大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)

大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)

目錄

一、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備.................................-1-

（一）會(huì)議的發(fā)起：..................................-1-

（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)：..............................-1-

（三）會(huì)議分工和責(zé)任：..............................-1-

二、會(huì)議承辦主體流程...................................-2-

1參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況落實(shí)。................-2-

2參會(huì)資料的準(zhǔn)備。................................-3-

3會(huì)議場(chǎng)所的考察、落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。..........-3-

4參會(huì)資料的制作落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。............-4-

5參會(huì)物品的情況落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。............-4-

6參會(huì)人員用車情況落實(shí)，并作出費(fèi)用報(bào)告。..........-4-

7進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。............-4-

8擬定參會(huì)客人的詳細(xì)接待、安排方案。..............-5-

9會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作安排。............................-5-

10會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外工作安排。...........................-7-

H公司人員的儀容儀表要求。.......................-7-

（二）會(huì)議中工作.................................-8-

1檢查工作。.....................................-8-

2迎接工作。........................................-8-

3公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。................................-9-

5散會(huì)后工作。.....................................-11-

〔三〕會(huì)后工作.....................................-12-

1送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排。....................-12-

2賓館門(mén)口迎送參會(huì)客人的安排。....................-12-

3結(jié)賬工作。.......................................-12-

4聯(lián)系參會(huì)客人平安到否工作。......................-13-

5會(huì)后公司內(nèi)部總結(jié)會(huì)。.............................-13-

6會(huì)后資料的整理。.................................-13-

7制作參會(huì)人員名冊(cè)。...............................-14-

8資料、名冊(cè)的存檔與送達(dá)。........................-14-

三、會(huì)議期間宣傳工作

四、會(huì)議期間禮儀工作

一、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備

（一）會(huì)議的發(fā)起：

由會(huì)議發(fā)起人在會(huì)議前七天，向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交要舉辦會(huì)議的

目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、要求等書(shū)面申請(qǐng)。

（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)：

由公司領(lǐng)導(dǎo)層研究確定承辦會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)，并明確會(huì)議的主責(zé)

領(lǐng)導(dǎo)、組織機(jī)構(gòu)和公司參加會(huì)議的人員。

會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)：總指揮、會(huì)務(wù)內(nèi)勤組、會(huì)務(wù)外勤組、資料組。

各組成員一般由會(huì)議主題相關(guān)單位派出，必要時(shí)在全公司選調(diào)，一經(jīng)

明確，除特殊情況，會(huì)議期間各組成員應(yīng)以會(huì)議工作為第一首要工作。

（三）會(huì)議分工和責(zé)任：

由總指揮組織召開(kāi)會(huì)議籌備工作分工會(huì)，明確各組職責(zé)和要求，

指定各組負(fù)責(zé)人（組長(zhǎng)），各組組長(zhǎng)召開(kāi)本組分工會(huì)，把每項(xiàng)工作落實(shí)

到人。

二、會(huì)議承辦主體流程

（一）會(huì)議前期工作：

依照會(huì)議的整體流程對(duì)以下工作的進(jìn)行落實(shí)，每天將各個(gè)小組工

作情況及時(shí)準(zhǔn)確的向會(huì)議總指揮匯報(bào)。

1參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況落實(shí)。

1.1參會(huì)客人的函文格式的起草、且提前五天函達(dá)給參會(huì)客人。

L2會(huì)議前兩天落實(shí)來(lái)參會(huì)客人情況。

1.2.1來(lái)客人數(shù)。

L2.2來(lái)客身份。

L2.3來(lái)客性別。

1.2.4重要客人的習(xí)俗。

1.2.5來(lái)客聯(lián)系方式。

1.2.6參會(huì)來(lái)客的對(duì)方協(xié)調(diào)人。

按照來(lái)客身份整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。

1.3會(huì)議前兩天落實(shí)參會(huì)來(lái)客到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站的具體情況。

