2024年會議組織標準協(xié)議格式

2024年會議組織標準協(xié)議格式本合同目錄一覽第一條：會議基本信息1.1會議名稱1.2會議主題1.3會議日期和時間1.4會議地點1.5參會人員第二條：會議組織和籌備2.1會議組織者的責任和義務(wù)2.2會議籌備進度安排2.3會議議程安排第三條：會議設(shè)施與服務(wù)3.1會議場地設(shè)施3.2會議設(shè)備提供3.3會議餐飲服務(wù)3.4會議住宿安排第四條：會議費用4.1會議費用明細4.2會議費用支付方式4.3會議費用退還政策第五條：參會人員行為規(guī)范5.1參會人員守則5.2禁煙規(guī)定5.3禁酒規(guī)定5.4參會人員行為投訴處理第六條：知識產(chǎn)權(quán)保護6.1會議演講稿和材料版權(quán)6.2會議攝影、錄像和直播權(quán)6.3會議標志和名稱使用權(quán)第七條：意外情況處理7.1突發(fā)事件的應(yīng)急處理7.2醫(yī)療急救安排7.3自然災(zāi)害或緊急情況下的會議取消或改期第八條：違約責任8.1會議組織者的違約責任8.2參會人員的違約責任8.3第三方服務(wù)供應(yīng)商的違約責任第九條：爭議解決9.1爭議解決方式9.2訴訟管轄法院9.3仲裁機構(gòu)第十條：合同的生效、變更和終止10.1合同的生效條件10.2合同的變更程序10.3合同的終止條件第十一條：保密條款11.1保密信息的定義11.2保密信息的保護期限11.3保密信息泄露的責任第十二條：法律適用和解釋12.1適用法律12.2合同解釋權(quán)歸屬第十三條：其他約定13.1聯(lián)絡(luò)方式13.2通知方式13.3附則第十四條：附件14.1會議日程安排14.2會議費用明細表14.3參會人員名單14.4會議設(shè)施和服務(wù)詳細說明14.5其他重要文件第一部分：合同如下：第一條：會議基本信息1.1會議名稱：2024年度全球科技創(chuàng)新論壇1.2會議主題：創(chuàng)新引領(lǐng)未來，合作共贏發(fā)展1.3會議日期和時間：2024年9月1日至9月3日，每日09:0018:001.4會議地點：中國·上海國際會議中心1.5參會人員：包括但不限于各國科技創(chuàng)新領(lǐng)域?qū)＜?、學者、企業(yè)家、政府官員及媒體代表等第二條：會議組織和籌備2.1會議組織者的責任和義務(wù)：負責會議的整體策劃、組織、執(zhí)行及現(xiàn)場管理；確保會議順利進行，并提供優(yōu)質(zhì)的會議服務(wù)；負責會議的宣傳、邀請嘉賓、安排住宿、交通等事宜。2.2會議籌備進度安排：會議籌備工作自合同簽訂之日起啟動，分為四個階段：籌備啟動、籌備進行、前期準備和現(xiàn)場執(zhí)行，具體時間節(jié)點由雙方共同商定。2.3會議議程安排：會議議程包括開幕式、主題演講、圓桌論壇、科技創(chuàng)新展覽及交流活動等，具體議程由雙方共同商定。第三條：會議設(shè)施與服務(wù)3.1會議場地設(shè)施：提供符合會議需求的場地、舞臺、燈光、音響等設(shè)施；確保會場內(nèi)無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋，滿足參會人員通訊需求。3.2會議設(shè)備提供：提供投影儀、筆記本電腦、打印機等會議所需設(shè)備，并確保設(shè)備正常運行。3.3會議餐飲服務(wù)：提供會議期間的餐飲服務(wù)，包括早餐、午餐、茶歇等，確保餐飲質(zhì)量及食品安全。3.4會議住宿安排：為參會人員提供酒店住宿預(yù)訂服務(wù)，確保住宿舒適、安全。第四條：會議費用4.1會議費用明細：會議費用包括場地租賃費、設(shè)備租賃費、餐飲費、住宿費、嘉賓交通費等，具體明細由雙方商定。4.2會議費用支付方式：會議費用分階段支付，具體支付方式和時間由雙方商定。4.3會議費用退還政策：如遇不可抗力因素導(dǎo)致會議取消或改期，會議費用將按相關(guān)規(guī)定予以退還。第五條：參會人員行為規(guī)范5.1參會人員守則：參會人員應(yīng)遵守會議紀律，尊重他人，保持會場秩序；不得在會議期間進行商業(yè)推銷等活動。5.2禁煙規(guī)定：會議場內(nèi)及周圍區(qū)域禁止吸煙，以確保會場空氣質(zhì)量。5.3禁酒規(guī)定：會議期間，參會人員不得酒后發(fā)言或參與活動，以維護會議形象。5.4參會人員行為投訴處理：如參會人員有違反上述規(guī)定的行為，可向會議組織者投訴，會議組織者將及時處理并給予答復(fù)。第六條：知識產(chǎn)權(quán)保護6.1會議演講稿和材料版權(quán)：會議演講稿和材料歸原作者所有，未經(jīng)原作者授權(quán)，不得擅自復(fù)制、傳播和使用。6.2會議攝影、錄像和直播權(quán)：會議攝影、錄像和直播權(quán)歸會議組織者所有，未經(jīng)會議組織者許可，不得擅自復(fù)制、傳播和使用。6.3會議標志和名稱使用權(quán)：會議標志和名稱僅供會議組織者使用，未經(jīng)會議組織者許可，不得擅自使用。第八條：違約責任8.1會議組織者的違約責任：如會議組織者未能按合同約定提供服務(wù)，或未能保證會議順利進行，應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，包括但不限于退還已收取的費用、支付違約金等。8.2參會人員的違約責任：如參會人員違反合同約定，未能參加會議或未能遵守會議紀律，應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，包括但不限于支付違約金、賠償損失等。8.3第三方服務(wù)供應(yīng)商的違約責任：如第三方服務(wù)供應(yīng)商未能按合同約定提供服務(wù)，應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，包括但不限于退還已收取的費用、支付違約金等。