì)跨越工作簿的兩個(gè)或多個(gè)工作表區(qū)域的引用。三維引用的格式為“工作表名稱！單元格地址”。如公式“=sheet1!B3+sheet2!B1”表示計(jì)算Sheet1工作表中的B3單元格與Sheet2工作表中的B1單元格內(nèi)容的和，如圖4-92所示。圖4-91使用混合引用填充結(jié)果圖4-92使用三維引用單元格地址4.5.2公式

1．公式的輸入

輸入公式的操作類似于輸入字符型數(shù)據(jù)，不同的是輸入公式時(shí)要以等號(hào)“=”開頭，指明后面的字符串是一個(gè)公式，然后才是公式的表達(dá)式。

通過以下兩種方式可以輸入公式：

直接在單元格中輸入公式。

在編輯欄右側(cè)的編輯框中輸入公式。下面以“成績表”為例，介紹在單元格中輸入公式的基本操作步驟：

(1)單擊要輸入公式的單元格，使其成為活動(dòng)單元格，如F2。

(2)在活動(dòng)單元格中輸入“=”，然后輸入公式內(nèi)容，如“=B2+C2+D2+E2”。

(3)輸入完公式后按下回車鍵，或者單擊編輯欄中的按鈕，這時(shí)單元格中將直接顯示計(jì)算結(jié)果，而編輯框中顯示的是公式，如圖4-93所示。

(4)如果要修改公式，可以選擇含有公式的單元格，在編輯欄中進(jìn)行修改，如圖4-94所示。圖4-93輸入公式后的運(yùn)算結(jié)果圖4-94修改公式

2．關(guān)于公式的計(jì)算

(1)計(jì)算結(jié)果的顯示。

在Excel中使用公式時(shí)，單元格中直接顯示運(yùn)算結(jié)果，一旦公式使用有誤，就不會(huì)顯示正確的結(jié)果，而是在單元格中給出錯(cuò)誤提示。錯(cuò)誤提示和產(chǎn)生原因如下：

#DIV/0!表示除數(shù)為零。

#N/A表示引用了當(dāng)前不能使用的值。

#NAME?表示使用了Excel不能識(shí)別的名字。

#NULL!表示指定了無效的“空”內(nèi)容。

#NUM!表示使用數(shù)字的方式不正確。

#REF!表示引用了無效的單元格。

#VALUE!表示使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象。

#####表示運(yùn)算結(jié)果太長，應(yīng)增加列寬。

(2)運(yùn)算符與運(yùn)算順序。

在Excel中有多種運(yùn)算符，主要分為4種類型，分別是引用運(yùn)算符、算術(shù)運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和比較運(yùn)算符。如果一個(gè)公式中同時(shí)使用了多個(gè)運(yùn)算符，Excel會(huì)按照“括號(hào)優(yōu)先、從左到右、根據(jù)運(yùn)算符的特定順序進(jìn)行計(jì)算”的原則進(jìn)行計(jì)算。下面以表格的形式列出運(yùn)算順序，如表4-2所示。4.5.3函數(shù)

函數(shù)就是預(yù)先編寫的公式，它可以對(duì)一個(gè)或多個(gè)單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，并返回一個(gè)或多個(gè)值，函數(shù)可以簡化和縮短工作表中的公式。例如公式“=A1+A2+A3+A4+A5”，使用函數(shù)表示則為“=SUM(A1:A5)”，顯示既簡短又直觀。

1．插入函數(shù)

函數(shù)的結(jié)構(gòu)為：=函數(shù)名稱(參數(shù)，參數(shù)，…)。

函數(shù)中的參數(shù)可以是數(shù)字、文本、邏輯值、數(shù)組、錯(cuò)誤值或單元格引用，也可以是常量、公式或其他函數(shù)。如果函數(shù)以公式的形式出現(xiàn)，需要在函數(shù)名稱前面輸入等號(hào)。

1)手工輸入函數(shù)

在工作表中使用函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)時(shí)，如果對(duì)所使用的函數(shù)和該函數(shù)的參數(shù)類型非常熟悉，可以直接在單元格中輸入函數(shù)。要注意，函數(shù)是嵌套在公式中使用的，參數(shù)使用括號(hào)“()”括起來，如“=SUM(B3:F6)”。