L3.1乘坐飛機(jī)到達(dá)的班次、時(shí)間、人員。

L3.2乘坐火車到達(dá)的的車次、時(shí)間、人員。

L3.3乘坐班車到達(dá)的的終點(diǎn)站、時(shí)間、人員。

L3.4有無(wú)自行開(kāi)車來(lái)的人員情況。

按照來(lái)客到達(dá)時(shí)間整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。

1.4由會(huì)議總指揮指定專人負(fù)責(zé)和參會(huì)客人保持聯(lián)絡(luò)，落實(shí)路途情況

且每半天匯報(bào)給總指揮，重要參會(huì)客人需及時(shí)匯報(bào)。

2參會(huì)資料的準(zhǔn)備。

2.1依據(jù)落實(shí)的來(lái)客情況，按照規(guī)定格式在會(huì)議前兩天制作好秩序冊(cè)

（初稿）。

2.2依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天起草完成開(kāi)幕辭。

2.3依據(jù)會(huì)議安排在會(huì)議前三天起草完成各會(huì)議講話。

2.4依據(jù)會(huì)議內(nèi)容安排在會(huì)議前三天制作完成會(huì)議演示資料。

2.5依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天準(zhǔn)備完成產(chǎn)品相關(guān)資料（經(jīng)內(nèi)審、簽

署）。

2.6由會(huì)議總指揮組織人員對(duì)上述材料進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)后，送公司相

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)審定。

2.7由會(huì)議資料組在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成上述定稿資料的統(tǒng)一制作。

3會(huì)議場(chǎng)所的考察、落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。

3.1依據(jù)會(huì)議規(guī)模要求，對(duì)預(yù)選的賓館入住條件進(jìn)行考察，并在會(huì)議

前三天書(shū)面匯報(bào)會(huì)議總指揮。

3.2依據(jù)會(huì)議要求，對(duì)預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察，并在會(huì)議前三天

書(shū)面匯報(bào)會(huì)議總指揮。

3.3在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其效勞情況進(jìn)

行落實(shí)。

3.4在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其周圍環(huán)境進(jìn)

行考察。

3.5在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)交通情況進(jìn)行

考察。

4參會(huì)資料的制作落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。

依據(jù)貨比三家原那么在會(huì)議前三天書(shū)面匯報(bào)：

4.1資料制作周期。

4.2資料制作樣式。

4.3資料制作費(fèi)用。

5參會(huì)物品的情況落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。

依據(jù)貨比三家原那么在會(huì)議前三天書(shū)面匯報(bào)：

5.1制作橫幅樣式、費(fèi)用、時(shí)間。

5.2酒水、飲料等價(jià)格。

5.3參會(huì)客人禮品的樣式、價(jià)格。

5.4會(huì)議用品（文件袋、筆、軟皮本）樣式、價(jià)格。

5.5相應(yīng)的發(fā)票情況。

6參會(huì)人員用車情況落實(shí)，并作出費(fèi)用報(bào)告。

依照會(huì)議的日程安排，在會(huì)議前三天書(shū)面匯報(bào)：

6.1車型、車況。

6.2租用費(fèi)用。

7進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

7.1由會(huì)議總指揮組織、評(píng)定各匯報(bào)的情況。

7.2由會(huì)議總指揮指定會(huì)議財(cái)務(wù)專人，對(duì)評(píng)定下來(lái)的情況進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)

算整理。

7.3在會(huì)議前三天報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

7.4在公司領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由指定的專人和財(cái)務(wù)部協(xié)商及時(shí)領(lǐng)出會(huì)

議專款。

7.5由會(huì)議總指揮制定會(huì)議財(cái)務(wù)用款制度。

8擬定參會(huì)客人的詳細(xì)接待、安排方案。

在會(huì)議前兩日，由會(huì)議總指揮組織會(huì)議，依照時(shí)間順序?qū)ο旅婀?/p>

作進(jìn)行詳細(xì)方案：

8.1參會(huì)客人及陪同人員住宿安排。

8.2參會(huì)客人餐飲安排。

8.3參會(huì)客人行程安排。

8.4會(huì)議結(jié)束后活動(dòng)安排。

8.5會(huì)議前、中、后陪同人員的安排。

8.6參會(huì)客人的接站工作安排。

8.7會(huì)議期間與客人協(xié)調(diào)工作。

8.8突發(fā)事件應(yīng)急處理工作、人員。

9會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作安排。

在會(huì)議前一日對(duì)下面工作完成，由會(huì)場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并

