行政采購(gòu)管理規(guī)定及流程

行政采購(gòu)管理規(guī)定及流程一、制定目的及范圍為提升行政采購(gòu)的規(guī)范性與效率，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度與公正性，特制定本規(guī)定。此規(guī)定適用于公司所有行政采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公設(shè)備、日常用品、服務(wù)合同等。二、采購(gòu)原則行政采購(gòu)應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：確保所有供應(yīng)商在采購(gòu)過(guò)程中享有平等的機(jī)會(huì)。2.透明性：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開，確保信息的透明與可追溯。3.經(jīng)濟(jì)性：在滿足質(zhì)量要求的前提下，追求最低的采購(gòu)成本。4.合法性：所有采購(gòu)活動(dòng)必須遵循相關(guān)法律法規(guī)，確保合規(guī)性。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求確認(rèn)各部門在進(jìn)行采購(gòu)前，需明確采購(gòu)需求，包括物品名稱、數(shù)量、規(guī)格及預(yù)算。部門負(fù)責(zé)人需對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步審核，確保需求的合理性與必要性。2.采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤徊块T負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)需求說(shuō)明，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)包括預(yù)算金額、采購(gòu)物品清單及使用目的。3.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門根據(jù)收到的申請(qǐng)，匯總各部門的采購(gòu)需求，制定年度采購(gòu)計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)、預(yù)算分配及時(shí)間安排。4.詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)部門需對(duì)擬采購(gòu)的物品進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，至少詢價(jià)三家合格供應(yīng)商。詢價(jià)時(shí)應(yīng)記錄供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、交貨期及售后服務(wù)等信息，以便后續(xù)比價(jià)。5.審核與審批采購(gòu)部門將詢價(jià)結(jié)果整理成《詢價(jià)報(bào)告》，提交給公司管理層進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，需由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保采購(gòu)的合規(guī)性與合理性。6.采購(gòu)實(shí)施在獲得審批后，采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式及違約責(zé)任等條款。采購(gòu)部門需跟蹤訂單進(jìn)度，確保按時(shí)交貨。7.驗(yàn)收與入庫(kù)物資到貨后，相關(guān)部門需對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量與質(zhì)量是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》，并將物資入庫(kù)，更新庫(kù)存記錄。8.付款與報(bào)銷采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)部門需將相關(guān)單據(jù)（如合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部門在審核無(wú)誤后，按合同約定進(jìn)行付款。9.檔案管理所有采購(gòu)相關(guān)文件（包括采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)報(bào)告、合同、驗(yàn)收單及付款憑證等）需進(jìn)行歸檔管理，以備后續(xù)查閱與審計(jì)。四、特殊采購(gòu)流程對(duì)于特殊情況的采購(gòu)，如緊急采購(gòu)或小額采購(gòu)，需遵循以下流程：1.緊急采購(gòu)：因突發(fā)事件需立即采購(gòu)的物資，由部門負(fù)責(zé)人直接向采購(gòu)部門申請(qǐng)，采購(gòu)部門可在不進(jìn)行詢價(jià)的情況下，迅速聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.小額采購(gòu)：金額較小的采購(gòu)（如辦公文具等），可由各部門自行采購(gòu)，事后需向采購(gòu)部門報(bào)備，并提供相關(guān)單據(jù)。五、采購(gòu)紀(jì)律1.采購(gòu)人員職責(zé)：采購(gòu)人員需保持專業(yè)素養(yǎng)，確保采購(gòu)過(guò)程的公正與透明。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，定期評(píng)估供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量與信譽(yù)，確保長(zhǎng)期合作的穩(wěn)定性。3.廉潔自律：采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴(yán)厲處罰。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購(gòu)流程的持續(xù)優(yōu)化，需建立反饋機(jī)制。各部門在采購(gòu)?fù)瓿珊螅蓪?duì)采購(gòu)流程提出意見與建議，采購(gòu)部門定期匯總反饋信息，進(jìn)行流程改進(jìn)與優(yōu)化。七、總結(jié)本規(guī)定旨在為公司行政采購(gòu)提供清