2)使用分類向?qū)?/p>

Excel2010將函數(shù)分為若干類型，分布在功能區(qū)【公式】選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫”組中，使用它可以快速地插入函數(shù)，前提是需要明確所使用的函數(shù)屬于哪一類。下面以邏輯函數(shù)IF為例，介紹插入函數(shù)的方法。

(1)選擇要插入函數(shù)的單元格，這里選擇G2。

(2)在【公式】選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫”組中打開按鈕下方的下拉列表，選擇【IF】函數(shù)，如圖4-95所示。圖4-95選擇IF函數(shù)

(3)在打開的【函數(shù)參數(shù)】對(duì)話框中設(shè)置函數(shù)的相應(yīng)參數(shù)，如圖4-96所示。圖4-96【函數(shù)參數(shù)】對(duì)話框

(4)單擊按鈕，完成插入函數(shù)操作。

(5)參照前面的操作方法，利用填充柄將G2單元格中的函數(shù)向下復(fù)制到G5單元格，判斷結(jié)果如圖4-97所示。圖4-97判斷結(jié)果圖4-98插入函數(shù)圖4-99【插入函數(shù)】對(duì)話框

2．常用函數(shù)

Excel提供了大量的函數(shù)，如常用函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、三角函數(shù)、時(shí)間函數(shù)等。在日常表格計(jì)算中，最常用的是求和函數(shù)SUM(參數(shù)1，參數(shù)2，….)。因此，Excel將其設(shè)定成一個(gè)自動(dòng)求和按鈕，存放在【公式】選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫”組中。

下面，利用自動(dòng)求和函數(shù)來計(jì)算“成績表”中的總成績，具體操作步驟如下：

(1)選擇要存放總成績的單元格，如G3單元格。

(2)在【公式】選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫”組中單擊按鈕，則對(duì)其左側(cè)的數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行自動(dòng)求和，并在G3單元格中產(chǎn)生了一個(gè)函數(shù)公式，如圖4-100所示。

(3)按下回車鍵即可得到求和結(jié)果。

(4)利用填充柄將G3單元格中的函數(shù)向下復(fù)制到G14單元格，如圖4-101所示。圖4-100使用自動(dòng)求和按鈕進(jìn)行函數(shù)運(yùn)算圖4-101自動(dòng)復(fù)制函數(shù)計(jì)算結(jié)果

除了自動(dòng)求和函數(shù)以外，Excel還提供了一些常用的函數(shù)，整合在自動(dòng)求和函數(shù)之下，如求平均值、計(jì)數(shù)、求最大值與最小值等，如圖4-102所示，它們的使用方法與自動(dòng)求和函數(shù)是一樣的，下面介紹它們的作用。

平均值(AVERAGE)：返回指定單元格區(qū)域中各數(shù)值的平均值(算術(shù)平均值)。

計(jì)數(shù)(COUNT)：計(jì)算單元格區(qū)域中不為空的單元格的個(gè)數(shù)。

最大值(MAX)：比較指定單元格區(qū)域中的數(shù)值，返回最大值。

最小值(MIN)：比較指定單元格區(qū)域中的數(shù)值，返回最小值。圖4-102其他常用函數(shù) 4.6數(shù)據(jù)處理

4.6.1數(shù)據(jù)排序

數(shù)據(jù)排序是指根據(jù)指定的條件對(duì)數(shù)據(jù)清單中的記錄重新排列順序。在Excel中可以根據(jù)一列或幾列中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，并且可以按照升序或降序進(jìn)行排序。

1．快速排序

快速排序即使用功能區(qū)中的按鈕進(jìn)行排序，這種方法適合于只對(duì)一列進(jìn)行排序，具體操作步驟如下：

(1)在要排序的列中單擊任意一個(gè)單元格。

(2)在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中單擊按鈕或按鈕，則該列按升序或降序排列，如圖4-103所示。圖4-103排序后的結(jié)果

2．特殊排序

Excel2010可以根據(jù)多個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行排序，即自定義排序。例如在“職員登記表”中先按“性別”進(jìn)行排序，當(dāng)性別相同時(shí)再按“工資”進(jìn)行排序，這就是多條件排序，具體操作方法如下：

