會議室值班室管理制度

會議室值班室管理制度第一章總則

為確保會議的高效有序進行，提高會議質(zhì)量，明確會議室使用及管理規(guī)范，特制定本管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有會議室的使用與管理。

一、目的

1.規(guī)范會議室使用，保障會議的順利進行。

2.提高會議室使用效率，降低會議成本。

3.確保會議室設(shè)施設(shè)備完好，提升會議體驗。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部所有會議室。

2.本制度適用于公司全體員工及會議室管理人員。

三、會議室分類

1.按功能分為：普通會議室、多媒體會議室、視頻會議室等。

2.按規(guī)模分為：小型會議室、中型會議室、大型會議室等。

四、會議室管理原則

1.預約優(yōu)先原則：會議室使用需提前預約，按照預約順序安排使用。

2.合理分配原則：根據(jù)會議類型、參會人數(shù)等因素，合理分配會議室資源。

3.節(jié)約使用原則：提倡節(jié)約使用會議室，減少不必要的會議成本。

4.環(huán)保原則：加強會議室環(huán)境衛(wèi)生管理，營造良好的會議環(huán)境。

五、會議室管理人員職責

1.負責會議室的日常管理與維護。

2.負責會議室的預約、安排、調(diào)整及通知。

3.負責會議室設(shè)施設(shè)備的檢查、維修及保養(yǎng)。

4.負責會議期間的服務(wù)保障工作。

六、違規(guī)處理

1.對違反本管理制度的行為，會議室管理人員有權(quán)予以制止。

2.違規(guī)行為將按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

七、制度修訂

本管理制度將根據(jù)公司發(fā)展需要及實際情況，適時進行調(diào)整和完善。修訂后的管理制度需經(jīng)公司領(lǐng)導審批后公布實施。

八、附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起實施。

2.本管理制度解釋權(quán)歸公司會議室管理部門。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程，特制定以下會議流程規(guī)范。

一、會議籌備

1.會議主題確定：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)實際工作需要，明確會議主題，并在會議通知中予以明確。

2.會議通知：會議發(fā)起人應(yīng)在會議開始前至少1個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等。

3.會議資料準備：會議發(fā)起人應(yīng)提前準備會議相關(guān)資料，并在會議開始前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

4.會議室預約：會議發(fā)起人需提前向會議室管理部門預約會議室，并注明會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息。

二、會議簽到

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會議室，并完成簽到。

2.會議主持人應(yīng)在會議開始前5分鐘，確認參會人員是否到齊，并對未到人員予以提醒。

三、會議議程

1.會議主持人應(yīng)按照會議議程安排，逐項進行會議討論。

2.會議期間，參會人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表自己的觀點和建議。

3.會議主持人應(yīng)確保會議討論有序進行，對偏離主題的討論予以引導。

四、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、討論重點、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)整理完畢，并發(fā)送給參會人員確認。

五、會議決策

1.會議決策事項應(yīng)在充分討論的基礎(chǔ)上，由會議主持人提出決策方案。

2.參會人員對決策方案進行表決，表決通過后形成會議決策。

3.會議決策應(yīng)明確責任人和完成時間，確保決策的落實。

六、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對本次會議進行簡要總結(jié)，概括會議成果和需改進之處。

2.會議記錄人應(yīng)根據(jù)會議總結(jié)，完善會議紀要，并發(fā)送給參會人員。

七、會議跟進

1.會議發(fā)起人應(yīng)對會議決策的落實情況進行跟進。

2.會議記錄人應(yīng)定期向會議發(fā)起人報告會議決策的落實情況。

八、會議反饋

1.參會人員對會議組織、會議內(nèi)容等方面如有意見和建議，可向會議發(fā)起人或會議室管理部門反饋。

2.會議發(fā)起人和會議室管理部門應(yīng)認真對待反饋意見，及時改進會議管理工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為保障會議決策的有效執(zhí)行，確保各項工作任務(wù)落到實處，特制定會議紀要的跟蹤落實制度如下：

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，并將初稿發(fā)送給會議主持人審核。

2.會議主持人應(yīng)在收到會議紀要初稿后的2個工作日內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會議記錄人根據(jù)會議主持人的修改意見進行修改，形成最終會議紀要。