將結(jié)果及時(shí)匯總匯報(bào)給總指揮。

9?1參會(huì)客人、陪同人員、工作人員房間。

9.1.1所有房間內(nèi)情況的落實(shí)。

9.1.2所有房間鑰匙統(tǒng)一領(lǐng)取，并做出相應(yīng)標(biāo)示。

9.1.3制作好房間人員入住空表格。

9.L4會(huì)議秩序冊(cè)的送到參會(huì)客戶房間。

9.L5水果、鮮花的送到參會(huì)客戶房間。

9.2會(huì)場(chǎng)的布置，會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備的調(diào)試。

9.2.3會(huì)場(chǎng)內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無(wú)誤。

9.2.4會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無(wú)誤。（保密會(huì)議不能用無(wú)

線麥克風(fēng)）

9.2.5會(huì)議講演用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤。

9.2.6會(huì)場(chǎng)內(nèi)燈光、開(kāi)關(guān)、電源及插板的落實(shí)。

9.2.7會(huì)場(chǎng)用打印機(jī)和紙張落實(shí)，聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤。

9.2.8會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備或器材的落實(shí)，且調(diào)試無(wú)誤。

9.2.9會(huì)議場(chǎng)所各指引標(biāo)示的落實(shí)；

9.3會(huì)議所有物品、資料的到場(chǎng)、分裝整理。

9.3.1會(huì)議所有物品指定規(guī)放位置。

9.3.2會(huì)議用各物品及時(shí)購(gòu)置，分裝整理好。

9.3.3會(huì)議用所有資料進(jìn)行標(biāo)示、并蓋好圖章；

9.3.4會(huì)議用的物品（文件袋、筆、軟皮本）檢查無(wú)誤分裝入袋。

9.3.5會(huì)議用產(chǎn)品資料分裝入袋，并做好發(fā)放人員編號(hào)表格。

9.4參會(huì)客人的桌牌、會(huì)議牌制作。

9.4.1由會(huì)議總指揮對(duì)參會(huì)客人座次進(jìn)行排定。

9.4.2核實(shí)所有桌牌名字無(wú)誤，并按照規(guī)定擺放整齊。

9.4.3依照參會(huì)人員數(shù)量制作相應(yīng)會(huì)議牌。（藍(lán)底黑字無(wú)人員姓

名）

9.4.4按照公司會(huì)議人員制作相應(yīng)會(huì)議牌。（黃底黑字有人員姓

名）

9.5會(huì)議過(guò)程的攝影、照相安排。

9.5.1人員確實(shí)定。

9.5.2各重要時(shí)刻的攝影、照相確定。

9.5.3合影留念的場(chǎng)地確認(rèn)。

9.6會(huì)議用車的安排。

9.6.1確定好參會(huì)客人車輛到場(chǎng)時(shí)間。

9.6.2確定好參會(huì)客人車輛行走路線。

9.6.3確認(rèn)好接機(jī)、接站車輛、時(shí)間、人員。

10會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外工作安排。

在會(huì)議前一日對(duì)下面工作完成，并由外場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。

并將結(jié)果及時(shí)匯總匯報(bào)給總指揮。

10.1試驗(yàn)設(shè)備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的布置工作。

10.2參觀期間路線制定、講解人員、試驗(yàn)人員準(zhǔn)備工作。

10.3會(huì)議用各物品的采購(gòu)工作。

10.4公司人員、設(shè)備、資料和物品的運(yùn)送到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。