(1)在工作表單擊任意一個(gè)單元格。

(2)在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中單擊按鈕。

(3)打開【排序】對(duì)話框，在【主要關(guān)鍵字】下拉列表中選擇“性別”，設(shè)置【次序】為“降序”，然后單擊按鈕，可以添加【次要關(guān)鍵字】選項(xiàng)，并在其下拉列表中選擇“工資”，設(shè)置【次序】為“升序”，如圖4-104所示。圖4-104【排序】對(duì)話框

(4)單擊按鈕，則排序結(jié)果如圖4-105所示。圖4-105排序結(jié)果4.6.2數(shù)據(jù)篩選

1．自動(dòng)篩選

自動(dòng)篩選是一種快速方法，它可以方便地將滿足條件的記錄顯示在數(shù)據(jù)表中，將不滿足條件的記錄隱藏。一般情況下，使用自動(dòng)篩選就可以滿足大部分工作的需要。

(1)在工作表中單擊任意一個(gè)單元格。

(2)在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中單擊按鈕，則工作表中每個(gè)字段名稱的右側(cè)都將出現(xiàn)一個(gè)篩選按鈕，如圖4-106所示。

(3)單擊“部門”字段右側(cè)的篩選按鈕，則打開一個(gè)下拉列表，只選擇其中的【市場部】選項(xiàng)，如圖4-107所示。圖4-106篩選按鈕圖4-107選擇篩選條件

(4)單擊按鈕，則根據(jù)條件篩選出符合要求的數(shù)據(jù)，如圖4-108所示。圖4-108篩選出的數(shù)據(jù)

2．自定義篩選

使用自動(dòng)篩選只能滿足一個(gè)條件，假設(shè)要篩選出“工資”在1500至1800之間的員工，這時(shí)就要進(jìn)行自定義篩選，具體操作步驟如下：

(1)單擊“工資”字段右側(cè)的篩選按鈕，則打開一個(gè)下拉列表，指向【數(shù)字篩選】，在打開的子列表中選擇【自定義篩選】選項(xiàng)，如圖4-109所示。

(2)在打開的【自定義自動(dòng)篩選方式】對(duì)話框中根據(jù)要求設(shè)置篩選條件，如圖4-110所示。圖4-109選擇【自定義篩選】選項(xiàng)圖4-110設(shè)置篩選條件

(3)單擊按鈕，即可篩選出符合要求的數(shù)據(jù)，如圖4-111所示。圖4-111篩選出的記錄

3．高級(jí)篩選

如果工作表中的字段比較多，篩選條件比較復(fù)雜，可以使用高級(jí)篩選功能進(jìn)行篩選。使用高級(jí)篩選功能前必須先設(shè)置一個(gè)條件區(qū)域，該區(qū)域至少要與源數(shù)據(jù)間隔一行和一列的距離。條件區(qū)域至少要有兩行，第一行用于輸入要篩選的字段名，第二行以下用于輸入要查找的條件，在同一行中的條件為“與”的關(guān)系，在不同行中的條件為“或”的關(guān)系。下面通過實(shí)例分別講解“與”和“或”條件的高級(jí)篩選方法。

(1)在工作表的下方輸入篩選條件，創(chuàng)建條件區(qū)域，如圖4-112所示。由于條件在同一行中，因此它們之間是“與”的關(guān)系，即要篩選出性別為“男”、年齡>25，并且工資>1600的員工。

(2)在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中單擊按鈕，在打開的【高級(jí)篩選】對(duì)話框中設(shè)置選項(xiàng)如圖4-113所示。

圖4-112輸入篩選條件圖4-113【高級(jí)篩選】對(duì)話框在【高級(jí)篩選】對(duì)話框中各選項(xiàng)的作用如下：

【方式】：用于確定篩選結(jié)果的顯示位置。

【列表區(qū)域】：單擊右側(cè)的按鈕，可以選擇要篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域。

