行政采購管理規(guī)定及流程

行政采購管理規(guī)定及流程一、制定目的及范圍為提升行政采購的規(guī)范性與效率，確保采購活動的透明度與公正性，特制定本規(guī)定。此規(guī)定適用于公司所有行政采購活動，包括但不限于辦公設備、日常用品、服務合同等。二、采購原則行政采購應遵循以下原則：1.公正性：確保所有供應商在采購過程中享有平等的機會。2.透明性：采購過程應公開，確保信息的透明與可追溯。3.經濟性：在滿足質量要求的前提下，追求最低的采購成本。4.合法性：所有采購活動必須遵循相關法律法規(guī)，確保合規(guī)性。三、采購流程1.采購需求確認各部門在進行采購前，需明確采購需求，包括物品名稱、數量、規(guī)格及預算。部門負責人需對采購需求進行初步審核，確保需求的合理性與必要性。2.采購申請?zhí)峤徊块T負責人審核通過后，填寫《采購申請表》，并附上相關需求說明，提交至采購部門。采購申請表應包括預算金額、采購物品清單及使用目的。3.采購計劃制定采購部門根據收到的申請，匯總各部門的采購需求，制定年度采購計劃。計劃應包括采購項目的優(yōu)先級、預算分配及時間安排。4.詢價與比價采購部門需對擬采購的物品進行市場調研，至少詢價三家合格供應商。詢價時應記錄供應商的報價、交貨期及售后服務等信息，以便后續(xù)比價。5.審核與審批采購部門將詢價結果整理成《詢價報告》，提交給公司管理層進行審核。審核通過后，需由相關負責人簽字確認，確保采購的合規(guī)性與合理性。6.采購實施在獲得審批后，采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。合同應明確交貨時間、質量標準、付款方式及違約責任等條款。采購部門需跟蹤訂單進度，確保按時交貨。7.驗收與入庫物資到貨后，相關部門需對采購物資進行驗收，檢查數量與質量是否符合合同要求。驗收合格后，填寫《驗收單》，并將物資入庫，更新庫存記錄。8.付款與報銷采購完成后，采購部門需將相關單據（如合同、驗收單、發(fā)票等）提交財務部門進行付款。財務部門在審核無誤后，按合同約定進行付款。9.檔案管理所有采購相關文件（包括采購申請、詢價報告、合同、驗收單及付款憑證等）需進行歸檔管理，以備后續(xù)查閱與審計。四、特殊采購流程對于特殊情況的采購，如緊急采購或小額采購，需遵循以下流程：1.緊急采購：因突發(fā)事件需立即采購的物資，由部門負責人直接向采購部門申請，采購部門可在不進行詢價的情況下，迅速聯系供應商進行采購。2.小額采購：金額較小的采購（如辦公文具等），可由各部門自行采購，事后需向采購部門報備，并提供相關單據。五、采購紀律1.采購人員職責：采購人員需保持專業(yè)素養(yǎng)，確保采購過程的公正與透明。2.供應商管理：建立供應商檔案，定期評估供應商的服務質量與信譽，確保長期合作的穩(wěn)定性。3.廉潔自律：采購人員不得接受供應商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴厲處罰。六、反饋與改進機制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，需建立反饋機制。各部門在采購完成后，可對采購流程提出意見與建議，采購部門定期匯總反饋信息，進行流程改進與優(yōu)化。七、總結本規(guī)定旨在為公司行政采購提供清