10.5會(huì)議期間天氣情況及物品的準(zhǔn)備。

10.6藥品準(zhǔn)備。

10.7會(huì)議期間道路通行情況。

11公司人員的儀容儀表要求。

〔二）會(huì)議中工作

會(huì)議期間每天晚上各會(huì)議小組組長(zhǎng)將情況向會(huì)議總指揮進(jìn)行匯

報(bào)，并按照會(huì)議總指揮要求做出第2天工作安排。

1檢查工作。

由會(huì)場(chǎng)工作組組長(zhǎng)隨時(shí)對(duì)下面工作進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時(shí)安

排：

1.1公司人員、設(shè)備、資料和物品的情況。

1.2會(huì)議用水果、酒水、物品、禮品的購(gòu)置、分裝、整理情況。

1.3會(huì)議室情況。

1.3.1會(huì)議用煙、煙灰缸、打火機(jī)的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘擺

放到位。

1.3.2會(huì)議用礦泉水的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘擺放到位。

1.3.3會(huì)議用茶水、茶杯的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘準(zhǔn)備好。

1.4會(huì)議用車、攝影、照相人員的落實(shí)和通知情況。

1.5參會(huì)客人的接機(jī)、接站工作安排情況。

2迎接工作。

2.1接機(jī)、接站參會(huì)客戶工作安排。

2.L1將參會(huì)客戶的到機(jī)場(chǎng)、火車站進(jìn)行時(shí)間排序。

2.1.2落實(shí)好接客的司機(jī)和車輛。

2.1.3定好到達(dá)賓館門(mén)口迎接的準(zhǔn)確時(shí)間。

2.2賓館門(mén)口迎接參會(huì)客人的安排。

2.2.1由司機(jī)將接到客人的情況及時(shí)通知會(huì)議總指揮。

2.2.2由總指揮根據(jù)參會(huì)客人到達(dá)賓館時(shí)間，指定負(fù)責(zé)人安排公司

人員在門(mén)口迎接。

2.2.3負(fù)責(zé)人對(duì)公司人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎接客人人員、

門(mén)口效勞人員，登記效勞人員。

2.2.4負(fù)責(zé)人隨時(shí)保持與會(huì)議總指揮的聯(lián)系，在得知客人到達(dá)賓館

前十五分鐘通知公司人員到門(mén)口等侯，并準(zhǔn)備好迎客的工

作。

2.2.5準(zhǔn)備好客人房間鑰匙；房間人員入住表格；各車輛內(nèi)的客人

情況落實(shí)工作。

2.2.6司機(jī)將車開(kāi)到賓館門(mén)口，由門(mén)口效勞人員將車門(mén)拉開(kāi)并站立

一旁。客人下車時(shí)，主要迎送人員上前迎接問(wèn)候，并引領(lǐng)

客人到登記效勞人員處。

2.2.7由登記效勞人員進(jìn)行來(lái)客身份確認(rèn)，發(fā)放房間鑰匙，并引領(lǐng)

