公司會(huì)議室管理制度簡(jiǎn)單

公司會(huì)議室管理制度簡(jiǎn)單第一章總則

為確保公司會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議目的，制定本會(huì)議室管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理，適用于公司全體員工。

一、會(huì)議目的

1.傳達(dá)公司戰(zhàn)略、政策及各項(xiàng)決策；

2.交流工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率；

3.解決工作中存在的問(wèn)題，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展；

4.增進(jìn)部門(mén)間溝通與合作，提高團(tuán)隊(duì)凝聚力。

二、會(huì)議類(lèi)型

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議；

2.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要，臨時(shí)組織召開(kāi)的會(huì)議；

3.專(zhuān)題會(huì)議：針對(duì)特定主題或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議；

4.外部會(huì)議：與外部單位聯(lián)合組織或參加的會(huì)議。

三、會(huì)議組織

1.會(huì)議的組織者負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員及時(shí)間地點(diǎn)；

2.會(huì)議組織者需提前將會(huì)議通知發(fā)送至參會(huì)人員；

3.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置、簽到、資料發(fā)放等工作。

四、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意接打電話；

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，不得交頭接耳、隨意走動(dòng)；

4.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。

五、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要議題，明確各議題討論的時(shí)間安排，確保會(huì)議內(nèi)容全面、有序。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)，確保參會(huì)人員具備決策權(quán)或相關(guān)專(zhuān)業(yè)背景。

4.通知參會(huì)人員：提前將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息通知參會(huì)人員，以便他們提前做好準(zhǔn)備。

5.預(yù)備會(huì)議資料：收集、整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料，制作會(huì)議手冊(cè)，并在會(huì)前發(fā)放給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，組織者負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議目的和紀(jì)律。

3.各議題討論：按照議程安排，逐一討論各議題，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)。

4.會(huì)議決策：針對(duì)各議題，形成會(huì)議決策或意見(jiàn)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行和跟進(jìn)。

三、會(huì)議記錄

1.指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄全面、準(zhǔn)確、真實(shí)。

2.記錄會(huì)議主題、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議跟進(jìn)

1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。

2.對(duì)會(huì)議決策涉及的問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，推動(dòng)問(wèn)題解決。

3.定期匯報(bào)會(huì)議決策執(zhí)行情況，為下一階段工作提供參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議決策的有效執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位，特制定會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)制度，具體如下：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論的主要議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)后，由會(huì)議組織者通過(guò)電子郵件、公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟進(jìn)

1.各責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和完成時(shí)限，制定具體執(zhí)行計(jì)劃，并立即著手實(shí)施。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤表，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的每一項(xiàng)決策進(jìn)行跟蹤，定期檢查執(zhí)行進(jìn)度。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者，以便協(xié)調(diào)資源，協(xié)助解決。

三、會(huì)議決策的匯報(bào)與評(píng)估

1.責(zé)任部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的完成時(shí)限內(nèi)，向會(huì)議組織者提交決策執(zhí)行情況的書(shū)面報(bào)告。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期組織會(huì)議，對(duì)已完成的決策進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化工作流程。

3.對(duì)于未按期完成的決策，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新設(shè)定完成時(shí)限。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，保存期限至少為三年。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要管理臺(tái)賬，便于隨時(shí)查閱和歷史回顧。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保信息安全。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效使用，提供良好的會(huì)議環(huán)境，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.員工需提前預(yù)訂會(huì)議室，并通過(guò)公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)提交申請(qǐng)，注明會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.預(yù)訂會(huì)議室應(yīng)遵循先到先得的原則，對(duì)于重要會(huì)議或大型活動(dòng)，可由會(huì)議組織者提前協(xié)調(diào)安排。

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束，不得無(wú)故占用會(huì)議室。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理配置，包括座椅、白板、投影儀等必要設(shè)備。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)施是否齊全、功能正常，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議室布置應(yīng)保持整潔、有序，會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)恢復(fù)原狀，確保下一場(chǎng)會(huì)議的正常使用。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，不得損壞室內(nèi)設(shè)施，不得擅自改變室內(nèi)布局。

2.會(huì)議室使用期間，應(yīng)保持室內(nèi)安靜，不在室內(nèi)進(jìn)食，不在白板上亂涂亂畫(huà)。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保垃圾入簍，不留雜物。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)管理，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)范，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告給設(shè)備管理人員。

3.對(duì)于貴重設(shè)備，應(yīng)建立使用登記制度，記錄使用時(shí)間、使用人員等信息，以備追溯。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)配置適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如消防器材、安全出口等，并定期進(jìn)行安全檢查。

2.會(huì)議期間，應(yīng)確保會(huì)議室門(mén)關(guān)閉，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，應(yīng)采取必要的保密措施，如使用保密協(xié)議、限制會(huì)議記錄外傳等。

第五章附則

為確保公司會(huì)議室管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：