第九條：爭議解決9.1爭議解決方式：如合同執(zhí)行過程中發(fā)生爭議，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決；如協(xié)商不成，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地人民法院提起訴訟。9.2訴訟管轄法院：本合同的簽訂地為中華人民共和國省市，雙方同意接受該法院的管轄。9.3仲裁機構(gòu)：如雙方同意采取仲裁方式解決爭議，仲裁機構(gòu)為仲裁委員會。第十條：合同的生效、變更和終止10.1合同的生效條件：本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。10.2合同的變更程序：如合同內(nèi)容需要變更，雙方應(yīng)簽訂書面變更協(xié)議，經(jīng)雙方確認后生效。10.3合同的終止條件：如合同執(zhí)行完畢，或雙方協(xié)商一致終止合同，本合同即告終止。第十一條：保密條款11.1保密信息的定義：保密信息指合同雙方在合同執(zhí)行過程中知悉的對方的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、運營策略等不宜公開的信息。11.2保密信息的保護期限：保密信息的保護期限自合同簽訂之日起算，至合同終止或履行完畢之日止。11.3保密信息泄露的責任：如一方泄露對方的保密信息，應(yīng)承擔違約責任，賠償對方因此遭受的損失。第十二條：法律適用和解釋12.1適用法律：本合同的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。12.2合同解釋權(quán)歸屬：本合同的解釋權(quán)歸雙方共同所有。第十三條：其他約定13.1聯(lián)絡(luò)方式：雙方應(yīng)確保合同執(zhí)行過程中的有效溝通，如需變更聯(lián)絡(luò)方式，應(yīng)及時通知對方。13.2通知方式：雙方通過書面形式發(fā)送通知，通知應(yīng)加蓋公章或法定代表人簽字，并以掛號信或特快專遞方式送達對方。13.3附則：本合同附件為本合同不可分割的一部分，與合同具有同等法律效力。第十四條：附件14.1會議日程安排：詳細列出會議每天的議程安排，包括演講主題、演講嘉賓、時間等。14.2會議費用明細表：詳細列出會議費用的各項明細，包括場地租賃費、設(shè)備租賃費、餐飲費、住宿費等。14.3參會人員名單：列出參會人員的姓名、職務(wù)、單位等信息。14.4會議設(shè)施和服務(wù)詳細說明：詳細說明會議提供的設(shè)施和服務(wù)，包括場地設(shè)施、設(shè)備提供、餐飲服務(wù)、住宿安排等。14.5其他重要文件：包括會議組織者與第三方服務(wù)供應(yīng)商簽訂的所有協(xié)議和合同。第二部分：其他補充性說明和解釋說明一：附件列表：附件一：會議日程安排詳細列出會議每天的議程安排，包括演講主題、演講嘉賓、時間等。附件二：會議費用明細表詳細列出會議費用的各項明細，包括場地租賃費、設(shè)備租賃費、餐飲費、住宿費等。附件三：參會人員名單列出參會人員的姓名、職務(wù)、單位等信息。附件四：會議設(shè)施和服務(wù)詳細說明詳細說明會議提供的設(shè)施和服務(wù)，包括場地設(shè)施、設(shè)備提供、餐飲服務(wù)、住宿安排等。附件五：其他重要文件包括會議組織者與第三方服務(wù)供應(yīng)商簽訂的所有協(xié)議和合同。說明二：違約行為及責任認定：違約行為：1.會議組織者未能按合同約定提供服務(wù)，或未能保證會議順利進行。2.參會人員違反合同約定，未能參加會議或未能遵守會議紀律。3.第三方服務(wù)供應(yīng)商未能按合同約定提供服務(wù)。違約責任認定標準：1.會議組織者的違約責任：如未能按合同約定提供服務(wù)或保證會議順利進行，應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，包括但不限于退還已收取的費用、支付違約金等。示例說明：若會議組織者未能按時提供會議場地，導(dǎo)致會議無法按計劃進行，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。2.參會人員的違約責任：如違反合同約定，未能參加會議或遵守會議紀律，應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，包括但不限于支付違約金、賠償損失等。示例說明：若參會人員未能按時參加會議，導(dǎo)致會議議程受影響，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。3.第三方服務(wù)供應(yīng)商的違約責任：如未能按合同約定提供服務(wù)，應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，包括但不限于退還已收取的費用、支付違約金等。示例說明：若第三方服務(wù)供應(yīng)商未能提供約定的設(shè)備租賃服務(wù)，導(dǎo)致會議無法正常進行，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。說明三：法律名詞及解釋：1.會議組織者：指負責會議的整體策劃、組織、執(zhí)行及現(xiàn)場管理的單位或個人。2.參會人員：指參加會議的各國科技創(chuàng)新領(lǐng)域?qū)＜摇W者、企業(yè)家、政府官員及媒體代表等。3.第三方服務(wù)供應(yīng)商：指為會議提供場地、設(shè)備、餐飲、住宿等服務(wù)的外部單位或個人。4.不可抗力：指在合同執(zhí)行過程中，無法預(yù)見、無法避免且無法克服的客觀情況，如自然災(zāi)害、社會事件等。5.違約金：指一方違反合同約定，應(yīng)向另一方支付的違約賠償金。6.損失：指因違約行為導(dǎo)致的直接經(jīng)濟損失，包括