客人到房間。

2.3與對(duì)方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實(shí)到客情況。

2.3.1實(shí)到參會(huì)人數(shù)。

2.3.2參會(huì)來(lái)客情況。

2.3.3參會(huì)客人身體狀況。

2.3.4參會(huì)客人有無(wú)其它要求。

3公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。

3.1公司領(lǐng)導(dǎo)與參會(huì)客人的會(huì)面安排。

3.2參會(huì)客人入住后走訪、交流工作。

4會(huì)場(chǎng)工作。

4.1會(huì)議資料的到位檢查。

4.1.1會(huì)議演示資料。

4.1.2產(chǎn)品資料。

4.1.3秩序冊(cè)中會(huì)議議程表。

4.L4各發(fā)言辭稿。

4.1.5投影指示激光筆。

4.2會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序及人員工作的安排。

4.2.1會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)總調(diào)度的人員指定。

4.2.2會(huì)議主持人的安排。

4.2.3會(huì)議發(fā)言人及順序安排。

4.2.4會(huì)議辯論人員及順序的安排。

4.2.5會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)效勞人員的安排。

4.3會(huì)議場(chǎng)外人員工作的安排。

4.3.1會(huì)議用水的準(zhǔn)備。

4.3.2會(huì)議用物品的準(zhǔn)備。

4.3.3與會(huì)場(chǎng)效勞人員溝通、協(xié)調(diào)工作。

4.3.4會(huì)場(chǎng)內(nèi)交待的任務(wù)。

4.3.5其它偶發(fā)事件。

4.4資料協(xié)助人員的安排。

4.4.1投影資料的協(xié)助。

4.4.2文件修改及打印工作協(xié)助。

4.5會(huì)議全程記錄人員的安排。

4.5.1會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的文字書(shū)記人員。

4.5.2會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的錄音記錄人員。

4.6會(huì)議全程攝影、照相人員安排。

5散會(huì)后工作。

5.1參會(huì)客人就餐的準(zhǔn)備、安排。

5.1.1依照會(huì)議前制定的會(huì)餐安排對(duì)就餐地點(diǎn)進(jìn)行落實(shí)。

5.1.2對(duì)菜單進(jìn)行落實(shí)。

5.1.3就餐客人座位、排序的落實(shí)。

5.1.4在會(huì)議結(jié)束前30分鐘與就餐部門(mén)聯(lián)系確認(rèn)情況。

5.L5在會(huì)議結(jié)束前10分鐘確認(rèn)涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到

位。

5.2安排落實(shí)引領(lǐng)客人到餐廳的人員。

5.3引領(lǐng)客人到餐廳。

5.4與對(duì)方協(xié)調(diào)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)。

5.4.1參會(huì)客人返程時(shí)間、方式。

5.4.2參會(huì)客人其它要求。

5.5餐后休息安排。

5.6其它安排。

5.6.1參會(huì)客人返程票務(wù)的落實(shí)。

5.6.2參會(huì)客人是否有旅游活動(dòng)及安排。

5.6.3晚餐及晚上活動(dòng)的安排。

〔三〕會(huì)后工作

1送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排。

1.1將參會(huì)客戶的去機(jī)場(chǎng)、火車站地進(jìn)行時(shí)間排序。

1.2將離開(kāi)的客人進(jìn)行合理安排，并落實(shí)好送客的司機(jī)和車輛。

L3定好到達(dá)賓館門(mén)口迎等的準(zhǔn)確時(shí)間。

2賓館門(mén)口迎送參會(huì)客人的安排。

2.1由總指揮根據(jù)參會(huì)客人離開(kāi)時(shí)間安排公司人員在門(mén)口迎送，指定

負(fù)責(zé)人。

2.2負(fù)責(zé)人對(duì)人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎送客人人員、門(mén)口效勞