4.最終會議紀要應(yīng)由會議主持人簽字確認，并在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會人員。

二、會議紀要的內(nèi)容要求

1.會議紀要應(yīng)詳細記錄會議主題、討論內(nèi)容、決策事項、責任人和完成時間等關(guān)鍵信息。

2.會議紀要應(yīng)保持清晰、簡潔，便于閱讀和理解。

3.會議紀要中涉及的敏感信息或保密內(nèi)容，應(yīng)嚴格按照公司保密規(guī)定處理。

三、會議決策的跟蹤落實

1.會議紀要發(fā)布后，各責任人和相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會議決策內(nèi)容，制定具體實施方案和計劃。

2.會議發(fā)起人應(yīng)對會議決策的落實情況進行定期跟蹤，確保各項工作任務(wù)按時完成。

3.會議記錄人應(yīng)協(xié)助會議發(fā)起人，對會議決策的落實情況進行監(jiān)督和報告。

四、會議決策落實情況的反饋

1.責任人和相關(guān)部門應(yīng)在會議決策規(guī)定的完成時間內(nèi)，向會議發(fā)起人報告工作進展和落實情況。

2.會議發(fā)起人應(yīng)在收到反饋后的2個工作日內(nèi)，對落實情況進行評估，并提出指導意見。

3.對于未按期完成的會議決策，會議發(fā)起人應(yīng)查明原因，制定整改措施，并督促相關(guān)部門盡快完成。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保會議紀要的長期保存。

2.會議紀要的查閱需遵循公司保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得隨意泄露會議內(nèi)容。

六、會議紀要的持續(xù)改進

1.會議紀要的編制和跟蹤落實過程中，應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)不足，并提出改進措施。

2.定期對會議紀要的管理制度進行評估和優(yōu)化，以提高會議紀要的編制質(zhì)量和決策落實效率。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用，維護會議室設(shè)施設(shè)備，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預約與使用

1.會議室使用前，需提前向會議室管理部門預約，并提供會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)預約情況進行合理安排，確保會議室資源合理分配。

3.如有特殊需求，如多媒體設(shè)備、視頻會議系統(tǒng)等，需在預約時提前說明，以便會議室管理部門做好相應(yīng)準備。

4.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時歸還會議室，并確保會議室整潔。

二、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)施設(shè)備進行檢查、維修和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。

2.使用部門在會議過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)立即向會議室管理部門報告，以便及時修復。

3.會議室內(nèi)的設(shè)備使用，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)范，不得私自拆卸、改裝或帶出會議室。

4.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室內(nèi)設(shè)備進行消毒和清潔，確保衛(wèi)生安全。

三、會議室環(huán)境與秩序

1.會議室使用期間，參會人員應(yīng)保持安靜，遵守會議紀律，不得隨意走動、喧嘩。

2.禁止在會議室吸煙、進食，保持會議室環(huán)境衛(wèi)生。

3.會議室內(nèi)不得亂丟雜物，垃圾需放入指定的垃圾桶內(nèi)。

4.會議室管理部門應(yīng)定期檢查會議室環(huán)境，對違反規(guī)定的行為予以制止和糾正。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)確保會議室的安全，加強會議期間的巡查，防范安全事故發(fā)生。

2.會議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險物品。

3.參會人員應(yīng)妥善保管個人物品，防止遺失。

4.會議涉及商業(yè)秘密或敏感信息時，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

五、會議室使用費用管理

1.會議室使用部門需按照公司規(guī)定，承擔相應(yīng)的會議室使用費用。

2.會議室管理部門應(yīng)建立會議室使用費用管理制度，合理制定收費標準，并進行公示。

3.會議室使用費用收支情況應(yīng)定期進行審計，確保透明合理。

六、會議室管理持續(xù)改進

1.會議室管理部門應(yīng)定期收集會議室使用反饋，針對存在的問題進行改進。

2.定期對會議室管理規(guī)定進行評估和修訂，以適應(yīng)公司發(fā)展和實際需求。

3.提高會議室管理人員的服務(wù)意識和專業(yè)素質(zhì)，為參會人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第五章附則

為確保本管理制度的實施效果，明確相關(guān)事項，特制定以下附則：

一、本管