機密與文件管理制度

機密與文件管理制度1.前言為了確保公司的機密信息和文件得到妥當管理和保護，本制度針對公司內(nèi)部的機密信息和文件進行了明確的管理規(guī)定。企業(yè)管理負責人有責任組織和監(jiān)督全體員工遵守本制度，并對違反規(guī)定的行為進行矯正和處理。2.定義2.1機密信息：指公司在業(yè)務運營過程中產(chǎn)生、取得或接觸到的具有保密性、緊要性和機密性，而且對公司利益造成重點影響的信息，包含但不限于商業(yè)秘密、客戶信息、合同、戰(zhàn)略計劃等。2.2文件：指以書面、電子或其他形式記錄的公司文件、資料和信息。3.機密信息的分類和等級3.1分類依據(jù)機密信息的性質(zhì)和緊要性，將機密信息分為三類：常規(guī)機密、緊要機密和核心機密。3.2等級常規(guī)機密：對公司運營和業(yè)務發(fā)展有肯定影響的機密信息。緊要機密：對公司運營和業(yè)務發(fā)展有較大影響的機密信息。核心機密：對公司運營和業(yè)務發(fā)展起決議性作用的極其緊要的機密信息。4.機密信息和文件的管理責任4.1企業(yè)管理負責人的責任企業(yè)管理負責人是機密信息和文件的重要保管人，負責組織和管理機密信息和文件的保密工作，并確保機密信息和文件的安全性和完整性。4.2員工的責任全部員工都有責任遵守機密信息和文件的管理規(guī)定，妥當保管和使用機密信息和文件，不泄露、不竄改機密信息和文件。如發(fā)現(xiàn)機密信息和文件存在泄露、遺失或其他異常情況，應及時向企業(yè)管理負責人報告。5.機密信息和文件的存儲和傳輸5.1存儲5.1.1紙質(zhì)文件存儲（1）核心機密文件要單獨存放，存儲環(huán)境要保持干燥、防塵、防火、防盜。（2）緊要機密文件和常規(guī)機密文件要分門別類、標明保密等級，并存放在特地的柜子或保險柜內(nèi)。5.1.2電子文件存儲（1）核心機密文件要采取加密措施，并存放在特地的網(wǎng)絡服務器內(nèi)，訪問權(quán)限需進行嚴格掌控。（2）緊要機密文件要設置訪問權(quán)限，并存放在安全可靠的網(wǎng)絡服務器或加密移動存儲介質(zhì)內(nèi)。（3）常規(guī)機密文件要存放在合適的文件夾或存儲設備內(nèi)，并設置適當?shù)脑L問權(quán)限。5.2傳輸5.2.1紙質(zhì)文件傳輸（1）核心機密文件要由經(jīng)過保密教育和簽署保密協(xié)議的人員負責傳送，并采取必需的保障措施，如密封、專人攜帶等。（2）緊要機密文件和常規(guī)機密文件的傳輸要選擇可信任的快遞服務或?qū)Ｈ藬y帶，并進行必需的保密封裝。5.2.2電子文件傳輸（1）核心機密文件的傳輸要采用安全可靠的網(wǎng)絡傳輸方式，并進行加密保護，傳輸過程要進行嚴格監(jiān)控。（2）緊要機密文件的傳輸要采用加密傳輸方式，并選擇安全可靠的傳輸通道，傳輸過程要進行監(jiān)控和記錄。（3）常規(guī)機密文件的傳輸要采用合規(guī)的電子郵件、即時通訊工具等方式，并遵守相關(guān)安全規(guī)定。6.機密信息和文件的使用與銷毀6.1使用6.1.1內(nèi)部使用除非獲得相關(guān)部門或負責人的授權(quán)，任何員工不得將機密信息和文件供應給公司以外的人員使用。6.1.2外部使用在與外部合作伙伴共享機密信息和文件時，應與對方簽署保密協(xié)議，并明確雙方的保密義務和責任。6.2銷毀6.2.1紙質(zhì)文件銷毀（1）核心機密文件應通過安全可靠的文件銷毀單位進行銷毀，銷毀過程要進行監(jiān)控和記錄。（2）緊要機密文件和常規(guī)機密文件可以使用公司指定的文件銷毀設備進行銷毀，銷毀前要進行必需的保密封裝。6.2.2電子文件銷毀（1）核心機密文件的銷毀要使用安全可靠的數(shù)據(jù)銷毀工具，并進行銷毀記錄。（2）緊要機密文件和常規(guī)機密文件的銷毀要采用可靠的數(shù)據(jù)銷毀工具，并定期進行數(shù)據(jù)備份以及銷毀記錄的保管。7.違規(guī)處理和責任追究任何違反機密信息和文件管理規(guī)定的行為都將受到嚴厲處理和追究責任，處理措施包含但不限于口頭警告、書面警告、停職、降職、解聘等。同時，被認定為有意泄露機密信息和文件的行為將依法追究刑事責任。8.監(jiān)督與改進企業(yè)管理負責人應定期組織對機密信息和文件管理制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時采取矯正措施并進行改進。該《機密與文件管理制度》自發(fā)布之日起生效，全部員工須遵守并執(zhí)行該制度的各項規(guī)定。如有需要，本制度可依據(jù)公司的實際情況進行修訂，修訂后的內(nèi)容同樣具有法