人員，門(mén)外效勞人員。

2.3負(fù)責(zé)人在客人離開(kāi)前十分鐘通知公司所有送別人員到門(mén)口等侯，

并準(zhǔn)備好送客的禮物。

2.4客人下來(lái)時(shí)，由主要迎送人員上前迎接，其它人員面帶微笑，由

門(mén)口的迎送人員拉開(kāi)門(mén)等候，司機(jī)將車開(kāi)到門(mén)口，由門(mén)外人員將

車門(mén)拉開(kāi)等候。

2.5當(dāng)客人到門(mén)口時(shí)，所有人員齊聲說(shuō)“歡送再來(lái)！〃，當(dāng)客人坐上

車后集體揮手道別。

3結(jié)賬工作。

3.1由會(huì)議財(cái)務(wù)專人對(duì)會(huì)議期間的費(fèi)用進(jìn)行記賬。

3.2在客人離開(kāi)房間前對(duì)房卡、其它費(fèi)用進(jìn)行核實(shí)。

3.3和賓館、餐館等的人員進(jìn)行對(duì)賬。

3.4結(jié)清費(fèi)用并審核票面。

4聯(lián)系參會(huì)客人平安到否工作。

4.1對(duì)參加會(huì)議的客人進(jìn)行分類，并細(xì)分落實(shí)到每個(gè)和客戶聯(lián)系的人

員。

4.2根據(jù)客戶離開(kāi)的時(shí)間，乘坐的交通工具。在參會(huì)客戶到達(dá)目的地1

個(gè)小時(shí)內(nèi)進(jìn)行聯(lián)系確認(rèn)平安與否。

4.3將聯(lián)系結(jié)果及時(shí)向會(huì)議總指揮匯報(bào)。

5會(huì)后公司內(nèi)部總結(jié)會(huì)。

5.1由會(huì)議總指揮指定時(shí)間對(duì)會(huì)議的情況組織開(kāi)總結(jié)會(huì)。

5.2由會(huì)議總指揮主持，邀請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)出席。

5.3由會(huì)議總指揮對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行書(shū)面匯報(bào)。

5.4由會(huì)議記錄人對(duì)會(huì)議中參會(huì)客人提出的問(wèn)題進(jìn)行書(shū)面匯報(bào)。

5.5各小組負(fù)責(zé)人書(shū)面匯報(bào)本小組在會(huì)議期間的工作情況。

5.6由會(huì)議期間負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議期間所有的費(fèi)用情況對(duì)公司

領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行書(shū)面匯報(bào)。

5.7由會(huì)議中各領(lǐng)導(dǎo)對(duì)匯報(bào)工作進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，并進(jìn)行工作安排。

5.8由公司文員進(jìn)行總結(jié)會(huì)議的會(huì)議記錄。

6會(huì)后資料的整理。

6.1現(xiàn)將會(huì)議的所有資料包括總結(jié)會(huì)議記錄進(jìn)行分類。

6.2對(duì)整理好的會(huì)議資料進(jìn)行編號(hào)。

6.3對(duì)于答復(fù)客戶提出來(lái)的問(wèn)題按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成。

7制作參會(huì)人員名冊(cè)。

依據(jù)此次參加會(huì)議的客人，對(duì)所有來(lái)客資料做成名冊(cè)。

8資料、名冊(cè)的存檔與送達(dá)。

8.1對(duì)所有會(huì)議資料進(jìn)行存檔管理。

8.2對(duì)于客戶要求的回復(fù)的資料，在時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成，經(jīng)審核沒(méi)有問(wèn)

題，及時(shí)發(fā)給客戶。

大型會(huì)議流程圖

大型活動(dòng)流程說(shuō)明：

1、接受活動(dòng)邀請(qǐng)

?得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見(jiàn)；

?如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程；

2、活動(dòng)前三星期

?參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)

化落實(shí)；

如果講話稿、PPT是由秘書(shū)準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；

?幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；

定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；

.參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練；

3、活動(dòng)當(dāng)天

?參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)

間要佩帶胸卡；

?帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤(pán)、名片、激光筆、激

光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；

?活動(dòng)中配合演示PPT,做好錄音；

?活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在

關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；

?在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情

況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作；

4、活動(dòng)后

整理業(yè)務(wù)資料和名片;

?根據(jù)錄音整理講話稿；

?總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書(shū)

參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。

三、會(huì)議宣傳流程

1、接受采訪

?聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安

排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；

對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解;

應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；

?從品推得到采訪提綱；

?將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見(jiàn)；

?對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排

在一起；

對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要

時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。

2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）

?落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；

?配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問(wèn)題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對(duì)

于常見(jiàn)問(wèn)題的回容許該有所備份并及時(shí)更新；

?了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：

對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該

注意；

有些記者會(huì)要求得到公司、部門(mén)簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者

提供；

對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門(mén)介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；

3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）

.幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問(wèn)題答案；

?對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

?如果是采訪要向行政后勤部通訊處事先借好會(huì)議設(shè)備;

如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車：

如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源;

4、采訪當(dāng)天

?采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；

?如果是采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；

到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)的或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾撸?/p>

?如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；

?如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場(chǎng)地；

如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)