【條件區(qū)域】：單擊右側(cè)的按鈕，可以選擇條件區(qū)域。

【復(fù)制到】：單擊右側(cè)的按鈕，可以指定篩選結(jié)果的位置。

(3)單擊按鈕，則篩選結(jié)果如圖4-114所示。圖4-114篩選結(jié)果4.6.3數(shù)據(jù)分類匯總

1．創(chuàng)建分類匯總

分類匯總是指將工作表中關(guān)鍵字相同的一些記錄合并為一組，并對(duì)每組記錄按列進(jìn)行求和等統(tǒng)計(jì)運(yùn)算。在對(duì)某字段進(jìn)行分類匯總之前，需要對(duì)該字段進(jìn)行排序，做到先分類，后匯總。例如，要對(duì)職員表中的“性別”進(jìn)行分類匯總，具體操作步驟如下：

(1)在要分類匯總的“性別”一列中單擊鼠標(biāo)，然后在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中單擊按鈕或按鈕，對(duì)“性別”一列進(jìn)行排序，如圖4-115所示。

(2)在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡的“分級(jí)顯示”組中單擊按鈕，打開【分類匯總】對(duì)話框，根據(jù)要求設(shè)置相應(yīng)的選項(xiàng)，如圖4-116所示。圖4-115對(duì)“性別”一列進(jìn)行排序圖4-116【分類匯總】對(duì)話框在【分類匯總】對(duì)話框中各選項(xiàng)的作用如下：

【分類字段】：用于選擇分類的依據(jù)。

【匯總方式】：用于設(shè)置匯總方式，如求和、計(jì)數(shù)等。

【選定匯總項(xiàng)】：用于確定對(duì)哪些字段進(jìn)行匯總。

【替換當(dāng)前分類匯總】：選擇該選項(xiàng)，新的匯總結(jié)果將替換原數(shù)據(jù)，否則產(chǎn)生新的匯總結(jié)果。

【每組數(shù)據(jù)分頁】：選擇該選項(xiàng)，匯總結(jié)果將分頁顯示。

【匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方】：選擇該選項(xiàng)，匯總結(jié)果將在數(shù)據(jù)下方顯示，否則在數(shù)據(jù)上方顯示。

(3)單擊按鈕，則分類匯總的結(jié)果如圖4-117所示。圖4-117分類匯總結(jié)果對(duì)工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總以后，在顯示分類匯總結(jié)果的同時(shí)，分類匯總表的左側(cè)出現(xiàn)了分類層次的選擇按鈕和概要線。分類匯總的結(jié)果包含細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)，但可以根據(jù)需要單擊相應(yīng)的按鈕顯示或隱藏細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)。

單擊按鈕，可以顯示細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)。

單擊按鈕，可以隱藏細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)。

單擊按鈕，將只顯示總的匯總結(jié)果。

單擊按鈕，將顯示第二級(jí)數(shù)據(jù)。

單擊按鈕，將顯示第三級(jí)數(shù)據(jù)。

在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡的“分級(jí)顯示”組中單擊按鈕，可以展開一組折疊的單元格。單擊按鈕，可以隱藏一組展開的單元格。

2．刪除分類匯總

如果用戶對(duì)設(shè)置的分類匯總不滿意，可以刪除工作表中的分類匯總，重新設(shè)置新的分類匯總，具體操作步驟如下：

(1)單擊含有分類匯總的任意單元格。

(2)在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡的“分級(jí)顯示”組中單擊按鈕，打開【分類匯總】對(duì)話框，單擊按鈕即可刪除分類匯總。 4.7圖表

4.7.1圖表的類型

Excel提供了多種圖表類型，每一種類型中還提供了多種不同的子類型。因此，用戶要根據(jù)實(shí)際工作需要選擇不同的圖表類型。

1．柱形圖

柱形圖是Excel中默認(rèn)的圖表類型，也是日常生活中經(jīng)常使用的一種圖表類型，根據(jù)它的形狀又稱它為“直方圖”，柱形圖用于顯示不同數(shù)據(jù)之間的數(shù)量比較，如圖4-118所示。圖4-118柱形圖

2．折線圖

折線圖用于顯示一段時(shí)間內(nèi)事物的變化趨勢(shì)，是用直線將許多的數(shù)據(jù)點(diǎn)連接起來組